Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện phương thức thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

ất khẩu của doanh nghiệp biến động không như mong muốn, nhà XK không có khả năng hoàn thành thương vụ do khó khăn trong vấn đề sản xuất hoặc thu mua vật tư hàng hoá, những mất mát hư hỏng trong quá trình lưu kho bảo quản...).v.v... Chương 2 Thực trạng công tác thanh toán theo phương thức L/C tại chi nhánh NHCT Thanh xuân. 2.1. Khái quát về chi nhánh ngân hàng công thương thanh xuân 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHCT Thanh Xuân NHCT Việt Nam là một trong những NHTM Nhà nước lớn trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam, có quan hệ với hơn 600 ngân hàng lớn nhỏ trên toàn thế giới. Vốn hàng năm mà NHCT cung cấp cho nền kinh tế chiếm khoảng 25% tổng vốn của cả nước. Đứng trước những nhu cầu ngày càng tăng của nền kinh tế về sử dụng vốn và các dịch vụ ngân hàng, NHCT Việt Nam đã không ngừng vươn lên khẳng định vị trí của mình và việc mở rộng mạng lưới hoạt động trong cả nước, đa dạng hoá các dịch vụ ngân hàng, nâng cao uy tín, hiệu quả hoạt động của mình, do đó hoạt động luôn có lãi và có sự tăng trưởng mạnh. Năm 1997, NHCT Thanh Xuân được hình thành trên cơ sở nâng cấp phòng giao dịch Thượng Đình, lúc đầu có 52 cán bộ công nhân viên với 4 phòng: phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán - Tài chính, phòng Tiền tệ kho quỹ, phòng Kinh doanh. Đến năm 1998, thành lập thêm 2 tổ: kiểm tra và kinh doanh đối ngoại. Cùng với tốc độ đô thị hoá, một số quận mới trên địa bàn Hà Nội ra đời, để đáp ứng nhu cầu về vốn cho những hoạt động trong quận đó, một số chi nhánh mới của NHCT Việt Nam ra đời. Ngày 20/02/1999 chủ tịch HĐQT NHCT Việt Nam đã ra quyết định số 13/QĐ/HĐQT/NHCT thành lập chi nhánh NHCT Thanh Xuân trực thuộc NHCT Việt Nam, NHCT Thanh Xuân là ngân hàng trẻ nhất của hệ thống NHCT VN và là ngân hàng thủ đô mà sự ra đời phát triển gắn liền với sự ra đời phát triển của một quận mới, quận Thanh Xuân phía Tây Hà Nội. Từ khi có quyết định thành lập chi nhánh NHCT Thanh Xuân, các tổ được nâng lên thành Phòng. Năm 1999, chi nhánh có 95 cán bộ công nhân viên hoạt động ở tất cả các phòng ban, đến nay có 157 người. Do hình thành sau nên chi nhánh NHCT Thanh Xuân không thể tránh khỏi những khó khăn, tuy nhiên không phải vì thế mà làm ẩnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Cho đến nay, chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã khẳng định được vị trí và vai trò của mình không chỉ trong hệ thống NHCT mà còn cả trong nền kinh tế, trở thành một trung gian tài chính đáng tin cậy. 2.1.2.Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng thuộc chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Cơ cấu tổ chức luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ một đơn vị nào, thông qua đó Ban lãnh đạo có thể kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị mình từ đó đưa ra hướng chỉ đạo đúng đắn. Để tạo điều kiện phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình, NHCT – Thanh Xuân đã sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy gọn nhẹ bao gồm: 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và 7 phòng ban nghiệp vụ: phòng Tổ chức hành chính, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán tài chính, phòng Kinh doanh đối ngoại, phòng Tiền tệ kho quỹ, phòng Nguồn vốn, phòng Kiểm tra. Sơ đồ2.1: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHCT Thanh Xuân. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc P. Kế toán tài chính P. Tổ chức hành chính P. Tiền tệ - Kho quỹ P. Qlý tiền gửi (QTK) P. Kinh doanh đối ngoại P. Kiểm tra, kiểm soát P. Kinh doanh P. Tổ chức hành chính a. Phòng Quản lý tiền gửi dân cư (phòng nguồn vốn): Phòng có chức năng huy động vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế. Tính đến thời điểm hiện nay, Phòng đã có 13 Quỹ tiết kiệm, các Quỹ tiết kiệm đều được đặt ở những địa điểm thuận lợi, trong giao dịch chi nhánh đã áp dụng những phương tiện hiện đại tạo thuận lợi cho khách hàng, số lượng khách hàng đến giao dịch tại chi nhánh ngày càng nhiều, số lượng thẻ lưu hàng tăng. Đặc biệt, Quỹ tiết kiệm 31 được coi là một trong những Quỹ tiết kiệm lớn nhất thành phố. b. Phòng Kinh doanh: Phòng có chức năng cho vay cá nhân và các tổ chức kinh tế. Đây là “phòng mũi nhọn” trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, phần lớn lợi nhuận của chi nhánh thu được từ hoạt động cho vay, hình thức cho vay của chi nhánh rất đa dạng: cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn, cho vay khác... Chi nhánh NHCT Thanh Xuân có quan hệ với các công ty lớn như: Licogi, Công ty bánh kẹo Hải Hà, Tổng Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng, Công ty tài chính tàu thuỷ Việt Nam, Công ty địên lực Việt Nam...Các khoản đầu tư cho vay của chi nhánh đã đạt được mục tiêu tăng trưởng của NHCT Việt Nam giao cho. c. Phòng Kinh doanh đối ngoại: Phòng này thực hiện các nghiệp vụ, dịch vụ thanh toán quốc tế và kinh doanh mua bán ngoại tệ như: mở và thanh toán L/C xuất nhập khẩu, chiết khấu hối phiếu và cho vay ứng trước bộ chứng từ...Công tác tư vấn, hướng dẫn khách hàng và thực hiện các phương tiện thanh toán thương mại quốc tế có lợi cho khách hàng và an toàn vốn được chi nhánh đặc biệt quan tâm, tạo điều kiện cho khách hàng đến giao dịch. d. Phòng Kế toán tài chính: Phòng này có chức năng thực hiện các nghiệp vụ về kế toán, thanh toán thông qua quản lý tiền gửi dân cư, tiền vay của các tổ chức kinh tế, thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán bù trừ...luôn đảm bảo an toàn, đây là công tác được Ban Giám đốc rất quan tâm. Với thái độ ân cần, phong cách giao dịch văn minh, lịch sự, chu đáo, thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến mở tài khoản giao dịch. Hoạt động kế toán luôn đảm bảo thanh toán thuận lợi, an toàn, kịp thời, chính xác, khách hàng tin tưởng. Phòng kế toán luôn kết hợp với các phòng ban khác trong khâu quản lý tài sản, theo dõi chặt chẽ các kỳ hạn nợ, tính và thu lãi đúng, đủ và kịp thời, không có lãi treo. e. Phòng Tiền tệ kho quỹ: Phòng có chức năng quản lý tiền tệ, thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền mặt, chứng từ có giá và ngoại tệ, đáp ứng đầy đủ và kịp thời mọi nhu cầu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý kho quỹ, đảm bảo tuyệt đối an toàn kho quỹ. f. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ: Thực hiện việc kiểm tra giám sát tất cả các hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ ngân hàng theo văn bản hiện hành, góp phần đảm bảo kinh doanh hạch toán đúng pháp luật, an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả kinh doanh. g. Phòng Tổ chức hành chính: Phòng này có chức năng quản lý về mặt nhân sự, từ việc sắp xếp bố trí đến việc quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên, tổ chức công tác đào tạo, hoạt động tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí, tổ chức công tác hành chính quản trị, thi đua khen thưởng... 2.1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHCT Thanh Xuân 2.1.3.1. Tình hình sử dụng vốn: Mở rộng quy mô tín dụng là vấn đề mang tính sống còn đem lại lợi nhuận chủ yếu cho các ngân hàng thương mại (NHTM). Thành lập năm 1997 khi nền kinh tế đất nước ta chịu ít nhiều ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng Tài chính tiền tệ trong khu vực. Cơ chế chính sách có nhiều thay đổi, ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp làm thay đổi chính sách tín dụng của các NHTM. Tuy còn non trẻ và lại phải đối mặt với tình trạng cạnh tranh ngày càng gay gắt đang diễn ra giữa các NHTM, nhưng với những biện pháp chủ động, đoán trước thời cơ, linh hoạt trong vận dụng chính sách khách hàng, tích cực vượt qua khó khăn, áp dụng nhiều hình thức cho vay phong phú như: cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, đa dạng hoá các sản phẩm cung cấp cho nền kinh tế với công nghệ hiện đại tiên tiến nên dư Nợ của chi nhánh đều tăng qua các năm được thể hiện: Bảng 2.2: Tình hình sử dụng vốn tại chi nhánh NHCT Thanh Xuân Đơn vị: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 Tổng dư Nợ 373.213 436,155 750,649 1,034,922 Tăng trưởng tuyệt đối 62,942 314,494 284,273 Tốc độ tăng (%) 16.9 72.1 37.9 Nguồn: Phòng Kinh doanh Qua bảng số liệu ta thấy năm 2000 tổng dư Nợ đạt 373.213 triệu đồng, năm 2001 tổng dư Nợ đạt 436.155 triệu đồng, tăng 62.942 triệu đồng so với năm 2000, tốc độ tăng đạt 16,9%, năm 2002 tổng dư Nợ đạt 750.649 triệu đồng, tăng 314.494 triệu đồng so với năm 2001, tốc độ tăng đạt 72,1%, đến năm 2003 tổng dư Nợ là 1.034.922 triệu đồng, tăng 284.273 triệu đồng so với năm 2002, tốc độ tăng là 37,9%. Chỉ trong vòng 3 năm khối lượng tín dụng tăng lên đáng kể: năm 2000 tổng dư Nợ đạt 373.213 triệu đồng đến năm 2003 con số này lên tới 1.034.922 triệu đồng tăng gấp 2,8 lần so với năm 2000. Cùng với việc đa dạng hoá các loại hình dịch vụ cung cấp, chi nhánh đã mở rộng lĩnh vực đầu tư, tăng cường mở rộng quan hệ với các Tổng Công ty 90,91 và các đơn vị thành viên, các doanh nghiệp sản xuất có hiệu quả, có tình hình tài chính lành mạnh để tiếp cận đầu tư vốn như: Công ty giầy Thượng Đình, công ty bánh kẹo Hải Hà...Không những cho vay dự án lớn mà chi nhánh còn cho vay những dự án vừa và nhỏ có tổng vốn đầu tư từ vài trăm đến vài chục tỷ đồng như cho vay Công ty Licogi, Công ty xây dựng số 6... chủ yếu cho vay để mua sắm máy móc thiết bị. Từ khi tách ra thành chi nhánh độc lập, NH đã thực hiện tốt công tác thẩm định dự án, đánh giá khả năng tài chính của khách hàng một cách chặt chẽ nên Nợ quá hạn phát sinh trong những năm qua là thấp, không gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của chi nhánh. Chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã đề ra những chiến lược hoạt động với mục tiêu đặt ra là “phát triển, an toàn và hiệu quả”. Đi liền với mục tiêu tăng trưởng tín dụng, dư Nợ tín dụng ngày càng tăng trưởng liên tục qua các năm, tập trung chủ yếu vào khu vực kinh tế Nhà nước, Nợ quá hạn được chi nhánh tích cực đôn đốc, xử lý thu hồi bằng nhiều biện pháp như: đôn đốc thường xuyên khách hàng có nguồn thu hàng tháng dùng để trả nợ dần, bán tài sản thế chấp để có tiền trả nợ, phối hợp với chính quyền địa phương, các cơ quan đoàn thể giáo dục răn đe con nợ cố tình chây ỳ. Đặc biệt, Nợ quá hạn năm 2002 bằng không (0), việc không có Nợ quá hạn trong năm thực sự đã trở thành niềm mơ ước và kỳ vọng của nhiều đơn vị và tổ chức tín dụng trên phạm vi cả nước. Bởi lĩnh vực kinh doanh trong hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng vốn là một hoạt động đặc thù chứa đựng và tiềm ẩn rủi ro cao, kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao thể hiện rõ nét chỉ tiêu chất lượng tín dụng và Nợ quá hạn bằng không thể hiện chất lượng kinh doanh an toàn và hiệu quả của NHCT Thanh Xuân. 2.1.3.2. Hoạt động kinh doanh ngoại tệ và chi trả kiều hối: Trong những năm gần đây, diễn biến về tỷ giá trên thị trường thế giới diễn ra rất phức tạp. Với mục tiêu kinh doanh ngoại tệ nhằm mục đích đa dạng hoá nghiệp vụ kinh doanh góp phần làm tăng dư Nợ tín dụng, không hoàn toàn lấy lãi kinh doanh ngoại tệ làm tiêu chí mà vì hoạt động chung của chi nhánh. Tuy nhiên, với kinh nghiệm và sự nhanh nhạy của mình, chi nhánh NHCT Thanh Xuân đã thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ mua bán ngoại hối được phép: Giao ngay, kỳ hạn... không những phục vụ nhu cầu khách hàng (thanh toán xuất nhập khẩu...) mà còn đóng góp một phần đáng kể trong tổng lợi nhuận chung. Năm 2002, doanh số mua là 48.244,89 USD, doanh số bán là 52.545,68 USD. Về chi trả kiều hối, hiện nay chi nhánh đã sử dụng các hệ thống thanh toán chuyển tiền quốc tế như: Weston Union..., phục vụ khách hàng trong nước nhận tiền kiều hối ngày một nhanh chóng, an toàn, doanh số ngày một tăng phản ánh chất lượng của dịch vụ. Bảng 2.3: Tình hình chi trả kiều hối tại Chi nhánh NHCT Thanh Xuân Đơn vị: USD Năm Số món Số tiền chi trả 2001 156 513.233,00 2002 278 869.854,00 2003 283 1.033.075,00 Nguồn: Phòng Kinh doanh đối ngoại 2.1.3.3. Công tác tiền tệ kho quỹ: Hoạt động thu chi tiền mặt, ngoại tệ của dân cư và tổ chức kinh tế được chi nhánh đảm bảo kịp thời, không để xảy ra tình trạng tồn đọng để khách hàng phải chờ đợi. Việc kiểm đếm, đóng gói, vận chuyển, bảo quản tiền và giấy tờ có giá, thu chi an toàn tuyệt đối, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về chế độ quản lý chìa khoá, chế độ ra vào kho, các quy định về quản lý kho quỹ, mở và theo dõi sổ sách sạch sẽ, nghiêm túc và tuân thủ triệt để đúng Quyết định số 247 của Thống đốc NHNN Việt Nam quy định về chế độ kho quỹ. Kết quả công tác về thu chi tiền mặt của chi nhánh: năm 2002 tổng thu tiền mặt là 1.698.587 triệu đồng tăng 466.871 triệu đồng so với năm 2001, tốc độ tăng 138%. 2.1.3.4. Công tác kế toán tài chính: Với công nghệ hiện đại, phong cách giao dịch tận tình chu đáo, công tác thanh toán bù trừ điện tử và chuyển tiền phải trả luôn đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và an toàn, tạo lòng tin và thu hút khách hàng đến giao dịch. Năm 2002, số lượng khách hàng mới đến giao dịch và chuyển tiền tăng 356 khách hàng so với năm 2001. Thanh toán không dùng tiền mặt năm 2002 đạt 11.943.470 triệu đồng, tăng 1.286.741 triệu đồng so với năm 2001, tốc độ tăng 112,74% chiếm 81,56% tổng khối lượng thanh toán qua ngân hàng năm 2002. 2.1.3.5. Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Trong điều kiện kinh doanh của chi nhánh có được kết quả ổn định và luôn tăng trưởng vững chắc có đóng góp rất quan trọng của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Đây là mảng công việc chuyên môn bao trùm luôn được chi nhánh quan tâm, hoạt động có kỷ cương, đúng quy chế, đúng thông lệ. Cán bộ kiểm tra, kiểm soát nội bộ luôn thể hiện trách nhiệm là người trong cuộc có tiếng nói riêng nhằm cập nhật trong việc phát hiện những sai sót để kịp thời chỉnh sửa và rút kinh nghiệm cho tất cả các khâu nghiệp vụ liên quan. Một chi nhánh ngân hàng sinh sau trên địa bàn Hà Nội, thị phần nguồn vốn và thị phần dư Nợ tín dụng cũng như dịch vụ kinh doanh của NHCT Thanh Xuân còn khiêm tốn, nhưng đạt được kết quả kinh doanh vững chắc, mặt bằng cân đối an toàn và hiệu quả trong nhiều năm qua ở NHCT Thanh Xuân là một điển hình đáng được ghi nhận. 2.2. thực trạng hoạt động thanh toán theo phương thức thanh toán tín dụng chứng từ tại chi nhánh Nhct thanh xuân. 2.2.1.Quy trình thực hiện thanh toán theo phương thức L/C tại chi nhánh NHCT Thanh Xuân. 2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C: Hồ sơ xin mở L/C của Khách hàng bao gồm: Quyết định thành lập (Đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu) Đăng ký kinh doanh (Đối với doanh nghiệp giao dịch lần đầu) Đăng ký mã số xuất nhập khẩu – nếu có (Doanh nghiệp giao dịch lần đầu) Hợp đồng ngoại thương gốc (Trường hợp ký hợp đồng qua FAX thì đơn vị phải ký và đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng). Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại (nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lý quy định tại quyết định điều hành XNK trong năm của Chính phủ) Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng (trường hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCT VN (nếu mở L/C trả chậm), Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có) Đơn xin mở L/C Bản giải trình mở L/C do phòng tín dụng của Ngân hàng lập được Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lưu lại Ngân hàng bản photo có đóng dấu treo của đơn vị. Riêng các chứng từ sau phải lưu bản gốc: Cam kết thanh toán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn xin mở L/C của khách hàng, bản giải trình mở L/C. Cán bộ thanh toán quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau: Bảo đảm tính pháp lý của các chứng từ mà khách hàng xuất trình. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất nhập khẩu hiện hành của Nhà nước Có đơn xin mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của Ngân hàng, nội dung L/C không chứa đựng rủi ro cho Ngân hàng. Có cơ sở bảo đảm thanh toán L/C phù hợp với quy định hiện hành của NHCT VN (mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toán, hạn mức cho vay và bảo lãnh...) Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn với nhau. Bản giải trình mở L/C (nếu ký quỹ <100% trị giá L/C) phải được Trưởng phòng tín dụng hoặc người được uỷ quyền và Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền phê duyệt chuyển xuống phòng TTQT làm căn cứ mở L/C Sau khi mở L/C, thanh toán viên phải ghi trên hợp đồng gốc số L/C đã mở, trị giá L/C và ngày phát hành L/C, ký tên trên hợp đồng (hợp đồng gốc có thể trả lại cho khách hàng nếu có yêu cầu) Bước 2: Phát hành L/C nhập khẩu: (1) Tạo hồ sơ L/C nhập khẩu: Khi khách hàng hội đủ các điều kiện quy định, Thanh toán viên tiến hành mở hồ sơ L/C nhập khẩu trên máy vi tính trong chương trình IBS. Chương trình sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo các quy định hiện hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCT VN. Trường hợp mở L/C cho doanh nghiệp thuộc diện được hưởng ưu đãi nằm ngoài quy định chung, việc mở L/C phải do cán bộ có thẩm quyền phê duyệt. Thanh toán viên sẽ bỏ qua lệnh kiểm tra hồ sơ mở L/C, máy tính sẽ thông báo L/C này chưa được kiểm tra hồ sơ mở L/C khi Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền tính ký hiệu mật cho L/C đó. Nếu chấp nhận tính ký hiệu mật, máy tính sẽ ghi lại thời điểm tính ký hiệu mật và người tính ký hiệu mật cùng với người phê duyệt mở L/C trong quyền hạn và trách nhiệm của mình sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. (2) Tạo điện L/C Sau khi hoàn tất hồ sơ L/C nhập khẩu, trên cơ sở đơn xin mở L/C, thanh toán viên tiến hành tạo điện L/C trên tập tin MT700. Quá trình nhập dữ liệu, Thanh toán viên phải tuân thủ quy định về cách lập, sử dụng điện MT700 của NHCT VN và lưu ý các vấn đề sau: nếu Khách hàng không chỉ định NH thông báo thì Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền có quyền lựa chọn NH thông báo (nếu không thì để trống trường RECEIVER); Nếu L/C thanh toán bằng vốn vay hoặc ký quỹ < 100% giá trị L/C thì quy định B/L lập theo lệnh của NH; Trường hợp mở L/C xác nhận phải tuân thủ các quy định sau: Chi nhánh phải liên hệ trước với Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền của Hội sở chính để chọn NH xác nhận, trường M49 ghi CONFIRM, trường M41A ghi available with confirming bank by..., trường M71B ghi rõ phí xác nhận do bên nào chịu; Tuỳ từng khách hàng, mặt hàng nhập khẩu, yêu cầu của NH xác nhận, mức ký quỹ và mức phí mở L/C xác nhận có thể cao hơn mở L/C không xác nhận. Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên tập tin MT700, Thanh toán viên kiểm soát đối chiếu giữa L/C với Hợp đồng ngoại thương và Đơn xin mở L/C, kiểm tra bút toán ký quỹ, tài sản thế chấp, thu phí...Nếu khớp đúng thì lưu bức điện trong chương trình, máy tính sẽ tự động chuyển bức điện để kiểm soát, tự động in L/C (2 bản) và Phiếu chuyển khoản, Thanh toán viên ký vào vị trí quy định trên L/C và Phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ Hồ sơ L/C cho Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền kiểm soát. Bước 3: Kiểm soát L/C Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền phải kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ L/C, nếu hội đủ các điều kiện cần thiết thì tiến hành kiểm soát toàn bộ nội dung của L/C để đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hợp đồng ngoại thương, đơn xin mở L/C...nếu có điều khoản nào bất lợi cho Khách hàng và/hoặc cho NH phát hành thì NH khẩn trương thông báo cho khách hàng đề nghị sửa đổi Đơn xin mở L/C làm căn cứ sửa L/C nhằm giảm hoá rủi ro. Bước 4: Sửa đổi L/C: (1) Tạo điện sửa đổi: Sau khi L/C đã được phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, Khách hàng phải gửi Đơn đề nghị sửa đổi L/C gửi NH, Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của Khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi trên mẫu điện MT707, Chi nhánh phải tuân thủ các quy định về cách lập và sử dụng tập tin MT 707 của NHCT VN (2) Kiểm soát: Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm kiểm soát điện sửa đổi, nếu khớp đúng với Đơn đề nghị sửa đổi L/C của Khách hàng và các điều khoản sửa đổi là hợp lý, các bút toán hạch toán đúng, Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền sẽ ký trên điện sửa đổi và Phiếu chuyển khoản. Điện sửa đổi L/C và hồ sơ sửa đổi L/C được chuyển cho Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc uỷ quyền phê duyệt. Sau đó, Hồ sơ sửa đổi L/C được chuyển lại cho Trưởng phòng TTQT tính ký hiệu mật để chuyển bức điện đó về Hội sở chính để chuyển tiếp cho Người hưởng thông qua NH đại lý. Bước 5: Nhận – kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toán/ chấp nhận thanh toán: Sau khi nhận được bộ chứng từ, Thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên Covering letter đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chương trình máy tính. Trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận chứng từ từ Bưu điện, Chi nhánh phại hoàn tất việc kiểm tra chứng từ. Quá thời hạn trên, Chi nhánh mất quyền khiếu nại về chứng từ. Nội dung kiểm tra bao gồm: Số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C, sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C, sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ, sự phù hợp của các chứng từ với UCP 500 của ICC (trường hợp L/C quy định tuân thủ UCP 500 của ICC)...Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện qua 2 cán bộ (kiểm tra kép). Sau khi kiểm tra, Thanh toán viên phải lập Phiếu kiểm tra chứng từ có chữ ký của các cán bộ kiểm tra. Sau đó, toàn bộ hồ sơ L/C kèm theo bộ chứng từ và Phiếu kiểm tra chứng từ được chuyển cho Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền kiểm soát và ký xác nhận đã kiểm tra trên Phiếu kiểm tra chứng từ. Trường hợp chứng từ không có sai sót hoặc có sai sót nhưng người nhập khẩu đã chấp nhận thanh toán (bằng vốn tự có/ nếu bằng vốn vay thì phải có sự chấp nhận của NH bằng văn bản) thì NH tiến hành thanh toán theo quy định (lập điện MT202, gửi liên 1 của Hối phiếu đã chấp nhận thanh toán...) Trường hợp chứng từ có sai sót: Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ thì phải lập tức thông báo ngay cho NH thương lượng đồng thời liên hệ với Khách hàng của mình để chờ chấp nhận thanh toán. Nếu Khách hàng chấp nhận sai sót thì tiến hành như trên, ngược lại, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của NH, Khách hàng phải báo ngay quyết định của mình cho NH. Nếu sau 5 ngày, Khách hàng không có ý kiến thì coi như Khách hàng từ chối chứng từ. Bước 6: Đóng hồ sơ L/C nhập khẩu: Đóng hồ sơ L/C nhập khẩu khi L/C nhập khẩu được huỷ bỏ, đã thanh toán hết hoặc không còn giá trị thanh toán, từ chối thanh toán và bộ chứng từ đã gửi trả lại NH gửi chứng từ. Những L/C không còn hiệu lực sẽ tự động được đóng hồ sơ sau 1 tháng kể từ ngày hết hạn hiệu lực của L/C. Bước 7: Lưu trữ chứng từ: Gồm các chứng từ sau: Hồ sơ mở L/C của Khách hàng, bản gốc của L/C có đầy đủ chữ ký của các cán bộ liên quan, các đơn xin sửa đổi L/C của khách hàng, các bức điện giao dịch có liên quan, bản Copy toàn bộ các chứng từ xuất trình theo L/C kèm hoá đơn Chuyển phát nhanh, Phiếu kiểm tra bộ chứng từ của NH, Bản thông báo sai sót chứng từ của NH và chấp nhận thanh toán của Khách hàng. 2.2.1.2. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu: Bước 1: Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C Chi nhánh được phép nhận, thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng trong các điều kiện sau: Nhận được thông báo L/C đã được xác thực từ Hội sở chính Hoặc nhận được thông báo L/C đã được xác thực từ các Ngân hàng khác có uy tín trong nước. Trước khi thông báo cho Khách hàng L/C và sửa đổi liên quan đến L/C đảm bảo tính xác thực của L/C hoặc sửa đổi L/C như sau: Bản gốc L/C, bản gốc của các sửa đổi liên quan đã được xác thực, bản gốc thông báo L/C, bản gốc thông báo sửa đổi L/C của NH thông báo để xác minh được tính chân thực của L/C và đảm bảo chắc chắn L/C còn giá trị chưa thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền NH phát hành hoặc NH được chỉ định thanh toán. Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Chi nhánh được phép nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ trong phạm vi 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ phải được tiến hành qua 2 Thanh toán viên (kiểm tra kép) và lập Phiếu kiểm tra chứng từ. Thanh toán viên cần tiến hành kiểm tra chứng từ như sau: Xác thực L/C gốc; kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C; kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C; kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ... Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mõi lần khách hàng xuất trình chứng từ, Thanh toán viên phải ghi rõ từng lần xuất trình chứng từ và thanh toán trên bản thông báo đó. Trường hợp chứng từ không có sai sót, Thanh toán viên xử lý như sau: Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền; chuyển toàn bộ chứng từ kèm Covering Letter cho Trưởng phòng TTQT kiểm soát. Trưởng phòng TTQT có trách nhiệm kiểm tra sự khớp đúng giữa hồ sơ mở L/C, Covering Letter với chỉ dẫn hoàn tiền ghi trên L/C của NH phát hành, nếu khớp đúng thì ký trên bức điện. Sau đó, chứng từ được chuyển cho Giám đốc hoặc người được uỷ quyền kiểm soát và ký các chứng từ sau: Ký hậu Hối phiếu, ký trên Covering Letter. Chứng từ hoàn thiện được chuyển lại Trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền tính ký hiệu mật bức điện. Cuối cùng, Thanh toán viên sẽ đóng gói chứng từ kèm Covering Letter và chuyển đến NH nhận qua dịch vụ chuyển phát nhanh (sau khi sao chụp và lưu giữ một bảng kê chứng từ và một bản photo chứng từ tại Chi nhánh). Tên và địa chỉ của NH nhận chứng từ kè