Đề tài Một số đánh giá về tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty xây dựng số 6

t¸i s¶n xuÊt søc lao ®éng, bï ®¾p hao phÝ lao ®éng cña hä trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. TiÒn l­¬ng lµ thu nhËp chñ yÕu cña c«ng nh©n viªn. Ngoµi ra hä cßn ®­îc h­ëng trî cÊp thuéc phóc lîi x· héi, trong ®ã cã trî cÊp BHXH, BHYT vµ KPC§, mµ theo chÕ ®é tµi chÝnh hiÖn hµnh, c¸c kho¶n nµy C«ng ty ph¶i tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Chi phÝ tiÒn l­¬ng chiÕm mét tû träng lín trong tæng chi phÝ ho¹t ®éng cña C«ng ty. TiÒn l­¬ng lµ mét ®ßn bÈy kinh tÕ quan träng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, cã t¸c dông khuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn chøc phÊn khëi tÝch cùc lao ®éng, n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c. ë C«ng ty hiÖn nay ¸p dông hai h×nh thøc tr¶ l­¬ng: L­¬ng kho¸n cho c«ng nh©n s¶n xuÊt vµ l­¬ng thêi gian cho bé m¸y qu¶n lý. L­¬ng kho¸n cho c«ng nh©n s¶n xuÊt c¨n cø vµo khèi l­îng s¶n phÈm, c«ng viÖc hoµn thµnh ®Õn giai ®o¹n cuèi cïng vµ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng ¸p dông cho nh÷ng c«ng viÖc cÇn ph¶i hoµn thµnh trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh, nh»m khuyÕn khÝch lao ®éng, c¶i tiÕn kü thuËt, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Tr¶ l­¬ng theo thêi gian lµ h×nh thøc tr¶ l­¬ng cho ng­êi lao ®éng ®­îc tÝnh theo thêi gian lµm viÖc, cÊp bËc vµ thang l­¬ng theo tiªu chuÈn ®­îc Nhµ n­íc quy ®Þnh tuú theo yªu cÇu vµ kh¶ n¨ng qu¶n lý thêi gian lao ®éng cña c«ng ty. VÒ mÆt h¹ch to¸n kÕ to¸n, quü l­¬ng cña C«ng ty chia thµnh hai lo¹i: TiÒn l­¬ng chÝnh: lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian lµm nhiÖm vô ®· quy ®Þnh, bao gåm: tiÒn l­¬ng cÊp bËc, c¸c kho¶n phô cÊp th­êng xuyªn vµ c¸c lo¹i tiÒn th­ëng TiÒn l­¬ng phô: Lµ tiÒn l­¬ng tr¶ cho ng­êi lao ®éng trong thêi gian kh«ng lµm nhiÖm vô chÝnh nh­ng vÉn ®­îc h­ëng l­¬ng theo chÕ ®é quy ®Þnh nh­ tiÒn l­¬ng trong thêi gian nghØ phÐp. Quü BHXH ®­îc h×nh thµnh b»ng c¸ch tÝnh theo tû lÖ 20% trªn tæng quü l­¬ng cÊp bËc vµ c¸c kho¶n phô cÊp th­êng xuyªn cña ng­êi lao ®éng thùc tÕ trong thêi kú s¶n xuÊt. Trong ®ã C«ng ty ph¶i nép 15% trªn tæng quü l­¬ng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cßn 5% trªn t«ngr quü l­¬ng do ng­êi lao ®éng ®­îc trùc tiÕp ®èng gãp. Quü BHYT ®­îc h×nh thµnh b»ng c¸ch trÝch theo tû lÖ quy ®Þnh trªn tæng sè quü tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n viªn thùc tÕ ph¸t sinh trong th¸ng. Tû lÖ trÝch BHYT hiÖn hµnh lµ 3%, trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh vµ 1% trõ vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. Ngoµi ra ®Ó cã nguån chi phÝ cho ho¹t ®éng c«ng ®oµn, hµng th¸ng C«ng ty cßn ph¶i trÝch 2% trªn tæng sè quü tiÒn l­¬ng cña c«ng nh©n viªn thùc tÕ ph¸t sinh trong th¸ng, tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh cña C«ng ty. Chøng tõ tÝnh l­¬ng vµ c¸c kho¶n trî cÊp BHXH: Chøng tõ kÕ to¸n tiÒn l­¬ng, BHYT, BHXH, KPC§ mµ C«ng ty sö dông bao gåm: B¶ng chÊm c«ng (01- L§TL) B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng (02- L§TL) PhiÕu nghØ h­ëng BHXH (03- L§TL) B¶ng thanh to¸n BHXH (04- L§TL) Hîp ®ång lao ®éng (08- L§TL) Biªn b¶n thanh lý hîp ®ång lao ®éng B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH b) Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: KÕ to¸n tÝnh vµ thanh to¸n tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng, t×nh h×nh trÝch lËp vµ sö dông c¸c quü BHXH, BHYT, KPC§, kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n: TK 334 – Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn cña C«ng ty vÒ tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng, phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, tiÒn th­ëng vµ c¸c kho¶n thu nhËp kh¸c cña hä. Bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn l­¬ng, phô cÊp l­u ®éng, tiÒn c«ng, tiÒn th­ëng, b¶o hiÓm x· héi vµ c¸c kho¶n kh¸c ®· øng, ®· tr¶ tr­íc cho c«ng nh©n viªn. C¸c kho¶n khÊu trõ vµo tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng cña c«ng nh©n viªn. C¸c kho¶n tiÒn c«ng ®· øng tr­íc, hoÆc ®· tr¶ víi lao ®éng thuª ngoµi. Bªn Cã: - C¸c kho¶n tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng, tiÒn th­ëng, b¶o hiÓm x· héi vµ c¸c kho¶n kh¸c ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn. C¸c kho¶n tiÒn c«ng ph¶i tr¶ cho lao ®éng thuª ngoµi. D­ Cã: TiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n kh¸c cßn ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn D­ Nî: Sè tr¶ thõa cho c«ng nh©n viªn. TK 338 – Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c dung ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ vµ ph¶i nép cho c¬ quan ph¸p luËt, cho c¸c tæ chøc, ®oµn thÓ x· héi, cho cÊp trªn... Bªn Nî: B¶o hiÓm x· héi ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn Kinh phÝ c«ng ®oµn chi t¹i ®¬n vÞ. Sè b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµ kinh phÝ c«ng ®oµn ®· nép cho c¬ quan qu¶n lý quü b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµ kinh phÝ c«ng ®oµn Bªn Cã: TrÝch b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµ kinh phÝ c«ng ®oµn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. TrÝch b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ trõ vµo l­¬ng cña c«ng nh©n viªn. B¶o hiÓm x· héi vµ kinh phÝ c«ng ®oµn v­ît chi ®­îc bï cÊp C¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c . Sè d­ bªn Cã: Sè tiÒn cßn ph¶i tr¶, cßn ph¶i nép. B¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ vµ kinh phÝ c«ng ®oµn ®· trÝch ch­a nép ®ñ cho c¬ quan qu¶n lý hoÆc sè quü ®Ó l¹i cho ®¬n vÞ ch­a chi hÕt TK 335 – Chi phÝ ph¶i tr¶ dïng ®Ó trÝch tr­íc tiÒn l­¬ng nghØ phÐp cña c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi ®­îc ghi nhËn lµ chi phÝ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong kú nh­ng thùc tÕ ch­a ph¸t sinh mµ sÏ ph¸t sinh trong kú sau. Bªn Nî: C¸c kho¶n chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh tÝnh vµo chi phÝ ph¶i tr¶ Hoµn nhËp sè trÝch tr­íc cßn l¹i vÒ chi phÝ b¶o hµnh c«ng tr×nh x©y dùng khi hÕt h¹n b¶o hµnh vÒ thu nhËp bÊt th­êng, hoµn nhËp sè chi phÝ trÝch tr­íc lín h¬n chi phÝ thùc tÕ ph¸t sinh. Bªn Cã: Chi phÝ ph¶i tr¶ dù tÝnh tr­íc ®· ghi nhËn vµ h¹ch to¸n vµo chi phÝ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. TrÝch tr­íc kho¶n chi phÝ b¶o hµnh c«ng tr×nh x©y dùng, thµnh phÈm vµo chi phÝ b¸n hµng. Sè d­ bªn Cã: Chi phÝ ph¶i tr¶ ®· tÝnh vµo chi phÝ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh­ng thùc tÕ ch­a ph¸t sinh. c)H¹ch to¸n chi tiÕt: Khi tiÕn hµnh nhËn hîp ®ång giao kho¸n vÕ khèi l­îng c«ng tr×nh x©y dùng do C«ng ty bµn giao, ®éi tr­ëng ®éi x©y dùng ph©n c«ng lao ®éng vµ tiÕn hµnh thuª lao ®éng v× c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt chñ yÕu lµ lao ®éng thuª ngoµi. Khi thuª lao ®éng th× ®éi tr­ëng c¸c ®éi ký hîp ®ång lao ®éng víi c«ng nh©n ®Ó lµm c¨n cø lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng kho¸n ®èi víi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt. Sau khi hoµn thµnh c¸c c«ng tr×nh, h¹ng môc c«ng tr×nh th× ®éi tr­ëng sÏ tiÕn hµnh thanh lý hîp ®ång lao ®éng vµ lËp b¶ng tæng hîp c¸c hîp ®ång thuª ngoµi trong th¸ng. Nh©n viªn kinh tÕ cña c¸c ®éi lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng kho¸n ®èi víi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt, göi lªn phßng kÕ to¸n cïng víi c¸c hîp ®ång lao ®éng vµ kÕ to¸n l­¬ng lËp b¶ng chÊm c«ng ®èi víi nh©n viªn qu¶n lý. Bé phËn tæ chøc c¸n bé x©y dùng ®¬n gi¸, ®Þnh møc vµ c¸c quyÕt ®Þnh thay ®æi c¬ cÊu lao ®éng. C¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng vµ b¶ng thanh to¸n l­¬ng kho¸n, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng vµ phô cÊp cho tõng ®éi x©y dùng vµ tËp hîp ®Ó lËp b¶ng tæng hîp tiÒn l­¬ng cña tõng ®éi.. Sau khi KÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra, x¸c nhËn vµ ký, Gi¸m ®èc duyÖt y, “B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH” sÏ ®­îc lµm c¨n cø ®Ó thanh to¸n l­¬ng vµ BHXH cho ng­êi lao ®éng. Tõ ®ã kÕ to¸n tiÒn l­¬ng thanh to¸n c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng vµ ghi sæ kÕ to¸n. KÕ to¸n më sæ chi tiÕt cho TK 334, 335, 338 ®Ó theo dâi viÖc tÝnh l­¬ng vµ trÝch BHXH, BHYT, KPC§ cho tõng ®éi x©y dùng. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ lao ®éng, thanh to¸n tiÒn l­¬ng, th­ëng, vµ c¸c b¶ng ph©n bæ kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ghi vµo sæ chi tiÕt TK 334, 335, 338. Sau ®ã cuèi th¸ng c¨n cø vµo c¸c sæ chi tiÕt ®ã kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp tiÒn l­¬ng. d)H¹ch to¸n tæng hîp: KÕ to¸n tiÒn l­¬ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ lao ®éng, thanh to¸n l­¬ng, th­ëng vµ c¸c b¶ng ph©n bæ kÕ to¸n ghi vµo sæ NhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian. Sau ®ã c¨n cø vµo sæ NhËt ký chung, lÊy sè liÖu ®ã ghi vµo sæ C¸i c¸c TK 334, 335, 338. Cuèi th¸ng hoÆc cuèi kú kÕ to¸n lÊy c¸c sè liÖu tæng hîp trªn c¸c sæ C¸i lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ b¸o c¸o tµi chÝnh. * §èi víi lao ®éng trùc tiÕp s¶n xuÊt thuª ngoµi th× khi ph¶n ¸nh tiÒn l­¬ng kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ghi Nî TK 622 Cã TK 111 Do tÝnh chÊt ®Æc thï cña ngµnh x©y dùng, chi phÝ nh©n c«ng trong khi tæng hîp chi phÝ rÊt lín. Nh©n c«ng ë ®©y chñ yÕu lµ nh©n c«ng thuª ngoµi, kho¸n gän nh©n c«ng. Riªng ®èi víi ho¹t ®éng x©y l¾p kh«ng bao gåm c¸c kho¶n trÝch BHXH, BHYT, KPC§ trªn tiÒn chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp s¶n xuÊt. BiÓu 2.3: Tr×nh tù kÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH... Chøng tõ gèc vÒ lao ®éng thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, ... vµ b¶ng ph©n bæ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt TK 334, 335, 338 Sæ C¸i TK 334, 335, 338 B¶ng tæng hîp tiÒn l­¬ng B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu 2.3.2.Tæ chøc h¹ch to¸n khÊu hao TSC§: V× C«ng ty lµ doanh nghiÖp x©y l¾p nªn tµi s¶n cè ®Þnh cña C«ng ty chñ yÕu lµ TSC§ h÷u h×nh, do ®ã ®èi t­îng chÝnh cña c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n TSC§ lµ TSC§ h÷u h×nh. TSC§ h÷u h×nh cña c«ng ty lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng cã h×nh th¸i vËt chÊt, cã kÕt cÊu ®éc lËp, hoÆc lµ mét hÖ thèng gåm nhiÒu bé ph©n riªng lÎ liªn kÕt víi nhau ®Ó cïng thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng nhÊt ®Þnh. C«ng ty cã nh÷ng tµi s¶n cè ®Þnh lµ giµn gi¸o thÐp, cèt pha t«n th­êng bÞ t¸ch ra thµnh nhiÒu bé phËn nhá, do nhiÒu ®éi sö dông ®Ó thi c«ng x©y l¾p c¸c c«ng tr×nh ë nhiÒu ®Þa ph­¬ng kh¸c nhau. Ngoµi ra TSC§ cña C«ng ty cßn cã nhµ cöa, vËt kiÕn tróc, c«ng tr×nh phô trî vµ c¸c tµi s¶n kh¸c nh­ ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn. Trong qu¸ tr×nh sö dông ph¶i tiÕn hµnh trÝch khÊu hao TSC§ theo møc ®é hao mßn cña TSC§ vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Trong qu¸ tr×nh sö dông, TSC§ sÏ mÊt dÇn tÝnh h÷u Ých cña nã. Sù mÊt dÇn tÝnh h÷u Ých cña TSC§ gäi lµ hao mßn. PhÇn gi¸ trÞ hao mßn nµy ®­îc chuyÓn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm d­íi h×nh thøc trÝch khÊu hao TSC§. HiÖn nay ë C«ng ty ®ang ¸p dông chÕ ®é trÝch khÊu hao cña TSC§ theo QuyÕt ®Þnh sè 166/1999/Q§/BTC ngµy 30/12/1999 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh ban hµnh chÕ ®é qu¶n lý, sö dông vµ trÝch khÊu hao TSC§. C¨n cø vµo nguyªn gi¸ cña TSC§, thêi gian sö dông cña tõng lo¹i TSC§ ®· ®¨ng ký víi Côc qu¶n lý vèn vµ tµi s¶n nhµ n­íc t¹i C«ng ty. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p trÝch khÊu hao theo ®­êng th¼ng. C¸ch tÝnh khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p nµy nh­ sau: Møc khÊu hao Ph¶i trÝch b×nh qu©n n¨m = Nguyªn gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh b×nh qu©n x Tû lÖ khÊu hao b×nh qu©n n¨m = Nguyªn gi¸ TSC§ Sè n¨m sö dông Hµng th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch khÊu hao theo c«ng thøc sau: Sè khÊu hao ph¶i trÝch th¸ng nµy = Sè khÊu hao ®· trÝch trong th¸ng tr­íc + Sè khÊu hao cña nh÷ng TSC§ t¨ng trong th¸ng tr­íc - Sè khÊu hao cña nh÷ng TSC§ gi¶m ®i trong th¸ng tr­íc a) Chøng tõ sö dông: C¸c chøng tõ ban ®Çu vÒ kÕ to¸n t¨ng, gi¶m TSC§, khÊu hao TSC§ gåm cã : - Biªn b¶n giao nhËn TSC§ mÉu 01 – TSC§ Chøng tõ nµy sö dông trong tr­êng hîp giao nhËn TSC§ t¨ng do mua ngoµi, do x©y dùng c¬ b¶n bµn giao. - ThÎ TSC§ mÉu 02 – TSC§ - Biªn b¶n thanh lý TSC§ mÉu 03 – TSC§ Chøng tõ dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô thanh lý TSC§ kÓ c¶ tr­êng hîp nh­îng b¸n Trong tr­êng hîp b¸n TSC§ hoÆc thanh lý phÕ liÖu thu håi kÕ to¸n cßn ph¶i lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng - Biªn b¶n giao nhËn TSC§ söa ch÷a hoµn thµnh mÉu 04- TSC§ - Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ mÉu 05- TSC§ b)Tµi kho¶n sö dông: * Tµi kho¶n 211 “Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh”: Bªn Nî: Nguyªn gi¸ cña TSC§ h÷u h×nh t¨ng do mua s¾m, ®­îc cÊp... §iÒu chØnh t¨ng nguyªn gi¸ cña TSC§ do ®¸nh gi¸ l¹i . §iÒu chØnh t¨ng nguyªn gi¸ cña TSC§ do c¶i t¹o, n©ng cÊp, trang bÞ thªm... Bªn Cã: Nguyªn gi¸ cña TSC§ gi¶m do nh­îng b¸n, thanh lý §iÒu chØnh gi¶m nguyªn gi¸ do ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ Nguyªn gi¸ cña TSC§ gi¶m do th¸o dì mét hoÆc mét sè bé phËn. Sè d­ bªn Nî: Nguyªn gi¸ cña TSC§ hiÖn cã cña C«ng ty. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: TK 2112: Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc TK 2113: M¸y mãc, thiÕt bÞ TK 2114: Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, truyÒn dÉn TK 2115: ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý TK 2117: Giµn gi¸o, cèt pha TK 2118: Tµi s¶n cè ®Þnh kh¸c * Tµi kho¶n 214 “Hao mßn TSC§”: Bªn Nî : Gi¸ trÞ hao mßn TSC§ gi¶m do c¸c lý do gi¶m TSC§ (thanh lý, nh­îng b¸n...). Bªn Cã: Gi¸ trÞ hao mßn TSC§ t¨ng do trÝch khÊu hao TSC§. Sè d­ bªn Cã: Gi¸ trÞ hao mßn cña TSC§ hiÖn cã cña C«ng ty. * TK 009 “Nguån vèn khÊu hao”: Bªn Nî: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô t¨ng nguån khÊu hao c¬ b¶n Bªn Cã: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m nguån vèn khÊu hao D­ Nî : Sè vèn khÊu hao c¬ b¶n hiÖn cßn c) H¹ch to¸n chi tiÕt: KÕ to¸n chi tiÕt TSC§ ®­îc thùc hiÖn theo tõng ®èi t­îng ghi TSC§ c¶ ë bé phËn kÕ to¸n C«ng ty vµ c¸c ®éi x©y dùng. * H¹ch to¸n t¨ng TSC§: TSC§ cña C«ng ty ®­îc h×nh thµnh chñ yÕu tõ hai nguån c¬ b¶n: nguån Ng©n s¸ch Nhµ n­íc (chiÕm tû lÖ nhá) vµ nguån vèn tù bæ sung. TSC§ cña C«ng ty cã thÓ t¨ng do mua s¾m, do x©y dùng c¬ b¶n hoµn thµnh bµn giao… Trong ®ã chñ yÕu lµ t¨ng do mua s¾m, tr­êng hîp kh¸c rÊt Ýt khi x¶y ra. XuÊt ph¸t tõ nhu cÇu ®æi míi cña c¸c ®¬n vÞ, bé phËn vµ c¨n cø vµo kh¶ n¨ng tµi chÝnh hiÖn cã, C«ng ty tiÕn hµnh mua s¾m theo tr×nh tù sau: Bé phËn cã nhu cÇu lµm tê tr×nh ®Ò nghÞ mua TSC§ ®Çu t­ cho ®¬n vÞ m×nh, nªu râ môc ®Ých sö dông, ph­¬ng ph¸p qu¶n lý tµi s¶n. Theo nhu cÇu thùc tÕ, l·nh ®¹o C«ng ty phª duyÖt, chñ tr­¬ng vÒ nguån vèn ®Çu t­ cho tµi s¶n ®ã. C¸c phßng ban chøc n¨ng tiÕn hµnh c¸c thñ tôc mua s¾m cÇn thiÕt theo quy ®Þnh vµ bµn giao cho bé phËn sö dông. Khi cã TSC§ t¨ng thªm, C«ng ty thµnh lËp ban nghiÖm thu, kiÓm nhËn TSC§, c¨n cø vµo c¸c tµi liÖu, chøng tõ cã liªn quan (ho¸ ®¬n, phiÕu chi,...), x¸c ®Þnh nguyªn gi¸ mua s¾m, lËp “Biªn b¶n giao nhËn TSC§” ®ång thêi lËp biªn b¶n bµn giao TSC§ cho ®¬n vÞ, bé phËn sö dông. Biªn b¶n nµy lËp cho tõng ®èi t­îng TSC§. Víi nh÷ng TSC§ cïng lo¹i, giao nhËn cïng mét lóc, do cïng mét ®¬n vÞ chuyÓn giao th× cã thÓ lËp chung mét biªn b¶n. Sau ®ã phßng kÕ to¸n lËp cho mçi ®èi t­îng TSC§ mét hå s¬ riªng. KÕ to¸n tËp hîp c¸c chøng tõ cã liªn quan vµo Hå s¬ TSC§. Hå s¬ nµy ®­îc gi÷ t¹i phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt. C¨n cø vµo Hå s¬ TSC§, kÕ to¸n TSC§ vµo thÎ TSC§, sæ chi tiÕt TSC§. ThÎ TSC§ ®­îc l­u á bé phËn kÕ to¸n C«ng ty trong suèt qu¸ tr×nh sö dông TSC§. §Ó tæng hîp TSC§ theo tõng lo¹i, nhãm TSC§, kÕ to¸n sö dông “Sæ tµi s¶n cè ®Þnh”. Mçi lo¹i TSC§ ®­îc më riªng mét sè trang trong “Sæ tµi s¶n cè ®Þnh”. * H¹ch to¸n gi¶m TSC§: TSC§ C«ng ty gi¶m chñ yÕu lµ do thanh lý, nh­îng b¸n, th¸o dì. Hµng n¨m C«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng cña TSC§ xem nh÷ng tµi s¶n ®ã cã cßn ®¸p øng ®­îc nhu cÇu sö dông cña C«ng ty kh«ng. XÐt thÊy TSC§ kh«ng cÇn dïng hoÆc sö dông kh«ng cã hiÖu qu¶, TSC§ h­ háng kh«ng thÓ tiÕp tôc dïng ®­îc n÷a, tõ ®ã lËp b¶ng danh s¸ch nh÷ng tµi s¶n kh«ng ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý vµ s¶n xuÊt, tiÕn hµnh lµm tê tr×nh ®Ò nghÞ thanh lý TSC§ göi lªn C«ng ty kÌm theo “B¶ng tæng hîp TSC§ chê thanh lý”. C«ng ty sÏ cö ng­êi xuèng x¸c minh l¹i, nÕu thÊy ®óng th× lËp héi ®ång thanh lý. Sau ®ã tiÕn hµnh häp xö lý thanh lý TSC§ vµ lËp Biªn b¶n häp xö lý, thanh lý, b¸n TSC§. NhËn ®­îc Biªn b¶n cña C«ng ty göi xuèng, Gi¸m ®èc C«ng ty ra quyÕt ®Þnh thanh lý tµi s¶n vµ lËp Héi ®ång thanh lý TSC§. Héi ®ång nµy tiÕn hµnh thanh lý tµi s¶n vµ lËp Biªn b¶n thanh lý TSC§. Biªn b¶n ®­îc lËp lµm 2 b¶n, 1 b¶n chuyÓn cho phßng kÕ to¸n ®Ó theo dâi vµ ghi sæ, 1 b¶n giao cho c¸c ®éi ®· qu¶n lý vµ sö dông TSC§. Khi nh­îng b¸n TSC§ C«ng ty lËp Héi ®ång x¸c ®Þnh gi¸, th«ng b¸o c«ng khai vµ tæ chøc ®Êu gi¸, cã hîp ®ång mua b¸n, biªn b¶n giao nhËn TSC§. Trªn c¬ së c¸c chøng tõ ®ã kÕ to¸n ghi gi¶m TSC§ trªn thÎ TSC§ vµ sæ TSC§. Trong mäi tr­êng hîp gi¶m TSC§ kÕ to¸n ph¶i lµm ®Çy ®ñ thñ tôc, x¸c ®Þnh nh÷ng kho¶n thiÖt h¹i vµ thu nhËp. Mäi tr­êng hîp ph¸t hiÖn thõa thiÕu TSC§ ®Òu ph¶i truy t×m nguyªn nh©n. C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª TSC§ vµ kÕt luËn cña Héi ®ång kiÓm kª ®Ó h¹ch to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi theo tõng nguyªn nh©n cô thÓ. * H¹ch to¸n khÊu hao TSC§: Hµng th¸ng, kÕ to¸n c¨n cø vµo sæ chi tiÕt TSC§ tÝnh khÊu hao vµ ph©n bæ cho c¸c ®éi x©y dùng sö dông. KhÊu hao TSC§ trong C«ng ty ph©n bæ cho hai bé phËn lµ bé phËn qu¶n lý vµ c¸c ®éi x©y dùng. Nh÷ng TSC§ dïng cho bé phËn qu¶n lý, khi trÝch khÊu hao ph©n bæ vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Nh÷ng TSC§ dïng cho ®éi x©y dùng, khi trÝch khÊu hao ph©n bæ vµo chi phÝ s¶n xuÊt. KÕ to¸n C«ng ty lËp B¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao theo quy ®Þnh hiÖn hµnh. Cuèi mçi quý, mçi niªn ®é kÕ to¸n th× kÕ to¸n TSC§ lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng, gi¶m TSC§. T¹i c¸c ®éi x©y dùng hay c¸c phßng ban thuéc C«ng ty sö dông “Sæ tµi s¶n cè ®Þnh theo ®¬n vÞ sö dông” ®Ó theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m TSC§ do ®¬n vÞ m×nh qu¶n lý vµ sö dông. C¨n cø ghi sæ nµy lµ c¸c chøng tõ gèc vÒ t¨ng, gi¶m TSC§. d) H¹ch to¸n tæng hîp: KÕ to¸n sö dông c¸c lo¹i sæ tæng hîp ®Ó h¹ch to¸n TSC§: NhËt ký chung Sæ C¸i TK 211, 214 KÕ to¸n TSC§ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ vÒ t¨ng, gi¶m vµ khÊu hao TSC§ ph¶n ¸nh vµo sæ NhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian vµ trªn c¬ së sæ NhËt ký chung kÕ to¸n TSC§ ghi vµo sæ C¸i c¸c TK 211, 214. Cuèi thµng, cuèi mçi quý, cuèi niªn ®é kÕ to¸n th× tæng hîp sè liÖu trªn sæ C¸i c¸c TK 211, 214 . Trªn c¬ së c¸c sè liÖu ®ã lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c TK 211, 214 vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh BiÓu 2.4: Tr×nh tù kÕ to¸n TSC§ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Chøng tõ vÒ t¨ng, gi¶m vµ khÊu hao TSC§ B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng , gi¶m TSC§ Sæ chi tiÕt TSC§ Sæ C¸i TK 211, 214 ThÎ TSC§ NhËt ký chung Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu  2.2.3.Tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu: VËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng, lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt (®èi t­îng lao ®éng, søc lao ®éng vµ t­ liÖu lao ®éng). VËt liÖu lµ c¬ së vËt chÊt ®Ó t¹o nªn s¶n phÈm c«ng tr×nh. VËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng khi tham gia vµo s¶n xuÊt chóng bÞ tiªu hao toµn bé vµ thay ®æi hoµn toµn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu. Do ®Æc ®iÓm cña ngµnh x©y l¾p, ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh c«ng ty ph¶i sö dông ®Õn rÊt nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu víi khèi l­îng lín nh­: xi m¨ng, s¾t thÐp, g¹ch, c¸t, ®¸...®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt x©y l¾p. V× vËy ®Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ theo dâi vËt t­, C«ng ty ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i nh­ sau: NVL chÝnh: §©y lµ ®èi t­îng chñ yÕu cÊu thµnh thùc thÓ s¶n phÈm cña C«ng ty. Thuéc lo¹i nµy gåm cã xi m¨ng, g¹ch, ®¸, s¾t, thÐp... NVL phô: Gåm nh÷ng NVL kh«ng trùc tiÕp tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt mµ chØ lµm thay ®æi h×nh d¸ng bÒ ngoµi s¶n phÈm. Thuéc lo¹i nµy gåm cã: s¬n, ve, bét b¶, s¬n chèng thÊm... §éi tr­ëng (chñ h¹ng môc c«ng tr×nh) cña mçi ®éi x©y dùng chñ ®éng mua s¾m vµ b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu phôc vô thi c«ng c«ng tr×nh. §Þnh kú mang ho¸ ®¬n vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó thanh to¸n. Phßng kÕ to¸n chØ theo dâi nguyªn vËt liÖu theo ho¸ ®¬n cña c¸c ®éi göi vÒ, kh«ng theo dâi cô thÓ tõng lÇn xuÊt dïng còng nh­ nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú. Chøng tõ sö dông: - Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc Biªn b¶n kiÓm nghiÖm ThÎ kho Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ tån kho. Tµi kho¶n sö dông: * Tµi kho¶n 152 “Nguyªn liÖu, vËt liÖu”: dïng ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng, gi¶m cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu trong c«ng ty. Bªn Nî: C«ng ty nhËp kho nguyªn vËt liÖu tõ nguån mua ngoµi. C«ng ty nhËp l¹i kho nguyªn vËt liÖu sö dông cho thi c«ng kh«ng hÕt cßn thõa. Nguyªn vËt liÖu thõa trong khi kiÓm kª. Bªn Cã: Nguyªn vËt liÖu xuÊt kho cho viÖc thi c«ng c¸c c«ng tr×nh. Nguyªn vËt liÖu thiÕu hôt trong kiÓm kª. Nguyªn vËt liÖu mÊt m¸t, hao hôt, x©y l¸n tr¹i hiÖn thêi. D­ Nî: Gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho. * Tµi kho¶n 153 “C«ng cô, dông cô”: cã kÕt cÊu t­¬ng tù TK152 c) H¹ch to¸n chi tiÕt: * Qu¸ tr×nh thu mua vËt t­ ë C«ng ty diÔn ra nh­ sau: Nh©n viªn kü thuËt cã tr¸ch nhiÖm ®i thu mua vËt liÖu x©y l¾p theo nhu cÇu, yªu cÇu cña c«ng tr×nh c¨n cø theo b¶ng dù trï vËt t­ do nh©n viªn kü thuËt lËp ®· ®­îc ban l·nh ®¹o phª duyÖt. Sau ®ã vÒ nhËp kho cña ®éi ë c¸c c«ng tr×nh vµ kÌm theo c¸c ho¸ ®¬n GTGT hay biªn lai mua hµng. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng hîp lÖ sÏ kiÓm tra sè l­îng, chñng lo¹i hµng ho¸ xem cã ®óng víi ho¸ ®¬n kh«ng råi sau ®ã cho nhËp kho hoÆc kh«ng cho nhËp kho sè NVL d· thu mua. Nh©n viªn kinh tÕ ®éi c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ kÕt qu¶ kiÓm tra cña thñ kho ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n b¸o sæ. * Qu¸ tr×nh thanh to¸n ë c¸c ®éi: Chñ h¹ng môc c«ng tr×nh lµ ng­êi trùc tiÕp mua vµ ®Ò nghÞ vay tiÒn phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó thanh to¸n cho ng­êi b¸n theo ho¸ ®¬n GTGT, sè tiÒn ®Ò nghÞ thanh to¸n cã thÓ b»ng sÐc, tiÒn göi ng©n hµng...theo néi dung hîp ®ång kinh tÕ. Nh©n viªn kÕ to¸n c¨n cø chøng tõ ®· ®­îc phª duyÖt vµ chuyÓn tiÒn cho ng­êi b¸n hµng theo giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n cña dù ¸n. Còng cã mét sè tr­êng hîp C«ng ty mua vËt liÖu vÒ nhËp kho cña C«ng ty vµ xuÊt kho ®Õn cho tõng c«ng tr×nh. * Gi¸ nhËp kho: §èi víi vËt t­ C«ng ty mua hay ®éi tù mua xuÊt th¼ng tíi c«ng tr×nh th× gi¸ thùc tÕ vËt t­ nhËp kho cña ®éi hay cña C«ng ty ®­îc tÝnh: Gi¸ thùc tÕ cña NVL = Gi¸ mua trªn ho¸ ®¬n + Chi phÝ thu mua * Gi¸ xuÊt kho: HiÖn nay C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp ®Ó xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. C«ng ty nhËp nguyªn vËt liÖu vÒ theo sè l­îng tÝnh to¸n vµ nhu cÇu sö dông nguyªn vËt liÖu thùc tÕ t¹i c«ng tr­êng. Sau ®ã th× C«ng ty sÏ nhËp bao nhiªu sÏ xuÊt sö dông bÊy nhiªu chø kh«ng ®Ó tån kho l©u. §èi víi vËt t­ xuÊt tõ kho cña C«ng ty th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc C«ng ty h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n : C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt NVL C¸c ®éi trùc thuéc C«ng ty cho nªn c«ng t¸c h¹ch to¸n d­íi c¸c ®éi ph¶i tu©n thñ theo nh÷ng h­íng dÉn, quy ®Þnh cña C«ng ty. C¸c nghiÖp vô vÒ vËt t­ ph¸t sinh ë ®éi diÔn ra rÊt th­êng xuyªn v× chi phÝ nghuyªn vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ ®Ó thùc hiÖn viÖc qu¶n lý thi c«ng. C¸c ®éi nhËp kho chñ yÕu lµ nguån mua ngoµi. ViÖc xuÊt kho vËt t­ phôc vô chñ yÕu cho hai môc ®Ých: Thi c«ng c«ng tr×nh x©y dùng vµ qu¶n lý c«ng tr×nh. T¹i kho cña ®éi: Hµng ngµy thñ kho c¨n cø vµo liªn 2 phiÕu nhËp kho, xuÊt kho. Thñ kho ë c¸c ®éi tiÕn hµnh ghi thÎ kho hµng ngµy vµ chøng tõ nhËp xuÊt cho tõng lo¹i vËt t­. Sau ®ã, hµng ngµy ph¶i x¸c ®Þnh sè l­îng tån theo thÎ ®Þnh kú tËp hîp vµ giao chøng tõ cho phßng kÕ to¸n. C¸c thÎ kho ®­îc ®ãng thµnh quyÓn vµ mçi mét c«ng tr×nh cã mét quyÓn thÎ kho riªng Cuèi th¸ng thñ kho céng l­îng nhËp – xuÊt trong th¸ng vµ tÝnh ra sè tån cuèi th¸ng trªn tõng thÎ kho. §ång thêi thñ kho ph¶i n¾m b¾t ®­îc l­îng tån kho ®ã lµ do nhËp tõ ngµy nµo. NÕu mét ngµy cïng nhËp nhiÒu lÇn mét lo¹i vËt t­ th× thñ kho ®¸nh dÊu theo l« hµng ®Ó sau nµy nh©n viªn kinh tÕ ®éi x¸c ®Þnh gi¸ thµnh cña tõng l« Êy. H¹ch to¸n ë bé phËn kÕ to¸n: Nh©n viªn kÕ to¸n NVL ®Þnh kú thu nhËn chøng tõ nhËp xuÊt tõ thñ kho sau ®ã kiÓm tra xö lý chøng tõ vµ vµo sæ chi tiÕt NVL. TÝnh thµnh tiÒn cho tõng chøng tõ nhËp xuÊt. Ghi sè l­îng ®¬n gi¸, thµnh tiÒn vµo thÎ chi tiÕt NVL. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè l­îng tån víi sæ chi tiÕt NVL vµ thÎ kho. Trªn c¬ së sæ chi tiÕt NVL ®· ®­îc kiÓm tra ®èi chiÕu, lËp b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt – tån vµ ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp BiÓu 2.5: Tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt NVL PhiÕu nhËp kho B¶ng tæng hîp NXT ThÎ kho Sæ KT chi tiÕt KÕ to¸n tæng hîp PhiÕu xuÊt kho Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu d) H¹ch to¸n tæng hîp: Do ë c¸c ®éi kh«ng ®­îc më sæ kÕ to¸n tæng hîp ®Ó theo dâi tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô vÒ NVL nãi riªng vµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kh¸c nãi chung nªn nh©n viªn kinh tÕ ®éi chØ sö dông b¶ng kª chøng tõ ®Ó theo dâi tõng lo¹i h×nh nghiÖp vô víi c¸c chøng tõ nhËp kho t­¬ng øng. Cuèi th¸ng göi lªn phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña C«ng ty kÌm theo c¸c chøng tõ liªn quan kh¸c. T¹i phßng kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vµ b¶ng ph©n bæ c«ng cô, dông cô vµ vËt liÖu nh©n viªn kÕ to¸n ghi vµo NhËt ký mua hµng vµ NhËt ký chung. Trªn c¬ së NhËt ký chung nh©n viªn kÕ to¸n ghi vµo sæ C¸i TK152, 153. Sæ C¸i lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp ®­îc më cho c¶ n¨m vµ theo dâi chi tiÕt cho tõng th¸ng vµ cho tõng quý. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu víi b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt – tån vµ tõ NhËt ký ®Æc biÖt vµo sæ C¸i TK Cuèi mçi th¸ng, mçi quý, mçi niªn ®é kÕ to¸n kÕ to¸n dùa vµo sæ C¸i c¸c TK 152, 153 lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh vµ b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n. BiÓu 2.6: Tr×nh tù h¹ch to¸n NVL Chøng tõ nhËp – xuÊt B¶ng ph©n bæ CC, DC, VL H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song NhËt ký chung NhËt ký mua hµng Sæ C¸i TK 152, 153 B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu 2.3.4. Tæ chøc h¹ch to¸n thanh to¸n: 2.3.4.1.KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: Vèn b»ng tiÒn cña C«ng ty lµ mét bé phËn tµi s¶n l­u ®éng lµm chøc n¨ng vËt ngang gi¸ chung trong c¸c mèi quan hÖ mua b¸n trao ®æi gåm: tiÒn mÆt t¹i quü tiÒn mÆt, tiÒn göi á ng©n hµng. KÕ to¸n tiÒn mÆt: TiÒn mÆt lµ sè vèn b»ng tiÒn do thñ quü b¶o qu¶n t¹i quü tiÒn mÆt cña C«ng ty, bao gåm: tiÒn ViÖt Nam, ng©n phiÕu. C«ng ty chØ gi÷ mét l­îng tiÒn mÆt nhÊt ®Þnh ®Ó phôc vô cho viÖc chi tiªu hµng ngµy. Sè tiÒn th­êng xuyªn cã t¹i quü ®­îc tÝnh to¸n ®Þnh møc hîp lý c¨n cø vµo c¸c nghiÖp vô thu chi tiÒn mÆt hµng ngµy cña c«ng ty. Sè cßn l¹i ph¶i ®­îc göi vµo ng©n hµng. * Chøng tõ sö dông: PhiÕu thu PhiÕu chi GiÊy lÜnh