Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phương thức chuyển điện tử tại Ngân hàng công thương Tiên Sơn

thúc đẩy kinh tế huyện phát triển, giảm tỷ lệ nghèo và đời sống của nhân dân ngày càng được cải thiện, cùng cả nước tiến lên chủ nghĩa công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. NHCT Tiên Sơn là một NHTM quốc doanh trực thuộc hệ thống NHCT Việt Nam được phép kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng và các dịch vụ ngân hàng. Nằm trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh là một tỉnh mới được tái lập, kinh tế còn nhiều khó khăn, các xí nghiệp quốc doanh ít chủ yếu là các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh nên đây là một môi trường hoạt động chứa đựng rất nhiều rủi ro. Trên địa bàn hẹp nhưng NH có nhiều đối thủ cạnh tranh như: NH nông nghiệp và phát triển nông thôn, NH đầu tư và phát triển, NH Sài Gòn Thương Tín, Bưu Điện, các công ty bảo hiểm... Tuy là có các làng nghề thủ công và công nghiệp phát triển song chỉ là một bộ phận dân cư, còn lại đa số vẫn tham gia sản xuất nông nghiệp là chủ yếu nên trình độ còn nhiều hạn chế. Đó chính là những khó khăn mà NHCT Tiên Sơn gặp phải trong quá trình phát triển và hội nhập. II. Khái quát về hoạt động kinh tế cuả NHCT tiên sơn 2.1. Mô hình tổ chức của chi nhánh NHCT Tiên Sơn là ngân hàng chi nhánh cấp hai trực thuộc NHCT tỉnh Bắc Ninh được thành lập từ tháng 6 năm 1995 từ phòng giao dịch Tiên Sơn cũ với đội ngũ cán bộ 34 người được tổ chức theo mô hình sau: Ban giám đốc phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính Tổ kiểm soát Bộ phận kế toán Bộ phận quỹ Vì là NH chi nhánh cấp II nên NHCT Tiên Sơn chưa có đầy đủ các phòng ban như cơ cấu tổ chức của NHCT cấp tỉnh mà cơ cấu các phòng như sau: * Ban giám đốc: 1 Giám đốc phụ trách chung, 1 phó giám đốc phụ trách kế toán, 1 phó giám đốc phụ trách kinh doanh. * Phòng kinh doanh gồm: 15 cán bộ, trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, với nhiệm vụ cho vay và xây dựng kế hoạch cân đối nguồn và sử dụng vốn. * Phòng kế toán bao gồm: 10 cán bộ, trong đó có 1 trưởng phòng phụ trách và kiểm soát chung, 1 phó phòng sẽ thay thế khi vắng trưởng phòng kiêm trưởng quỹ tiết kiệm. Phòng kế toán thực hiện các dịch vụ NH như: thanh toán, chuyển tiền, đảm bảo cho các tổ chức kinh tế là các doanh nghiệp Nhà nước, Doanh nghiệp ngoài quốc doanh, cá thể, tư nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh... Phòng có nhiệm vụ thực hiện mọi hoạt động có liên quan đến công tác kế toán tài chính tại NH, thanh toán một số nghiệp vụ tính toán đầu vào, đầu ra, cân đối, mở tài khoản cho khách hàng. - Bộ phận kế toán có 4 thanh toán viên: 1 kế toán cho vay, 1 kế toán tiền gửi thanh toán, 1 kế toán thanh toán điện tử, 1 kế toán tiết kiệm ngoại hối. - Bộ phận ngân quỹ: có 1 thủ kho kiêm thủ quỹ và 2 kiểm ngân làm nhiệm vụ liên quan đến việc thu nhận, chi trả, đảm bảo an toàn cho việc vận chuyển tiền mặt, quản lý bảo vệ kho tiền, quản lý hồ sơ tài sản thế chấp, chứng từ có giá trị và phát hiện thu giữ tiền giả với mục đích đảm bảo an toàn tuyệt đối, giữ uy tín cho NH và khách hàng. * Phòng hành chính: Với 5 cán bộ có nhiệm vụ tổ chức công tác hành chính, quản trị và điều hành những công việc mang tính chất hành chính. * Tổ kiểm soát gồm: 2 cán bộ có nhiệm vụ kiểm soát nội bộ hoạt động của NH trong đó có 1 kiểm soát viên được NHCT bổ nhiệm. Tuy mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động giữa các phòng nghiệp vụ luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau để cùng thực hiện mục tiêu của chi nhánh NHCT Tiên Sơn. 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh. Năm 2004 kinh tế huyện Từ Sơn có nhiều khởi sắc, các khu công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp đã dần đi vào hoạt động và có hiệu quả. Các làng nghề truyền thống ngày càng phát triển. Cơ chế tín dụng ngân hàng đã dần được cải tiến phù hợp với tiến trình cải cách, các văn bản chế độ mới ra đời như: NĐ: 85/CP, TT: 07/TT đã đáp ứng và tháo gỡ, tạo điều kiện cho NH và các doanh nghiệp phát triển. Vừa nhìn lại quá trình hoạt động của mình, vừa vững tin vào quá trình phát triển và đi lên. Nhờ đó năm qua NHCT Tiên Sơn đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. 2.2.1. Tình hình huy động vốn Nguồn vốn là cơ sở để hình thành và tổ chức các hoạt động kinh doanh của NH vì tiền tệ chính là đối tượng kinh doanh của NH và ngân hàng thực hiện các dịch vụ ngân hàng để tăng thu nhập cho chính bản thân ngân hàng. Huy động vốn là tập hợp nguồn vốn nhàn rỗi trong xã hội để tiến hành cho vay, đầu tư, thực hiện các nghiệp vụ tài chính khác. Chính vì vậy, nguồn vốn huy động dồi dào sẽ tạo cho ngân hàng mở rộng quy mô tín dụng, từ đó quyết định khả năng cạnh tranh của ngân hàng trên thị trường. bảng 1. Tình hình huy động vốn của NHCT tiên sơn Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch % Tổng nguồn VHĐ (Phân theo loại hình) 37.247 65.191 +27.292 +75 + Tiền gửi DN 17.419 33.328 +15.909 +92,2 + Tiền gửi dân cư 19.828 31.863 +11.383 +75,54 (Nguồn: Báo cáo KQKD ngân hàng CT Tiên Sơn năm 2003, 2004) Tính đến ngày 31/12/2004 tổng nguồn vốn đạt :65.191 triệu đồng tăng :27.292 triệu đồng với tốc độ tăng: 75%. Trong đó: Tiền gửi doanh nghiệp: 33.328 triệu đồng Tiền gửi không kỳ hạn: 122 triệu đồng Tiền gửi có kỳ hạn đạt: 26.817 triệu đồng Giấy tờ có giá trị khác: 1.943 triệu đồng Mặc dù nguồn vốn tăng 75% so với năm 2003 nhưng so với nhu cầu sử dụng vốn thì chưa đáp ứng đủ. Cuối năm NHCT Tiên Sơn còn phải nhận vốn điều hoà của NHCT cấp trên, nguyên nhân của tình trạng trên là: - Do nhu cầu mở rộng và phát triển không ngừng của các làng nghề truyền thống, các cụm công nghiệp nên số vốn dân cư không dồi dào. - Do các khu công nghiệp mới hình thành nên các doanh nghiệp, các tổ chức cá nhân còn đang trong giai đoạn đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhiều hoạt động kinh doanh chưa ổn định, do đó chưa mở tài khoản thanh toán qua NH. - Do NHCT Tiên Sơn mới có 1 quỹ tiết kiệm hoạt động và mạng lưới chân dết chưa có, nên chưa có điều kiện huy động vốn tiền gửi của dân cư một cách tiện ích nhất. 2.2.2. Tình hình cho vay của ngân hàng. Trên cơ sở nguồn vốn huy động được với phương châm “ổn định - an toàn - hiệu quả - phát triển” NHCT Tiên Sơn đã tận dụng nguồn vốn một cách tối đa để đáp ứng các nhu cầu vay vốn ngắn -trung - dài hạn cho các khách hàng trên địa bàn huyện. Để phục vụ tốt khách hàng, NH thường xuyên đổi mới phong cách lề lối làm việc, tôn trọng khách hàng, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên nên đã tạo được một địa chỉ tin cậy và có sức thuyết phục đối với các thành phần kinh tế. Bảng 2. Tình hình sử dụng vốn của NHCT Tiên Sơn Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số tiền % Số tiền % Tổng dư nợ 81.742 100 139.242 100 + Cho vay ngắn hạn 63.121 78,5 123.579 90,82 + Cho vay trung và dài hạn 18.621 21,5 15.663 9,08 Nợ quá hạn 165 0,24 256 0,22 (Nguồn: Báo cáo tổng kết ngân hàng năm 2003, 2004) Kết quả cho vay của chi nhánh trong 2 năm 2003, 2004 được thể hiện như sau: + Tổng dư nợ cho vay năm 2003 là 81.742 triệu đồng trong đó dư nợ ngắn hạn là 63.121 triệu đồng, chiếm tỷ lệ 78,5% tổng dư nợ; dư nợ trung - dài hạn là 18.621 triệu đồng. + Tổng dư nợ cho vay năm 2004 là 139.242 triệu đồng tăng so với năm 2003 là 47.916 triệu, tỷ lệ tăng 70,34%. Dư nợ ngắn hạn là 123.579 triệu đồng, chiếm 90,92 tổng dư nợ, tăng so với năm 2003 là 53.386 triệu; dư nợ trung - dài hạn là 15.663 triệu đồng chiếm tỷ trọng 9,08% tổng dư nợ, giảm so với năm 2003 là 5.469 triệu đồng. Về đầu tư vốn ngắn hạn NHCT Tiên Sơn đầu tư 100% kinh tế ngoài quốc doanh. Trong đó các doanh nghiệp (công ty TNHH, Công ty Cổ phần, HTX) mới chiếm 30% còn lại là đầu tư cho kinh tế hộ. Bên cạnh việc mở rộng quy mô tín dụng NH cũng chú trọng vào vấn đề chất lượng tín dụng. Ngân hàng đã đặt chất lượng công tác tín dụng lên hàng đầu, dần từng bước khắc phục những khó khăn hậu quả về chất lượng tín dụng của những năm trước để lại. Mặt khác tăng cường củng cố chất lượng những khoản đầu tư mới. Và kết quả đạt được là đến 31/12/2004 tỷ lệ nợ quá hạn còn 0,1% trong năm, ngân hàng đã thu nợ tồn đọng được 118/165 tỷ đồng đạt 72% kế hoạch trung ương giao. Nợ đã xử lý rủi ro thu năm 2004 là 180 triệu đồng, dạt 180% chỉ tiêu được NHCT Việt Nam giao. Về xử lý tài sản tồn đọng, năm 2004 chi nhánh đã xử lý được 20 tài sản với tổng giá trị 894,5 triệu đồng. Điểm nổi bật của công tác tín dụng của chi nhánh đó là công tác tín dụng tăng cả về quy mô và chất lượng, điều này đã góp phần mở rộng sản xuất, khôi phục một số ngành nghề truyền thống, tăng thu cho NSNN... Đồng thời tạo cho doanh nghiệp có điều kiện hiện đại hoá công nghệ, nâng cao chất lượng hàng hoá sản phẩm, cạnh tranh và tăng cường xuất khẩu. 2.2.3. Công tác kế toán. Bộ phận kế toán với biênchế 6 người so với năm 2003 không được bổ sung tăng song bộ phận kế toán đã phát huy được hết năng lực vốn có của mình để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong năm 2004, tổng số tiền thanh toán qua ngân hàng dadtj: 1.886 tỷ đồng so với năm 2003 vượt: 23 tỷ, với tỷ lệ tăng 1,25%. Công tác kế toán đã được nâng cao lên một bước và giữ đúng chế độ kế toán đồng thời nhận thức kinh doanh của cán bộ cũng được nâng lên. Vì thế trong năm 2004 số tài khoản thường xuyên giao dịch tại ngân hàng đạt: 1.665 tài khoản, tăng so với năm 2003 là 483 tài khoản. Về thu dịch vụ năm 2004 đạt: 236 triệu, tăng so với năm 2003 là 100 triệu, với tỷ lệ tăng 72%. NHCT Tiên Sơn luôn quan tâm đào tạo độingũ thanh toán viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn thành thạo, hướng dẫn tận tình cho khách hàng những thủ tục giao dịch, có thể quản lý kịp thời chính xác các khoản thanh toán, rút ngắn thanh toán, điều hành vốn kinh doanh nhanh nhạy đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn trong nền kinh tế. 2.2.4. Công tác kho quỹ. Với biên chế chính thức là 3 cán bộ, thường được bổ sung và tăng cường thêm khi có nhu cầu đột xuất phát sinh. Công tác kho quỹ đã có những bước chuyển mình đáng khích lệ. Tổng thu tiền mặt đạt: 625 tỷ đồng tăng 257 tỷ so với năm 2003. Tổng chi tiền mặt đạt: 622 tỷ đồng tăng 254 tỷ so với năm 2003. Trong năm các cán bộ trong tổ ngân quỹ trả lại tiền thừa cho khách hàng là: 123 món với tổng số tiền thừa trả cho khách hàng là: 90.782 triệu đồng. Thu và nộp về NHCT tỉnh với lượng tiền giả là: 13.940 nghìn đồng. Mặc dù khối lượng tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ ngân hàng tương đối lớn song với nỗ lực chung bộ phận ngân quỹ vẫn đảm bảo an toàn cả khâu kiểm đếm và điều chuyển tiền. 2.2.5. Công tác kiểm soát. Công tác kiểm tra kiểm soát được xem là bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động ngân hàng. Trong năm 2003 tổ kiểm soát đã kiểm tra được 100% các khoản vay phát sinh trong năm. Các kiến nghị của tổ kiểm soát đã được giám đốc chỉ đạo các phòng chỉnh sửa một cách triệt để, nghiêm túc. Do vậy kết quả kiểm tra giúp giữ vững được sự an toàn trong kinh doanh của chi nhánh. Qua một năm làm việc với sự nỗ lực cố gắng và nhiệt tình của toàn bộ cán bộ nhân viên trong ngân hàng. Thành quả công tác được thể hiện trên kết quả kinh doanh của ngân hàng như sau: Tổng thu nhập: 10.231.000 nghìn đồng Tổng chi phí: 8.182.613 nghìn đồng Lợi nhuận hạch toán: 2.048.387 nghìn đồng. III. Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại NHCT tiên sơn 3.1. Một số nét về tình hình thanh toán nói chung tại ngân hàng. Cũng như các NHCT quốc doanh khác, chi nhánh NHCT Tiên Sơn đã đổi mới và phát triển gắn liền với sự đổi mới của hệ thống NHCT Việt Nam, đặc biệt là công tác thanh toán. Khi hệ thống ngân hàng mới được tách ra 2 cấp (từ ngày 1/7/1988), NHCT trở thành một trong những CHTM chuyên doanh độc lập, đó là bước ngoặt quan trọng ngành ngân hàng. Trong giai đoạn đầu, bộ máy ngân hàng còn cồng kềnh, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn lạc hậu, chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của nền kinh tế. Thêm vào đó, lại sử dụng kỹ thuật thanh toán thủ công với cơ chế thanh toán còn cứng nhắc nên đã không tránh khỏi những phiền hà trong công tác thanh toán giao dịch. Điều đó làm cho hệ thống thanh toán của ngân hàng hoạt động kém hiệu quả, thời gioan thực hiện thanh toán chậm và luôn bị ách tắc gây lãng phí và là một trong những nguyên nhân góp phần gây trì trệ nền kinh tế. Hệ thống thanh toán ngân hàng thực sự khởi sắc từ khi Thống đốc NHNN ban hành quyết định 101/NH - QĐ về “Thể lệ thanh toán qua ngân hàng” năm 1991 để hoạt động thanh toán ngân hàng phù hợp với chức năng trong thời kỳ đổi mới. Nội dung của nó phù hợp với hình thức và xu hướng phát triển của hệ thống thanh toán theo thông lệ quốc tế. Hoạt động thanh toán của ngân hàng được nâng lên kịp thời với nhịp độ phát triển kinh tế theo cơ chế thị trường và nhanh chóng tiếp cận với các hoạt động của các nước khác trong khu vực. Từ những yêu cầu của sự đổi mới, chi nhánh NHCT Tiên Sơn đã đầu tư vào trang thiết bị và phần mềm máy tính nhằm cải tiến công nghệ trong công tác thanh toán. Hoạt động của chi nhánh đã có nhiều thay đổi từ khi ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, việc chuyển tiền qua mạng máy tính đã làm cho tốc độ luân chuyển vốn được nhanh hơn, nâng cao hiệu suất sử dụng vốn, thu hút ngày càng nhiều khách hàng tham gia thanh toán qua ngân hàng ngày một nhiều hơn, tạo nguồn thu đáng kể cho chi nhánh. Đặc biệt từ 10/1992, hệ thống NHCT áp dụng thanh toán điện tử và áp dụng triển khai công tác thanh toán trong nội bộ qua hệ thống mạng máy vi tính. Đây là một bước nhảy vọt trong hoạt động thanh toán liên hàng, công tác thanh toán đã có sự chuyển biến đáng kể, rút ngắn thời gian thanh toán qua ngân hàng, vốn chu chuyển qua ngân hàng tăng nhanh hơn, phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng ngày càng tốt hơn, hiệu quả hơn. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thanh toán là góp phần nâng cao tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc thanh toán qua ngân hàng không những có tác động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế mà còn tạo ra cơ sở để ngân hàng có thêm nguồn vốn mở rộng cho vay. Bằng việc mở tài khoản, nhận tiền gửi và thanh toán hộ khách hàng, NHCT Tiên Sơn đã áp dụn các chương trình thanh toán thích hợp, để thấy rõ công tác thanh toán của Ngân hàng quãn số liệu bảng 2.3. Thông qua bảng 2.3. ta thấy: Năm 2003 thanh toán bằng TM là: 1.450.730 triệu đồng chiếm 77,86% doanh số thanh toán chung, thanh toán không dùng tiền mặt là: 412.433 triệu chiếm 22,14% doanh số thanh toán chung. Năm 2004 thanh toán bằng TM là: 1.461.271 triệu đồng chiếm 77,45% doanh số thanh toán chung, thanh toán KDTM là: 425.342 chiếm 22,56% doanh số thanh toán chung. Ta có thể thấy thanh toán không dùng tiền mặt ở Ngân hàng có tăng lên song với tốc độ chậm, tỷ lệ tăng không cao và nói chung thanh toán bằng tiền mặt vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Bảng 3. Tình hình thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số món Số tiền % Số món Số tiền % 1. Thanh toán bằng TM 23.188 1.450. 730 77,86 23.336 1.461.271 74,45 2. Thanh toán KDTM 6.568 412.433 22,14 7.375 425.342 22,56 Thanh toán chung 29.756 1.863.163 100 30.711 1.886.613 100 (Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003, 2004) Hiện nay tại NHCT Tiên Sơn trung bình hàng ngày Ngân hàng phải xử lý thanh toán trên 116 món với tổng số tiền trên 7 tỷ đồng, trung bình 26,5 triệu đồng/1món. Thực hiện thanh toán cho nhiều tổ chức kinh doanh và cá nhân trên địa bàn, trong đó phải kể đến các khách hàng lớn như: Kho bạc Nhà nước huyện Từ Sơn, Chi nhánh điện Tiên Sơn, Ngân hàng thương mại Cổ phần nhà Hà Nội. Công ty TNHH Hùng Vương, Công ty TNHH Vạn Lợi, Công tyn TNHH Tùng Dương, Công ty Đại An.... Tổng số tài khoản được mở tại Ngân hàng, tính đến quý I (2005) là: 2.398 tài khoản trong đó: 1. Tài khoản cá nhân: 301 TK. - Tài khoản cán bộ NH: 1 TK. - Tài khoản khách hàng: 300 TK. 2. Tài khoản tiền gửi: 535 TK. 3. Tài khoản tiền vay: 973 TK. 4. Tài khoản khác: 171 TK. Khách hàng đến giao dịch tại Ngân hàng có thể áp dụng các công cụ như Séc (Séc chuyển khoản và séc bảo chi), uỷ nhiệm chi chuyển tiền, giấy nộp tiền. Tuỳ thuộc tính chất giao dịch mà khách hàng có thể lựa chọn hình thức phù hợp. 3.2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền điện tử tại chi nhánh. Trong những năm qua, công tác thanhn toán của NHCT. Tiên Sơn đã có những bước tiến đáng kể nhờ những biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ, trong đó nổi bật là khâu kế toán thanh toán điện tử với quy trình công nghệ xử lý tức thời, rút ngắn thời gian thanh toán cho khách hàng (trước mất từ 1 đến 2 ngày nay chỉ còn là từ 1 đến 3 giờ), đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn của chi nhánh nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Đến nay đã có 2.398 đơn vị, cá nhân mở tài khoản và thanh toán qua Ngân hàng. Doanh số thanh toán KDTM và thanh toán điện tử đều tăng. Có một điểm đáng chú ý là: vì chi nhánh là chi nhánh Ngân hàng cấp 2 nên tại chi nhánh không thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ. Thời gian qua công nghệ ngân hàng đã được đổi mới một cách căn bản, kỹ thuật tin học đã được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực hoạt động c NHCT, trong đó điểm hình là: Hiện đại hoá khâu thanh toán cả trong và ngoài nước, đặc biệt đã tham gia thanh toán với tất cả các quốc gia trên thế giới qua mạng SWIFT. Hiện đạin hoá công tác quản trị và điều hành kinh doanh, quản lý và kiểm soát tín dụng, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế và phòng ngừa rủi ro... Toàn bộ các số liệu và thông tin về hoạt động kinh doanh đều được cập nhật kịpn thời qua hệ thống máy vi tính nối mạng thông suốt toàn hệ thống NHCT. Những thành tựu này là nhân tố góp phần tạo ưu thế của chi nhánh trong việc cạnh tranh với các Ngân hàng thương mại, các tổ chức tài chính... Đặc biệt là đã gây được sự tin tưởng, an tâm đối với khách hàng, đồng thời tạo sự thuận tiện, nhanh chóng trong việc chuyển tiền trên toàn quốc, với mạng lưới thanh toán điện tử rộng khắc cả nước, phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng với khối lượng giao dịch lớn, hết sức thuận tiện và an toàn cho cả khách hàng và Ngân hàng, giúp cho nghiệp vụ thanh toán điện tử thực hiện nhanh chóng và hiệu quả tối đa Tại chi nhánh thực hiện thanh toán được phân làm 2 phạm vi như sau: Bảng.4. Tình hình thanh toán giữa các ngân hàng tại chi nhánh Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Số món Số tiền % Số món Số tiền % 1. TT nội bộ tỉnh .22.954 445.860 23,93 23.336 1.111.781 58,93 2. TT ngoại tỉnh 6.802 1.417.303 76,07 7.375 774.382 41,07 Tổng 29.756 1.863.163 100 30.711 1.886.613 100 (Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003,2004) Trong những năm qua mặc dù là chi nhánh mới, tình hình kinh tế biến động phức tạp nhưng Ngân hàng Công thương Tiên Sơn đã bám sát vào sự chỉ đạo của NHNN, NHCT Việt Nam, NHCT tỉnh Bắc Ninh thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử liên hàng vừa giúp cho chi nhánh giảm bớt số cán bộ trong khâu thanh toán vừa đảm bảo nhanh chóng, chính xác mà lại tránh được những sai sót, nhầm lẫn... 3.2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc. Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào chương trình thanh toán CTĐT, công việc này được thực hiện đúng thời gian quy định (từ 7h30 đến 8h) nhằm đảm bảo cho việc nhận chứng từ điện tử. Nếu trong trường hợp việc khởi động không thể thực hiện được theo quy định gây trở ngại trong việc thanh toán thì báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thời. 3.2.2. Với tư cách là ngân hàng phục vụ người chuyển tiền - Ngân hàng phát lẹnh (NHPL). Mọi khách hàng khi có nhu cầu thanh toán chuyển tiền qua ngân hàng NHCT Tiên Sơn thì họ lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền) vào chi nhánh: - Nếu KH nộp TM để chuyển đi cho người hưởng tại NH khác thì KH lập Giấy nộp tiền. - Nếu KH trích TK tiền gửi hoặc tiền vay tại NHCT để chuyển đi thì lập UNC nộp vào NHCT Tiên Sơn. a) Quy trình luân chuyển chứng từ. * CT là giấy nộp tiền: Khách hàng Kiểm soát trước quỹ KSV TTV chuyển tiền điện tử Quỹ (4) (5) (2) (3) (1) (1) Khách hàng lập Giấy nộp tiền và nộp cho kiểm soát trước quỹ. (2) Kiểm soát trước quỹ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nếu thấy hợp pháp thì sẽ ký lên 2 liên giấy nộp tiền và vào nhật ký quỹ rồi chuyển sang quỹ. (3) Căn cứ vào bảng kê nộp tiền thủ quỹ thu tiền, sau khi thu đủ, thủ quỹ ký, đóng dấu đã thu tiền và trả cho khách hàng liên 2 của giấy nộp tiền, liên 1 chuyển trả bộ phận kiểm soát trước quỹ. (4) KS trước quỹ chuyển CT cho thanh toán viên chuyển tiền điện tử để chuyển hoá thành chứng từ điện tử. (5) Thanh toán viên chuyển các CT cho kiểm soát viên (Trưởng, phó phòng kế toán) để kiểm soát CT gốc, kiểm tra đối chiếu CT gốc với Lệnh thanh toán trên máy tính, nếu đủ điều kiện thanh toán thì sẽ quyết định ghi ký hiệu mật trên máy tính để truyền đi quang mạng thanh toán. Sau đó CT được đem đi lưu trữ theo quy định. * CT là UNC. KH TTV1 Kế toán trưởng (2) (3) (1) (3) (4) KT CTĐT (1) KH lập vào nộp UNC cho TTV giữ TK tiền gửi thanh toán của KH (TTV1). (2) TTV kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của CT, kiểm tra số dư tài khoản của KH, nếu hợp lệ thì ký tên lên 2 liên của UNC và chuyển đến kế toán trưởng. (3) Trưởng phòng kế toán kiểm tra các yếu tố nếu đúng sẽ ký tên, đóng dấu lên CT, sau đó chuyển trả liên 2 cho TTV1 để giao cho KH và liên 1 sẽ giao cho kế toán chuyển tiền điện tử. (4) KTV chuyển tiền điện tử dựa trên CT gốc là liên 1 của UNC để chuyển hoá sang CT điện tử, CT này sẽ được chuyển cho trưởng phòng kế toán để kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ tính ký hiệu mật chuyển tiền đi và ký tên còn chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định. b) Hạch toán. Mỗi món chuyển tiền sau khi được kiểm soát kép thì chứng từ được tự động truyền đi và được tự động hạch toán: - Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK tiền gửi hoặc tiền vay của KH (710A.xxxxx). Có: TK điều chuyển vốn trong kế hoạch băng VNĐ Hoặc: Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị (1011.01.001) Có: TK 5191.01.999 - Đối với chuyển tiền Nợ thì hạch toán ngược lại với chuyển tiền Có. Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng chuyển tiền mà chi nhánh sẽ gửi lệnh thanh toán Có qua mạng thanh toán tới các Ngân hàng. Cụ thể: - KH nhận tại NH đầu tư & Phát triển, NH City Bank thì Chi nhánh chuyển về TTTT. - KH nhận tại NH ngoại thương trên địa bàn TP Hà Nội thì chuyển qua NHCT Chương Dương. - KH nhận tại NHNT trên địa bàn TP Hồ Chí Minh thì chuyển qua Sở giao dịch 2 NHCT Việt Nam. - KH nhận tại các NH khác hệ thống thì chi nhánh chuyển tới NHCT cùng địa bàn với NH đó và nhờ chuyển tới NH người nhận theo các thông tin trên lệnh thanh toán. Trong chuyển tiền điện tử thì mỗi lệnh thanh toán được xem như là một chứng từ điện tử, để thấy rõ được những thông tin trên một chứng từ điện tử ta xét đến mẫu của lệnh thanh toán có mẫu số 1. Một điểm khác biệt giữa chuyển tiền điện tử trước kia so với hiện nay đó là: Các món chuyển tiền sau khi đã được kiểm soát mà đủ điều kiện thì sẽ được truyền đi bất cứ thời gian nào trong ngày chứ không phải chỉ được truyền 2 lần trong một ngày giao dịch (trước 15h 30 hàng ngày). Mẫu số 1 Ngân hàng công thương Việt Nam Chi nhánh NHCT Tiên Sơn Lệnh thanh toán có Ngày giờ lâpj 01/01/2004 14:17 Ngân hàng pháp lệnh: 284.01 NHCT Tiên Sơn Số BT: 0230023 Ngân hàng nhận lệnh: 840.01 NHCT. T. Kiên Giang TK Nợ: 710A.10410 Ngân hàng B: TK Có: 5191.01999 Sở giao dịch: 28401.0001200 Số CT gốc: 12 Hình thức chuyển: Khẩn Loại CT: Uỷ nhiệm chi nhánh Ký hiệu mật: Người phát lệnh: Dương Văn Thi Địa chỉ: Từ Sơn Bắc Ninh Số CM: Ngày cấp: Nơi cấp: Tài khoản: 710A.10410 Tại ngân hàng: NHCT Tiên Sơn Người nhậnn lệnh: Lê Văn Liên Địa chỉ: Số CM: 171.649.337 Ngày cấp: 03/10/1997 Nơi cấp: Thanh Hoá. Tài khoản: 880A.99999 Tại Ngân hàng: NHCT T.Kiên Giang Nội dung TT: CT vào PGĐ NHCT Kiên Lương Số tiền bằng số: 220.000.000,00 Mã tiền tệ: VNĐ Số tiền bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu đồng chẵn. Người phát hành lệnh: NHCT Tiên Sơn Truyền đi lúc: 14:35 Kế toán Kiểm soát Nguyễn Minh Vũ Nguyễn Thị Vân Trên lý thuyết các chứng từ sử dụng trong TTĐT gồm: các loại séc, Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi và các loại khác. Nhưng trong thực tế trong thanh toán CTĐT tại chi nhánh NHCT Tiên Sơn thì hình thức được sử dụng phổ biến nhất là uỷ nhiệm chi (UNC cá nhân, UNC doanh nghiệp). UNC là lệnh của chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình trích tiền trên tài khoản để trả chi người thụ hưởng. Phạm vi thanh toán của hình thức này rất rộng: + Thanh toán cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. + Thanh toán giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống. + Thanh toán giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ. + Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước. Hơn nữa hình thức thanh toán này là một hình thức phổ biến được sử dụng cho chuyển tiền thường và điện trước đây nay tiếp tục được sử dụng nhiều trong CTĐT. Để thấy rõ hơn ta dựa vào số liệu trong bảng 2.6. Bảng 4. Các loại chứng từ thanh toán KDTM được dùng để lập lệnh CTĐT tại NHCT Tiên Sơn. Đơn vị: Triệu đồng Các loại chứng từ Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Số món Số tiền % Số món Số tiền % Séc 0 0 0 0 0 0 0 UNT 0 0 0 0 0 0 0 UNC 4.246 285.802 69,3 4.872 329.315 77,4 43.513 Các loại khác 2.322 126.631 30,7 2.503 9