Đề tài Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

iểm. Vì khoảng cách giữa người mua và người bán trong thương mại quốc tế thường ở cách xa nhau nên viêcj vận chuyển hàng hoá (đặc biệt là vận chuyển hàng hoá bằng đường biển ) gặp phải rất nhiều rủi ro, tổn thất. Việc mua bảo hiểm có thể là nghĩa vụ của người xuất khẩu nếu hợp đổng quy định điều kiện giao hàng là CiF hay CiP. Trong trường hợp này giá cả của hàng hoá bao gồm cả phần bảo hiểm hàng hoá mà người xuất khẩu mua cho người nhập khẩu hưởng và nếu trên đường vạan chuyển hàng hoá đó có gặp phải rủi ro đã được bảo hiểm, người nhập khẩu có quyền đòi Công ty bảo hiểm bồi thường những tổn thất do những rủi ro đó gây lên. Đối với những hợp đồng ký theo những điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, FCA... , những điều kiện cơ sở giao hàng mà theo đó giá cả của hàng hoá chỉ gồm tiền hàng và chi phí đưa hàng qua lan can tàu (FOB)hay chi phí đưa hàng đến tay người vận tải (FCA)... , không bao gồm phí bảo hiểm hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu dễ nhận thấy điểm giao hàng ở nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu, nghĩa là người nhập khẩu sẽ phải chịu rủi ro về hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ người xuất khẩu về nước mình. Vì vậy để tránh các rủi ro, người nhập khẩu vẫn thường mua bảo hiểm. Riêng đối với trường hợp đồng mua bán ký kết theo điều kiện giao hàng CFR (tiền hàng và cước phí ) người nhập khẩu cần phải đặc biệt quan tâm, bởi khác với điều kiện FOB hay FCA, theo điều kiện CFR, nơi chuyển chi phí khác với nơi chuyển rủi ro về hàng hoá. Theo điều kiện CFR, người nhập khẩu phải chịu: Mọi chi phí có liên quan đến hàng hoá cho đến khi hàng hoá được giao lên tàu tại cảng bốc hàng, cùng với cước phí và các chi phí nảy sinh từ việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá để đưa hàng tới cảng quy định. Mọi rủi ro về mất mát hoặc hư hại hàng, cho tới khi hàng qua khỏi lan can tàu tại cảng bốc hàng. Như vậy theo điều kiện này, điểm chuyển chi phí là cảng đến, còn điểm chuyển rủi ro về hàng hoá lại ở cảng đi. Không ít nhà kinh doanh nhập khẩu đã nhầm lẫn điểm này rằng theo điều kiện CFR, người xuất khẩu hàng hoá sẽ chịu trách nhiệm về hàng hoá cho tới khi hàng đã giao tại cảng đến. Chính vì vậy họ đã không mua bảo hiểm và gặp rủi ro. Qua những phân tích trên đây, cần phải thấy rằng với những hợp đồng theo các điều kiện giao hàng như FOB, FCA... và đặc biệt là CFR người nhập khẩu nên mua bảo hiểm cho hàng hoá để tránh rủi ro về tổn thất hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Khi mua bảo hiểm, người nhập khẩu nên mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm có uy tín, ở các địa điểm thuận lợi để thuận lợi và dễ dàng trong việc tiến hành đòi bồi thường từ công ty bảo hiểm sau này khi người nhập khẩu gặp phải các rủi ro tổn thất do các rủi ro đã được bảo hiểm. Ngoài ra người nhập khẩu cũng cần chú ý mua bảo hiểm của hàng hoá phải tuỳ theo tính chất và đặc điểm của hàng hoá, tính chất của bao bì, phương thức xếp hàng, khoảng cách chuyên chở, thời tiết, khí hậu, tình hình an ninh, chính trị những nơi mà phương tiện sẽ đi qua, loại phương tiện chuyên chở, ... để lựa chọn được các điều khoản bảo hiểm thích hợp nhất. Chẳng hạn, đối với những mặt hàng dễ hư hỏng đổ vỡ như thuốc men, hay hàng thuỷ tinh... nên chọn điều khoản bảo hiểm C rồi mua thêm bảo hiểm một số rủi ro phụ như vỡ hay mất trộm, mất cắp, nếu hàng đó phải chuyển tải dọc đường... mua như vậy, người nhập khẩu sẽ tiết kiệm được chi phí bảo hiểm mà vẫn đảm bảo được quyền lợi bảo hiểm. 4. Về làm thủ tục nhập khẩu: *Xin giấy phép xuất nhập khẩu: Giấy phép xuất nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Tuy nhiên trong xu thế tự do hoá mậu dịch hiện nay, nhiều nước đã giảm bớt số mặt hàng cần xin giấy phép nhập khẩu chuyến. Ơ Việt nam, theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995, kể từ ngày 1/2/96 trở đi chỉ còn 9 trường hợp là cần giấy phép nhập khẩu chuyến. 1-Hàng nhập khẩu mà nhà nước quản lý theo hạn ngạch. 2-Hàng nhập khẩu thuộcu diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nước. 3-Hàng tiêu dùng được nhập khẩu theo kế hoặc hàng năm được thủ tướng chính phủ phê duyệt. 4-Máy móc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách. 5-Hàng của doanh nghiệp được đầu tư theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam. 6-Hàng phục vụ thăm dò, khai thác dầu khí theo giấy phép liên doanh đầu tư. 7-Hàng dự hội chợ triển lãm. 8-Hàng gia công. 9-Hàng nhập tái xuất, hàng quá cảnh, hàng nhập khẩu theo quy chế đại lý bán hàng cho nước ngoài, hàng nhập khẩu cho các hàng miễn thuế. Khi đối tượng của hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải xuất trình bộ hồ sơ xin phép nhập khẩu, phiếu hạn ngạch (nếu hàng được quản lý bằng hạn ngạch... ). Cũng theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995, đối với một số mặt hàng nhất định, trước khi nhập khẩu, người nhập khẩu phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành. Chẳng hạn, trước khi nhập khẩu mặt hàng thuốc, người nhập khẩu phải xin xác nhận của bộ Y tế, đối với động vật sống và thực vật tươi sống dùng làm giống trong nông nghiệp, người nhập khẩu phải xin xác nhận của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn... Ngoài những hàng hoá phải xin giấy phép nhập khẩu chuyến, hàng hoá phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đã nói ở trên, các mặt hàng còn lại có thể được nhập khẩu tuỳ theo nhu cầu của các doanh nghiệp đăng ký kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng đó và chỉ làm thủ tục nhâpj khẩu tại cơ quan hải quan. *Làm thủ tục hải quan: Trong hầu hết các hợp đồng xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan là nghĩa vụ theo hợp đồng của người nhập khẩu. Người nhập khẩu không thực hiện nghĩa vụ này, hàng hoá sẽ không được thông quan vào nước người nhập khẩu. Điều đó có nghĩa là hợp đồng chấm rứt và người nhập khẩu sẽ phải gánh chịu những hậu quả pháp lý phát sinh do việc không thực hiện nghĩa vụ của mình. Ơ Việt Nam, khi hàng đến cảng đích, người nhập khẩu phải tiến hành mở tờ khai hải quan. Công việc này bao gồm việc khai chi tiết vào tờ khai hải quan và xuất trình các chứng từ hàng hoá như hợp đồng mua bán, thông báo hàng đến, hoá đơn thươnh mại, bảng kê chi tiết hàng hoá, giấy phép nhập khẩu chuyến, xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng phải xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện xin xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành )... tới cơ quan hải. Cơ quan hải quan sẽ có trách nhiệm kiểm hoá hàng. Nếu hàng hoá phù hợp với tờ khai hải quan và bộ chứng từ, cơ quan hải quan sẽ đóng dấu lên tờ khai hải quan chứng từ nhận hàng hoá đã hoàn tất thủ tục hải quan và hàng hoá sẽ được thông quan. *Nhận hàng: Nhận hàng là một nghĩa vụ của người nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi đã ký kết hợp đồng, người nhập khẩu không thể viện vào các lý do như gặp khó khăn về tài chính, khó khăn trong việc thuê tàu (trong trường hợp mua hàng theo giá FOB), không xin được giấy phép nhập khẩu để từ chối nhận hàng. Việc người nhập khẩu từ chối như vậy vẫn bị coi là vi phạm hợp đồng. Vì vậy khi đã ký kết hợp đồng nhập khẩu, dù có gặp nhiều khó khăn, người nhập khẩu vẫn phải cố gắng nhận hàng để tránh các tranh chấp phatsinh sau này. ở Việt Nam, thông thường khi tàu đến cảng đích, cơ quan vận tải hoặc đại lý vận tải sẽ gửi cho người nhập khẩu một tờ “Thông báo hàng đến “. Người nhập khẩu nhận được tờ thông báo trên, phải mang vận đơn gốc đến đại lý tàu biển để đổi lấy “Lệnh giao hàng của hãng tàu “. Sau khi đã có lệnh giao hàng này, người nhập khẩu đến kho cảng và làm các thủ tục nhận hàng *Các chứng từ cần có khi nhận hàng: Việc lập các chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng là việc làm rất cần thiết, bởi các chứng từ này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng để người nhập khẩu có thể tiến hành các thủ tục pháp lý đòi bồi thường khi hàng hoá gặp tổn thất trên đường vận chuyển, có sự thiếu hụt về số lượng hay phẩm chất không phù hợp với hợp đồng... Tuỳ theo từng trường hợp, người nhập khẩu phải có các chứng từ sau: 1- Biên bản giám định dưới tàu (Survey Report):Là biên bản giám định do cơ quan vận tải mời cơ quan giám định lập khi nhận hàng với tàu trong trường hợp hàng có thể bị tổn thất, xếp đặt không theo lô, theo vận đơn. 2-Biên bản kết toán nhận hàng vơi tàu (Report on Receipt Cargo-ROROC):Là biên bản đượ lập sau khi dỡ hàng xong giữa tàu và người dỡ hàng. Biên bản này là chứng từ xác định số, trọng lượng hàng hoá thực tế giao nhận giữa người chuyên chở và người nhận hàng. Vì vậy nó sẽ là một bằng chứng quan trọng để chứng minh việc người chuyên chở có hoàn thành nghĩa vụ về việc chuyên chở về mặt số lượng, trọng lượng hay không. Trong trường hợp mà có sự không thống nhất về sự thiếu hụt của hàng hoá giữa người chuyên chở và người nhạn hàng, tức là trường hợp mà thuyền trưởng ghi bảo lưu biên bản kết toán nhận hàng với tàu thì người nhận hàng phải có quyết toán báo lại (Correction Advice). Kết toán báo lại này do đại lý của hãng tàu cùng với người dỡ hàng trực tiếp từ tàu cảng lập. Kết toán báo lại này sẽ là chứng từ khẳng định số trọng lượng hàng hoá thực tế đã giao nhận giữa người chuyên chử và người nhận hàng, vì vậy trong trường hợp này nó là bằng chứng chứng minh người chuyên chở có hoàn thành nghĩa vụ chuyên chở về mặt số lượng –trọng lượng hàng hoá hay không. 4-Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo Outturn Report _COR):Là biên bản được lập khi tiến hành dỡ hàng, phát hiện thấy hàng hoá bị dỡ vỡ , hư hỏng. Trên biên bản này ghi đầy đủ hàng hoá bị đổ vỡ, hư hỏng, số lượng hàng bị tổn thất. Như vậy, nhìn vào COR chủ hàng có thể biết được tình trạng và mức độ tổn thất của hàng hoá do tàu gây nên. COR được lập giữa tàu và người dỡ hàng. 5-Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded Cargo ):Là giấy chứng nhận do đại lý của hãng tàu cấp cho người nhận hàng trong trường hợp khi tàu đã rời khỏi cảng mới phát hiện ra sự thiếu hụt về hàng hoá. 6-Biên bản giám định tổn thất thực tế theo COR:Sau khi cơ quan vận tải đã lập COR với tàu, người nhận hàng phải mời cơ quan giám định đến để giám định tổn thất của hàng hoá theo biên bản hàng dỡ vỡ hư hỏng như trên. Kết quả giám định sẽ được ghi vào biên bản giám định hay chứng thư giám định tổn thất thực tế theo COR. Biên bản này cho biết mức độ tổn thất thực tế của hàng hoá và nguyên nhân tổn thất. 7-Thư dự kháng (Letter of Revervation ):Khi nhận hàng hoá nếu nghi ngờ rằng hàng ở bên trong bao kiện không tốt hay khi có tổn thất không rõ rệt, người nhận hàng phải lập thư dự kháng gửi cho thuyền trưởng, người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở. 8-Biên bản giám định tổn thất thực tế theo thư dự kháng:Sau khi lập và gửi đi thư dự kháng, người nhận hàng phải mời cơ quan giám định chuyên nghiệp đến giám định tổn thất thực tế ngay theo thư dự kháng. Việc làm giám định này là cần thiết vì nó sẽ xác định được bao nhiêu hàng sẽ tổn thất, mức độ tổn thất thực tế, nguyên nhân gây tổn thất. Kết quả của việc giám định này sẽ được ghi vào biên bản giám định tổn thất thực tế theo thư dự kháng và biên bản giám định này là bằng chứng khẳng định lại thư dự kháng. 9-Biên bản giám định phẩm chất: Khi nhạn hàng, nếu nghi ngờ hàng kém phẩm chất, người nhận hàng mời cơ quan giám định đến giám định chất lượng của hàng hoá. Kết luận của cơ quan giám định là kết quả giám định hàng hoá thực tế với hàng hoá ghi trong hợp đồng, người nhập khẩu có thể căn cứ vào biên bản này để khiếu nại với người xuất khẩu về phẩm chất của hàng hoá. Ngoài những chứng từ trên còn có:Biên bản xác định số –trọng lượng mỗi bao kiện, báo cáo sự cố, kháng nghị hàng hải, bản tuyên bố tổn thất chung, biên bản giám định tổn thất chung. Trên thực tế còn có rất nhiều sự cố xảy ra khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, do đó tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và trong các điều kiện cụ thể, người nhập khẩu còn phải thêm những chứng từ khác nữa. Việc lập chứng từ một cách đầy đủ sẽ bảo vệ quyền lợi của mình, bởi chúng là những căn cứ pháp lý xác đáng chứng minh rằng ai là người phải chịu trách nhiệm đối với thiệt hại của người nhập khẩu. 2. Những vấn đề cần chú ý đối với việc thực hiện nghĩa vụ của người xuất khẩu nước ngoài. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, ngoài những việc chú ý thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của hợp đồng và những công việc để đảm bảo quyền lợi của mình, người nhập khẩu còn phải chú ý theo deõi sát sao việc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của người xuất khẩu nước ngoài. Có như vậy, người nhập khẩu mới có thể phát hiện ngay việc vi phạm hợp đồng của người xuất khẩu và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời. Chương iii - Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu i. Một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trước khi ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 1. Trong phương thức đàm phán trực tiếp để ký kết hợp đồng nhập khẩu Khi sử dụng phương thức này, ngoài trình độ chuyên môn vững vàng người nhập khẩu cần chú ý rằng thái độ mềm mỏng, lịch sự, kiên nhẫn và sự thiện chí hợp tác của người đứng ra đàm phán cũng có ý nghĩa rất lớn đối với sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán. 2. Trong phương thức đàm phán gián tiếp thông qua thư từ, điện tín, telex, fax... Khi giao dịch bằng thư từ, điện tín, telex... người nhập khẩu cần chú ý trình bày nội dung của thư từ, điện tín thật chính xác, tránh gây sự hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, hay do sử dụng ngôn ngữ không hợp lý. Để tránh nhầm lẫn người nhập khẩu nên chú ý tốt một số vấn đề có liên quan tới lĩnh vực thương mại quốc tế vì các nước nhiều khi có các cách hiểu khác nhau về một vấn đề, chẳng hạn như đối với đơn vị đo lường, phương thức trả tiền, phân chia các chi phí trong giao nhận, bốc dỡ....Sự khẩn trương trong giao dịch thư từ cũng cần được chú ý thích đáng vì chính sự không khẩn trương đôi khi sẽ làm cho các doanh nghiệp dễ mất đi cơ hội kinh doanh hay bạn hàng. Như vậy, các nhà kinh doanh nên phúc đáp thư nhận lại một cách không chậm trễ nhằm giữ vững bạn hàng và các mối quan hệ. Để dẫn tốt việc ký hợp đồng khi sử dụng tốt phương pháp đàm phán, thông qua thư từ, điện tín, telex, các bên phải qua các bước đề nghị ký kết hợp đồng (chào hàng) và chấp nhận đề nghị ký kết hợp đồng (chấp nhận chào hàng). Trong quá trình này có rất nhiều vấn đề pháp lý nảy sinh, chủ yếu liên quan tới việc hình thành hợp đồng. Chẳng hạn trong một vụ Houvery và Facey được xử tại toà án nước Anh, công ty A của Anh đã gửi thư cho công ty B của Pháp để đặt mua một lô hàng, nội dung thư có ghi đầy đủ các thông tin về đối tượng hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua, thời hạn và điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và ở cuối thư công ty A viết “các ngài có thể cung cấp cho chúng tôi lô hàng trên không? Đề nghị các ngài điện trả lời cho chúng tôi với mức giá thấp nhất có thể cho lô hàng trên”. Sau đó công ty B điện trả lời “Với mức giá thấp nhất cho lô hàng trên là 1250 USD/ MT theo điều kiện giao hàng như đã nêu trong bức thư hỏi hàng của các ngài “. Công ty A điện cho công ty B là đồng ý mua lô hàng theo giá đó với các điều kiện như đã nêu trong bức thư đầu. Tuy nhiên giao dịch không được thực hiện và công ty A gửi đơn kiện ra toà án thương mại nước Anh. Trong đơn kiện công ty A lập luận rằng, bức thư đầu tiên do công ty A gửi cho công ty B được hiểu là thư hỏi giá (inquiry); bức thư trả lời của công ty B là thư chào hàng (offer), vì thế bức thư cuối cùng của công ty A gửi cho công ty B phải được hiểu là đã làm phát sinh một hợp đồng mua bán ngoại thương vì đó là thư chấp nhận vô điều kiện thư chào hàng của công ty B (acceptance). Vì vậy công ty B phải đền bù cho công ty A những thiệt hại phát sinh do việc công ty B không thực hiện hợp đồng, cộng với số tiền lãi mà công ty A đáng ra đã được hưởng nếu hợp đồng thực hiện được. Sau khi xem xét vụ án, toà án Anh đã kết luận rằng: Việc công ty A hiểu như vậy chỉ là ý chí đơn phương vì trong bức thư trả lời, công ty B chỉ đưa ra thông báo về mức thấp nhất cho lô hàng mà công ty A đã hỏi mua chứ không phải đưa ra bất cứ một lời chào hàng nào. Như vậy, bức thư đó không thể được hiểu là thư chào hàng. Và hợp đồng vì thế chỉ có thể phát sinh khi thư chào hàng đó được sự đồng ý hoàn toàn của công ty B. Qua ví dụ trên có thể thấy rằng, trong phương thức đàm phán và ký kết hợp đồng qua thư từ, điện tín, telex... một doanh nghiệp nhập khẩu cần lưu ý đến các vấn đề sau: A- Về chào hàng (offer) Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng, có thể do người bán và người mua đưa ra. Nếu chào hàng là do người mua đưa ra, chào hàng đó được gọi là chào hàng mua, còn nếu do người bán đưa ra thì được gọi là chào hàng bán. Khi một chào hàng được phát ra, lời đề nghị ký kết hợp đồng đó có ràng buộc người chào hàng hay không phụ thuộc vào loại chào hàng. Thông thường người ta chia ra làm hai loại chào hàng: * Chào hàng tự do (free offer): là lời đề nghị không chắc chắn về việc ký kết hợp đồng. Nó không ràng buộc trách nhiệm người chào hàng đối cam kết của mình, cùng một lúc, với cùng một lô hàng, người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng vì việc chấp nhận đơn chào hàng tự do cho dù đúng thời hạn cũng không làm phát sinh hợp đồng. Do vậy người nhập khẩu khi nhận được một đơn chào bán, cần phải xem xét đó có phải là đơn chào hàng tự do hay không để tránh trường hợp nhận được đơn chào hàng tự do lại chấp nhận vô điều kiện đơn chào hàng đó và hiểu lầm rằng hợp đồng đã phát sinh. Ngoài ra người nhập khẩu cũng cần chú ý khi chào mua tự do phải làm rõ đơn chào hàng của mình để tránh sự hiểu lầm cho đối phương. Việc chào hàng tự do có thể làm rõ bằng nhiều cách, ví dụ bằng cách ghi tiêu đề của đơn chào hàng là:“Đơn chào tự do “, hoặc ghi trong nội dung của đơn chào hàng: Chào hàng này không kèm theo sự cam kết nào cả “, hoặc chào chung chung không ghi số lượng, hoặc giá cả hàng hoá. * Chào hàng cố định (firm offer):Là lời đề nghị chắc chắn về việc ký kết hợp đồng, nó ràng buộc trách nhiệm người chào hàng đói với cam kết của mình trong một thời hạn nhất định gọi là thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng. Trong thời hạn này, nếu người được chào hàng chấp nhận một cách vô điều kiện chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết. Tuy nhiên nếu người được chào hàng không chấp nhận hoàn toàn các điều kiện nêu ra trong đơn chào hàng mà lại gửi cho người chào hàng một bức thư đề nghị sửa đổi, bổ xung một số điều khoản hay đưa ra những điều khoản mới... thì hợp đồng vẫn chưa được coi là đã được ký kết, và bức thư như vậy được coi là đơn chào hàng mới. Trong chào hàng cố địmh, nếu người chào không quy định rõ thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng thì thời hạn này sẽ được tính theo thời gian hợp lý, thường phụ thuộc vào tính chất của từng loại hàng hoá, khoảng cách về không gian giữa người chào hàng và người được chào hàng, và đôi khi phụ thuôch vào tập quán thương mại. Đối với loại chào hàng này người nhập khẩu cần chú ý một khi đã chấp nhận hoàn toàn chào hàng cố định, có nghĩa là hợp đồng đã được ký kết, và nếu không thực hiện hợp đồng thì phải chịu các hình thức pháp luật như: phạt, bồi thường thiệt hại.. Đơn chào hàng dù là tự do hay cố định đều có thể bị huỷ bỏ. Theo quan điểm của Anh và Mĩ, thì chào hàng có thể huỷ bỏ trong thời hạn hiệu lực của nó nếu như bên được chào hàng chưa chấp nhận chào hàng. Còn theo Công ước Viên năm 1980, người chào hàng có thể rút lại đơn chào hàng của mình trong hai trường hợp . Chào hàng có thể được huỷ bỏ nếu như thông bào về việc huỷ đơn chào hàng trước hoặc cùng lúc với đơn chào hàng . Hoặc chào hàng có thể bị huỷ bỏ, nếu như thông bào về việc huỷ bỏ đơn chào hàng của người chào hàng tới tay người được chào hàng trước khi người này gửi đi thông báo chấp nhận chào hàng. Để ràn buộc được trách nhiệm người chào với cam kết của mình, đơn chào hàng phải thoả mãn những điều kiện sau (điều kiện hiệu lực của đơn chào hàng ) . Chủ thể của đơn chào hàng phải hợp pháp . Đối tượng của đơn chào hàng là hàng hoá, dịch vụ phải hợp pháp, được phép lưu thông trên thị trường. . Nội dung của đơn chào hàng phải có đầy đủ các điều khoản chủ yếu của một hợp đồng. Chẳng hạn theo luật của Việt nam, một chào hàng muốn có hiệu lực phải bao gồm những điều khoản chủ yếu của địa điểm giao hàng, giá cả và điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và điều kiện thanh toán ( Theo điều 6 -Quy định số 299/ TMDL – XNK ngày 9/4/1992 ). . Đơn chào hàng phải được gửi đến tận tay người được chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng. . Người chào hàng không huỷ bỏ đơn chào hàng. Tóm lại: Người nhập khẩu cần chú ý rằng một đơn đặt hàng có hiệu lực nếu chủ thể và đối tượng của đơn chào hàng hợp pháp, đơn chào hàng thể hiện ý muốn ký kết hợp đồng của người chào hàng, nội dung của đơn chào hàng có đầy đủ các yếu tố để ký kết một hợp đồng và đơn chào hàng được truyền đạt đến tận tay người được chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào. B/ Về chấp nhận chào hàng ( Acceptance ) Chấp nhận chào hàng là sự đồng ý ký kết hợp đồng dựa trên cơ sở các điều kiện của đơn chào. Chấp nhận chào hàng nếu đến tay người chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào thì ràng buộc trách nhiệm của người chấp nhận chào hàng và hậu quả pháp lý của nó là dẫn đến việc hợp đồng được ký kết giữa người chào hàng và người được chào hàng. Việc chấp nhận chào hàng đến tay người chào hàng ngoài thời hạn hiệu lực của chào hàng có làm phát sinh hợp đồng hay không phụ thuộc vào thiện chí của người chào hàng. Nếu chấp nhận chào hàng được gửi đi trong thời hạn hiệu lực của đơn chào hàng nhưng đến tay người chào hàng ngoài thời hạn, hợp đồng coi như được ký kết nếu người chào hàng im lặng vì im lặng được phép suy đoán là đồng ý. Tức là coi đơn chấp nhận đến chậm khi đã được gửi đi trong thời hạn là đến đúng hạn. Tuy nhiên, hợp đồng sẽ không phát sinh nếu người chào hàng không chậm trễ thông báo bằng văn bản với nội dung thư chấp nhận hàng đến chậm X ngày. Nếu đơn chấp nhận được ký ngoài thời hạn và đến tay người chào hàng ngoài thời hạn hiệu lực của đơn chào, thì hợp đồng giữa hai bên chưa được ký kết. Nếu người chào hàng muốn được hợp đồng ký kết thì phải điện báo cho người chấp nhận với nội dung là coi đơn chấp nhận được ký kết ngoài thời hạn, đến ngoài thời hạn là đến đúng hạn. Khi nhận được điện này, người chấp nhận cũng phải trả lời bằng văn bản là đồng ý như vậy thì hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết. Việc chấp nhận chào hàng phải là chấp nhận hoàn toàn, vô điều kiện thì hợp đồng mới được coi là đã ký kết, vì nếu người được chào hàng lại sửa đổi chào hàng dù ít thôi thì cũng khiến chào hàng ban đầu bị huỷ bỏ và đơn chấp nhận chào hàng được coi là lời chào hàng mới xuất phát từ phía người được chào hàng. Tóm lại, một chấp nhận chào hàng muốn có hiệu lực pháp lý, làm cho hợp đồng được ký kết cần phải thoả mãn các điều kiện dưới đây: . Chấp nhận chào hàng phải được phát ra từ chính người được chào hàng. . Chấp nhận chào hàng phải là sự chấp nhận hoàn toàn, vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng. . Chấp nhận phải được gửi tới tận tay người chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng. . Người được chào hàng không huỷ đơn chấp nhận. Trong đàm phán gián tiếp với các bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận. Thì khi đó bước giao dịch chấp nhận (tức là đồng ý hoàn toàn tất cả các nhiệm vụ chào hàng mà phiá bên kia đưa ra )là quan trọng nhất. Như vậy người nhập khẩu muốn hợp đồng được ký kết cần phải chú ý đến điều kiện hiệu lực của chấp nhận chào hàng. Thực tế cho thấy có rất nhiều những tranh chấp đã xảy ra do người được chào không hiểu rõ hiệu lực pháp lý của một chấp nhận chào hàng. Ví dụ: Ngày 8/4/1989, Công ty iPi (Pháp) được công ty Petrolex (Việt nam) Chào bán cố định một lượng lớn dầu thô. Đơn chào hàng có năm nội dung (tên hàng, số lượng, phẩm chất, giá cả, thời gian giao hàng tháng 6, tháng 7, tháng 8 năm 1989) có hiệu lực tới 16h 30’ ngày 22/4/1989. Đến 16h30’ ngày 21/4/1989, do biết hôm sau là ngày chủ nhật, Petrolex đã thảo sẵn một bức điện báo cho iPi biết việc chấp nhận mua của bên mua đã dến chậm rồi ( mặc dù chưa nhận được điện báo nhận). Điện của Petrolex được gửi đi ngày 24/4/1989. Vào 23h18’ ngày 21/4/1989 iPi gửi cho Petrolex một bức điện có nội dung: Chấp nhận quyết định ngày 8/4/1989 của bên bán về việc giao hàng tháng 6, tháng 7, tháng 8/1989 và chúng tôi sẽ trở lại vấn đề với một chương trình bốc sót cụ thể. Công ty Việt nam nhìn thấy bức điện vào sáng ngày 23/4/1989 nên cho rằng đơn cho rằng đơn chấp nhận đã đến chậm do đó không có hợp đồng. Trước uỷ ban trọng tài, iPi lập luận rằng việc chấp nhận là đúng hạn (sớm hơn 16h30’) nên hợp đồng đã được thành lập, nay Petrolex không giao hàng thì Petrolex phải bồi thường cho iPi khoản lãi bị bỏ lỡ là 78. 000USD. Tuy nhiên uỷ ban trọng tài đã phân tích là: Điện trả lời của iPi chưa được coi là một chấp nhận vô điều kiện vì iPi mới chỉ trả lời riêng về thời hạn giao chứ chưa đề cập đến nội dung khác của đơn chào hàng. Và ngay về thời gian giao hàng, iPi vẫn còn bảo lưu quyền được “ trở lại vấn đè với một chương trình bốc sót cụ thể ”. Như vậy, dù điện của iPi có trả lời đúng thời hạn thì hợp đồng vẫn chưa thể coi là đã được thành lập. Trên đây là một ví dụ cho thấy rằng người được chào hàng do không hiểu được hiệu lực