Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong hoạt động nhập khẩu tại Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng

hau trực tiếp cần chú trọng đến một vài hình thức khác nhau như đàm phán ký kết hợp đồng qua điện thoại, thư tín, Fax, mạng Internet... Phải biết sử dụng nghệ thuật ứng xử trong đàm phán. Biện pháp này rất quan trọng, giúp cho doanh nghiệp giảm được nhiều chi phí, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó phải linh hoạt trong thủ tục hành chính, cập nhật thông tin, cập nhật chính sách quant lý vĩ mô của nhà nước... tạo thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng. 3.3.1.3. Mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu. Việc mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu phải đi đôi với việc mở rộng ngành hàng, phát triển thị trường, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh việc xác định mặt hàngnhập khẩu nào là chủ yếu, truyền thống là thế mạnh của doanh nghiệp là tập trung gia tăng về số lượng cũng như chất lượng và giữ gìn, phát triển thị trường đó. Cần phải tìm kiếm và khai thác nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước về các loại hàng hoá khác. Từ đó doanh nghiệp nghiên cứu khả năng và tìm kiếm nguồn cung cấp các loại hàng hoá đó trên thị trường thế giới trên cơ sở mối quan hệ và khả năng của doanh nghiệp, lập phương án kinh doanh cho từng mặt hàng. Kinh doanh nhập khẩu nhiều loại hàng hoá, vật tư sẽ có cơ sở chiếm lĩnh nhiều đoạn, nhiều khúc thị trường khác nhau. Từ đó nâng cao được doanh số bán hàng của doanh nghiệp. 3.3.1.4. Thúc đẩy hoạt động khuyếch trương bán hàng. Suy cho cùng thì việc doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vật tư có đạt hiệu quả hay không là tuỳ thuộc vào việc hàng hoá, vật tư nhập về có tiêu thụ được hay không. Để tổ chức tốt khâu bán hàng thì điều qua trọng phải thúc đẩy hoat động khuyếch trương bán hàng, đó là một công cụ quan trọng trong chiến lược Marketing trong mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các chiến lược sau: - Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Làm tốt các hoạt động xúc tiến bán hàng như: Phát không các tài liệu liên quan đến sản phẩm cho khách hàng, bán hàng kèm theo quà thưởng... - Xây dựng tốt mối quan hệ quần chúng nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng như: Tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo quốc tế, tiến hành các hoạt động tài trợ, từ thiện... - Tổ chức dịch vụ sau bán hàng như: Doanh nghiệp cần cung cấp tư liệu kỹ thuật như các bản hướng dẫn sử dụng, sơ đồ cấu tạo và các Catalogue hàng hoá, bảo hành bảo dưỡng... - Các điều kiện ưu đãi trong thanh toán. - Sử dụng các kỹ thuật yểm trợ như: Mở rộng cửa hàng giới thiệu sản phẩm, tham gia vào các hiệp hội kinh doanh, hội chợ triển lãm... 3.3.2. Mở rộng trị trường. Kinh doanh trong cơ chế thị trường, chiếm lĩnh thị trường là yêu cầu quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Các doanh nghiệp bên cạnh việc duy trì và mở rộng thị trường chính hiện có của mình, cần phải luôn luôn mở rộng thị trường kinh doanh, phân khúc thị trường hợp lý nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, có như vậy doanh nghiệp mới đạt hiệu quả kinh doanh cao. Bởi vì, thị trường đóng vai trò hết sức quan trọng cho mỗi doanh nghiệp, thị trường là môi trường kinh tế-xã hội của doanh nghiệp, là tấm gương để các doanh nghiệp nhận biết nhu cầu xã hội và đánh giá kết quả kinh doanh của mình để thông qua đó doanh nghiệp có thể biết được nên kinh doanh cái gì? Thị trường là nơi hình thành các mối quan hệ kinh tế của doanh nghiệp với doanh nghiệp, của doanh nghiệp với toàn bộ nền kinh tế quốc dân... Đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK thì việc mở rộngthị trường có nghĩa là đồng thời mở rộng cả thị trường mua và thị trường bán. 3.3.2.1. Thị trường mua. Việc mở rộng thị trường mua sẽ cho phép doanh nghiệp có nhiều thị trường khác nhau để nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định. Thị trường mua là một thị trường rất quan trọng bởi vì trong đó hoạt động mua có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp: Hoạt động mua ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hoạt động mua ảnh hưởng một cách trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh... Vì vậy, sự đa dạng của thi trường mua sẽ cho phép doanh nghiệp tận dụng việc cạnh tranh trong cung cấp hàng hoá, có cơ hội lựa chon nhà cung cấp; Doanh nghiệp thuận lợi trong việc quyết định nhập khẩu loại hàng hoá, vật tư nào? của ai? mà thoả mãn được các yêu đặt ra như: Chi phí thấp nhất, chất lượng hàng hoá cao, các điều kiện về thuế quan, thủ tục hải quan, vận chuyển và các điều kiện ưu đãi về các dịch vụ khác; Doanh nghiệp cũng thuận lợi trong việc thu hút người mua, nhằm tiêu thụ nhanh chóng, tốc độ quay vòng vốn nhanh và đạt lợi nhuận cao. Để mở rộng thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp cần thông qua các tổ chức thương mại, tổ chức kinh doanh quốc tế, tổ chức tư vấn hoặc tự kiểm tra, nghiên cứu để xác định xem có bao nhiêu nhà cung cấp cùng một loại hàng hoá, vật tư trên cơ sở cân nhắc về chi phí vận chuyển, chất lượng hàng hoá, các điều kiện cơ sở giao hàng, phong tục tập quán kinh doanh của thị trường... Từ đó, doanh nghiệp quyết định nên nhập hàng từ thị trường nào là tối ưu, đồng thời xác định hợp tác làm ăn lâu dài nếu thấy có lợi. 3.3..2.2. Thị trường bán. Việc mở rộng thị trường bán sẽ cho phép doanh nghiệp gia tăng số lương hàng hoá nhập khẩu, mở rộng danh mục hàng hoá nhập khẩu, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, thúc đẩy gia tăng doanh số bán hàng, tăng lợi nhuận, nâng cao uy tín và vị trí của doanh nghiệp. Thị trường bán đóng vai trò chủ yếu vì trong đó hoạt động bán hàng có tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, biểu hiện: chỉ có thông qua hoạt động bán hàng các doanh nghiệp mới có thể thực hiện được mục tiêu của quá trình kinh doanh đề ra, chỉ có bán hàng mới nâng cao trách nhiệm của CBCNV trong doanh nghiệp để từng bước cải thiện đời sông của họ. Bán hàng nhằm tăng thị phần cho doanh nghiệp, mở rộng quy mô và phạm vi thị trường hàng hoá; Tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận; Bán hàng nhằm phục vụ khách hàng, góp phần vào việc thoả mãn nhu cầu tiêu dùng, phát triển kinh tế-xã hội của đất nước, đây chính là một khía cạnh chức năng xã hội của doanh nghiệp và tự khẳng định vị trí của minh như một tế bào của nền kinh tế quốc dân. Để mở rộng thị trường bán, các doanh nghiệp cần tập trung vào một số biện pháp sau: - Để tấn công sang thị trường của đối thủ cạnh tranh các doanh nghiệp cần phải tạo ra ưu thế hơn hẳn cho sản phẩm của mình như: chất lượng, giá cả, các điều kiện mua bán khác, phương thức thanh toán và hoạt động Marketing. - Để mở rộng thị trường bán loại hàng hoá doanh nghiệp đang nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải điều tra, xác định đúng nhu cầu của thị trường về các loại hàng hoá đó một cách linh hoạt như: + Với những hàng hoá , vật tư mà việc tiêu thụ thường được tiến hành theo các đơn đặt hàng thì doanh nghiệp có thể xác định câù bằng cách cộng tất cả các khối lượng hàng hoá đã được ký kết theo các mức giá bán, theo chủng loại và thời điểm tiêu thụ. + Với các doanh nghiệp đã biết được dung lượng thị trường và thị phần tương đối của doanh nghiệp mình thì có thể xác định cầu bằng công thức: Nhu cầu TT về hàng hoá của DN = Dung lượng thị trường * Thị phần DN + Trong trương hợp các doanh nghiệp không xác định được thị phần của doanh nghiệp mình họ có thể xác định cầu hàng hoá bằng cách lấy dung lượng thị trường trừ đi phần thị trường tương đối của các doanh nghiệp trong một ngành. + Đối với những hàng hoá mà đối tượng tiêu dùng đã được chỉ định có thể dựa vào quy mô biên chế và định mức cho phép để xác định nhu cầu thị trường. Sau khi đã xác định được nhu cầ thị trường sẽ xác định các đối tượng mua cầu sau đó sử dụng các chính sách như: Giao tiệp khuyếch trương, ưu đãi trong thanh toán... để lôi kéo khách hàng. - Đối với những hàng hoá trong nước có nhu cầu tiêu dùng nhưng doanh nghiệp chưa có điều kiện nhập hay chưa tham gia thì cần phải nhanh chóng tìm kiếm, khai thác thị trường nhập khẩu hấp dẫn, tìm nhà cung cấp phù hợp, kết hợp với các hoạt động Marketing để tiến hành nhập khẩu và tiêu thụ thử để dần dần thâm nhập thị trường hàng hoá đó. - Đối với những hàng hoá thị trường trong nước có nhu cầu nhưng chưa biết hoặc tiêu thụ ít vì thiếu thông tin về hàng hoá hay không có khả năng thanh toán mà doanh nghiệp có lợi thế về thị trường nhập khẩu thì cần áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt, cung cấp thông tin đầy đủ cho khách hàng có nhu cầu, kết hợp với các biện pháp kích thích tiêu dùng để có chiến lược kinh doanh nhập khẩu hiệu quả. 3.3.3. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp có anh hưởng một cách gián tiếp tơi hiệu quả của hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, gọn nhẹ, làm vịec có hiệu quả, các phong ban và các cán bộ của doanh nghiệp cùng hợp tác chặt chẽ, tận tình trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được nhưngx chi phí không cần thiết, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được nhịp nhàng, công việc kinh doanh được hoàn thành tốt đảm bảo có hiệu quả. Để hoàn thiện bộ máy quản lý cần giải quyết tốt các vấn đề sau: - Nguồn tài nguyên nhân sự: Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ngày nay chịu tác động bởi một môi trường đầy cạnh tranh và thách đố, điều quyết định hơn nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, sự gắn bó của công nhân viên đối với doanh nghiệp - nghĩa là các nhà quản trị phải nhận thức và đề ra chiến lược quản trị tài nguyên nhân sự của mình một cách có hiệu quả. Nguồn nhân lực cần phải thực sự có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt, tâm huyết với công việc và biết tạo bầu không khí văn hoá lành mạnh cho doanh nghiệp. Đối với nhà quản trị phải biết “Dụng nhân như dụng mộc”, tức là phải biết tuyển chọn đúng người có khả năng, bố chí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp và tuyển dụng phải đúng thời điểm cần thiết, tránh lãng phí về lao động cũng như chi phí. Kế hoạch này kết hợp với chính sách tiền lương, động viên và thang thưởng sẽ làm cho năng suất lao động cao, giá thành hạ, tinh thần công nhân viên được nâng cao và là động lực để phát triển công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có các khoá đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho CBCNV để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ, mở rộng kiến thức về kinh tế, thương mại, thị trường, luật pháp... có như thế đội ngũ lao động mới đáp ứng được đòi hỏi của công việc ngày càng khó khăn phức tạp, thủ đoạn nghệ thuật kinh doanh ngày càng tinh vi, cơ chế quản lý cũng như hệ thống pháp luật ngày càng chặt chẽ... nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiêp: Đây là một nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có nhiệm vụ vạch ra phương hướng, nhiệm vụ kinh doanh và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, bộ máy quản lý phải gọn nhẹ, linh hoạt , tránh tình trạng quản lý chồng chéo gây phiền phức cho cấp dưới, làm chậm tiến độ SX-KD, lãng phí thời gian và chi phí. Các bộ phận, phòng ban phải phối hợp chặt chẽ có hiệu quả trong công việc, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành hiệu quả công việc của mình. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ cũng như công việc liên quan với nhau cần phải phối hợp chặt chẽ để tiến độ công việc được tiến hành một cách hiệu quả, chẳng hạn như: Phòng kinh doanh XNK, phòng kinh doanh vật tư, phòng kế toán... Việc phối hợp giữa các phong ban này tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt công việc giao nhận, tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, đảm bảo chi phí, thu hồi vốn nhanh. Nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp nói chung. - Tổ chức bộ máy kinh doanh XNK: Đây là một công việc hết sức quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp. Do tính chất phức tạp của hoạt động nhập khẩu, phải tiến hành qua nhiều khâu, nhiều công đoạn, các công đoạn lại có những đặc điểm riêng từ nghiên cứu thị trường, lạp phương án kinh doanh, ký kết hợp đồng cho đến việc tiêu thụ hàng hoá. Vì vậy, cần phải phân công công việcvà trách nhiệm cho các CBCNV một cách rõ ràng và hợp lý. Mỗi một bộ phận đảm đương những công việc cụ thể và có trách nhiệm, quyền hạn riêng của bộ phận đó. Tiến hành thực hiện công việc thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận đó với nhau. Như vây, điều này sẽ quyết định đến chất lượng nội dung của các hợp đồng như: Giá chào, giá mua, chi phí giao dịch, các thiệt hại do chậm trễ, lưu kho, bến bãi, khiếu nại... Do đó quyết định hiệu quả của từng hợp đồng. Ngoài ra, các CBCNV trong phòng kinh doanh XNK phải nắm vững nghiệp vụ ngoại thương, giao tiếp ứng xử tốt, biết vận dụng nghệ thuật xử thế trong đàm phán ký kết hợp đồng, có đầu óc kinh tế và nhạy cảm với thị trường... 3.3.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn là một đòi hỏi tất yếu trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Nó góp phần làm nâng cao hiệu quả hoạt động SX-KD của doanh nghiệp. Bởi vì vốn là yếu tố đầu vào của quá trình SX-KD, nó quyết định đầu ra và giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh XNK thì thường có đặc điểm là vốn cố định chiếm tỷ trọng nhỏ trong vốn SX-KD, trong đó vốn lưu động quyết định đến hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Cho nên các doanh nghiệp cần cố gắng duy trì một tỷ lệ thấp vốn cố định bằng việc hạn chế mua sắm các tài sản cố định không cần thiết. Đối với vốn lưu động cần phải sử dụng và quản lý tốt. Cần đẩy mạnh tốc độ luân chuyển vốn bằng việc đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ hàng hoá khi nhập khẩu về, ký kết các hợp đồng tiêu thụ, vạch kế hoạch tiêu thụ hàng hoá trước khi nhập về, tránh việc hàng hoá bị ứ đọng. Đồng thời cần phải hoach định cân đối giữa khả năng tiêu thụ và khối lượng hàng nhập để giảm chi phí tồn kho, dự trữ và phải có biện pháp giải quyết thích hợp đối với hàng tồn kho. Để đáp ứng nhu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải chú ý huy động vốn từ các nguồn khác nhau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhà nước thì bên cạnh nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp, các nguồn có thể bổ sung là: Quỹ đầu tư phát triển doanh nghiệp trích từ l[ị nhuận, vốn từ liên doanh liên kết, vay tín dụng... Việc sử dụng vốn vay: Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nhu cầu về vốn lưu động không ổn định trong năm, có tháng nhu cầu vốn cao nhưng cũng có tháng nhu cầu vốn lại thấp, vì vốn lưu động còn tuỳ thuộc vào nhu cầu nhập khẩu hàng hoá, vật tư trong từng thời kỳ. Do đó, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dự kiến nhu cầu vốn lưu động một cách chi tiết để biết rõ nhu cầu về vốn trong từng thời kỳ. Từ đó có kế hoạch vay vốn và xác định kỳ hạn đối với từng loại vốn vay, các doanh nghiệp này cần cố gắng rút ngắn kỳ hạn các khoản vay, để tiện lợi cho việc chuyển đổi vốn và giảm lãi suất phải trả, tránh hiện tượng nhu cầu vốn không cần thiết trong khi vẫn phải trả lãi suất vay vốn. Các doanh nghiệp kinh doanh XNK nhiều khi có được cơ hội kimh doanh tốt nhưng đồng thời đòi hỏi một khối lượng vốn lớn, chẳng hạn như nhận được Quota nhập khẩu, hợp đồng kinh tế hoặc khi thị trường có nhiều biến động về giá cả, khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu với số lượng lớn nhằm mục đích cạnh tranh. Đây là cơ hội hứa hẹn doanh nghiệ thu được lợi nhuận cao trong kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải dự kiến các nguồn vốn có thể huy động trong trường hợp cần thiết, tránh trường hợp phải bỏ lỡ cơ hội kinh doanh vì thiếu vốn. Như vậy, sử dụng hiệu quả nguồn vốn của doanh nghiệp và tối thiểu hoá được lãi suất tiền vay của ngân hàng hay các tổ chức tài chính khác sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị, nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Chương II: Tình hình hoạt động nhập khẩu tại công ty vật tư kỹ thuật ngân hàng. 1. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của công ty. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty vật tư kỹ thuật Ngân hàng. Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số: QĐ 192/QĐ-NH ngày 29/12/1986 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký nhưng tới quý II năm 1987 mới đi vào hoạt động. Biên chế khi mới thành lập gồm 11 người làm việc trên cơ sở phòng vật tư thuộc cục xây dựng cơ bản Ngân hàng Nhà nước. Nguồn vốn kinh doanh, cơ sở vật chất ban đầu rất hạn chế với chức năng duy nhất là cung ứng vật tư phục vụ ngành Ngân hàng. Mặt khác, đơn vị nằm ở vị trí kinh doanh không thuận lợi: là khu vực dân cư thưa thớt xa trung tâm thương mại nội thành. Từ khi thủ tướng chính phủ ban hành NĐ 388/TTG về việc thành lập doanh nghiệp, Công ty được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định đổi tên là Công ty Cung ứng Vật tư kỹ thuật Ngân hàng gọi tắt là Công ty Vật tư Ngân hàng với chức năng chủ yếu là cung ứng các loại vật tư kỹ thuật chuyên dùng cho ngành Ngân hàng như : các loại ấn chỉ quan trọng, các loại ấn chỉ thông thường và các loại máy móc thiết bị phương tiện vận chuyển có tính chất chuyên dùng... Đến tháng 1 năm 1993, phó Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ký quyết định số 04/QĐ-NH1 ngày 20/1/1993 quyết định đổi tên Công ty Cung ứng, Dịch vụ Vật tư kỹ thuật Ngân hàng thành “ Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng”, gọi tắt là Công ty Vật tư Ngân hàng, tên giao dịch quốc tế là Banking Materials Company (BMC), hoạt động với chức năng chủ yếu là nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị kỹ thuật cho ngành Ngân hàng. Quá trình thành lập và phát triển qua các thời kỳ công ty luôn luôn bảo toàn và phát triển toàn diện về mọi mặt. Hiện nay, Công ty được xếp doanh nghiệp hạng II; Công ty đang phấn đấu không ngừng để duy trì thế mạnh sẵn có và phát triển đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ mà ngành Ngân hàng giao cho trong nền kinh tế thị trường. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Công ty. Bộ máy điều hành Công ty là ban Giám đốc Công ty có một vai trò rất lớn, là người chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty. Trên thực tế, Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý rất gọn nhẹ và đơn giản, được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty. Giám đốc Các phó Giám đốc phụ trách phòng Phòng XNK Phòng Kinh Doanh Phòng kế toán Xưởng Sản xuất Phòng Tổ chức - Hành Chính Khu vực Miền Nam Bộ phận ấn chỉ Bộ phận cửa hàng Bộ phận tiếp thị TB-MM Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Kho Lê Thánh Tông 1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Công ty vật tư kỹ thuật Ngân hàng có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là cung ứng và dịch vụ các loại vật tư kỹ thuật cho ngành Ngân hàng và các ấn chỉ nghiệp vụ như : Séc, kỳ phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm và các loại trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của ngành Ngân hàng. Từ năm 1994 trở lại đây để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty đã được ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước giao thêm nhiệm vụ trực tiếp xuất nhập khẩu các loại vật tư máy móc, trang thiết bị phục vụ cho ngành và các tổ chức kinh tế khác. Ngoài ra, Công ty còn được phép tổ chức sản xuất và sửa chữa các thiết bị chuyên dùng và thực hiện các nhiệm vụ khác do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước giao cho. 1.4. Đặc điểm về thị trường và khách hàng của Công ty. 1.4.1. Tình hình khách hàng của Công ty. Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng đã có mối quan hệ với các Ngân hàng chuyên doanh từ khi các Ngân hàng này mới đi vào hoạt động như : Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Ngân hàng Đầu tư phát triển, Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Ngoại thương Việt nam và các Ngân hàng cổ phần... Đây là lực lượng khách hàng chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường, Công ty không chỉ dừng lại ở những mối quan hệ với các bạn hàng trong nội bộ ngành mà từng bước tìm hiểu tiếp cận với khách hàng tiềm năng trên thị trường như : các nhà in, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông, Hàng không Việt nam, các doanh nghiệp hoạt động thương mại có nhu cầu nhập khẩu vật tư, thiết bị chuyên dùng, có nhu cầu XNK uỷ thác hàng hoá. Tình hình về nhà cung cấp Công ty đã tiến hành tìm hiểu và lựa chọn các nhà cung cấp sao cho phù hợp với nhu cầu hàng hoá mà Công ty đặt ra. Nguồn cung cấp hàng hoá, vật tư của Công ty rất phong phú và đa dạng. Đối với các mặt hàng có tính chất quan trọng và có yêu cầu công nghệ kỹ thuật cao như : Máy kiểm tra ngoại tệ, máy tiêu huỷ tiền, máy đếm tiền, xe chuyên dùng chở tiền... Công ty phải trực tiếp nhập khẩu. Hầu hết các mặt hàng trên đều được nhập khẩu từ các nước phát triển như : Nhật bản, Thuỵ sỹ, Đức, Mỹ, singapore... Đối với các mặt hàng mà công nghệ Việt nam có thể sản xuất được như: Két bạc, máy đóng chứng từ... Công ty đã đặt hàng với các nhà cung cấp chuyên ngành ở Việt nam với yêu cầu chất lượng cao. Do được sản xuất ở trong nước nên giá thành các mặt hang rẻ, lại phù hợp với điều kiện của nước ta nên đã được tiêu thụ nhanh góp phần tăng nhanh vòng quay vốn trong doanh nghiệp. 1.5. Đặc điểm về sản phẩm của Công ty Vật tư kỹ thuật Ngân hàng. Là một đơn vị nhập khẩu đầu mối của ngành Ngân hàng và được xem như một đơn vị hậu cần của ngành. Công ty có nhiệm vụ cung cấp các trang thiết bị phục vụ cho ngành Ngân hàng nên sản phẩm của Công ty chủ yếu là những máy móc, thiết bị, công nghệ phục vụ cho ngành Ngân hàng như: xe ôtô chuyên dùng chở tiền, máy rút tiền tự động, máy thanh toán tiền, máy thu đổi ngoại tệ, máy đếm tiền, máy đóng bó tiền, máy phát hiện tiền giả, giấy in tiền... ngoài ra Công ty còn cung cấp các máy móc thiết bị ngành in. Do đặc thù của ngành Ngân hàng nên Công ty phải nhập khẩu các vật tư máy móc thiết bị tiên tiến của ngành ( là những thiết bị này trong nước chưa sản xuất được) từ các nước phát triển như Nhật, Đức, Thuỵ Sỹ, Singapore...Vì vậy tất cả chất lượng các sản phẩm đều đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. 2. tình hình tổ chức hoạt động nhập khẩu tại Công ty vật tư kỹ thuật ngân hàng. Tổ chức giao dịch và ký kết hợp đồng. Sau khi hoàn thành giai đoạn chuẩn bị trước khi giao dịch như: Nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nguồn hàng cung cấp, Công ty thực hiện đàm phán giao dịch với đối tác bằng các hình thức: Đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, thư từ... Với khách hàng của mình, Công ty cử cán bộ kinh doanh XNK trực tiếp đến chào hàng, tiếp thị để tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng về chủng loại, chất lượng, giá cả, cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, bảo hiểm, các điều kiện ưu đãi khác. Công ty có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kỹ thuật về mặt hàng, cung cấp các Catalogue cho khách hàng nghiên cứu. Cán bộ được cử đi giao dịch đàm phán là người nắm vững nghiệp vụ kinh doanh, nắm vững tình hình kinh doanh của ngành hàng, có nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh. Khi đã thống nhất được các quan điểm, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng, có thể là hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, có thể là hợp đồng mua hàng trực tiếp của Công ty khi Công ty nhập hàng về. Với các nhà cung cấp nguồn hàng, Công ty dựa vào hợp đồng uỷ thác nhập khẩu để tiến hành ký hợp đồng ngoại thương với các điều khoản ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. 2.2. Tổ chức thực hiện các hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu: Được thực hiện khi hàng hoá thuộc diện quản lý đặc biệt. Khi đó, Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu của các cơ quan chủ quản như: Ngân hàng, Bộ Văn hoá và Thông tin, Bộ Tài chính. Mua ngoại tệ và làm thủ tục mở L/C: Đối với các hợp đông quy định thanh toán bằng L/C, cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu phải làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt nam, Ngân hàng Ngoại thương, Ngân hàng ANZ...) Làm thủ tục Hải quan để nhận hàng: Khi nhận được thông báo hàng về cảng, phòng nhập khẩu phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Việc khai báo được thực hiện thông qua tờ khai Hải quan, nội dung của tờ khai bao gồm: Tên đơn vị nhập khẩu loại hàng, cảng đến, lệ phí Hải quan, thuế. Đi kèm với tờ khai Hải quan là bộ chứng từ gốc bao gồm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy giới thiệu của Công ty. Việc kê khai phải trung thực chính xác để tránh gặp khó khăn trong việc nhận hàng và có thể bị phạt. Ngoài ra, còn phải làm thủ tục xuất trình hàng hoá và nộp lệ phí lưu kho bến bãi nếu có . Kiểm tra hàng hoá: Để kiểm tra chất lượng hàng hoá Công ty đã phối hợp với Vinacontrol (là đơn vị giám định hàng hoá của nhà nước) kiểm định trước khi nhận hàng. Biên bản này là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu có. Chất lượng hàng hoá phải đúng với hợp đồng đã đã ghi. Thực hiện bàn giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu: Sau khi nhận hàng, Công ty tiến hành bàn giao hàng cho các đối tác hoặc lưu kho chờ tiêu thụ. Biên bản bàn giao được lập với sự chứng kiến và chữ ký của các bên liên quan. Thanh lý hợp đồng: Sau khi đã bàn giao hàng, cán bộ phụ trách phải làm nhiệm vụ thanh lý hợp đồng bằng cách gửi yêu cầu thanh toán đến khách hàng. Việc thanh toán được hoàn tất nếu hàn