Đề tài Kiểm toán các khoản phải thu trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty CPA Việt Nam thực hiện

lệ phần trăm của các khoản mục trên bảng CĐKT giữa số cuối kì và đầu kì. Chênh lệch số tiến của một tiểu mục: Số tiền cuối kì - Sổ tiền đầu kì Chênh lệch phần trăm một tiểu mục: Số tiền CK/Số tiền ĐK*100-100 Số liệu ở công ty X là tổng hợp của cả văn phòng và chi nhánh nên KTV đã chi tiết ra và thực hiện so sánh cả ở hai bộ phận này. Sau khi tính toán về mặt số liệu, KTV căn cứ vào các số liệu đó để đưa ra các nhận xét hoặc ghi chú về các biến động bất thường. Các nhận xét sơ bộ này thường được dưa ra dưới dạng câu hỏi như là các chú thích về các gian lận hay sai sót có thể xuất hiện trong BCTC. Đây chính là các chỉ dẫn về các vấn đề mà KTV phải chú ý kiểm tra và làm rõ trong quá trình kiểm toán sau đó. Sau đây là một phần của bảng phân tích bảng CĐKT ( phần liên quan tới khoản phải thu): Tiếp theo KTV thực hiện phân tích bảng KQHĐKD. Phương pháp sử dụng tương tự như bước trên. VứT au khi tính toán về mặt số liệu, KTV cũng căn cứ vào các số liệu đó để đưa ra các nhận xét hoặc ghi chú về các biến động bất thường. Các nhận xét sơ bộ này thường được dưa ra dưới dạng câu hỏi như là các chú thích về các gian lận hay sai sót có thể xuất hiện trong BCTC. Các câu hỏi này không được trả lời trực tiếp trên một giấy tờ làm việc nào mà nó chính là các chỉ dẫn về các vấn đề mà KTV phải chú ý kiểm tra và làm rõ trong quá trình kiểm toán sau đó. Sau đây là một phần trong bảng phân tích bảng KQHĐKD của công ty X: B ảng 2.3: Phân tích bảng cân đối kế toán Năm 2006 Năm 2005 Văn phòng Chi nhánh Toàn công ty A Tài sản Văn phòng Chi nhánh Công ty Công ty Văn phòng Chi nhánh % Chênh lệch % Chênh lệch % Chênh lệch III Phải thu ngắn hạn 25156341185 2708974985 25361153052 220235519173 221207664530 2608149493 (196051323345) 100825492 (194874366121) 1 Phải thu khách hàng 21490724358 2602830985 24093555343 30381503690 27781454197 2600049493 (23) (6290729839) 0 2781492 (21) (6287948347) 2 2 Trả trước cho người bán 189498868305 189498868305 (100) (189498868305) (100) (189498868305) 3 3 Phải thu nội bộ ngắn hạn 2504163118 3580294850 (30) (1076131732) 4 4 Các khoản phải thu khác 1161453709 106144000 1267597709 355147178 347047178 8100000 235 814406531 1210 98044000 257 912450531 5 B Tài sản dài hạn I Các khoản phải thu dài hạn 2: Phải thu khách hàng giảm, thu hồi công nợ tốt ? Tại sao không còn khoản ứng trước ? Liệu có bù trừ công nợ không ? Chi tiết công nợ có bị sai không ? 3: Phải trả người bán và trả trước cho người bán có biến động lớn: năm nay đã quyết toán hết cho người bán và ghi nhận chi phí ? 4: Phải thu, phải trả nội bộ giảm lớn, có gì trong hoạt động nội bộ không ? 5: Phải thu khác tăng lớn, lý do tại sao ? Có khoản gì bất thường ? Bảng 2.4: Phân tích Kết quả hoạt động kinh doanh ( trích một số chỉ tiêu ) Năm 2006 Năm 2005 Văn phòng Chi nhánh Toàn công ty Chỉ tiêu Văn phòng Chi nhánh 2006 2005 Văn phòng Chi nhánh % Chênh lệch % Chênh lệch % Chênh lệch 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 58026764246 6187258003 64214022249 43858511241 30829708504 13028802737 88 27197055742 (53) (6841544734) 46 20355511008 1 ……….. 4. Giá vốn hàng bán 55726422528 5168166505 60894589033 42243796217 30530529899 11713266358 83 25195892669 (56) (6545099853) 44 18650792816 2 …………… 14.Lợi nhuận kế toán trước thuế 197824845 23012981 220837828 129409616 84547015 44862601 134 113277832 (49) (21849620) 71 91428212 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 58962256 58962256 36234692 36234692 63 22727564 63 2272564 6 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 138862591 23012981 161875572 93174924 48312323 44862661 187 90550268 (49) (21849620) 74 68700648 1: Doanh thu văn phòng tăng cao, doanh thu chi nhánh giảm ? Lý do tại sao ? 2: Kiểm tra kỹ tập hợp giá vốn. Liệu có treo gác gì không ? 3: Chi phí lãi vay phát sinh có ít không ? So với số dư gốc vay ? Kiểm tra lại. 4: Chi phí quản lý của văn phòng sao lại thấp ? Có treo không ? 5: Thu nhập khác, chi phí khác là gi ? 6: Kiểm tra tính thuế TNDN như thế nào ? - Ngoài ra KTV dựa vào số liệu trên BCTC để tính ra các tỉ suất tài chính quan trọng của năm 2005 và năm 2006 rồi so sánh từng chỉ tiêu. Thông qua bản chất từng chỉ tiêu và những biến động giữa hai năm, KTV sẽ đánh giá, đưa ra các nhận xét về thực trạng tài chính của công ty X. Sau đây là trích bảng Các chỉ tiêu đánh giá thực trạng tài chính doanh nghiệp do KTV thực hiện đối với công ty X: Bảng 2.5: Các chỉ tiêu đánh giá thực trạng tài chính doanh nghiệp (trích) Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2005 Ghi chú 1. Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn 1.1.TSCĐ/ Tổng TS % 60 8 Biến động 2. Khả năng thanh toán 2.1. Khả năng thanh toán hiện hành Lần 1,03 1,03 Bình thường 2.2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Lần 2,56 18,76 Tốt ……….. 3. Tỷ suất sinh lời 3.1. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/doanh thu % 0,3 0,3 Quá thấp 3.2. Tỷ suất lợi nhuận sau thuế / doanh thu % 0,3 0,2 Quá thấp …………. 6. Khả năng thanh toán lãi vay Lần (0,89) 0,55 Kém …………… Đối với công ty Y Y là khách hàng thường xuyên của CPA VIETNAM, năm trước CPA VIETNAM cũng tiến hành kiểm toán cho công ty Y nên năm nay CPA VIETNAM không chú trọng nhiều đến thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch. KTV dựa vào những thông tin cập nhật về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng và các bảng phân tích năm trước chứ không thực hiện thủ tục phân tích. Việc bỏ qua này có thể không có ảnh hưởng nhiều nếu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Y không có biến động đáng kể, nếu ngược lại có thể làm tăng rủi ro phát hiện của KTV, dẫn đến tăng rủi ro kiểm toán. 2.2.1.6. Xác lập mức trọng yếu tổng thể và phân bổ trọng yếu cho khoản mục phải thu. Sau khi thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ về tình hình tài chính của khách hàng, CPA VIETNAM tiến hành xác lập mức trọng yếu tổng thể đối với toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức ước lượng ban đầu này cho từng khoản mục.Việc xác lập mức trọng yếu ở toàn bộ BCTC hay cho từng khoản mục phần lớn dựa vào sự xét đoán nghề nghiệp của KTV và được thay đổi cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Tuy nhiên CPA VIETNAM có đưa ra hướng dẫn về phương pháp và giới hạn trên, giới hạn dưới làm căn cứ xác lập mức trọng yếu cho từng loại hình doanh nghiệp. Đối với công ty X Bước 1: Xác định mức trọng yếu tổng thể. Cơ sở được chọn để thiết lập mức trọng yếu tổng thể (PM) là doanh thu của công ty X. Sau đây là bảng xác định mức trọng yếu tổng thể được KTV thực hiện cho công ty X: Bảng 2.6: Bảng xác định mức trọng yếu tổng thể PM Chi tiết Hướng dẫn Nhân tố dùng để tính PM Revenue 1. Số tiền 2. Tỷ lệ lựa chọn 3. PM trước thuế 4. Lựa chọn PM trước thuế 5. Tỉ lệ sai sót dự kiến 6. MP ( chưa có ảnh hưởng của thuế) 7. Ảnh hưởng của thuế 8. MP sau khi điều chỉnh bởi ảnh hưởng của thuế 3.989.743 $ 61.851 $ 61.800 $ 15,00 % 52.530$ 0,00% 52.530$ Không cần điền số liệu vào ô bên trái. Mức trọng yếu của BCTC được làm tròn số từ PM trước thuế dùng để đánh giá sai số. Tỷ lệ này dao động từ 10% đến 20% theo xét đoán của kiểm toán viên nó sẽ làm PM giảm tương ứng để có thể bao quát hết những sai sót mà kiểm toán viên dự kiến. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của thuế trên BCTC năm nay. Tỷ lệ này không chỉ đơn thuần là tỷ lệ thuế hiện hành (riêng chỉ tiêu này không áp dụng trong mùa kiểm toán năm nay). Điền 0% vào ô này. Số dư dùng để chọn mẫu phục vụ kiểm tra chi tiết. Có thể hiểu bảng xác định PM ở trên như sau: Số tiền 3.989.743$ là doanh thu của công ty X năm 2006 được quy đổi từ đồng Việt Nam sang USD với tỷ giá 16.000 VNĐ/USD. Số tiền 61.851$ là mức trọng yếu tổng thể của BCTC khi KTV chưa xác định mức sai sót dự kiến. Nó bằng doanh thu nhân với tỷ lệ lựa chọn, tỷ lệ lựa chọn này do kiểm toán viên tự xác định nhưng được CPA VIETNAM quy định là từ 1% đến 2%. Ở đây KTV đã lựa chọn tỷ lệ là 1,55%, dựa trên mức độ rủi ro kiểm soát đã đánh giá về công ty X ở trên. Số tiền 61.800$ là số làm tròn của 61.851$ theo quy định của CPA VIETNAM. Tỷ lệ 15% là tỷ lệ sai sót dự kiến. Tỷ lệ này được KTV lựa chọn dựa trên xét đoán nghề nghiệp khi đánh giá rủi ro kiểm soát của công ty X. CPA VIETNAM quy định tỷ lệ này được giao động từ 10% đến 20%. Số tiền 52.530$ là mức trọng yếu tổng thể cho BCTC của công ty X sau khi tính cả mức sai sót dự kiến. 52.530 = 61.800 * (100- 15)%. Do tỷ lệ ảnh hưởng của thuế là 0% nên MP sau khi điều chỉnh ảnh hưởng của thuế vẫn là 52.530$. Theo quy định của CPA VIETNAM, do công ty X chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán nên khi chọn doanh thu (revenue) để tính mức trọng yếu tổng thể (PM) thì cần quy đổi ra USD để tính. Sau đó quy đổi ngược lại. Vì vậy mức trọng yếu tổng thể cho BCTC cuả công ty X là: 52.530$ * 16.000 VNĐ/USD = 840.480.000 VNĐ. Bước 2: KTV tiến hành phân bổ mức trọng yếu tổng thể này cho các khoản mục trên bảng CĐKT theo tỷ lệ phần trăm. Công việc này đòi hỏi sự phán xét của KTV dựa trên những am hiểu về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mức trọng yếu tổng thể được phân bổ cho khoản mục phải thu là 30%. Đối với công ty Y Công việc xác định mức trọng yếu được tiến hành tương tự như đối với công ty X. Tuy nhiên do công ty Y là khách hàng thường xuyên nên việc lựa chọn các tỷ lệ có cơ sở dễ dàng hơn. 2.2.1.7. Thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết CPA VIETNAM thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết mẫu cho từng khoản mục trên BCTC. Tuy nhiên tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng và mức độ rủi ro được đánh giá cho khoản mục đó mà KTV có thể bổ sung, hạn chế hoặc tập trung vào một số thủ tục kiểm tra chi tiết nhất định. Vì vậy dựa trên chương trình kiểm toán mẫu và kinh nghiệm, đánh giá riêng của KTV mà khi kiểm toán cho mỗi khách hàng CPA VIETNAM sẽ thiết kế một chương trình kiểm toán chi tiết cho từng khoản mục một cách linh hoạt và phù hợp. Đối với công ty X Dựa vào chương trình kiểm toán mẫu khoản phải thu và các đánh giá về công ty X, đặc điểm khoản phải thu, trưởng nhóm kiểm toán đã thiết kế chương trình kiểm toán khoản mục phải thu cho công ty X như sau: Bảng 2.7: Chương trình kiểm toán chi tiết khoản mục phải thu Thủ tục kiểm toán chi tiết Người thực hiện Tham chiếu 1. Xem xét chính sách, thủ tục ghi nhận doanh thu và phải thu A. Xem xét chính sách kế toán và phương pháp ghi nhận doanh thu của khách hàng có phù hợp và được áp dụng một cách nhất quán không B. Chú ý xem xét cách hạch toán và ghi nhận các khoản doanh thu sau đây: Doanh thu nội bộ, doanh thu với bên liên quan, hàng gửi bán, doanh thu nhận trước, C. Thu thập các bằng chứng về chính sách bán hàng, chính sách thu nợ, chính sách giá, hoa hồng, khuyến mãi,… của khách hàng 1 Xác nhận nợ phải thu (Thủ tục này được thực hiện nếu KTV cho rằng việc gửi thư đối với khách hàng là có hiệu quả và bản chất ngành nghề kinh doanh của khách hàng không ảnh hưởng đến độ tin cậy của thư xác nhận: Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp xây lắp, việc gửi thư xác nhận thường không đem lại độ tin cậy cao do chính sách ghi nhận giữa hai bên có thể khách nhau) A. Thu thập sổ chi tiết công nợ phải thu (hoặc bảng tính tuổi nợ nếu có). Kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với sổ cái. Kiểm tra các số dư các khách nợ quan trọng qua các chứng từ có liên quan. B. Lựa chọn số dư một số các khoản phải thu từ danh sách khách nợ và thực hiện các bước sau: 1. Lập thư xác nhận số dư tại thời điểm báo cáo dưới tên của khách hàng và gửi cho các đối tượng cần xác nhận nợ dưới sự kiểm soát của KTV 2. Gửi thư xác nhận nợ lần 2 nếu không nhận được hồi đáp 3. So sánh số được xác nhận với số dư tại thời điểm báo cáo. Đối chiếu và kiểm tra chi tiết các khoản chênh lệch (nếu có). 4. Đối chiếu các khoản không được xác nhận với các nghiệp vụ thanh toán sau đó. Đối chiếu, kiểm tra các khoản chưa được thanh toán với các hóa đơn hoặc các giấy tờ giao dịch với khách nợ (nếu có). C. Yêu cầu cung cấp số dư các khoản phải thu không thể thanh toán, thực hiện đánh giá chúng và kiểm tra nếu thấy cần thiết. D. Đánh giá kết quả kiểm tra 2 Kiểm tra các khoản dự phòng nợ khó đòi và chi phí dự phòng A. Thu thập bảng tổng hợp dự phòng nợ khó đòi và chi phí nợ khó đòi. Đối chiếu số dư cuối kỳ với sổ cái. B. Lựa chọn các khoản nợ phải thu bị ghi giảm trực tiếp trên sổ cái. Soát xét các chứng từ có liên quan tới việc không có khả năng thu hồi và xem xét tính hợp lý của việc hạch toán (Thông tư số 13 của BTC ngày 27/2/2006) . C. Đánh giá tính hợp lý của các phương pháp ước tính số dự phòng nợ khó đòi. D. Nếu các phương pháp dự tính nói trên là hợp lý, cần thực hiện kiểm tra và tính toán lại các khoản dự phòng. E. Nếu các phương pháp dự tính nói trên là không hợp lý, cần xây dựng một cách độc lập số dự phòng ước tính theo cách của KTV và xét xem số dự phòng của khách hàng có nằm trong khoảng đó không. Khi xây dựng số dự phòng ước tính, cần xem xét các yếu tố sau: Tính chính xác của việc xác định tuổi nợ; khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu lớn; phân tích số ngày quay vòng thu hồi nợ; tỷ lệ dự phòng trên doanh thu và nợ phải thu; các khoản đã được thu hồi sau kỳ báo cáo; chu kỳ thanh toán của các khách nợ F. Đánh giá kết quả kiểm tra 3 Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải thu Xác định sự phân loại hợp lý của các khoản phải thu: phải thu thương mại, phải thu nội bộ, phải thu dài hạn, phải thu từ bên thứ ba ... 4 kiểm tra tính ghi chép đúng kỳ của tài khoản phải thu A. Chọn một số chứng từ như hoá đơn thanh toán, hợp đồng và các tài liệu chứng minh công việc đã được thực hiện hoàn thành, đã ghi nhận phải thu trước và sau ngày lập báo cáo tài chính. Đối chiếu các chứng từ đó với cơ sở của việc ghi nhận. Khẳng định các khoản phải thu đã được ghi nhận đúng kỳ. Đánh giá kết quả kiểm tra. 5 kiểm tra tính ghi chép đúng kỳ của các khoản phải thu được thanh toán Chọn một số khoản phải thu được thanh toán sau kỳ báo cáo 15 ngày. Đối chiếu với các chứng từ thu tiền. Chứng minh rằng các khoản thanh toán phải thu được ghi chép đúng kỳ hạch toán. Đánh giá kết quả kiểm tra. 6 Kiểm tra chi tiết các khoản phải thu chưa được thanh toán A. Xem xét các khoản phải thu chưa thu được tại ngày lập báo cáo. Kiểm tra các bằng chứng liên quan khi cần thiết. Kiểm tra theo hướng từ trên sổ xuống chứng từ, chọn mẫu những khỏan phải thu còn lại chưa được thanh toán, kiểm tra tới hợp đồng, biên bản nghiệm thu … B. Soát xét các tài khoản phải thu trên Bảng CĐPS (theo tuổi công nợ) tại ngày lập báo cáo. Đối với các tài khoản phải thu mà phần phát sinh tăng trong năm lớn hơn MP (bao gồm các các tài khoản phải thu phát sinh mới mà có số dư lớn hơn MP), đối chiếu số dư với các chứng từ thu ở kỳ sau. Đối chiếu các khoản phải thu chưa được thanh toán với chứng từ liên quan, hoặc lập thư xác nhận với khách nợ. Đánh giá kết quả kiểm tra. C. Thực hiện các thủ tục phân tích để kiểm tra số dư các khoản phải thu tại ngày lập báo cáo: 1. Xem xét các dữ liệu sau để xây dựng số ước tính kiểm toán đối với số dư các khoản phải thu: 1.1 Số dư các khoản phải thu năm trước 1.2 Số phát sinh doanh thu phải thu và các khoản thanh toán hàng tháng. 2. Xác định số chênh lệch có thể chấp nhận được để tìm ra những chênh lệch trong yếu giữa số ước tính kiểm toán và số báo cáo. 3. So sánh số ước tính kiểm toán với số báo cáo. Nếu số chênh lệch thực tế lớn hơn số chênh lệch có thể chấp nhận được thì phải tìm ra sự giải thích hợp lý cho số chênh lệch đó thông qua việc kiểm tra các chứng từ có liên quan. 4. Đánh giá kết quả kiểm tra Đối với công ty Y KTV dựa vào chương trình kiểm toán chi tiết mẫu năm 2007 áp dụng kiểm toán cho kì kế toán 31/12/2006, dựa vào chương trình kiểm toán chi tiết khoản phải mục phải thu cho công ty Y đã được thiết kế riêng cho công ty Y năm trước và dựa vào những thay đổi liên quan tới khoản mục phải thu năm nay xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết khoản phải thu cho công ty Y năm nay. Do đánh giá về mức độ rủi ro và trọng yếu của khoản mục phải thu của hai công ty X và Y như nhau, chỉ có một số điểm khác nhau do đặc điểm hoạt động kinh doanh không giống nhau nên chương trính kiểm toán chi tiết cho khoản mục phải thu ở công ty Y về cơ bản giống công ty X. Sau khi ghi chép trên giấy tờ làm việc, KTV tiến hành đánh tham chiếu giữa giấy tờ làm việc và các tài liệu liên quan nhằm cung cấp các cơ sở pháp lý cho ý kiến đưa ra. Khi đã tiến hành xong các bước kiểm tra chi tiết khoản mục phải thu, KTV tiến hành đánh dấu vào bảng trên những công việc đã thực hiện theo chương trình kiểm toán thông qua cách đánh tham chiếu riêng của CPA VIETNAM (Ở CPA VIETNAM nếu đánh tham chiếu ở phía trên bên trái thì sẽ đọc ở tờ có chỉ số ấy ở phía sau, còn nếu phía dưới bên phải thì xem ở tờ trước có đánh chỉ số đó). Chương trình kiểm toán chi tiết được lưu vào hồ sơ kiểm toán theo đúng chỉ mục trong hồ sơ nhằm mô tà những bước công việc sẽ tiến hành đối với từng khoản mục cụ thể. Chương trình kiểm toán khoản mục phải thu được lưu với chỉ mục 5300 trong hồ sơ kiểm toán. 2.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán. 2.2.2.1. Đối với khoản phải thu khách hàng. A, Bước 1: Cộng số liệu để đối chiếu và soát xét sơ bộ trên tài liệu cuả khách hàng. Đối với cả khách hàng X là khách hàng thường xuyên và khách hàng Y là khách hàng năm đầu tiên, KTV đều thu thập các tài liệu kế toán có liên quan tới khoản phải thu khách hàng như: sổ cái, sổ chi tiết và biên bản đối chiếu công nợ do công ty khách hàng tự thực hiện tại ngày khoá sổ kế toán. Sau đó thực hiện cộng dọc trên bảng kê, sổ chi tiết công nợ phải thu đầu kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán năm trước; đồng thời cộng dọc để tính số cuối kỳ và đối chiếu với bảng cân đối kế toán năm nay chưa được kiểm toán. Kết quả thu được, được minh hoạ trên giấy tờ làm việc như sau: Công ty X: Bảng 2.8: Tờ tổng hợp 5340_1/8 của công ty X: CPA VIETNAM 5340_1/8 Client / Khách hàng: X Prepared / Người lập: Date:6/2/2007 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date: Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date: Dư Nợ ĐK Dư Nợ CK 27.781.454.197 21.490.724.358 Công nợ phải thu của Gemadept theo sổ sách : 4.130.002.580 Công nợ phải thu của Gemadept theo BBĐC (Biên bản đối chiếu): 3.965.015.000 Chênh lệch: 164.987.580 Chênh lệch này do công ty chưa phản ánh khoản hàng hoá, dịch vụ mua vào của công ty Gemadept trong kỳ gồm các lệ phí, chi phí vận chuyển lên, xuống, thuế… Tổng trị giá hoá đơn này là 164.981.580 Tổng Nợ 131 đã có Biên bản đối chiếu : 3.314.223.903 Tổng Có 131 đã có Biên bản đối chiếu : 167.000.000 Trong tờ tổng hợp 1/8 KTV đã ghi chú cả những chênh lệch phát hiện được cùng nguyên nhân của nó khi kiểm tra chi tiết trên hoá đơn và trong sổ chi tiết các khách hàng mua hàng. KTV cũng đã thống kê tổng giá trị các khoản mua hàng và thanh toán đã có biên bản đối chiếu (Bản đối chiếu công nợ). KTV thực hiện soát xét ngay trên Bảng kê của TK 131, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi chú những vấn đề bất thường,.. được thể hiện (trích) như sau: Bảng 2.9: Bảng số dư Tài khoản 131 đến ngày 31/12/2006 của công ty X STT Tên đơn vị Số tiền Nợ Có 1 2 … 5 … 12 … 16 17 18 19 … 26 27 ... 30 31 … Hợp tác xã vận tải Sông Công Ban phòng hộ Sông Đà ………. Công ty phá dỡ tàu cũ ……… SL ông Mật ……….. Phao ụ Nam Triệu Công ty CNTT và xây dựng Sông Hồng Ông Thuật thuê tàu 230 tấn XN VT tàu chuyên dùng và công trình đường biển …………. Công ty cổ phần đại lý lien hiệp vận chuyển Gemadept Công ty TNHH TM và DV Nam Bắc ………….. Công ty CNTT Ngô Quyền Công ty CPXD và phats triển CSHT VINASHIN …………. 1.338.276 8.048.000 ………. 20.333.952 ………. 270.421.000 ……… (5340_7/8) 59.278.711 30.000.000 (5340_4/8) 300.000.000 ……….. 4.130.002.580 4.415.082.777 …. 910.250.299 (5340_8/8) 2.954.945.192 ……… 24.333.082 3.965.015.000 (5340_3/8) ? Bù trừ công nợ HĐ ôxy. …………………. Cộng 22.343.129.940 852.405.582 Dư cuối tháng 21.490.724.358 CNTT VINASHIN bù trừ công nợ với CNTT Ngô Quyền:10.460.000.000 TK 511_Công ty CP Gemadept số dư lệch với sổ. Đối với công ty Y: Bảng 2.10: Tờ tổng hợp 5340_1/8 của công ty Y như sau CPA VIETNAM 5340_1/8 Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date: Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date: Dư đầu kì Nợ: 17.109.270.068 Khớp Bảng CĐKT Có: 294.988.192 Phát sinh Nợ: 8.341.374.229 Phát sinh Có: 20.202.168.702 Nợ: 5.676.471.908 Khớp Bảng CĐKT Dư cuối kì Có: 722.987.505 Các khoản phải thu khách hàng tại công ty có nhiều khoản công nợ thực tế không phát sinh trong suốt kỳ từ 01/01/2006 đến 31/12/2006. Cụ thể: 1, Đỗ Hữu Nghĩa 20.900.000 2, Đỗ Thị Nga- Bắc Ninh 13.400.000 ……….. ……… 314.460.790 Ở đây KTV đồng thời thực hiện việc soát xét, đối chiếu từ sổ sách của kế toán đến các chứng từ gốc để phát hiện các nghiệp vụ không có chứng từ, các nghiệp vụ không có thật. KTV cũng đã ghi chú những khách hàng không có thật phát hiện được trong quá trình kiểm tra chi tiết. KTV dựa vào mối quan hệ của các đối tượng phải thu và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ để phân loại lại các khoản phải thu cho phù hợp. Sau đây là trích giấy tờ làm việc của KTV: Bảng 2.11: Tờ 5340_2/8 của công ty Y như sau: CPA VIETNAM 5340_2/8 Client / Khách hàng: Y Prepared / Người lập: Date:12/3/07 Period / Kỳ: 31/12/2006 Reviewd by / Người soát xét: Date: Subject / Nội dung: TK 131 Reviewed by / Người soát xét: Date: Một số các khoản phải thu của các đối tượng trong công ty, công ty vẫn theo dõi trên TK 131 là chưa phù hợp mà phải theo dõi trên TK 136.Cụ thể: 1, Nguyễn Mạnh Sơn 1.456.000 2, Trần Hữu Đạt _ XNK TT 20.323.319 3, Chi nhánh TP HCM 6.293.000 4, Phòng kế hoạch tiếp thị 1.105.940 5, Phòng XNK TT 73.042.000 6, XN dịch vụ 121 Phủ Doãn 57.255.000 159.475.331 Bút toán điều chỉnh Nợ_ 136: 159.475.331 Có_ 131: 159.475.331 Cũng như khách hàng X, KTV kiểm tra chi tiết trên Sổ chi tiết công nợ của TK 131 để phát hiện các dấu hiệu bất hợp lý. Công việc này thể hiện trên tờ 5340_ 3/8 giống tờ 5340_2/8 của công ty X. KTV sẽ kẹp kèm các giấy tờ làm việc này các Biên bản xác nhận công nợ đã thu thập được để kiểm tra, đối chiếu. Như vậy trong bước 1 này KTV vừa thực hiện việc công dọc, cộng ngang để đối chiếu, so sánh; đồng thời thực hiện việc soát xét, kiểm tra chi tiết về số liệu, nội dung nghiệp vụ kinh tế trên sổ chi tiết, trên chứng từ (hoá đơn, bản đối chiếu công nợ,…). B, Bước 2: Gửi thư xác nhận. Đối với công ty X Với công ty X là khách hàng năm đầu tiên của CPA VIETNAM, KTV trước tiên yêu cầu công ty X cung cấp các bản đối chiếu công nợ cuối kì kế toán. Sau khi tổng hợp các bản đối chiếu công nợ, KTV có nhận xét như sau: Công ty chưa thu thập đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng tại thời điểm khoá sổ lập BCTC, chi tiết đối chiếu công nợ như sau: Bảng 2.12: Tổng hợp đối chiếu công nợ Khoản mục Đã đối chiếu VNĐ Chưa đối chiếu VNĐ Cộng VNĐ Tỷ lệ đối chiếu (%) Phải thu khách hàng 3.314.223.903 20.426.418.013 23.740.641.916 14 Trả trước cho người bán 11.391.000.000 528.217.982 11.919.217.982 96 Sau đó KTV gửi thư xác nhận tới các khách hàng. Do X là khách hàng mới nên hầu hết các khách hàng đều phải gửi thư xác nhận số dư, trừ một số khách hàng có số dư nhỏ. Việc lựa chọn đối tượng để gửi thư xác nhận chủ yếu dựa vào phán xét nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc của KTV chính. Mẫu thư xác nhận được gửi đi như sau: Bảng 2.13: Mẫu thư xác nhận công nợ phải thu Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Công ty X Ngày 5 tháng 2 năm 2007 Kính gửi: Ông / Bà Kế toán trưởng Công ty Công nghiệp tàu thuỷ và xây dựng Hồng Bàng Thưa Quý ông / bà Nhằm phục vụ mụch đích kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 của công ty X. Kính đề nghị Quý ông / bà xác nhận và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng ttôi, công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam(CPA VIETNAM) theo địa chỉ dưới đây, số dư Quý công ty còn phải trả chúng tôi tại thời điểm 31/12/2006. Xin vui long gửi Fax, trước khi gửi bản chính qua bưu điện, cho kiểm toán viên của chúng tôi theo số: (84-4) 783 2122. Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty! (Dấu công ty X) Giám đốc: Kính gửi: Công ty Hợp danh kiểm toán Việt Nam ( CPA VIETNAM) Số 17 Lô C2 – Khu Đô thị Trung Yên Đường Trung Hoà - Quận Cầu Giấy – Hà Nội Tel (84-4) 783-21-22 Fax: (84-4) 783 21 22 Người nhận: Đặng Thanh Huyền_ Kiểm toán viên Chúng tôi xin xác nhận số dư chúng tôi phải trả công ty X tại thời điểm 31/12/2006 là: 409.594.525 đồng, ngoài trừ các vấn đề sau: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Danh mục kèm theo: Có: Không: Thay mặt công ty Họ và tên: Chức vụ: (Ký tên, đóng dấu) Ngày: tháng năm Thư xác nhận này chỉ dung cho mụch đích xác nhận số dư mà không dung cho bất kỳ mụch đích nào khác và mọi thông tin đều được đảm bảo bí mật. Kết quả là hầu hết các khách hàng của công ty X đều phúc đáp thư xác nhận và có đối chiếu công nợ với số