Đề tài Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác phục vụ bộ phận buồng phòng khách sạn Đà Nẵng Riverside

ch sạn một cách có hiệu quả, chất lượng tốt, đảm bảo các buồng khách luôn luôn sạch sẽ nhằm tạo sự hài long ở khách hàng. Trưởng bộ phận buồng chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc khách sạn về các công việc sau: - Lập kế hoạch kinh doanh của bộ phận phục vụ buồng, lập ra hệ thống quản lý có hiệu quả, đôn đốc và chỉ đạo công việc hàng ngày của phó giám đốc và trợ lý. - Bảo đảm cho công tác kinh doanh phòng khách diễn ra bình thường. - Lập dự toán hang năm, tăng cường quản lý kho, thẩm định các vật phẩm cần dung, khống chế chi phí. - Ban hành quy định phục vụ buồng và kiểm tra, đôn đốc cấp dưới chấp hành để đảm bảo tiêu chuẩn phục vụ khách. - Thẩm định các phương tiện, tiện nghi phòng khách, yêu cầu bộ phận quản trị cải tao, sửa chữa, đảm bảo các phương tiện, thiết bị luôn luôn ở trạng thái hoàn hảo. - Đặt ra yêu cầu về chất lượng giặt là, định kỳ kiểm tra, đảm bảo giặt là quần áo sạch sẽ, đảm bảo chất lượng. - Thẩm định kiểu dáng, giá thành đồng phục của cán bọ công nhân viên khách sạn, đôn đốc công việc cắt may, thay đổi, giặt là và khâu vá đồng phục. - Đôn đốc và chỉ đạo công tác vệ sinh, trồng cây, sát trùng tại các khu vực công cộng. Chú trọng quan hệ giao lưu với khách, nắm bắt trực tiếp yêu cầu của khách để tiếp thu ý kiến đóng gop, phê bình để có biện pháp khắc phục. Lập kế hoạch và thực hiện công tác đào tạo của bộ phận mình để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên dưới quyền. Quy định các qui chế, điều lệ của bộ phận do mình phụ trách, định kỳ kiểm tra đánh giá tình hình công việc của các nhóm, căn cứ kết quả kiểm tra, đánh giá để tiến hành thưởng phạt nhằm nâng cao tính tích cực của nhân viên dưới quyền. Đôn đốc và kiểm tra công tác phòng cháy ở các tầng, ở nơi cắt may quần áo và tại các nơi công cộng, đảm bảo an toàn cho các buồng khách và cho khách. Phối hợp tốt với các bộ phận khác trong khách sạn, quan tâm theo dõi tình hình tư tưởng và công việc của nhóm nhân viên dưới quyền; hoàn thành các công việc do cấp trên giao. 2.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của phó bộ phân buồng Phó bộ phận buồng là người trực tiếp giúp trưởng bộ phận buồng điều hành và quản lý các công việc của bộ phận, thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Thực thi kế hoach công tác do trưởng bộ phận phục vụ buồng lập ra. Thay mặt trưởng bộ phận khi trưởng bộ phận vắng mặt. Triệu tập hội nghị các nhóm trưởng, các trưởng ca để bố trí, phân công công việc. Kiểm tra tình hình các nhóm chấp hành trình tự và tiêu chuẩn thao tác công việc, góp ý kiến và đề ra biện pháp chấn chỉnh các vấn đề tồn tại, kịp thời báo cáo tình hình lên giám đốc. Kiểm tra công tác chuẩn bị buồng trước khi khách tới khách sạn. Giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách. Kiểm tra công tác vệ sinh tại buồng, tại các khu công cộng, cắt may quần áo. Thực thi cụ thể kế hoạch đào tạo. Định kỳ đánh giá công việc của nhân viên dưới quyền và đề đạt ý kiến phạt thường lên trưởng bộ phận buồng Đôn đốc kiểm tra tình hình nhân viên tuân thủ các quy chế, điều lệ, xử lý đối với người vi phạm. Bố trí người trực ca và kiểm tra sự có mặt của người trực ca. Kiểm tra tình hình vận hành của các máy móc thiết bị, đôn đốc nhân viên làm tốt công tác bảo dưỡng và sữa chữa thiết bị. Phối hợp công tác tại văn phòng bộ phận, giải quyết các yêu cầu đặc thù của khách và các khó khăn của nhân viên dưới quyền. Tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng và vật tiêu dung hang ngày của bộ phận buồng, khống chế được giá thành, xin mua sắm bổ sung đồ dung, dụng cụ của bộ phận phục vụ buồng. Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao. 2.1.3. Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên kho Trưởng kho là người quản lý kho có nhiệm vụ: Phụ trách công tác bổ sung đồ uống cho các quầy minibar cho các buồng khách, cấp phát các vật dụng, đồ dung cho các tầng phục vụ khách, vào sổ sách tài sản cố định và vật rẻ tiền mau hỏng của bộ phận phục vụ buồng, làm báo biểu về tình hình cấp phát, kết quả kiểm kê, khống chế chi phí. Phụ trách công tác vào sổ, xuất nhập kho, kiểm kê tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng và các vật hao phí hàng ngày. Tổ chức tiếp nhận vật dụng, kiểm đếm, nghiệm thu tên gọi, số lượng, quy cách, chất lượng thời hạn sử dụng của vật dụng. Vào sổ sách vật dụng đã tiếp nhận. Tổ chức công tác vào sổ sách các vật dụng trong kho, sổ sách phải khớp với hiện vật; hàng tháng tổ chức kiểm kê và làm đề nghị bổ sung, thanh lý vật dụng không dùng được nữa. Tổ chức công tác làm vệ sinh các già để vật dụng, sắp xếp vật dụng loại nào vào loại ấy, đánh số giá, làm phiếu chỉ chổ vật dụng. Tổ chức kiểm tra định kỳ, nắm chắc tính năng của vật dụng, quy luật sử dụng, chu kỳ hư hao, phương pháp bảo quản. Giữ đúng nguyên tắc xuất kho,giảm hư hỏng, mất mát. Vào cuối ca tổ chức làm vệ sinh kho, cẳt nguồn điện vào, đóng cửa sổ, bảo đảm an toàn kho. Lập báo biểu hàng ngày về tình hình tiêu thụ và bổ sung hàng cho các minibar, thống kê tình hình tiêu thụ hàng tháng. Hoàn thành các công việc khác do cấp trên giao. 2.1.4. Vai trò, nhiệm vụ của trưởng ca phục vụ buồng Vai trò nhiệm vụ chung : - Hướng dẫn và kiểm soát nghiệp vụ công việc của NV - Thực hiện công việc của NV buồng, NV trực ca theo yêu cầu công việc - Giao nhiệm vụ cho NV trong ca - Giao chìa khoá, thông tin, các NVL đầu ca cho NV - Nhận các bảng tổng hợp của NV, xác nhận và chuyển cho NV văn thư bộ phận buồng - Giải quyết phàn nàn liên quan đến khu vực phụ trách - Thực hiện huấn luyện, định hướng cho NV về chính sách, thủ tục, hướng dẫn nghiệp vụ. - Trực tiếp theo dõi số lượng hàng hoá để đảm bảo cung cấp cho các bộ phận đạt yêu cầu. - Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công - Thực hiện các báo biểu liên quan đến việc quản lý nhân sự - Kiểm tra công tác phục vụ buồng của nhân viên chuyển cho trưởng nhóm kiểm tra sau đó đưa vào hồ sơ lưu trữ. Vai trò nhiệm cụ từng ca : Ca đêm: Trưởng ca phục vụ buồng ca đêm quản lý toàn bộ công việc phục vụ buồng ca đêm, đảm bảo cong vệc phục vụ khách ca đêm diễn ra bình thường. Phối hợp với giám đốc trực ca đêm của khách sạn tổ chức công tác phục vụ khách ca đêm. Giúp nhân viên văn phòng ca đêm giải quyết công việc của văn phòng và yêu cầu của khách. Đồng thời chuẩn bị sẵn báo cáo và báo biểu cho trưởng nhóm ca sang. Báo cáo tình hình ca đêm,và làm tốt công tác bàn giao cho ca sang. Ca sáng: Kiểm tra số buồng chưa có khách thuê, lập báo biểu kết quả kiểm tra chuyển cho bộ phân tiếp nhận khách để cho khách thuê. Hàng tuần tổ chức lau rửa đồ dung, dụng cụ phòng khách. Hàng tháng tổ chức kiểm kê đồ dung, dụng cụ trong phòng khách và minibar, tổ chức xin lĩnh bổ sung cho đủ lượng cần thiết. Kiểm tra tình hình phương tiện và trang thiết bị dụng cụ làm vệ sinh, làm tốt công tác bảo dưỡng, sửa chữa. Ca chiều: Trưởng ca phục vụ buồng ca chiều có nhiệm vụ: Kiểm tra tình hình phòng chưa có khách thuê, lập báo biểu về kết quả kiểm tra và nạp vào máy tính. Kiểm tra tình hình khách đặt thuê, bảo đảo có đầy đủ các phương tiện phục vụ khách. Bố trí nhân viên làm vệ sinh buồng sau khi khách trả phòng. Kiểm tra tình hình nhân viên phục vụ buồng ca chiều trải giường, đệm cho khách nghỉ đêm. Kiểm tra phòng làm việc của nhân viên phục vụ buồng, bảo đảm có đầy đủ các đồ dùng, dụng cụ cần thiết để thay thế, sắp xếp gon gàng, ngăn nắp. 2.1.5. Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên phục vụ buồng Nhiệm vụ chung : - Sắp xếp quét dọn phòng khách, lau dọn phòng vệ sinh - Bồ sung các vật dụng, thay đồ dùng bằng vải, bồ sung đồ uống theo tiêu chuẩn - Lau chùi giày cho khách, nhận quần áo đưa đến bộ phận giặt ủi và trả lại cho khách - Thu dọn và phục vụ cho khách sau khi khách dùng bữa tại phòng - Kiểm tra các thiết bị trong phòng, kịp thời đề nghị Trưởng bộ phận cho sửa chữa các thiết bị đồ dùng hư hỏng, phối hợp với nhân viên kỹ thuật sửa chữa các phương tiện thiết bị - Lập biểu thay đổi đồ dùng, biểu bàn giao đồ dùng, biểu vật dụng đã hư hao do khách sử dụng, kê khai việc giao trả vật dụng cho khách bỏ quên - Làm tốt công tác PCCC, bảo đảm an toàn cho khách và tài sản trong khu vực phụ trách - Thoả mãn các nhu cầu hợp lý của khách (phù hợp với luật và quy định của khách sạn), giúp kháh xử lý các trường hợp khẩn cấp. - Bảo đảm các thiết bị, công cụ sử dụng luôn ở tình trạng tốt. - Làm vệ sinh hàng lang, lối ra khu vực thoát hiểm - Bảo quản tốt chìa khóa, làm tốt công tác bàn giao hàng ngày. - Hoàn thành tốt các công việc khác do cấp trên giao Nhiệm vụ riêng cho từng ca : Ca sáng: - Trãi giường cho khách đang lưu trú tại khách sạn và cho khách đặt buồng sẽ tới khách sạn để nghỉ trong ngày. - Làm vệ sinh hành lan, lối cầu thang thoát hiểm khi có hỏa hoạn. Ca chiều: - Làm công tác vệ sinh do ca sáng chưa làm hết và trong các buồng khách mới trả trong ca chiều. - Hút bụi trên thảm ở các khu vực công cộng. - Lập biểu khách ăn nghỉ tại buồng nghỉ. Kê khai việc trao trả đồ dùng cho khách để quên. - Lau chùi máy hút bụi, đổ rác, sắp xếp xe đẩy chở vật dụng, chuẩn bị sẵn các vật dụng, kiểm đếm các đồ dùng bằng vải. làm vệ sinh phòng làm việc của nhân viên phục vụ buồng. - Bảo quản chìa khóa, làm tốt công tác bàn giao. Ca đêm: - Đi kiểm tra các tầng, thu dọn quần áo bẩn của khách, báo cho bộ phận quản trị sửa chữa đèn bị hỏng. - Phối hợp với văn phòng bộ phận phục vụ buồng làm các công việc chuẩn bị cho các ca làm việc ngày hôm sau. - Kiểm tra các quầy minibar trong các buồng khách trả buồng vào sáng sớm, kịp thời lập biên lai chuyển cho nhân viên thu ngân thuộc bbộ phận tiếp nhận khách. Nhân viên phục vụ buồng VIP: Là người phục vụ khách ăn nghỉ tại các buồng khách VIP với chất lượng tôt, hiệu quả cao. - Mang trà và khăn mặt ấm tới cho khách. - Chuẩn bị lãng quả tươi, trưng bày đẹp để tặng khách theo tiêu chuẩn đã quy định. - Làm dịch vụ thuê phòng họp cho khách. - Làm công tác phục vụ tại phòng đọc sách báo, phòng nghỉ ngơi của khách VIP. - Phục vụ đồ uống, rượu và các dịch vụ khác cho khách VIP. - Làm báo cáo công việc, làm tót công tác giao ca. - hoàn thành tốt các công việc khác do cấp trên giao. 2.1.6. Vai trò, nhiệm vụ của nhân viên khu công cộng Nhân viên khu công cộng là người chịu trách nhiệm duy trì trật tự vệ sinh khu vực công cộng. nhân viên vệ sinh công cộng có nhiệm vụ đảm bảo các khu vực công cộng như hành lang, cầu thang, đại sảnh, phòng tiệc, phòng họp luôn sạch sẽ. 2.2 Phân tich quy trình phục vụ. 2.2.1 Quy trình chuẩn bị - giao ca. Nhận giao ca Sau khi nhận ca xong, trưởng ca căn cứ vào lịch buồng sẽ biết tổng số buồng hiện đang có khách, những buồng nào cần làm vệ sinh…để phân công công việc cho từng nhân viên. Các nhân viên phục vụ buồng nhận “phiếu giao nhân công việc”( bảng phụ lục ) để biết được danh sách các buồng cần làm vệ sinh. Trước khi vào ca làm việc, trưởng ca bàn giao khóa từ, bộ đàm cho nhân viên buồng ( sau khi tan ca, nhân viên phục vụ giao lại chìa khóa cho trưởng ca), và bổ sung các yêu cầu về phòng cũng như các yêu cầu của khách từ ca trước thông qua phiếu giao ca, thông thường việc này do các trưởng ca thực hiện. Phân công việc thường được người trưởng ca phân công trực tiếp tại mỗi ca, vi lý do lực lượng lao động ít nên việc phân công diễn ra nhanh. Khi phân công công việc người trưởng ca chi căn cứ vào số lao động trong ca và căn cứ vào số phòng khách đang lưu trú để phân công công việc. Trung bình mỗi ca thi có 2 nhân viên cùng thực hiện công việc thì trong đó sẽ có từ 8-10 phòng có khách và 15-20 phòng trống sạch trong một ca. Vì như vậy sẽ đảm bảo công việc chăm sóc khách hàng cung như kiểm tra phòng hiểu quả. Chuẩn bị dụng cụ và đồ dùng thay thế - Thiết bị dụng cụ làm vệ sinh: Khăn lau bụi (ướt, khô) Khăn lau sàn nhà ( phòng ngủ, phòng vệ sinh) Túi đựng rác Nước tẩy phòng vệ sinh, bồn vệ sinh Chổi cọ toilet Bàn chải cọ bồn tắm Khăn lau lavabô, bồn tắm Hóa chất tẩy rửa - Đồ dung thay thế: Ga, gối và đồ vải cần thay thế như khăn tăm, khăn mặt Nước lọc Giấy vệ sinh Bàn chải đánh răng, kem đánh răng, dao cạo râu, lược,xà phòng tắm, bông ngoáy tai, mũ tắm. Đĩa đựng bánh kẹo Chuẩn bị xe đẩy: Xe đẩy dùng để chứa đựng các đồ dùng cần thiết, tiện lợi cho quá trình làm vệ sinh buồng. Phía trước xe đây để túi đựng đồ dùng bằng vải, sau xe đẩy để túi đựng rác. * Cách xếp lên xe đẩy: Tầng trên cùng : Dùng để chứa các đồ dùng thay thế như giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng, kem đánh răng, dao cạo râu, lược,xà phòng tắm, bông ngoáy tai, mũ tắm… Tầng tiếp theo: Dùng để chứa khăn trải giường, vỏ gối, khăn mặt. Tầng dưới cùng: Dùng để nước lọc, giấy vệ sinh… 2.2.2 Quy trình vệ sinh buồng. a. Nguyên tắc làm vệ sinh: Tiến hành theo trình tự từ cao xuống thấp, từ trong ra ngoài, sao cho công việc sau khồn ảnh hưởng đến công việc trước Làm vệ sinh phòng ngủ Đẩy xe đến phòng cần làm buồng, nhìn xem cửa phòng có treo bảng “ do not distusb” không, nêu không thì bấm chuông và giới thiệu “ housekeeping” nếu không thấy trả lời thì vào buồng để phục vụ, trong trường hợp nếu khách đang còn ở trong phòng thì nhân viên buồng vẫn thực hiện công việc của mình nếu có sự đồng ý của khách, nếu khách không đồng ý dọn phòng thi nhân viên có thể bỏ qua và sẽ kiểm tra lại khi khách có yêu cầu cũng như khách rời phòng. - Bật đèn: Cắm khóa từ vào ổ điện Kéo rèm, ( bật điều hòa) Lột ga, vỏ gối bẩn đem ra ngoài bỏ vào túi trên xe đẩy, thay ga, vỏ gối mới và làm giường.( làm giường theo kiểu Duvet Caver) Thu dọn cốc tách, gạt tàn bẩn dem vào nhà vệ sinh cọ rửa. Thu dọn rác, vỏ chai, đồ hộp trong phòng bỏ vào túi đựng rác trên xê đẩy. Kiểm tra bổ sung đồ uống trong minibar, đĩa đựng bánh kẹo. nước loc…. Tiến hành lau bụi tất cả các trang thiết bị trong phòng Lau khô các vật dụng: cốc tách, gạt tàn, dao ăn trái cây, sắp đặt bàn. Kiểm tra các thiết bị, máy móc: điện thoai, điều hòa, đèn… Lau sạch sàn nhà bằng khăn ẩm Kéo rèm, tắt điều hòa, đèn Làm vệ sing phòng vệ sinh. Chuẩn bị sẵn dung dịch tẩy rửa, bàn chải, khăn lau Kéo rèm buồng tắm cuộn lại để tránh dính nước trong quá trình làm vệ sinh. Cọ rửa bồn tắm, lấy sạch tóc rụng bám vào bồn,sau đó dội lại bằng nước sach, lau khô. Thu dọn rác trong thùng và xung quanh, dội nước và thay túi đựng rác. Cọ rửa cốc đánh răng, lavabo, dùng khăn lau sạch khu vực lavabo. Bổ sung các vật dụng như bàn chải đánh răng, xà phòng tắm,…, thay khăn tắm, khăn mặt, giấy vệ sinh. Dội, xả bệ xí, đổ dung dịch nước vệ sinh cọ rửa bên trong và ngoài, sau đó dội lại bằng nước sạch, để thông thoáng sau đó đậy nắp lại và lau khô bên ngoài. Cọ rửa sàn nhà và lau khô Kiểm tra lại Ghi lại nước uống đã bổ sung vào minibar, hay đĩa đựng bánh kẹo vào sổ để chuyển lại cho bộ phận lễ tân. Ra khỏi buồng tắm, tắt đèn, đóng cửa phòng. d. Kiểm tra : - Sau khi thực hiện vệ sinh tổng thể nhân viên buồng kiểm tra lại một lượt các trang thiết bị đặc biệt là Minibar, và ghi chép vào “ phiếu giao nhân công việc “ các vật dụng thiếu cung như hư hỏng nếu có và sẽ báo cho bộ phận liên quan. 2.1.3 Đánh giá quy trình làm việc. Ưu điểm: Trong quá trình đi thực tế và có tham gia vào công tác don phòng cùng các nhân viên khách sạn, nhóm nhận thấy nhân viên ở đây đã thực hiện đúng các thao tác kĩ thuật chuẩn, các quy trình chủ yếu như vệ sinh giường ngủ, trải ga giường, don rác, lau bui… với việc thực hiện các công việc đó làm cho phòng khách trở nên đẹp và gon gàng như ban đầu, vệ sinh phòng ngủ và phòng vệ sinh cũng gọn gàng, các dụng cụ như nước, minibar, dung cu vệ sinh cá nhân cũng được cung cấp và kiểm tra hàng ngày kịp thời bổ sung các dụng cụ thiếu, cũng như kiểm tra các trang thiết bị để kip thời sửa chữa. Với quy trình của khách sạn ta nhận thấy sẽ nhanh hơn quy trình chuẩn, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và cũng tránh gây sáo động phòng của khách, làm ảnh hưởng tới khách đang lưu trú tại khách sạn. Với việc bỏ qua một số bước thì nhân viên sẽ làm cá công việc chủ yếu cẩn thận hơn do công việc ít hơn Nhược điểm: Sau mỗi ca làm việc, trưởng ca không đi kiểm lại buồng tránh trường hợp nhân viên làm việc sai sót, trưởng ca chỉ kiểm tra buồng trống trước khi bán buồng cho khách. Trong quá trình giao nhận công việc, trưởng ca phân công làm buồng cho nhân viên còn thiếu sót, nhiều buồng khách không có trong danh sách làm buồng trong tình trạng cần được làm vệ sinh. Nhờ quá trình kiểm phòng của nhân viên buồng đã phát hiện ra điểm thiếu sót đó và khắc phục kịp thời trước khi khách phàn nàn. Làm việc chưa theo quy trình chuẩn, các công việc còn bỏ qua nhiều bước cơ bản như làm thông thoáng phòng mở của sổ, làm vệ sinh giường ngủ trước rồi mới dọn rác, thực hiện công việc lau bụi trên các vật dụng chưa được kĩ bỏ qua nhiều nơi khuất. Cho nên thường xuyên có các đợt tổng vệ sinh toàn bộ diễn ra hàng tháng hay hàng tuần gây mất thời gian công sức của nhân viên. 2.3 Phân tích mối quan hệ của bộ phận Buồng và các bộ phận khác. 2.3.1 Mối quan hệ các bộ phận. 2.3.1.1: Với bộ phận lễ tân . Bộ phận buồng và bộ phận lễ tân có mối quan hệ mật thiết trong việc bán buồng cho khách, việc thanh toán khi khách rời khỏi khách sạn và ttrong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Mối quan hệ đó được thể hiện qua những việc sau: - Các trưởng ca phục vụ buồng căn cứ vào tình hình kiểm tra buồng khách lập biểu mẫu thông báo cho bộ phận lễ tân số buồng đã có khách thuê, số buồng chưa có khách thuê, số buồng chưa làm vệ sinh, số buồng khách sắp trả buồng,v số buồng hư hỏng, tình hình buồng khách. - Bộ phận phục vụ buồng phải kịp thời phản ánh trên biểu báo về tình hình buồng khách, các thông tin về buồng khách nghỉ ngoài, buồng không có hành lý, buồng có hành lý giản đơn, đồng thời thông báo bằng điện thoại cho trợ lý bộ phận lễ tân để có biện pháp ngăn chặn hiện tượng khách trốn nợ. - Sau 1 giờ chiều mỗi ngày, các nhân viên phục vụ buồng phải tìm hiểu tình hình nhưđể bộ phận này hỏi xem khách có tăng thời gian thuê phòng hay không và làm thủ tục bổ sung. - Khi khách đã nhận buồng mà trang thiết bị trong buồng có sự cố bộ phận kỹ thật không thể sữa ngay được, thì trưởng nhóm phục vụ buồng phải báo với lễ tân để đổi buồng cho khách. - Tưởng nhóm phục vụ buồng phải kịp thời thông báo cho bộ phận phục vụ buồng biết tình hình buồng cần sữa chữa nhưng khách vẫn tạm nghỉ được để dự trữ cho thuê trong trường hợp đột xuất. - Khi khách khiếu nại hoặc mâu thuẫn với khách thì bộ phận lễ tân phải phối hợp với bộ phận phục vụ buồng giải quyết một cách thỏa đáng. - Nếu khách làm hỏng phương tiện hoặc làm mất vật dụng trong buồng, thì nhóm trưởng phục vụ buồng phải kịp thời báo cho bộ phận lễ tân giải quyết việc bồi thường. - Khi khách có yêu cầu đặc biệt như ốm đau cần khám và điều trị, để quên chìa khóa trong buồng không mở cửa buồng được, thì nhân viên phục vụ buồng phải kịp thời thông báo cho trợ lý bộ phận lễ tân để phục vụ khách. - Cùng phối hợp sắp xếp phục vụ khách VIP và khách đi theo đoàn đông khách. - Khi khách đến lễ tân báo cho bộ phận buồng những thông tin như: thời gian đến, số lượng, quốc tịch, mức đọ quan trọng, loại, hạng và số phòng mà khách đã mua để bộ phận buồng tổ chức đón tiếp được vhu đáo. - Trong thời gian khách lưu lại tại khách sạn: Lễ tân ghi nhận những kiến nghị của khách để thông báo lại cho bộ phận buồng biết nhằm kịp thời giải quyết và rút kinh nghiệm. - Đến hạn trả phòng: Lễ tân báo cho bộ phận buồng ngày giờ để bộ phận buồng chuẩn bị làm công tác kiểm tra, nhận bàn giao phòng với khách, lập bảng chi phí về các dịch vụ bổ sung mà khách sử dụng nhằm cung cấp số liệu cho lễ tân thực hiện việc thanh toán cho khách được chính xác và nhanh chóng. Cũng như việc tiễn khách được chu đáo. 2.3.1.2: Với bộ phận nhà hàng. Bộ phận phục vụ buồng và bộ phận nhà hàng có mối quan hệ trong việc phối hợp tổ chức phục vụ khách ăn tại phòng thông qua những công việc sau: - Khi khách dùng bữa tại buồng nghỉ xong, nhân viên phục vụ buồng phải kịp thời gọi điện thoại thông báo cho bộ phận ăn uống cho người tới thu dọn. - Bộ phận phục vụ buồng sắp xếp thực hiện công tác sát trùng, diệt chuột, gián sâu bọ tại bộ phận nhà hàng, yêu cầu bộ phận ăn uống cùng phối hợp. - Khi làm vệ sinh đột xuất cho bộ phận nhà hàng, bộ phận phục vụ buồng phải báo trước để bộ phận nhà hàng cùng phối hợp. - Khi khách yêu cầu phục vụ ăn uống đặc biệt tại buồng nghỉ, nếu giám đốc bộ phận nhà hàng đồng ý thì trưởng nhóm phục vụ buồng phải liên hệ trực tiếp với bộ phận nhà hàng để phục vụ khách. - Hàng tháng tổ chức việc thay đổi, giặt là và kiểm kê đồ dùng bằng vải của phòng ăn, đồng thời tổ chức cung cấp hoa, cây cảnh và trang trí theo yêu cầu của buồng ăn. 2.3.1.3: Với bộ phận bảo vệ. Bộ phận phục vụ buồng phải tích cực giúp bộ phận bảo vệ làm tốt công tác bảo vệ khách sạn, kịp thời ngăn chặn các nhân tố gây ra mất an toàn trong khách sạn. Ngược lại bộ phận bảo vệ có trách nhiệm truyền đạt kiến thức về phòng cháy chữa cháy cho nhân viên bộ phận buồng đồng thời thường xuyên tổ chức diễn tập cứu hỏa theo thường kỳ. Nếu phát hiện khách đánh bạc, mua dâm trong buồng khách, trưởng nhóm phục vụ buồng phải kịp thời báo cho bộ phận bảo vệ để xử lý. 2.3.1.4: Với bộ phận nhân sự. Bộ phận buồng cùng phối hợp với bộ phận nhân sự xác định biên chế căn cứ vào tình hình thực tế để tuyển dụng nhân viên. Giám đốc bộ phận phục vụ buồng lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của bộ phận mình thông báo và yêu cầu bộ phận nhân sự phối hợp giúp đỡ. Bộ phận buồng làm tốt công tác nâng cấp, điều động và xử phạt theo quy định của khách sạn và trình lên bộ phận nhân sự thẩm duyệt. Hàng tháng phải thống kê số nhân viên làm việc để lĩnh phiếu ăn và tổ chức kiểm tra công nhân viên thông báo cho phòng nhân lực biết để ưtinhs lương. Bộ phận buồng phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện việc phát trang phục cho nhân viên mới, thu hồi trang phục của nhân viên đã nghỉ việc. 2.3.1.5: Với bộ phận tài vụ. Giám đóc bộ phận buồng phải dự toán thu chi của hàng năm của bộ phận mình và nộp lên bộ phận tài vụ. Khi phát hiện hiện tượng không ăn khớp giữa đồ uống và sổ sách ở mini-bar, trưởng kho sphair kịp thời cùng với bộ phận tài vụ tiến hành đối chiếu, kiểm tra. Khi khách trả buồng nhân viên phục vụ buồng phải kịp thời thông báo cho nhân viên thu ngân tại bộ phận lễ tân biết tình hình khách sử dụng đồ uống ở mini- bar và các tình hình khác. Bộ phận buồng phải làm tốt công tác xin mua, xin lĩnh vật phẩm đồ dùng theo nhu cầu để bộ phận tài vụ kịp hời cung cấp. Hàng tháng hai bộ phận cùng phối hợp kiểm kê đồ dùng bằng vải, đồ uống ở mini-bar và các vật phẩm đồ dùng dùng cho khách. Cùng quản lý tốt tài sản cố định, vật rẻ tiền mau hỏng. 2.3.1.6: Với bộ phận kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng. Khi phương tiện thiết bị trong buồng khách hư hỏng, trưởng ca phục vụ buồng phải kịp thời làm phiếu yêu cầu sữa chữa gửi cho bộ phận kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng để họ cử người tới sữa chữa. Bộ phận kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng có trách nhiệm cải tạo buồng nghỉ thành phòng làm việc theo yêu cầu của khách. Bộ phận kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên của bộ phận buồng sử dụng máy móc thiết bị. 2.3.1.7: Với bộ phận giặt là. - Khi khách có nhu cầu giặt là quần áo, bộ phận phục vụ dbuoongf phải kịp thời thông báo cho bộ phận giặt là, đồng thời lập phiếu giặt l, phối hợp làm tốt công tác thu nhận và trao trả quần áo cho khách. - Cùng phối hợp thường kỳ làm tốt công tác giặt là các đồ dùng bằng vải trong buồng khách. - Hàng ngày bộ phận phục vụ buồng mang đồ dùng bằng vải cũ bẩn tới bộ phận giặt là để đổi lấy những cái đã được giặt là. - Cùng phối hợp kiểm kê đồ dùng bằng vải. 2.3.2: Đánh giá mối quan hệ giữa bộ phận buồng và các bộ phận khác. Bộ phận buồng có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác trong khách sạn. Các bộ phận này cùng hỗ trợ và kết hợp với bộ phận buồng nhằm đảm bảo cho việc phục vụ khách được chu đáo và đúng quy trình mang lại sự hài lòng cho khách khi sử dụng các dịch vụ của khách sạn. 2.4 Kiểm tra đánh giá chất lượng công việc tại bộ phận buồng. 2.4.1 Vai trò của bộ phận đánh giá kiểm tra. Kiểm tra đánh giá là khâu hết sức quan trọng nhằm kiểm tra giám sát nhân viên thực hiên công việc. Công việc này thương được giao cho các vị trí cấp cao trong bộ phận thực hiện. Họ chịu trách nhiệm chính là giám sát công việc của nhân viên, kết hợp với kiểm tra đánh giá công việc nhằm mục đích tránh những sai sót của nhân viên khi thực hiện công việc, cùng với đó là việc giải quyết các nhu cầu cũng như tình huống xay ra trong quá tình phục vụ buồng. Kiểm tra dánh giá không chỉ dừng lại ở việc giám sát nhân viên mà nó còn có vai trò thúc đẩy nhân viên làm việc có trách nhiệm hơn với công việc. Vì khi có giám sát kiểm tra thi nhân viên không thể làm việc tách trách. Cùng với đó sẽ làm nền tảng cũng như cơ sở để đánh giá khả năng công việc của mỗi nhân viên trong ca làm việc để có chính sách khen thưởng cũng như kỉ luật rõ ràng. Với vai trò quan trong như vậy khách sạn Đà Nẵng Riverside đã sây dựng quy chuẩn đánh giá rõ ràng, với trách nhiệm chính trong quá tình kiểm tra đánh giá này thuộc về phó trưởng bộ phận. Với số lượng phòng lớn lên tới hơn 100 phòng cho nên người giám sát không thể một ngày mà kiểm tra hết, cho nên khi kiểm tra chủ yếu là kiểm tra theo hình thức ngâu nhiên, thườn