Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng nông sản của Công ty xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm Hà Nội

đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở. Đồng thời tiến hành các hoạt động quản lý, tính toán hiệu quản kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn..v.v... nhằm đảm bảo quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. f. Phòng tổ chức hành chính Tham mưu lên Giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh của Công ty. Giúp Giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng về cán bộ. Giúp Giám đốc thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng, kỷ luật lao động. g. Ban đề án và thanh toán công nợ Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây và hiện tại. Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa phương, trình để giám đốc phê duyệt, đồng thời phối hợp với các phòng ban kinh doanh tổ chức đối chiếu sổ lưu cũ và kế hoạch thị trường đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng. Phối hợp với các phòng ban, cá nhân có liên quan, cung cấp các chứng từ cần thiết, tổng hợp các báo cáo định kỳ về tình hình thu hồi công nợ cho lãnh đạo Công ty và giúp tiến hành thanh toán công nợ đọc tiến hành thuận lợi. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi. h. Các đơn vị chi nhánh của Công ty ( có 5 chi nhánh) là các đơn vị đóng tại địa phương chịu sự quản lý của bộ máy Công ty nói trên. Chi nhánh TP.HCM có chức năng và nhiệm vụ thu mua chế biến hàng nông sản ở khu vực phía Nam. Chi nhánh Vĩnh Hoà có chức năng và nhiệm vụ chính là thu mua chế biến Hạt điều ở các tỉnh Bình Dương, Tây Nguyên phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ trong cả nước. Chi nhánh cảng Hải Phòng có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu. Chi nhánh Kho Cầu Tiên có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu ở khu vực Hà Nội. Chi nhánh Bắc Giang có chức năng và nhiệm vụ thu mua-tạo nguồn nguyên liệu cho nhà máy chế biến dứa Bắc Giang. Tất cả chi nhánh trên đều chỉ tuân theo sự chỉ đạo của giám đốc Công ty, các phòng ban chỉ có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát hoạt động của các chi nhánh xem có đúng với chỉ đạo đó không. ii. khái quát tình hình xuất khẩu của công ty trong thời gian qua 1. Kim ngạch xuất khẩu qua các năm So với các năm về trước thì kim ngạch xuất khẩu của Công ty có phần giảm sút nguyên nhân là do: thứ nhất, có nhiều Công ty kinh doanh mặt hàng này ra đời làm cho thị phần của Công ty có phần giảm sút hơn nhiều so với trước. Thứ hai, do một số bộ phận chuyên doanh trước đây bị tách ra khỏi Công ty, kèm theo đó Công ty bị mất đi thị trường của bộ phần này trong một thời gian. Thứ ba, thị trường chủ yếu của Công ty là các nước Châu á (nhất là các nước Đông Nam á) nên năm 1997 các nước này bị khủng hoảng kinh tế thì kim ngạch xuất khẩu của Công ty bị ảnh hưởng nhiều. Qua bảng 1, ta thấy rằng trong năm 1998 do các nước Châu á bị khủng hoảng tài chính mà đây lại là thị trường chính của Công ty nên năm này công ty không đạt đúng kim ngạch xuất khẩu đề ra (chỉ đạt 45,34% kế hoạch) và giảm sút nhiều so với năm trước đó ( năm 1998 giảm 27,67%), đồng thời tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cũng giảm ( năm 1997 đạt 24,25%, năm 1998 đạt 12,75). Nhưng tổng kim ngạch nhập khẩu của năm này lại tăng do Công ty thực hiện nhiều hợp đồng với giá trị lớn. Bảng 1: Tình hình thực hiện kim ngạch xuất khẩu của Công ty trong 5 năm gần đây. Năm 1999, kinh tế các nước Châu á dần phục hồi ( nhất là các nước Đông Nam á ) làm cho kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng 7,73% so với năm 1998, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cũng tăng 52,78% (chiếm 19,48% kim ngạch xuất nhập khẩu). Tuy nhiên năm này Công ty vẫn không đạt được kế hoạch đặt ra cho hoạt động xuất khẩu ( chỉ đạt 53,28%) do Công ty trong năm này Công ty thực hiện được hợp đồng xuất khẩu nào sang thị trường Trung Quốc là 1 thị trường chính nằm trong kế hoạch xuất khẩu năm của Công ty. Đến năm 2000, một số hàng nông sản xuất khẩu của Công ty trở lên khan hiếm, giá tăng như: Long nhãn tăng 6437,37 USD/ tấn; hoa hồi tăng 3798,73 USD/ tấn; Tiêu đen tăng 944,01 USD/ tấn; Quế tăng 27,96USD/ tấn; cao su tăng 50,55 USD/ tấn; ý dĩ tăng 28,94 USD/ tấn..v.v... và kinh tế các nước châu á ổn định nên khối lượng các đơn đặt hàng từ thị trường này lớn hơn trước làm cho kim ngạch xuất tăng trưởng 212,4% khiến tổng kim ngạch XNK tăng trưởng 34,44%, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu cũng tăng trưởng 132,44%(chiếm 45,28% tổng kim ngạch XNK), đồng thời kim ngạch xuất khẩu cũng vượt 50,12% kế hoạch của Công ty đề ra. Năm 2001, tuy giá một số mặt hàng có phần giảm hơn so với năm 2000 nhưng Công ty vẫn giữ vững được thị trường chính và thực hiện được 1 khối lượng kim ngạch xuất khẩu lớn nhờ thực hiện buôn bán hàng qua biên giới sang Trung Quốc (riêng kim ngạch xuất khẩu buôn bán với Trung Quốc đạt 12.121.191,7 USD chiếm 80,51 kim ngạch xuất khẩu năm 2001) làm cho kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng 64,39%, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu tăng 37,37% ( chiếm 62,2% kim ngạch xuất nhập khẩu), Công ty cũng thực hiện vượt 25,45% kế hoạch đặt ra đối với xuất khẩu chính vì vậy mà tổng kim ngạch XNK cũng tăng trưởng và vượt kế hoạch mặc dù kim ngạch nhập khẩu có giảm. Sang năm 2002 vì Công ty bị ảnh hưởng nhiều bởi công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đi Trung Quốc còn kéo dài chưa dứt điểm dẫn tới kim ngạch xuất khẩu giảm 80,05% ( chỉ đạt 19,95%) so với cùng kỳ, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu giảm 66,62% ( chiếm 20,76% tổng kim ngạch XNK) khiến cho tổng kim ngạch XNK cũng giảm so với cùng kỳ và kế hoạch. Riêng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc chỉ đạt 876.982USD giảm 99,928% so với cùng kỳ năm 2001. 1.2. Mặt hàng xuất khẩu Nhìn chung so với những năm 1990 trở về trước thì cơ cấu mặt hàng xuất khẩu có ít hơn trước và số lượng mặt hàng cũng ít đa dạng phong phú hơn (trung bình 15 mặt hàng xuất khẩu/năm), hàng nông sản chiếm tỷ trọng hơn 80% mặt hàng xuất khẩu. Do có nhiều Công ty trong nước cũng kinh doanh trong lĩnh vực của Công ty ra đời, mặt khác các đơn vị địa phương cũng tự kinh doanh xuất khẩu được. Một số mặt hàng chính trước đây như Rượu, Bia, Đường, Ngô..v.v...cùng với việc tách ra của một số Công ty chuyên doanh mặt hàng này, đến nay không còn là mặt hàng xuất khẩu chính chủ yếu của Công ty nữa mà thay vào đó là các mặt hàng như: nhân điều, Quế, chè, hoa hồi, cao su, ý dĩ, lạc nhân..v.v...( xem bảng 2 các mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty năm 1998-2002). Từ bảng trên ta thấy rằng 1 số mặt hàng như cà phê, hạt tiêu, hàng khô Công ty không giữ vững được thị trường một cách ổn định mà lúc có lúc không. Nhưng bù lại Công ty cũng tìm được một số thị trường mới cho các mặt hàng: bánh đa nem, hoa quả tươi, áo kimônô với kim ngạch thực hiện mỗi năm một cao. Năm 1998, một số mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch xuất khẩu như: Lạc nhân 25,52%; Hoa hồi 14,41%; Cao su 13,27%; Cà phê 6,38%; Chè 9,68%; đồng thời Công ty cũng thực hiện xuất khẩu nhiều mặt hàng nhỏ khác ( hạt đười ươi, đèn cầy, kê, bột sắn, ngô..v.v...) chiếm tỷ trọng khá lớn trong kim ngạch xuất khẩu. Có một số mặt hàng Công ty xuất khẩu với giá bán được cao như: hạt đười ươi 6500USD/ tấn; hạt điều 54240USD/tấn; hoa hồi 1361,11USD/tấn; cà phê 1621USD/ tấn, tuy nhiên những mặt hàng này chiếm số nhỏ trong tổng số các mặt hàng mà Công ty thực hiện xuất khẩu. Năm 1999, Công ty vẫn tiếp tục xuất khẩu được một số mặt hàng chính như: nhân điều, cao su, quế là nhưng mặt hàng tăng cả về giá trị lẫn tỷ trọng trong kim ngạch xuất khẩu. Một số mặt hàng có giá bán giảm, mất thị trường như: Chè, Lạc nhân, hoặc Công ty không thu mua được nguồn hàng trong nước: hoa hồi..v.v... làm cho giá trị kim ngạch thực hiện cũng giảm. Tuy nhiên Công ty cũng xuất khẩu được nhiều mặt hàng nhỏ mà tỷ trọng của tổng số kim ngạch thực hiện các mặt hàng này tăng chiếm tới 36,04%. Năm 2000, các tổng mặt hàng nhỏ ( hàng khác) vẫn chiếm tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu lớn đạt 39,75% với giá trị thực hiện tăng 2583872,33 USD. Một số mặt hàng như: điều, cao su, hoa hồi, hạt tiêu, lạc nhân tuy tăng về giá trị thực hiện nhưng tỷ trọng đạt được trong tổng kim ngạch xuất khẩu lại giảm. Đồng thời Công ty cũng tìm kiếm và khôi phục lại thị trường cho một số mặt hàng như: hoa quả tươi, hàng khô với giá trị thực hiện khá lớn so với các mặt hàng khác trong năm này. Sang năm 2001, Công ty vẫn tiếp tục tìm kiếm khai thác được thị trường cho một số mặt hàng như cà phê, bánh đa nem, áo kimônô, đặc biệt là hàng khô, hoa quả tươi lần lượt với giá trị xuất khẩu chiếm 47,86%; 23,82% kim ngạch xuất khẩu. Các mặt hàng chính có giá trị kim ngạch và tỷ trọng lớn của các năm trước ( điều, cao su, chè, hoa hồi, quế..v.v...) đến năm nay đều giảm. Do giá của các mặt hàng này giảm và tình hình thu mua gặp nhiều khó khăn. Nhưng sang năm 2002, do hoạt động buôn bán qua biên giới sang thị trường Trung Quốc gặp khó khăn nên một số mặt hàng chủ yếu của năm 2001 như hoa quả tươi, hàng khô..v.v...giảm hoặc mất thị trường. Công ty lại tập trung vào khai thác các thị trường cho những hàng chủ yếu của năm 2000 như điều, cao su, chè, hoa hồi, quế, ý dĩ .v.v.. khiến cho các mặt hàng này tăng cả giá trị thực hiện lẫn tỷ trọng chiếm được trong kim ngạch xuất khẩu. Bảng 2: Các mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty năm 1998 - 2002 Bảng 3: Mặt hàng xuất khẩu liên tục sang các nước năm 1998-2002 Đơn vị USD Năm Mặt hàng /nước 1998 1999 2000 2001 2002 Hạt điều: Trung quốc 79.950 -- 405.924 -- 1.096.971,61.096.971,6 166.012,4 166.012,4 708.050,727 708.050,727 Hoa hồi: ấn độ 391.931,5 317.263,5 264.334,25.217.528,25 329.098 123.653 694.028,13.329.309,13 174.173 132.023 Quế: ấn độ 173.682 -- 321.876,4 -- 161.007,19 39.984 108.814,45 63.753,22 144.171,67144.171,67 Chè : Đài Loan Đức 260.688,4 26.563,7 103.654,7 58.296,4 --- 58.296,4 212.069 184.084 27.985 145.853 137.523 8.330 144.563,4 33.000 --- Rượu: Lào -- -- -- -- 69.210 69.210 144.461 144.461 61.250 61.250 Hoa quả tươi: Trung Quốc -- -- -- -- 834.065 834.065 3.541.584 3.541.584 116.012,4 116.012,4 ý dĩ: Nhật 92.400 92.400 299.040 299.040 201.600 201.600 389.550 389.550 384.000 384.000 Nguồn: Báo cáo tổng hợp XNK của Công ty năm 1998 - 2002 Nhìn chung thì trong 5 năm qua, lạc nhân là mặt hàng mà Công ty thực hiện xuất khẩu giảm dần cả về giá trị lẫn tỷ trọng trong xuất khẩu, một số mặt hàng thực hiện xuất khẩu thất thường như hàng khô, hạt tiêu, cà phê..v.v...; Công ty cũng mạnh dạn khai thác các mặt hàng mới như bánh đa nem, hoa quả tươi, áo kimônô. Công ty cũng luôn giữ được sự ổn định trong việc thực hiện xuất khẩu 1 số mặt hàng sang thị trường nước ngoài như nhân điều, ý dĩ, lạc nhân, quế, hoa hồi, chè, cao su tuy rằng có mặt hàng có giảm kim ngạch xuất khẩu do với năm trước đó. Trong 5 năm qua, Công ty đã tạo lập được uy tín với một số bạn hàng nước ngoài đối với một số mặt hàng nên được bạn hàng nước ngoài đạt hàng liên tục mặt hàng nhất định trong 5 năm qua ( xem bảng 3). Qua bảng ta thấy rằng những mặt hàng như : hạt điều (từ năm 2000), ý dĩ, hoa quả tươi, rượu Công ty đều xuất khẩu sang một thị trường duy nhất( Nhật, Trung Quốc, Lào.) Điều này chứng tỏ rằng Công ty đã tạo được uy tín về mặt hàng đó với bạn hàng kiến họ trở thành những bạn hàng truyền thống thường xuyên của Công ty. Đặc biệt là mặt hàng ý dĩ với giá trị và tỷ trọng thực hiện tăng đều qua các năm và chỉ với một bạn hàng duy nhất là Nhật Bản. Một số mặt hàng như chè, quế, hoa hồi Công ty cũng có những bạn hàng thường xuyên ( Đài Loan, Đức, ấn độ) tuy không phải là thị trường duy nhất của mặt hàng đó. 1.3. Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu Qua bảng 4 ta thấy rằng năm 1999 sản lượng xuất khẩu của Công ty có tốc độ tăng trưởng nhanh hơn tốc độ tăng trưởng của kim ngạch xuất khẩu. Điều này nói lên rằng, bình quân giá của các mặt hàng mà Công ty thực hiện xuất khẩu giảm so với năm trước. Nhưng nếu xét riêng từng mặt hàng thì trong năm này vẫn có mặt hàng có tốc độ tăng trưởng của kinh ngạch lớn hơn tốc độ tăng trưởng của sản lượng như: điều, quế, ý dĩ..v.v... Bảng 4: Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu của công ty năm 1999 - 2002 Năm 2000, 2001 nhìn chung thì giá trung bình của các mặt hàng Công ty thực hiện xuất khẩu đều tăng so với các năm trước đó nên 2 năm này Công ty đều đạt được tốc độ tăng trưởng của kim ngạch cao hơn so với sản lượng xuất khẩu. Đặc biệt mặt hàng hoa quả tươi (xuất khẩu qua biên giới Trung Quốc) tuy rằng sản lượng xuất khẩu giảm nhưng kim ngạch lại có tốc độ tăng đột biến đạt 324,62%. Nhưng vẫn có một số mặt hàng giảm giá như: điều ( năm 2000), chè (2000-2001), lạc nhân ( 2000 - 2001), hoa hồi (2001), quế ( 2001)..v.v... Năm 2002 là năm mà Công ty gặp nhiều khó khăn trong thực hiện xuất khẩu, một phần do giá các mặt hàng giảm một phần do Công ty chịu ảnh hưởng của công tác điều tra hoá đơn hoàn thuế của năm 2001 qua bảng 4 ta thấy rằng tốc độ tăng trưởng của sản lượng tăng gấp 1,7 lần tốc độ tăng trưởng của kim ngạch tuy rằng cả 2 đều giảm. Hầu hết các mặt hàng đều giảm giá trừ có 2 mặt hàng vẫn giữ được mức giá tăng là cao su và ý dĩ. 1.4. Thị trường xuất khẩu Thị trường của Công ty kể từ năm 1991 có nhiều thay đổi đáng kể so với các năm trở về trước. Từ năm 1963-1990 thị trường xuất khẩu của Công ty chủ yếu là các nước XHCN theo hình thức nghị định thư, trung bình mỗi năm Công ty thực hiện xuất khẩu sang các nước XHCN chiếm tới 80% tổng kim ngạch xuất khẩu. Nhưng đến năm 1990 khối SEV và Liên Xô tan rã cùng với đó là các hợp đồng theo nghị định thư do nhà nước ký kết không còn nữa kể từ đó đến nay thị trường chính của Công ty là các nước Asean, một số nước Châu á ( Trung Quốc, Nhật, Hồng Kông, Đài Loan, Hàn Quốc, ấn Độ..v.v...) và một số nước Tâu Âu ( Anh, Pháp, Đức, Hà Lan..v.v...). Dưới đây là tình hình xuất khẩu mà Công ty đạt được qua các năm từ 1998-2002: Bảng 5: Thị trường xuất khẩu của Công ty 1998-2002 Qua bảng 5 ta thấy rằng có tới 70% thị trường xuất khẩu của Công ty là các nước thuộc khu vực Châu á, 30% còn lại là các nước thuộc Châu Âu, Mỹ, úc. Xuất khẩu sang các nước Châu á chiếm 90% kim ngạch xuất khẩu, trong đó chủ yếu là các nước Asean ( trung bình 21,38%/ năm), Trung Quốc ( 38,3 %/năm). Qua bảng 5 ta cũng thấy rằng kim ngạch xuất khẩu sang Hồng Kông, Trung Quốc luôn đạt được sự tăng trưởng cao, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu sang các nước này liên tục tăng. Riêng thị trường Trung Quốc năm 1999, 2002 có hiện tượng giảm là do Công ty bị ảnh hưởng bởi công tác kiểm tra hàng xuất khẩu qua biên giới kéo dài. Thị trường Nhật Bản trong 3 năm gần đây cũng có sự tăng liên tục cả về tỷ trọng lẫn giá trị kim ngạch, kể từ năm 2000 có sự giảm sút do Công ty có ít được mặt hàng đáp ứng tiêu chuẩn kiểm tra của thị trường này. Thị trường ấn Độ cũng có sự tăng tỷ trọng liên tục trong 3 năm gần đây mặc dù năm 2002 có tốc độ tăng trưởng về kim ngạch xuất khẩu giảm. Còn các thị trường khác nhìn chung đều có sự tăng giảm thất thường cả về giá trị lẫn tỷ trọng kim ngạch chiếm đạt được. Qua bảng 5 ta cũng thấy rằng kim ngạch xuất khẩu sang các nước công nghiệp phát triển của Công ty chỉ chiếm khoảng 5,7%/năm, kim ngạch xuất khẩu sang các nước này tăng giảm thất thường ( trừ Nhật Bản 3 năm gần đây). 4. Quy trình thực hiện xuất khẩu của Công ty 4.1 Công tác nghiên cứu thị trường Thị trường của Công ty kể từ năm 1991 có nhiều thay đổi đáng kể so với các năm trở về trước. Từ năm 1963-1990 thị trường xuất khẩu của Công ty chủ yếu là các nước XHCN thông qua hợp đồng theo nghị định thư mà nhà nước ký kết nên hầu như trong thời gian này Công ty ít phải thực hiện công tác tìm kiếm thị trường cho hàng xuất khẩu. Do đó công tác tìm kiếm thị trường ít được Công ty quan tâm. Đến năm 1991 khối SEV và Liên Xô tan rã cùng với đó là các hợp đồng theo nghị định thư do nhà nước ký kết không còn nữa từ đó Công ty phải tự mình vận động trong công tác tìm kiếm thị trường xuất khẩu. Những nhân tố trên thay đổi làm cho thị trường xuất khẩu của Công ty cũng có những thay đổi lớn theo đó các nước XHCN không còn là bạn hàng chính của Công ty nữa mà thay vào đó là các nước thuộc khối Asean, 1 số nước Tây Âu ( Anh, Pháp, Hà Lan, Đức..v.v...) và 1 số nước Châu á (Trung Quốc, Nhật, Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc..v.v..). Tuy nhiên từ năm 1991 đến năm 1994, Tổng công ty vẫn áp dụng công tác nghiên cứu thị trường như trên tức là các phòng chỉ chịu trách nhiệm nghiên cứu tìm kiếm thị trường cho mặt hàng mà mình thực hiện xuất khẩu nên việc nghiên cứu thị trường vẫn còn hạn chế. Cho đến năm 1995, Tổng công ty chuyển xuống thành Công ty con, kể từ đó Công ty có những chuyển đổi trong việc tìm kiếm thị trường xuất khẩu. Để khuyến khích các phòng hoạt động tích cực tìm kiếm đầu ra cho hàng xuất khẩu, Công ty không thực hiện chế độ phân công phòng nào có mặt hàng nào thì tìm thị trường cho sản phẩm đó nữa mà thay vào đó là chế độ khoán kim ngạch xuất khẩu (cho tất cả các mặt hàng) cho từng phòng, các phòng có thể thực hiện xuất khẩu tất cả các mặt hàng ( trong giấy phép kinh doanh của Công ty) nếu tìm được thị trường đầu vào và đầu ra. Hoặc bộ phận thị trường của phòng kế hoạch thị trường tìm được thị trường đầu ra cho sản phẩm thì sẽ dựa trên cơ sở xem xét phòng nào có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của hợp đồng sẽ giao cho phòng đó thực hiện. Ngoài ra Công ty cũng có thực hiện chế độ khen thưởng đối với phòng thực hiện vượt kim ngạch mà Công ty giao cho. Chính vì vậy đã tạo ra trong Công ty một môi trường cạnh tranh mạnh mẽ giữa các phòng xuất khẩu với nhau nhưng có sự điều tiết hợp lý của ban lãnh đạo Công ty để có thể đạt và vượt kế hoạch của Công ty đã đề ra. 4.2. Công tác đàm phán và ký kết hợp đồng Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, Công ty cũng đã áp dụng các kiểu đàm phán: đàm phán qua thư tín, qua điện thoại và đàm phán trực tiếp. Nhưng những năm gần đây Công ty áp dụng kết hợp các kiểu đàm phán này với nhau để có thể tạo được hiệu quả cao. Công ty chỉ áp dụng kiểu đàm phán và ký kết hợp đồng qua thư tín và điện thoại với các bạn hàng truyền thống quen mà theo Công ty là đáng tin cậy ở một số nước như: Nhật Bản, Singapore, Trung Quốc, Đức. Còn đối với các bạn hàng khác thì Công ty áp dụng các phương thức đàm phán kết hợp với nhau, ví dụ như: khi giao dịch với ấn Độ thì ban đầu Công ty thực hiện phương thức đàm phán các điều khoản với họ qua thư tín và sau đó hai bên sẽ có một buổi trực tiếp gặp gỡ với nhau để trao đổi đi tới thống nhất quan điểm sau đó ký hợp đồng ( đây là quy định bắt buộc của Công ty đối với các bạn hàng mà Công ty cảm thấy chưa yên tâm ). Tuy nhiên từ khi kết thúc cuộc đàm phán mặc dù cả hai bên đã thoả thuận xong các điều khoản nhưng cán bộ đàm phán của Công ty thường không giám quyết định ký kết hợp đồng ngay mà thường phải xin đối tác cho về suy nghĩ thảo luận, xin ý kiến cấp trên về một số vấn đề mà các cán bộ này cảm thấy nếu ký hợp đồng ngay Công ty sẽ bị hớ. Chính điều này đã làm cho Công ty mất đi một số hợp đồng ngay trước mũi ví dụ như: năm 2001 Công ty để mất đi hợp đồng xuất khẩu hàng thực phẩm sang thị trường Mỹ với giá trị kim ngạch là 342.832,4 USD. 4.3. Phương thức xuất khẩu Những năm trước 1990, Công ty thực hiện xuất khẩu theo nhiều phương thức đó như: buôn bán thông thường, buôn bán đối lưu ( hàng đổi hàng chủ yếu thực hiện với các nước XHCN ), xuất khẩu tại chỗ. Theo thời gian đến nay 1998, Công ty chỉ còn thực hiện phương thức buôn bán thông thường là phương thức xuất khẩu tối ưu nhất. Trong phương thức này, Công ty cũng thực hiện 2 hình thức là: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Theo đó, hình thức xuất khẩu trực tiếp thì Công ty phải là từ đầu tới cuối các công tác phục vụ cho xuất khẩu. Còn xuất khẩu uỷ thác Công ty chỉ phải làm một phần công việc phục vụ cho xuất khẩu mà đối tác uỷ thác yêu cầu và được hưởng 1 khoản tiền nhất định trong số tiền thu được từ hoạt động xuất khẩu. Qua bảng 6 ta thấy rằng: năm 1998 Công ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu từ 2 hình thức tự doanh và uỷ thác đều tăng, trong đó giá trị xuất khẩu hàng tự doanh chiếm tỷ trọng 69,28%. Đến năm 1999, thì kim ngạch hàng tự doanh giảm 10,69%, còn kim ngạch hàng uỷ thác tăng 49,29% tuy vậy kim ngạch hàng tự doanh vẫn chiếm vị trí chủ đạo ( chiếm 57,43% kim ngạch hàng xuất khẩu). Năm 2000, hàng tự doanh vẫn chiếm tỷ trọng lớn 92,23% và có sự tăng trưởng mạnh 401,8% còn hàng uỷ thác giảm mạnh cả về tỷ trọng lẫn tốc độ tăng trưởng. Nhưng đến năm 2001 thì hàng uỷ thác tăng đột biến cả về kim ngạch lẫn tỷ trọng còn hàng tự doanh giảm cả về giá trị thực hiện lẫn tỷ trọng. Đến năm 2002 thì cả 2 đều giảm về giá trị còn hàng tự doanh lại chiếm vị trí chủ đạo. Bảng 6 : Hình thức xuất khẩu của Công ty năm 1998 - 2002 Chỉ tiêu Năm Kim ngạch XK đơn vị:USD Xuất khẩu uỷ thác Xuất khẩu tự doanh Giá trị đơn vị:USD Tăng trưởng (%) Tỷ trọng(%) Giá trị đơnvị:USD Tăng trưởng (%) Tỷ trọng(%) 1998 2.720.316 835.681,08 30,02 30,72 1.884.665 20,4 69,28 1999 2.930.579 1.247.547,48 49,29 42,57 1.683.166 -10,69 57,43 2000 9.157.368 711.527 -42,97 7,77 8.446.094 401,8 92,23 2001 15.054.705 12.144.630,52 1606,84 80,67 2.909.964 -65,55 19,33 2002 3.003.884 1.288.966,62 -89,39 42,91 1.714.824 -41,07 57,09 Nguồn: Báo cáo tổng hợp XNK của Công ty năm 1998 - 2002 Nhìn chung trong 5 năm qua thì không có hình thức xuất khẩu tự doanh luôn giữ được vị trí chủ đạo trong phương thức xuất khẩu, tuy nhiên sự chênh lệch giữa hai hình thức này là không được lớn cho lắm. Điều này Công ty cần phải xem xét và điều chỉnh lại để có 1 chiến lược kinh doanh ổn định phù hợp không phải thay đổi qua các năm vì phải chạy theo hình thức xuất khẩu ( phụ thuộc nhiều vào xuất khẩu uỷ thác). 4.4. Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu Đây là công tác quyết định lớn đến tình hình xuất khẩu từ chất lượng, số lượng hàng, chi phí, giá hàng xuất khẩu đòi Công ty phải có chiến lược lâu dài. Công tác này được Công ty Từ những năm 1990 trở về trước, Công ty gần như hoạt động độc quyền trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của mình vì vậy mà công tác thu mua nguồn hàng hết sức thuận lợi hầu như không có đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này. Nhưng kể từ năm 1991 cùng với việc phát triển mạnh mẽ của kinh tế thị trường Công ty không còn độc quyền trong lĩnh vực kinh doanh này nữa mà phải cạnh tranh với các Công ty khác cũng hoạt động trong lĩnh vực này để có nguồn hàng phục vụ xuất khẩu. Để thuận lợi cho hoạt động thu mua gom hàng xuất khẩu Công ty đã tổ chức thành lập 1 số chi nhánh như chi nhánh TP.HCM, chi nhánh Hải Phòng, kho Cầu Tiên làm nhiệm vụ thu mua trực tiếp các nguồn hàng sau đó xuất khẩu ra thị trường nước ngoài. Còn các chi nhánh nhà máy sản xuất Bắc Giang, xí nghiệp Vĩnh Hoà có nhiệm vụ thu mua hàng nông sản ở các khu vực gần địa bàn để sản xuất chế biến và xuất khẩu theo thị trường tìm được (chủ yếu do Công ty tìm). Ngoài ra các nhà máy này còn phối hợp với các Bộ, Tỉnh nơi nhà máy đóng đầu tư nguồn nguyên liệu phù hợp với dây chuyền sản xuất của nhà máy. Tuy được bố trí như vậy nhưng hoạt động thu mua hàng nông sản xuất khẩu của Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn cần phải khắc phục. Do sự ra đời của nhiều Công ty chuyên doanh ( Tổng công ty chè, Tổng công ty cà phê, Tổng công ty rau quả..v.v...) và nhiều Công ty tư nhân nên Công ty phải cạnh tranh mua hàng rất gay gắt. Mặt khác, tuy có các chi nhánh thực hiện thu mua ở 3 miền trên cả nước nhưng do vùng nguyên liệu được trải dài theo chiều dọc của đất nước và không theo một qui hoạch nhất định nên các chi nhánh có vị trí vẫn còn cách xa vùng nguyên liệu, không có mối liên hệ quan tâm thường xuyên tới vùng nguyên liệu (đến thời gian thu hoạch thì cử cán bộ đến thu mua hoặc ký hợp đồng bao tiêu từ trước rồi bỏ mặc cho người nông dân tự làm..v.v...) nên các hợp đồng dù đã được ký kết hoặc công tác tìm kiếm nguồn hàng được thực hiện rất khó khăn, ít được đảm bảo. 4.5. Công tác quản lý chất lượng, số lượng hàng hoá Trong vòng 5 năm trở lại đây công tác quản lý chất lượng, số lượng hàng hoá của Công ty là tương đối tốt. Tất cả các hợp đồng Công ty thực hiện trong vòng 5 năm gần đây không bị khách hàng khiếu nại về chất lượng, số lượng hàng giao. Nên bước đầu Công ty đã tạo dựng được uy tín nhất định đối với bạn hàng mà Công ty đã từng bị giảm sút trước đây. Đó là những năm trước năm 1997 Công ty thường bị khách hàng khiếu nại về chất lượng hàng và số lượng hàng giao không đúng như trong hợp đồng. Cụ thể như năm 1996 Công ty bị khiếu nại mặt hàng lạc nhân với trị giá lên tới 141.872USD vì chất lượng hàng không đảm bảo và Công ty phải bồi thường 80 - 90% con số này. Cũng từ đây, yêu cầu đặt ra cho chất lượng hàng hoá của Công ty trở lên chặt chẽ, khắt khe hơn đối với các bộ phận, chi nhánh