Đề tài Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam

chi nhánh tại những khu dân cư, bán sản phẩm dịch vụ ngay tại nơi đặt chi nhánh. Trong những năm gần đây, thu nhập của người dân được nâng cao, sức mua tăng lên rõ rệt, làm gia tăng nhu cầu đối với các loại hàng hoá, dịch vụ do các doanh nghiệp cung cấp. Trình độ dân trí, hiểu biết của người dân tăng lên làm ảnh hưởng đến cách thức mua sắm của người tiêu dùng và làm chuyển dịch nhu cầu tiêu dùng đối với nhiều loại hàng hoá và dịch vụ. Nhu cầu tìm hiểu về các đặc tính sản phẩm, tận tay tận mắt đánh giá so sánh các sản phẩm để lựa chọn tiêu dùng cũng tăng lên theo trình độ hiểu biết. 1.2. Môi trường công nghệ. Ngày nay, có lẽ công nghệ là nguồn thay đổi năng động nhất trong kinh doanh. Sự thay đổi này mang lại những thách thức cũng như những đe doạ đối với nhà doanh nghiệp. Những sản phẩm mới thay thế những sản phẩm cũ diễn ra rất nhanh và thường xuyên. Tự động hoá và điện toán hoá đã làm thay đổi phương pháp làm việc của con người trong các văn phòng và xưởng máy. Trong thời gian qua khoa học và công nghệ của nước ta đã có những bước phát triển mới. Chúng ta đã tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn trong sự nghiệp đổi mới và phát triển của nước ta, về khoa học tự nhiên và công nghệ đã chú trọng hơn việc nghiên cứu ứng dụng tập trung vào các lĩnh vực công nghệ ưu tiên như vật liệu mới, công nghệ sinh học, công nghệ thông tin...Việc ứng dụng các kết quả nghiên cứu và chuyển giao công nghệ tiến bộ vào sản xuất kinh doanh được đẩy mạnh hơn trước. 1.3. Môi trường kinh tế. Chiến lược phát triển kinh tế xã hội do Đại hội Đảng lần thứ VIII thông qua tiếp tục khẳng định tiến trình đổi mới, phát triển kinh tế, xây dựng CNXH ở nước ta: "tăng trưởng nhanh, hiệu quả cao và bền vững đi đôi với giải quyết những vấn đề bức xúc trong xã hội, bảo đảm an ninh, quốc phòng, cải thiện đời sống của nhân dân, nâng cao tích luỹ từ nội bộ nền kinh tế, tạo tiền đề vững chắc cho bước phát triển cao hơn vào đầu thế kỷ sau" (Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII). Đến nay, chúng ta đã đạt được nhiều thành công về kinh tế và ngoại giao, nước ta giữ được mức tăng trưởng cao về kinh tế, là thành viên năng động trong khối ASEAN, tham gia ASEM và APEC, đặc biệt Việt Nam đang tích cực xúc tiến việc gia nhập chính thức vào WTO. Mặc khác Việt Nam còn nhận được những khoản tài trợ chính cho những dự án phát triển cơ sở hạ tầng từ các định chế tài chính quốc tế như WB, IMF, ADB...Mặc dù còn nhiều khó khăn trên con đường đi tới thịnh vượng nhưng giờ đây thế và lực của nền kinh tế nước ta rất vững chắc. 1.4. Môi trường chính trị. Sự ổn định chính trị tạo ra môi trường thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh. Một chính phủ mạnh và sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi chính đáng của xã hội sẽ đem lại lòng tin và thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong một xã hội ổn định về chính trị, các nhà kinh doanh được đảm bảo an toàn về đầu tư, quyền sở hữu và các tài sản khác của họ và họ sẵn sàng đầu tư những lớn hơn vào các dự án dài hạn. 1.5. Môi trường cạnh tranh Trong một vài năm gần đây, sự gia tăng về số lượng các doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực hội chợ triển lãm đã làm cho tính chất cạnh tranh trong nghành trở nên căng thẳng và phức tạp. Do cường độ cạnh tranh lớn đã làm cho thị phần lĩnh vực hội chợ triển lãm bị xé nhỏ. Để đối phó với tình hình này doanh nghiệp cần phải nắm bắt được những thông tin về đối thủ, phân tích được lợi thế cũng như điểm yếu của họ để từ đó đề ra những chến lược phù hợp. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đối với cơ quan có chức năng chấn chỉnh lại tình trạng hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này tạo ra hành lang pháp lý hoạt động. 2. Kết quả hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm trong vài năm gần đây. 1.1. Hoạt động hội chợ triển lãm. Cùng với quá trình chuyển đổi nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế kéo theo sự gia tăng của hoạt động hội chợ triển lãm, trong đó hội chợ triển lãm thương mại chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Các hoạt động này đã và đang phát triển và có xu hướng phản ánh ngày càng nhiều hơn tới lĩnh vực kinh tế kỹ thuật. Trong 10 năm qua Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã tổ chức và tham gia nhiều hội chợ triển lãm thương mại cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Biểu 2: Kết quả tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm Đơn vị tính: lần Năm Số lượng Triển lãm Hội chợ Tốc dộ phát triển(%) 1990 2 1 1 1991 3 1 2 150 1992 6 3 3 200 1993 8 4 4 133.33 1994 14 8 6 175 1995 12 8 4 85.71 1996 14 9 5 116.67 1997 14 9 5 100 1998 15 9 5 107.14 1999 15 9 6 100 Việc tăng lên không chỉ về số lượng các cuộc hội chợ triển lãm nói chung mà còn ở số lượng các cuộc hội chợ triển lãm có quốc tế tham gia và chuyên đề quốc tế tại Việt Nam là dấu hiệu đáng mừng cho những thành công trong công tác tổ chức của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam. Về hội chợ trong nước và trong nước có sự tham gia của quốc tế. Trung tâm đã chú trọng phát triển và tổ chức được nhiều cuộc hội chợ triển lãm mang tính định kỳ hàng năm góp phần vào việc xúc tiến thương mại, thu hút được một lượng lớn khách tham quan và khách trưng bày, phát triển mạnh mẽ về quy mô của các cuộc hội chợ này thực sự trở thành môi trường cho nhu cầu giao lưu hợp tác thương mại trong nước và quốc tế. Cụ thể hàng năm Trung tâm vẫn thường tổ chức hội chợ hàng công nghiệp, một trong những cuộc hội chợ có quy mô lớn nhất được tổ chức thường xuyên ở Việt Nam trong những năm gần đây. Tại hội chợ này thu hút nhiều khách tham dự trong nước và quốc tế, cùng khách tham quan. Mỗi năm số đó lại tăng lên đánh dấu những thành công quan trọng và hiệu quả tổ chức năm sau cao hơn năm trước của Trung tâm. Khách tham gia vào hội chợ này đã thực sự tìm được cho mình một môi trường thuận lợi để giao lưu thương mại, theo đó gá trị hợp đồng được ký kết trong hội chợ có khi lên tới vài trăm triệu. Doanh thu mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thu được từ cuộc hội chợ triển lãm hàng công nghiệp cũng rất lớn thông thường chiếm tới 1/4 doanh thu cả năm. Ta có thể thấy được sự tăng trưởng trong công tác tổ chức hội chợ hàng công nghiệp qua biểu sau: Biểu 3: Số lượng khách tham gia và khách tham quan trong Hội chợ hàng công nghiệp. Stt Tên hội chợ Số đv trong nước tham gia Số đv nước ngoài tham gia Khách tham quan (người) 1 Hàng công nghiệp 95 230 70 50000 2 Hàng công nghiệp 96 250 50 55000 3 Hàng công nghiệp 97 363 80 150000 4 Hàng công nghiệp 98 402 90 180000 5 Hàng công nghiệp 99 459 60 200000 Hội chợ Xuân cũng được Trung tâm tổ chức thường xuyên vào dịp tết truyền thống của dân tộc với mục đích tạo ra những hoạt động mang tính tổng hợp về kinh tế và xã hội. Tại cuộc hội chợ này thường xuyên quy tụ rất đông các nhà sản xuất kinh doanh trong nước đem hàng tới trưng bày, giới thiệu và bán hàng tiêu dùng phục vụ công chúng đón tết cổ truyền. Đối với khách tham quan, đây không những là một tụ điểm thăm thú, vui chơi, giải trí mà còn là nơi mua sắm nhiều vật dụng, thực phẩm cần thiết dùng cho tết. Hang năm, hội chợ Xuân đã trở thành một nhu cầu thiết yếu cho công chúng, điều đó cho thấy hiệu quả của công tác tổ chức hội chợ triển lãm của Trung tâm rất cao, tạo được lòng tin với khách tham gia và công chúng tham quan hội chợ triển lãm. Hội chợ Xuân ngày nay không những thu hút và phục vụ cho đông đảo công chúng thủ đô mà còn thu hút những đối tượng ở nơi khác khi có dịp đều muốn ghé thăm, điều đó phần nào thể hiện từ sự tăng trưởng vượt bậc về số lượng khách thăm quan như trong biểu sau: Biểu 4: Số lượng khách tham gia và khách thăm quan hội chợ Xuân. Stt Tên hội chợ Số đv trong nước tham gia Khách thăm quan (người) 1 Hội chợ Xuân 94 180 30000 2 Hội chợ Xuân 95 200 30000 3 Hội chợ Xuân 96 180 40000 4 Hội chợ Xuân 97 230 50000 5 Hội chợ Xuân 98 338 150000 6 Hội chợ Xuân 99 356 200000 Hội chợ Xuân được tổ chức hàng năm mục đích phục vụ nhân dân đón tết cổ truyền, thực chất hội chợ này mang tính truyền thống dân tộc, hàng hoá trưng bày và bán đa phần là những hàng hoá phục vụ cho những nhu cầu tiêu dùng được sản xuất ở trong nước như: Bánh kẹo, mứt tết, hàng may mặc...Một số hàng hoá do nuớc ngoài sản xuất được đem đến thông qua các nhà đại lý, bán lẻ ở Việt Nam. Hội chợ hàng tiêu dùng được tổ chức được tổ chức liên tục hàng năm vẫn chưa khẳng định được vai trò của nó. Thực chất đây là một lĩnh vực rất quan trọng trong đời sống kinh tế đã được Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tìm hiểu và đề cập tới nhưng chưa quấn hút thật nhiều khách hàng trong nước tham gia. Tuy là hội chợ hàng tiêu dùng nhưng lượng người tiêu dùng đến thăm quan không lớn. Tình hình đó là do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng nói chung thực tế vẫn phản ánh đúng tình trạng sản xuất và thị truờng chung, cũng không loại trừ khả năng thu hút khách hàng của Ban tổ chức và những hội chợ cùng chủ đề hàng tiêu dùng được tổ chức nhiều trong năm do các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm khác nhau thực hiện. Bên cạnh đó, Trung tâm đã tổ chức đuợc rất nhiều các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành, tổng hợp, quốc tế, trong nước và địa phương với những quy mô, tầm cỡ khác nhau đáp ứng được nhu cầu của nhiều nghành, nhiều lĩnh vực. Điều đó thể hiện qua biểu 5 và 6 như sau: Biểu 5: Số lượng đơn vị tham gia trong một số hội chợ Stt Loại hội chợ Số đơn vị tham gia 1998 1999 1 Tổng hợp 2000 2200 2 Chuyên nghành 800 950 3 Quốc tế 1100 1000 4 Trong nước 900 1200 Biểu 6: Số lượng đơnvị tham gia trong một số triển lãm Stt Loại triển lãm Số đơn vị tham gia 1998 1999 1 Tổng hợp 1200 1100 2 Chuyên nghành 1000 950 3 Quốc tế 1300 1200 4 Trong nước 900 1200 Trước năm 1990 còn rất ít các cuộc triển lãm quốc tế mang tính chất xúc tiến thương mại trao đôi kỹ thuật công nghệ và thông tin kinh tế xã hội, giao lưu văn hoá được tổ chức nhưng sau năm 1990 hào nhập với chính sách kinh tế mở cửa của đất nước Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã tích cực mở mang và phát triển kinh tế đối ngoại. Đã ký kết nhiều hợp đồng hợp tác với nhiều đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm của hơn 20 nước Châu á,Châu Âu, Châu Mỹ. Thiết lập nhiều đại lý, đại diện. Mỗi năm Trung tâm tổ chức ngày càng nhiều số cuộc hội chợ triển lãm, hội thảo hội nghị quốc tế và thu hút số lượng lớn khách quốc tế làm việc trao đổi thông tin kinh tế xã hội. Đó là sự khẳng định vượt bậc về vai trò đóng góp trong quá trình hợp tác đầu tư vào Việt Nam, học tập tìm hiểu và chuyển giao công nghệ. Đến nay Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã tổ chức định kỳ hàng năm cho các hội chợ: - Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp từ năm 1993. - Hội chợ Xuân từ năm 1991. - Hội chợ Hàng tiêu dùng từ năm 1995. - Hội chợ thời trang. Ngoài ra Trung tâm còn phối hợp với các Bộ, nghành, các tổ chức quốc tế và trong nước tổ chức định kỳ hàng năm hoặc 2 năm 1 lần các cuộc hội chợ triển lãm: - Hội chợ Thương mại quốc tế (EXPO) với VINEXAD. - Triển lãm Viễn thông TELECOM. - Triển lãm máy móc xây dựng, khai thác mỏ HANNOVER. - Triển lãm y tế quốc tế với GIMA Đức. - Hội chợ mùa Thu. - Triển lãm Tuần lễ tin học Ngoài các cuộc hội chợ triển lãm định kỳ, hàng năm căn cứ vào nhu cầu và điều kiện cụ thể, Trung tâm tổ chức hoặc phối hợp với các Bộ, Nghành tổ chức nhiều hội chợ triển lãm khác như: - Hội chợ Môi trường - Triển lãm Hoá chất - Triển lãm thiết bị y tế - Triển lãm nông nghiệp - Triển lãm xây dựng - Hội chợ mùa thu Hữu nghị Lạng sơn 98 Quy mô của các cuộc hội chợ triển lãm phụ thuộc chủ yếu vào chủ đề và nội dung của nó. Hiện nay, Trung tâm có 4 khu nhà chính A1, A2, A3 và A9 với tổng diện tích 12000m2 dùng để làm các khu trưng bày, các hội chợ và triển lãm định kỳ, tổng hợp thường có quy mô lớn như Hội chợ Quốc tế hàng Công nghiệp, Hội chợ Xuân,Hội chợ EXPO sử dụng hết 4 khu trưng bày vad hàng nghìn m2 diện tích ngoài trời. Trong khi đó, các hội chợ triển lãm chuyên nghành thường chỉ sử dụng nhà A1 hoặc A2. Về chất lượng hội chợ triển lãm, Trung tâm Hội chợ Triển lãm được đánh giá là một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hội chợ triển lãm có chất lượng và uy tín nhất ở Việt Nam dựa trên các chỉ tiêu: Cơ sở vật chất, giá cả, chất lượng dàn dựng gian hàng, chất lượng các dịch vụ ngoại vi và phong cách tổ chức tiếp thị. 1.2. Các hoạt động khác - Bên cạnh những hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm Trung tâm còn phối hợp với các Bộ, Nghành, Trung ương tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị. - Phối hợp tổ chức các cuộc biểu diễn văn hoá nghệ thuật. - Từ năm 1998 Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam là một trong những đầu mối khai thác và cho thuê dịch vụ mạng thông tin Internet. 3. Đánh giá về khả năng tổ chức hội chợ triển lãm của Trung tâm Với mục tiêu tổ chức được nhiều cuộc hội chợ triển lãm với quy mô ngày càng lớn, chất lượng không ngừng được nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, yêu cầu phát triển của nền kinh tế đất nước trong điều kện mới. Trong những năm qua Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã thực hiện tốt những hoạt động chính của mình, số lượng các cuộc hội chợ triển lãm tăng liên tục theo từng năm, quy mô ngày càng lớn hơn, chất lượng liên tục được cải tiến, uy tín tổ chức được tăng cao, doanh thu và đời sống người lao động được đảm bảo. Có được kết quả như vậy là nhờ Trung tâm đã không ngừng nâng cao cải tiến chất lượng nội dung tổ chức của hoạt động này thông qua một số chính sách cụ thể. 3.1. Chính sách tiếp thị: Tiếp thị là một khâu quan trọng và tốn công sức trong kết quả của hoạt động hội chợ triển lãm. Tiếp thị trong hội chợ triển lãm là nhằm truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác đến khách hàng, tư vấn và thuyết phục để khách hàng tham gia. Trung tâm thực hiện chính sách này thông qua nhiều biện pháp và hình thức: + Giao cho phòng hội chợ triển lãm-bộ phận chức năng, khảo sát thị trường, lên kế hoạch tổ chức, đến trực tiếp các doanh nghiệp quảng cáo và mời khách hàng. + Thiết lập các văn phòng đại diện ở nước ngoài và các thành phố lớn trong nước như: VEFAC Sài gòn, Văn phòng đại diện cho các tỉnh phía Nam, đại diện ở các nước Pháp, Đức, Nga, Hàn Quốc, Ba lan, Hồng Kông... + Thiết lập một hệ thống công tác viên chuyên mời khách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức. + Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo nhân dân, Việt Nam news, báo Lao động, Đài truyền hình Việt Nam, các tạp chí kinh tế, Diễn đàn doanh nghiệp, Đài phát thanh tiếng nói Việt Nam, trên mạng Internet... + In ấn phát hành thư mời, tạp chí và các ấn phẩm trong nước và ngoài nước. Ngoài ra Trung tâm còn có hoạt động tài trợ, qua đó để quảng cáo mở rộng thị trường. 3.2. Chính sách hợp tác và liên kết: + Hợp tác với các Bộ, Nghành cùng phối hợp tổ chức. Các Bộ, Nghành, Trung ương là cơ quan quản lý Nhà nước quản lý đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau, đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau họ hiểu và nắm bắt tương đối chính xác về thị trường của nghành mình và có sức tác động nhất định đến các doanh nghiệp. Phối hợp với các đối tác này để khai thác thị trường cho hội chợ triển lãm chuyên đề, chuyên nghành. + Phối hợp tổ chức với các địa phương, nơi quản lý một vùng rộng lớn với hàng triệu dân, kinh tế đang trên đà phát triển tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thương mại. + Liên kết và hợp tác với các đối tác nước ngoài tìm hiểu thị trường, tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm quốc tế trong nước và nước ngoài như: HANOVER (Hồng Kông), ADSEL (Đức), COMNET (ấn độ) ... + Hợp tác với các tổ chức khác như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Công ty Quảng cáo và Hội chợ thương mại (VINEXAD), các tổ chức cơ quan báo chí để tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thương mại định kỳ và không định kỳ. 3.3. Chính sách về chất lượng + Cải tạo và nâng cấp cơ sở hạ tầng khu triển lãm. Trong những năm qua Trung tâm đã đầu tư hàng tỷ đồng nâng cấp nhà trưng bày A1, xây dựng mới nhà A2, A3 theo tiêu chuẩn, quy hoạch và sửa chữa lại các khuân viên lắp đạt thiết bị lạnh, cải tạo khu văn phòng làm việc. + Dần thay thế mới hệ thống trang bị giàn dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, trang bị phục vụ và cho thuê được hiện đại hoá từng bước. + Tăng cường và đa dạng hoá các hoạt động thương mại, hoạt động quảng cáo tiếp thị, hoạt động văn hoá nghệ thuật trong thời gian hội chợ triển lãm tạo ra môi trường hấp dẫn thu hút khách trong nước, ngoài nước và nhân dân đến tham dự. Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi đấu thể thao, tổ chức diễn đàn, hoạt động thương mại, xét thưởng...nhằm củng cố và nâng cao uy tín tổ chức. + Nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, hoàn thiện công tác tổ chức tạo thuận lợi cho khách hàng, chuyên môn hoá lực lượng bảo vệ. + Nâng cao chất lượng các dịch vụ cùng với việc giảm giá cho thuê. Như vậy từ chỗ chưa có kinh nghiệm và chuyên môn về tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong cơ chế thị trường, đặc biệt là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có khách quốc tế tham gia và chuyên đề quốc tế tại Việt Nam, Trung tâm đã vừa làm vừa học vừa tự đào tạo học hỏi chuyên môn kinh nghiệm của bạn bè trong nước và quốc tế. Đến nay đã hình thành được đội ngũ cán bộ chuyên môn tương đối hoàn chỉnh, có kiến thức ngoại ngữ và kinh nghiệm nghề nghiệp để đủ sức tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có quy mô lớn ở trong nước và ngoài nước. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm, nhiệm vụ của nhà tổ chức không chỉ dừng lại ở việc cho thuê mặt bằng, gian hàng, cung cấp các loại dịch vụ cần thiết... mà còn phải hết sức chú trọng tới vấn đề cung cấp thông tin kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật và thị trường hàng hoá cho mọi đối tượng liên quan như các nhà đầu tư, nhà sản xuất kinh doanh, người tiêu dùng...đây là một công việc hết sức quan trọng nhằm tạo ra sức hấp dẫn của mỗi cuộc hội chợ triển lãm để thu hút khách hàng tới nhiều hơn. Chẳng hạn, khi tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm các doanh nghiệp Việt Nam muốn qua đó tìm kiếm ở bạn hàng nước ngoài có công nghệ phù hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu nâng cao sản xuất kinh doanh của mình, họ rất muốn được nhà tổ chức tư vấn giúp đỡ họ gặp gỡ phía đối tác mà họ chưa biết để trực tiếp bàn bạc hợp tác trên cơ sở hiểu biết như công nghệ đó là mới hay cũ, các đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ưu nhược điểm gì, vị trí và uy tín của đối tác trên thương trường như thế nào... từ đó nâng cao hiệu quả của quá trình giao dịch thương mại. Để làm được vai trò là cầu nối trong lĩnh vực này thì nhà tổ chức phải luôn luôn cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, xử lý có hiệu quả để rồi cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu. Việc xử lý thông tin dạng này hiện nay đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là rất khó khăn bởi lẽ hội chợ triển lãm phản ánh nhiều lĩnh vực kinh tế kỹ thuật xã hội mà tại Trung tâm vẫn chưa hình thành được một bộ phận nắm vai trò thu thập xử lý và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, hiện nay trên quan hệ với các Cục, Vụ, Viện nghiên cứu khoa học thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn và các cơ sở sản xuất kinh doanh thộc nhiều nghành nghề để tuỳ theo tính chất chủ đề của từng cuộc hội chợ triển lãm khác nhau mà tổ chức hoạt động đánh giá thẩm định các thông tin kinh tế kỹ thuật một cách thụ động. Từ thực tiễn đó, ta có thể nhận định rằng hoạt động cung cấp thông tin cần phải được củng cố cho phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn hoạt động hội chợ triển lãm và coi đó như là một yếu tố để hấp dẫn thu hút khách hàng bởi thực chất khi một nhà tổ chức không đáp ứng được nhu cầu thông tin cho khách đến tham dự thì khách chỉ đến tham gia một lần và sẽ không muốn tới tham dự lần sau. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm, việc đảm bảo cung cấp thông tin vẫn mang tính bị động do phụ thuộc nặng nề vào các đối tượng liên quan nên chưa phát huy được thế mạnh tự bản thân từ đó cần hoàn thiện công tác này để đạt tới một hiệu quả cao hơn trong công tác tổ chức. 4. Đánh giá hoạt động tham gia hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam. Trong vài năm gần đây, các doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm ở Việt Nam phát triển mạnh mẽ. Đây là cơ hội rất lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam nhưng cũng là thách thức không nhỏ đối với họ trongviệc lựa chọn nhà tổ chức cũng như lựa chọn hội chợ triển lãm phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao khi tham gia. Với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thì các doanh nghiệp coi đây là người bạn hàng tốt nhất, họ thường xuyên tham gia các hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức cả trong nước và quốc tế. Hội chợ triển lãm đã giúp các doanh nghiệp Việt Nam rất nhiều trong công tác khai thác và tìm kiếm bạn hàng trong nước và quốc tế, đặc biệt là thông qua các hội chợ thương mại quốc tế và những triển lãm ở nước ngoài. Đặc biệt là đối với các công ty sản xuất kinh doanh hàng may mặc ở nước ta rất tích cực tham gia hội chợ triển lãm trong nước và nước ngoài, và đã gặt hái được nhiều thành công thể hiện bằng những hợp đồng lớn không chỉ ở trong nước mà còn nhất là cho xuất khẩu sang các nước ở Châu âu...Trong những năm qua, sản phẩm may mặc do các nhà doanh nghiệp Việt Nam sản xuất ngày càng đẹp, chất lượng cao, mẫu mã phong phú, không những thu hút được sự tín nhiệm yêu thích của khách hàng trong nước mà còn thu hút được cả các khách hàng nước ngoài. Sự thành công này một phần cũng là nhờ hoạt động xúc tiến thương mại thông qua hội chợ triển lãm ở trong nước và nước ngoài. Trong hoạt động xúc tiến thương mại bằng hội chợ triển lãm, các doanh nghiệp Việt Nam cũng có một số mặt mạnh và một số hạn chế sau: * Mặt mạnh: - Một bộ phận các doanh nghiệp đã nhận thức được vai trò của hoạt động hội chợ triển lãm trong xúc tiến thương mại của mình và đã đưa vào trong danh sách các hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp hàng năm. Xu hướng tham gia hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp Việt Nam tuy có giảm nhưng chất lượng tham gia hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp tăng lên, họ đã biết lựa chọn các hội chợ triển lãm phù hợp chứ không tham gia một cách bừa bãi. - Các doanh nghiệp Việt Nam đã có sự đầu tư thoả đáng, có sự chuẩn bị chu đáo cho các gian hàng của mình cũng như cho hoạt động xúc tiến thương mại trong thời gian hội chợ. Trong các hội chợ triển lãm mà các doanh nghiệp Việt Nam tham gia, họ đã tích cực quảng cáo về doanh nghiệp trong thời gian hội chợ thông qua các Catalogue, in tờ rơi, tờ gấp, quà tặng có hình ảnh biểu tượng của công ty... - Về công tác bố trí và bày biện gian hàng, đã có rất nhiều doanh nghiệp nhận biết được vai trò quan trọng của hình thức gian hàng "nó là bước đầu tiên, bước quyết định lôi kéo khách hàng đến với doanh nghiệp". Chính vì vậy, các gian hàng của các doanh nghiệp được bố trí trang hoàng và ngày càng đẹp, lôi cuấn được khách đến tham quan. - Các doanh nghiệp cũng có sự tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên đứng gian hàng, với đội ngũ tiếp viên trẻ đẹp, lịch sự luôn tỏ ra thân thiện, tôn trọng khách và tác phong phục vụ chu đáo, đó là thế mạnh lớn đối với thành công của hoạt động hội chợ triển lãm. * Những mặt còn tồn tại: - Một bộ phận khá lớn các doanh nghiệp còn chưa nhận thức được vai trò của hội chợ triển lãm trong chiến lược xúc tiến thương mại của mình. Vì vậy, có nhiều doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm có tính chất nhát gừng, không thường xuyên, lúc tham gia, lúc không tham gia, điều này có thể gây lãng phí cho những lần tham gia trước, bởi muốn gây được sự chú ý tín nhiệm của khách hàng là cả một quá trình xây dựng lâu dài. Sự eo hẹp về tài chính là một vấn đề lớn ảnh hưởng đến quyết định tham gia hội chợ. Chi phí tham gia hội chợ bình quân một doanh nghiệp khoảng 5-8 triệu đồng nhưng đó mới chỉ là phần cứng, ngoài ra còn cần phải chi phí cho các hoạt động quảng cáo, xúc tiến trong hội chợ như in tờ rơi, tờ gấp, quà tặng... làm chi phí tăng lên nhiều. Chỉ trong một thời gian ngắn tham gia hội chợ, chi phí bỏ ra khoảng trên 10 triệu đồng cho việc xúc tiến thì quả là không dễ dàng. Có nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng như thế có đáng không nếu như sau hội chợ không bán được hàng, không ký kết được hợp đồng thì công toi, lãng phí. Đó là một suy nghĩ sai lầm, bởi vì có thể lúc đó chưa đạt được mục tiêu đề ra nhưng dù gì thì tham gia hội chợ, doanh nghiệp vẫn có ảnh hưởng phần nào đối với các khách hàng, và có thể trong tương lai họ sẽ có thể có những hợp đồng làm ăn lớn thông qua nỗ lực xúc tiến trong hội chợ ngày hôm nay. Đến với hội chợ, các doanh nghiệp không nên chỉ nhằm bán lẻ trong thời gian hội chợ mà phải coi hội chợ là trung tâm giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng. Một số doanh nghiệp Việt Nam còn chưa nhận thức được đầy đủ về mục đích chủ yếu của việc tham gia hội chợ là tìm kiếm cơ hội đầu tư, kinh doanh lâu dài chứ không phải bán càng nhiều hàng càng tốt để bù đắp chi phí tham gia hội chợ. - Nhiều doanh nghiệp trưng bày hàng hoá còn bất hợp lý, hết sức sơ sài, không chú ý đến cái "hồn" hơn nữa trong tuyển chọn nhân viên đứng gian hàng cũng xuề xoà cho qua chuyện. Đây là điều ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh công ty cũng như hiệu quả tham gia hoạt động hội chợ triển lãm. III. Đánh giá về kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Trung t