Đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ

bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui định. Và chương trình phần mềm mà Hoà Thọ đang sử dụng là phần mềm Bravo 6.3 của công ty phần mềm Bravo chi nhánh tại thành phố Đà Nẵng, được thiết kế theo quy định của Bộ tài chính, với đầy đủ 4 hình thức kế toán: Hình thức nhật kí-sổ cái, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật kí-chứng từ, Hình thức nhật kí chung để thuận tiện cho doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Tổng Công ty lựa chọn Hình thức chứng từ ghi sổ, với các chứng từ có sẵn trong phần mềm, dễ dàng cho kế toán phần hành lựa chọn để nhập liệu vào máy tính. Sơ đồ 3: Hình thức kế toán máy BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI PHẦN MỀM KẾ TOÁN NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tíêt BÁO CÁO KẾ TOÁN: - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Các thông tin này sẽ được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết và các báo cáo kế toán có liên quan. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định. Để đảm bảo được công việc kế toán máy của các phần hành được độc lập, giám sát lẫn nhau, góp phần tạo hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu, hạn chế các gian lận và sai sót, thì Tổng Công ty đã tiến hành phân công công việc cho từng thành viên một cách cụ thể, kế toán phần hành nào thì chỉ xử lý các công việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân viên trong phòng sẽ có một máy tính để làm việc, có user và password riêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Các phần hành khác có thể xem nhưng không thể nhập liệu, sửa chữa hay tạo chứng từ liên quan đến phần hành đó. Chẳng hạn kế toán TGNH chỉ có thể tiếp cận nhập liệu, sữa chữa và xử lý các công việc đến việc thu tiền và chi tiền gửi ngân hàng mà không thể tiếp cận đến các chức năng khác như nhập liệu hàng nhập kho, nhập liệu khoản phải trả…Riêng kế toán trưởng và kế toán tổng hợp sẽ được theo dõi tất cả mọi công việc của tất cả phần hành, không chỉ có thể xem mà còn có thể nhập liệu và sửa chứng từ, thuận tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi và đánh giá. Mặc dù được sửa chứng từ nhưng kế toán trưởng cũng như kế toán tổng hợp hạn chế tham gia thực hiện các công việc đó của các kế toán phần hành, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện lỗi sai thì lãnh đạo phòng yêu cầu kế toán phần hành sửa lỗi và theo dõi… PHẦN B THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đang hoạt động trên hai lĩnh vực là sản xuất sợi và hàng may mặc. Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên các yếu tố đầu vào rất được coi trọng, là các yếu tố quyết định chính cho đầu ra của Tổng Công ty. Và một trong những yếu tố cơ bản của đầu vào đó là nguồn nguyên liệu vật liệu, chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sản phẩm được sản xuất. Tổng Công ty cần kiểm soát được quá trình mua hàng để có thể mua đúng hàng, đủ hàng, đúng thời hạn để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất… Nguyên liệu vật liệu thường mua với số lượng lớn cho nên việc lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để có được nguồn vật tư đảm bảo chất lượng, giá cả phải chăng cũng là một vấn đề quan trọng để giảm bớt chi phí đầu vào. Bên cạnh đó vấn đề thanh toán cho người bán đúng nhà cung cấp đúng số tiền đúng thời hạn cần được quan tâm và kiểm soát để tránh các gian lận và biển thủ. Do vậy, quá trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán nên được coi trọng tại Tổng Công ty. 1. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu và nhà cung cấp 1.1. Đặc điểm nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu tại Tổng Công ty được phân thành hai nhóm lớn do hai kế toán theo dõi và được quản lý tại hai kho đó là nguyên liệu chính tại KHOMAY và vật liệu phụ tại KHOVLP. Nguyên liệu chính gồm vải chính, vải lót, gòn, dựng…Vật liệu phụ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm như dây kéo, nút, móc, nẹp, dây viền… Hằng ngày Tổng Công ty thường xuyên tiếp xúc, ghi chép nhiều nghiệp vụ xảy ra với nhiều loại nguyên liệu vật liệu khác nhau với khối lượng lớn, mẫu mã đa dạng, chất lượng khác nhau. Do vậy để kiểm soát quản lý nguyên liệu vật liệu tốt hơn, cũng như công tác kế toán thuận lợi hơn, thì Tổng Công ty đã xây dựng bộ mã cho nguyên liệu vật liệu. Các bộ mã được sử dụng có độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự. Gồm hai bộ mã: - Bộ mã liên quan đến khách hàng: áp dụng mã gợi nhớ. Cú pháp là VP* (* là ký tự viết tắt tên khách hàng). Ví dụ: VPSNICKERS: Công ty SNICKERS WORKWEAR AB (Sweden). - Bộ mã liên quan đến nguyên liệu, vật liệu: áp dụng mã ghép nối. Cú pháp: ?-0-00-00-0000-? + Ký tự đầu tiên “?” cho biết nguyên liệu vật liệu của ngành nào: A là NLVL của ngành may, B là NLVL của ngành sợi… + Ký tự thứ hai “0” cho biết NLVL chính hay phụ: 1 là chính, 2 là phụ. + Ký tự thứ ba “00” cho biết NLVL từ nhà cung cấp nào. + Ký tự thứ tư “00” cho biết chủng loại NLVL, theo từng nhà cung cấp trên: 01 là vải chính các loại, 02 là vải lót các loại, 03 là gòn các loại, 04 là dựng các loại. + Ký tự thứ năm “0000” cho biết sự phân cấp nhỏ hơn của chủng loại NLVL trên: 0001 là loại vải chính màu sậm, tối; 0002 là loại vải chính màu… + Ký tự cuối “?”cho biết sự phân cấp chủng loại NLVL nhỏ hơn: A là vải Black (0400), B là vải chính DK – Grey / 1800, C là vải Navy – 9500, D là vải 51/49 NC màu Black/White # 74… Giả sử Tổng Công ty có một mã NLVL là A101010001A có ý nghĩa là vải may chính – chủng loại vải màu sậm Black 0400 được cung cấp từ nhà cung cấp Snickers. 1.2. Đặc điểm nhà cung cấp Nhà cung cấp của Tổng Công ty là những nhà cung cấp có uy tín, thường xuyên, chất lượng sản phẩm dịch vụ đáng tin cậy…kể cả trong nước lẫn nước ngoài. Các nhà cung cấp trong nước chính như Công ty cổ phần Mirae, Hiệp hội sợi Việt Nam… hay ở nước ngoài như Kunshan Sunlong Textile, Wasa Sweden Asia Ltd…Các Công ty cung cấp dịch vụ như Công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Công ty Vận tải Tiêu chuẩn… Một số khách hàng sẽ chỉ định nhà cung cấp cho Tổng Công ty đối với nguyên vật liệu chính, cái mà quyết định nên phần lớn hình dáng, mẫu mã và chất lượng của sản phẩm hình thành. Riêng đối với nguyên phụ liệu và các công ty dịch vụ như vận chuyển, bảo hiểm…thì đơn vị phải tự lựa chọn nhà cung cấp cho thích hợp. Mỗi nhà cung cấp phát sinh nghiệp vụ với Tổng Công ty sẽ được ghi nhận và theo dõi theo “mã NCC” (áp dụng mã gợi nhớ), với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Một nhà cung cấp mới, liên quan đến kế toán phần hành nào trước thì kế toán phần hành đó tiến hành khai báo. Sau đây là mã một số nhà cung cấp: VPCPMIRAE Công ty cổ phần Mirae VPHSOI Hiệp hội sợi Việt Nam VPJIAMEI Công ty TNHH JIA MEI, Đồng Nai VPDTHINH Công ty TNHH TM Duy Thịnh, TP HCM VPRESOURCES Cty Resources Q1 TP HCM VPJEANS Cơ sở MK-Jeans, TP HCM VPJONG JONG PATTANA CO., LTD, Thái lan VPJINDO Jindo trading Co.,LTD, HONG KONG … … Tổng Công ty đang có 3 hình thức thanh toán cho nhà cung cấp chính đó là TT, DP, và LC. TT (telegraghic transfer) là thanh toán bằng chuyển tiền, có thể trả tiền trước hoặc sau. Các nhà cung cấp phụ liệu ở nước ngoài thường yêu cầu đơn vị thanh toán trước khi giao hàng. DP là hình thức thanh toán nhờ thu quy định Tổng Công ty trả tiền ngay khi mua hàng. LC (Letter of Credit) thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ, theo đó Tổng Công ty ký quỹ một số tiền ở một ngân hàng nào đó để ngân hàng đảm bảo cho việc thanh toán, khi bên bán giao hàng đúng theo các điều khoản quy định trong LC thì ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho bên bán. Nếu người bán thực hiện chưa đúng thì tùy trường hợp mà Tổng Công ty có quyền từ chối nhận hàng (bên mua phải trả phí bất hợp lệ cho bộ chứng từ). Thanh toán LC được áp dụng chủ yếu khi thanh toán cho các nhà cung cấp nguyên liệu chính ở nước ngoài. 2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán là quá trình kiểm soát 4 chức năng chính của chu trình như sau: - Đặt hàng/dịch vụ cần thiết. - Nhận hàng/dịch vụ đã yêu cầu. - Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán. - Thanh toán tiền. Mục đích kiểm soát là giúp cho chu trình diễn ra thuận lợi theo trình tự đã lập trình sẵn, đúng chức năng của các bộ phận, các công đoạn xử lý kịp thời, nhanh chóng và chính xác; đảm bảo cho việc nhận đúng hàng, đúng giá trị, đúng thời điểm; thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền và đúng thời hạn; hạn chế các gian lận và sai sót đến mức thấp nhất. Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình: Nhận Đơn hàng của khách hàng Lựa chọn nhà cung cấp Nhận hàng và lưu kho Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán Thanh toán cho nhà cung cấp Chuẩn bị các báo cáo Chấp nhận dịch vụ Theo dõi các khoản phải trả (nếu mua chịu) Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Các phòng ban, bộ phận Xét duyệt Chứng từ Lưu Đường luân chuyển Xử lý công việc thủ công Xử lý công việc bằng máy tính 2.1. Đặt hàng Điểm khởi đầu của chu trình là đơn vị nhận được Đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi xem xét chấp nhận đơn hàng của khách hàng sẽ tiến hành lập Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một Hợp đồng mua bán giữa hai bên sẽ được ký kết. Quá trình đặt hàng cần đảm bảo là tất cả hàng hóa/ dịch vụ đặt là cần thiết, đúng chủng loại, số lượng và đặt hàng với nhà cung cấp có uy tín, chất lượng đảm bảo, giá cả phải chăng, thời gian giao hàng hợp lý. Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình đặt hàng Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Giám đốc Kho P. kế toán Nhận ĐĐH từ KH Cân đối NPL Xem xét NCC Gửi báo giá Báo giá Duyệt Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng (liên 1) Chấp thuận Kýd Hợp đồng Kýd Đơn đặt hàng (liên 3) Đơn đặt hàng (liên 2) Hợp đồng Báo giá Duyệt P. KHTT Đơn đặt hàng (liên 4) * Phòng kinh doanh: Nhận Đơn đặt hàng của khách hàng → Xét duyệt → Lập Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp → Soạn thảo Hợp đồng. - Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình, đồng thời luôn báo cáo và chịu trách nhiệm với cấp trên. Trưởng phòng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Tổng Công ty để xét duyệt có chấp nhận các Đơn hàng của khách hàng hay không. Đơn hàng được chấp nhận là đơn hàng phù hợp với tiến trình thời gian sản xuất, đúng chuyên môn và năng lực của các đơn vị phụ thuộc, đảm bảo đơn vị có thể cung cấp đúng số lượng sản phẩm, đúng thời hạn và chất lượng mà khách hàng đã yêu cầu. Trưởng phòng cũng là người kiểm tra xét duyệt các Bảng báo giá trước khi đưa Giám đốc ký duyệt. -Nhân viên phụ trách đơn hàng: đảm nhận việc nhận các Đơn đặt hàng từ khách hàng, liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá, cân đối nguyên phụ liệu (nếu là Đơn hàng nhỏ), lập Đơn đặt hàng và soạn thảo Hợp đồng. Các công việc cụ thể của nhân viên phụ trách đơn hàng như sau: + Nhận Đơn hàng từ khách hàng: khi nhận được Đơn hàng của khách hàng (bằng mail) thì nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đưa cho Trưởng phòng xét duyệt. + Cân đối nguyên phụ liệu: nếu Đơn hàng của khách hàng lớn, yêu cầu đặt hàng đến các nhà cung cấp với nhiều loại nguyên liệu vật liệu chủng loại, mẫu mã khác nhau thì phòng kinh doanh sẽ tách bạch công việc một nhân viên cân đối nguyên phụ liệu và nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ kiểm tra lại trước khi lập Đơn đặt hàng. Còn nếu đơn hàng nhỏ thì nhân viên phụ trách đơn hàng tự cân đối, tự lập Đơn đặt hàng. Căn cứ vào Đơn hàng của khách hàng, số lượng sản phẩm khách hàng cần mua, định mức nguyên phụ liệu trên mỗi sản phẩm, tình hình nguyên phụ liệu tồn kho để tính ra chủng loại, số lượng nguyên phụ liệu cần đặt với nhà cung cấp cho phù hợp. Sau đây là một số thông tin có trong một bảng cân đối nguyên phụ liệu: STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Màu sắc Số lượng SP cần SX Định mức NPL trên 1 SP SL NPL cần Tồn Đặt Nhận đợt 1 Nhận đợt 2 Ghi chú + Tính toán thời gian nguyên phụ liệu đến Tổng Công ty thích hợp nhất: nếu sớm quá thì sẽ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, nếu trễ quá thì cũng sẽ chậm trễ cho tiến độ sản xuất. + Tìm chọn và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận các Bảng báo giá: Một số Đơn hàng, khách hàng chỉ định nhà cung cấp, đơn vị chỉ cần lập và gửi Đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp này, không cần liên hệ để nhận Bảng báo giá. Nếu khách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp, đơn vị phải tìm chọn và liên hệ với ít nhất ba nhà cung cấp thích hợp để họ gửi Bảng báo giá. Bảng báo giá phải có đầy đủ thông tin về loại hàng, đơn giá, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán… (Bảng báo giá – xem phụ lục số 1 – trang PL1). Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ tiến hành so sánh đối chiếu các Bảng báo giá với nhau, đồng thời so sánh với các Bảng báo giá của cùng một nhà cung cấp với các Hợp đồng kinh tế trước đây, xem xét có sự chênh lệch về số tiền quá lớn nào hay không, xem xét các yếu tố về uy tín giao hàng, chất lượng hàng… cuối cùng sẽ chọn ra một Bảng báo giá thích hợp nhất và thông thường Bảng báo giá nào có đơn giá thấp nhất sẽ được chọn. Bảng báo giá sau khi được trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại sẽ được gửi lên giám đốc để ký duyệt, sau cùng sẽ chuyển sang phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi thanh toán. + Lập Đơn đặt hàng: Căn cứ vào Bảng cân đối nguyên phụ liệu và Bảng báo giá, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Ngoài ra đơn vị cũng phải lựa chọn và đặt hàng với các nhà vận chuyển, bảo hiểm…nếu tính chất đơn hàng yêu cầu. Đơn đặt hàng phải có đầy đủ các thông tin: tên hàng, màu sắc, kích cỡ, số lượng, đơn giá, địa điểm, thời gian giao hàng, điều kiện chất lượng, hình thức thanh toán… Sau đây là một mẫu Đơn đặt hàng: TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ 36 ÔNG ÍCH ĐƯỜNG, ĐÀ NẴNG Tel: 84-511-672589 Fax:84-511-846216/879367 ĐƠN ĐẶT HÀNG 2009/08/15 Kính gửi: Công ty TNHH ISA Việt Nam Hàng hóa Size W-L Colour Số lượng Đơn giá USD/PC Thành tiền USD Ghi chú UPC CODE Dựng 500I G 160cm Grey 1.200 0,89 1.068 Dựng 500I S 160cm White 100 0,91 91 Dựng 1020N 160cm White 200 1,09 218 Tổng 1.500m 1.377USD Ghi chú: Đại điểm giao hàng: Tổng Công ty CP Dệt may Hòa Thọ 36 Ông Ích Đường, TP Đà Nẵng Thời gian giao hàng: trong tháng 8 năm 2009 Chất lượng: Theo mẫu duyệt của khách hàng Snickers Việt Nam Thanh toán: Chuyển khoản sau khi nhận hàng (Khi giao hàng gửi kèm theo HĐ VAT + liên 1) ISA VIỆT NAM TỔNG CTY CP DỆT MAY HÒA THỌ Trong quá trình lập Đơn đặt hàng, cán bộ mặt hàng phải đặt biệt chú ý đến việc nhập cho đúng mã hàng, đúng loại hàng, đối chiếu kiểm tra cẩn thận vì số lượng nguyên phụ liệu rất đa dạng, một số nguyên phụ liệu có tính chất gần giống nhau, mã hàng chỉ sai lệch nhau có một ký tự, nếu có một sai lệch nhỏ thì cũng sẽ dẫn đến các tổn thất lớn, như tốn thời gian đặt lại, chịu thêm chi phí, có thể không kịp cho tiến độ sản xuất… Đơn đặt hàng thường được gửi bằng mail và gửi kèm đến giám đốc để giám đốc theo dõi. Đơn đặt hàng yêu cầu nhà cung cấp phải phản hồi ngay trong một khoảng thời gian nhất định để biết được họ có thể đáp ứng được đơn hàng đó hay không. Nếu nhà cung cấp đó không thể đáp ứng thì phải lựa chọn nhà cung cấp khác kịp thời. Khi nhà cung cấp phản hồi chấp nhận đơn hàng, kèm theo đó thì cũng sẽ thông báo thời gian khi nào thì hàng đến. Đơn đặt hàng khi nhà cung cấp chấp thuận được sao chép thành 5 liên: . Liên 1: gửi nhà cung cấp. . Liên 2: gửi phòng kế toán. . Liên 3: gửi bộ phận kho. . Liên 4: gửi phòng kế hoạch thị trường. . Liên 5: lưu lại phòng kinh doanh. + Soạn thảo Hợp đồng: Căn cứ vào Đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ được lập và ký kết. Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo Hợp đồng theo mẫu của họ và gửi cho đơn vị xác nhận. Các trường hợp còn lại thì đơn vị sẽ soạn thảo Hợp đồng và gửi nhà cung cấp xác nhận. (Hợp đồng – xem phụ lục số 2 – trang PL2). Một Hợp đồng sẽ phải đầy đủ các thông tin: địa chỉ của hai bên mua bán, tên người đại diện, điều kiện giao hàng, đơn giá, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đầy đủ chữ ký, con dấu giữa hai bên… Hợp đồng sẽ được sao thành 2 bản có đóng dấu, một bản sẽ lưu tại phòng kinh doanh, và một bản sẽ gửi đến phòng kế toán. * Giám đốc: là người xét duyệt các Bảng báo giá khi được trưởng phòng kinh doanh chuyển lên, theo dõi các Đơn đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng đã gửi cho nhà cung cấp, là người đại diện Tổng Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế giữa hai bên mua bán. * Bộ phận kho: tiếp nhận Đơn đặt hàng (liên 3) từ phòng kinh doanh như là thông báo kế hoạch nhận hàng và làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng. * Phòng kế toán: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) và Hợp đồng, lưu các chứng từ này đi đôi với nhau và làm căn cứ đối chiếu khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. * Phòng kế hoạch thị trường: nhận Đơn đặt hàng (liên 4), giao cho cán bộ xuất nhập khẩu khi đi nhận hàng ở hải quan nếu là mua hàng ở nước ngoài. Trên đây là quá trình đặt hàng khi có đơn hàng của khách hàng yêu cầu và quá trình này chiếm một tỷ lệ rất lớn trong Tổng Công ty, gần như là thường xuyên. Bên cạnh đó, đơn vị còn phát sinh một số vấn đề khác như mua các đồ dùng văn phòng, tài sản cố định…Trình tự như sau, các phòng ban phát sinh nhu cầu sẽ lập giấy đề xuất, thông qua sự xét duyệt của các trưởng phòng, sẽ gửi cho phòng tổ chức duyệt, phòng tổ chức gửi giấy đề xuất lên cho giám đốc duyệt. Nếu là tài sản cố định thì phải có sự chấp thuận của hội đồng quản trị, và phải liên hệ với ít nhất 3 bảng báo giá của nhà cung cấp. Phòng tổ chức tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho những nhà cung cấp thích hợp. Trường hợp này nếu đơn đặt hàng được người bán chấp thuận, nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên. 2.2. Nhận hàng Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt được tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cần thiết. Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được Bill of Lading, làm thủ tục ở hải quan (mua hàng ở nước ngoài), đến lúc hàng nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho. Lưu đồ 2: Lưu đồ kiểm soát quá trình nhận hàng Phòng kinh doanh Nhà cung cấp Kho P. quản lý chất lượng P.kế hoạch thị trường P. kế toán Phiếu nhập kho (liên 3) Hóa đơn GTGT P. tính giá thành vật tư thực tế Hàng Packing List Hóa đơn GTGT Nhận hàng Kiểm tra chất lượng Bảng nhập hàng Bảng nhập hàng Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho (liên 2) Phiếu nhập kho (liên 1) Hóa đơn GTGT P. tính giá thành vật tư thực tế Hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán (trước) Thanh toán Giấy đề nghị thanh toán (trước) Tờ khai hàng hóa XNK (bản sao) Bill of Lading Bill of Lading Bill of Lading Làm thủ tục hải quan Tờ khai hàng hóa XNK * Thanh toán trước khi nhận hàng - Phòng kinh doanh: Một số hợp đồng yêu cầu đơn vị phải thanh toán trước khi nhận được hàng. Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào Hợp đồng để lập Giấy đề nghị thanh toán và gửi cho phòng kế toán. - Phòng kế toán: Đối chiếu, so sánh cùng với Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Bảng báo giá (nếu có) tương ứng về số hợp đồng, đơn giá, số lượng nguyên phụ liệu và tính toán lại các số liệu cho chính xác, Giấy đề nghị thanh toán sẽ được kế toán nợ phải trả người bán và kế toán trưởng xét duyệt trước khi gửi cho kế toán ngân hàng tiến hành thanh toán cho người bán. * Làm thủ tục hải quan Phòng kế hoạch - thị trường: Tổng Công ty mua hàng phần lớn từ các nhà cung cấp nước ngoài, sau khi đã thanh toán cho nhà cung cấp (theo một số Hợp đồng) hoặc khi đã đến thời hạn nhà cung cấp giao hàng, Phòng kế hoạch thị trường sẽ nhận được một Bill of Lading của số hàng đó, Bill of Lading thường nhận bằng đường mai, đó là một thông báo để đơn vị đi làm thủ tục và nhận hàng ở hải quan. Cán bộ Đội xuất nhập khẩu ở phòng kế hoạch sẽ đem Bill of Lading và Đơn đặt hàng tương ứng đến hải quan để đối chiếu, kiểm tra và làm thủ tục nhận hàng và lập tờ khai xuất nhập khẩu. Nếu nhận hàng tại cảng TP HCM thì đơn vị có văn phòng đại diện tại đó và họ sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan. (Tờ khai hàng hóa XNK – xem phụ lục số 3 – trang PL3). Các Tờ khai sẽ được sao lại, đến cuối tháng đơn vị nộp lại các bản chính cho hải quan để được các chế độ hoàn thuế. * Nhận hàng tại kho - Thủ kho: nhận hàng, kiểm đếm số kiện hàng, lập Bảng nhập hàng và nhập kho. Khi kiểm đếm số lượng kiện hàng, thủ kho đối chiếu với Packing List của nhà cung cấp và số Đơn đặt hàng tương ứng, so sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên Packing List đã trùng khớp chưa và lập Bảng nhập hàng, để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng kinh doanh. Bảng nhập hàng là các tờ rời, không được đánh số thứ tự có kết cấu như sau: Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ Bộ phận: KHOMAY BẢNG NHẬP HÀNG MATERIAL RECEIPT RECORD Fty Ref #: Style #: PO #: Contract: Invoice: B/L: STT TÊN VẬT TƯ ĐVT Số lượng Invoice Số lượng thực tế Thừa Thiếu Ghi chú 01 Dựng 500I G Met 1.200 1.200 02 Dựng 500I S Met 100 100 03 Dựng 1020N Met 200 200 Tổng cộng 1.500m 1.500m Đà Nẵng, ngày 31 tháng 8 năm 2009 Thủ kho - Nhân viên kho: Mỗi nhân viên ở kho sẽ đảm nhận việc nhận vật tư và quản lý vật tư cho một đối tượng khách hàng cụ thể, hoặc một nhóm khách hàng cụ thể. Chẳng hạn, nhân viên kho của hàng Snickers sẽ chỉ tiếp nhận và theo dõi vật tư để sản xuất nên sản phẩm cho khách hàng Snickers. Khi kiện hàng đã nhập kho (cụ thể là ở kho phụ liệu) thì nhân viên kho mới tiến hành đếm số lượng và kiểm tra chất lượng bên trong, yêu cầu kiểm tra nhanh chóng trong vòng không quá 3 ngày và lập Phiếu kiểm tra phụ liệu. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu như sau: + Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo). + Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,… + Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút. + Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây. + Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra. Nếu số lượng hàng trong một kiện hàng không đầy đủ hoặc là chất lượng không đảm bảo như quy định thì nhân viên kho sẽ quay phim, chụp hình, mô tả lại đặc điểm của kiện hàng đó và gửi cho phòng kinh doanh để họ làm việc lại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất. Phiếu kiểm tra phụ liệu cũng là một tờ rời, xem phụ lục số 4 – trang PL4, mỗi loại vật liệu được kiểm tra sẽ đính một mẫu lên tờ phiếu này mà không cần mô tả lại tên gọi hay đặc điểm của loại vật liệu đó. - Phòng quản lý chất lượng: tham gia kiểm tra chất lượng hàng khi nhận hàng tại kho (cụ thể là kho nguyên liệu), nhưng chủ yếu là kiểm tra chất lượng vải. Một biên bản kiểm vải sẽ được lập và gửi lên phòng kinh doanh. Các quy định khi kiểm vải là màu sắc phải đồng bộ với nhau, đúng theo tiêu chuẩn màu sắc chất lượng mà khách hàng yêu cầu, chiều dài của mỗi dựng vải phải đủ theo yêu cầu, vải phải sạch, bóng, không có vết dơ, không có lỗi… - Phòng kinh doanh: nhận Bảng nhập hàng, Packing List, Biên bản kiểm vải, Phiếu kiểm tra phụ liệu từ kho và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có. Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đối chiếu lại Bảng nhập hàng với Đơn đặt hàng và Hợp đồng. Thông thường trong các Hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp cung ứng số hàng không được vượt quá hay ít hơn 2% số lượng trong Đơn đặt hàng đã chấp thuận. Nếu số hàng nhiều hơn số lượng đã đặt, nhưng trong hạn mức cho phép thì Tổng Công ty có thể thanh toán theo số