Đề tài Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX)

ẩu Sau đây là một số thị trường mà Công ty LILAGIMEX thường nhập khẩu máy móc thiết bị. Biểu 2: Cơ cấu thị trường xuất nhập khẩu của LILAGIMEX. Đơn vị: USD Nước nhập khẩu Năm 2001 Năm2002 Kim ngạch NK % thị trường Kim ngạch NK % thị trường CHLB Nga 1610000 17.5 766 280 18.85 Nhật 2051600 22.3 1013500 24.93 Italia 515200 5.6 102000 2.51 Mỹ 27600 0.3 24000 0.59 Phần Lan 1104000 12 458000 11.27 Đài Loan 2079200 22.6 1000000 24.6 Hàn Quốc 671600 7.3 700000 17.25 Singapo 524400 5.7 0 0 Trung Quốc 616400 6.7 0 0 Tổng 9200000 100 4063780 100 Nước xuất khẩu Kim ngạch XK % thị trưòng Kim ngạch XK % thị trưòng A Rập 8400 10.6 8400 8.38 Đài Loan 16875 21.3 27000 26.95 Ethiopia 54000 68.1 64760 64.67 Tổng 79275 100 100160 100 Nguồn : Phòng nhập khẩu Bảng cơ cấu thị trường của LILAGIMEX cho thấy tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty năm 2001 nhiều hơn so với năm2002. Các nước phát triển như Nga, Nhật, ý vẫn là những bạn hàng lớn của công ty. Thị trường Mỹ vẫn là thị trường mới và vẫn chiếm phần thị trường rất nhỏ 0.3%-0.5%. Về xuất khẩu Ethiopia vẫn là nước mà công ty đưa công nhân sang nhiều nhất trong những năm gần đây. Tuy nhiên kim ngạch thu được của công ty từ hoạt động xuất khẩu còn rất nhỏ, công ty cần có chiến lược phát triển thị trường xuất khẩu lao động của mình. 3.3. Tình hình vốn Tỷ lệ vốn trên Ngân sách Nhà nước Năm 1995 là 78 tỷ /122 tỷ đồng chiếm 64% vốn Nhà nước tại Tổng công ty. Năm 1998 là 111,57 tỷ đồng /185,48 tỷ đồng chiếm 60 % vốn Nhà nước tại Tổng công ty. Năm2001 là 120 tỷ/190 tỷ đồng chiếm 60% vốn Nhà nước tại Tổng công ty Biểu3: Bảng cân đối tài chính năm 2002: Đơn vị : Triệu đồng Tài Sản Nguồn vốn Chỉ tiêu Giá trị Chỉ tiêu Giá trị 1 Tài sản lưu động 490.731 1 Vốn vay 416.181 Vốn tiền mặt 31.267 Vay trung dài hạn 200.000 Tiền gửi ngân hàng 120.500 Vay ngắn hạn 130.540 Tiền phải thu 140.343 Nợ phải trả 41.290 Tồn kho và khác 117.621 Nợ NSNN 44.351 2 Tài sản cố định 315.500 2 Vốn chủ sở hữu 309.050 TSCĐ hữu hình 265.400 Vốn Ngân sách 111.565 TSCĐ vô hình 81.650 Vốn góp 185.481 Khấu hao TSCĐ (31.55.) Lãi ròng 12.004 Tổng tài sản 725.231 Tổng vốn 735.231 Nguồn: Phòng tài chính kế toán Để đạt được doanh thu gần 1000 tỷ /1 năm Tổng công ty phải cần từ 300 – 400 tỷ đồng vốn lưu động, trong khi đó toàn bộ vốn kinh doanh của công ty chỉ có 190 tỷ (2001) Như vậy Tổng công ty phải vay Ngân hàng hàng năm từ 300-400 tỷ để kinh doanh. Tổng công ty có 20 đơn vị kinh doanh độc lập. Lãi kinh doanh của công ty luôn tăng trưởng qua các năm, trung bình tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu khoảng 2%. Đóng góp nguồn thu cho Ngân sách. Tổng mức vốn nộp Ngân sách qua các năm : gồm thuế doanh thu (nay là thuế VAT), lợi tức (thuế thu nhập doanh nghiệp), thuế nhập khẩu, thuế sử dụng vốn. Năm1998: Tổng công ty nộp 39,6 tỷ đồng. Năm 2001:Tổng công ty nộp 45,66 tỷ đồng tăng 15% so với năm 1998 Tỷ suất lợi nhuận / vốn 1995: 18,03% 1998: 8.2% 2000: 12,72% Khả năng tích luỹ để đầu tư phát triển : Hàng năm tổng quỹ phát triển sản xuất được trích bình quân là 6,8 tỷ đồng, khấu hao tài sản cố định là 49,76 tỷ đồng. Phần dùng quỹ khấu hao để trả nợ cho ngân hàng là 44,56 tỷ đồng. Như vậy hàng năm Tổng công ty có khoảng 12 tỷ đồng để đầu tư phát triển, gồm: Quỹ phát triển sản xuất 6,8 tỷ đồng. Quỹ khấu hao tài sản cố định : 5,2 tỷ đồng Vốn liên doanh Với 2 công ty liên doanh, vốn góp liên doanh của Tổng công ty là 2.239.649 USD. 3.4. Kết quả hoạt động kinh doanh Có thể nói, kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị ở công ty XNK tổng hợp LILAMA đã thu được kết quả rất đáng mừng, qua đó góp phần đáng kể đưa doanh thu của Tổng công ty tăng cao qua các năm. Hơn nữa, thông qua việc nhập khẩu máy móc thiết bị, các Công ty thành viên của Tổng công ty lắp máy có điều kiện để trang bị lại máy móc thiết bị, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường lắp máy, nhờ đó đã thắng thầu các công trình lớn, mang lại hiệu quả và lợi nhuận kinh tế cao cho Tổng công ty. Kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty XNK tổng hợp LILAMA luôn thực hiện đúng theo đường lối của Đảng và Nhà nước. Đó là, máy móc thiết bị nhập về đều từ các nước tiên tiến, tiêu chuẩn kỹ thuật cao, các máy móc phù hợp và tương thích với điều kiện của Việt Nam, giá cả hợp lý, tiết kiệm ngoại tệ. Vì công ty XNK tổng hợp LILAMA là đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty lắp máy Việt Nam, do đó mà hiệu quả kinh doanh và các chi phí của Công ty đều phải hạch toán qua Tổng công ty, với nghiệp vụ kinh doanh của mình công ty XNK tổng hợp LILAMA đã đóng góp đáng kể lợi nhuận của mình vào lợi nhuận chung của toàn Tổng công ty và sau đây là kết quả kinh doanh của Tổng công ty trong mấy năm gần Biểu 4: Kết quả hoạt động kinh doanh . Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 1 Tổng doanh thu 891.366 694.913 2 Doanh thu thuần 868.856 690.779 3 Giá vốn hàng bán 769.903 602.588 4 Lợi tức gộp 98.953 88.191 5 Chi phí bán hàng 237 213 6 Chi phí quản lý DN 80.923 73.043 7 Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh 17.823 14.935 8 Thuế lợi tức phải nộp 5.269 3.906 9 Thuế vốn phải nộp 2.452 2.277 10 Lợi tức sau thuế 10.102 8.752 11 Lương bình quân 1,320 1,405 Nguồn : Phòng kế toán TCT Từ bảng kết quả kinh doanh của tổng công ty cho thấy doanh thu của LILAMA năm 2002 giảm so với năm 2001 cụ thể là giảm từ gần 900 tỷ đồng xuống còn gần 700 tỷ đồng, do đó mà lợi nhuận cũng giảm theo năm 2001 lợi nhuận của Tổng công ty là 10.102 tỷ đồng đến năm 2002 lợi nhuận chỉ đạt 8,752 tỷ đồng.Tổng công ty là đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, đóng góp đáng kể vào ngân sách quốc gia hơn 15 tỷ đồng. Đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện thể hiện bằng mức lương bình quân tăng từ 1320000 lên 1405000 đ/người. Có được kết quả như trên là cả một quá trình phấn đấu của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong ngành lắp máy cũng như tập thể lãnh đạo của Tổng công ty. Và có thể trong một tương lai không xa Tổng công ty lắp máy Việt Nam sẽ trở thành một tập đoàn mạnh trong ngành lắp máy của Việt Nam, và lúc đó nhiệm vụ của công ty XNK tổng hợp LILAMA lại càng nặng nề hơn. Tình hình xuất nhập khẩu Tình hình nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho những dự án lắp máy mà Tổng Công Ty đã trúng thầu , những nhu cầu lắp máy khác và việc thực hiện xuất khẩu công nhân và các kỹ sư đi nước ngoài được thể hiện trong số liệu mới nhất năm 2002 như sau: Biểu 5: Tình hình xuất nhập khẩu năm 2002: Đơn vị: USD Stt Danh mục hàng hoá XNK Kế hoạch năm 2002 Thực hiện năm 2002 Tỷ lệ % TH/KH Tên nước Số lượng Giá trị USD SL Giá trị (USD) Thực hiện trong năm 2002 Tổng giá trị kim ngạch xuất nhập khẩu(I+II) 17060 000 4163 940 24.41 I Nhập khẩu 15500 000 4063 780 26.22 1 Cần cẩu thuỷ lực 50T ( 3 c ) Nhật 3 780 000 2 Bộ quá nhiệt cấp II (3 bộ) Nga 3 286 280 3 Bộ lọc bụi tĩnh điện ( điện) Nga 1 160 000 4 Bộ lọc bụi tĩnh điện ( cơ) Nga 1 320 000 5 Cỗu trục 180 tấn Phần Lan 1 458 000 6 Máy hàn đầm í 1 102 000 7 Máy nén khí Mỹ 1 24 000 8 Máy khoan dầu đầm Nhật 1 233 500 9 Sắt thép các loại ĐL, HQ 870 1700 000 II Xuất khẩu lao động 15 600 0 35 100 160 1 Thu phí hộ chiếu và lương Của công nhân đi lao động A Rập ĐàiLoan, Ethopia 0 3 8 400 8 27 000 24 64 760 Nguồn: Phòng nhập khẩu Qua bảng số liệu về tình hình xuất nhập khẩu năm 2002 cho thâý: Chủ yếu hình thức kinh doanh trong giai đoạn hiện tại của công ty là nhập khẩu máy móc thiết bị phục vụ cho những dự án của đất nước vì tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu chiếm không đáng kể chỉ chiếm 0.9% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu toàn công ty.Tuy nhiên năm 2002 kim ngạch nhập khẩu không đạt được như kế hoạch đề ra, chỉ đạt 24,41% so với kế hoạch .Do đặc thù của nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị cho ngành lắp máy là phải phù hợp với tiến độ của công trình.Thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là các nước phát triển là Nhật ,Nga, ngoài ra còn có một số nước phát triển của Châu á như Singapo, Hàn Quốc.Điều này cho thấy công ty đang cố gắng thực hiện tốt chính sách nhập khẩu những thiết bị hiện đại, góp phần thực hiện thắng lợi sự nghiệp Công Nghiệp Hoá -Hiện Đại Hoá đất nước. Kim ngạch xuất khẩu mà công ty thu được còn ít đạt 100600 USD đạt 75% so với kế hoạch .Thị trường xuất khẩu lao động của công ty chủ yếu là các nước châu á, là những nước có nhu cầu lớn về công nhân trong ngành lắp máy,phục vụ cho sự nghiệp phát triển công nghiệp.Công ty cần phát triển thêm một số thị trường khác để nâng kim ngạch xuất khẩu hơn nữa. II- Thực tế hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA (LILAGIMEX) 1. Đặc điểm hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị tại công ty 1.1. Công ty là chủ đầu tư. LILAMA là Tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực Lắp máy của Việt Nam. Trải qua hơn 40 năm hoạt động Tổng công ty đã chứng tỏ được uy tín và năng lực của mình đối với nhà nước và các bạn hàng quốc tế. LILAMA đã được nhà nước giao phó cho rất nhiều công trình quan trọng, đồng thời cũng thắng thầu rất nhiều công trình lớn. Năm 2000 nhà nước đã tin tưởng giao cho LILAMA 2 dự án : nhiệt điện Uông Bí và Xi Măng Hoàng Thạch, từ khảo sát đến thiết kế đến chế tạo thiết bị và tổ chức quản lý xây lắp. Sự kiện này đã đưa LILAMA lên tầm cao mới, trở thành nhà thầu EPC đầu tiên của đất nước, giành ngôi vị làm chủ từ các nhà thầu nước ngoài. LILAMA đã khẳng định được khả năng này bằng việc đứng đầu một tổ hợp các nhà thầu quốc tế, đấu thầu và thắng thầu hợp đồng EPC gói thầu 2 và 3 nhà máy lọc dầu Dung Quất. Sau khi đã nhận thâù xây lắp một công trình nào đó thì LILAMA sẽ phân công nhiệm vụ cho từng thành viên của mình để thực hiện được tốt nhất gói thầu đó. Trong đó LILAGIMEX là một thành viên quan trọng của Tổng công ty có nghĩa vụ cung cấp những máy móc cần thiết. đúng nhu cầu chất lượng cho những công trình. Ngoài hình thức nhập khẩu máy móc trực tiếp từ các bạn hàng quen thuộc, LILAGIMEX còn tổ chức đấu thầu có thể có được những máy móc cần thiết kịp thời, với giá rẻ, khai thác được tính cạnh tranh của các nhà thầu.Trên 40 % máy móc mà công ty cung cấp cho các công trình được mua bằng hình thức đấu thầu. LILAGIMEX là cầu nối giữa LILAMA với các bạn hàng các nước, rất nhiều bạn hàng nổi tiếng đã trở thành bạn hàng quen thuộc của Tổng công ty. Trọng trách mà Tổng công ty giao cho LILAGIMEX đòi hỏi công ty phải thường xuyên không ngừng hoàn thiện mình, tìm hiểu những thông tin về những nhà cung cấp, những thông tin về hàng hoá, công nghệ, xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ giỏi chuyên môn nhiệt tình. Công ty cần có một chiến lược và kế hoạch kinh doanh cụ thể,từng bước nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu máy móc thiết bị và khai thác tốt điểm mạnh của hoạt động đấu thầu quốc tế. 1.2. Đặc điểm về hàng hoá cho hoạt động đấu thầu của công ty: Mặt hàng được công ty đấu thầu là những máy móc thiết bị, vật tư phục vụ cho những công trình xây lắp. Đó là những loại như: roto, tuabin, thép các loai, máy khoan, máy cắt… Biểu 6: Danh sách hàng hoá nhập khẩu của LILAGIMEX năm 2002 Đơn vị : USD Tên hàng hoá Nước Giá trị nhập khẩu Cần cẩu thuỷ lực Nhật 780000 Bộ quá nhiệt cấp II Nga 286280 Bộ lọc bụi tĩnh điện Nga 480000 Cốu trục Phần lan 450000 Máy hàn dầm í 102000 Máy khoan Nhật 233500 Sắt thép các loại ĐL , HQ 1700000 Nguồn: Phòng nhập khẩu Đây là những mặt hàng đặc biệt thể hiện ở những điểm sau: Việc tính toán giá trị của nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chất lượng, năm sản xuất, các dịch vụ bảo hành bảo dưỡng kèm theo, có phụ tùng thay thế hay không, có chuyên gia lắp đặt hay không… Để có thể mua bán mặt hàng này, đòi hỏi người mua và người bán phải am hiểu được chức năng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của nó. Như vậy các cán bộ của công ty không chỉ am hiêu nghiệp vụ ngoại thương mà còn am hiểu về những máy móc thiết bị của ngày lắp máy, thị trường phổ biến của chúng. Việc đấu thầu mua sắm mặt hàng này cũng rất phức tạp, đòi hỏi việc đưa ra các chỉ tiêu xét thầu phải thật chi tiết, chính xác như nơi sản xuất, kích thước, tốc độ, công suất, các bản vẽ kỹ thuật, giải pháp kỹ thuật. Nhu cầu và mục đích đấu thầu quốc tế của công ty. Nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty là rất lớn, bởi lẽ LILAMA thường đảm đương những công trình xây lắp lớn và quan trọng của đất nước, hơn nữa máy móc mà công ty cung cấp là những máy móc chuyên dụng phục vụ riêng cho ngành lắp máy, cho những công trình thuỷ điện, nhiệt điện, những nhà máy sản xuất. Vì vậy có lẽ đấu thầu là phương thức hiệu quả để công ty có thể nhập khẩu được hiệu quả, đúng loại hàng hoá cần theo nhu cầu và mục đích của mình. Đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị là một cách thức mua sắm hiệu quả. Việc lựa chọn phương thức này công ty mong muốn phát huy được hết những ưu điểm mà đấu thầu đem lại: Đó là: Chọn mua được đúng chủng loại thiết bị, đúng chất lượng, đúng năm sản xuất, phù hợp với các thông số kỹ thuật. Thiết bị được cung cấp đúng thời gian. Yếu tố này được đảm bảo thì có nghĩa là máy móc thiết bị được cung cấp phù hợp với tiến độ của công trình, kế hoạch của công ty cũng như của Tổng công ty được đảm bảo. Tiết kiệm thời gian cũng đồng nghĩa với việc ta đã tiết kiệm được tiền của và uy tín của công ty càng được nâng lên. Mua đúng giá và điều kiện phù hợp . Đấu thầu quốc tế cũng là một cách tốt để ta nắm bắt giá thị trường một cách chính xác nhất, không bị lúng túng khi xác định giá cho hàng hoá, đồng thời có được những điều kiện về bảo hành, bảo dưỡng và lắp đặt tốt nhất. Chọn được đúng ứng thầu tiềm năng. ứng thầu tiềm năng là những nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ những nhu cầu và mục tiêu của công ty, thậm chí còn cung cấp một cách tốt hơn, hoàn hảo hơn, như vậy thông qua đấu thầu công ty không phải mất công tìm kiếm, tìm hiểu thị trường vì đôi khi rất khó có sự ăn khớp giữa việc tìm kiếm với như nhu cầu của từng công trình của công ty. Lợi ích của đấu thầu có thể thấy được rất rõ, tuy nhiên nếu công ty không thực hiện đấu thầu một cách công bằng ở tất cả các khâu thì đấu thầu quốc tế lại không còn ý nghĩa nữa. Đảm bảo công bằng trong đấu thầu mang lại lợi ích cho tất cả các bên. Bên mời thầu sẽ tìm được ứng thầu tiềm năng, đảm bảo cho công trình một cách tốt nhất mà không phải nghi ngờ lo lắng về kết quả xét thầu của mình, còn các nhà thầu sẽ không ngừng hoàn thiện về mọi mặt, tài chính kỹ thuật để có cơ hội cạnh trạnh với các nhà cung cấp khác. Thông qua hoạt động đấu thầu có thể nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ trong công ty, đồng thời cũng thông qua đấu thầu cũng có thể quảng bá được cho công ty mình. 2. Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị của công ty Đấu thầu là một phương thức được áp dụng khá phổ biến trong việc cung cấp máy móc thiết bị cho những dự án mà tổng công ty và các công ty thành viên của LILAMA đảm nhiệm. Phương thức này được thực hiện thông qua các phòng xuất nhập khẩu của công ty và sự hỗ trợ của một số phòng chuyên môn của Tổng công ty như phòng kinh tế kỹ thuật, phòng quản lý máy, phòng kế hoạch đầu tư, phòng tài chính kế toán, công ty tư vấn, ban quản lý dự án. Trên cơ sở các điều kiện về giá, điều kiện thanh toán, tiêu chí kỹ thuật, công ty đứng ra tổ chức đấu thầu với tư cách là đại diện hợp pháp cho chủ dự án. Ta có thể tìm hiều rõ hơn về hoạt động đấu thầu tại công ty qua quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc, thiết bị thực hiện hợp đồng với chủ dự án Sơ đồ: Quy trình thực hiện một dự án đầu tư về mua sắm thiết bị tại công ty LILAGIMEX. Dự án Xây lắp của Tổng công ty Nhu cầu đầu tư Duyệt kế hoạch Lập báo cáo đầu tư, báo cáo NCKT,dự án đầu tư Thẩm định báo cáo Tổng giám đốc công ty thông qua các tiêu chí Kế hoạch thầu Tiến độ thực hiện Nguồn vốn Tổng mức đầu tư Đơn vị thực hiện Phê duyệt Thực hiện đấu thầu Lập hồ sơ mời thầu Nghiệm thu, bàn giao, quyết toán Tiếp nhận thiết bị, lắp đăt Thông báo trúng thầu, thương thảo H Đ Tiếp nhận hồ sơ đánh giá Mở thầu Có thể thấy hoạt động đấu thầu mua sắm của công ty qua quy trình đấu thầu đã được mô tả ở chương I, bao gồm những công việc chính: Lập kế hoạch đấu thầu, mời thầu, mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. Dưới đây tôi xin đi sâu xem xét đánh giá từng khâu này trong quy trình đấu thầu của công ty. 2.1. Lập kế hoach đấu thầu Với tư cách là đại diện hợp pháp cho chủ dự án, công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA đứng ra tiến hành tổ chức đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho dự án trên cơ sở các văn bản pháp quy về đấu thầu quốc tế tạiViệt Nam. Công việc chuẩn bị cho công tác đấu thầu bao gồm a. Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu Với các gói thầu của công trình lớn công ty có tuyển chọn tư vấn (tư vấn nước ngoài), với các dự án nhỏ sử dụng tư vấn trong nước hoặc tư vấn của LILAMA. Để tổ chức đấu thầu , Tổng giám đốc ra quyết định thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Trong quyết định nêu rõ nhiệm vụ của tổ chuyên gia đúng như khoản 2 điều 16 Nghị định 88-CP ngày 01/9/1999 của chính phủ ban hành quy chế đấu thầu . Cơ cấu tổ chuyên gia bao gồm: Nhóm thành viên chịu trách nhiệm về kỹ thuật- công nghệ: Đây phải là những thành viên có đủ năng lực, trình độ.Thường là chuyên viên phụ trách về kỹ thuật của phòng kinh tế kỹ thuật hoặc một chuyên gia của chủ dự án cử đến. Nhóm thành viên chịu trách nhiệm về vấn đề kinh tế , tài chính, pháp lý, thường là trưởng phòng hoặc chuyên viên phòng kế hoạch đầu tư, phòng tài chính kế toán của Tổng công ty, phòng xuất nhập khẩu của công ty. Thông thường đối với các dự án quan trọng thì trưởng phòng kinh tế kỹ thuật làm tổ trưởng. Ngoài ra , còn có một đại diện cho chủ dự án làm phó tổ trưởng với nhiệm vụ tham mưu cho tổ trưởng và một thư ký giúp việc được chỉ định. Trong quá trình lập kế hoạch đấu thầu, 3 khâu công việc mà công ty lưu ý là vấn đề phân chia dự án thành các gói thầu, định giá gói thầu và lựa chọn hình thức và phương thức đấu thầu. b. Phân chia thành các gói thầu Trên thực tế, hầu hết máy móc thiết bị của công ty đều là hàng nhập khẩu từ nước ngoài. Trong trường hợp này, gói thầu có thể có giá trị lớn phù hợp với khả năng dự thầu của các nhà thầu nước ngoài. Tuy nhiên, đối với một số hàng hoá mà có thể mua sắm được từ nguồn trong nước thì bên mời thầu không được chia các dự án thành các gói thầu quá lớn nhằm đảm bảo sự tham gia của các nhà thầu trong nước. Một số dự án của công ty không thể cho phép chia thành các gói thầu quá nhỏ, như dự án nhà máy thuỷ điện YALY, Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình…Trong trường hợp đó có thể ghép các phần công việc mua sắm với xây lắp. Chúng ta có thể xem xét một ví dụ về công tác lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án đã được thực hiện ở công ty. Tên dự án: Dự án mở rộng công ty chế tạo thiết bị đóng tàu Hải Phòng LISEMCO Máy móc phục vụ cho dự án là các loại máy tiện, máy khoan, maý búa, máy cắt, máy uốn…Dự án được đề xuất kế hoach đấu thầu như sau: Biểu7: Gói thầu của dự án LISEMCO Đơn vị: nghìn USD STT Gói thầu Kinh phí Hình thức đấu thầu Loại hợp đồng Thời gian thực hiện Gói 1 Các loại máy khoan 256 Đấu thầu rộng rãi Chìa khoá trao tay QuíI,II/ 2001 Gói 2 Các loại máy cắt 267 Đấu thầu rộng rãi Chìa khoá trao tay Quí III, IV/2001 Gói 3 Máy búa 303 Đấu thầu hạn chế Chìa khóa trao tay Quí I,II/2002 Gói4 Máy uốn 327 Đấu thầu hạn chế Chìa khoá trao tay Quí I,II/2002 Nguồn : Phòng nhập khẩu c. Ước tính giá gói thầu. Giá gói thầu được xác định trên cơ sở giá dự toán. Tuy nhiên do đặc thù của ngành lắp máy, các máy móc thiết bị của ngành có giá trị lớn. Việc đánh giá chính xác cho máy móc thiết bị tuỳ thuộc vào năm sản xuất, chất lượng, tính năng của thiết bị v..v..Vì vậy để xác định được chính xác giá của gói thầu đòi hỏi các chuyên gia có đầy đủ những thông tin cần thiết cuả máy móc thiết bị đó, của nhu cầu và thị trường. d. Lựa chọn hình thức và phương thức đấu thầu : Vì là gói thầu mua sắm hàng hoá nên việc đấu thầu sẽ tiến hành theo phương thức 1 túi hồ sơ. Đối việc lựa chọn hình thức đấu thầu, về cơ bản công ty áp dụng tất cả các hình thức đấu thầu đối với mua sắm hàng hoá đối với từng trường hợp cụ thể. Trong đó hình thức đấu thầu phổ biến nhất mà công ty áp dụng là đấu thầu hạn chế. Sở dĩ hình thức đấu thầu hạn chế được áp dụng phổ biến tại công ty trong hoạt động mua sắm vì : Lắp máy là ngành đòi hỏi kỹ thuật cao, công nghệ hiện đại, vì vậy để có được những máy móc hiện đại đáp ứng đúng nhu cầu về kỹ thuật và chất lượng công ty phải lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, là những bạn hàng quen thuộc Hình thức chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối với những gói thầu nhỏ, là những thiết bị phổ biến có tính tiêu chuẩn hoá cao. 2.2. Mời thầu Công tác mời thầu của công ty tuân thủ theo những qui định của nhà nước bao gồm: lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu, chỉ dẫn đối với nhà thầu, các biểu mẫu cần thiết trong hồ sơ dự thầu. Công tác mời thầu được tiến hành trên cơ sở kế hoach đấu thầu đã xác định ngày gửi thư hoặc thông báo mời thầu. Nếu là đấu thầu rộng rãi, công ty thường gửi đăng quảng cáo trên các báo lưu hành trong nước và tạp chí Business Development. Trong trường hợp đấu thầu hạn chế, công ty sẽ tiến hành gửi thư trực tiếp đến các nhà thầu Hình thức chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối với những gói thầu nhỏ, có giá trị dưới 2 tỷ đồng, thường là mua sắm những thiết bị phụ trợ. Công ty sẽ gửi thư yêu cầu chào hàng đến tối thiểu 3 nhà thầu có năng lực phù hợp với gói thầu tham gia chào hàng cạnh tranh. Thời gian quảng cáo trên báo thường là 3 kỳ, sau khi các nhà thầu nhận được thông tin sẽ tiến hành mua hồ sơ mời thầu. Mặc dù hồ sơ mời thầu được xây dựng với chi phí lớn, tuy nhiên công ty chỉ bán với giá 500000 đồng trở xuống. Những chi phí mời thầu sẽ được tính vào chi phí tổ chức đấu thầu. Một số biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu của công ty. Thư mời thầu: Thư mời thầu Kính gửi:…………………….. Tổng công ty lắp máy Việt Nam (Bên mời thầu) tổ chức tuyển chọn nhà cung cấp các thiết bị….cho dự án….tại…theo phương thức… Bên mời thầu mời nhà thầu cung cấp thiết bị có đủ điều kiện và năng lực tham gia đấu thầu cung cấp….(tên hàng hoá ) Nhà thầu có thể tìm hiểu các thông tin cần thiết tại Phòng Quản lý máy Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai, Hà Nội. ĐT: 048633067; Fax 0486338104 và tại ban quản lý dự án tại… Các nhà thầu đăng ký tham dự sẽ được mua bộ hồ sơ mời thầu hoàn chỉnh với khoản lệ phí là…tại … từ ..giờ …đến ..giờ… các ngày từ ngày…tháng…năm…đến ngày …tháng …năm…tại Phòng số 1-Tầng 4 Trụ sở Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai, Hà Nội. Hồ sơ dự thầu phải được gửi đến địa chỉ của bên mời thầu nêu trên chậm nhất vào …giờ (giờ Việt Nam), ngày ..tháng ..năm..(gọi là thời điểm đóng thầu). Hiệu lực của hồ sơ dự thầu là không nhỏ hơn (số ngày cụ thể) kể từ thời điểm đóng thầu. Hồ sơ dự thầu phải kèm theo một Bảo đảm dự thầu với giá trị là:….Bảo đảm dự thầu phải được nộp cùng với hồ sơ dự thầu hoặc gửi đến địa chỉ nộp thầu trước thời điểm đóng thầu và có hiệu lực trong …ngày kể từ thời điểm đóng thầu (ghi số ngày cụ thể và thường quy định bằng thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày). Hồ sơ dự thầu sẽ được mở vào hồi …giờ (giờ Việt Nam)… ngày… tháng… năm …tại Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam,124 Minh Khai Hà Nội và mời nhà thầu cử đến tham dự. (ghi số ngày cụ thể và thường quy định bằng thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày). Hồ sơ dự thầu sẽ được mở vào hồi … giờ (giờ Việt Nam)… ngày… tháng… năm …tại Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai Hà Nội và mời nhà thầu đến tham dự. Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam Tổng giám đốc Các văn bản mà các nhà thầu thường phải gửi trong hồ sơ dự thầu để chứng tỏ năng lực về kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm của mình. Biểu giá: Giá của từng thiết bị phải được ghi một cách chi tiết để thuận tiện cho việc đánh giá giá dự thầu. Mẫu biểu giá như sau: STT Tên hạng mục Nước xuất xứ Số lượng Đơn giá FOB Đơn giá CIF Tổng gía CIF Đơn giá vận chuyển và bảo hiểm nội địa đến địa điểm cuối cùng Tổng cộng Bảo lãnh dự thầu Ngày…. tháng ….năm Kính gửi : Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam Căn cứ vào việc (tên người dự thầu) sau đây được gọi là “Nhà thầu” sẽ nộp hồ sơ dự thầu ngày (ngày nộp hồ sơ dự thầu) để cung ứng (tên và /hoặc mô tả hàng hoá) sau đây được gọi là “Hồ sơ dự thầu” Chúng tôi, [tên của ngân hàng] ở [ tên của nước] sau đây được gọi là “Ngân hàng”, xin cam kết với Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam bằng một khoản tiền là……… có thể được trả đầy đủ cho Bên mời thầu nói trên. Bằng văn bản này, được ký và đóng dấu của Ngân hàng ngày ….tháng …… năm…, Ngân hàng ràng buộc mình và những người được Ngân hàng uỷ quyền nghĩa vụ bảo lãnh cho việc Nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu nói trên. Các điều kiện của nghĩa vụ bảo lãnh này là : nếu nhà thầu rút lại hồ sơ dự thầu của mình trong khi hồ sơ dự thầu đó còn hiệu lực được nhà thầu nêu rõ trong đơn xin dự thầu. Nếu nhà thầu đã được Bên mời thầu thông baos chấp nhận hồ sơ dự thầu khi hồ sơ đó còn hiệu lực, mà: A Không k