Đề tài Kiểm toán chu trình bán hàng- Thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ Tin học (AISC) thực hiện

ừ tháng 1 năm sau khi quyết toán của năm trước được duyệt. Khách hàng của chi nhánh bao gồm tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, các đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài, các cơ quan nhà nước, các đoàn thể công cộng và các tổ chức kinh tế xã hội. Các khách hàng của chi nhánh cũng rất đa dạng hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề như ngân hàng, thương mại, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông, công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế trên tất cả các thành phần kinh tế trên tất cả các địa bàn trong cả nước. Số lượng nhân viên của chi nhánh không nhiều chỉ khoảng gần 20 nhân viên nhưng họ đều là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và đạo đức nghề nghiệp. Chi nhánh AISC Hà Nội có đội ngũ cán bộ và cộng tác viên đông đảo, gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, pháp lý và được đào tạo có hệ thống. Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước theo Luật pháp Nhà nước Việt Nam quy định. Chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu, tài liệu do chi nhánh kiểm tra hoặc cung cấp cho các doanh nghiệp. Hoạt động của Chi nhánh theo cơ chế thị trường vừa là căn cứ, là đối tượng hoạt động. Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn. Với giá cả, lệ phí dịch vụ hợp lý, chất lượng của dịch vụ cao Chi nhánh AISC Hà nội đã ngày càng có uy tín và đat được những hiệu quả kinh doanh tốt. Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh AISC Hà Nội Chi nhánh của AISC tại Hà Nội do Giám đốc Đào Tiến Đạt lãnh đạo, Giám đốc của chi nhánh có toàn quyền điều hành và quyết định mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng luât pháp nhà nước Việt Nam. Tuỳ theo tình hình sản xuất kinh doanh của chi nhánh, giám đốc chi nhánh có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh đảm bảo gọn nhẹ và có hiệu quả kinh doanh cao. Giám đốc chi nhánh phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có 1 phó giám đốc và kế toán trưởng. Những người này đều chịu trách nhhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công và chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi sai phạm pháp luật, và họ đều do giám đốc đề nghị cấp trên bổ nhiệm. Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của mình, AISC có cơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình quản trị chức năng kết hợp với việc tổ chức theo lãnh thổ địa lý thể hiện rõ trên sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của AISC Hà Nội Ban Giám đốc Phòng hành chính, tổ chức, kế toán , marketing Phòng kiểm toán I Phòng kiểm toán II Phòng kiểm toán XDCB Phòng tin học Phòng đào tạo và tư vấn Mỗi phòng ban trong Công ty đều có một trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm, các kiểm toán viên, các kỹ thuật viên và các trợ lý kiểm toán. Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng theo đúng như tên gọi của mình. Tuy nhiên, việc phân chia thành các phòng chủ yếu nhằm thuận tiện cho công tác quản lý, vì khi ký kết một hợp đồng kinh tế, ban giám đốc thường lựa chọn những cán bộ phù hợp với yêu cầu của công việc trong từng hợp đồng cụ thể để giao nhiệm vụ. Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà Nội Bộ máy kế toán tại chi nhánh ở Hà nội được tổ chức đơn giản, gọn nhẹ để phù hợp với chức năng kinh doanh dịch vụ. Phòng tài chính kế toán được ghép chung với phòng hành chính tổng hợp tồn tại độc lập bên cạnh các phòng nghiệp vụ. Bộ máy kế toán của Công ty tại Hà Nội chỉ có 2 người. Một người phụ trách chủ yếu các hoạt động liên quan đến tiền còn người kia phụ trách các lĩnh vực còn lại. Các kế toán viên nhìn chung thường phải kiêm nhiệm nhiều chức năng. Tại Hà Nội, Công ty chỉ tiến hành hạch toán chi phí và đóng thuế riêng còn việc hạch toán lỗ lãi được gửi vào trong thành phố Hồ Chí Minh để hạch toán kết quả cuối cùng. Các hoạt động theo dõi công nợ cũng được tiến hành ở Thành phố Hồ Chí Minh, ở Hà Nội chỉ thu tiền ở một số khách hàng nào đó tuỳ theo hợp đồng ký kết. Do các hoạt động phát sinh đơn giản nên hình thức ghi sổ được áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán AISYS (Accounting Informatic system) Là phần mềm áp dụng cho các Công ty hoạt động thương mại dịch vụ đơn giản. Các thủ tục kế toán đều được Công ty thực hiện đúng Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam do Bộ Tài Chính quy định. Hệ thống phần mềm kế toán AISYS được thiết kế bởi Công ty AISC, AISYS được thiết kế theo các MODULE độc lập có khả năng tích hợp chung vào hệ thống. AISYS có khả năng cài đặt tương thích cho từng loại hình doanh nghiệp riêng. AISYS đã và đang được ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp nhà nước cũng như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. AISYS là hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ kế toán phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam. Hình thức ghi sổ của Công ty được hạch toán theo sơ đồ 12: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng II. kiểm toán chu trình Bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC tại một số khách hàng do công ty AISC thực hiện Việc tìm hiểu kỹ lưỡng công nghệ kiểm toán của một công ty đòi hỏi phải có thời gian nghiên cứu và tích luỹ kinh nghiệm vì với từng khách hàng khác nhau, đặc điểm kinh doanh khác nhau thì việc kiểm toán không giống nhau. Với khuôn khổ của đợt thực tập tốt nghiệp không cho phép thực tập viên có nhiều thời gian nghiên cứu tất cả các quy trình kiểm toán ở nhiều loại hình khách hàng. Tuy nhiên, trên tinh thần học hỏi kinh nghiệm của các KTV trong công ty cùng với việc nghiên cứu lý luận áp dụng trong thực tiễn hai khách hàng sản xuất và cung cấp dịch vụ, em hi vọng trình bày được tương đối trung thực và đầy đủ công nghệ kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC của công ty tại đơn vị khách hàng. Khách hàng được đề cập đến là Công ty TNHH ABC và công ty nhà nước XYZ. + Công ty ABC Công ty ABC là khách hàng thường xuyên của công ty AISC nên thông qua nhiều năm thực hiện kiểm toán, AISC thường thực hiện cập nhật các thông tin về sự thay đổi của công ty. Hợp đồng kiểm toán thường được ký kết lại sau một năm, nó là căn cứ pháp lý trong đó xác định rõ mục tiêu, phương thức, thời gian, phạm vi và trách nhiệm của mỗi bên. AISC thường yêu cầu ban giám đốc đưa ra bản báo cáo KSNB của công ty để KTV xem xét, đánh giá nhằm đưa ra báo cáo kiểm toán và các ý kiến tư vấn thích hợp. + Công ty XYZ Công ty XYZ là khách hàng mới của AISC, do đó các KTV phải tiến hành tìm hiểu kỹ lưỡng về hoạt động kinh doanh của khách hàng đồng thời nghiên cứu hồ sơ kiểm toán của các năm trước nhằm hiểu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanh của công ty khách hàng. XYZ là khách hàng mới nên Chủ nhiệm kiểm toán phải tiến hành đánh giá thận trọng những rủi ro có thể xảy ra để nâng cao chất lượng của báo cáo kiểm toán và duy trì, nâng cao uy tín của công ty. Qui trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học lần lượt được thực hiện theo các bước thể hiện trên sơ đồ 13. Sơ đồ 13. Quy trình kiểm toán tại công ty AISC Lập kế hoạch và quản lý công việc kiểm toán Đánh giá khách hàng Đánh giá môi trường kiểm kiểm soát Tìm hiểu môi trường kinh doanh Các thủ tục phân tích chính Đánh giá rủi ro tiềm tàng Lập kế hoạch và chương trình kiểm toán Thực hiện việc kiểm toán Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các chu trình Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với các chu trình Lĩnh vực thử nghiệm kiểm soát Các đánh giá về hệ thống KSNB Thực hiện và kiểm tra theo các mục tiêu Lĩnh vực thử nghiệm cơ bản Các vấn đề có thể sảy ra Thực hiện và kiểm tra theo các mục tiêu Kết thúc kiểm toán Gặp mặt khách hàng Lập Báo cáo Kiểm toán 1. Lập kế hoạch kiểm toán Kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một bộ phận của kế hoạch kiểm toán. Vì vậy, những thông tin được trình bày dưới đây có thể không thuộc phạm vi của kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhưng vì tính liên đới tới chu trình bán hàng- thu tiền nên kết quả nhận được thể hiện. Trong quá trình tiếp cận, bộ phận marketing tiến hành giao dịch với khách hàng, gửi cho khách hàng nội dung, phương pháp kiểm toán, giá phí kiểm toán của Công ty. Sau khi nhận được lời mời của khách hàng, tiến hành khảo sát để đưa ra quyết định có nên chấp nhận hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán cho khách hàng hay không, đánh giá các lý do của khách hàng đối với cuộc kiểm toán, lựa chọn đội ngũ KTV, rồi tiến đến ký kết hợp đồng. Tất cả các công việc đó được thực hiện trong bước công việc thực hiện trước kiểm toán. Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, các KTV tiến hành thực hiện quy trình kiểm toán. Thu thập những thông tin cơ sở về khách hàng Công việc này chỉ được thực hiện đối với những khách hàng mới. Những khách hàng cũ chỉ cần thu thập những thông tin thay đổi về đặc điểm kinh doanh. Những thông tin tóm lược về khách hàng bao gồm: Tên công ty khách hang, địa chỉ, loại hình kinh doanh, Quyết định thành lập, ngành nghề kinh doanh, nguồn vốn kinh doanh, các đơn vị thành viên, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Kế toán trưởng, KTV tiền nhiệm, số lao động, quá trình hình thành và phát triển, đối thủ cạnh tranh, thị trường tiêu thụ, phương thức bán hàng... Sau đây là những thông tin cơ sở thu thập được tại hai công ty khách hàng: Công ty ABC Là doanh nghịêp 100% vốn nước ngoài, hoạt động theo giấy phép số 23/CP _ ACP_ HL ngày 30/03/2000. Công ty ABC chuyên sản xuất, cung cấp các sản phẩm phụ tùng xe và mũ bảo hiểm môtô. Sản phẩm của công ty chủ yếu tiêu thụ tại thị trường Hà nội và một phần để xuất khẩu. Trụ sở chính và văn phòng đại diện của công ty tại Hà nội. Công ty hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt nam và tuân thủ theo các quy định hiện hành. Hằng năm, BCTC của công ty phải được kiểm toán theo quy định của Luật đầu tư nước ngoài trước khi gửi tới các cơ quan chức năng để công bố công khai. Tình hình hoạt động kinh doanh các năm thể hiện qua bảng 03 : Đơn vị: VND Năm Doanh thu thuần Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh Tỷ suất lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trên doanh thu thuần 2002 25.347.769.500 995.983.000 25.45 2003 43.674.206.850 1.374.267.050 31.78 Hội đồng quản trị cuả ABC được sắp xếp khá hợp lý. Tổ chức kế toán được thiết kế theo kiểu tập trung, với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Sơ đồ 14: Bộ máy kế toán tại công ty ABC Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán chi phí Kế toán xác định kết quả Kế toán giá thành sản xuất Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam. Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Hình thức mở sổ là hình thức nhật ký chứng từ. Mọi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán và cuối kỳ theo tỷ giá thực tế, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong thanh toán được kết chuyển vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Các khoản nợ phải thu, phải trả chưa được thanh toán tại ngày 31/12 có số dư ngoại tệ được quy đổi bằng Việt Nam đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được chuẩn bị hàng tuần và được kế toán trưởng kiểm tra. Báo cáo này chứa đựng những đánh giá về doanh thu, chi phí của doanh nghiệp. Khấu hao tài sản được trích theo nguyên tắc đường thẳng và tỷ lệ khấu hao năm được ước tính theo quy định của Bộ tài chính. Doanh thu được ghi nhận khi các sản phẩm, dịch vụ của công ty cung cấp cho khách hàng, có biên bản thanh lý hợp đồng hoặc giấy nhận nợ của khách hàng. Hoá đơn GTGT chỉ được phát hành cho khách hàng khi đã thu được tiền. Chi phí thực tế phát sinh được ghi nhận phù hợp với doanh thu trong kỳ. Công ty ABC hình thành 2 loại báo cáo: một cho công tác quản lý, một cho công tác kế toán. Báo cáo kế toán áp dụng theo khuôn mẫu của Bộ tài chính, là cơ sở cho việc chia lãi và nộp thuế. Các báo cáo quản lý chỉ dùng cho mục đích quản lý Phương thức bán hàng: Công ty chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ bán hàng trực tiếp theo phương thức trả chậm. Sở dĩ Công ty chấp nhận việc bán hàng cho khách hàng như vậy vì nó hoàn toàn phù hợp với cơ chế thị trường đang cạnh tranh khốc liệt. Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì trưởng phòng kinh doanh thảo luận trực tiếp với khách hàng để quyết định giá cả và các điều khoản khác. Hợp đồng mua bán sẽ lập hoá đơn bán hàng, giao hàng cho khách và được sự soát xét phê duyệt của trưởng phòng kinh doanh. Sau đó chuyển chứng từ lên cho phòng tài chính kế toán sẽ lập phiếu thu và nhập tiền vào quỹ. Trong trường hợp khách hàng mua trả chậm, phòng kinh doanh đề nghị và Ban giám đốc và phê chuẩn phương thức bán chịu. Đối với các khoản phải thu khó đòi Công ty lập dự phòng theo chế độ quy định. Công ty XYZ Là doanh nghiệp nhà nước, chuyên khai thác, sản xuất và cung cấp các loại than. Công ty XYZ trực thuộc Tổng công ty Than Việt nam, được thành lập 563/TTg ngày 10/10/1994 của Thủ tướng chính phủ. Công ty XYZ có năm đơn vị thành viên. Trụ sở chính tại thành phố Hạ Long. Các đơn vị thành viên cũng đóng tại thị xã Hòn gai- Quảng Ninh. Công ty hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Quy chế của Tổng công ty Than Việt Nam. Hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm các lĩnh vực sau: Sản xuất, phân phối các loại than và các sản phẩm chế biến từ nguyên loại than. Các loại than chủ yếu là than hầm lò và than lộ thiên. Các BCTC của Công ty được lập trên nguyên tắc giá gốc, phù hợp với Hệ thống kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính phê duyệt. Công ty thực hiện việc ghi chép sổ sách kế toán bằng VNĐ Các BCTC kèm theo được lập trên nguyên tắc, thủ tục kế toán và các thông lệ báo cáo được chấp nhận rộng rãi tại Việt Nam. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tài sản và công nợ bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá xác định vào ngày lập Bảng cân đối kế toán. Công ty đăng ký áp dụng hệ thống sổ sách kế toán Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán Effect. Bộ phận kế toán của công ty được phân công, phân nhiệm theo từng phần hành kế toán. Các đơn vị thành viên được hạch toán độc lập, các chứng từ kế toán có liên quan được chuyển cho Công ty vào cuối mỗi tháng. Môi trường kiểm soát của công ty XYZ ở mức khá cao. Do đặc thù của công ty có nhiều đơn vị thành viên nên hạch toán khá phức tạp với nhiều các nghiệp vụ có liên quan tới các đơn vị trong công ty và các đơn vị ngoài công ty, XYZ có phòng kiểm toán nội bộ và thường kiểm tra quy trình hạch toán của các đơn vị thành viên và sổ sách của công ty thường xuyên. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền Các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của KTV trong giai đoạn lập kế hoạch vì chính hiệu lực của hệ thống này là căn cứ để xác định chương trình kiểm toán và khối lượng công việc trong mỗi cuộc kiểm toán nhất định. Để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền, KTV dựa vào: + Kinh nghiệm kiểm toán của KTV đối với khách hàng + Thẩm vấn nhân viên khách hàng: Công việc này giúp KTV thu thập được những thông tin cần thiết ban đầu (đối với khách hàng mới) và về những thay đổi trong chính sách bán hàng của đơn vị ( đối với khách hàng thường xuyên). + Tham quan thực tế: Đây là công việc quan trọng của KTV phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Thông qua phương pháp này, KTV có thể đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà thông qua sổ sách không phản ánh hết. KTV xem xét bố trí chỗ làm việc, côngviệc phân công đối với từng bộ phận... từ đó đưa ra những nhận xét khách quan. + Xác minh tài liệu: Đối với khách hàng mới, KTV yêu cầu được cung cấp các tài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đó là các quy chế tài chính, kế toán, các quyết định bổ nhiệm nhân sự... Theo đó, khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại 2 đơn vị khách hàng, KTV quan tâm đầy đủ tới các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ:Công ty ABC Hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: KTV đã thực hiện việc kiểm tra các giấy tờ như: bản sao điều lệ của khách hàng, quy chế về việc ghi nhận doanh thu, theo dõi khách hàng, chiết khấu, giảm giá, bớt giá, lập dự phòng phải thu khó đòi, xoá sổ.. Qua tìm hiểu KTV nhận thấy cán bộ của phòng kế toán đều là những người có chuyên môn nghiệp vụ cao, đều là những người liêm khiết đáng tin cậy.Đồng thời việc phân công nhiệm vụ rất rõ ràng nên các số liệu thường xuyên được đối chiếu đầy đủ. Các chính sách của công ty được thiết kế phù hợp với đặc thù của chu trình bán hàng- thu tiền. Đối với các khoản chiết khấu và hoa hồng Công ty liên tục thay đổi chính sách chiết khấu và hoa hồng nhằm thúc đẩy quy trình bán hàng và tăng doanh thu mỗi tháng. Tuy nhiên, theo chính sách của công ty, việc chiết khấu và hoa hồng không được phép vượt quá tỷ lệ định trước, tỷ lệ này giao động từ 10 đến 65%. Chiết khấu: Các khoản chiết khấu phải được phản ánh trên hoá đơn và làm giảm doanh thu ghi nhận. Theo Trưởng phòng bán hàng: Mức chiết khấu bán hàng phải được sự phê chuẩn của Giám đốc. Tuỳ theo từng khách hàng để quy định mức chiết khấu khác nhau. Thông thường mức chiết khấu giao động từ 35%á65%. Tiền hoa hồng: Tiền hoa hồng được trả cho người gửi, vì thế không có tài liệu bổ sung cho chi phí này được xác nhận. Do đó, phải chú ý mẫu phiếu thu nhưng hầu hết người nhận không ký vào mẫu này như một bằng chứng của việc nhận tiền. Tiền hoa hồng được đưa cho nhân viên và họ có trách nhiệm gửi cho khách hàng. Kế toán trưởng sẽ thu lại phiếu thu từ nhân viên. Các khoản phải thu: Các khoản phải thu được phân tích cho mỗi khách hàng tuỳ theo mục tiêu kiểm soát. Đến cuối tháng, họ phải chuẩn bị báo cáo thời kỳ và chia ra thành các khoảng thời gian nhất định. Báo cáo thời kỳ được chuẩn bị trên Excel trên cơ sở dữ liệu từ Sổ cái Đối với các khoản nợ quá hạn là thuộc quyền của Ban giám đốc chứ không phải là của trưởng phòng kinh doanh. Các khoản dự phòng khó đòi là 2% tổng các khoản phải thu tại thời điểm cuối mỗi tháng. Được định khoản như sau: Nợ TK chi phi dự phòng (6426) Có TK dự phòng nợ khó đòi (139) Khoản dự phòng này được sử dụng đắp cho khoản nợ xấu mà Ban giám đốc đã thông qua để xoá sổ trong năm. Nợ TK dự phòng nợ khó đòi (139) Có TK các khoản phải thu (131) Kế toán viên phải chịu trách nhiệm theo dõi và đòi nợ khách hàng trên cơ sở hoá đơn và sổ sách. Thanh toán qua ngân hàng: Kế toán phải liên hệ với khách hàng để thanh toán. Hàng tuần, dựa trên báo cáo của ngân hàng kế toán sẽ ghi giảm các khoản phải thu cho từng khách hàng. Thanh toán bằng tiền mặt: Khi thu tiền, người thu tiền sẽ thông báo cho kế toán phụ trách việc theo dõi các khoản phải thu. Tiếp đó nhân viên kế toán sẽ thông báo cho một kế toán viên khác để phát hành phiếu thu. Và cuối cùng tiền được chuyển cho thủ quỹ. Để kiểm tra hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả hay không thì KTV cần phải xem xét mức độ thiết kế phù hợp với các mục tiêu mà thông qua việc kiểm tra các thông tin nhận dạng và phân tích trọng yếu trong kiểm soát như: Phương tiện thực hiện chủ chốt được kiểm tra bởi ban quản lý là gì? Việc quản lý để kiểm soát được doanh thu là như thế nào? VD: Lãi gộp, xu hướng phát triển, tỷ xuất tài chính, số lượng bán? Việc quản lý doanh thu với tính độc lập của các thông tin tích luỹ như thế nào? VD: số lượng sản phẩm, công cụ thực hiện của năm trước.. Việc quản lý rủi ro tín dụng như thế nào: Phân tích thời kỳ các khoản phải thu, số lượng và giá trị các khoản quá hạn, số lượng các đơn đặt hàng không chấp thuận, số lượng và giá trị các khoản nợ xấu. Mở rộng việc kiểm tra các thông tin như: việc thêm hay bớt các khách hàng, số lượng khách hàng, thanh toán dây dưa, các hoạt động bán hàng bất thường. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ABC + Xét trên phương diện thiết kế, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền đã đạt được những yêu cầu nhất định về tổ chức, phân công nhiệm vụ đảm bảo cho việc thực hiện các quy chế được thống nhất. + Xét trên phương diện thực hiện, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền còn có những điểm bất cập đã phân tích ở trên dẫn đến khả năng không kiểm soát chặt chẽ được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tố ưu. Từ những phân tích trên, rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền của công ty ABC được đánh giá là tương đối cao. Các thử nghiệm thiết kế cho giai đoạn sau cần tập trung hơn vào các thử nghiệm cơ bản. Tại công ty XYZ Doanh thu của công ty có từ hoạt động chính là cung cấp các dịch vụ về than từ các đơn vị nội bộ Công ty có 4 xí nghiệp chuyên khai thác than và giao cho xí nghiệp chế biến để tiến hành gia công tiêu thụ. Công ty không có hàng tồn kho (trừ tồn kho đầu kỳ). Có sự phát sinh chi phí phục vụ lẫn nhau giữa các đơn vị nội bộ. Phần chi phí của đơn vị này sẽ được hạch toán vào doanh thu của đơn vị kia. Cuối kỳ tiến hành loại trừ. Giá vốn hàng bán (doanh thu của các đơn vị) được hạch toán theo doanh thu thực. Công nợ nội bộ được theo dõi thông qua 2 tài khoản 136, 336. Mỗi tháng có tiến hành điều chỉnh số dư. Công ty quy định giá bán cho các đơn vị nội bộ. Giá bán này tuỳ thuộc vào quy chế giá khoán của Tổng công ty. Phòng kiểm toán nội bộ của công ty thường xuyên kiểm tra hệ thống sổ sách cũng như các phương pháp hạch toán tại các xí nghiệp và trong công ty. Chính sách bán chịu của XYZ tương đối chặt chẽ. Việc phê chuẩn thời hạn và định mức bán chịu được Giám đốc trực tiếp quyết định đối với mọi khách hàng. Những thông tin về khách hàng mới nhất thiết phải được ghi nhận và lưu trong hồ sơ. Sau đó, dựa vào những thông tin thu thập được từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển đến phòng kế toán các thông tin cần thiết. Kế toán lập một đơn hàng gửi cho bộ phận khai thác và sản xuất. Khi có lệnh giao hàng có sự phê duyệt hàng sẽ được cung cấp tới khách hàng. Kế toán lập một giấy Báo Nợ gửi tới khách hàng đề nghị thanh toán khoản tiền bán hàng trong thời hạn thanh toán, một liên lưu ở bộ phận bán hàng và một liên lưu ở kế toán. Khi khách hàng thanh toán, hoá đơn được phát hành và doanh thu được ghi nhận kèm theo thuế GTGT. Một hoá đơn định khoản doanh thu tiếp tục được kế toán lập ra, đây là căn cứ để đưa vào kế toán máy. Như vậy, nghiệp vụ hàng bán bao gồm rất nhiều các chứng từ có liên quan. Việc phân công công việc và phân cách trách nhiệm giữa các bộ phận được tuân thủ chặt chẽ theo nguyên tắc phân công công việc, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền được phê chuẩn. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của Công ty XYZ + Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của Công ty XYZ thể hiện trên tài liệu có sự phân định trách nhiệm rõ ràng, quy định chặt chẽ và khoa học về việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền. + Thông qua sự tìm hiểu sơ bộ của KTV về hệ thống kế toán, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận có liên quan và các thủ tục kiểm soát cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ bảo đảm ngăn ngừa những sai phạm có thể sảy ra và kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền tương đối tốt. + Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của XYZ được KTV đánh giá là có hiệu lực, rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp. Các trắc nghiệm thiết kế trong bước sau tập trung hơn ở các trắc nghiệm công việc và có thể giảm bớt trắc nghiệm độ vững chãi. áp dụng thủ tục phân tích sơ bộ Sau khi thu thập được những thông tin cơ sở cần thiết nhất về khách hàng và về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền, KTV tiến hành thực hiện các bước phân tích tổng quát đối với các khoản mục trọng yếu của chu trình để tiếp tục khoanh vùng rủi ro và phục vụ cho việc soản thảo chương trình kiểm toán. Dựa vào các BCTC được cung cấp năm nay và năm trước, KTV tiến hành so sánh, đánh giá chênh lệch số liệu Công ty ABC Xác định số chênh lệch trên Bảng cân đối kế toán Bảng 04. So sánh một số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Trị giá % Tiền mặt tại quỹ 364.705.500 224.463.900 (140.241.600) -62,47 Tiền gửi ngân hàng 11.824.330.600 7.324.555.000 (4.499.775.000) -61,43 Các khoản phải thu 11.944.603.790 18.514.135.870 6.569.532.080 54,9 Xác định số chênh lệch trên Bảng 05: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: VND Chỉ tiêu Luỹ kế đến 31/12/2002 Luỹ kế đến 31/12/2003 Chênh lệch ± % Doanh thu thuần 25.347.769.500 43.674.206.850 18.326.437.350 72.3% Giá vốn hàng bán 11.006.001.520 18.233.981.360 7.227.979.840 70.33% Tỷ lệ lãi gộp 56,58% 58,25% 1,67% Từ kết quả của việc tính toán chênh lệch giữa hai năm tài chính của các chỉ tiêu trên. KTV tìm hiểu nguyên nhân của thay đổi trọng yếu thông qua phỏng vấn nhân viên và các quy định thay đổi trong năm nay. Từ