Đề tài Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ở nhà máy Thiết Bị Bưu Điện

W có biến áp Cái 184000 - 270 500 92.000 17 Loa 30 W không biến áp Cái 160000 - 250 500 80.000 18 Biến áp loa 25 W Cái 36000 250 500 1.000 36.000 19 Cút cong R500 dài 1.1m ống 45000 50 100 4500 20 Cút cong R500 dài 1.6 m ống 50000 50 100 5.000 21 Đầu phích 250 màu đen Bộ 27000 5.000 5.000 135.000 22 Zoăng phích 250 Cái 2000 4.000 4.000 8.000 23 BTP loa 15 W nhựa Bộ 2.000 24 BTP ép nhựa LMX 25 Dây thít BCPT 02 đỏ Cái 550 - 20.000 5.000 27.500 26 Vỏ đồng hồ ga Cái 110000 200 200 22.000 27 Xe đẩy inốc Cái 2200000 1668 10 10 22.000 28 Đế treo cáp PD-30T Cái 6000 793 2.000 2.000 12.000 29 Đế kết cuốn 7/05 Cái 16000 573 3.000 3.000 48.000 30 Đế kết cuốn 3 hướng AL Cái 16000 2.000 2.000 32.000 31 Thanh luồn các loại 1.5m Cái 29000 200 200 58.000 (Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh, tháng2/2004) 1.3.2. Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch Trên cơ sở bản kế hoạch đã được duyệt, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành triển khai thực hiện bằng hai công cụ quan trọng là kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất. + + Đối với kế hoạch tác nghiệp: Trên cơ sở bản kế hoạch chung của cả nhà máy, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ cụ thể hóa bản kế hoạch đó bằng các nhiệm vụ cụ thể và mỗi nhiệm vụ cụ thể đó sẽ được giao cho một phân xưởng đảm nhiệm. Kế hoạch tác nghiệp giúp cho quá trình thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng hơn,cụ thể hơn. Kế hoạch tác nghiệp có hoàn thành thì kế hoạch sản xuất chung mới hoàn thành. Qua đó ta có thể thấy được vai trò, sự cần thiết cũng như tính không thể thiếu của kế hoạch tác nghiệp. Cụ thể đối với bản kế hoạch ở trên(bảng 6), nhà máy đã phân chia kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất từng chi tiết, bộ phận. Dưới đây là kế hoạch sản xuất của phân xưởng 3: Bảng 9: Kế hoạch sản xuất của phân xưởng 3:tháng 2/2004 STT Tên chi tiết/ Sản phẩm Đơn vị Kế hoạch 1 Nam châm 100*17 Viên 1500 2 Nam châm 10*2 Viên 70.000 3 Nam châm 12*3 Viên 35.000 4 L/R hộp lôzĂc Cái 20.000 5 L/R hộp HD 2 Cái 2.000 6 Cut R 500*110*5 Cái 200 7 Nam châm 12*2 Viên 20.000 (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện ) Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy rõ nhiệm vụ cụ thể phân xưởng 3 trong tháng 2/2004. Bản kế hoạch này giúp cho quản đốc phân xưởng có kế hoạch cụ thể cho từng công nhân trong phân xưởng mình, cân đối dây chuyền sản xuất cho phù hợp nhằm hoàn thành kế hoạch được giao. + Đối với công tác điều độ sản xuất: Điều độ sản xuất là tập hợp các nhóm biện pháp nhằm chuẩn bị kịp thời và đầy đủ cho sản xuất, điều hoà phối hợp việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp ở tất cả các khâu sản xuất, phục vụ quá trình sản xuất trong suốt cả thời kỳ kế hoạch cũng như kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Qua đó ta càng khẳng định vai trò quan trọng của điều độ sản xuất trong quá trình thực hiện kế hoạch. Trong công tác điều độ sản xuất, việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất là công việc đầu tiên nó bao gồm sự chuẩn bị về lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu...Có thể nói đối với phòng kế hoạch kinh doanh việc chuẩn bị về nguyên vật liệu là một trong những yếu tố được quan tâm đầu tiên. Căn cứ vào kế hoạch đã lập, căn cứ vào lượng hàng tồn kho của các phân xưởng cán bộ phòng kinh doanh tiến hành mua nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất, cân đối kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp. Chẳng hạn với bản kế hoạch nhận được phân xưởng 4 đã tiến hành cân đối kế hoạch sản xuất của mình như sau: Bảng 10: Bảng cân đối kế hoạch sản xuất của phân xưởng 4( Thượng Đình) tháng 2/2004 STT Tên sản phẩm Đơn vị Kế hoạch Thời gian định mức Thời gian thực tế 1 Đai inốc 204 Cuộn 500 20/2 20/2 2 PA 511 Cái 2000 20/2 20/2 3 PA 509 Cái 30.000 20/2 20/2 ... ... ... ... ... ( Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện) Ngoài cân đối kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch kinh doanh còn phải tiến hành cân đối vật tư phục vụ quá trình sản xuất, trong biểu cân đối vật tư đó cần nêu lên đầy đủ các thông tin về các loại vật tư cần thiết, định mức tiêu hao của từng loại, kế hoạch, nhu cầu, lượng tồn trong kho và tồn trong phân xưởng. Việc cân đối vật tư không chỉ nhằm mục tiêu hoàn thành kế hoạch sản xuất mà nó còn góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Ngoài ra việc cân đối vật tư còn góp phần vào việc giúp cho quá trình sản xuất liên tục và không bị gián đoạn. Không chỉ dừng lại ở việc cân đối kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh còn phải cân đối vật tư phục vụ quá trình sản xuất. Việc cân đối vật tư giúp cho quá trình điều độ sản xuất được diễn ra một cách kịp thời. Các loại vật tư mà nhà máy sử dụng phần lớn đều có nguồn gốc từ nước ngoài. Song quá trình mua vật tư này không được diễn ra một cách trực tiếp với đối tác nước ngoài mà phần lớn đều thông qua các tổ chức trung gian. Nguyên nhân của việc này là do sự khó khăn trong quá trình tìm cũng như chi phí cho việc giao dịch... Mẫu biểu cân đối vật tư có dạng như sau: Bảng 11: Cân đối vật tư dùng cho quá trình sản xuất của Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện STT Tên vật tư Đơn vị Định mức Kế hoạch Nhu cầu vật tư Tồn kho Tồn phân xưởng ... ... ... ... ... ... ... ... (Nguồn phòng kế hoạch kinh doanh) Một vai trò không thể thiếu của quá trình điều độ sản xuất là sự phối kết hợp giữa các phân xưởng đảm bảo hoàn thành kế hoạch được đúng thời hạn. Bất cứ một hoạt động nào muốn hoàn thành đều cần có sự phối kết hợp giữa các bộ phận tham gia khâu nào làm trước, quá trình nào tiến hành trước, khâu nào, quá trình nào tiến hành sau. Đôi khi sự phối kết hợp này còn giúp ta xác định rõ những công việc có thể hoãn lại, những sự ưu tiên mà vẫn đảm bảo hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn. Tính liên tục trong quá trình sản xuất là một trong những nhân tố quan trọng đánh giá trình độ cũng như hiệu quả của quá trình sản xuất. Một trong những biện pháp quan trọng đảm bảo sự liên tục trong sản xuất là thường xuyên đưa ra những phương án có thể xảy ra và sẵn sàng ứng phó với những sự cố đó. Trong Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện sự phối hợp này được thể hiện rất rõ qua mối liên hệ giữa các phân xưởng với phòng kế hoạch kinh doanh. Sự phối hợp không chỉ diễn ra đơn thuần trong giai đoạn thực hiện kế hoạch mà hình thành ngay từ khi chuẩn bị kế hoạch đến khi kết thúc việc kế hoạch đánh giá và nhận xét. Để giúp phòng kế hoạch có thể đưa ra được một bản kế hoạch có chất lượng thì các phân xưởng có trách nhiệm phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết giúp cho quá trình xây dựng kế hoạch, Trong quá trình thực hiện thường xuyên phản hồi những thông tin cần thiết về quá trình thực hiện cho phòng kế hoạch, những yêu cầu về nguyên vật liệu, lao động...Bởi vậy có thể nói sự phối hợp này là một mũi tên 2 chiều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tóm lại để kế hoạch có thể trở thành hiện thực thì công tác tổ chức thực hiện đóng vai trò then chốt. Kế hoạch dù tốt đến đâu nhưng khâu thực hiện không tốt thì kế hoạch đó sẽ trở nên lãng phí và ngược lại khâu tổ chức thực hiện tốt mà kế hoạch không tốt thì không đem lại hiệu quả cao thậm chí nó còn dẫn tới một loạt các sai lầm về sau. 1.3.3 Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất Đây là việc cho phép ta đánh giá xem công tác kế hoạch có hoàn thành không và nếu hoàn thành thì hoàn thành ở mức độ nào. Có thể nói đối với Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện việc theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch được cụ thể đến mức tối đa. Hàng tuần các phân xưởng đều gửi báo cáo cho phòng kế hoạch kinh doanh báo cáo về kết quả, tiến độ làm việc của phân xưởng trong từng ngày. Trên cơ sở đó phòng kế hoạch tiến hành tổng kết mức độ hoàn thành của các phân xưởng cũng như khả năng không thể hoàn thành được kế hoạch của phân xưởng để có kế hoạch bổ sung: giúp đỡ phân xưởng hay giao cho phân xưởng khác cùng làm...Việc theo dõi sát sao vừa giúp nhà máy có thể nắm bắt được tình hình một cách chắc chắn nhất, nhanh nhất và sẵn sàng đưa ra các phương án bổ sung khi có sai sót, chủ động trong quá trình sản xuất. Ngoài ra việc đánh giá còn góp phần giúp nhà máy nhận ra được những yếu điểm của mình ở mỗi khâu, tìm hiểu nguyên nhân của việc đó và đưa ra biện pháp cho kỳ sau. Bảng 12: Báo cáo thực hiện kế hoạch tháng 2/2004 (phân xưởng 4 Thượng Đình) TT Tên sản phẩm Đơn vị Kế hoạch Tuần thực hiện Tổng cộng 1 2 3 4 5 1 Đai 204 Cái 500 700 600 28 628 2 PA 511 Bộ 2.000 500 1200 3 Phôi nêm kg 500 300 200 630 4 Móc cài mụp PA 509. Cái 30.000 3.000 30.000 5 Xe đẩy inốc Cái 11 10 1 11 6 Vỏ nguồn máy tính AX 30 Cái 3.000 2500 500 32 3032 7 Thân kìm BC Cái 500 200 265 35 285 8 Thân dấu cán búa Cái 500 500 (Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện) Nhìn vào bảng trên ta có thể thu thập được đầy đủ các thông tin giúp cho việc đánh giá thực hiện kế hoạch của các phân xưởng cũng như tiến độ hoàn thành. Qua đó có thể thấy mức độ trong quá trình triển khai kế hoạch được giao và cũng khẳng định công tác kế hoạch luôn được nhà máy theo sát, chủ động ứng biến trước sự thay đổi của thị trường, các yếu tố khách quan có thể xảy ra. Bên cạnh báo cáo tuần nhà máy còn có báo cáo các ngày trong tuần thậm chí các ca làm việc trong ngày. Điều này tạo điều kiện cho cán bộ kế hoạch có điều kiện nắm bắt không chỉ tình hình chung của toàn nhà máy mà còn nắm bắt tình hình cụ thể của từng phân xưởng trong những thời gian nhất định. Trên cơ sở các báo cáo nhận được cán bộ phòng kế hoạch sẽ tổng kết lại và đưa ra một bản báo cáo chung toàn nhà máy. Đối với những phân xưởng hoàn thành trước kế hoạch được giao, phòng kế hoạch có nhiệm vụ trình giám đốc nhà máy khen thưởng, hay đưa ra kế hoạch cho kỳ tới ngay trước thời gian quy định trên cơ sở vẫn đảm bảo luật lao động. Đối với những phân xưởng không hoàn thành kế hoạch, cán bộ phòng kế hoạch có quyền yêu cầu phân xưởng đó trình bày rõ lý do trong bản báo cáo thực hiện kế hoạch. Điều này giúp cho việc điều chỉnh kế hoạch cho giai đoạn sau cho phù hợp. Không chỉ dừng ở đó, việc đánh giá và kiểm tra kế hoạch có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất ở cả mặt chất. Các đơn vị không chỉ dừng ở việc hoàn thành kế hoạch ở khía cạnh số lượng mà còn phải đảm bảo cả mặt chất lượng nữa, không cho phép các phân xưởng chạy theo bệnh hình thức mà bỏ qua chất lượng của sản phẩm. Công tác kiểm tra kế hoạch là quá trình tổng hợp, nó kiểm tra tất cả các vấn đề có liên quan đến sản xuất: số lượng, chất lượng, sử dụng nguyên vật liệu, lao động...Từ đó tạo điều kiện cho việc đánh giá một cách công bằng, toàn diện. Kiểm tra và đánh giá tuy không tạo ra sản phẩm nhưng nó lại là quá trình không thể thiếu của bất cứ một hoạt động nào bởi kiểm tra buộc mọi người công nhân phải có ý thức, tinh thần trách nhiệm trong công việc của mình đồng thời nó cũng là cơ sở để đánh giá. Còn đánh giá giúp phát hiện ra những chỗ chưa được, chưa hợp lý để kịp thời điều chỉnh, rút kinh nghiệm cho kỳ sau. Một vai trò quan trọng nữa của kiểm tra và đánh giá là phát hiện ra những nguyên nhân khách quan hay chủ quan có tác động đến quá trình sản xuất từ đó xác định rõ trách nhiệm thuộc về ai. Công việc này góp phần nâng cao trách nhiệm cũng như quyền lợi của mỗi bộ phận một cách chính xác. Trên đây là cách thức, quy trình của công tác kế hoạch trong Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện từ khâu chuẩn bị kế hoạch, triển khai thực hiện đến đánh giá kiểm tra kế hoạch. Đó có thể coi là một quá trình hoàn chỉnh, tuần tự góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế hoạch. 2. Đánh gía về công tác kế hoạch của Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện 2.1 Những thành quả đạt được. Có thể nói Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện đã xây dựng cho mình một quy trình kế hoạch hoàn chỉnh từ khi chuẩn bị đến triển khai thực hiện và cuối cùng là kiểm tra, đánh giá. Điều đó được thể hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Quy trình các khâu trong công tác kế hoạch của Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện Chuẩn bị xây dựng kế hoạch Triển khai thực hiện kế hoạch Đánh giá, kiểm tra kế hoạch Xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh Qua sơ đồ trên ta không chỉ thấy rõ quy trình kế hoạch của nhà máy mà còn thấy được vai trò định hướng của nó trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh. ý thức được vai trò quan trọng của công tác kế hoạch là điều không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng nhận thấy và khi đã nhận rõ vai trò quan trọng của nó không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đầu tư vào công tác này. Song đối với Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện vai trò của kế hoạch đã được nhà máy xác định rõ ngay từ khi mới thành lập điều này được chứng minh rõ tốc độ tăng trưởng không ngừng của nhà máy qua mỗi năm, năm sau cao hơn năm trước. Bên cạnh việc xây dựng được một quy trình kế hoạch hoàn chỉnh nhà máy còn có một đội ngũ nhân viên kế hoạch có năng lực, tinh thần trách nhiệm. Trong bất cứ một khâu nào của quá trình kế hoạch, cán bộ kế hoạch cũng luôn theo sát từ khâu thu thập, phân tích thông tin, xây dựng, triển khai đến khi hoàn thành. Trong giai đoạn chuẩn bị, các thông tin mà nhà máy thu thập không chỉ các thông tin nội bộ mà cả thông tin bên ngoài, luôn theo sát sự thay đổi của thị trường điều này giúp cho các kế hoạch mà nhà máy đưa ra không xa vời mà đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn. Các thông tin thu thập được luôn được xử lý, phân tích một cách kỹ lưỡng, cẩn thận và có cơ sở khoa học. Ngoài ra nguồn thu thập thông tin cũng được nhà máy coi trọng, thông tin đó có nguồn gốc từ đâu? có tin cậy được không? Bên cạnh đó còn có các căn cứ quan trọng khác như: các đơn hàng nhận được, lượng tồn kho của kỳ trước, năng lực sản xuất của các bộ phận... Trong giai đoạn thực hiện, đây là giai đoạn biến ý tưởng, kế hoạch thành hiện thực, là giai đoạn đánh giá hiệu quả hay không hiệu quả của bản kế hoạch đã đưa ra. Để triển khai thực hiện kế hoạch nhà máy luôn chuẩn bị mọi mặt cho công tác thực hiện nhờ đó mà hầu hết các kế hoạch đưa ra đều được hoàn thành. Công tác kiểm tra, đánh giá cũng luôn được nhà máy coi trọng. Lấy kết quả là thước đo sự thành công của kế hoạch sản xuất nhà máy luôn đánh giá kế hoạch trên cả phương diện số lượng cũng như chất lượng. Một kết quả không thể không nhắc tới trong sự thành công của công tác kế hoạch đó là Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện đã phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với mỗi cán bộ làm công tác kế hoạch. Nhà máy đã có phòng kế hoạch kinh doanh luôn đảm nhiệm các công việc có liên quan đến công tác kế hoạch và sẵn sàng đầu tư phục vụ quá trình này. Cán bộ phòng kế hoạch là đội ngũ có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao điều đó góp phần quan trọng vào sự thành công của công tác kế hoạch. Ta có thể thấy rõ những thành quả đã đạt được trong công tác kế hoạch của nhà máy qua các kết quả dưới đây: Bảng 13: Tình hình thực hiện kế hoạch về một số chỉ tiêu của nhà máy Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 KH TH KH TH KH TH KH TH Tổng doanh thu ( triệu đồng) 140.000 149.714 151.000 153.395 155.000 213.216 215.000 283.008 Tổng chi phí ( triệu đồng) 132.200 139.747 141.900 142.435 145.350 198.599 220.780 261.978 Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 4.698 5.793 5.112 6.768 7.521 9.364 11.896 15.513 Tổng quỹ lương theo đơn giá ( Triệu đồng) 8.367 8.883 10.141 10.217 10.870 12.226 14.340 16.736 Tiền lương bìn quân (nghìn đồng) 1.232 1.287 1.452 1.480 1.530 1.712 1918 2.344 (Nguồn: phòng kế toán thống kê Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện ) Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy các chỉ tiêu của kỳ kế hoạch đều được hoàn thành và hoàn thành vượt mức, điều đó chứng tỏ sự thành công trong công tác kế hoạch của nhà máy. Các kế hoạch đưa ra đã bám sát thực tế tránh tình trạng kế hoạch vượt quá khả năng của các bộ phận, phòng ban. Để hiểu rõ hơn về tình hình thực hiện kế hoạch ta chọn chỉ tiêu doanh thu để phân tích thông qua biểu đồ dưới đây. Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy rõ tình hình thực hiện kế hoạch về doanh thu của nhà máy qua từng năm. Hầu hết các kế hoạch đều được hoàn thành vượt mức. Doanh thu thực hiện qua các năm cũng liên tục tăng và tăng mạnh nhất vào giai đoạn năm 2002-2003. Doanh thu của năm 2003 đạt mức cao nhất: 283.008 triệu đồng. Và thấp nhất là năm 2000 chỉ đạt 149.714 triệu đồng. Doanh thu năm sau được dựa trên tình hình thực hiện của năm trước và luôn cao hơn mức thực hiện của năm trước. Điều đó phản ánh cơ sở khoa học của việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy. Sự biến động giữa doanh thu kế hoạch và doanh thu thực hiện là không cao (trừ năm 2003). Năm 2003 doanh thu thực hiện đạt mức cao so với kế hoạch đã đề ra, nó phản ánh hiệu quả cao của quá trình sản xuất đồng thời cũng phản ánh sự thiếu chính xác trong công tác kế hoạch. Riêng đối với kế hoạch sản xuất, ta có thể thấy rõ thành quả đã đạt được qua bảng số liệu chi tiết của cơ sở Thượng Đình trong các tháng của năm 2002, 2003 như sau: Bảng 14: Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của cơ sở Thượng Đình trong năm 2002-2003 (Đơn vị: Đồng) Tháng 2002 2003 KH TH KH TH 1 2.901.840 2.878.133 3.368.380 3.391.148 2 2.986.615 2.024.424 1.724.283 1.696.680 3 3.912.335 4.578.925 2.749.605 2.765.985 4 2.911.333 3.571.555 4.532.210 4.614.401 5 4.123.324 6.317.309 6.745.350 6.706.640 6 3.787.564 4.979.388 6.578.050 6.449.610 7 7.160.725 6.558.426 6.976.725 7.038.976 8 10.859.700 9.023.625 8.688.300 7.625.122 9 4.937.185 5.085.741 8.985.600 9.016.372 10 3.008.350 3.093.046 9.483.020 10.357.930 11 3.780.150 3.799.316 7.610.830 7.150.601 12 4.726.380 5.053.895 6.216.297 11.196.982 Tổng 55.095.501 56.963.783 73.658.650 78.010.447 (Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh - cơ sở 2 Thượng Đình) Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy rõ việc hoàn thành kế hoạch sản xuất của cơ sở Thượng Đình trong từng tháng, nó góp phần vào việc hoàn thành kế hoạch của cả năm. Giá trị sản lượng qua các tháng không ngừng tăng điều đó chứng tỏ hiệu quả của kế hoạch tác nghiệp cũng như công tác điều độ sản xuất. Để hoàn thành kế hoạch của cả năm nhà máy đặc biệt chú ý đến kế hoạch của từng tháng. Sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện là không lớn lắm điều đó lại càng khẳng định hiệu quả của công tác kế hoạch. Nhìn chung với chỉ tiêu cụ thể đã đạt được ở trên chứng tỏ công tác kế hoạch sản xuất của nhà máy đã thực sự phát huy được vai trò của nó. Kế hoạch là kim chỉ nam định hướng cho mọi hoạt động của nhà máy, hay nói khác mọi hoạt động đều nhằm mục đích hoàn thành kế hoạch đã đặt ra. 2.2 Những hạn chế Tuy đã đạt được những kết quả cao song công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy vẫn gặp phải những hạn chế trong quá trình lập cũng như thực hiện kế hoạch. Những hạn chế đó có thể kể ra là: + Kế hoạch được lập không phải lúc nào cũng sát với thực tế và không phải lúc nào cũng hoàn thành kế hoạch. Vẫn có sự sai lệch và phải điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Nguyên nhân sâu sa của việc này là công tác dự báo phân tích thị trường chưa được tốt. Việc đầu tư cho nghiên cứu thị trường ty có được quan tâm song vẫn ở mức độ chung chung, chưa sát. Bên cạnh đó công tác chuẩn bị cho việc thực hiện kế hoạch chưa tốt: Máy móc đôi khi bị hỏng làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch. Việc không hoàn thành kế hoạch sản xuất có thể là do yếu tố khách quan tác động vào như: không dự báo chính xác các đơn hàng phát sinh nên không ứng phó kịp thời đối với sự thay đổi của tình hình mới. Ngoài ra nguyên nhân của việc không hoàn thành kế hoạch có thể do quá trình cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời... + Đội ngũ cán bộ phòng kế hoạch tuy có trình độ song cho lớn mạnh về số lượng bởi vậy việc cường độ làm việc lớn làm giảm hiệu quả của công tác kế hoạch. +Quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch vẫn chưa đồng bộ giữa các phân xưởng nên dẫn đến tình trạng kế hoạch tổng thể không hoàn thành. Phân xưởng này không cung cấp kịp thời thành phẩm cho phân xưởng kia. Ngoài ra sự lệ thuộc giữ các khâu là rất lớn, khâu đầu làm việc quá tốt dẫn đến khâu sau không có việc để làm. Bởi vậy vấn đề đặt ra là người điều độ cần cân đối bán thành phẩm cho quá trình sản xuất ở khâu tiếp theo để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.Việc quá chia nhỏ kế hoạch sản xuất đôi lúc lại không phản ánh rõ chiến lược phát triển của nhà máy và gây khó khăn cho công tác quản lý, phối hợp giữa các bộ phận. + Phương pháp lập kế hoạch chưa đa dạng. Những hạn chế mà nhà máy gặp phải ở trên một phần cũng là do những nhân tố khách quan và một phần cũng do những những nhân tố chủ quan mà nhà máy gặp phải trong quá trình sản xuất. Đây là điều không thể tránh khỏi bởi bản chất của nền kinh tế là nền kinh tế thị trường. Mà thị trường thì luôn luôn biến động, khó kiểm soát và dễ tác động đến doanh nghiệp.Chúng ta không thể biết trước để ngăn chặn những cái có thể xảy ra mà chỉ có thể tìm cách đề phòng nó, hạn chế đến mức tối đa những ảnh hưởng của nó đối với quá trình sản xuất của nhà máy. Song với những cố gắng hết mình của mình công tác kế hoạch của nhà máy tuy có sự hạn chế song nhìn một cách tổng thể vẫn phát huy được hiệu quả và không làm mất đi tầm quan trọng của nó. cHương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất của Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện Trước khi đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất ta cần ý thức rõ mọi biện pháp đưa ra cần đảm bảo đạt được mục tiêu của kế hoạch một cách tốt nhất đạt được hiệu quả cao nhất. Tổng hợp kết quả của các biện pháp đó là cuối cùng phải đưa ra một bản kế hoạch đảm bảo một số vấn đề sau: + Các con số dự tính trong kế hoạch phải có cơ sở và sát với thực tế. + Các con số dự kiến, ước tính trong kế hoạch hoàn toàn còn là khả năng, muốn khả năng đó thành hiện thực phải thông qua công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện. + Về mặt nội dung, kế hoạch được phản ánh thông qua hệ thống biểu mẫu, bao gồm các chỉ tiêu và các chỉ tiêu đều được thể hiện bằng các con số cụ thể. Các chỉ tiêu này phải dựa trên thị trường và gắn chặt với thị trường, không được xa rời thị trường. Quán triệt được những điều trên thì công tác kế hoạch mới thực sự hiệu quả và phát huy tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.Biện pháp 1: Tăng cường đầu tư cho hoạt động nghiên cứu thị trường, dự báo nhu cầu của thị trường trong tương lai. 1.1Tăng cường đầu tư cho hoạt động nghiên cứu thị trường */ Cơ sở lý luận: Ta thấy mục tiêu của sản xuất suy cho đến cùng là nhằm thoả mãn nhu cầu của thị trường hay nói cách khác là đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường. Bởi vậy nghiên cứu thị trường là công việc không thể bỏ qua trong quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh. Thị trường là căn cứ quan trọng để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch. Thực chất của việc nghiên cứu thị trường là ta đi thu thập các thông tin trên thị trường sau đó tiến hành phân tích thông tin đó.Thông tin trên thị trường rất phong phú và đa dạng bởi vậy công ty cần xác định loại thông tin nào cần thiết cho hoạt động của mình và tiến hành thu thập. Trong công tác lập kế hoạch sản xuất loại thông tin quan trọng là thông tin có liên quan đến quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Kể từ khi thành lập cho đến nay nhà Nhà Máy Thiết Bị Bưu Điện luôn quan tâm đến công tác nghiên cứu nhu cầu của thị trường song vẫn ở mức độ chung, đưa có hành động cụ thể. Để là tốt công tác nghiên cứu thị trường ta cần tiến hành các bước sau: Bước 1: Cần lựa chọn phương pháp nghiên cứu thị trường. Có rất nhiều các phương pháp nghiên cứu thị trường song người ta thường dựa trên hai phương pháp thường được sử dụng nhiều trong giai đoạn hiện nay đó là: phương pháp nghiên cứu văn phòng và phương pháp nghiên cứu hiện trường. Hai phương pháp này cần phải được sử dụng một cách đồng thời trong quá trình nghiên cứu thị trường thì mới có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Bước 2: Quy trình khi nghiên cứu thị trường. + Tổ chức điều tra, khảo sát, thu thập thông tin có liên quan đến sự thay đổi của nhu cầu thị trường. Nhu cầu của thị trường trong quá khứ, hiện tại và xu hướng phát triển của nó trong tương lai. Nhu cầu thị trường để phục vụ quá trình lập kế hoạch bao gồm rất nhiều thông tin: Nhu cầu sản phẩm của nhà máy trong tương lai, nguồn nguyên vật liệu Bởi vậy khi tiến hành nghiên cứu nhu cầu của thị trường ta cần thu thập tất cả các thông tin có liên quan đến thị trường và phù hợp với mục đích của việc nghiên cứu. Thông tin thu thập được phải đảm bảo tính đáng tin cậy. Cán bộ thu thập thông tin phải thường xuyên trả lời câu hỏi nguồn thông tin này từ đâu và có đáng tin cậy không? + Trên cơ sở những thông tin thu thập được ta tiến hành phân tích thông tin đó, chọn lựa những thông tin có liên quan và đưa ra kết quả của quá trình phân tích. Từ đó nhà máy sẽ xác định rõ được chiến lược phát triển của mình trong giai đoạn tới và cụ thể bằng các chỉ tiêu kế hoạch. Với nhu cầu đó thì kế hoạch của kỳ tới có cần thay đổi không và nếu thay đổi thì thay đổi ở mức độ nào. + Đánh giá tầm quan trọng của thông tin thu thập được và đưa ra quyết định quản trị phù hợp. */ Cơ sở thực tiễn Căn cứ vào cơ sở lý luận ở trên ta thấy việc tăng cườn