Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng đấu thầu ở Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh

số lượng và chất lượng các loại nguyên vật liệu, số lượng các máy móc và dụng cụ cầm tay cần thiết,… Phó giám đốc đối ngoại phụ trách các công việc: liên hệ với nhà cung ứng nguyên vật liệu, liên hệ với chủ đầu tư, liên hệ với ngân hàng… Phó giám đốc đối ngoại có trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc về các vấn đề quan hệ với các đối tượng hữu quan bên ngoài để Giám đốc đưa ra các quyết định cuối cùng. Phó giám đốc đối nội có trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc các công việc như: thực hiện các hoạt động công đoàn, thực hiện các vấn đề an toàn lao động và các chế độ đối với người lao động, chế độ lương – thưởng… Những công việc này tuy không ảnh hưởng trực tiếp tới công tác đấu thầu như các công việc do hai Phó giám đốc trên đảm trách nhưng nó tạo nên một khối đoàn kết nội bộ, sự thỏa mãn và cống hiến hết mình của người lao động đối với Công ty. Điều này không chỉ ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của tất cả các hoạt động khác trong Công ty. Ngoài ra, các phòng ban chức năng trong Công ty cũng hoạt động theo chức năng của mình để thực hiện các công việc liên quan tới hoạt động đấu thầu. Trong quá trình hoạt động của mình bộ phận quản trị đã thực hiện tương đối tốt chức năng của mình đối với hoạt động của Công ty nói chung, đối với hoạt động đấu thầu nói riêng, giúp cho hoạt động đấu thầu đạt được những kết quả nhất định. Ví dụ như: việc ban giám đốc ngay từ đầu đã xác định thị trường hoạt động chủ yếu nhất của Công ty là thị trường trong tỉnh Bắc Ninh đã tạo nhiều thuận lợi cho Công ty trong việc tìm kiếm, xác minh thông tin mời thầu được nhanh chóng, đầy đủ và có tính chính xác cao. Vì đây là thị trường chủ yếu nên Công ty đã tích lũy được những kinh nghiệm trong hoạt động đấu thầu và hoạt động thi công. Hay việc Công ty xác định chủ trương để các đội xây lắp tự chủ về vấn đề nguyên vật liệu đã tạo tính linh hoạt cho các đội trong việc mua sắm, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu. Sự tự chủ này đã giúp Công ty đưa ra giá dự thầu hợp lý vì họ có thể giảm chi phí mua sắm, vận chuyển, dự trữ,… Đây là yếu tố vô cùng quan trọng vì nguyên vật liệu là bộ phận lớn tạo thành giá dự thầu. Giá dự thầu có thể là điều kiện tiên quyết để một nhà thầu nộp đơn xin tham gia đấu thầu và để thắng thầu. Tuy nhiên bên cạnh các ưu điểm trên, do Công ty tổ chức bộ máy quản trị theo mô hình trực tuyến – chức năng nên chi phí kinh doanh cho hoạt động ra quyết định quản trị nói chung là lớn. Tức là chi phí kinh doanh cho công tác đấu thầu cũng lớn. Đây là một yếu làm cho giá dự thầu của công ty bị tăng lên, là yếu tố bất lợi cho quá trình tham gia đấu thầu. Ngoài ra, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh mới tiến hành cổ phần hoá vào đầu năm 2005 (03/02/2005) nên bộ máy tổ chức quản trị của Công ty còn chưa hoàn thiện. Điều này cũng gây ra những ảnh hưởng không tốt tới hoạt động đấu thầu. 1.2.2. Đặc điểm về máy móc, trang thiết bị Máy móc thiết bị là một trong các yếu tố không thể thiếu trong việc thi công các công trình xây dựng. Chi phí cho máy móc thiết bị thi công thường chiếm khoảng 15-20% giá thành công trình xây dựng. Với những thiết bị thi công khác nhau thì nhà thầu sẽ đưa ra các chiến lược về giá dự thầu, công nghệ, kỹ thuật, phương pháp thi công khác nhau. Năng lực về máy móc thiết bị sẽ được nhà thầu giới thiệu trong hồ sơ dự thầu để cho chủ đầu tư biết nguồn lực, khả năng huy động máy móc thiết bị của nhà thầu. Máy móc trang thiết bị của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh từ khi thành lập đã luôn được chú ý mua sắm, nâng cấp, bổ sung để theo kịp trình độ chung trên thị trường và để hoạt động xây dựng đạt hiệu quả. Đến nay Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh đã có một hệ thống máy thi công đa dạng về chủng loại để phục vụ các yêu cầu khác nhau của thi công xây dựng. Hệ thống máy này còn tương đối mới, hiện đại (sản xuất vào những năm cuối của thế kỷ 20 và đầu thế kỷ 21) và vẫn đang trong thời kỳ khấu hao. Dưới đây là danh sách một số thiết bị thi công của Công ty: BẢNG 7:MỘT SỐ THIẾT BỊ THI CÔNG CỦA CÔNG TY Loại thiết bị (Nhãn hiệu) Số lượng từng loại Năm sản xuất Nước sản xuất Công suất hoạt động Ô tô KAMAZ 12T 07 1997 LB Nga 12 tấn Máy trộn bê tông 12 2002 Trung Quốc 250 lít Cốp pha thép 1500m2 1998 Trung Quốc Máy đầm bê tông 30 2002 Nhật Bản 1,5KW Máy phát điện 03 1996 Nhật Bản 12KVA Máy bơm nước 25 2002 Hàn Quốc 750W Giàn giáo thép 1500m2 1999 Việt Nam Máy khoan giếng 04 1998 Đức 18KW Máy trộn vữa 10 1997 Việt Nam 100 lít Ô tô IFa 5T 08 1993 LB Đức 75CV Cần cẩu bánh lốp 01 1997 LB Nga Máy cắt thép 10 1999 LB Nga 4,5KW Máy hàn điện 10 1997 Việt Nam 12KVA Máy vận thăng 04 2000 LB Nga 0,5 tấn Máy đầm chân cừu 03 1997 Trung Quốc 12 tấn Lu WATANABE 02 1996 Nhật Bản 12 tấn Máy ủi 1002 T.Quốc 03 1998 Trung Quốc 100 CV Máy đào HITACHI 10 1994-1998 Nhật Bản 100CV Ngoài ra còn đầy đủ các dụng cụ cầm tay Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của công ty CP XD Bắc Ninh Hiện nay, do là một Công ty mới thành lập chưa lâu nên máy móc, trang thiết bị của Công ty còn thiếu thốn, chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, chưa đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu sử dụng. Khi một lúc có nhiều công trình thi công cần đến thì với số lượng máy móc như hiện nay vẫn chưa đủ để đáp ứng, phục vụ thi công. Cônng ty vẫn phải đi thuê ngoài nên đôi khi dẫn đến sự không đảm bảo tiến độ thi công, làm tăng chi phí về máy móc thiết bị. Sự không chủ động về máy móc này gây ra các ảnh hưởng không tốt cho uy tín của Công ty, cho công tác đấu thầu. Hoặc đôi khi, đối với một số công trình không cần tới máy móc hiện đại thì việc sử dụng nhiều máy móc hiện đại sẽ tạo nên sự không hiệu quả trong hoạt động (làm tăng chi phí về máy móc thiết bị). Điều quan trọng là Công ty phải sắp xếp, bố trí được hệ thống máy móc phù hợp với công trình thi công, các máy móc đó phải đồng bộ, được sử dụng ăn khớp với nhau. 1.2.3. Đặc điểm về nguồn nhân lực Con người luôn là yếu tố trung tâm, yếu tố quan trọng nhất, yếu tố quyết định thành bại trong tất cả các hoạt động. Một công ty nếu thiếu thốn về vốn, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc,… mà có một đội ngũ nhân lực có trình độ, có tâm huyết với công ty thì công ty ấy vẫn còn nhiều khả năng để phát triển. Ngược lại, nếu một công ty có khả năng về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật… nhưng vấn đề nhân lực lại bị hạn chế (không có trình độ, bố trí không hợp lý, không gắn bó với công ty,…) thì công ty ấy vẫn rất khó có thể lớn mạnh đúng như tiềm lực của nó, thậm chí là sẽ bị thua lỗ, xuống dốc. Khi các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế kinh tế thị trường thì vấn đề con người càng trở thành vấn đề cốt lõi, vấn đề sống còn của tất cả các doanh nghiệp chứ không riêng gì các doanh nghiệp xây dựng. Trong hoạt động đấu thầu, yếu tố con người cũng là một yếu tố rất được bên mời thầu quan tâm chú ý, là một trong các yếu tố quyết định tới khả năng thắng thầu của bên dự thầu. Nhân lực sẽ là yếu tố quyết định đến chất lượng công trình và tiến độ thi công, thể hiện qua việc bố trí nhân lực tại hiện trường thi công. Đặc biệt, chủ đầu tư sẽ rất chú ý tới cán bộ quản lý và thực hiện công trình mà bên tham gia thầu dự kiến cũng như sự hợp lý trong cơ cấu lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh có hơn 200 lao động chính thức, trong đó có 52 người có trình độ đại học và trung cấp, còn lại là công nhân kỹ thuật có tay nghề bậc 3 trở lên. Ngoài ra, hàng năm Công ty còn thuê rất nhiều lao động địa phương đáp ứng được các yêu cầu do Công ty đặt ra để phục vụ cho công tác thi công. Do đặc điểm công ty hình thành trong một thời gian chưa quá lâu nên độ tuổi trung bình của lao động trong Công ty tương đối trẻ. Cũng do đặc thù của ngành xây dựng mà đa phần lao động trong Công ty là nam giới, nữ giới chỉ chiếm phần trăm rất nhỏ, chủ yếu là ở phòng tổ chức – hành chính và bộ phận kế toán ở Công ty và ở các đội xây lắp. Lực lượng cán bộ kỹ thuật của Công ty có trình độ chuyên môn cao, đa số đều tốt nghiệp Đại học nhưng kinh nghiệm thi công còn hạn chế. Hiện tại, so với cơ cấu loại công trình Công ty đã thực hiện trong những năm qua và xu hướng cho các năm tới thì số lượng các cán bộ (kỹ sư giao thông, kỹ sư thủy lợi, kế toán của các đội liên quan…) là tương đối hợp lý. Lực lượng này tuy chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng ngày càng hoàn thành tốt các nhiệm vụ, mục tiêu mà ban quản trị đề ra. Các lực lượng lao động sản xuất chính trong Công ty là các thợ kỹ thuật đều được đào tạo bài bản, có tay nghề cao, luôn thực hiện hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà Công ty giao phó. Dưới đây là số lượng lao động nhân kỹ thuật ở mỗi bậc thợ và số lượng cán bộ kỹ thuật của công ty: BẢNG 8: LỰC LƯỢNG CÔNG NHÂN KỸ THUẬT Đơn vị: người STT Loại thợ Số lượng Tổng Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 1 Thợ xây 50 19 19 12 2 Thợ mộc 10 3 4 3 3 Thợ điện 30 18 6 6 4 Thợ làm đường 30 22 6 2 5 Thợ lắp máy 10 2 5 3 6 Thợ lái xe 6 5 1 0 7 Thợ cơ khí 6 3 2 1 8 Thợ bê tông 26 22 4 0 Tổng cộng 168 94 47 27 Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của công ty CP XD Bắc Ninh BẢNG 9: SỐ LƯỢNG CÁN BỘ KỸ THUẬT Đơn vị: người STT Loại cán bộ Số lượng Tổng 5 năm 10 năm >20 năm 1 Kỹ sư điện 8 5 3 2 Kỹ sư xây dựng 11 6 1 4 3 Kỹ sư thuỷ lợi 13 8 5 4 Kỹ sư giao thông 2 1 1 5 Cử nhân khác 10 8 2 6 Cán bộ trung cấp các loại 8 2 4 2 Tổng cộng 52 25 18 9 Nguồn: Hồ sơ giới thiệu năng lực của Công ty CP XD Bắc Ninh 1.2.4. Đặc điểm về tình hình tài chính Việc có đủ tiền và sử dụng chúng sao cho có hiệu quả là điều kiện quan trọng để kinh doanh có hiệu quả. Một trong các đặc trưng của ngành xây dựng là cần có vốn lớn và vốn bị ứ đọng rất lâu, tức là vòng quay của vốn rất chậm. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng đều phải có vốn kinh doanh lớn để trang trải chi phí và đối phó với các phát sinh trong quá trình thi công. Chính vì vậy mà năng lực tài chính là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ trong quá trình xét thầu mà ngay cả trong quá trình thực hiện dự án thắng thầu. Trước đây, khi mới thành lập và đi vào hoạt động thì phần lớn vốn của Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh là từ ngân sách Nhà nước. Nhưng sau khi thực hiện cổ phần hoá thì nguồn vốn trên không còn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu hình thành từ các nguồn: Điều chỉnh cơ cấu tài sản, trích khấu hao tài sản cố định; Quỹ đầu tư phát triển và vốn vay ngân hàng. Để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của Công ty, ta xem xét bảng số liệu sau: BẢNG 10: NGUỒN VỐN KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2001-2005 Đơn vị: 1.000 đồng STT Tên tài sản 2001 2002 2003 2004 2005 1 Vốn lưu động 21.849.453 30.482.785 47.888.973 48.793.207 51.012.610 2 Vốn cố định 2.942.315 2.706.922 2.625.077 2.273.664 1.845.704 3 Tổng tài sản 24.791.768 33.189.707 50.514.050 51.066.871 52.858.314 4 Hệ số cơ cấu TSLĐ (= 1/3) 0,88 0,92 0,95 0,96 0,97 5 Hệ số cơ cấu TSCĐ (=2/3) 0,12 0,08 0,05 0,04 0,03 6 Vốn CSH 1.212.673 1.255.846 1.904.627 3.311.749 5.041.255 7 Tổng nợ phải trả 23.579.095 31.033.062 46.520.830 47.024.050 47.723.860 8 Tổng vốn KD 24.791.768 33.189.707 50.514.050 51.066.871 52.858.314 9 Tỷ lệ nợ (=7/8) 0,95 0,93 0,92 0,92 0,9 10 Hệ số cơ cấu tự tài trợ (=6/8) 0,05 0,04 0,04 0,06 0,1 Nguồn: Bảng cân đối kế toán từ năm 2001 đến 2005 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy: Tổng vốn kinh doanh của Công ty luôn tăng từ năm này qua năm khác. Tuy rằng tổng số nợ phải trả cũng tăng nhưng tỷ lệ nợ vẫn giảm dần qua các năm (tuy không mạnh). Đây cũng là một thuận lợi cho Công ty trong quá trình tham gia đấu thầu. Nó chứng tỏ trong hoạt động của mình Công ty đã sử dụng ít nhiều có hiệu quả số vốn kinh doanh của mình. Hệ số cơ cấu TSLĐ của Công ty trong 5 năm gần đây cũng luôn tăng từ năm này đến năm khác và tương đối cao (thấp nhất là 0.88 vào năm 2001, cao nhất là 0.97 vào năm 2005). Hệ số cơ cấu TSLĐ trong các doanh nghiệp xây dựng cao là điều dễ hiểu vì giá trị tài sản lưu động như:nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh là khá lớn. Nhưng như các hệ số được tính toán trong bảng số liệu trên thì hơi cao quá. Nó phản ánh doanh nghiệp đã chưa quản trị tốt vấn đề tài sản lưu động. Điều này sẽ làm cho giá dự thầu của Công ty bị tăng lên. Đây là một yếu tố bất lợi mà Công ty cần sớm khắc phục để hoạt động có hiệu quả hơn và để có yếu tố thuận lợi hơn trong công tác đấu thầu. Tỷ lệ Vốn chủ sở hữu trên Tổng vốn trong các năm qua (hệ số cơ cấu tự tài trợ) tương đối thấp – đây là một dấu hiệu không tốt. Nó chứng tỏ doanh nghiệp chưa hoàn toàn chủ động về vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (tương đương với tỷ lệ nợ tương ứng của công ty trong các năm qua khá cao). Sự chủ động về vốn cũng là một yếu tố được chủ đầu tư rất quan tâm trong việc lựa chọn nhà thầu vì nó ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ thi công, đến chất lượng công trình. 2. Thực trạng của hoạt động đấu thầu của công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh 2.1. Kết quả đấu thầu của Công ty trong giai đoạn 2001 – 2005 Trong giai đoạn vừa qua, Công ty đã dần khẳng được uy tín, tên tuổi của mình trên thị trường xây dựng trong tỉnh Bắc Ninh. Bằng chứng là số lượng và giá trị các công trình mà Công ty trúng thầu qua các năm ngày càng tăng và tương đối ổn định. Dưới đây là số lượng và giá trị các công trình mà Công ty đã tham gia đấu thầu, thắng thầu trong giai đoạn 2001 – 2005: BẢNG 11:KẾT QUẢ ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2001 – 2005 Chỉ tiêu 2001 2002 2003 2004 2005 Số lượng công trình dự thầu 11 15 15 18 17 Số lượng công trình trúng thầu 7 12 13 15 13 Giá trị công trình dự thầu (nghìn đồng) 14.232.870 29.845.526 35.047.874 44.658.052 46.234.252 Giá trị công trình trúng thầu (nghìn đồng) 9.121.357 23.555.979 29.461.203 40.519.145 43.835.361 Giá trị bình quân một công trình thắng thầu (nghìn đồng) 1.303.051 1.962.998 2.266.246 2.701.276 3.371.951 Tỷ lệ thắng thầu 0.64 0.8 0.87 0.83 0.76 Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Để hiểu rõ hơn về sự biến động trên ta quan sát các biểu đồ dưới đây: BIỂU 4: SỐ LƯỢNG CÔNG TRÌNH DỰ THẦU VÀ THẮNG THẦU GIAI ĐOẠN 2001 – 2005 BIỂU 5: GIÁ TRỊ TRUNG BÌNH MỘT CÔNG TRÌNH THẮNG THẦU GIAI ĐOẠN 2001 – 2005 Ta nhận thấy có một xu thế chung là số lượng công trình mà Công ty tham gia dự thầu và trúng thầu các năm đều biến động tỷ lệ thuận với nhau, và đều tăng. Tỷ lệ thắng thầu cũng tăng tương đối ổn định qua các năm. Chỉ có năm 2005 là số công trình mà Công ty dự thầu và thắng thầu, tỷ lệ thắng thầu có giảm đi một chút. Cụ thể là: - Tỷ lệ thắng thầu năm 2001 là 0,64 hay 64%, tỷ lệ trượt thầu là 0,36 hay 36%. - Tỷ lệ thắng thầu năm 2002 là 0,80 hay 80%, tỷ lệ trượt thầu là 0,20 hay 20%. - Tỷ lệ thắng thầu năm 2003 là 0,87 hay 87%, tỷ lệ trượt thầu là 0,13 hay 13%. - Tỷ lệ thắng thầu năm 2004 là 0,83 hay 83%, tỷ lệ trượt thầu là 0,17 hay 17%. - Tỷ lệ thắng thầu năm 2005 là 0,76 hay 76%, tỷ lệ trượt thầu là 0,24 hay 24%. Điều này có thể giải thích là do vào năm 2005 Công ty thực hiện cổ phần hoá doanh nghiệp nên có nhiều vấn đề phát sinh mà Công ty phải ưu tiên quan tâm giải quyết. Tuy vậy, tổng giá trị của các công trình thắng thầu cũng như giá trị bình quân của các công trình thắng thầu trong giai đoạn 2001 – 2005 của Công ty năm sau luôn cao hơn năm trước (mặc dù số công trình thắng thầu năm 2005 có thấp hơn số công trình thắng thầu năm 2004). Các số liệu này chứng tỏ trong những năm gần đây, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh có những kết quả đấu thầu tương đối khả quan, chứng tỏ Công ty đã phần nào khẳng định được uy tín, tên tuổi của mình với khách hàng, với các chủ đầu tư. Dưới đây là một số công trình thắng thầu điển hình của Công ty trong thời gian vừa qua: BẢNG 12: DANH SÁCH MỘT SỐ CÔNG TRÌNH THẮNG THẦU GIAI ĐOẠN 2001 – 2005 Năm Tên công trình Loại công trình Giá trị hợp đồng (1000đ) Chủ đầu tư 2001 Xây lắp cống Sộp tại K26+924-Đê tả Đuống, Tiên Du, Bắc Ninh Thuỷ lợi 1.195.000 Ban Quản lý dự án Sở NN&PTNT tỉnh Bắc Ninh 2001 Kiên cố kênh và công trình trên kênh tưới N23 Kênh Nam địa phận xã Nam Sơn, Yên Giả,Quê Võ Thuỷ lợi 1.323.052 Công ty khai thác công trìnhThuỷ lợi Bắc Đuống 2001 Sửa chữa, nâng cấp hệ thống công trình Thuỷ lợi Yên Thỉnh, Hữu Lũng, Lạng Sơn Thuỷ lợi 1.942.727 Ban QLDA công trình Thuỷ lợi Lạng Sơn 2002 Trường mầm non tư thục Hoa Quỳnh, Đường Hai Bà Trưng, TX Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Xây dựng 3.287.821 Trường mầm non tư thục Hoa Quỳnh 2002 Đường Nam Kênh Bắc, huyện lỵ Thuận Thành, Bắc Ninh Giao thông 3.674.000 Ban QLDA huyện Thuận Thành, Bắc Ninh 2002 Thi công hệ thống đèn chiếu sáng, cáp ngầm tải điện thuộc gói thầu 2 đoạn Bắc Ninh-Chí Linh. Dự án nâng cấp Quốc lộ 18 (vốn ADB) Điện 2.497.140 Ban điều hành dự án gói thầu 2 Quốc lộ 18 2003 Công trình tường rào nhà xi măng Hải Phòng (mới) Xây dựng 4.741.748 Ban QLDA nhà máy xi măng Hải Phòng (mới) 2003 Công trình Đường Lê Thái Tổ-TX Bắc Ninh (gói thầu số 2) Giao thông 5.968.430 Ban QLDA công trình công cộng 2003 Sửa chữa, nâng cấp hồ Nà Cáy, huyện Lộc Bình – tỉnh Lạng Sơn Thuỷ lợi 3.132.000 Ban QLDA 3694 – Bộ NN&PTNT 2004 Đường Phì Nhừ-Sa Dung Huyện Điện Biên Đông, tỉnh Điện Biên Giao thông 8.597.000 Ban QLDA huyện Điện Biên Đông 2004 Tuyến số 2 đường nội thị huyện Gia Bình Giao thông 4.780.380 Ban QLDA XD huyện Gia Bình 2004 Nhà xưởng dược phẩm VELLPHARM Việt Nam, Khu công nghiệp Tiên Sơn Xây dựng 4.660.000 Công ty dược phẩm Vellpharm Việt Nam 2005 San nền và móng tường rào, gói thầu số 01(phần xây lắp) Xây dựng 9.279.209 Ban QLDA đầu tư mở rộng phát triển sản xuất thiết bị đo điện 2005 Nhà lớp học 4 tầng trường THPT số 3 Thuận Thành Xây dựng 4.626.220 Ban QLDA-CTXD Giáo dục Sở GD&ĐT Bắc Ninh 2005 Nhà 3 tầng, nhà đặt máy phục hồi chức năng và oxi cao áp bệnh viện Điều dưỡng Bắc Ninh Xây dựng 3.309.662 Bệnh viện Điều dưỡng phục hồi chức năng Bắc Ninh Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật 2.2. Những công việc ảnh hưởng tới kết quả đấu thầu của công ty Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án quy định tại Điều 1 của Luật đấu thầu trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Theo quy định của Quy chế đấu thầu, trình tự đấu thầu gồm các bước: chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, thông báo kết quả đấu thầu, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng. Đối với các doanh nghiệp tham gia đấu thầu thì quy trình đấu thầu nói chung bao gồm các bước sau: Sơ tuyển (nếu có) Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Tìm kiếm thông tin về công trình Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Thương thảo, kí kết hợp đồng 2.2.1. Tìm kiếm thông tin và đánh giá thông tin mời thầu * Tìm kiếm thông tin Tìm kiếm thông tin mời thầu là bước công việc đầu tiên, quan trọng trong công tác đấu thầu. Chỉ khi có được thông tin mời thầu thi doanh nghiệp mới có thể tiến hàn các bước công việc tiếp theo. Công việc tìm kiếm thông tin ở Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh do phòng Kế hoạch – Kỹ thuật đảm trách, họ thường tìm kiếm thông tin mời thầu thông qua một số nguồn như: - Thông báo mời thầu của bên mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi. - Thư mời thầu gửi tới Công ty trong trường hợp đấu thầu hạn chế hoặc đối với đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển. - Thu thập thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như: báo, đài, ti vi… Nhưng có một nguồn tìm kiếm thông tin có thể coi là quan trọng nhất đối với Công ty, đó là thông qua cán bộ công nhân viên trong Công ty; thông qua các mối quan hệ quen biết với bạn hàng, với chủ đầu tư, với nhà cung cấp nguyên vật liệu; thông qua các mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền địa phương để có thông tin về các dự án quy hoạch của các bộ, ngành. * Đánh giá thông tin mời thầu Việc đánh giá thông tin mời thầu là một công việc rất khó khăn để có thể đánh giá chính xác. Chính vì vậy mà Công ty thường coi trọng các thông tin thu thập được thông qua các mối quan hệ của mình. Do đó trong hoạt động hàng ngày của mình Công ty luôn cố gắng xây dựng cho mình các mối quan hệ tốt đẹp với các chủ thể liên quan. Đây cũng chính là nguồn để doanh nghiệp dựa vào và đánh giá thông tin thu thập được. 2.2.2. Tham gia sơ tuyển Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện trước khi tổ chức đấu thầu nhằm chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Theo quy định của Luật đấu thầu thì các gói thầu xây lắp có giá trị từ hai trăm tỷ đồng trở lên phải được tiến hành sơ tuyển. Các công trình mà Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh tham gia đấu thầu từ trước tới nay thường là các công trình có giá trị không quá lớn (nhỏ hơn hai trăm tỷ rất nhiều) nên thường chủ đầu tư không yêu cầu vòng sơ tuyển. Tuy nhiên, với những công trình mà chủ đầu tư yêu cầu phải tham dự vòng sơ tuyển (thường là đòi hỏi về kinh nghiệm thi công công trình tương tự) thì doanh nghiệp đều thoả mãn các yêu cầu đặt ra. 2.2.3. Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Trong quá trình tham gia đấu thầu thì khâu chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu là khâu phức tạp và chủ yếu nhất. Một đơn vị dự thầu sẽ bị loại ngay nếu hồ sơ mời thầu không đảm bảo các quy định của Chính phủ và yêu cầu của chủ đầu tư. Trước khi lập hồ sơ dự thầu, công ty chuẩn bị kỹ lưỡng các công việc: - Điều tra, nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu: tính chất, quy mô, phạm vi đấu thầu; về yêu cầu kỹ thuật của công trình; điều tra về yêu cầu đối với tiến độ thi công, phương thức thanh toán, giá nhà thầu đưa ra… - Điều tra về môi trường dự thầu: điều kiện thi công, môi trường tự nhiên – kinh tế - xã hội của dự án, điều tra tình hình giao thông vận tải, điều tra điều kiện cung ứng nguyên vật liệu, lao động tại địa phương… Sau khi điều tra, khảo sát xong về các yếu tố trên, Công ty tiến hành phân tích sự ảnh hưởng của chúng tới điều kiện thi công, tiến độ thi công, chất lượng công trình. Nếu thấy sự điều tra, phân tích đưa ra các kết quả phù hợp với tình hình, điều kiện của Công ty thì Công ty mới đi đến bước công việc tiếp theo. - Công ty chuẩn bị các tài liệu chung cần thiết về Công ty, như: thông tin về tình hình tài chính, máy móc thiết bị, nguồn nhân lực, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh… để chuẩn bị phần tài liệu giới thiệu năng lực nhà thầu. Các nhiệm vụ trên được các phòng ban có chức năng tương ứng chuẩn bị, sau đó phòng Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ tổng hợp lại theo đặc điểm và yêu cầu của từng gói thầu. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiệm vụ lập hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu của Công ty luôn đảm bảo đầy đủ các nội dung do hồ sơ mời thầu đặt ra: - Yêu cầu về mặt kỹ thuật - Yêu cầu về mặt tài chính, thương mại - Tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu quan trọng, điều kiện ưu đãi (nếu có), thuế, bảo hiểm và các yêu cầu khác. Trong các thông tin cung cấp trong hồ sơ dự thầu, thì thông tin về giá dự thầu và phương án thi công là những thông tin được chủ đầu tư quan tâm nhất. Vì vậy mà Công ty luôn nghiên cứu các điều kiện rất kỹ để cố gắng đưa ra giá dự thầu có lợi nhất và phương án thi công khả thi nhất. 2.2.4. Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu Sau khi hoàn tất hồ sơ dự thầu, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật chịu trách nhiệm hoàn thành và nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu tư theo đúng thời gian quy định. Để có một hồ sơ dự thầu tốt nhất thì phòng Kế hoạch – Kỹ thuật có nhiệm vụ phải hoàn thành hồ sơ dự thầu trước hạn định ba ngày, nhằm có thể sửa chữa, bổ sung các sai sót khi cần thiết. Khi công bố hồ sơ mở thầu thì công ty cử người đại diện tham dự buổi mở thầu. Nếu chủ đầu tư yêu cầu thì Công ty phải giải thích rõ các thắc mắc của hội đồng xét thầu, phải thuyết minh rõ căn cứ đưa ra giá bỏ thầu và biện pháp thi công. Những thông tin về kết quả của buổi đấu thầu sẽ được đại diện của công ty tham dự phiên mở thầu báo cáo lại với Ban giám đốc. Sau mỗi lần tham dự đấu thầu, Công ty Cổ phần Xây dựng Bắc Ninh thường có cuộc họp để tổng kết, rút kinh nghiệm cho các lần sau. 2.2.5. Thương thảo và ký kết hợp đồng Khi Công ty là người thắng thầu, người đại diện của Công ty sẽ thay mặt Công ty cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế về công trình vừa đấu thầu. Việc ký kết hợp đồng này tuân theo quy định của pháp luật và nó phản ánh những cam kết, thoả thuận của hai bên trong quá trình đấu thầu. Có nhiều trường hợp là: Công ty là người đại diện về tư cách pháp nhân để tham gia đấu thầu cho các đội xây lắp. Trong trường hợp đó, người đại diện ký kết của Công ty cũng thường là người của đội xây lắp. Sau khi ký kết xong thì Công ty thường bàn giao lại công trình cho đội xây lắp. Để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng và đảm bảo uy tín cho Công ty, Công ty vẫn cử người thường xuyên đi giám sát công trình. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty thường có những giải pháp hợp lý về thi công, về những vấn đề phát sinh trong khi thi công. Chính vì vậy mà công trình do công ty thi công luôn đảm bảo đúng chất lư