Đề tài Kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Hoá Chất Mỏ

iểm bảo quản xem có được kiểm kê hay bỏ sót. -Phát hiện những mặt hàng tồn trên thẻ kho không có trên thực tế. -Mục đích nhằmg phát hiện những bỏ sót các bộ phận hàng tồn kho. Xác định tất cả hàng tồn kho trên các thẻ kho đều thuộc quyền sở hữu của đơn vị. -Điều tra về hàng nhận ký gửi, nhận đại lý của khách hàng hoặc hàng của khách hàng còn gửi trong kho hoặc nơi bảo quản của doanh nghiệp. -Điều tra về những hàng đơn vị còn gửi bán ở đại lý hoặc ký gửi ở những đơn vị khác. -Chú ý những hàng tồn kho mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.như hàng nhận ký gửi, hàng nhận gia công. Tính chính xác của kiểm kê hàng tồn kho. -Kiểm kê lại các số kiểm kê của doanh nghiệp đối chiếu kết quả kiểm kê của doanh nghiệp để đảm bảo là các sổ kế toán và thẻ kho. -So sánh số liệu trên thực tế với số liệu tồn kho trên sổ kế toán. -Ghi sổ các số kiểm kê của doanh nghiệp để khảo sát sau này. Ghi sổ các số kiểm kê của doanh nghiệp để cho biết rằng đã có một cuộc kiểm kê vật chất đầy dủ đã thực hiện và để khảo sát khả năng thay đổi số liệu kết quả sau này của doanh nghiệp. Các mặt hàng lạc hậu kém phẩm chất như hỏng không thể sử dụng được đã được xử lý đưa ra ngoài sổ kế toán. Khảo sát về tính lạc hậu, kém phẩm chất hàng tồn kho thông qua việc thẩm vấn các nhân viên như: công nhân sản xuất, nhân viên công xưởng, thủ kho hoặc sự lao động của những mặt hàng hư hỏng, không sử dụng được nữa và xem xét quá trình giải quyết những mặt hàng đó của doanh nghiệp có đúng lúc và kịp thời không? Sự phân loại đúng đắn hàng tồn kho. -Kiểm tra mẫu mã hàng tồn kho trên các thẻ kho và so sánh hàng tồn kho thực tế theo từng khoản mục: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa... -Quan sát và đanh giá tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm dở dang có hợp lý không? Các cuộc khảo sát này phải được thực hiện ngay từ đầu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho. Thông tin được thu thập là để đảm bảo doanh số và hàng tồn kho được ghi sổ đúng kỳ. -Ghi vào tư liệu để theo dõi sau đó số của chứng từ xuất kho và nhập kho cuối cùng vào lúc cuối năm. -Đảm bảo hàng tồn kho của khảon mục đó đã được để ra ngoài sổ kiểm kê vật chất. -Xem xét lại khu vực giao hàng của hàng tồn kho. Thu thập thông tin để giới hạn đúng đắn hàng tồn kho. Các thẻ kho đều được ghi chép đầy đủ không bỏ sót một thẻ nào, hàng tồn kho được công khai đầy đủ. -Ghi chép và xem xét tất cả các thẻ kho đã sử dụng và chưa sử dụng để đảm bảo là không có thẻ kho nào bị bỏ sót có chủ ý. -Khảo sát và ghi chép những thẻ kho đã được sử dụng và chưa sử dụng để theo dõi sau này. -Quan sát quá trình kiểm kê vật chất với sự công khai và giám sát của những người có trách nhiệm. +Khảo sát chi tiết quá trình tính giá và hạch tóan hàng tồn kho. Quá trình này bao gồm khảo sát đơn giá hàng xuất kho có đúng và chính xác không? Khảo sát quá trình nhân giá, tính toán tổng giá trị hàng xuất kho, khảo sát quá trình tính toán, tập hợp phân bổ chi phí giá thành sản phẩm, khảo sát chi tiết tính toán xác định giá trị sản phẩm dở dang, và quá trình hạch tóan hàng tồn kho. Bảng 6:Các khảo sát chi tiết số dư Mục tiêu kiểm toán. Các thủ tục khảo sát chi tiết Ghi chú Tính hợp lý chung: Sự tồn kho, các chi tiết trên bảng liệt kê hàng tồn kho và số dư trên các tài khoản liên quan đều hợp lý. Tiến hành các thủ tục phân tích chu kỳ hàng tồn kho. Mục đích phát hiện những biến động bất thường. Các mục tiêu đặc thù: Hàng tồn kho trên bảng liệt kê phù hợp với kiểm kê thực tế. Đối chiếu chi tiết số liệu trên bảng liệt kê hàng tồn kho của từng mặt hàng với số liệu biên bản hoặc báo cáo kiểm kê. Kết hợp cùng với khảo sát, quan sát vật chất. Các khoản mục tồn kho trên bảng liệt kê có căn cứ hợp lý. -Xem xét sự tồn tại thực tế của hàng tồn kho, đối chiếu mẫu mã hàng tồn kho trên bảng liệt kê với thẻ kho và số liệu kiểm kê của KTV ghi chép được. -Đối chiếu mẫu mã chi tiết một số mặt hàng giữa chứng từ và số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết. Khảo sát này được kiểm tra như một phần của quá trình quan sát vật chất. Tính chính xác của quá trình tính toán và tổng hợp. -Nhân số lượng với đơn giá của một số mặt hàng được chọn. -Tổng cộng các bảng kê hàng tồn kho theo từng loại. -Đối chiếu số tổng cộng với các tài khoản trên sổ cái. Tính đầy đủ của các khoản mục hàng tồn kho. -Xem xét, kiểm tra các thẻ kho để đảm bảo không một mặt hàng nào bị bỏ sót hoặc không có thẻ kho nào được thêm vào. -Đối chiếu các thẻ kho với bảng liệt kê hàng tồn kho để đảm bảo là hàng tồn kho trên thẻ kho đã được đưa vào bảng kê. -Đối chiếu chứng từ nhập xuất và các chứng từ chi phí với số liệu trên sổ kế toán chi tiết của một số mặt hàng trong mẫu đã chọn, để đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi chép đầy đủ. Không một mặt hàng nào bị bỏ sót, không nghiệp vụ nào không được hạch toán và không có hạch toán hàng tồn kho khống. Sự đánh giá trị giá giá hàng tồn kho đúng đắn và hợp lý. -Thực hiện các khảo sát về quá trình tính gía và hạch toán hàng tồn kho đối với từng đối tượng. -Đối chiếu số lượng và mẫu mã hàng tồn kho trên bảng kê hàng tồn kho với thẻ kho và sổ kiểm kê của KTV để xem xét việc kiểm kê sản phẩm dở dang, hàng tồn kho có đúng đắn không? Hợp nhất các khảo sát chi tiết các chu kỳ khác liên quan. Sự phân loại các khảon mục hàng tồn kho là đúng đắn. -Xem xét và so sánh thực tế phân loại hàng tồn kho có đúng không bằng cách so sánh mẫu mã trên thẻ kho và mẫu mã trên lô hàng mà KTV ghi chép được với bảng liệt kê hàng tồn kho có phù hợp không? Phát hiện những trường hợp hạch toán nhầm khoản mục gây sai sót trọng yếu. Các mặt hàng trên bảng liệt kê hàng tồn kho là thuộc sở hữu của doanh nghiệp. -Đối chiếu với những thẻ kho được nhận diện là không thuộc sở hữu của doanh nghiệp trong quá trình quan sát vật chất với bảng liệt kê hàng tồn kho để đảm bảo chúng đã được loại ra ngoài bảng kê hàng tồn kho của doanh nghiệp. -Xem xét lại các hợp đồng về nhận hàng đại lý hoặc cầm cố. Thẩm vấn nhân viên có trách nhiệm để phát hiện những hàng nhận đại lý, cầm cố không được đưa vào bảng liệt kê hàng tồn kho hoặc ngược lại những hàng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán đều được liệt kê vào hàng tồn kho của doanh nghiệp. Hàng tồn kho và các tài khoản liên quan đến chu kỳ hàng tồn kho đều được công khai đúng. -Kiểm tra việc công khai từng khoản mục hàng tồn kho riêng biệt trên BCTC là đúng. -Mô tả đúng và trung thực phương pháp tính giá hàng tồn kho, đánh giá sản phẩm dở dang, phương pháp trích khấu hao TSCĐ và các phương pháp đánh giá khác liên quan. -Xem xét việc thay đổi phương pháp tính tóan liên quan đến chu kỳ hàng tồn kho có được công khai trên BCTC không? Đảm bảo tính công khai trên BCTC về htj và những vấn đề có liên quan đến hàng tồn kho. 2.3.Kết thúc kiểm toán. ở bước này, kiểm toán viên tiến hành đánh giá kết quả kiểm toán, đồng thời lập báo cáo kiểm toán. Khi tiến hành đánh giá kết quả kiểm toán hàng tồn kho ảnh hưởng tới báo cáo tài chính, kiểm toán viên cần đánh giá trên các phương diện: Tính đầy đủ của các bằng chứng. Sự công khai trên báo cáo tài chính. Soát xét lại các tài liệu. Sự soát xét độc lập. Sau đó, kiểm toán viên tiến hành lập báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán là sản phẩm cuối cùng của một cuộc kiểm toán, thể hiện ý kiến nhận xét của kiểm toán viên về các nội dung kiểm toán, nó có vai trò hết sức quan trọng. Nội dung của báo cáo kiểm toán ghi lại kết quả của cuộc kiểm toán. Thông thường báo cáo kiểm toán các nội dung sau: Tiêu đề: Ghi theo nội dung kiểm toán. Địa chỉ gửi báo cáo: Đối tượng nhận báo cáo là ai (Giám đốc, Tổng Giám đốc hay đối tượng nào khác). Xác định đối tượng được kiểm toán: Phải ghi rõ đối tượng được kiểm toán. ý kiến nhận xét và kiến nghị của kiểm toán viên: Kiến nghị trên báo cáo kiểm toán là nội dung quan trọng nhất của kiểm toán nội bộ, giúp cho Giám đốc có cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn trong điều hành và quản lý doanh nghiệp. Ký tên: Trưởng kiểm toán và kiểm toán viên chịu trách nhiệm chính cùng ký sau khi lập xong báo cáo. Ngày ký kết báo cáo: Sau khi hoàn tất công việc kiểm toán, báo cáo được lập xong, kiểm toán viên ghi rõ ngày, tháng, năm lập báo cáo kiểm toán. 2.4. T heo dõi sau kiểm toán. Bất kỳ công việc nào muốn thành công đều cần có sự theo dõi liên tục cho tới khi có kết quả. Công việc kiểm toán chỉ hữu ích nếu quá trình theo dõi sau kiểm toán dược thực hiện tốt. Vì vậy, sau khi công bố báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải tiến hành theo dõi để bảo đảm rằng các kiến nghị thực hiện đúng sau khi công bố báo cáo kiểm toán. Phần II Thực trạng kiểm toán hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tàI chính tại Công ty Hóa Chất Mỏ. I.Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hóa Chất Mỏ. 1.Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty. Công ty Hóa Chất Mỏ là một doanh nghiệp hạch toán độc lập trực thuộc Công ty than Việt Nam. Tiền thân của Công ty Hóa Chất Mỏ là Xí nghiệp Hóa Chất Mỏ thuộc Công ty xuất nhập khẩu than và cung ứng vật tư (Coalimex) được thành lập năm 1976 và có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản vật liệu nổ công nghiệp của Liên Xô, Trung Quốc và các nước Đông Âu để cung ứng cho ngành than và các ngành kinh tế khác. Trước yêu cầu sử dụng và quản lý vật liệu nổ công nghiệp ngày càng cao, được sự đồng ý của Chính Phủ, Bộ năng lượng (nay là Bộ Công Nghiệp) đã ra quyết định 204 NL/TCCB- LĐ ngày 1/4/1995 thành lập Công ty Hóa Chất Mỏ thuộc tổng Công ty Than Việt Nam. Trụ sở chính của Công ty đạt tại Hà Nội với các chi nhánh và đơn vị trực thuộc tại cả 3 miền của đất nước. Là một doanh nghiệp Nhà nước mới thành lập và đi vào hoạt động song Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể về một hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoàn thành nhiệm vụ do Nhà nước giao. Qua 6 năm hoạt động, Công ty Hóa Chất Mỏ đã đạt được mức tăng trưởng khá ổn định, đánh dấu một bước tăng trưởng vững chắc của Công ty cơ chế thị trường. Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần đây: Bảng 7: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm1999 Năm 2000 Năm 2001 I Sản lượng 1 Cung ứng thuốc nổ Tấn 11.960 16.340 16.854 2 Sản xuất thuốc nổ Tấn 4.870 7.566 7.500 II Giá trị 1 Doanh thu: + Cung ứng vật liệu nổ + Sản xuất khác Tỷ đồng 227 51,8 301 53 350 63,4 2 Giá trị sản xuất vật liệu nổ công nghiệp Tỷ đồng 33,6 50 56,7 3 Nộp ngân sách Nhà nước Tỷ đồng 3,06 6,34 7 4 Lãi sau thuế Triệu đồng 230 528 687 III Lao động - Tiền lương 1 Tổng qũy lương Triệu đồng 12.887 19.230 14.000 2 Tổng lao động Người 1.589 1.643 1.695 3 Thu nhập bình quân 1000đ/người 728 957 1.180 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Hoá Chất Mỏ năm 1999, 2000, 2001) 2.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Hóa Chất Mỏ. Là một doanh nghiệp Nhà nước và Tổng Công ty Than Việt Nam giao vốn, đất đai để hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Hóa Chất Mỏ có nhiệm vụ: Sản xuất, phối chế thử nghiệm vật liệu nổ công nghiệp. Xuất, nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, hóa chất để sản xuất chất liệu nổ công nghiệp. Sản xuất, cung ứng dây điện, bao bì, đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt, than sinh hoạt, vật liệu xây dựng. Thiết kế thi công xây lắp dân dụng, các công trình giao thông thủy lợi, khai thác mỏ. May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu. Làm dịch vụ khoan nổ mìn cho các mỏ lộ thiên, hầm lò, kể cả nổ mìn dưới nước theo yêu cầu của khách hàng. Nhập khẩu vật tư thiết bị, nguyên vật liệu may mặc, cung ứng xăng dầu,vật tư thiết bị. Vận tải đường bộ, đường sông, biện, sửa chữa phương tiện vận tải, thi công cải tạo phương tiện cơ giới đường bộ. Kinh doanh dịch vụ ăn nghỉ cho khách. Công ty Hóa Chất Mỏ có 14 đơn vị thành viên là các Xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc các Tỉnh, Thành phố; Sơn la, Quảng Ninh, Ninh Bình, Đà Nẵng, Bà Rịa - Vũng Tàu, Gia Lai, Bắc Cạn, Khánh Hòa, Thái nguyên, Hải phòng, Bắc Ninh và Hà Nội. Trong số thì có tới 11 đơn vị hoạt động sản xuất, cung ứng vật liệu nổ công nghiệp. Vì vậy hoạt động sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp chiếm vị trí trung tâm trong hoạt động của toàn Công ty và việc kiểm soát hàng tồn kho là các loại vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu,...- công việc quan trọng cần phải được thực hiện một cách thường xuyên, chặt chẽ. 3.Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Hóa Chất Mỏ. Công ty Hóa Chất Mỏ là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức theo một hệ thống gồm nhiều bộ phận quản lý với chức năng và quyền hạn xác định. Điều này thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Hóa Chất Mỏ. Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Hóa Chất Mỏ. Giám đốc Phòng nhân sự Phó giám đốc Kế toán- kiểm toán Phó giám đốc SX kinh doanh Phó giám đốc đời sống Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kiểm toán Phòng thương mại Phòng kỹ thuật và chỉ huy SX Phòng thiết kế đầu tư Phòng kỹ thuật an toàn Văn Phòng công ty Phòng thanh tra bảo vệ pháp chế Xí ngniệp hoá chất mỏ Sơn La Xí ngniệp hoá chất mỏ Quảng Ninh Xí nghiệp hoá chất mỏ Vũng Tàu Trung tâm vật liệu mỏ Công nghiệp Xí nghiệp hoá chất mỏ và cảng Bạch Thái Bưởi Xí nghiệp hoá chất mỏ Ninh Bình Chi nhánh hoá chất mỏ Bắc Kạn Chi nhánh hoá chất mỏ Đà Nẵng Xí nghiệp vận tải biển Hải Phòng Xí nghiệp vận tải biển Gia Lai Xí nghiệp vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh Xí nghiệp vận tải thuỷ bộ Khánh Hoà Xí nghiệp dịch vụ Hà Nội Xí nghiệp dịch vụ Bắc Thái Ta thấy đứng đầu Công ty là đồng chí Giám đốc, bên dưới là các Phó Giám đốc và các phòng ban chức năng làm nhiệm giúp Giám đốc Công ty quản lý theo lĩnh vực chuyên môn được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực hoạt động của mình. Các phòng ban bao gồm: - Phòng tổ chức nhân sự: Giúp Giám đốc Công ty thực hiện việc tổ chức, sắp xếp quản lý lao động Công ty sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất, nghiên cứu phương pháp trả lương và phân phối hợp lý tiền lương. - Phòng kế hoạch và chỉ huy sản xuất: Giúp Giám đốc Công ty lập kế hoạch cung ứng cho các đơn vị thành viên, quản lý, giám sát việc triển khai kế hoạch đã lập nhằm đảm bảo cho các kế hoạch đã đề ra của Công ty. - Phòng thiết kế đầu tư: Giúp Giám đốc Công ty quản lý và chỉ đạo đạo công tác đầu tư xây dựng cơ bản và nhận thiết kế công trình khai thác mỏ của các chủ đầu tư ngoài Công ty. - ... 4.Phòng kiểm toán nội bộ Công ty. Phòng kiểm toán nội bộ của Công ty được thành lập vào năm 1997. Biên chế của phòng gồm 4 người: 1 trưởng phòng phụ trách chung, 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và 2 kiểm toán viên. Đây đều là những cán bộ tốt nghiệp đại học, kinh tế, tài chính hệ chính quy, có kinh nghiệm thực tiễn về công tác tài chính kế tóan từ 3 năm trở lên và thành thạo kế toán trên máy vi tính. Mặc dù hoạt động trong thời gian chưa phải là dài nhưng phòng cũng đã có những đóng góp đáng kể vào kết quả kiểm toán nội bộ là nhằm làm cho lãnh đạo Công ty và lãnh đạo đơn vị được kiểm toán nắm được thực trạng tình hình tài sản, nguồn vốn và phát hiện những tồn tại trong công tác quản lý của các đơn vị. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của phòng kiểm toán nội bộ Trưởng phòng kiểm toán Phó phòng kiểm toán. Kiểm toán viên thứ nhất Kiểm toán viên thứ hai 4.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ. Thứ nhất: xây dựng chương trình kiểm toán hàng năm và trình Giám đốc Công ty phê duyệt, kế hoạch nêu rõ đối tượng, mục tiêu và nội dung kiểm toán. Thứ hai: Tổ chức, thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm toán đã được Giám đốc Công ty phê duyệt và những nhiệm vụ kiểm toán độc xuất do Giám đốc Công ty giao. Sau khi kết thúc kiểm toán, báo cáo kết quả cho Giám đốc Công ty và cung cấp kết quả kiểm toán cho phòng kế toán Công ty. Thứ ba: Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh dặc biệt là việc chấp hành chế độ, chính sách về tài chính kế toán, tính chính xác, trung thực, hợp lý, hợp lệ của các tài liệu, số liệu kế toán và các báo cáo, các quyết toán đã được kiểm toán. Thứ tư: Kiểm tra và xác nhận về chất lượng của các số liệu tài liệu kế toán, các thông tin kinh tế tài chính trên báo cáo quyết toán của Công ty trước khi trình Giám đốc duyệt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về những nội dung công việc đã được kiểm toán, đánh giá, xác nhận. Thứ năm: Thông qua việc kiểm toán, góp ý kiến với Giám đốc các xí ngiệp, chi nhánh được kiểm toán những sai sót vi phạm để chấn chỉnh công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị được kiểm tra, kiến nghị với Giám đốc Công ty hoặc Giám đốc của các xí nghiệp xử lý những vi phạm về chế độ tài chính kế toán (nếu xét thấy nghiêm trọng). Đề xuất với Giám đốc Công ty và phòng kế toán sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chính (nếu xét thấy hợp lý và có hiệu quả hơn). 4.2. Nội dung hoạt động của phòng kiểm toán nội bộ. Các cuộc kiểm toán hầu hết đều được thực hiện trên cả 3 nội dung: Kiểm toán báo cáo tài chính: Đánh giá sự chính xác, đầy đủ của báo cáo tài chính do các doanh nghiệp lập. Kiểm toán tuân thủ: KIểm tra sự chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ đặc biệt là các chế độ về kế toán tài chính, bên cạnh đó còn kiểm tra sự chấp hành nghị quyết, quyết định, quy chế trong nội bộ doanh nghiệp. Kiểm toán hoạt động: Tiến hành đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn, nguồn vốn, hiệu quả của các khâu sản xuất kinh doanh và hiệu quả của các bộ phận chức năng bảo toàn vốn được giao của đơn vị. Trong năm 2002, phòng kiểm toán nội bộ đã xây dựng một danh mục các đơn vị cần phải được kiểm toán được Giám đốc thông qua. Chương trình kiểm toán này được coi như một phần của công việc chuẩn bị kiểm toán và có mẫu như sau: Bảng 8: Chương trình kiểm toán nội bộ của Công ty Hóa Chất Mỏ 2002. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Công ty Hóa Chất Mỏ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Phòng kiểm toán nội bộ Hà Nội ngày 20 tháng 02 năm 2002. Kế hoạch chương trình công tác năm 2002 Kính gửi: Đồng chí Giám đốc Công ty. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và yêu của công tác kiểm toán mà Giám đốc Công ty đã giao. Phòng kiểm toán xây dựng chương trình công tác năm 2002 trình Giám đốc Công ty duyệt như sau: Nội dung công tác Thời gian thực hiện Đơn vị được kiểm toán Đơn vị thực hiện KT Kiểm toán báo cáo quyết toán năm 2001 Từ 20/2 - 31/3/2001 Xí nghiệp quảng Ninh, Xí nghiệp Đà Nẵng, Xí nghiệp Ninh Bình, Xí nghiệp Hải Phòng, Xí nghiệp Hà Nội. Phòng kiểm toán Kiểm toán báo cáo hết qúy I/2002. Tháng 4và tháng 5/2002 Xí nghiệp Ninh Bình, Xí nghiệp Quảng Ninh, Xí nghiệp Sơn la, ... Phòng kiểm toán Kiểm toán báo cáo quyết toán qúy II và 6 tháng/2002 Tháng 7 và tháng 8/2003 Xí nghiệp Đà Nẵng, Xí nghiệp Vũng Tàu, chi nhánh Gia Lai, chi nhánh Khánh Hòa, Xí nghiệp Bắc Thái. Phòng kiểm toán. Kiểm toán báo cáo tài chính qúy II và 9 tháng/2002 Tháng 10 và tháng 11/2002 Chi nhánh Bắc Kạn, Xí nghiệp Hải phòng, Xí nghiệp Quảng Ninh, Xí Nghiệp Bắc Ninh,... Phòng kiểm toán. Ngoài ra: - Thực hiện kiểm toán thường xuyên báo cáo tài chính tháng các xí nghiệp gửi lên. - Kiểm toán đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. - Thời gian còn lại nghiên cứu tài liệu, học tập nghiệp vụ chuyên môn. Phòng kiểm toán trình Giám đốc Công ty phê duyệt để phòng có cơ sở thực hiện chương trình công tác năm 2002. Giám đốc Công ty duyệt phòng kiểm toán Trưởng phòng Đào Thị Hường II. Kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính tại xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. Kiểm toán hàng tồn kho là một nội dung rất thường xuyên trong các cuộc kiểm toán của phòng kiểm toán nội bộ bởi vì một lý do thực tế là đây là một khoản mục quan trọng trên các báo cáo tài chính và hầu hết các đơn vị trong Công ty đều có sai sót trong khoản mục này. Vì đây là nột khoản mục trên báo cáo tài chính nên nó được tiến hành kiểm toán theo mục quy trình chung như các khoản mục khác. Quy trình này được thể hiện trên sơ đồ sau: Thực hiện kiểm toán. Chuẩn bị kiểm toán. Sơ đồ 5: Quy trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho. Kết thúc kiểm toán. Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán. 1.Chuẩn bị kiểm toán. 1.1. Xác định mục tiêu kiểm toán. Tại phòng kiểm toán của Công ty Hoá Chất Mỏ, kiểm toán chu trình hàng tồn kho thường hướng tới: - Tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho, lưu kho, xuất kho để sản xuất sản phẩm, nhập kho sản phẩm hoàn thành. - Tính tuân thủ các chế độ, quy định về phản ánh các nghiệp vụ hàng tồn kho trong sổ sách kế toán. - Tính chính xác và đầy đủ của các khoản mục trong chu trình trên bảng cấn đối kế toán. 1.2. Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán. Với số lượng 4 người, một cuộc kiểm toán của phòng kiểm toán Công ty Hoá Chất Mỏ thường chỉ bao gồm 2 hoặc 3 kiểm toán viên tuỳ thuộc vào quy mô và phạm vi của cuộc kiểm toán. Trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh, nhân sự bao gồm: 1. Ông Trương Trọng Thành - Phó phòng kiểm toán. 2. Ông Lê Văn Bách - Chuyên viên. 3. Ông Lê Ngọc Tuấn - Chuyên viên. 1.3. Thông báo kiểm toán. Đây cũng là một phần của công việc chuẩn bị kiểm toán. Phòng kiểm toán nội bộ sẽ gửi công văn thông báo cho đơn vị được kiểm toán biết trước kế hoạch kiểm toán, trong thông báo bao gồm các nội dung cơ bản sau: Mục tiêu và nội dung của cuộc kiểm toán. Thời gian tiến hành kiểm toán. Danh sách các kiểm toán viên thực hiện kiểm toán. ... Mẫu thông báo kiểm toán được thể hiện qua bảng 9: Công ty Hóa Chất Mỏ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Phòng kiểm toán nội bộ Độc lập - tự do - hạnh phúc. Số ../TB - KTNB Hà Nội, ngày 15 tháng 2 năm 2002 THông báo Kính gửi: Đồng chí Giám đốc xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh. Trên cơ sở kế hoạch năm 2002 đã đựơc Giám đốc Công ty phê duyệt, phòng kiểm toán nội bộ sẽ đến kiểm tra Báo cáo quyết toán năm 2001 của đơn vị từ 14 giờ, ngày 20 tháng 2 năm 2002 đến 11 giờ, ngày 25 tháng 2 năm 2002. Nội dung kiểm tra: Bao gồm toàn bộ các tài liệu liên quan đến quyết toán tài chính năm 2001. Thành phần tham gia kiểm toán. - Đồng chí: Trương Trọng Thành - trưởng đoàn. - Đồng chí: Lê Văn Bách - kiểm toán viên. - Đồng chí: Lê Ngọc Tuấn - kiểm toán viên. Nhận được thông báo này, đề nghị đơn vị chuẩn bị tài liệu sổ sách và tạo điều kiện để đợt kiểm toán đạt hiệu quả cao. T/ L Giám đốc Công ty. Trưởng phòng Đào Thị Hường 1.4. Thu thập thông tin về Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh: Kiểm toán nội bộ có ưu điểm là thông tin về đơn vị dược kiểm toán luôn được cập nhật. Chính vì vậy kiểm toán viên nội bộ không mất nhiều thời gian trong việc tiếp xúc, điều tra đơn vị được kiểm toán như các kiểm toán viên độc lập. Những thông tin về Xí nghiệp Hoá Chất Mỏ Quảng Ninh mà kiểm toán viên đã nắm được như sau: * Thông tin về môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là yếu tố hết sức quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xảy ra những sai lầm, rủi ro trong công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán hàng tồn kho nói riêng. Thông thường với những kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm họ thường dựa vào thái độ của ban lãnh đạo trong đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu như Ban lãnh đạo trong doanh nghiệp hầu hết là thẳng thắn trong công việc, không có những biểu hiện của việc kéo bè cánh, làm những việc khuất tất... thì thường là sổ sách, chứng từ kế toán của đơn vị đó được lập và luân chuyển đầy đủ, rõ ràng và nếu có sai sót thường là những sai sót không dáng kể và không cố ý. Ngược lại nếu Ban lãnh đạo đơn vị lại tỏ ra “thoáng” quá thì sẽ dẫn tới việc thiếu sổ sách chứng từ hoặc việc ký duyệt không thực hiện theo đúng quy định. Hoặc trong thực tế đôi khi có những đơn vị trong đó đội ngũ nhân sự không đoàn kết nhất trí với nhau, không bảo ban được nhau, có những nhân viên rất lười làm việc, do vậy công việc dồn hết vào một người còn những người khác thì ngồi chơi. Nếu như điều này xảy ra ở phòng kế toán của đơn vị thì sẽ dẫn tới vi phạm nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong kiểm toán do vậy sẽ dẫn tới những gian lận. Tại Xí nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh có 1 Giám đốc điều hành chung về công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị, 2 Phó Giám đốc là Phó Giám đốc điều kiện và Phó Giám đốc kỹ thuật. Thái độ và cung cách làm việc của Ban Giám đốc xí nghiệp là nghiêm túc, thẳng thắn. Xí nghiệp là một trong những đơn vị thành viên hoạt động tốt của Công ty Hóa Chất Mỏ. Trong năm 2001, xí nghiệp là một trong 10 thành viên hoàn thành vượt mức kế hoạch cả về sản xuất và doanh thu, Giám đốc xí nghiệp được bầu chọn là Giám đốc giỏi theo tiêu chuẩn xét chọn của Công Đoàn Công ty. Xí nghiệp đã có nhiều cố gắng trong việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: Sản xuất, phối chế và thử nghiệm vật liệu nổ công nghiệp. Xuất nhập khẩu vật liệu nổ công nghiệp, nguyên liệu, hóa chất để sản xuất vật liệu nổ công nghiệp. Sản xuất cung ứng dây điện, bao bì đóng gói thuốc nổ, giấy sinh hoạt, than sinh hoạt, vật liệu xây dựng. Làm dịch vụ khoan nổ mìn cho các mỏ lộ thiên, hầm lò, nổ mìn dưới nước theo yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy trong năm 2001, xí nghiệp đã đạt doanh thi gần 134 tỷ và lãi 500 triệu. Đây là một con số rất đáng ghi nh