Đề tài Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tại trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam

ốn theo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế, nghiên cứu để cải tiến và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng công việc. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản ràng buộc pháp lý mà trung tâm đã ký theo quy định của Nhà nước và Bộ văn hoá thông tin. 1.4: Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận * Sơ đồ bộ máy quản lý Hiện nay, tổ chức bộ máy của Trung tâm bao gồm hai chi nhánh: chi nhánh tại Hà Nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh . Các phòng ban của trung tâm dược tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng cho nên chúng hoạt động khá độc lập. Mỗi phòng có một nhịêm vụ riêng và được đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng. Ưu điểm của phương pháp tổ chức này là công việc được phân công ra cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một phần công việc chung của trung tâm. Chính vì thế, mỗi phòng có khả năng vận dụng và sử dụng hết khả năng trong lĩnh vực của mình và đạt được kết quả cao. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là việc liên hệ, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn.. Nếu muốn trao đổi hoặc tìm hiểu tình hình hoạt động của các phòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếp gặp các trưởng phòng, phó phòng để trao đổi hoặc tổ chức các cuộc họp thường rất tốn kém thời gian. Đặc biệt, nếu muốn kiểm tra công việc đột xuất thì giám đốc phải đích thân đến kiểm tra. Đó chính là nhược điểm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận dụng phương pháp tổ chức này. Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nội bộ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nó sẽ làm thay đổi những hoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lượng và đem lại hiệu quả rất lớn Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Văn phòng Phòng HC TL trong nước Phòng dịch vụ HCTL Phòng tài chính kế toán Hãng quảng cáo in ấn Hãng TK-DD-TM Chi nhánh trung tâm tại TP HCM Phòng dịch vụ tổng hợp Phòng HC TL quốc tế Phòng bảo vệ * Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban -Ban lãnh đạo: bao gồm 3 người, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc là người điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật , Nhà nước về quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm - Văn phòng:là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặt công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách. - Phòng tài chính- kế toán :là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốc trung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toán bao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán và thống kê, thực hiện chế độ thu- chi , vay mượn, thanh toán, theo dõi định mức lao động, chế độ khoán, tiền lương, tiền thưởng. - Phòng kế hoạch thông tin và thị trường: có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các chiến lược, kế hoạch, chương trình và các giải pháp sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trường, thu thập và xử lý, lưu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nước để cung cấp cho lãnh đạo và phòng ban có nhu câù. - Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợ triển lãm bao gồm:nhà triển lãm, điện, cấp thoát nước, đường xá, sân vườn,... - Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất kinh doanh , bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trong toàn doanh nghiệp và môi trường xung quanh. - Phòng hội chợ triển lãm trong nước: là phòng giúp giám đốc thực hiện các công việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hội trợ triển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nước ngoài. - Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vị nước ngoài tại Việt Nam. - Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tất cả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức trên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí, tại các địa bàn ngoài trung tâm. - Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của khách hàng nước ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạm nhập, tái xuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan,...) - Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ăn uống giải khát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thể thao. - Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảng cáo dưới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nước trên các lĩnh vực kinh tế xã hội. - Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (Sai Gon VEFAC) Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước, với các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phía Nam, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ký kết. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền, quảng cáo sản phẩm. Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 người, trong đó cán bộ 50 người, nhân viên 95 người, lao động khác 25 người. *Nhận xét chung: Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam đã dạt được những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặt hoạt động, về trình độ tổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Thêm vào đó, do có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và được sự chỉ đạo tận tình của cán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều được xử lý kịp thời. Chính vì vậy, trung tâm hoạt động rất hiệu quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống của cán bộ nhân viên trong Trung tâm ngày được cải thiện. 1.5, Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam trong thời gian qua * Thành tích Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực của ban giám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thông tin và các vụ chức năng. Trong năm qua Trung tâm đã đạt được những thành tích đáng kể: tổ chức được 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộc tại địa phương và 3 cuộc tại TP HCM. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã phối hợp tổ chức: Hội chợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãm cơ khí điện-điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vì chất lượng cuộc sống... *Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt được kết quả khá cao thông qua bảng thành tích sau đây : Bảng1:Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003 TT Chỉ tiêu ĐV tính Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 Tỷ lệ thực hiện so với năm 2002 1 Tổng doanh thu 1000đ 18935379 20950000 111% 2 KQ sản xuất kinh doanh 1000đ 2850000 3790708 133% 3 Tổng các khoản nộp NS 1000đ 3384107 2650000 78% 4 Thu nhập bình quân người/tháng Đồng 1150000 1220000 106% 5 Tổng số vốn sxkd hiện có 1000đ 15736290 25567190 176% Trong đó: vốn NS cấp 13567190 22898090 168% Vốn tự bổ sung 2169100 2669100 123% 6 Tổng các khoản nợ phải trả. Trong đó : 1000đ 6853590 5500000 80% Nợ khách hàng 810289 802500 99% Nợ khác 6043301 4697500 78% 7 Tổng các khoản nợ phải thu 1000đ 1870283 1920000 103% Trong đó nợ không có khả năng thu hồi 645300 645300 100% Nguồn:bảng báo cáo kết quả kinh doanh của trung tâm 2003 Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua ta có thể rút ra nhận xét sau: Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng , tức là đạt 111% so với năm 2002. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏ vào việc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm. Hiện nay, tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng , so với năm 2002 là tăng gần 10 tỷ đồng , đạt 176% kế hoạch. Mặc dù, được Nhà nước cấp đầu tư thêm từ ngân sách của nhà nước nhưng ta cũng không thể phủ nhận được những cố gắng của tập thể cán bộ, nhân viên trong trung tâm. *Hoạt động đối ngoại -Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thương vụ Việt Nam tại các nứơc để làm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ. -Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểu thị trường và mời khách tham gia hội chợ. *Công tác xây dựng cơ sở vật chất: -Tiến hành chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phương án tốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoà không khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”. -Mua mới thêm được một số trang thiết bị hiện đại đầu tư cho các phòng, ban . Đồng thời những phương tiện vận chuyển cũng được mua mới để phục vụ cho nhu cầu đi lại của cán bộ, nhân viên . *Công tác tổ chức cán bộ: hoàn thiện bộ máy tổ chức cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban để từng cán bộ nhân viên phát huy năng lực, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đồng thời tiếp tục hoàn thiện quy chế làm việc của trung tâm. *Công tác Đảng, Đoàn thể - Ban giám đốc và cấp uỷ luôn quan tâm tạo điều kiện cho các tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, nữ công hoạt động. -Chi bộ đã kết nạp thêm đảng viên mới đồng thời mở lớp học cảm tình Đảng cho một số cán bộ công nhân viên * Công tác khác -Năm 2001 trung tâm đã phối hợp với các đơn vị nghệ thuật tổ chức 12 buổi ca nhạc phục vụ cho nhân dân Thủ Đô -Phát hành hàng tuần tạp chí Tiếp thị-Gia đình, mạng Internet Phương Nam vẫn tiếp tục phục vụ khách hàng, cho thuê văn phòng đại diện, hội nghị và các dịch vụ khác. Cũng chính nhờ những nỗ lực không ngừng đó mà không những họ đã thu được kết quả kinh doanh xuất sắc mà còn góp phần nâng cao thu nhập cho chính bản thân mình. Đây chính là những những kết quả mà họ đã đạt được từ sự cố gắng của mình. Chúng ta hãy cùng chúc cho họ năm 2004 đạt được kết quả tốt hơn nữa. * Tồn tại Bên cạnh một số việc đã thực hiện được Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn phải giải quyết các vấn đề sau: - Doanh thu của đơn vị tuy cao song còn có sự chênh lệch giữa các phòng. Một số phòng vẫn thiếu việc làm, thu nhập thấp dẫn đến khó quản lý về lao động, như ở phòng quản lý cơ sở hạ tầng, phòng dịch vụ hội chợ triển lãm... - Tuy đã xây dựng các ban quản lý về lao động nhằm tiết kiệm chi phí song chưa có biện pháp hữu hiệu nên cán bộ công nhân viên còn làm việc tuỳ tiện, chưa tự giác chấp hành kỷ luật lao động. 1.6, Phương hướng hoạt động của đơn vị trong thời gian tới Về công tác tổ chức hội chợ: Ban tổ chức hội chợ đang xây dựng kế hoạch hội chợ triển lãm năm 2004, phấn đấu đạt từ 20-22 cuộc. - Công tác xây dựng cơ sở vật chất: triển khai dự án"Cải tạo, nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam”, lập dự án xây dựng mới khu làm việc của trung tâm. - Công tác tổ chức bộ máy- cán bộ: ban hành quy chế làm việc của trung tâm; xây dựng quy chế trả lương, thưởng để khuyến khích người lao động; nghiên cứu cho một số bộ phận thực hiện chế độ khoán để mọi người phát huy tính chủ động, sáng tạo nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. - Công tác Đảng- Đoàn thể: tiếp tục duy trì nề nếp sinh hoạt thường xuyên của chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên; phấn đấu kết nạp từ 3-5 đảng viên mới. - Phấn đấu năm 2004 trung tâm sẽ có một số lượng lớn cán bộ, nhân viên có trình độ cao trên đại học . - Năm 2004 này, trung tâm sẽ bổ sung đựơc một hệ thống máy móc thiết bị CNTT đồng bộ để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân viên cũng như đẩy lùi những tồn tại trong công tác quản lí. Tóm lại theo kế hoạch thì năm 2004 này Trung tâm sẽ tăng được nguồn thu nhờ vào việc mở thêm một số hội chợ và nhận tổ chức thảo các hội nghị, cho thuê mặt bằng, ngoài việc mở các hội chợ triển lãm như hội chợ thời trang hội chợ hàng tiêu dùng, hội chợ hàng tinh khí chế tạo máy, hội chợ thời trang vào các tháng và các quý trong năm... Nhưng để thực hiện được mục tiêu trên thì đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong trung tâm phải không ngừng nâng cao trình độ, năng động ,sáng tạo để tìm hướng đi mới, ký kết được nhiều hợp đồng làm ăn với nhiều nước trên thế giới. Mục tiêu trong năm 2004 sẽ vượt xa năm 2003 về mọi mặt. II: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam ứng dụng CNTT trong công tác quản lý là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nước ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn nhiều hạn chế . Đối với công tác quản lý nói chung, một công tác mà nhiẹm vụ của nó bao gồm cả quản lý con người , quản lý cơ sở vật chất và thông tin thì CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động trong quản lý tại caca phòng ban trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đánh dấu một bước chuyển biến lớn trong hoạt động qản lý, từ việc thực hiện thủ công lấy sức người là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo được vai trò đậưc biệt quan trọng của con người. Đó chính là lý do giải thích tại sao CNTT được sử dụng rộng rãi trong quản lý. Hiện nay ở nước ta máy vi tính được sử dụng rất nhiều, nó không chỉ bó hẹp trong các viện nghiên cứu, các trường học, các trung tâm máy tính mà nó đã mở rộng ra mọi ngành và đi vào tất cả các lĩnh vực. Song hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị chỉ dùng máy vi tính như một công cụ để soạn thảo văn bản. Trong khi đó trên thế giới việc sử dụng máy vi tính để thay thế các hoạt động của con nguời và giúp con người nhanh chóng đạt được mục đích, yêu cầu đặt ra. Theo nghị quyết 49/CP chính phủ đã đề ra chương trình quốc gia về CNTT với mục tiêu: xây dựng nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội , đồng thời xây dựng ngàng công nghiệp CNTT thành một trong những ngành mũi nhọn của đất nước , góp phần chuẩn bị cho nước ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế kỷ XXI. Để thực hiện được điều này nước ta nói chung và các công ty, doanh nghiệp nói riêng phải cố gắng hết mình để điều này sẽ trở thành hiện thực trong tương lai không xa. 2.1:Lợi ích cụ thể của CNTT trong hoạt động quản lý Qua lý luận thực tiễn trên, chúng ta thấy việc áp dụng CNTT là điều cần thiết. Mặc dù giá thành của các trang thiết bị là rất đắt tiền nhưng hiệu quả mà chúng đem lại là rất to lớn. Việc trang bị đồng bộ hệ thống máy vi tính sẽ kết nối được các phòng ban, tạo ra được mối quan hệ chặt chẽ từ lãnh đạo tới các phòng ban. Nhờ áp dụng những CNTT mới, công việc quản lý văn phòng đã có những thay đổi rõ rệt: đơn giản hơn, hiệu quả hơn và thuận tiện hơn trong việc sử dụng. Một “văn phòng điện tử” không giấy tờ vẫn là một mơ ước của văn phòng các cơ quan. Những tiện ích của CNTT được thấy rõ trong từng lĩnh vực của côngviệc quản lý văn phòng 2.1.1,Công việc soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản kể cả soạn thảo bằng máy tính hay soạn thảo thủ công đều là quá trình xử lý bắt đầu từ xử lý kí tự của từng từ riêng biệt đến việc xử lý mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản. Công việc soản thảo văn bản đòi hỏi tính chính xác cao theo đúng quy định của Nhà nước. Nếu trước đây việc soạn thảo văn bản phải trải qua hai công đoạn: soạn thảo và đánh máy, thì với việc được trang bị máy tính cho văn phòng, người soạn thảo văn bản có thể trực tiếp soạn thảo trên máy tính của mình mà không phải chuyển cho người khác đánh máy. Với phần mềm Ms Word được chuẩn bị cho những người không có kỹ năng máy tính nên công việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn. Việc trình bày văn bản trên màn hình máy tính như trên giấy, kết hợp với các phím chức năng cho phép kiểm tra, sửa chữa văn bản khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng và tự động gạch chân, cách dòng, tạo biên, tiêu đề, đánh số trang, chú giảihoàn toàn có thể tạo ra một bản hoàn chỉnh ngay trên máy trước khi in ra giấy. Với ứng dụng phần mềm Ms Word, với những tính năng như trên sẽ cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn. Bên cạnh đó, với những tệp khuân dạng đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (template) có sẵn hay tự tạo trong Word giúp cho nhà quản trị không phải mất công nhiều trong việc soạn thảo các văn bản có mục đích ý nghĩa, yêu cầu gần giống nhau cũng như tránh được lỗi sai sót trong hình thức của văn bản. Văn phòng trong khâu soạn thảo văn bản có thể thức như trên không phải dành nhiều thời gian soạn thảo lại vẫn đảm bảo tính chính xác của thể thức văn bản, để từ đó tập trung đi sâu vào phần nội dung của văn bản. Với những văn bản (báo cáo tổng kết, hoạch định kế hoạch)trong đó có cả những bảng biểu tính toán thì với máy tính là điều đơn giản. Nếu trước đây đối với các văn bản này phải tính toán bằng máy tính cá nhân sau đó mới ghi chép vào văn bản rồi mới đánh máy thì công việc này tiêu tốn nhiều thời gian không hữu ích. Ngày nay với tính năng ưu việt của mình máy tính sẽ giúp nhà quản trị có những văn bản hiệu quả, nhanh chóng cũng như đạt độ thẩm mỹ và chính xác cao hơn. Với tính năng soạn thảo(Ms Word) và tính toán(Ms Excel) được kết hợp trên cùng một màn hình soạn thảo giúp người soạn thảo hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác. 2.1.2. Công tác quản lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ: Việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ tạo ra nhiều hạn chế khó theo dõi, quản lý được mức độ cần xử lý của công văn, bộ phận được giao xử lý và kết quả xử lýviệc kiểm tra đôn đốc bị hạn chế, việc theo dõi các công việc liên quan sau khi đã xử lý một văn bản không được thuận lợi. Việc tra cứu, tìm kiếm gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian do phải rà soát điều kiện ghi chú trên sổ sách. Cùng với sự giúp đỡ của ứng dụng CNTT và kiến thức tiên tiến của cán bộ nhân viên văn phòng, công việc này trở nên đơn giản hơn. Các hồ sơ có chu kì tồn tại kể từ khi được tạo ra rồi lưu trữ lại, bảo quản và duy trì cho đến khi chuyển lưu trữ dài hạn hoặc huỷ bỏ, do vậy các hồ sơ được lưu trữ là rất lớn. Với việc áp dụng phương pháp tự động thông qua máy tính sẽ đem lại sự gọn nhẹ trong bảo quản. Những hồ sơ sẽ được lưu trên đĩa với mỗi hồ sơ được thu gọn lại chỉ bằng 1% so với bản gốc. Việc bảo quản các đĩa mềm này cũng hết sức đơn giản. Máy tính có thể giúp người điều hành phân loại và tạo chỉ mục hồ sơ theo nhiều cách: Theo thứ tự chữ cái Theo chủ đề Theo địa lý Theo thời gian Việc quản lý phân loại như vậy sẽ giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm ra các hồ sơ lưu kh cần thiết. 2.1.3. Công việc kiểm tra và kiểm soát: Với công nghệ thông tin thay cho việc nhà quản lý phải trợc tiếp kiểm tra công việc mà không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác hay không. Thì ngày nay với việc chỉ ngồi tại Văn phòng làm việc của mình nhà quản lý có thể kiểm tra đột xuất bất thường hay thường kỳ. Các công việc được tiến hành ra sao? Có đúng với yêu cầu và chỉ tiêu công việc được đặt ra hay không? Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đối phó với những thành tố sau: Đối phó với bất trắc. Khám phá những cái bất thường. Xác định các cơ hội. Xử lý những tình huống phức tạp. 2.2, Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Trong giai đoạn mới hiện nay nền kinh tế và xã hội đang thay đổi từng ngày dưới tác động của CNTT tri thức và ý tưởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức, các công ty đều hiểu rằng vị trí trong tương lai của họ sẽ như thế nào khi mà trên thị trường quốc tế sự tồn tại của họ phụ thuộc vào việc họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng hay không?. Hiểu được điều này, ban lãnh đạo của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã và đang áp dụng một cách triệt để các thành tựu của CNTT vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên đồng thời giảm bớt khó khăn trong kinh doanh tại doanh nghiệp của mình. Việc ứng dụng các thành tựu này vào công tác quản lý sẽ đem lại những lợi ích và hiệu quả bất ngờ. Bởi vậy trong tương lai các văn phòng được coi là hiện đại phải được cung cấp đầy đủ các công cụ hiện đại để các hoạt động trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành của bộ máy quản lý trôi chảy cũng như tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Chúng ta đều biết CNTT có 4 chức năng cơ bản là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu. Việc sử dụng các chức năng này như thế nào sẽ quyết định đến kết quả của việc áp dụng CNTT vào công việc của cá nhân hay tổ chức... Mặc dù việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý không còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực nhưng đối với nước ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng này còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thì CNTT đã được sử dụng rộng rãi, máy tính được sử dụng không chỉ bó hẹp trong việc soạn thảo văn bản, tính toán...mà nó đã được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khác như lưu trữ thông tin, truyền tải và cập nhật thông tin cũng như công tác quản lý nhân sự. Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT áp dụng vào thực tiễn, các nhà quản lý của trung tâm đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong trung tâm đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp những thông tin trong nước và trên thế giới để đưa ra những quyết định chính xác. Đặc biệt đối với một số phòng ban như: phòng hành chính, phòng kinh doanh và phòng kế toán thì máy tính được sử dụng như một công cụ chính để làm việc thì việc hiểu biết cặn kẽ về máy tính là điều bắt buộc. *Trong quản lý nhân sự Hiện nay số lượng cán bộ công nhân viên của trung tâm là 170 người, được phân bố khắp các phòng ban và đảm nhận những chức năng khác nhau. Bởi vậy, để quản lý cán bộ công nhân viên được dễ dàng thì chúng ta phải có một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, và nhờ có máy móc hiện đại chúng ta đã làm được điều đó. Từ một máy chủ được đặt ở phòng quản lý, chúng ta có thể quan sát được hết các phòng ban và tốc độ làm việc của cán bộ công nhân viên. Thêm vào đó, để quản lý về tiền lương, tiền thưởng...thì máy vi tính đã được sử dụng. Nhờ có những chương trình tính toán được cài sẵn trong máy như Excel, Foxbro...mà những nhân viên phòng kế toán có thể giảm bớt được những khó khăn khi gặp những con số lên đến hàng tỷ. Để được kết quả cần tính cũng như tính toán lương thưởng cho cán bộ công nhân viên thì chúng ta chỉ cần nạp số liệu và máy sẽ tự động đưa ra những con số chính xác đến từng đơn vị, rất thuận tiện và nhanh chóng. Có thể nói, máy vi tính đã giúp cho trung tâm rất nhiều trong công tác quản lí nhân sự cũng như những việc có liên quan. Bảng3: bảng chất lượng CNVcủa trung tâm Năm Tổngsố CNV(người) Trình độ ĐH Trình độ CĐ-TC Người % Người % 2001 170 70 41% 100 59% 2002 170 75 44% 95 56% 2003 170 75 44% 95 56% Nguồn:phòng tài chính, kế toán năm 2003 Qua bảng trên, ta thấy số người có trình độ đại học còn thấp. Đặc biệt, trong 2 năm 2002 và 2003 thì số lượng người có bằng đại học không tăng . Điều này chứng tỏ việc nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên còn chưa được quan tâm đúng mức nên nhân viên chưa hưởng ứng. Trung tâm nên khuyến khích và tạo điều kiện cho họ hơn nữa để cán bộ công nhân viên coi việc nâng cao trình độ là một việc có ích cho cả bản thân họ lẫn cho trung tâm. * Trong quản lí cơ sở vật chất Chúng ta đều biết rằng đối với những công ty, doanh nghiệp lớn thì cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ và hiện đại. ở Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cũng vậy, tại phòng quản lí thì máy chủ được kết nối với tất cả các máy vi tính tại các phòng ban khác. Máy chủ này được nạp đầy đủ các số liệu về tình hình hoạt