Đề tài Mô hình hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) trong doanh nghiệp

m/dịch vụ, các điểm mạnh hay thậm chí là sức mạnh của mạng lưới các kênh phân phối…Thay vào đó, điều khiến các công ty gặt hái thành công chính là đặt trọng tâm vào các khách hàng. Trọng tâm vào khách hàng có nghĩa rằng các kênh cung ứng được tổ chức xung quanh các khách hàng thay vì xung quanh các sản phẩm hay dịch vụ. Dây chuyên cung ứng càng hiểu rõ nhu cầu và hành vi của từng khách hàng bao nhiêu, nó càng hiệu quả trong việc xây dựng một mối quan hệ gắn bó với khách hàng bấy nhiêu. Cũng như vậy, các nhà cung cấp càng khơi dậy những nhu cầu chưa được đáp ứng của khách hàng hiệu quả bao nhiêu, họ càng có nhiều cơ hội nâng cao khả năng cạnh tranh bấy nhiêu. Các công ty hàng đầu trên thị trường giờ đây tự nhìn nhận bản thân không chỉ chú trọng đến chất lượng sản phẩm, khu vực bán hàng, nhãn hiệu mà họ còn quan tâm đặc biệt đến “danh mục các khách hàng” (portfolio of customers). Những công ty này được tổ chức cho mục đích duy nhất là tối đa hoá lợi nhuận khách hàng bằng việc nắm vững, truyển tải và thực thi một giá trị tuyệt với cho các khách hàng. Theo hãng AMR Research, các công ty có một mạng lưới cung ứng hướng theo nhu cầu và trọng tâm vào khách hàng luôn đảm bảo tỷ lệ hàng tồn kho dưới 15%; hoạt động xử lý đơn đặt hàng diễn ra tốt đẹp và thời gian chu trình tiền mặt thấp hơn so với các đối thủ cạnh tranh đến 35%. Những kết quả như vậy đã dẫn tới việc cải thiện được 10% doanh thu và 5 đến 7% lợi nhuận. Vậy tại sao yếu tố khách hàng lại quan trọng? Câu trả lời có thể được tìm thấy trong các xu hướng kinh doanh mạnh mẽ dưới đây có tác động tới bản chất nhu cầu của khách hàng và các công ty phản ứng nhu thế nào với các nhu cầu đó? Sức mạnh của các khách hàng: Các khách hàng ngày nay đang sử dụng tầm ảnh hưởng lớn mạnh của mình lên hoạt động kinh doanh của các công ty. Họ yêu cầu được đối xử như những cá nhân duy nhất, và họ mong đợi các đối tác cung ứng của họ cung cấp các gói sản phẩm, dịch vụ và thông tin hiệu quả nhất. Với những mong đợi của khách hàng được đặt vào các công ty hàng đầu, họ yêu cầu một chất lượng cao nhất với mức giá thấp nhất. Các khách hàng mong muốn tự động hoá các công cụ đặt hàng qua đó trao thêm quyền ảnh hưởng cho họ trong việc thiết kế nội dung sản phẩm và dịch vụ. Họ tìm kiếm những cam kết hoàn thành đơn đặt hàng một cách nhanh chóng, nội dung thông tin mạnh mẽ, hài hoà hoạt động tìm kiếm và đặt hàng, và tăng cường yếu tố hậu mãi. Toàn cầu hoá. Những mô hình sản xuất và phân phối truyền thống đang dần thay đổi cơ bản cùng với sự phát triển chóng móng của các nền kinh tế quốc gia, sự bùng nổ các nhà máy gia công ở những nước đang phát triển, và tốc độ tăng trưởng công nghiệp hoá mạnh mẽ ở nhiều nơi, đặc biệt là Trung Quốc và Ấn Độ. Các chiến lược tiêu dùng lớn được xây dựng trên cơ sở sản xuất chi phí thấp nhanh chóng lấn áp các chiến lược tiêu dùng truyền thống tại phương Tây. Chiều hướng này có tác động không chỉ tới hàng hoá mà còn tới các dịch vụ và sản phẩm giá trị cao. Các dây chuyền cung ứng mạng lưới. Tốc độ thay đổi trong nhu cầu khách hàng, phát triển sản phẩm, thời gian tiếp thị, đương đầu với các sức ép sáng tạo gia tăng đã và đang yêu cầu các công ty tìm kiếm mối quan hệ cộng tác liên quan tới các kênh cung ứng. Mục tiêu là nhằm nâng cao năng lực cốt lõi và hướng khách hàng tới sự thoả mãn cũng như tăng trưởng lợi nhuận. Chuyển từ kinh tế dịch vụ sang kinh tế tự phục vụ. Khi mà những lựa chọn sản phẩm/dịch vụ và các kênh cung ứng ngày một gia tăng, những nguồn cung đơn lẻ, sự gia tăng lòng trung thành nhãn hiệu, và việc định giá phụ thuộc giá trị hàng ngày trở nên quy chuẩn. Trong cùng thời gian này, các khách hàng được kêu gọi ngày một nhiều hơn về việc tìm kiếm, cài đặt, duy trì, cập nhập và tái chế các sản phẩm cơ bản cá nhân giống như phần cứng và phần mềm máy tính. Trong môi trường tự phục vụ ngày một gia tăng như vậy, các dây chuyền cung ứng sẽ cần phải thay đổi trọng tâm từ việc sản xuất và phân phối các sản phẩm đến việc đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đem lại một sự thoả mãn cao độ cùng những trải nghiệm thú vị. Một số phương pháp tiếp thị, kinh doanh và giao tiếp mới sẽ cần đến để chuyển các dây chuyền cung ứng từ chỗ quản lý các giao dịch tới quản lý các mối quan hệ khách hàng. Như vậy nếu doanh nghiệp đã xây dựng cho mình một chuỗi cung ứng (SCM - Supply Chain Management) linh hoạt và hiệu quả thì doanh nghiệp ngay lập tức có thể có hành động phản hồi lại với những thay đổi nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đồng thời vẫn có thể đảm bảo chi phí sản xuất ở mức thấp để tối đa hóa lợi nhuận . Theo AMR Research yếu tố cơ bản để cạnh tranh ngày nay trong các công ty hàng đầu là sở hữu được một chuỗi cung ứng trội hơn hẳn đối thủ. Nói cách khác thì quản trị chuỗi cung ứng không còn là một chức năng mang tính hoạt động của các công ty hàng đầu mà trở thành một bộ phận chiến lược của công ty. Giải pháp quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu bằng cách cho phép họ dự đoán tốt hơn các xu hướng thị trường, thỏa thuận những đơn hàng tốt nhất có thể với các nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, và liên kết tốt hơn với các kênh phân phối. Chính vì những lợi ích mà SCM mang lại, ngày càng nhiều các công ty đi xây dựng cho mình một mô hình SCM phù hợp nhất nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của mình. Các tính năng chính của SCM: Các giải pháp SCM cung cấp một bộ ứng dụng toàn diện bao gồm các phân hệ và các tính năng hỗ trợ từ đầu đến cuối các quy trình cung ứng, bao gồm: Quản lý kho để tối ưu mức tồn kho (thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, các linh kiện, bộ phận thay thế cho các hệ thống máy móc) đồng thời tối thiểu hóa các chi phí tồn kho liên quan. Quản lý đơn hàng bao gồm tự động nhập các đơn hàng, lập kế hoạch cung ứng, điều chỉnh giá, sản phẩm để đẩy nhanh quy trình đặt hàng - giao hàng. Quản lý mua hàng để hợp lý hóa quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, tiến hành mua hàng và thanh toán. Quản lý hậu cần để tăng mức độ hiệu quả của công tác quản lý kho hàng, phối hợp các kênh vận chuyển, từ đó tăng độ chính xác (về thời gian) của công tác giao hàng. Lập kế hoạch chuỗi cung ứng để cải thiện các hoạt động liên quan bằng cách dự báo chính xác nhu cầu thị trường, hạn chế việc sản xuất dư thừa. Quản lý thu hồi để đẩy nhanh quá trình kiểm tra đánh giá và xử lý các sản phẩm lỗi; đồng thời tự động hóa quy trình khiếu nại, đòi bồi hoàn từ các nhà cung ứng và các công ty bảo hiểm. Quản lý hoa hồng để giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn quá trình đàm phán với các nhà cung cấp, tỷ lệ giảm giá, các chính sách hoa hồng cũng như các nghĩa vụ. Một số giải pháp SCM trên thị trường hiện nay còn được tích hợp thêm khả năng quản lý hợp đồng, quản lý vòng đời sản phẩm và quản lý tài sản. Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh: Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn .Bởi vì các doanh nghiệp nằm trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào cũng phải đưa ra các quyết định chung và các quyết định riêng đối với các hành động của họ trên 5 lĩnh vực: Sản xuất. Hàng tồn kho. Địa điểm, kho bãi. Vận chuyển. Thông tin. Và SCM sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng. SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo... Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp (4P*: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất. Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B. Tuy nhiên, như không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng. Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng: Các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ. Bản thân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất. Tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ. Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất có giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất - những công việc đòi hỏi tính dữ liệu chính xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Khu vực nhà máy sản xuất trong công ty phải là một môi trường năng động, trong đó sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần được cập nhật và phổ biến tới tất cả các cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. SCM cung cấp khả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và lên kế hoạch. Nó cũng mang lại hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty. Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng. Có thể nói, SCM là nền tảng của một chương trình cải tiến và quản lý chất lượng - Bạn không thể cải tiến được những gì bạn không thể nhìn thấy. Mục đích của các doanh nghiệp khi xây dựng SCM: Với những tiện ích và vai trò mà SCM có thể mang lại cho doanh nghiệp như trên các doanh nghiệp xây dựng SCM nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanhcủa mình .Những mục đích chính đó là : Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của doanh nghiệp bằng việc bao quát được tất cả các nhà cung cấp, các nhà máy sản xuất, các kho lưu trữ và hệ thống các kênh phân phối. Doanh nghiệp có thể dự đoán tốt hơn các xu hướng thị trường, thỏa thuận những đơn hàng tốt nhất có thể với các nhà cung ứng, tối ưu hóa mức tồn kho, và liên kết tốt hơn với các kênh phân phối. Sắp xếp hợp lý và tập trung vào các chiến lược phân phối để có thể loại bỏ các sai sót trong công tác hậu cần cũng như sự thiếu liên kết có thể dẫn tới việc chậm chễ. Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng bằng việc chia sẻ các thông tin cần thiết như các bản báo cáo xu hướng nhu cầu thị trường, các dự báo, mức tồn kho, và các kế hoạch vận chuyển với các nhà cung cấp cũng như các đối tác khác. Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho. Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần để sửa chữa kịp thời các vấn đề phát sinh trong chuỗi cung ứng trước khi quá muộn. Điều quan trọng nhất khi doanh nghiệp xây dựng SCM là tiết kiệm chi phí tối đa ,tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng thị phần , giành được đông đảo khách hàng , tăng doanh thu cho doanh nghiệp và tối đa hoá lợi nhuận. Một nghiên cứu chính thống gần đây của AMR đã chứng minh: những doanh nghiệp có khả năng dự báo chính xác các nhu cầu thị trường (một số có thể dễ dàng có được với giải pháp SCM ), có thể giảm mức tồn kho không cần thiết 15%, tăng tỷ lệ các đơn hàng thành công, và rút ngắn qui trình thu tiền tới 35 %. Kết luận: Công ty nào cũng luôn tìm mọi cách để tạo một kênh liên lạc thông suốt giữa nhà cung ứng và khách hàng của họ, xoá bỏ những nhân tố cản trở khả năng sinh lời, giảm chi phí, tăng thị phần và giành được đông đảo khách hàng. Vì lý do đó, SCM được xem như một giải pháp tốt để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với SCM, việc chia sẻ dữ liệu kinh doanh sẽ không bị bó hẹp trong nội bộ doanh nghiệp, mà đã lan truyền đến nhà cung ứng, nhà sản xuất và nhà phân phối. Có thể nói, dây chuyền cung ứng luôn chú trọng tới mọi hoạt động sản xuất của công ty,cả trong hiện tại lẫn tương lai, nhằm cân đối giữa cung và cầu,đồng thời phản hồi lại sự thay đổi trên thị trường. Hãy đưa tất cả các thông tin liên quan tới dây chuyền cung ứng, từ nhà cung cấp tới hệ thống hậu cần nội bộ, đến các kênh phân phối sản phẩm, khách hàng… vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, bạn sẽ thấy hoạt động sản xuất của mình trở nên thông suốt và hiệu quả như thế nào. Đối với không ít các công ty trong mọi lĩnh vực, sở hữu một dây chuyền cung ứng hiệu quả có thể là tấm vé sinh tồn - và thậm chí là thịnh vượng - trong một thế giới kinh doanh mới ngày nay. Danh sách top 10 Nhà cung cấp giải pháp SCM năm 2009 Consona Epicor Infor Logility JDA Redprairie Microsoft Oracle SAP Manhattan Associates Phần III: Bài tập: Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới. Một trong những ứng dụng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản lý sinh viên trong KTX . Với mục đích tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản lý sinh viên trong KTX dưới góc độ các luồng thông tin dữ liệu, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu, khảo sát một hệ thống quản lý sinh viên trong KTX với các nhiệm vụ sau: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống. Xây dựng luồng dữ liệu mức đỉnh. Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Bài tập chúng tôi thực hiện sẽ được dựa trên kết cấu 2 phần: Phần 1: Mô tả hệ thống quản lý sinh viên trong KTX Phần 2: Phân tích các sơ đồ. Mô tả hệ thống quản lý sinh viên trong KTX: Hoạt động quản lý sinh viên trong KTX được tiến hành qua 4 công đoạn chính: Đăng kí, Xếp phòng, Quản lý sinh viên, Lưu trữ. Các hoạt động nghiệp vụ trong quản lý sinh viên được tiến hành như sau: Đăng kí: Đầu mỗi năm học, ban quản lý KTX sẽ thống kê số lượng sinh viên đang ở trong KTX, thống kê số phòng trống và số chỗ trống trong các phòng. Căn cứ vào điều kiện thực tế của KTX, căn cứ vào số lượng sinh viên mà kí túc có thể nhận thêm, trường đưa ra các quyết định, các thông báo về số lượng sinh viên được ở KTX. Nhân viên Ban quản lý sẽ thông báo cho sinh viên điều kiện được ở trong KTX và thủ tục đăng ký vào KTX. Sinh viên được xác nhận là đúng đối tượng được ở KTX sẽ làm bản đăng kí ở KTX theo mẫu mà nhân viên ban quản lý KTX đã lập sẵn. Xếp phòng: Sau khi sinh viên đã nộp đăng kí, ban quản lý KTX sẽ tiến hành xếp phòng cho sinh viên. Ban quản lý sẽ tìm phòng trong danh sách phòng mà đã có sinh viên cùng khoa, cùng khóa mà phòng đó còn chỗ thì xếp sinh viên đó vào, ngược lại thì xếp sinh viên vào phòng mới. Trường hợp hết phòng mà phòng của sinh viên các khoa khác còn chỗ thì phải xếp sinh viên này vào. Trong trường hợp không tìm được phòng nào có thể xếp thì thông báo cho sinh viên đó. Mỗi khi đã xếp xong phòng cho một sinh viên thông tin về sinh viên đó sẽ cập nhật trong bảng danh sách sinh viên của ban quản lý. Quản lý sinh viên: Sau khi sinh viên đã ổn định chỗ ở thì ban quản lý phải làm Thẻ nội trú dùng để sinh viên ra vào kí túc xá hoặc để mỗi khi ban quản lý kiểm tra có ai không phải là sinh viên nội trú mà vẫn ở ký túc xá không. Trong trường hợp sinh viên chuyển ra ngoài (vì lý do không phù hợp với môi trường KTX hoặc bị trục xuất,…) thì nhân viên ban quản lý sẽ cập nhật danh sách sinh viên để tiện cho việc quản lý sinh viên. Làm danh sách phòng, danh sách có dán ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp khoa, hộ khẩu thường trú của mỗi thành viên trong phòng. Mỗi danh sách phòng có thể là một tập văn bản, trong đó mỗi văn bản gồm ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp khoa, hộ khẩu thường trú của mỗi thành viên. Người nhà hoặc bạn bè muốn tìm sinh viên ở kí túc xá mà chưa biết phòng hoặc biết chưa chính xác thì có thể kiểm tra bằng cách nhập một vài dữ liệu về sinh viên( ví dụ: hoặc họ tên, hoặc quê quán, hoặc ngày sinh, hoặc lớp, hoặc khoa...). Lưu trữ: Ban quản lý ký túc xá như một phòng ban nên cũng có nhu cầu lưu trữ các thông báo, các quyết định. Các thông tin về sinh viên cũng được lưu trữ để tiện cho việc quản lý. Phân tích các sơ đồ: Mô hình phân cấp chức năng (BPC) Mô hình: Bước 1: Liệt kê tất cả các hoạt động trong quản lý sinh viên trong KTX: Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm. Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX. Làm thủ tục đăng kí vào kí túc xá. Tìm phòng trong danh sách phòng. X ếp phòng phù hợp với sinh viên. Thông báo cho sinh viên không tìm được phòng. Cập nhật thông tin về sinh viên đã được xếp. Làm thẻ nội trú. Cập nhật danh sách sinh viên khi có sinh viên chuyển ra ngoài. Làm danh sách phòng. Lưu trữ các báo cáo , các quyết định. Lưu trữ thông tin sinh viên. Các hoạt động : phát đơn xin vào KTX và bản cam kết vào KTX , sinh viên nộp đơn đăng ký , ban quản lý kiểm tra có ai không phải là sinh viên nội trú mà vẫn ở ký túc xá không thì sinh viên trong phòng phải trình thẻ sinh viên nội trú là những hoạt động do con người làm. Bước 2: Nhóm các chức năng có liên quan và đặt tên cho chức năng cha : Chức năng “đăng kí ”: Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm. Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX. Làm thủ tục đăng kí vào KTX. Chức năng “xếp phòng ”: Tìm phòng. Xếp phòng phù hợp với sinh viên. Thông báo cho sinh viên. Cập nhật thông tin về sinh viên đã được xếp. Chức năng “quản lý sinh viên “: Làm thẻ nội trú. Cập nhật danh sách sinh viên khi có sinh viên chuyển ra ngoài. Làm danh sách phòng. Chức năng “lưu trữ ”: Lưu trữ các báo cáo, các quyết định. Lưu trữ thông tin sinh viên. Bước 3: Mô hình phân cấp chức năng: Quản lý sinh viên trong KTX 1-Đăng kí 2-Xếp phòng 3-Quản lý sinh viên 4-Lưu trữ 1.1-Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm 1.2-Thông báo điều kiện nhận sinh viên , số lượng sinh viên được ở KTX 1.3-Làm thủ tục đăng kí vào KTX 2.1-Tìm phòng phù hợp với sinh viên 2.2-Xếp phòng 2.3-Thông báo cho sinh viên 2.4-Cập nhật thông tin về sinh viên mới 3.1-Làm thẻ nội trú 3.2-Cập nhật danh sách sinh viên 3.3-Làm danh sách phòng 4.1-Lưu trữ các báo cáo , các quyết định 4.2-Lưu trữ thông tin sinh viên Hình 1 – Mô hình phân cấp chức năng. Mô tả tương tác: Đăng kí: Thống kê số lượng sinh viên có thể nhận thêm: Đầu mỗi năm học, nhân viên ban quản lý KTX có trách nhiệm thống kê số sinh viên đang ở KTX, số lượng phòng trống và số chỗ trống ở mỗi phòng để có thể xác định được số lượng sinh viên có thể nhận thêm. Thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX: Sau khi nhận được các thông báo quyết định của trường, nhân viên ban quản lý có trách nhiệm thông báo điều kiện nhận sinh viên, số lượng sinh viên được ở KTX cho sinh viên biết. Làm thủ tục đăng kí vào KTX: Nhân viên ban quản lư xác nhận sinh viên có phải thuộc đối tượng ở KTX. Sau khi xác nhận là ðúng thì cho sinh viên tiến hành làm thủ tục đăng ký vào KTX. Xếp phòng : Tìm phòng trong danh sách phòng: Khi có thông tin đăng kí của sinh viên, nhân viên ban quản lý KTX có trách nhiêm tìm phòng trong danh sách phòng cho từng sinh viên. Xếp phòng phù hợp với sinh viên: Nếu tìm được phòng phù hợp với sinh viên thì nhân viên ban quản lý tiến hành xếp sinh viên vào đó. Sinh viên có thể được xếp vào phòng đã có sinh viên cùng khoa, cùng khoá hoặc phòng vẫn còn trống hoặc phòng của sinh viên khoa khác. Thông báo cho sinh viên không tìm được phòng: Nếu không tìm được phòng cho sinh viên thì nhân viên ban quản lý sẽ thông báo cho sinh viên nào không tim được phòng. Ngược lại những sinh viên nào được xếp phòng thì thông báo cho họ thông tin về phòng đã xếp. Cập nhật thông tin về sinh viên mới: Mỗi khi một sinh viên được xếp phòng thì nhân viên ban quản lý có trách nhiệm cập nhật thông tin về sinh viên đó vào danh sách sinh viên. Quản lý sinh viên: Làm thẻ nội trú: Sinh viên ở KTX thì nhân viên ban quản lý có trách nhiệm làm thẻ nội trú cho họ để ban quản lý dễ kiểm tra và để sinh viên ra vào KTX. Cập nhật danh sách sinh viên: Nhân viên ban quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin mới về sinh viên vào danh sách sinh viên. Đặc biệt là khi sinh viên đó chuyển ra ngoài để dễ quản lý. Làm danh sách phòng: Nhân viên ban quản lý có trách nhiệm làm danh sách phòng cho các phòng và khi có sinh viên chuyển ra ngoài thì xoá thông tin của sinh viên đó ra khỏi danh sách phòng. Lưu trữ: Lưu trữ các báo cáo, các quyết định: Nhân viên ban quản lý sẽ lưu trữ tất cả các thông báo, quyết đinh của trường, của ban quản lý đối với sinh viên trong hệ thống. Lưu trữ thông tin sinh viên: Tất cả các thông tin về sinh viên ở trong KTX sẽ được nhân viên ban quản lý lưu trữ lại trong hệ thống. Mô hình luồng dữ liệu (BLD): Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Liệt kê các tác nhân ngoài: Trường. Sinh viên. Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX. Ban quản lý. Mô hình: Các thông báo, quyết định về số lượng sinh viên được ở KTX Thông tin về sinh viên Thông tin về điều kiện và thủ tục đăng ký ở KTX , thông tin về phòng xếp cho sinh viên Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX Thông tin về sinh viên muốn tìm Trường Quản lý sinh viên trong KTX Sinh viên Thông tin về phòng của sinh viên Thông tin về tình hình thực tế của KTX , số lượng sinh viên mà KTX có thể tiếp nhận Ban quản lý Thông báo làm thẻ nội trú cho sinh viên và nội quy KTX, thủ tục đăng kí vào KTX Các thông báo quyết định của trường , thông tin về sinh viên ,thông tin về việc xếp phòng và việc quản lý sinh viên ở KTX Hình 2 – Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh. Mô tả tương tác: Trường: là chủ thể nhận các thông tin về tình hình thực tế của KTX, số lượng sinh viên mà KTX có thể tiếp nhận. Đồng thời là chủ thể đưa ra các quyết định, thông báo về số lượng sinh viên được ở KTX cho hệ thống. Sinh viên: là người thực hiện việc cung cấp thông tin về bản thân cho hệ thống quản lý sinh viên hoạt động . Đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi của hệ thống về những thông tin về điều kiện và thủ tục đăng ký ở KTX, thông tin về việc xếp phòng cho sinh viên. Người nhà hoặc bạn bè của sinh viên ở KTX: là người thực hiện cung cấp thông tin về sinh viên muốn tìm cho hệ thống quản lý sinh viên trong KTX hoạt động. Đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi của hệ thống. Phản hồi đó là thông tin về phòng của sinh viên muốn tìm. Ban quản lý: là người quyết định cho các hoạt động quản lý sinh viên trong KTX thông qua các quyết định, thông báo, ban quản lý thực hiện theo dõi hoạt động của hệ thống quản lý sinh viên trong KTX thông qua các báo cáo mà hệ thống gửi cho ban quản lý. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): Các kho dữ liệu sử dụng: Danh sách sinh viên: chứa các thông tin cần thiết của sinh viên ở KTX Danh sách phòng: chứa thông tin các thành viên trong phòng. Mỗi phòng sẽ có 1 danh sách phòng là 1 tập văn bản , trong đó mỗi văn bản gồm ảnh, họ tên, ngày sinh, lớp khoa, hộ khẩu thường trú của mỗi thành viên. Mẫu đơn đăng kí vào KTX: gồm mẫu đơn xin vào KTX và bản cam kết vào KTX. Mẫu thẻ nội trú. Các thông báo , quyết định. Dữ liệu về sinh viên: chứa các thông tin của sinh viên như thông tin về ngày chuyển đến, ngày chuyển đi, ở phòng nào, việc thực hiện nội quy của sinh viên… Bản đăng ký: chứa các thông tin trong bản đăng ký vào KTX của sinh viên. Danh sách đối tượng ưu tiên: chứa thông tin của các sinh viên thuộc đối tượng được ưu tiên ở KTX được xếp theo mức ưu tiên từ cao xuống thấp. Mô hình: Thông tin về sinh viên cần tìm Thông tin về sinh viên ở KTX và tình hình thực hiện nội quy của SVSSVSVsinh viên Thông tin về điều kiện thực tế của KTX, số lượng sinh viên có thể nhận 3-Quản lý sinh viên Người nhà hoặc bạn bè sinh viên 1-Đăng kí Danh sách đối tượng ưu tiên Danh sác