Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim

đồng Vốn lưu động: 13.418 triệu đồng Vốn khác: 1.431 triệu đồng - Giá trị tài sản tính đến ngày 31/12/1991 là: 10.637.690.588 đồng Trong đó : Ngân sách nhà nước cấp: 7.742.911.760 đồng. Vốn huy động khác: 2.894.778.828 đồng. TSCĐ tính bằng hiện vật gồm: 206.000 m2 đất hàng rào là: 10.500m dài. + Gần 100.000 m2( Kho có mái che 12.283m2) + Gần 2.215 m2 nhà xưởng sản xuất - kinh doanh +Gần 4.250 m2 trụ sở làm việc -Giá trị tài sản và vốn tính đến ngày 31/12/2000 Vốn cố định : 13.499 triệu đồng Vốn lưu động: 18.588 triệu đồng Vốn khác : 2.853 triệu đồng 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty MATEXIM: MATEXIM xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật tư, phụ tùng thiết bị, phục vụ cho sản xuất của ngành công nghiệp và các ngành KTQD trong cả nước, làm các nhiệm vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh và sản xuất... 1.2.1. Mặt hàng kinh doanh và xuất nhập khẩu chủ yếu : + Các loại động cơ Diezen, động cơ xăng và động cơ thuỷ. + Các loại máy nông nghiệp và chế biến lương thực + Các loại máy nông ngư cơ... + Thiếc và các loại khoáng sản. + Các sản phảm thủ công mỹ nghệ và mây tre đan 1.2.2. Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính. + Thép Bilét để sản xuất thép + gang thỏi + Các loại thép hợp kim cao cấp, thép dụng cụ, thép chế tạo, thép tấm, thép cuộn và các loại thép chuyên dùng khác. + Các loại kim loại mầu như nhôm, đồng, chì, kẽm... + Fero các loại : Fe - si , Fe - Mn , Fe - Cr... + Các than điện cực và gạch chịu lửa ... + Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng dùng trong công công nghiệp, xây dựng giao thông vận tải, khai thác mỏ và các thiết bị chuyên dùng cho các ngành kinh tế khác . + Các vòng bi , dây cu roa . + Các thiết bị vật tư phụ tùng chiếu sáng . + Cấc thiết bị trang trí nội thất . 1.2.3 Về đại lí bán hàng + Đại lí độc quyền cho tập đoàn SUDMO của CHLB Đức về thiết bị phụ tùng và dây truyền công nghệ sản suất bia, nước giải khát sữa chế biến hoa quả ... +Đại lí bán các loại xe nâng của hãng Logitrans - Đan Mạch . + Đại lý và vận chuyển xe máy cho công ty . 1.2.4 Các dịch vụ khác . + Cho các đối tượng trong và ngoài nước thuê kho tàng bến bãi và làm dịch vụ vận chuyển , bốc xếp hàng hoá nhanh chóng an toàn thuận lợi . Gia công chế biến các sản phẩm từ nhựa , mây tre đan để xuất khẩu ... Trải qua 30 năm phấn đấu MATEXIM đã không ngừng củng cố và phát triển có trên 10 thành viên trực thuộc công ty ở thủ đô Hà Nội và hầu hết các thành phố lớn của 3 miền : Bắc - Trung - Nam và Tây nguyên MATEXIM mong muốn tăng cường hợp tác với tất cả các đối tác trong và ngoài nước để mở rộng mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt đẩy mạnh xuất khẩu các sản phẩm của VEAM sang Châu Âu và Châu á thái bình dương ... * Quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban công ty: - Phòng kinh doanh XNK và phòng kinh doanh thiết bị: Là cơ quan nghiệp vụ giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý và chỉ đạo, kinh doanh khai thác thu mua cung cấp vật tư, thiết bị, hàng hoá, tiêu thụ các sản phẩm của nghành công nghiệp, kinh doanh XNK theo cơ chế quản lý của nhà nước. 1. Căn cứ chỉ tiêu kế hoạch của công ty 2. Tổng hợp chỉ tiêu vật tư - kỹ thuật, hàng hoá XNK 3. Tổ chức quản lý 4. Thực hiện kế hoạch XNK trực tiếp đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh của công ty với nước ngoài 5. Khảo sát thị trường, tham gia hội chợ triển lãm giới thiệu các sản phẩm của ngành công nghiệp 6. Tổng hợp phân tích thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD của công ty, giúp giám đốc công ty chỉ đạo kịp thời 7. Thường xuyên bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ - Phòng tài chính kế toán: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty thống nhất quản lý công tác tài chính, giá cả, kế toán, thống kê của công ty. 1. Lập kế hoạch tài chính đi đôi với kế hoạch kinh doanh SX của công ty 2. Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, nghĩa vụ thu nộp của các đơn vị 3. Tổng hợp về mọi hoạt động tài chính của công ty và phân tích hiệu quả kinh tế trong KDXNK 4. Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác tài chính từ công ty đến cơ sở để nâng cao nhiệm vụ. -Phòng tổ chức lao động: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý cán bộ công nhân viên chức theo chính sách chế độ, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phát triển của công ty. 1. Nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công 2. Quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý trong toàn công ty theo quy định về phân cấp quản lý 3. Làm nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của cấp trên 4. Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch KD dịch vụ sản xuất xây dựng kế hoạch lao động tiền lương cho từng công việc 5. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ - Phòng kỹ thuật - kho và vận tải: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý các mặt công tác: 1. Nắm chắc số, chất lượng thông số kỹ thuật của các loại xe máy, phương tiện vận chuyển bốc xếp trong công ty để có kế hoạch sửa chữa, sử dụng, hướng dẫn... 2. Nghiên cứu quy hoạch xắp xếp kho tàng hàng hoá để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật và phục vụ công tác quản lý được tốt 3. Quản lý chặt chẽ chỉ tiêu đúng mức kinh tế kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu, vật liệu... 4. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh sắp xếp việc sử dụng kho bãi và ngoài ra tận dụng nhà xưởng, kho bãi dư thừa cho thuê 5. Lập kế hoạch xây dựng cơ bản 6.Trực tiếp chỉ đạo một số phương tiện vận tải làm dịch vụ vận chuyển xe máy cho công ty Honda Việt Nam. -Văn phòng công ty: Là cơ quan nghiệp vụ giáp giám đốc công ty : 1. Theo sự chỉ đạo của giám đốc công ty dự kiến chương trình, bố trí lịch công tác, thông báo đôn đốc các phòng ban 2. Quản lý công tác pháp chế, văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, chế độ công tác cơ quan 3. Quản lý thực hiện các chế độ, nội quy làm việc.... 4. Phục vụ công tác lễ tân - Ban kiểm toán nội bộ: Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty kiểm tra các mặt công tác phát hiện những mặt còn yếu kém, sai chế độ có ý kiến đề xuất với giám đốc công ty để chấn chỉnh xử lý kịp thời. - Tổng kho Hà Nội: Là đơn vị trực thuộc thông qua cơ quan công ty: 1. Tổ chức tiếp nhận bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật tư hàng hoá của công ty giao 2. Quản lý tốt kho hàng hoá, đảm bảo an toàn và không bị xuống cấp 3. Tận dụng thời gian nhàn rỗi tổ chức cho cán bộ công nhân viên bốc xếp hàng hoá cho khách hàng( mua, bán, thuê kho bãi)* Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phù hợp của công ty MATEXIM đã xây dựng 10 xí nghiệp riêng lẻ trong cả nước để phối hợp kịp thời những mạng lưới của các thành viên như sau: - Chi nhánh vật tư Miền Nam( Tp HCM) - Chi nhánh vật tư Tây Nguyên( Thành phố Buôn Ma Thuột) - Trạm kinh doanh vật tư thiết bị Đà Nẵng( Thành Phố Hà Nội) - Chi nhánh vật tư Nam( Hà Nội) - Chi nhánh vật tư Hải Phòng(T.p Hải Phòng) - Chi nhánh vật tư Thái Nguyên (Thái Nguyên) - Xí nghiệp vật tư vận tải (Hà Nội) - Xí nghiệp thương Mại dịch vụ (Hà Nội) -Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ (Hà Nội) II.Khảo sát tình hình nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty MATEXIM: 2.1.Tình hình nhập khẩu hàng hoá vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty MATEXIM: Hoạt động kinh doanh năm 2000 của công ty đạt mức tăng trưởng đáng kể so với năm 1999. Đạt được kết quả trên là do công ty đã khai thác và sử dụng tốt các nguồn thông tin về giá cả, thị trường hàng hoá trong nước và nước ngoài liên quan điến các nghành kinh doanh để có quyết định kịp thời chính xác . Về nhập khẩu vật tư và thiết bị năm 2000, công ty vẫn duy trì nhập khẩu các ngành hàng công ty có ưu thế mạnh là kim khí và thiết bị. năm qua công ty đẵ nhập khẩu 2.680 tấn kim khí giá trị kim nghạch 1.402.000 USD, trong đó 1.585 tấn thép chế tạo và thép hợp kim,535 tấn thép tấm và thép lá ....Lượng kim khí nhập khẩu năm 2000 có giảm so với năm 1999 chủ yếu là do mặt hàng phôi thép nhà nướcchỉ cho phép các doanh nghiệp có nhà máy cán thép nhập khẩu năm 2000 đặt giá trị 3.160.000 USD, tương đương 50% kim ngạch nhập khẩu. Các thiết bị nhập khẩu chính bao gồm: - Thiết bị sản xuất xe đạp và máy gia công cơ khí: 1.285.00 USD - Lò điện trung tần: 51 bộ - Ôto tải và xe máy thi công : 754.000 USD - Thiết bị sản xuất quạt điện: 368.000 USD Ngoài ra công ty đã nhập khẩu nhiều loại thiết bị khác như xe nâng hàng, thiết bị mạ điện, máy đúc áp lực... Năm 2000, giá trị kim nghạch nhập khẩu đạt 126% so với kế hoạch được giao là nhờ công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước, đảm bảo cung cấp kịp thời và ổn định về chất lượng, số lượng hàng hoá đồng thời trong việc giao nhận và thanh toán tạo được lòng tin với bạn hàng. 2.2. Kết quả hoạt động vật tư thiết bị tại công ty MATEXIM: 2.2.1. Thị trường nhập khẩu hàng hoá của công ty: Việc tìm kiếm thị trường của công ty là vấn đề rất quan trọng trong kinh doanh nhập khẩu đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Kinh doanh vượt ra khỏi phạm vi biên giới một quốc gia nên việc nghiên cứu thị trường càng trở nên phức tạp. Tuy vậy, công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nghiên cứu thị trường trong thời gian trước đây khi các khối nước XHCN còn tồn tại thì buôn bán ngoại thương của VN với các nước này chiếm đa phần trong tôngr kim nghạch NK, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường kinh doanh của tổng công ty nói chung và công ty nói riêng không chỉ bó hẹp trong khối các nước XHCN như trước mà đã mở rộng ra nhiều nước, nhiều khu vực trên thế giới. Hiện nay, MATEXIM đã tiếp lập và duy trì được mối quan hệ thường xuyên, liên tục với nhiều tập đoàn, hãng và các công ty lớn trên thế giớo thuộc các thị trường chính như: Nhật Bản , Trung quốc, Hồng kông, CHLB Đức, Singapore, Thailan, Hàn quốc, Đan mạch, Malaixia, Nga.... Trong những năm gần đây kể từ khi chính thức bắt đầu, công ty đã kí kết được nhiều hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn: Bảng 2.1: Kim nghạch nhập khẩu qua những hợp đồng nhập khẩu lớn Hợp đồng USD Thép hợp kim cán nóng tiêu chuẩn nhập từ nước Trung quốc ngày 14/5/1999 32.240.000 USD Phụ tùng TBCB Thực phẩm, nhập khẩu từ nước CHLB Đức ngày 20/10/2000 15.320.000 USD Thiết bị sản xuất quạt điện nhập khẩu từ Đài Loan ngày 17/2/2001 22.150.000 USD Thép là cán nguội, nhập khẩu từ Singapore ngày 12/3/2001 17.215.000 USD Thép tấm nhập khẩu từ Hàn Quốc ngày 5/4/2000 13.627.000 USD Thép chế tạo nhập từ Nhật Bản ngày 6/4/2001 27.613.000 USD Kaolighner, nhập khẩu từ Thailand ngày 7/3/2001 10.120.000 USD Xe vận tải nhập từ Nga và Hàn Quốc 5/8/2000 17.327.000 USD ...................... ............... 2.2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hiệu quả hoạt động kinh doanh không chỉ là thước đo trình độ quản lý mà còn là mục tiêu hàng đầu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện ở một số chỉ tiêu chủ yếu như: doanh thu thực hiện, lãi thực hiện, các khoản thuế phải nộp theo luật pháp hiện hành, thu nhập của người lao động và được biểu hiện qua biểu đồ : Bảng 2.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty MATEXIM ( 1997 - Quí I – 2000) Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Quí I – 2000 1. Doanh thu 28.572.530 30.826.000 35.894.700 86.000 2. Tổng nộp NSNN 480.750 802.341 1.038.852 3. Thuế doanh thu 300.510 336.567 558.218 16.574(VAT) 4. Thuế nhập khẩu 130.782 142.520 200.817 12.982 5. Thuế lợi tức 68.120 66.780 84.137 18.580 6. Lãi trước thuế 128.307 141.656 158.633 40.128 7. Lãi sau thuế 81.128 88.966 108.600 30.658 8. Tổng quỹ lương 710.152 772.344 1.098.900 9. Thu nhập bình quân 560 640 1.200 590 *Thuế thu nhập danh nghiệp : Qua biểu ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 1997 - Quý I - 2000 được phản ánh trong những năm đầu, mức lãi suất kinh doanh chưa nhiều nhưng công ty vẫn đảm bảo trang trải mọi khoản thuế và thu nộp ngân sách theo quy định. Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty đạt 560.400 đồng/tháng. Ngoài ra công ty Matexim còn nhập khẩu hàng năm nhiều mặt hàng vật tư và thiết bị cho một số công ty khác như nhập khẩu uỷ thác... Trong số 10 thị trường trên ta thấy các thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore và Trung quốc. Nhưng thị trường Nhật Bản và Hàn Quốc là thị trường chính của công ty và chiếm tỷ trọng lớn, sở dĩ như vậy là một phần do yếu tố công nghệ, thiết bị phụ tùng phù hợp với điều kiện Việt Nam và quan trọng hơn là chính phủ của các nước này dành cho phía Việt Nam những khoản tín dụng ưu đãi. với thị trường trung quốc. Đây không phải là thị trường có những máy móc thiết bị kỹ thuật cao, nhưng do giá cả hàng hoá của thị trường thấp, họ lấy giá là yếu tố “cạnh tranh” quyết liệt nên thị trường này luôn luôn chiếm kim ngạch lớn trong hoạt động của công ty, ngoài ra ở các thị trường khác như Hàn quốc, Singapore tuy kim ngạch nhập khẩu không lớn song cũng là các thị trường nhập khẩu thường xuyên của công ty trong các năm với nhiều hợp đồng song giá trị hợp đồng không lớn. ở một số thị trường khác, tỷ trọng nhập khẩu còn nhỏ nhưng nó đã phản ánh sự tiến bộ của công ty trong việc mở rộng thị trường, nhà cung cấp giúp công ty có thể lựa chọn đối tượng tối ưu với chất lượng và giá cả phải chăng. Bởi vậy tỷ trọng của các thị trường tăng giảm không ổn định. Do đặc điểm kinh doanh của công ty, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, không hoàn toàn cố định vì thế việc nghiên cứu thị trường thường được thực hiện trên những cơ sở yêu cầu của khách hàng tức là nhu cầu là cái có trước và việc nghiên cứu thị trường ( Marketing) chỉ nhằm phục vụ những yêu cầu trên dẫn đến hoạt động của công ty bắt đầu khởi sắc, thị trường được mở rộng, cơ cấu mặt hàng hầu như không bị giảm sút và đặc biệt là thị trường tiêu thụ được mở rộng. Doanh số ngày càng tăng làm cho uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, mức lương bình quân đã nâng lên 1,2trđ/tháng; doanh thu có chiều hướng tăng lên so với năm trước là 125,6%. Công ty làm ăn có lãi, tổng số trích nộp ngân sách ngày càng cao, đời sống của người lao động được quan tâm và được cải thiện rất nhiều, công ty đã không ngừng tích luỹ kinh nghiệm, khẳng định vị trí của mình trên thị trường, tạo niềm tin tưởng cho bạn hàng trong nước và ngoài nước. Vì vậy về nguồn tài chính của công ty có chiều hướng tăng, đến nay giá trị tài sản của công tylà: Vốn cố định : 13.499trđ Vốn lưu động: 18.588trđ Tuy nhiên đến quý I năm 2000, hoạt động kinh doanh của công ty có chiều hướng giảm sút ảnh hưởng đến đời sống của người lao động, một trong những nguyên nhân chủ yếu là ảnh hưởng của thuế VAT. III. Thực trạng, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Matexim: 3.1. Nghiên cứu thị trường: Hiện nay hoạt động trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt giữa các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu buộc công ty phải luôn theo sát, định hướng nắm bắt thị trường. Ngoài một số khách hàng quen thuộc, công ty phải năng động tìm kiếm và lôi kéo những khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá về phía mình. Bên cạnh đó công ty huy động khuyến khích sự năng động và mọi mối quan hệ xã hội của cán bộ công nhân viên nhằm tìm kiếm đem lại những khách hàng đầu ra cho công ty. Mục đích đạt được của công ty ở đây đó là họ đã tạo ra được uy tín trên thị trường. những khách hàng nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ biết rằng đây là hoạt động phức tạp. Vì vậy họ phải lựa chọn những công ty có uy tín trên thị trường, có nhiều kinh nghiệm trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu để làm đối tác nhằm loại bỏ những rủi ro không cần thiết và những khách hàng đó đã tự tìm đến công ty khi họ có nhu cầu về bất kỳ một loại máy móc, thiết bị nào đó mà không cần cho việc chào hàng của công ty. Đa số những khách hàng đó là khách hàng cũ, đã nhiều lần làm việc với công ty và họ tin tưởng hoàn toàn vào khả năng uy tín, chẳng hạn như máy động lực và máy nông nghiệp sản xuất. Tuy nhiên trong nghiên cứu thị trường, đôi khi công ty còn có những cán bộ xuất nhập khẩu làm việc một cách cẩu thả, nghiên cứu thị trường một cách chung chung. Họ thường sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu tuy ít tốn kém nhưng lại mang nhiều nhược điểm, thông tin không cập nhật và độ tin cậy không cao dẫn đến công ty đang ứ đọng một số mặt hàng đã nhập khẩu về tồn kho chưa tiêu thụ đượcbởi vì hàng hoá không phù hợp với thị trường trong nước do đó công ty bị ứ đọng vốn làm cho vốn kinh doanh không kịp quay vòng, đó là một yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty, do vậy công ty cần tập trung vào việc nghiên cứu thị trường quan sát một cách thực tế tuy tốn kém nhưng nó mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh xuất nhập khẩu. 3.2. Lựa chọn đối tác để nhập khẩu: Hiện nay việc lựa chọn đối tác nhập khẩu của công ty được lựa chọn theo cách sau: * Gọi thầu cung cấp: a. Hồ sơ mời thầu: + Thông báo mời thầu nhập khẩu hàng hoá + Chỉ dẫn đối với nhà thầu. + Các yêu cầu về hàng hoá, công nghệ, vật tư thiết bị, tính năng kỹ thuật. + Biểu giá + Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. + Bảo lãnh dự thầu + Mẫu thoả thuận hợp đồng + Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. b. Thông báo mời thầu: Chỉ áp dụng trong đấu thầu rộng rãi. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (Báo chí, phương tiện nghe nhìn nhưng tối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ kiên tục. Trường hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rông rãi ở Việt Nam. c. Gửi mời thầu: Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến nhà thầu trong danh sách mời thầu mà công ty xem xét và lựa chọn. d. Sửa đổi nội dung mời thầu: Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong nội dung mời thầu. 3.3. Nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến quyết định lựa chọn: Xác định được nhu cầu thì mới nhập khẩu hoặc nhập khẩu bằng tiền đặt cọc của khách hàng. Họ đã đặt khách hàng vào vị trí trung tâm cho mọi hoạt động của công ty. Việc tìm kiếm nhu cầu hay nhận dược nhu cầu từ phía khách hàng thường theo một số phương thức sau: 3.3.1. Nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của khách hàng trong nước: Trong quá trình hoạt động, các công sẽ phát sinh những nhu cầu về máy móc thiết bị, vật tư... Vì vậy các công ty này sẽ uỷ thác cho Matexim mua những thiết bị trên. 3.3.2. Nhu cầu phát hiện ra do việc nghiên cứu định hướng kế hoạch phát triển: của công ty bạn để có kế hoạch cho việc chào hàng của công ty mình đối với công ty đó. 3.3.3. Nhu cầu do công ty phát hiện ra bằng hệ thống thông tin và đội ngũ công nhân viên: Qua mối quan hệ làm ăn, bạn bè.... công ty sẽ phát hiện ra các bạn hàng của mình đang cần có nhu cầu gì? Có yêu cầu đổi mới như thế nào để từ đó chào hàng nhanh chóng và kịp thời khởi đầu cho sự thoả thuận và phát triển tiếp theo( chọn người cung ứng, kí kết hợp đồng). Từ những nhu cầu, yêu cầu này,Matexim sẽ sử dụng các biện pháp nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu thị trường để lựa chọn nhà cung cấp (trong trường hợp nhà cung cấp không được chỉ sẵn). Đến nay, công ty có quan hệ buôn bán với 2000 hãng công ty lớn nhỏ trên thế giới, điều này đảm bảo cho công ty luôn có thị trường đầu vào trong hoạt động nhập khẩu bất cứ một loại hàng gì có nhu cầu. Nhưng bất cứ thị trường nào cũng có sự biến động nên đòi hỏi công ty phải nghiên cứu kỹ thị trường, nắm bắt sự biến động thị trường của thế giới để có thể tìm kiếm được thị trường nhập khẩu phù hợp với nhu cầu nhập khẩu của mình. Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu sự tác động của nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh, vì thế ngoài nghiên cứu các thị trường trên, Matexim luôn phải nghiên cứu và bám sát các thông tin về tình hình tài chính theo cách thứ nhất thì khi có nhu cầu nhập khẩu một hàng hoá nào đó, công ty sẽ thông báo mời dự thầu cung cấp hàng hoá. Công ty với tư cách là bên gọi thầu thực hiện đấu thầu mở rộng hay đấu thầu hạn chế thông qua việc đấu thầu này, công tysẽ chọn ra được người trúng thầu (là người sẽ cung cấp hàng hoá theo những điều kiện họ đưa ra trong quá trình đấu thầu mà công ty cho là có lợi nhất đối với mình. chảng hạn như đợt nhập khẩu lô hàng thiết bị toàn bộ đồng hồ đo nước mà đơn vị trúng thầu là HôngKông. Họ đã đáp ứng được đầy đủ yêu cầu cho phía công ty, đem lại lợi nhuận cao cho công ty, đó là thiết bị mới 100% giá cả hợp lý , độ bền cao, thời gian bảo hành lâu năm. Theo cách thứ hai công ty thực hiện theo những bước sau: Liên hệ với đại diện thương mại của các nước để in danh sách những nhà cung cấp cần nhập khẩu các thông tin về họ .Trong trường hợp đã xác định được nhà cung cấp rồi thì không phải thực hiện việc xin danh sách nữa mà chỉ việc lập danh sách các nhà cung cấp để phục vụ cho việc xin các bảng chào giá hàng. Ví dụ: Hàng vật tư thép tấm(cái) gía tiền 73 USD. Thép hợp kim(tấn)giá 398 USD. Lập thư hỏi giá và gửi chúng đi chonhững nhà cung cấp đã chọn. Nghiên cứu các bản chào hàng để chọn ra các đối tác nhập khẩu có những điều kiện để hấp dãn nhất trong buôn bán rồi sau đó tiến hành giao dịch, đàm phán. ở đây cái làm được của công ty là luôn tìm dược các bạn hàng có nhu cầu nhập khẩu, lựa chọn một cáhc hợp lý và tìm ra các đối tác có khả năng có giá trị lớn nên thường đem lại lợi nhuận cao cho công ty qua các bản hợp đồng. Tuy nhiên cũng có hạn chế đó là trong công tác liên hệ với dại diện thương mại của các nước còn kém, khả năng giao dịch còn hạn chế cho nên còn có một số hợp đồng không được thực hiện. Ví dụ: Hàng thiết bị nhiệt luyện của Đài Loan. Lò nung nấu kim loại của Đài Loan. 3.4. Lập phương án kinh doanh: Theo quy định của công ty thì mọi hoạt đông nhập khẩu dưới mọi hình thức đều phải lập phương án kinh doanh để các cán bộ có chức năng: phòng kế hoạch tổng hợp, phòng tài chính kế toán xem xét tính toán có nên thực hiện hợp đồng không. Phương án kinh doanh phải được phê duyệt của giám đốc căn cứ vào nhận xét của phòng chức năng trong phương án nhập khẩu phải ghi rõ các vấn đề sau: cụ thể như việc nhập khẩu lô hàng thép Bilet, thép cuộn..... + Đối tác kinh doanh: Bên mua (bên bán), tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân. + Thời gian dự kiến được thực hiện: Bắt đầu và kết thúc + Phương thức địa điểm, thời gian giao nhận. Đây là vấn đề mà 2 bên phải quan tâm sao cho phù hợp với điều kiện giao hàng cũng như nhận hàng. + Hiệu quả: Giá bán, giá vốn, các khoản công ty phải thu( chi phí uỷ thác, thuế khác) các khoản công ty phải chi( phải chi mở L/C, thông báo L/C, chi phí giao nhận vận chuyển, lưu kho, giám định, lương, lãi ngân hàng, thuế VAT....) + Hiệu quả là phương án quan trọng trong qua strình lập phương án kinh doanh, nó quyết định lãi( lỗ) của công ty bởi nếu không xác định rõ giá cả( giá vốn, giá bán), các khoản phải thu, các khoản phải chi thì nó dẫn tới sai lệch trong khâu đầu ra hoặc đầu vào. + Diễn giải điều kiện thanh toán (khách hàng trực tiếp thanh toán hay chuyển qua công ty thanh toán). Hình thức thanh toán L/C, kết quả trong đợt nhập khẩu trên công ty có được mong muốn như dự định phù hợp với các yêu cầu đã đưa ra và có được khoản lợi nhuận không nhỏ. 3.5. Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng: Khi đã có nhu cầu, Matexim sẽ cùng với khách hàng của mình bàn bạc thoả thuận một cách chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị mua (tiêu chuẩn kỹ thuật và các yêu cầu khác như điều khoản giao hàng, thời hạn giao hàng và những điều khoản khác phù hợp cho việc ký kết hợp đồng nội) đồng thời với quá trình trên là việc Matexim liên hệ. 3.6. Thực hiện hợp đồng: Thông thường trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty phải thực hiện các công việc sau: 3.6.1. Mở L/C và các bước tiến hành của công việc mở L/C: ở đây công ty thường cử ra một đội ngũ riêng chuyên phụ trách mở L/C tại các ngân hàng. Cán bộ công ty thường mở thư tín dụng L/C theo các bước. Các giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng mở L/C, đối với L/C trả chậm cần nộp các giấy tờ: Giấy phép nhập khẩu hàng hoá hoặc Quota, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phương án bán hàng và thanh toán, đơn xin mở L/C, đơn xin bảo lãnh cam kết nợ. Đối với L/C trả ngay cần nọp cho hàng nhập khẩu các giấy tờ: giấy phép nhập khẩu hàng hoá , hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn xin mở L/C trả ngay. Nội dung mở L/c cần ghi rõ: loại L/C, ngày mở L/C, cam kết trả tiền của ngân hàng khi bên bán xuất trình bộ chứng từ yêu cầu đối với chứng từ thanh toán, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, bao bì đóng gói, mã hiệu, thời hạn nộp chứng từ, chỉ thị ngân hàng thương lượng, tỷ lệ kí quỹ. 3.6.2. Đôn đốc người bán về thông tin ngày hàng sẽ nhập cảng: Khi hợp đồng đã được thực hiện bên nhập khẩu cần phải liên tục đôn đốc bên bán về ngày hàng nhập cảng để họ bố trí xắp xếp hợp lý, kịp thời sao cho đúng với thời hạn quy định đã nêu. Vấn đề này đôi khi cũng gặp khó khăn đối với các nước nhập khẩu ở xa như Mỹ và Pháp. Công việc này cũng không được liên tục và gây ra không ít tốn kém. 3.6.3. Nhận các chứng từ thanh toán từ người bán: Đây là một khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Sau khi đã hoàn tất các thủ tục công ty sẽ nhận các chứng từ thanh toán t