Đề tài Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp để phân tích ý nghĩa và mối quan hệ biện chứng giữa 8 nguyên tắc cơ bản về tổ chức

Lời nói đầu Hiện nay, chúng ta đang đi vào cuộc cách mạng Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước. Các doanh nghiệp, các công ty, xí nghiệp liên tục được thành lập và đi vào hoạt động. Khác với sự bao cấp trước đây của nhà nước , các doanh nghiệp hiện nay đang đứng trước sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt của nền kinh tế thị trường, tự chịu trách nhiệm trước hoạt động của công ty mình . Vì vậy khi thành lập và vận hành công ty, doanh nghiệp ( hay bất kỳ một tổ chức nào) thì điều quan trọng nhất là phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của tổ chức thì mối có thể đưa doanh nghiệp vào hoạt động có hiệu quả nhất , mang lại lợi ích kinh tế nhiều nhất . Tuy nhiên trên thực tế cần quan tâm tới mối quan hệ giữa các nguyên tắc tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với từng doanh nghiệp, từng ngành nghề kinh doanh. Việc tuân thủ các nguyên tắc về tổ chức của doanh nghiệp là một điều hết sức quan trọng. Đó cũng chính là lý do vì sao em chọn đề tài : “Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp để phân tích ý nghĩa và mối quan hệ biện chứng giữa 8 nguyên tắc cơ bản về tổ chức“ Làm đề tài tiểu luận cho bộ môn này Tổ Chức Quản Lý . Mỗi tổ chức là một thực thể xã hội có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ cấu nhất định và được điều khiển bởi một trung tâm đầu não để thực hiện những nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu do chủ thể đề ra. Khi nhận trách nhiệm quản lý một doanh nghiệp với mục tiêu đã xác định, người giám đốc phải quan tâm ngay đến việc xem xét tổ chức quản lý hiện có liệu đã hợp lý và tương xứng với nhiệm vụ chưa, từ đó phân tích các điểm yếu kém bất cập để suy nghĩ thiết kế lại hoặc cải tiến, kiện toàn một số khâu nào đó. Muốn làm được như vậy thì cần phải hiểu rõ về những nguyên tắc tổ chức. I. kháI niệm cơ bản về tổ chức Tổ chức là một từ ngữ rất thường gặp trong đời sống, với tư cách một danh từ ( chỉ một thực thể ), một động từ ( chỉ một hành động ). Tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội , từ đơn giản đến phức tạp , từ vi mô đến vĩ mô . Các nhà khoa học đã cố gắng đưa ra các cách định nghĩa khác nhau về tổ chức, song khó xác định được một định nghĩa xúc tích và chính xác nhất (nói nên nội dung đầy đủ và thuực chất một cách chặt chẽ, rõ ràng, ngắn gọn). Theo từ điển tiếng Việt phổ thông , tổ chức có các nghĩa : tạo thành một chỉnh thể có cấu tạo và chức năng nhất định , hoạt động có trật tự nề nếp ; làm những việc cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả , tập hợp một số người hoạt động vì quyền lợi chung , mục dích chung . ở đây chúng ta chú ý một định nghĩa sát hơn với kháI niệm tổ chức quản lý : Tổ chức là một cơ cấu ( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy ) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng được hợp thức hoá ), trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhàm đạt tới mục tiêu chung . Xuất phát từ các nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đã xác định (không vì lý do nào khác và không phục vụ đồng thời bất kỳ mục tiêu nào khác ). Có sự phân công lao động rành mạch ( mỗi người , mỗi nhóm người phải hoàn thành một khâu , một phần nhiệm vụ ) và được liên kết với nhau trong một tổng thể hoạt động chung . Có cấu tạo hợp lý nhiều bộ phận hợp thành và có một cơ cấu điều khiển thống nhất ( để vận hành cả guồng máy một cách nhịp nhàng và đại diện cho khối thống nhất đó trong quan hệ với bên ngoài ). ii. nội dung và ý nghĩa của các nguyên tắc cơ bản về tổ chức Khi thiết lập và vận hành bất kỳ mộy tổ chức nào cũng phải tuân thủ , vận dụng các quy tắc chung về tổ chức tổ chức , những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn về quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan . 1. Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức , từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp , và từ bộ máy mà bố trí con người đáp ứng yêu cầu . Đây là trình tự logic của tổ chức, không được làm ngược lại hoặc tuỳ tiện. a) Để thực hiện mục tiêu đã đề ra ( kinh doanh một lĩnh vực sản xuất , thương mại hoặc một dịch vụ nào đó), cần xác định các chức năng nhiệm vụ cơ bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp , xuất phát từ 4 chức năng của quản lý : hoạch định , tổ chức , điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Mỗi bộ phận của bộ máy quản lý lại có chức năng cụ thể để thực hện phần việc được phân công , phân cấp quản lý . chức năng xác định không rõ sẽ không có căn cứ để tổ chức thực hiện đạt tới mục tiêu . Chức năng chùng chéo sẽ làm cho bộ máy cồng kềnh , trách nhiệm không rõ , hoạt động trục trặc . b) Bộ máy được thiết lập để thực hiện các chức năng , có chức năng thì phải có bộ máy và bộ máy phải đáp ứng chức năng . Không thể lập ra một bộ máy tuỳ tiện với những lý do không liên quan đến chức năng ( chẳng hạn để có cho số người dư thừa hoặc sao chép mô hình của tổ chức khác ... ). Yêu cầu đó trước hết được thực hiện bằng cách lựa chọn loại hình tổ chức thích hợp , xác định số lượng tối ưu ( vừa đủ ) các bộ phận cần thiết để quản lý có hiệu lực , hoạt động có hiệu quả với trách nhiệm rõ ràng. Tiêu chí tổng quát để kiểm nghiệm tính hợp lý của bộ máy là: mọi chức năng của tổ chức đều có nơi thực hiện và chịu trách nhiệm, hoạt động có hệu quả cao , có thể kiểm soát được , cả guồng máy hoạt động gắn bó , nhịp nhàng cùng hướng vào mục tiêu chung . c) Bộ máy hoạt động được là nhờ có con người với năng lực và phẩm chất đáp ứng yêu cầu. Yếu tố con người bao gồm cơ cấu đội ngũ ( các loại cán bộ nhân viên ), số lượng ( cần thiết để bảo đảm các phần việc) và tiêu chuẩn (trình độ, năng lực, phẩm chất). Không thể vì con người mà sinh ra bộ máy không thực sự cần thiết. Việc phân công, xác định chức trách cá nhân rõ ràng là cơ sở để có bọ máy hợp lý ( gọn nhẹ, có chất lượng. Sự bố trí , phân công tuỳ tiện sẽ dẫn đến tình trạng " vừa thừa ", " vừa thiếu " người , nhiệm vụ không hoàn thành tốt , trách nhiệm thiếu rõ ràng , hơn nữa còn tạo điều kiện phát sinh các vấn đề nội bộ phức tạp gây lủng củng , lỏng lẻo kỷ cương. 2.Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện . a) Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho người thực hiện có thể hoàn thành vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện . Nó cũng phải tạo được và duy trì mối kiên kết , phối hợp để cùng thực hiện chức năng chung của tổ chức . Tính hợp lý của sự phân chia nhiệm vụ và phân công được kiểm nghiệm qua các câu hỏi : - Những phần việc đó đã đủ để thực hiện chức năng chung chưa? - Nội dung nhiệm vụ của từng bộ phận , từng người đã rõ ràng chưa ? Người được phân công đã hiểu đúng chưa ? - Có những phần việc nào được phân công trùng nhau không? Nhiệm vụ nào chưa được phân công ? - Khối lượng việc được phân công có vừa sức thực hiện không? Phần việc nào quá nặng hoặc quá nhẹ ? - Cách phân chia, phân công đó có giúp cho người điều hành (phụ trách chung) nắm được toàn bộ hoạt động không? b) Trong tổ chức quản lý của doanh nghiệp có sự phân công theo chiều ngang (chuyên môn hoá) và sụ phân cấp theo chiều dọc ( cấp bậc ) . Sự phân công theo chiều ngang quan trọng nhất là tách biệt quyền sở hữu với quyền sử dụng , thể hiện qua vai trò của chủ doanh nghiệp ( hoặc hội đồng quản trị ) và vai trò của giám đốc điêù hành . ở nước ta, đây còn là vấn đề còn chưa được làm rõ (đối với doanh nghiệp nhà nước). Các bộ phận công đoạn sản xuất - dịch vụ và các phòng , ban chức năng là kết quả của sự phân công theo chiều ngang trong doanh nghiệp , hoạt động theo phương thức phối hợp cùng phục tùng . Phân cấp theo chiều dọc được thực hiện qua hệ thống cấp bậc quản lý từ trên xuống dưới , thông thường gồm 3 cấp cơ bản : cấp cao ( toàn doanh nghiệp ), cấp trung gian (doanh nghiệp thành viên, phân xưởng , bộ phận dịch vụ , chi nhánh ) và cấp trực tiếp thực hiện ( tổ , đội ) . ứng với các cấp quản lý đó là các chức danh phụ trách : giám đốc (cùng các phòng, ban), quản đốc (cùng các bộ môn giúp việc tác nghiệp), tổ trưởng hoặc đội trưởng ... Hệ thống dọc được điều hành theo chế độ thủ trưởng qua quan hệ điều khiển - phục tùng với thứ tự bậc thang ( tác động theo từng nấc ) . 3. Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ quyền hạn và chức năng phải tương xứng . a) Chức năng (lâu dài ) hoặc nhiệm vụ ( từng việc ) giao cho bộ phận hoặc cá nhân nào đó phẩi đảm bảo hoàn thành . Cần xác định và hiểu rõ: chịu trách nhiệm về mặt nào và đến đâu , ai là người chịu trách nhiệm trước ai ? Chỉ khi nhận rõ trách nhiệm, mỗi người mới tận tâm tận lực, ám nghĩ dám làm và dám chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Và do đó chỉ giao nhiệm vụ khi xét thấy người thực hiện có đủ khả năng đảm đương . Có 4 loại trách nhiệm: trách nhiệm tập thể, trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới và trách nhiệm cuối cùng. Trách nhiệm tập thể thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể ( ví dụ chế độ làm việc của hội đồng quản trị), trong đó mọi thành viên tham gia quyết định phải cùng chịu trách nhiệm kể cả thiểu số bất đồng .Trong chế độ thủ trưởng ( hệ thống điêuf hành ) phải xác định cá nhân của người phụ trách cũng như người được phân công . Đối với những bộ phận , những người có liên quan cần xác định trách nhiệm liên đới tức là một phần trách nhiệm gián tiếp. Trách nhiệm cuối cùng là chia sẻ trách nhiệm chung đối với kết quả thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp , chủ yếu nhằm động viên tinh thần và ý thức làm chủ hơn là chịu trách nhiệm cụ thể . Trách nhiệm cụ thể có nghĩa là phải chịu sử lý về hành chính và về pháp lý, có trường hợp phải bồi thường thiệt hại đã gây ra. b) Quyền hạn là một phần quyền lực được giao để có thể thực thi nhiệm vụ với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là sự phân định quyền lực tương xứng với trách nhiệm , phải vừa đủ (không thiếu, không thừa) và phải rõ ràng . Giao quyền hạn không đúng sẽ không thể quy trách nhiệm , hậu quả là cấp trên phải tự gánh trách nhiệm lẽ ra được san sẻ, tạo ra sự tập trung quá mức , hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dưới, dễ sinh tệ quan liêu và lỏng lẻo kỷ cương . Giao quá nhiều quyền hạn sẽ tạo cơ hội cho sự lộng quyền, chuuên quyền , dễ sẩy ra các vi phạm vô nguyên tắc mà khó xác định trách nhiệm . Không xác định rõ quyền hạn ( thả nổi quyền lực) là tình huống xấu nhất, tạo ra tình trạng không thể kiểm soát được hành động của cấp dưới, hậu quả có thể theo hai hướng : hoặc là không hoàn thành được nhiệm vụ , không quy được trách nhiệm ( do không sử dụng quyền hạn cần có ), hoặc là lạm dụng tuỳ tiện quyền lực, lấn sân và can thiệp vượt cấp . Một nhà nghiên cứu về quản lý đã nhấn mạnh: "lãnh đạo chính là ở chỗ biết phân định quyền lực". Người quản lý cần đặt ra các câu hỏi kiểm nghiệm : - Đã giao cho cấp dưới đủ quyền hạn cần thiết chưa , còn thiếu quyền hạn gì để họ có thể hoàn thành trách nhiệm? Có quyền hạn nào giao qua mức không ? - Cấp dưới đã biết sử dụng đúng các quyền hạn được giao chưa những điểm nào quy định chưa đủ rõ ? - Khi thấy cấp dưới vượt quá quyền hạn , có kiên quyết ngăn chặn , xử lý và khắc phục hậu quả không? - Bản thân có tự cho phép mình vượt quá quyền hạn được giao không ? Nguyên tắc trên đây đặt ra vấn đề phải xây dựng chế đọ trách nhiệm với nội dung và giới hạn rành mạch , gắn chặt với việc quy định quyền hạn cho mỗi cấp , mỗi chức danh quản lý . Đó là cơ sở để duy trì kỷ cương và để làm tốt công tác cán bộ , tạo ra sức mạnh của tổ chức . 4. Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng , chế độ công tác và lề lối làm việc . Quan hệ về chức năng là một yếu tố trong cơ chế vận hành (phần mền) của tổ chức, thể hiện trạng thái động của tổ chức. Xác lập và sử lý đúng sẽ đảm bảo quá trình vận hành đồng bộ, hài hoà của bộ máy hoạt động, không chồng chéo, vướng mắc, mâu thuẫn nhau. Cần nắm vững những đặc điểm của tổ chức để vận dụng cho phù hợp , trên cơ sở một số điểm chung như sau: - Trước hết cần nhận thức bộ phận do mình phụ trách thuộc tuyến nào ( ngang hay dọc) trong mối quan hệ xử lý . Từ đó thấy được đối tác quan hệ ( liên quan đến bộ phận khác như thế nào), những hình thức thực hiện mối quan hệ ( qua văn bản , qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp ) . - Cần phân biệt các mối quan hệ lâu dài, thường xuyên và các mối quan hệ đột xuất , tạm thời đẻ xử lý đúng . Với các quan hệ lâu dài phải duy trì liên tục (thường có định kỳ), tránh đứt quãng lâu. Với các quan hệ đột xuất , cần xử lý kịp thời và dứt điểm . - Chế độ công tác và lề lối làm việc là các quy định nhằm điều chỉnh hành vi của các đối tượng tham gia mối quan hệ chức năng, được xây dựng thành nề nếp và thói quen , thể hiện sự ràng buộc của tổ chức. Chế độ ổn định mang tính ổn định tương đối và tính thể chế, đó là các chế đọ sinh hoạt tập thể (hội nghị, hội ý, hội báo), chế độ thông tin (báo cáo, truyền đạt, thông báo, thỉnh thị), chế độ kiểm tra đôn đốc ( thường xuyên, định kỳ ) ,chế độ trách nhiệm (đánh giá, xử lý trách nhiệm ), chế độ khen thưởng kỷ luật, v.v... Lề lối làm việc cần không ngừng được sửa đổi , cải tiến để phù hợp với điều kiện mới . - Cơ sở của việc xử lý các mối quan hệ chức năng chính là từng chức năng của từng bộ phận, từng chức danh với đường ranh giới đúng và rõ, song không biệt lập. Trên thực tế, các vùng trách nhiệm thường có sự giao thoa, chồng lấn, thể hiện tính mềm dẻo của tổ chức. Có những tình huống đặc biệt phải vượt ranh giới trong trừng mực nào đấy, thậm chí can thiệp vượt cấp, song không được lạm dụng và ngay sau khi can thiệp phải có sự giải thích để đối tác thông cảm tránh nẩy sinh thắc mắc, nghi kỵ , phá vỡ nề nếp quan hệ bình thường . Nếu quá câu nệ, cứng nhắc có thể làm hỏng việc và sinh ra tệ quan liêu. 5. Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thoi, trung thực và có độ tin cậy cao. Sự quản lý điều hành thông suốt có hiệu lực thường xuyên đòi hỏi sự trao đổi thông tin theo chiều dọc và chiều ngang về môi trường hoạt động, về tình hình, về chủ trương, biện pháp và về kinh nghiệm . Những thông tin đó giúp cho việc đánh giá đúng tình hình thực tế đẻ ra các quyết định đúng đắn, sát hợp và điều hành , phối hợp mọi hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu với kết quả cao nhất. Đây là hệ thống thần kinh của cơ thể tổ chức, cần có phản ứng nhanh nhậy với các tín hiệu chính xác . Người phụ trách ở mỗi cấp , mỗi bộ phận cần tự đặt ra và tìm cách giải đáp các câu hỏi : - Những thông tin gì cần được biết để quả lý và điều hành tốt ? -Cấp dưới có phản ánh , báo cáo thường xuyên, kịp thời không ? - Các thông tin nhận được có chính xác, trung thực đáng tin cậy không? Cần thẩm tra lại những thông tin gì ? - Các thông tin đã truyền (theo các chiều) đã được tiếp nhận như thế nào, có phản ứng gì ? - Bản thân mình đã báo cáo tình hình đơn vị lên cấp trên một cách kịp thời, đầy đủ và đúng thực chất chưa ? - Các bộ phân cung cấp có thường xuyên chủ động trao đổi ý kiến và kinh nghiệm với nhau không ? - Cần chấn chỉnh, củng cố khâu nào trong hệ thống thông tin để đảm bảo thông suốt có hiệu quả ? 6. Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời đẻ kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ , qua đó sử lý các vấn đề phát sinh , thúc đẩy tiến đọ và đúc kết kinh nghiệm. Theo H.Fayol , kiểm tra là khâu cuối cùng và then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý , nhằm kiểm chứng xem mọi việc đã diễn ra có đúng kế hoạch đã định và theo các nguyên tắc đã đè ra hay không. Qua đó phát hiện những sai sót , chậm trễ để kịp thời sửa chữa, giải quyết hậu quả và ngăn ngừa hậu quả lớn hơn . Qua kiểm tra, cũng xác định rõ được trách nhiệm của từng cấp, từng người để đông đốc, uốn nắn hoặc bố trí lại cán bộ, điều chỉnh các mối quan hệ , cải tiến lề lối làm việc, thậm chí phải tổ chức lại bộ máy. Trên nguyên tắc, người ra quyết định chính là người có trách nhiệm và thẩm quyền thẩm tra. Bộ máy kiểm tra phải có khả năng phát hiện vấn đề, phân tích sự việc, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời phản hồi về trung tâm đánh giá, kết luận và xử lý . Người điều hành cần biết, cần kiểm tra cái gì, ở khâu nào, trọng tâm kiểm tra ở đâu , phậm vi và mức độ kiểm tra đến đâu là phù hợp . Buông lỏng kiểm tra và lạm dụng kiểm tra đều có tác hại . Kiểm tra chung chung, dàn đều và hình thức khong những vô bổ mà còn vô tình dung túng, khuyến khích các sai phạm , gây mất hiệu lực của tổ chức . Kiểm tra thái quá (dồn dập , tràn lan ) thường gây , không khí căng thẳng , thiếu tin tưởng lẫn nhau, hạn chế tính chủ động sáng tạo của cấp dưới , hơn nữa còn gây xáo trộn, đình trệ hoạt động của guồng máy . Cần bình thường hoá hoạt động kiểm tra thường xuyên , khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn và nhất thiết phải có kết luận rõ ràng , xử lý dứt điểm và rút kinh nghiệm . Về phía các người bị kiểm tra, phải ý thức được sự cần thiết của sự kiểm tra, sẵn sàng cung cấp các thông tin trung thực , tạo điều kiện cho việc kiểm tra được thuận lợi, thẳn thắn công nhận các kết luận hoặc chứng minh có đầy đủ cơ sở về các điểm chưa nhất trí . Trong hệ thống điều hành , không có sự kiểm tra của cấp dưới đối với cấp trên . Hoạt động thanh tra nhân dân có tính chất khác, thể hiện quyền làm chủ của tập thể người lao động , được tiến hành có tổ chức, có lãnh đạo nhằm vào một số mục tiêu nhất định . 7. Nguyên tắc 7 : Tạo sự gắn bố giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều hành với tập thể người lao động , hướng vào mục tiêu chung . Sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức là nhân tố rất quan trọng, bổ xung cho mối quan hệ chức năng nhằm khai thác, động viên dược nhiệt tình và trí tuệ của tập thể, tăng thêm sức mạnh của tổ chức, tạo ra bầu không khí đông thuận , hứng thú . Sự liên kết trong tổ chức được thể hiện qua hai loại quan hệ : quan hệ chính thức dựa trên sự phân địn chức năng và được bảo đảm bằng thể chế (luật pháp , quy định hành chính và kỷ luật nội bộ ) và quan hệ không chính thức dựa trên sự giao tiếp mang tính tin cậy lẫn nhau vì lợi ích chung , không đòi hỏi thủ tục pháp lý và thủ tục hành chính . Quan hệ chính thức được gọi là quan hệ chức năng, quan hệ không chính thức là sự hợp tác giữa những cá nhân trong tập thể . Quan hệ hợp tác không hoàn toàn mang tính tự phát, mà cũng có sự ràng buộc nhất định , qua chế độ làm việc và lề lối làm việc, nhiều khi có tổ chức với cơ cấu không chính thức ( do thủ trưởng lập ra và tạo điều kiện hoạt động , do tập thể lao động tự tổ chức với vai trò của công đoàn ). Các hội đồng tư vấn từng lĩnh vực, các tiểu ban liên tịch, các nhóm chuyên gia là những hình thức hợp tác thường được sử dụng, tuy nhiên cần đi vào thực chất, thiết thực trong hoạt động . Người quản lý cần trọng thị , lắng nghe sau khi nêu vấn đề đích đáng và gợi ý cụ thể để thoả luận đúng yêu cầu, có chất lượng . 8. Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ , nhân viên , tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng không ngừng phat triển về năng lực và phẩm chất . Con người với tư cách một loại tài nguyên quý giá là tế bào của tổ chức, là nhân tố chủ yếu cấu thành tổ chức. Sức mạnh của tổ chức trước hết phụ thuộc vào năng lực và phẩm chất của từng cá nhân , song sức mạnh đó được nhân lên gấp bội khi được liên kết gắn bó trong tổ chức . Tổ chức quy định vị trí và chức trách của từng người , quy dịnh phương hướng và mục tiêu hành động của con người , làm nảy nở và phát triển những tố chất của con người . Khi đã hình thành bộ máy, cần phải tuyển chọn con người đáp ứng yêu cầu theo tiêu chuẩn nhất định về trình độ, năng lực và phẩm chất để bố trí vào các chức danh theo sự phân chia nhiệm vụ . Trong khi sử dụng , phải qua công việc mà thử thách , đào luyện phát huy khả năng sở trường của từng người theo phương châm " dụng nhân như dụng mộc ". Phải có chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn tài nguyên nhân lực , đáp ứng yêu câu phát triể lâu dài của tổ chức. Phải có chính sách , chế độ đãi ngộ thoả đáng đẻ bù đắp sức lao động, tạo động lực mạnh mẽ , đề cao trách nhiệm và bảo vệ người lao động trong khuôn khổ pháp luật. Những việc làm đó là nội dung của quản lý nhân sự , một bộ phận trọng yếu trong chức năng quản lý nói chung và chức năng tổ chức nói riêng. III. mối quan hệ biện chứng giữa các nguyên tắc cơ bản về tổ chức . Sự phân chia một tổ chức quản lý các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang , các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ, hài hoà rong tổ chức . Trong các nguyên tắc cơ bản về tổ chức , ta đã thấy việc sử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu tố để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng, tạo ra hiệu lực của tổ chức. Khi đề cập đến khái niệm tổ chức ở trạng thái động, ta cũng nhấn mạnh vai trò cực kỳ quan trọng của các mối quan hệ về tổ chức, nếu sử lý đúng sẽ tạo được động lực và kỷ cương cho tổ chức, ngược lại sẽ gây vướng mắc, xung đột trong nội bộ tổ chức, có thể làm rối loạn, vô hiệu hoá tổ chức . Mỗi nguyên tắc cơ bản về tổ chức đều có tác dụng riêng , quyết định nhiều hay ít tính hiệu lực của tổ chức quản lý . Nhưng trên thực tế , khi xét trong một doanh nghiệp ( hay bất cứ một tổ chức nào ) tất cả mọi hạot động để nhằm một mụch đích chung thì ta thấy những nguyên tắc này có mối quan hệ phụ thuộc nhau, có nguyên tắc này thì mới có nguyên tắc kia và một tổ chức hoạt động có hiệu quả thì không thể thiếu được những nguyên tắc này . Ví dụ : - Muốn xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng , chế độ công tác và lề lối làm việc thì phài thiết lập bộ máy phù hợp và bố trí con người đáp ứng yêu cầu . - Muốn đảm bảo quan hệ tương xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn thì cần phải phân chia caca phần việc rành mạch, phân công hợp lý với trách nhiệm rõ ràng . - Muốn kiểm tra sâu sát, kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh thì phải bảo đảm cung cấp thông tin qua lại thông suốt (đầy đủ, kịp thời, trung thực, có độ tin cậy cao). - Muốn cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì cần phải tạo sự hợp tác gắn bó trong tổ chức hướng vào mục tiêu chung, bố trí sử dụng đúng và tạo điều kiện phát huy con người trong tổ chức .v.v... kết luận Hiện nay trên thực tế ở Việt Nam có rất ít doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nguyên tắc của tổ chức cho nên khi đi vào hoạt động thường gặp khó khăn bộ máy , nhân sự và rất nhiều vấn đề khác nữa, dẫn đến việc nội bộ lủng củng , tan rã hoặc hoạt đông thiếu hiệu quả. Bên cạnh đó những doanh nghiệp biết vận dụng những nguyên tắc của quản lý một cách triệt để thì hoạt động ngày một có hiệu quả hơn về kinh tế, tạo được uy tín và vị thế của mình trên thương trường . Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng của các nguyên tắc về quản lý. Chính vì vậy mà khi thành lập một doanh nghiệp (hay một tổ chức) chúng ta không thể xem thường vấn đề này. Đó là một điều kiện tối thiểu hết sức quan trọng trong việc doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không .