Đề tài Lý luận chung về nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

là lỗ sẽ được xử lý vù đắp theo quy định của cơ sở tài chính và qyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu là lãi sẽ được phân phối theo quy định của cơ chế tài chính. Theo cơ chế tài chính hiện hành, lợi nhuận (lãi) của doanh nghiệp được phân phối sử dụng như sau: (1) Sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, số lợi nhuận được bù khoản lỗ của năm trước không được trừ vào lợi nhuận trước thuế. (2) Nộp khoản thu về sử dụng vốn của NSNN. (3) Trừ các khoản tiền phạt do vi phạm pháp luật thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. (4) Lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản (1), (2), (3) đựơc phân phối như sau: a. Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chínhm, khi số quỹ bằng 25% vốn điều lệ thì không trích nữa. b. Trích 50% vào quỹ đầu tư phát triển c. Trích 5% vào quỹ dự phòng mất việc làm, khi quỹ này bằng 6 tháng lương thì không trích nữa. d. Trích lập các quỹ đặc biệt (đối với doanh nghiệp một số ngành đặc thù được pháp luật quy định riêng). e. Chia lãi cổ phần trong trường hợp phát hành cổ phiếu. Phần lợi nhuận còn lại để lập quỹ khen thưởng, phúc lợi Việc phân phối lợi nhuận ở doanh nghiệp được thực hiện theo phương thức hai bước: Bước 1: Trong năm tạm phân phối Bước 2: Khi báo cáo quyết toán năm được phê duyệt sẽ được phân phối chính thức (thường là điều chỉnh - phân phối bố sung). Tài khoản và phương pháp kế toán Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận chủ yếu sử dụng các tài khoản kế toán sau đây: - Tài khoản 911. Xác định kết quả kinh doanh. Được dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động SXKD và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 911. Bên nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thu. - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển số lãi trước thuế trong kỳ Bên có: - Doanh thu bán hàng thuần của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu bất thường - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 421 - Lợi nhuận chưa phân phối - được dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 421: Bên nợ: - Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. - Phân phối tiền lãi. Bên có: - Số thực lãi về kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ - Số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên cấp bù. - Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Số dư bên có: Số lãi chưa phân phối sử dụng. Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp2: - TK 4211 - Lợi nhuận năm trước: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối thuộc năm trước. - TK 4212 - Lợi nhuận năm nay: Phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối thuộc năm nay. Ngoài ra, kế toán phân phối kết quả kinh doanh còn sử dụng các tài khoản 411,414,415,431(sẽ đề cập ở chương 8). * Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Sau khi đã phản ánh kết chuyện ở cuối kỳ hạch toán đối với các khoản chi phí, doanh thu và các khoản liên quan khác vào tài khoản 911. Xác định kết quả kinh doanh (đã được trình bày ở các mục 2, 3, 4, và 5) Có thể tóm tắt lại như sau: - Kết chuyển giá vốn “hàng” đã bán trong kỳ. Nợ TK911/Có TK632 - Kết chuyển chi phí bán hàng thuần trong kỳ Nợ TK511, 512/Có TK911 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Nợ TK 911/Có TK641 và TK642 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu bất thường trong kỳ: Nợ TK711, 721/Có TK911 - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) để xác định kết quả kỳ này: Nợ TK911/Có TK142 (1422). Kế toán sẽ ghi số tiếp như sau: (1)Trên cơ sở xác định kết quả toàn bộ hoạt độn kinh doanh của doanh nghiệp (và của từng hoạt động) kết chuyển số lại, lỗ: - Nếu kết quả kinh doanh là lãi, kế toán ghi số theo định khoản: Nợ TK911 - Xác định kế quả kinh doanh Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) - Nếu kết quả kinh doanh là lỗ: ghi theo định khoản ngược lại. (2) Trong năm, khi tiến hành phân phối lợi nhuận (tiền lãi) Tạm phân phối, kế toán căn cứ vào từng nội dung phân phối để ghi sổ: a. Định kỳ, phản ánh số thuyế (hoặc theo xác định của doanh nghiệp), kế toán ghi số theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp N N (3334, 3335). Khi doanh nghiệp thực nộp thuế trên, ghi sổ theo định khoản: Nợ TK333 - Thuế và các khoản phải nộp N N 3334, 3335) Có TK111 - Tiền mặt Có TK112 - Tiền mặt ngân hàng b. Xác định và hạch toán các khoản tiền phạt vi phạm kỷ luật thu nộp ngân sách, phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn, các khoản chi phí hợp lý chưa được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp, ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK111 - Tiền mặt Có TK338 - Phaỉ nộp, phải trả khác c. Xác định và phản ánh các khoản lỗ chưa được trừ vào lợi nhuận trước thuế TNDN (như: Lỗ do liên doanh, lỗ trừ các hoạt động đầu tư khác), ghi số theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Có TK222 - Vốn góp liên quan v.v d. Định kỳ xác định và phản ánh số lập các quỹ doanh nghiệp (từ phần lợi nhuận còn lại sau khi đã phân phối các khoản a, b, c) kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4212) Có TK414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK414 - Quỹ dự phòng tài chính Có TK414 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có TK414 - Quỹ khen thưởng và phúc lợi. (Trường hợp doanh nghiệp tổ chức hoạt động liên doanh, phần lợi nhuận còn lại này còn phải chia cho các bên góp vốn. Khi chia, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK421/Có TK112, 338) (3) Ngay đầu năm sau, kế toán kết chuyển số lãi chưa phân phối của năm trước sang theo dõi ở chi tiết “Lợi nhuận năm trước” bằng cách: Chuyển số dư có cuối kỳ của chi tiết “Lợi nhuận năm nay” (4212) ở sổ kế toán năm trước sang thành số dư Có đầu kỳ của chi tiết “Lợi nhuận năm trước” (4211) ở sổ kế toán năm nay. Việc quyết toán lãi năm trước sẽ chỉ liên quan đến TK4211 - Lợi nhuận năm trước. Còn mọi nghiệp vụ liên quan đến tạm phân phối lãi năm mới chỉ liên quan đến TK 4212 - Lợi nhuận năm nay. (4) Khi báo cáo quyết toán năm trước được phê duyệt - Kế toán xác định và phản ánh số lợi nhuận phân phối bổ sung theo duyệt quyết toán: a. Phản ánh số thuế TNDN, thu trên vốn phải nộp bổ sung, ghi: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước khác(3384, 3385) b. Phản ánh số được trích lập bổ sung các quỹ của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK414 - Quỹ đầu tư phát triển Có TK415 - Quỹ dự phòng tài chính Có TK416 - Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có TK431 - Quỹ khen thưởng và phúc lợi (Các khoản tiền phạt, lỗ được xác định trừ tiếp vào lợi nhuận - nếu có - cũng phản ánh theo cách tương tự). (5) Trường hợp khi duyệt quyết toán năm, nếu số thuế TNDN phải nộp (theo quyết toán) nhỏ hơn số đã tạm tính và nộp trong năm (theo kế hoạch) số đã tính nộp thừa, kế toán ghi sổ điều chỉnh lại (ghi số âm) theo định khoản: Nợ TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối (4211) Có TK333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3334), Số tiền thực nộp thừa sẽ là số dư nợ TK3334 là khoản doanh nghiệp sẽ phải thu lại hoặc được trừ vào số phải nộp thuế TNDN cho năm tiếp theo - Tuỳ theo quyết định cụ thể để phản ánh tiếp. Có thể tóm tắt sơ đồ kết quả và phân phối kết quả kinh doanh. TK112 TK333 TK111,338 TK121, 222 TK414, 415 (2a) (2a), (4a), (5) (2b) (2c) (2d), (4b) (1) TK112 TK333 TK111,338 TK121, 222 TK414, 415 (2a) (2a), (4a), (5) (2b) (2c) (2d), (4b) (1) TK421 TK911 Sơ đồ: Kế toán kết quả và phân phối kết quả kinh doanh Ghi chú: Nội dung các bài toán đã nêu ở các nghiệp vụ tương ứng ở phần "Phương pháp kế toán " PHầN THứ hai Khái quát về Trung Tâm Thương Mại số 7 Đinh Tiên Hoàng Công ty Bách Hoá bán lẻ Hà nội là một trong những ngọn cờ đầu của nghành thương nghiệp được thành lập từ năm 1954, công ty Bách Hoá Hà Nội luôn hoàn thành thành nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nước giao phó là mang đến tận tay người tiêu dùng đáp ứng mọi nhu cầu của nhân dân. Sau 45 năm hoạt động công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển, từ khi chỉ có một vài cửa hàng nhỏ lẻ đến nay đã có hàng chục cửa hàng với qui mô ngày càng phát triển. Đặc biệt có những cửa hàng lớn như Bách hốa số 5 Nam Bộ, Bách hoá 12 Bờ hồ,...được nhân dân tín nhiệm. Trong nền kinh tế thị trường để thích ứng với sự phát triển không ngừng của đất nứơc và phục vụ người tiêu đùng được tốt hơn, đồng thời tiếp cận vói công nghệ kinh doanh tiên tiến, nâng cao hiệu quả kinh doanh góp phần thực hiện mục tiêu công nghệ hoá, hiện đại hoá đất nước mà Đảng và nhà Nuớc đề ra. Công Ty Bách Hoá Hà Nội đã xây dựng một số cửa hàng thành siêu thị tự chọn và Trung Tâm Thương Mại số 7 Đinh Tiên Hôàng ra đời. Đây là đơn vị đầu tiên của ngành thương nghiệp Thủ Đô hoạt động kinh doanh theo mô hình siêu thị. Trung Tâm số 7 Đinh Tiên Hoàng được chính thức thành lập ngày 12 -10 - 1995 theo quyết định số 104 của công ty Bách hoá Hà Nội và giấy phép kinh doanh số 108346 do trọng tài kinh tế thuộc Công ty Bách Hoá Hà Nội cấp. Tên đơn vị: Công Ty Bách Hoá Hà Nội Địa chỉ: Số 7 - 9 Đinh Tiên Hoàng -Hà Nội Điện thoại: 8241289 - 8260812 Fax : 8241289 Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/ 11/1995 với diện tích sử dụng ban đầu khoảng 180m2 tại số 7 - 9 Đinh Tiên Hoàng. Trung Tâm Thương Mại có khoảng 1.500 mặt hàng phục vụ người tiêu dùng, bao gồm : các nhóm hàng thưc phẩm, công nghệ, sản phẩm may mặc,hoá mỹ phẩm, dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em ,đồ điện....Với vị trí địa lý thuận lợi là nằm ở trung tâm Hà Nội đối diện với Hồ Gươm, thêm vào đó là nơi bát đầu của các phố cổ sầm uất của Hà Nội như : Hàng gà, Hàng ngang, Hàng Đào, Cầu Gỗ, Đinh Liệt....sau 5 năm hoạt động bằng uy tín chất lượng, giá cả, trung tâm đã chiếm được lòng tin của khách hàng trở thành địa chỉ tin cậy của người tiêu dùng. I. CHức NĂNG NHIệM Vụ CủA TRUNG TÂM THƯƠNG MạI 1. Chức năng : Trung Tâm Thương mại có chức năng kinh doanh bán lẻ hàng hoá công nghiệp phẩm , tạp phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng gia đình, thực phẩm công nghệ, tổ chức dịch vụ sửa chữa kính mắt, gia công chế biến bánh mứt kẹo, kinh doanh hàng điện máy.... 2. Nhiệm vụ : Nhiệm vụ chính của Trung Tâm Thương Mại là bán lẻ hàng bách hoá phục vụ người tiêu dùng .Tổ chức kinh doanh các nghành hàng, mặt hàng đúng với giấy phép đăng ký kinh doanh. Tổ chức giao dịch với khách hàng trong nước và ngoài nước về lĩnh vực kinh doanh, nắm bắt thông tin, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng và giá cả thị trường, đi dầu trong việc thực hiện phương thức phục vụ khách hàng văn minh lịch sự thể hiện rõ vai trò của thương nghiệp quốc doanh. 3. Đặc điểm : Trung Tâm Thương Mại kinh doanh theo phương thức bán hàng tự chọn. II. Tổ CHứC Bộ MáY CủA TRUNG TÂM THƯƠNG MạI Bộ máy Trung Tâm Thương Mại được xây dưng theo cơ cấu trực tuyến. Giám Đốc trưc tiếp diều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh 1/ Sơ đồ bộ máy tổ chức : Kho Giám đốc Bán hàng 2 Bán hàng 1 Kế toán Giao nhận Phó giám đốc 2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Giám đốc : Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm , chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh,và làm nghĩa vụ với nhà nước theo luật định , chăm lo đời sống của công nhân viên,đồng thời phụ trách công tác tài chính kế toán. b. Phó Giám Đốc: Chịu trách nhiệm về hoạt động bán lẻ của trung tâm ,và phụ trách cung ứng hàng hoá, thừa uỷ quyền điều hành hoạt động của trung tâm khi giám đốc đi vắng. C. Bộ phận kế toán: Quản lý tài sản, nguồn vốn của trung tâm . Kiểm toán các nghiệp vụ nhập, xuất, dự trữ hàng hoá, nghiệp vụ thanh toán công nợ. Bộ phậnkế toán bao gồm 10 nhân viên + Kế toán trưởng: Giúp giám đốc về công tác tổ chức điều hành các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, lập báo cáo tài chính theo định kỳ thương xuyên báo cáo tình hình tài chính của trung tâm cho giám đốc. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, xuât nhập quỹ tiền mặt phiếu chi, phiếu thu. + Kế toán thanh toán: Thưc hiện các nghiệp vụ về thanh toán công nợ với các bạn hàng có quan hệ với trung tâm. + 7 nhân viên kế toán có nhiệm vụ mua, bán, dự trữ hàng hoá, kiểm toán việc thanh toán công nợ D. Bộ phận giao nhận hàng hoá bao gồm 6 nhân viên : + 5 nhân viên giao nhận : Chịu trách nhiệm xuất nhập hàng hoá phuc vụ cho bộ phân bán hàng. Thực hiện giao dịch với bạn hàng, khai thác nguồn hàng. Tìm hiểu thông tin giá cả thị trường, tổ chức bán buôn cho các đơn vị trong và ngoai trung tâm. +Thủ kho: Chịu trách nhiệm nhập xuất bảo quản hàng hoá dự trữ. E. Bộ phận bán hàng: Trực tiếp bán hàng, giao dịch bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng. Bộ phận bấn hàng bao gồm 40 nhân viên chia làm hai tổ thay đổi ca duy chì thời gian liên tục phục vụ người tiêu dùng. G. Bộ phận bảo vệ: Gồm 7 nhân viên 6 nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của trung tâm, bảo đảm an ninh trật tự cho hoạt động của trung tâm, 1 nhân viên tạp vụ thực hiện những công việc tạp vụ ,vệ sinh trung tâm. III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của trung tâm thương mại hà nội Hiện nay trung tâm thương mại hà nội đang vận dụng hình thức kế toán theo chế độ kế toán QĐ1141 - QĐ - CĐ ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính quy định, hình thức kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, bao gồm các phần hành sau : + Kế toán trưởng kiêm kế toan xác định kết quả kinh doanh : là người giúp việc cho giám đốc về tổ chức và điều hành bộ máy kế toán, là người chịu trách nhiệm chung, tổng hợp số liệu lập báo cáo thuế, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tài chính của công ty. + Kế toán kho: là người chịu trách nhiệm ghi chép phẩn ánh các nghiệp vụ khác liên quan đến kho hàng hoá nhập xuất tồn kho, lập bảng kê số 8. Định kỳ cùng với thủ kho kiểm kê hàng hoá tại kho của trung tâm. + Kế toán bán hàng:hàng ngaỳ căn cứ vào các chứng từ bán hàng để xác định doanh thu bán hàng. Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý sổ chi tiết tài khoản 511 + Kế toấn thanh toán kiêm kế toán tiền lương: có nhiệm vụ thực hiện các nghĩa vụ về thanh toán vơí người mua hàng, các khoản thu, đói chiếu với thủ quĩ về khoản thu chi tiền mặt ,séc chuyển khoản, cuối tháng đối chiếu với kế toán kho , . Đồng thời theo dõi TK334. + Kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ : chịu trách nhiệm theo doĩ và quản lý tiền trong ngân hàng, các khoản thanh ttoán với ngân hàng, thanh toán với người bán hàng, các khoản phải trả. Đồng thời theo dõi sự biến động tài sản cố định của trung tâm trong quá trình hoạt động kinh doanh. + Kế toán chi phí: Chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến chi phí hàng ngày ở trung tâm . + Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi viiệc thu chi tiền mặt. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán thanh toán lập để lên báo cáo quỹ. +Thủ quỹ : là người chịu trách nhiệm về mặt tại quỹ (thu chi tiền mặt) Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của kế toán thanh toán ghi vào sổ quỹ, lập báo cáo quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán. Bộ máy kế toán của Trung Tâm Thương Mại Hà Nội có thể khái quát theo sơ đồ sau: sơ đồ tổ chức bộ máy công tác kế toán ở trung tâm thương mại hà nội kế toán chi phí Kế toán tiền mặt Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Kế toán trưởng thủ quỹ Kế toán kho phần thứ III Thực trạng kế toán trung tâm thương mại hà nội đặc điểm nghiệp vụ bán hàng của trung tâm. Trung tâm thương mại hà nội thưc hiện bán hàng theo cả hai phương thức bán buôn và bán lẻ đều đươc thực hiện trực tiếp taị trung tâm Với phương thức bán buôn được thực hiện theo hai hình thức bán buôn là bán buôn trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển chờ chấp nhận, đối tượng mua hàng chủ yếu là các công ty ,cơ quan .Hình thức thanh toán trong bán buôn chủ yếu là theo hình thức trả chậm, trong khoảng thời giantừ 1 đến 3 tháng; phương thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, séc, chuyển khỏan.... Với phương thức bán lẻ trung tâm thực hiện viêc bán lẻ hàng hoá theo hình thức tự chọn. Khách hàng tự do lựa chọn hàng hoá sau đó ra thanh toán tiền hàng với thu ngân, Phương thức thanh toán trong bán lẻ chủ yếu dùng tiền mặt. 2. chứng từ kế toán. Chứng từ sử dụng + Hoá đơn GTGT: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng tại phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT làm 3 liên: liên 1 lưu, liên2 ( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên3 gửi lên phòng kế toán làm chứng từ thanh toán. hoá đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT- 3LL Liên1(lưu) EP/99-B Ngày 6 tháng 5 năm 2005 No86588 Đơn vị bán hàng : Trung Tâm Thương Mại Địa chỉ :7 Đinh Tiên Hoàng - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số : Họ tên người mua hàng : Hoàng Thanh Hương Đơn vị : Công ty lắp giáp máy Địa chỉ: 245 Minh khai Hà nội Sốtài khoản: Hình thức thanh toán : Ghi nợ Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Kẹo Hải Hà Bánh quy Gói Hộp 50 70 3.000 16.000 150.000 1.120.000 Cộng tiền hàng 1.270.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 127.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.397.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm chín mươi bảy ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( biểu số 2 ) : là hoá đơn bán hàng đối với mặt hàng không phải chịu thuế GTGT . Căm cứ vào yêu cầu của khách hàng nhân viên bán hàng tại phòng kinh doanh viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặt giấy than lên viết một lần):1 liên lưu , 1liên gửi lên phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ, 2 liên giao cho khách hàng. Khách hàng cầm hai liên này xuống kho để nhận hàng; sau khi giao hàng, thủ kho và khách hàng cùng ký vào hai liên, thủ kho giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng. biểu số 2 T T Thương Mại hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ..... Hà Nội Ngày 21 tháng 5 năm 2005 Số:157 Họ tên người mua: Anh Thu S- TB/98 Địa chỉ: Công ty xây dựng Xuất tại kho: Hình thức thanh toán : Ghi nợ STT Tên, quy cách sản phẩm (hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt dẻ úc 19658 Gói 20.000 Tổng tiền hàng: Chiết khấu (15%) Tổng thanh toán: 200.000 200.000 30.000 230.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Hai trăm ba mươi ngàn đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) *Phiếu xuất kho (Biểu số 3): dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuất theo các hoá đơn GTGT. Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGT do người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng làm 3 liên lưu, 1 liên lưu, 1 liên giao cho người nhận hàng, 1liên đưa lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. biểu số 3 Đơn vị :Trung tâm thương mại Mẫu số 02- VT Địa chỉ: 7 ĐTH Theo QĐ1141- TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC phiếu xuất kho Ngày 6 tháng 5 năm 2005 Số : 159 Nợ....... Có....... Người nhận hàng: C .Tính - CTXD..............Địa chỉ: Trần xuân soạn HN Lý do xuất:.....theo HĐ GTGT Số 86588............................ Xuất tại kho:................ TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Rượu lúa mới Rượu Vodka 09158 09152 chai chai 100 100 10.000 20.000 1.000.000 2.000.000 3.000.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) *Thẻ kho (Biểu số4): mỗi thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của 1 thứ hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho.Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ ghi một dòng. Cuối kỳ tính số tồn kho. biểu số 4 T/Tâm thương mại HN Mẫu số 02-V Kho số 2 Theo QĐ1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 BTC thẻ kho Tờ số:5 Lập thẻ ngày 2 tháng 5 năm 2005 Tên nhãn hiệu , qui cách, vật tư:.... Bột gia vị..... Đơn vị tính:...Gói................Mã số:............ Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá mua Thành tiền Số phiếu Ngày tháng N X T N X 2/5 2/5 98 75 1/5 2/5 Tồn đầu Nhà máy Hải Châu 800 370 320 1.440 1.500 460.800 1.200.000 *Phiếu thu (Biểu số 5 ): dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. khi khách hàng thanh ttoán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ .Thủ quỹ giữ lại một liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu (kế toán thanh toán) Biểu số 5 Trung Tâm Thương Mại Mẫu số01- T1 Hà Nội QĐ số186-C/CĐKT Ngày 14/3/1995 BTC phiếu thu Ngày 20 tháng5 năm 2005 Họ tên người nợ tiền : C. Tính - CTXD Địa chỉ ;..............TXSHà nội........... Lý do nộp tiền: thanh toán nợ tiền hàng Số tiền: ..1.320.000.....(viết bằng chữ): Một triệu ba trăm hai mươi ngàn đồng Kèm theo ....2.....chứng từ...... Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) *phiếu chi (biểu số 6): dùng để làm chứng từ ghi sổ khi chi thưởng cho khách hàng thanh toán nợ trước thời hạn . khi chi thưởng cho khách hàng kế toán thanh toấn viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt: 1 liên lưu ở nơi nhập phiéu , 1 liên thủ quỹ giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ dùng để ghi sổ quỹ. biểu số 6 Trung Tâm Thương Mại Quyển số: Mẫu số 02- TT Hà nội Số QĐ số 186-C/CĐKT Ngày 1/11/1995 BTC phiếu chi Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Nợ: Có: Họ tên người nợ tiền: C .Tính - CTXD............. Địa chỉ:........ TXS Hà Nội......... Lý do chi:...chi thưởng cho khách do thanh toán nợ sớm.............. Số tiền: 19.800........(viết bằng chữ): Mười chín ngàn tám trăm đồng Kèm theo:......2.....chứng từ....... Ngày 20 tháng 5 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập phỉếu Người nhận tiền Thủ quỹ (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họtên) *Báo cáo bán hàng ngày (biểu số 7): dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ở cửa hàng. Cuối ngày bán hàng cửa hàng trưởng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để xác định doanh thu bán hàng trong ngày và lên báo cáo hàng nộp cho kế toán bán hàng để làm căn cứ ghi sổ kế toán. biểu số 7 Trung Tâm Thương Mại báo cáo bán hàng hàng ngày Ngày 25 tháng 5 năm 2005 STT Tên hàng quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 Tôm hộp 250 g Nem Sài Gòn Há cảo Tôm chua Gói Gói Gói Chai 5 3 2 2 7.500 10.000 6.000 20.000 37.500 30.000 12.000 40.000 Cộng số tiền phải nộp: -Số tiền thực nộp: -Chênh lệch: Thừa (+) Thiếu (-) Ngày 25 tháng 5 năm 2005 Kế toán Người bán hàng Cửa hàng trưởng * Giấy nộp tiền : (Biểu số 8); là bảng kê các loại tiền do thu ngân nộp lên về số tiền bán hàng trong ngày . Tổng số tiền trong giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên phải bằng với tổng số tiền bán hàng trong báo cáo bán hàng của cửa hàng trưởng báo cáo. biểu số 8 T/Tâm thương mại giấy nộp tiền Ngày 25 tháng 5 năm 2005 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: ....... Nội dung nộp tiền: Loại tiền Số tờ Thành tiền 50.000 20.000 10.000 5.000 2.000 1.000 500 200 100 2 3 1 2 1 3 2 40.000 30.000 5.000 4.000 1.000 1.500 400 Cộng 81.900 Bằng chữ: Tám mươi mốt ngàn chín trăm đồng Người nộp tiền Người thu tiền (Ký tên) (Ký tên) 2.1 Quá trình luân chuyển chứng từ tại trung tâm +Đối với các chứng từ xuất: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng , nhân viên bán hàng viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn xuất kho .Trên hoá đơn ghi rõ hình thức thanh toán để theo rõi tình hình cộng nợ phải trả. Khách hàng cầm hoá đơn đến kho nhận hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn này (Nếu là hoá đơn GTGT thì phải viết phiếu xuất kho) giao hàng cho khách. Căn cứ vào phiếu xuất kho lưu,thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trong kho , ghi sổ kho và nộp lên cho kế toán. Kế toán kho hàng hoá căn cứ vào các chứng từ do thủ kho chuyên lên để lập báo cáo xuất kho hàng hoá, từ đó lên Bảng kê sô8 và phản ánh doanh thu để nộp cho kế toán tổng hợp. + Đối với chứng từ bán hàng. Tại cửa hàng , vào cuối buổi bán hàng mỗi ngày nhân viên thu ngân phải nộp tiền cùng với giấy nộp tiền cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi sổ.Đồng thời cửa hàng trưởng cũng phải kiểm kê hàng hoá để xác định lượng hàng đã bán ra trong ngày để lên Báo cấo bán hàng nộp cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng đối chiếu với giấy nộp tiền do thu ngân chuyển lên để vào bảng kê số 8 Và chuyển cho kế toán tổng hợp. +Đối với các chứng từ thanh toán. Khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào các hoá đơn và các phiếu thu (lưu), kế toán vào các sổ liên quan và từ đó lên bảng kê số 11