Đề tài Kiểm toán, xác định đối tượng kiểm toán và hình thành phương pháp kiểm toán

chi phí sản xuất, và về phía nguồn vốn, một bộ phận cố định đã chuyển hoá thành nguồn vốn lưu động. Như vậy nhận xét về phương pháp luận của kiểm toán đòi hỏi chúng ta phải đứng trên quan điểm duy vật biện chứng khi phân tích, lý giải các đối tượng kiểm toán. Điều này là cơ sở đảm bảo từ ban đầu tính độc lập và khách quan của hoạt động kiểm toán, đảm bảo tính chuẩn xác của các xét đoán mà kiểm toán viên nêu ra. Tuy nhiên, để có thể phân tích diễn giải vấn đề và tiến tới lựa chọn, sử dụng một phương pháp kiểm toán thích hợp và hiệu quả nhất cho mỗi phần hành kiểm toán thì việc nắm bắt một cách khoa học và hệ thống những phương pháp chung và cơ sở phương pháp luận là chưa đủ mà kiểm toán viên còn phải biết vân dụng nhuần nhuyễn các phương pháp, kỹ thuật chuyên nghành liên quan của khoa học thống kê, toán học phân tích kinh tế. b. Cơ sở phương pháp kỹ thuật. Kiểm toán sử dụng các phương pháp kỹ thuật của một số môn khoa học để xây dựng ra hệ thống phương pháp kỹ thuật cụ thể trong kiểm toán: + Kiểm toán sử dụng phương pháp kỹ thuật của môn: toán học, như số học ước lượng, dự báo, chọn mẫu + Kiểm toán sử dụng phương pháp kỹ thuật của môn: kế toán như phương pháp chứng từ, phương pháp tính giá, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối. + Kiểm toán sử dụng phương pháp kỹ thuật của môn: phân tích hoạt động kinh doanh như phân tích xu hướng, phân tích tỷ suất, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch Qua phân tích trên, chúng ta thấy phương pháp kiểm toán là sự vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và các bộ môn khoa học tự nhiên và kinh tế vào quá trình thu thập bằng chứng, xác minh, đánh giá, nhận xét những nội dung kiểm toán được thể hiện qua các thông tin do đối tượng kiểm toán cung cấp và các tài liệu khác có liên quan, nhằm đảm bảo tính độc lập, khách quan cho kết luận kiểm toán. Chúng ta có thể mô tả khái quát về hệ thống phương pháp kiểm toán trên sơ đồ1. 2.1.2. Khái quát về các phương pháp. (sơ đồ 1). Phương pháp kỹ thuật Hệ thống phương pháp kiểm toán Phương pháp luận Kiểm toán ngoài chứng từ Kiểm toán chứng từ Điều tra Kiểm kê Kiểm toán cân đối Thực nghiệm Đối chiếu logic Đối chiếu trực tiếp 2.2. Phương pháp kiểm toán chứng từ. Khái niệm: Phương pháp kiểm toán chứng từ là phương pháp trong đó kiểm toán viên dựa trên phần thông tin tài chính được phản ánh ở trên các tài liệu kế toán để thu thập bằng chứng. Thực ra có thể coi phương pháp kiểm toán chứng từ như một phân hệ bao gồm những phương pháp kiểm toán sau đây: 2.2.1. Phương pháp kiểm toán cân đối. a. Khái niệm: Kiểm toán cân đối là phương pháp dựa trên các cân đối cụ thể các phương trình kế toán để kiểm tra các quan hệ nội tại của các yếu tố cấu thành quan hệ cân đối đó. b. Nội dung phương pháp: + Cân đối tổng quát: Cân đối tổng quát là được xem xét nghin cứu mối tương quan trong một phương trình kế toán cơ bản. Các cân đối này trong một số trường hợp thường xuyên không được duy trì hoặc bị phá vỡ do vậy kiểm toán viên phải xem xét nguyên nhân dẫn đến sự mất cân đối đó. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn. Tổng tài sản = Tài sản lưu động + Tài sản cố định. Tổng nguồn vốn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Tổng tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Tổng phát sinh bên nợ = Tổng phát sinh bên có. Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm. Các nguyên nhân dẫn đến sự mất cân đối. . Do bản thân các quy định về tài chính kế toán về các chế độ nói chung làm cho các mối quan hệ không cân bằng về lượng. . Do lỗi xử lý trong kế toán. + Cân đối cụ thể. Cân đối cụ thể là biểu hiện thông qua các định khoản kế toán thể hiện trong các sổ sách khác nhau như sổ nhật ký, bảng kê sổ cái Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét các đối ứng có hợp lý hay không qui mô tiền tệ có phù hợp hay không và phải chú ý vào các khoản vay thêm. c. Điều kiện áp dụng. . Nắm bắt được một cách chính xác và bản chất của các quan hệ, cân đối tài chính kế toán, vì nó có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc thiết lập và sử dụng phương pháp kiểm toán cân đối. . Xem xét các cân đối tổng quát có luôn được duy trì một cách hợp lý không. . Xem lại bản chất riêng của từng mối liên hệ cụ thể để tìm kiếm nguồn gốc phát sinh ra sự không cân đối đó. . Khi tiến hành kiểm toán, các kiểm toán viên trước hết phải xác định xem các cân đối tổng quát có cân bằng không và nếu không cân bằng thì do nguyên nhân nào. 2.2.2. Phương pháp đối chiếu trực tiếp. a. Khái niệm: Đối chiếu trực tiếp là so sánh xem xét đối chiếu về mặt trị số của cùng một chỉ tiêu trên các tài liệu khác nhau. b. Các loại đối chiếu trực tiếp. - Loại1: Đối chiếu giữa số cuối kỳ và số đầu năm hoặc giữa vài kỳ kế toán để xem xét xu hướng biến động của các mặt hoạt động tương ứng với chỉ tiêu đó trên bảng cân đối kế toán (đối chiếu ngang). - Loại2: Đối chiếu trị số giữa các bộ phận của tổng thể để xem xét cơ cấu phân bổ nhờ các tỷ suất ( đối chiếu dọc). Tổng tài sản cố định Tài sản cố định = . 100% Tổng tài sản. - Loại3: Đối chiếu giữa số dự đoán định mức kế hoạch với số thực tế để xem xét đánh giá mức độ phấn đấu thực hiện các mục tiêu thể hiện trên các chỉ tiêu tương ứng. - Loại4: Đối chiếu chỉ số của cùng một chỉ tiêu trong cùng một kỳ kế toán trên các tài liệu khác nhau. - Loại5: Đối chiếu trị số của các bộ phận với trị số của các yếu tố cấu thành chỉ tiêu đó. - Loại6: Đối chiếu trị số của các chỉ tiêu trong công ty với các chỉ tiêu của các công ty khác cùng nghành, cùng quy mô. c. Điều kiện áp dụng: . Xác định những tính chất hay những sai lệch không bình thường trong bảng cân đối kế toán hay trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. . Chỉ tiêu quan tâm được hạch toán theo cùng một chuẩn mực (về nội dung, về phương pháp và đơn vị hạch toán, về phạm vi biểu hiện) và phải trong cùng một thời gian và điều kiện tương tự nhau tức là chỉ tiêu so sánh phải đồng nhất và cùng một phương pháp tính toán. 2.2.3. Đối chiếu logic. a. Khái niệm: Đối chiếu logic là đối chiếu các trị số của các chỉ tiêu có quan hệ với nhau theo xu hướng nhất định hay theo tỷ lệ nhất định. b. Các loại phân tích logic: Phân tích xu hướng của các nghiệp vụ các khoản mục, đây là quá trình phân tích những thay đổi của một số dư tài khoản nhất định của một loại nghiệp vụ giữa kỳ hiện tại và những kỳ trước hoặc trong suốt một vài kỳ kế toán dựa trên sự hiểu biết về các yếu tố tạo ra xu hướng của số dư tài khoản, loại hình nghiệp vụ kiểm toán viên có thể xác định số dự toán của năm hiện tại để so sánh xem xét với số thực tế. Nhằm đánh giá sự tương quan giữa các tài sản giữa các loại hình nghiệp vụ với nhau để xem xét tính hợp lý, các mối quan hệ các yếu tố. + Tỷ suất giữa loại hình nghiệp vụ và số dư tài sản. + Tỷ suất giữa loại hình nghiệp vụ này với loại hình nghiệp vụ khác. Ví dụ: Chiết khấu thương mại < 10% Tổng doanh thu. + Tỷ suất giữa số dư tài khoản này với số dư tài khoản khác. Ví dụ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho. + Tỷ suất giữa dữ liệu tài chính với dữ liệu hoạt động. Ví dụ: Chi phí tiền lương công nhân viên. Tổng số lao động. + Các tài sản tài chính như tài sản lợi nhuận. . Nhóm tài sản cấu trúc tài chính: Tổng tài sản cố định Tỷ suất đầu tư tài sản cố định = Tổng nguồn vốn. 70% - 80% là hợp lý đối với nghành công nghiệp nặng. Khoảng 50%: đối với nghành công nghiệp nhẹ. Khoảng 20% - 30%: đối với nghành thương mại dịch vụ. Nguồn vốn chủ sở hữu. Tỷ suất tự tài trợ = Tổng tài sản. Nhóm tỷ suất thanh toán. Tổng tài sản lưu động. Tỷ suất thanh toán hiện hành = Nợ ngắn hạn. Tỷ suất này khoảng: 200% là tốt. Tiền + Đầu tư ngắn hạn. Tỷ suất thanh toán tức thời = Nợ ngắn hạn. Tỷ suất này bằng 0,5 là tốt nhất. c. Điều kiện áp dụng: . Kiểm toán viên phải phát hiện được những điểm không hợp lý của các mối quan hệ mang tính tất yếu, hiển nhiên để có thử nghiệm, thủ tục kiểm toán kịp thời và cần thiết đối với các đối tượng cụ thể nhằm lượng hoá cho những chênh lệch cùng nguyên nhân của chúng, phục vụ cho việc tạo lập bằng chứng kiểm toán. Ví dụ như: Khi tài khoản tiền giảm đi đáng kể thì các khoản mục tương ứng cũng phải có biến động với mức độ phù hợp. Có thể xảy ra các trường hợp sau: + Công ty xuất tiền để mua nguyên vật liệu (đối với đơn vị sản xuất) hoặc để mua hàng hoá (đối với đơn vị kinh doang thương mại) thì các tài khoản vật tư hàng hoá phải tăng thêm. + Nếu số tiền mặt được xuất ra được dùng để chi trả các khoản phải trả (cho người bán, cho công nhân viên, nộp lệ phí cấp trên) thì các khoản phải trả sẽ giảm đi. + Nếu tài khoản tiền gửi ngân hàng được chuyển khoản để mua sắm tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản thì các khoản giá trị tài sản cố định hoặc chi phí đầu tư xây dựng dở dang phải tăng lên. Tương tự như vậy khi thành phẩm hoặc hàng tồn kho giảm thì cũng có nghĩa tiền mặt, tiền gửi hoặc các khoản phải thu phải tăng lên. Kiểm toán viên phải lưu ý hướng biến động của hàng tồn kho và các khoản mục liên quan là ngược nhau, nghĩa là nếu khối lượng hàng tồn kho tăng (hoặc giảm) thì các khoản mục liên quan như tiền, chi phí sản xuất phải giảm (hoặc tăng lên). hơn nữa mức biến động cũng có thể không đồng nhất trên từng khoản mục, bởi lẽ ở đây số lượng và đơn vị tham gia vào tính toán là khác nhau song tất nhiên phải ở một xu hướng biến động có thể chấp nhận được. Như vậy, phương pháp đối chiếu logic sẽ rất hữu ích trong việc giúp kiểm toán viên phát hiện một cách nhanh nhất các gian lận, sai sót khi tiến hành xem xét khái quát các mối quan hệ kinh tế, tài chính thuộc đối tượng kiểm toán và trên cơ sở đó sẽ định hướng cho việc kiểm toán từng khoản mục, nghiệp vụ cụ thể khi phát hiện thấy những mâu thuẫn (chênh lệch quá lớn) hay xu hướng biến động của các chỉ tiêu có liên quan trái với xu hướng bình thường. Như vậy, khi sử dụng hai phương pháp kiểm toán đối chiếu trực tiếp và đối chiếu logic, một công việc chung và mang tính bắt buộc mà kiểm toán viên phải thực hiện là đối chiếu, soát xét tài liệu, tất nhiên là trên các phương tiện khác nhau do đặc thù và đòi hỏi của từng phương pháp. Chính vì vậy trong kiểm toán, sự kết hợp của hai phương pháp trên còn được gọi là “ Phương pháp kiểm toán rà soát tài liệu”. Song cũng cần lưu ý rằng khi việc rà soát tài liệu được sử dụng một cách rộng rãi hơn như những cách tư duy, suy lý cho mỗi quan hệ. Và theo đó kiểm toán tài chính đã hình thành 3 loại trắc nghiệm là: Trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số dư, trắc nghiệm phân tích. 2.3. Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ: Khái niệm: Kiểm toán ngoài chứng từ là phương pháp mà trong đó kiểm toán viên chưa có cơ sở dữ liệu và phải dùng các phương pháp thích hợp để thu thập bằng chứng kiểm toán. Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ bao gồm 3 phương pháp: kiểm kê, điều tra và thực nghiệm. 2.3.1. Phương pháp kiểm kê: a. Khái niệm: Kiểm kê là một phương pháp truyền thống của kế toán, là phương thức kiểm đếm tại chỗ số vật tư, tài sản, tiền vốn, hoặc có để nhằm đối chiếu với các phản ánh trên sổ sách để làm cho sự ghi chép của kế toán đúng với số thực có của tài sản. b. Các bước tiền hành kiểm kê: - Bước1: Chuẩn bị kiểm kê đây là khâu đầu tiên và có ảnh hưởng tới kết quả kiểm kê, trong khâu này cần phải xác định mục tiêu kiểm kê, các trang thiết bị kiểm kê. - Bước2: Thực hiện kiểm kê, kiểm kê phải tiến hành theo trình tự đã xác định và thường xuyên ghi chép trên các phiếu kiểm kê để tạo lập bằng chứng kiểm toán. - Bước3: Kết thúc kiểm kê, phải lập biên bản kiểm kê, ghi rõ mục tiêu kiểm kê, nội dung trình tự tiến hành các chênh lệch đã được phát hiện và đưa ra các kiến nghị xử lý các chênh lệch đó. c. Điều kiện tiến hành kiểm kê: . Tiến hành kiểm kê vào thời điểm nào để có thể loại trừ mọi ảnh hưởng xấu đến kết quả kiểm kê. Trường hợp này thì kinh nghiệm và trình độ thể hiện ở khả năng phán đoán của kiểm toán viên có ý nghĩa rất quan trọng. Kiểm toán viên căn cứ vào đặc thù của từng cuộc kiểm toán cụ thể hơn nữa chức năng của kiểm toán được thực hiện với nhiều đối tượng khác nhau, trong nhiều khách thể với những chủ thể khác nhau để từ đó đề ra một phương pháp kiểm kê thích ứng về thời điểm. . Về không gian: kiểm toán viên phải xác định một phạm vi kiểm kê phù hợp. . Kiểm toán viên cần căn cứ vào tính chất của các loại vật tư, tài sản cần kiểm kê vể số lượng, giá trị cũng như đặc tính kinh tế, kỹ thuật của chúng để chọn một loại hình kiểm kê tối ưu nhất. Tổng kiểm kê hay kiểm kê toàn diện. Kiểm kê điển hình. Kiểm kê chọn mẫu. . Lập một kế hoạch kiểm kê hay quy trình kiểm kê theo hướng đơn giản, kinh tế nhưng hiệu quả. . Căn cứ vào mục tiêu, hay qui mô và thời hạn kiểm kê để tiến hành bố trí lực lượng, cơ cấu nhân viên kể cả những chuyên gia về kỹ thuật (như kỹ sư hoá chất, kỹ sư điện, các chuyên viên về vật tư) và cũng như các phương tiện kỹ thuật đo lường cần thiết, bởi lẽ đây là những yếu tố quyết định chất lượng của kiểm kê nói riêng và của kiểm toán nói chung. . Tiến hành kiểm kê phải theo đúng yêu cầu và mục đích đề ra. Như vậy, kiểm kê là một phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ với kỹ năng kiểm tra đơn giản, rất có cơ sở thực tế và hơn nữa lại rất phù hợp với chức năng của kiểm toán (thông qua thực tế để khẳng định số liệu trên sổ sách). Do đó trong kiểm toán phải luôn luôn gắn chặt kỉêm kê vào quy trình chung của kiểm toán, nhất là ngoại kiểm. Vấn đề mấu chốt của phương pháp này là kiểm toán viên phải chứng kiến một cách trực tiếp việc kiểm kê và đếm tài sản để chứng mịnh số lượng cũng như chất lượng và tình trạng của tài sản là đúng với bảng kê khai và xác nhận tình trạng tài sản đó. Do tính ưu việt và lợi thế như trên, phương pháp kiểm kê thường được áp dụng với việc kiểm kê tiền mặt, tín phiếu, tài sản thế chấp, hàng hoá, nguyên vật liệu và tài sản cố định hữu hình. 2.3.2. Thực nghiệm (còn gọi là phương pháp trắc nghiệm). a. Khái niệm: Phương pháp thực nghiệm là phương pháp tái diễn các hoạt động hay nghiệp vụ để xác minh lại kết quả một quá trình, một sự việc đã qua, hoặc sử dụng các thủ pháp kỹ thuật nghiệp vụ để tiến hành các phép thử nhằm xác định một cách khách quan chất lượng công việc, mức độ chi phí phù hợp. b. Điều kiện áp dụng phương pháp này: - Khi tiến hành kiểm toán viên quan tâm độ tin cậy của kết quả các qúa trình đã diễn ra, các tài sản đã tồn tại - Cần sử dụng cả những cách thức, kỹ thuật trong khoa học hoá nghiệm hay trong kỹ thuật hình sự để khẳng định một vụ việc trước khi đưa ra kết luận. - Đôi khi kiểm toán viên phải vận dụng cả những kỹ thuật chuyên nghành khác như: phải thuê chuyên gia giám định trong các lĩnh vực hoá học, cơ lý học, xây dựng 2.3.3. Phương pháp điều tra. a. Khái niệm: Điều tra là phương pháp kiểm toán mà theo đó bằng những cách thức khác nhau kiểm toán viên tiếp cận đối tượng kiểm toán nhằm tìm hiểu, thu nhận những thông tin cần thiết để đánh giá và xác định lại một tài liệu hoặc một thực trạng rồi đi đến những đánh giá, nhận xét hay kết luận kiểm toán. b. Nội dung: Theo yêu cầu của từng cuộc kiểm toán và đặc điểm của từng đối tượng kiểm toán cụ thể, kiểm toán viên có thể sử dụng các phương pháp điều tra khác nhau: - Phỏng vấn, điều tra trực tiếp: kiểm toán viên gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với các đối tượng có liên quan. - Điều tra gián tiếp: sử dụng các bảng, phiếu có sắn câu hỏi cần quan tâm. Chẳng hạn một tờ giấy có chứa sẵn các câu hỏi dạng trả lời Có hoặc Không. Do cách thức tiến hành đơn giản, hiệu quả cao nên phương pháp này được sử dụng rất phổ biến trong kiểm toán. Một số trường hợp điển hình là: . Tiếp cận với bên có liên quan, dò hỏi, phỏng vấn, thu lượm và tích luỹ dữ liệu, loại dần và thu gọn đối tượng xác minh cho những nội dung kiểm toán, cụ thể và đang cần thẩm định lại các thông tin bổ sung cho các dữ liệu đã có. . Chọn mẫu hoặc chọn điển hình các đối tượng kiểm toán, xác minh làm rõ các vấn đề cần kiểm toán. . Tìm hiểu khách thể kiểm toán hay làm quen với khách hàng, coi như bước khảo sát, điều tra sơ bộ để đưa ra quyết định chấp nhận hay không quyết định chấp nhận thư hẹn kỉêm toán của khách hàng (đối với kiểm toán độc lập) hoặc lập kế hoạch kiểm toán đối với kiểm toán (đối với kiểm toán nhà nước) 2.4. Phương pháp kiểm toán chọn mẫu. Khái niệm: Chọn mẫu kiểm toán là chọn một số phần tử gọi là mẫu trong một hệ thống các phần tử gọi là tổng thể để từ các đặc trưng của mẫu được chọn sẽ suy đoán và rút ra kết luận về các phần tử đặc trưng của tổng thể mẫu. 2.4.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của phương pháp chọn mẫu. Chúng ta biết rằng đối tượng kiểm toán là thực trạng hoạt động tài chính – kế toán bao gồm những nghiệp vụ cụ thể, những tài sản cụ thể, những chứng từ cụ thể và thường được biểu hiện bằng số tiền xác định. Trong khi đó số lượng các nghiệp vụ, tài sản hay chứng từ đó lại là những đám đông bao gồm nhiều quần thể với số lượng rất lớn các phần tử cụ thể. Đối với những đối tượng có phạm vi địa lý và quy mô hoạt động rộng(như hoạt động của một cấp ngân sách, một tổng công ty có nhiều thành viên, mỗi công ty thành viên lại có nhiều xí nghiệp) thì không thể kiểm toán tất cả mọi nội dung và mọi đơn vị có liên quan. Do đó, trong nhiều trường hợp (mà nhất là trong kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán định kỳ) không thể kiểm soát tất cả các đối tượng, các tài sản, cũng không thể soát xét và đối chiếu tất cả các chứng từ kế toán, các số dư của các tài khoản được. Trong khi đó, chuẩn mực thận trọng thích đáng lại không cho phép công tác kiểm toán bỏ qua những sai phạm trọng yếu để loại trừ những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, giảm tối đa rủi ro phát hiện. Trên giác độ khác nhau, niềm tin của những người quan tâm đến tình hình tài chính của đơn vị được kiểm toán cũng đòi hỏi kiểm toán viên phải đưa ra được những đánh giá chính xác nhất trong những điều kiện cho phép về chất lượng của bảng công bố tài chính. Như vậy, giữa yêu cầu về chất lượng kiểm toán và khả năng xác minh toàn diện các đối tượng kiểm toán đã phát sinh mâu thuẫn. Chìa khoá để mở ra bí quyết mâu thuẫn trên chính là phương pháp kiểm toán chọn mẫu theo tinh thần: với số lượng xác định, với tính đại diện cao của mẫu chọn sẽ giúp cho kiểm toán viên vẫn đảm bảo chất lượng kiểm toán với thời lượng có hạn và chi phí kiểm toán thấp. Tính đại diện của mẫu càng cao thì số lượng mẫu kiểm toán sẽ càng ít, chi phí kiểm toán càng giảm trong khi vẫn đảm bảo yêu cầu chất lượng kiểm tóan. 2.4.2. Rủi ro trong chọn mẫu và loại hình chọn mẫu trong kiểm toán. Trước hết chúng ta cần hiểu khái niệm tổng thể và mẫu đại diện: - Tổng thể là toàn bộ số liệu mà kiểm toán viên phải chọn mẫu đại diện để kiểm toán và từ đó đánh giá kiểm tra mẫu đại diện đó. - Mẫu đại diện là mẫu mà các đặc điểm của mẫu cũng giống như những đặc điểm tổng thể. Vấn đề đặt ra là chọn mẫu bằng cách nào và chọn mẫu với đặc điểm và số lượng ra sao để đảm bảo chất lượng mẫu cao nhất, nghĩa là chọn được mẫu tiêu chuẩn với những đặc điểm tổng thể có mẫu được chọn ra. Chẳng hạn qua kiểm soát nội bộ xác định có 3% phiếu chi không có chứng từ gốc kèm theo. Nừu trong một tập phiếu chi chỉ chọn ra 100 phiếu thấy có đúng 3 lần thiếu chứng từ gốc thì mẫu được chọn là tiêu biểu. Có hai khả năng dẫn đến phiếu được chọn là không tiêu biểu là: Rủi ro do chọn mẫu và rủi ro không do chọn mẫu. Tuy vậy, cả hai đều có thể kiểm soát khi kiểm toán viên thận trọng trong việc chọn mẫu. - Rủi ro chọn mẫu: là sai lầm vốn có trong chọn mẫu do không khảo sát (trặc nghiệm) toàn bộ chứng từ nghiệp vụ. Khả năng này luôn tồn tại do hạn chế vốn có của chọn mẫu. Dù sai lầm không do chọn mẫu là không có thì vẫn có khả năng có mẫu chọn không tiêu biểu. Ví dụ như: Quần thể chứng từ có tỷ lệ khác biệt là 3% thì kiểm toán viên vẫn có thể chọn một mẫu có chứa ít hơn hoặc nhiều hơn 3%. Kiểm toán viên có thể sử dụng một trong hai cách hoặc cả hai cách sau để giảm bớt rủi ro do chọn mẫu: Một là: Tăng quy mô mâu. Hai là: Lựa chọn phương pháp thích hợp cho quá trình lựa chọn các khoản mục mẫu từ tổng thể, Kiểm toán viên có thể lựa chọn phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên hay chọn mẫu hệ thống. - Rủi ro không do chọn mẫu xảy ra khi các trắc nghiệm không thấy khác biệt trong mẫu chọn. Như trong ví dụ nêu trên, có 3 phiếu chi không gắn chứng từ gốc, nên kiểm toán viên không thấy có những biểu hiện khác biệt thì rủi ro không phải do mẫu chọn ra. Có hai nguyên nhân dẫn tới sai sót không do mẫu chọn là: + Kiểm toán viên không thấy có sự khác biệt trong mẫu chọn do không nhận biết rõ về nội dung, phạm vi cụ thể của kiểm toán. + Trình tự kiểm tra không thích hợp, đó là mục tiêu và bước đi không rõ ràng. Như ví dụ nêu trên, mục tiêu chọn mẫu là xem xét các thủ tục chứng từ trong đó buộc phiếu chi phải kèm theo chứng từ gốc. Do đó, thiết kế thận trọng các thủ tục kiểm toán, giám sát đúng đắn và có hướng dẫn là cách hạn chế rủi ro trong chọn mẫu. Trong chọn mẫu kiểm toán cần đặc biệt chú trọng đặc điểm hình thức biểu hiện phổ biến của đối tượng kiểm toán là thước đo tiền tệ, nghĩa là: Mỗi loại nghiệp vụ hay tài sản được phản ánh vào chứng từ, tài khoản và hình thành các khoản mục của các bảng cân đối tài chính đều bằng tiền tệ. Cho nên có thể có hai căn cứ để chọn mẫu: Đơn vị hiện vật về số lượng các khoản mục, các chứng từ trong một đám đông hay gía trị của đám đông đó. Với mỗi một căn cứ cụ thể mức đại diện của mẫu chọn lại khác nhau. Muốn nâng cao chất lượng của mẫu chọn, phải tuỳ trường hợp cụ thể để xác định căn cứ và cách thức tiến hành chọn mẫu. Như vậy, trong tất cả các vấn đề nêu trên, loại hình và phương pháp chọn mẫu cùng quy mô tương ứng của mẫu chọn là vấn đề trung tâm trong chọn mẫu kiểm toán. Nói chung có nhiều phương pháp chọn mẫu đại diện và mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Các phương pháp thường áp dụng là: - Nếu phân theo hình thức biểu hiện của kiểm toán (đặc tính của đám đông) thì có thể chọn mẫu theo đơn vị hiện vật hoặc theo giá trị tiền tệ. - Nếu phân chia theo cách thức cụ thể để chọn mẫu có thể chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu hệ thống (còn gọi là chọn mẫu phi xác xuất). - Nếu phân theo cơ sở của chọn mẫu thì có chọn mẫu xác xuất và chọn mẫu phi xác xuất. Sau đây chúng ta sẽ đi vào phương pháp chọn mẫu tiêu biểu. 2.4.3. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. - Khái niệm: Chọn mẫu ngẫu nhiên là phương pháp chọn khách quan máy móc theo một phương pháp đã xác định và các phần tử trong tổng thể có cơ hội như nhau để trở thành mẫu chọn. Đặc trưng: + áp dụng phương pháp máy móc và tiến hành đánh giá một cách khách quan về kết quả nhận được. + Các phần tử có cơ hội như nhau. Do đó, để đảm bảo là mẫu chọn ngẫu nhiên mang tính đại diện cao đòi hỏi kiểm toán viên phải sử dụng một phương pháp có tính hệ thống hoá cao. Trong kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên được thể hiện theo ba cách sau: Thông qua bảng số ngẫu nhiên. Chọn qua máy tính. Chọn thống kê. a. Chọn mẫu thông qua bảng số ngẫu nhiên. - Bảng số ngẫu nhiên là tập hợp các con số ngẫu nhiên dược sắp xếp hoàn toàn ngẫu nhiên sử dụng trong quá trình chọn mẫu. - Các con số ngẫu nhiên là số có 5 chữ số được xếp theo hàng và theo cột do hiệp hội thương mại liên quốc gia tiến hành. - Các bước tiến hành. + Bước1. Định lượng các đối tượng kiểm toán và định dạng các phần tử bằng một hệ thống các con số duy nhất. + Bước2. Xác định mối liên hệ giữa các số chữ số chữ số của phần tử đã được định dạng với số chữ số của số ngẫu nhiên trên bảng số ngẫu nhiên. . Trường hợp 1: Số chữ số của phần tử đã được định dạng bằng chữ số của số ngẫu nhiên trên bảng số trong trường hợp này kiểm toán viên lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên để tiến hành chọn mẫu. . Trường hợp 2: Số chữ số của phần tử đã được định dạng nhỏ hơn 5 chữ số. . Trường hợp 2 (1). Trường hợp số chữ số = 2 trong trường hợp này kiểm toán viên có 4 cách lựa chọn số ngẫu nhiên lấy 2 chữ số đầu hoặc 2 chữ số gần đầu hoặc 2 chữ số gần cuối của số ngẫu nhiên trên bảng số. . Trường hợp 2 (2). Trường hợp số chữ số = 3 trong trường hợp này kiểm toán viên có 3 cách lựa chọn, 3 chữ số đầu, 3 chữ số giữa, hoặc 3 chữ số cuối. . Trường hợp 2 (3). Trường hợp số chữ số = 4 trong trường hợp này kiểm toán viên có 2 cách lựa chọn: 4 chữ số đầu hoặc 4 chữ số cuối. . Trường hợp 3: Số chữ số của phần tử đã định dạng lớn hơn 5, trong trường hợp này kiểm toán viên sẽ quy định đâu là cột chủ đâu là cột phụ và khi tiến hành chọn mẫu sẽ lấy toàn bộ 5 chữ số của số ngẫu nhiên trên cột chủ, và lấy thêm số chữ số tương ứng trên cột phụ để có được số ngẫu nhiên có chữ só phù hợp. + Bước3. Xác định lộ trình sử dụng bảng số ngẫu nhiên. Lộ trình từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên. Chọn từ trái qua phải và từ phải qua trái + Bước4. Chọn điểm xuất phát lựa chọn phải hoàn toàn ngẫu nhiên. b. Chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính. Ngày nay phần lớn các hãng, công ty kiểm toán đã thuê hoặc xây dựng các chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên qua máy tính nhằm tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong chọn mẫu. Nói chung các chương trình chuyên dùng này rất đa dạng song vẫn tôn trọng 2 bước đầu tiên của chọn mẫu theo “Bảng số ngẫu nhiên” là lượng hoá mỗi khoản mục, chứng từ, tài sản