Đề tài Một số giải pháp thúc đẩy xuất khẩu hàng nông sản ở công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I

+ Được sản xuất gia công chế biến hàng hoá xuất khẩu và hàng tiêu dùng trong nước, hàng may mặc, đồ chơi điện tử, lắp ráp xe máy, điện tử, điện lạnh, hàng nông-lâm sản chế biến và dược liệu. + Được làm dịch vụ thương mại, nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu, quá cảnh và môi giới thương mại. + Đưa đón khách, vận tải hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu. + Được đại lý và mở cửa hàng bán lẻ hàng xuất nhập khẩu và hàng sản xuất trong nước theo quy định hiện hành của Nhà nước. + Được liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước ở các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. 3-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, thể hiện: * Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm: 1. Ban giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 3 phó giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. 2. Khối quản lý: - Phòng tổng hợp gồm các bộ phận: kế hoạch, thống kê thị trường, giá cả, pháp chế,... - Phòng tổ chức cán bộ: tổ chức bộ máy cán bộ, lao động tiền lương, quy hoạch, đào tạo điều hành bổ sung lao động theo yêu cầu kinh doanh. Công việc khác như: Bảo vệ chính trị nội bộ, thanh tra lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội,... - Phòng kế toán, tài vụ: hạch toán kế toán, đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động công tác trong từng kỳ kế hoạch (quí, năm). Điều tiết vốn nhằm mục tiêu kinh doanh có hiệu quả nhất, quay vòng nhanh. 3. Khối phục vụ: - Phòng hành chính: phục vụ nhu cầu văn phòng phẩm của Công ty, bảo đảm công tác lễ tân, bảo quản quản lý tài sản của Công ty và của cán bộ công nhân viên trong giờ làm việc, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên tài sản. - Phòng kho vận: quản lý kho và phương tiện cho thuê, chuyên chở, đảm bảo kho hàng và xuất nhập chính xác. 4. Khối kinh doanh gồm các phòng nghiệp vụ: - Phòng nghiệp vụ 1, 5, 6, 7 : Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp. - Phòng nghiệp vụ 2 : Chuyên nhập khẩu. - Phòng nghiệp vụ 3 : Chuyên gia công hàng xuất khẩu. - Phòng nghiệp vụ 4 : Chuyên lắp ráp xe máy. - Các liên doanh: + Công ty TNHH Phát triển Đệ Nhất tại 53 Quang Trung - Hà Nội. + Liên doanh chế biến gỗ Đà Nẵng. - Cửa hàng: Cửa hàng giới thiệu sản phẩm 28 Trần Hưng Đạo và 46 Ngô Quyền. - Hệ thống chi nhánh: + Chi nhánh tại Hải Phòng. + Chi nhánh tại Đà Nẵng. + Chi nhánh tại TP - HCM. - Hệ thống các cơ sở sản xuất: + Xí nghiệp may Hải Phòng. + Xưởng lắp ráp xe máy ở Tương Mai - Hà Nội. + Xưởng sản xuất và chế biến gỗ thuộc phòng nghiệp vụ 6 tại Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội. Công ty đã có một bộ máy tổ chức khá hoàn chỉnh, có tương đối đầy đủ các phòng ban. Tuy nhiên, phân công chuyên môn hoá chưa được quán triệt, nhất là các phòng nghiệp vụ 1,5,6,7 đều kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp dẫn đến cùng một mặt hàng, cùng một thị trường mà các phòng đều tham gia thực hiện, không có sự chỉ đạo thống nhất dẫn tới hiệu quả không cao. Hiện nay, Công ty chưa có một bộ phận chuyên sâu nghiên cứu thị trường mà nó được nhập trong phòng tổng hợp, chưa tổ chức được đội ngũ cán bộ có trình độ cao thu thập thông tin, xử lý và đưa ra các quyết định cho từng thời kỳ, các phòng nghiệp vụ vẫn phải tự đi tìm thị trường. 4-/ Các hoạt động kinh doanh cơ bản của Công ty: 4.1 Tiềm lực kinh doanh: a-/ Mạng lưới vật chất kỹ thuật: Trụ sở đặt tại 46 Ngô Quyền - Hà Nội với hệ thống trang thiết bị đầy đủ và cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty một cách thuận lợi. Công ty có một văn phòng cho thuê ở số 7 Triệu Việt Vương và toà nhà liên doanh 53 Quang Trung - Hà Nội. Mạng lưới cơ sở vật chất của các chi nhánh ở nhiều thành phố lớn từ Bắc vào Nam, các cửa hàng bán lẻ. Cùng với nó là hệ thống thông tin gồm các máy điện thoại, telex, fax, computer, đến tất cả các phòng ban và chi nhánh, cửa hàng có thể liên tục liên lạc được với nước ngoài đã góp phần đưa lại các thông tin kinh tế một cách kịp thời. Ngoài ra, Công ty còn có một số cơ sở sản xuất, gia công, chế biến và những kho hàng sân bãi, phương tiện vận tải, cần cẩu, xe nâng hàng đáp ứng đầy đủ cho công việc kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty. b-/ Nguồn nhân lực: Công ty hiện nay đang dần dần kiện toàn bộ máy lao động cho phù hợp với tình hình mới, đủ điều kiện gánh vác nhiệm vụ kinh doanh cả trong và ngoài nước, đi đôi với bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ cho toàn cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Nếu xét trên 3 nhóm tổng thể điều hành, chuyên viên quản lý, nhóm nhân viên quản trị và nhân viên tác nghiệp thì có thể phân ra: Biểu số 4: Cơ cấu lao động của Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I năm 2001 Chỉ tiêu phân bổ lao động Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1. Tổng số lao động 464 100 2. Phân theo cơ cấu: - Tổng điều hành - Chuyên viên quản lý - Nhân viên tác nghiệp 3 150 311 0,65 32,33 67,03 3. Phân theo trình độ: - Đại học và trên đại học - Trung cấp và cao đẳng - Phổ thông trung học 418 46 0 90,09 9,91 0 c-/ Nguồn vốn của Công ty: Từ khi mới thành lập, năm 1981 chỉ có số vốn là 139.000 đồng, đến nay Công ty đã có một số vốn rất lớn, duy trì và phát huy tốt khả năng sản xuất kinh doanh, hoàn thành các chỉ tiêu được giao, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước, góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong toàn Công ty. Biểu số 5: chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính của Công ty Đơn vị tính: triệu đồng. Năm Vốn cố định Vốn lưu động Vốn đầu tư xây dựng cơ bản Giá trị Mức tăng (%) Giá trị Mức tăng (%) Giá trị Mức tăng (%) 1993 5.437 117,0 8.213 127,0 1.567 121,0 1994 7.823 143,9 10.124 123,3 1.976 126,1 1995 10.646 136,1 13.600 134,3 2.204 111,5 1996 11.496 107,9 16.778 123,4 1.636 74,2 1997 13.129 114,2 22.866 136,3 2.109 128,9 1998 14.210 108,2 24.125 105,5 1.542 73,1 1999 14.690 103,4 30.623 126,9 1.782 115,6 2000 14.920 101,6 36.562 119,4 2.376 133,3 2001 15.340 102,8 37.873 103,6 2.587 108,9 Vốn đầu tư xây dựng cơ bản phân bổ không đều qua các năm Công ty tiến hành đầu tư theo từng thời kỳ. Tốc độ tăng của vốn cố định ngày càng chậm so với vốn lưu động chứng tỏ Công ty đang hết sức tranh thủ đồng vốn hiện có. Tuy nhiên, phương châm vẫn là lấy ngắn nuôi dài. 4.2 Phạm vi hoạt động của Công ty: - Xuất khẩu các hàng nông - lâm - hải sản, khoáng sản, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tạp phẩm hàng công nghiệp, hàng gia công chế biến và các sản phẩm dệt may. - Nhập khẩu vật tư, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hoá chất và hàng tiêu dùng. - Sản xuất và gia công chế biến hàng xuất khẩu và hàng tiêu dùng trong nước, hàng may mặc, đồ chơi điện tử, lắp ráp xe máy, điện tử, điện lạnh, hàng nông - lâm - hải sản chế biến và dược liệu. - Làm dịch vụ thương mại, tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh và môi giới thương mại. - Đưa đón khách, vận tải hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu. - Cho thuê văn phòng, kinh doanh khách sạn, cho thuê kho hàng, nhà xưởng và phương tiện nâng xếp dỡ. - Làm đại lý, mở cửa hàng bán buôn bán lẻ hàng xuất nhập khẩu và hàng sản xuất trong nước theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Làm liên doanh, liên kết đầu tư với nước ngoài trong sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Công ty đang tìm cho mình một hướng đi mới, tập trung nhiều đến mặt hàng chủ lực có khả năng thu hút được lợi nhuận cao. Trong đó mặt hàng nông sản cũng được Công ty xem xét, nghiên cứu, đây là mặt hàng xuất khẩu đang được Nhà nước khuyến khích, lại có thị trường thế giới rộng lớn, khả năng cung ứng dồi dào, nguồn vốn đầu tư lại không nhiều. Vấn đề hiện nay của Công ty là nghiên cứu đầu vào, đầu ra hợp lý, đảm bảo hàng của Công ty được thị trường chấp nhận và tiếp nhận ngày càng nhiều, có khả năng cạnh tranh với các đơn vị khác, cũng như với các nước xuất khẩu nông sản khác trên thế giới. 4.3 Thị trường kinh doanh tổng hợp của Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I: Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I kinh doanh trên phạm vi cả nước và ở nước ngoài. Trong nước, bạn hàng của Công ty là các đơn vị kinh tế sản xuất kinh doanh những mặt hàng Công ty kinh doanh, chủ yếu là các đơn vị thuộc Bộ thương mại, Bộ nông nghiệp - Công nghiệp thực phẩm, Bộ giao thông vận tải và nhiều Công ty thuộc các địa phương. ở nước ngoài, Công ty có quan hệ lâu dài với các bạn hàng Đông Âu và Liên Xô cũ. Thị trường nước ngoài nhìn chung là ổn định, có khả năng cung cấp nhiều mặt hàng cho một số thị trường lớn như Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật, Singapore, Maylaysia, Thái Lan, Anh, Pháp, Hà Lan, Đức, ý, Hungari. Điều nổi bật là Công ty đã mở rộng quan hệ trực tiếp với Trung Quốc và Mỹ là 2 thị trường đầy triển vọng, chi phí vận chuyển thấp, dung lượng thị trường lớn. 5-/ Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Từ năm 1998 trở lại đây, hoạt động kinh doanh của Công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Nền kinh tế mở đã tạo điều kiện cho Công ty mở rộng buôn bán. Tuy nhiên, tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty xuất nhập khẩu làm công tác xuất nhập khẩu đặt ra một thử thách lớn, buộc Công ty phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh hướng vào thị trường với đầu vào và đầu ra hợp lý, lại phải phù hợp với thế và lực của Công ty. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I nhận định chiến lược kinh doanh của Công ty là đa dạng hoá mặt hàng và phương thức kinh doanh, không ngừng tận dụng và tìm hiểu thời cơ, xây dựng củng cố địa bàn kinh doanh cũ, chủ động tìm bạn hàng mới. Từ năm 1998, Công ty đã có những bước tiến đáng khích lệ thể hiện qua biểu sau: Biểu số 6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 1998 - 2001 Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 1998 1999 2000 2001 Tỷ lệ % 1999/1998 2000/1999 2001/2000 Tổng kim ngạch XNK 1000 USD 56.611 63.356 78.433 64.449 89,35 123,80 82,17 Xuất khẩu 1000 USD 23.909 23.538 32.587 23.083 98,45 138,44 70,83 Nhập khẩu 1000 USD 32.702 39.818 45.846 41.366 121,76 115,14 90,23 Doanh thu từ h/đ SXKD triệu đồng 273.441 317.280 330.350 357.220 116,03 104,12 108,13 Lợi nhuận triệu đồng 4.800 5.321 5.768 5.411 110,9 108,4 93,8 Lợi nhuận/Doanh thu % 0,57 0,49 0,43 0,42 - - - Chi phí lưu thông tỷ đồng 11,000 12,218 13,078 11,027 111,07 107,03 84,31 Các khoản nộp NS tỷ đồng 40,000 42,913 49,24 53,818 132,28 91,49 109,30 Các khoản nộp NS/bq người triệu đồng 91,53 97,75 107,04 115,99 106,79 109,50 108,36 Nhìn chung, kim ngạch xuất nhập khẩu cũng như thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tăng đều đặn qua các năm. Riêng năm 2000, kim ngạch xuất nhập khẩu tăng vọt lên 78.432.733 USD, đạt 135,23% kế hoạch Bộ giao, tăng 23,8% so với thực hiện năm 1999, tăng 19,3% so với mức bình quân của giai đoạn 1998-2001. Trong đó, xuất khẩu là 32.586.713 USD, đạt 138,67% kế hoạch Bộ giao, tăng 38,44% so với thực hiện 1999. Nhập khẩu là 45.846.020 USD đạt 132,88% kế hoạch Bộ giao tăng 15,14% so với thực hiện năm 1999. Nguyên nhân của sự tăng vọt này là do năm 2000 xảy ra khủng hoảng tiền tệ - tài chính ở khu vực nhưng Công ty đã dự báo trước được tình hình nên kịp thời có những biện pháp chiến lược kinh doanh phù hợp, đó là nhanh chóng chuyển hướng thâm nhập, chiếm lĩnh thị trường của các nước chưa xảy ra khủng hoảng. Trong cơ cấu hàng xuất khẩu phải kể đến hàng gia công xuất khẩu đạt giá trị 21.488.315 USD chiếm 65,94% kim ngạch thực hiện, tăng cả giá trị tuyệt đối và tỷ trọng. Ngoài ra các mặt hàng xuất nhập khẩu khác cũng đều tăng so với thực hiện năm 1999. Mức doanh thu qua các năm đều tăng, mức tăng này phần lớn là từ hoạt động xuất nhập khẩu. Chi phí kinh doanh cũng tăng lên, một phần do mở rộng kinh doanh và các dịch vụ, đây là những yếu tố tích cực. Tuy nhiên do chính sách thuế của Nhà nước đối với mặt hàng chịu thuế bị điều chỉnh nhanh gây cho Công ty bị động trong khi thích nghi với điều kiện mới. Lợi nhuận thu được của Công ty cũng không ngừng được tăng lên, đảm bảo cho Công ty có khả năng tăng trưởng được, đảm bảo đời sống cho nhân viên và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. II-/ Thực trạng xuất khẩu hàng nông sản của Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I: 1-/ Các hình thức xuất khẩu hàng nông sản của Công ty: Với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận nên hiện nay Công ty cũng đang áp dụng một cách đa dạng các loại hình xuất khẩu nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu. Những mặt hàng nông sản tham gia vào hoạt động xuất khẩu của Công ty đều không cần phải có hạn ngạch nên cũng tạo ra lợi thế cho Công ty. 1.1 Xuất khẩu tự doanh: Số lượng hàng nông sản xuất khẩu tự doanh chiếm tới 67% giá trị xuất khẩu nông sản, trong đó chủ yếu là lạc nhân, hạt tiêu, cao su, hạt điều, cà phê. Hàng năm Công ty tự tổ chức thu mua nông sản của các đầu mối thu gom trong nước sau đó xuất khẩu ra nước ngoài. Ngoài ra Công ty cũng đang đầu tư xây dựng xí nghiệp chế biến hạt điều và một số nông sản phục vụ xuất khẩu. 1.2 Xuất khẩu uỷ thác: Hình thức xuất khẩu uỷ thác hiện nay vẫn đem lại cho Công ty một khoản lợi nhuận khá lớn, khoảng 30% giá trị xuất khẩu nông sản hàng năm. Đây là hình thức kinh doanh thụ động vì nó phụ thuộc vào đơn vị có hàng, nếu các đơn vị này không có nhu cầu xuất khẩu hay khối lượng hàng xuất khẩu không ổn định thì cũng làm giảm doanh số xuất khẩu của Công ty. 1.3 Xuất khẩu theo nghị định thư: Hình thức xuất khẩu này có những ưu thế riêng là khối lượng xuất khẩu lớn, khả năng thanh toán được bảo đảm. Tuy nhiên, xuất khẩu theo hình thức này lại không thường xuyên vì chỉ khi nào được Nhà nước giao chỉ tiêu, Công ty mới có thể thực hiện hoạt động xuất khẩu. Đến nay Công ty đã thực hiện được hàng chục hợp đồng theo hình thức này với trị giá hàng triệu USD doanh thu. 1.4 Xuất khẩu đối lưu (hàng đổi hàng): Đây là hình thức giao dịch mà Công ty sử dụng khi xuất khẩu kết hợp chặt chẽ nhập khẩu. Trong quá trình kinh doanh, đôi lúc Công ty cũng sử dụng hình thức này để xuất khẩu nông sản, chấp nhận việc thanh toán bằng hàng hoá thay cho các loại tiền tệ. Trường hợp này tính linh hoạt kém, đôi khi lại gặp khó khăn khi tiêu thụ hàng nhập về. 2-/ Các nghiệp vụ trong hoạt động xuất khẩu của Công ty: 2.1 Nghiên cứu, lựa chọn thị trường xuất khẩu hàng nông sản: Nghiên cứu lựa chọn thị trường xuất khẩu là khâu đầu tiên của quá trình xuất khẩu hàng hoá. Nó là khâu quan trọng trong việc đưa ra quyết định: xuất khẩu mặt hàng nông sản nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất. Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trường là rất khó vì hiện nay Công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin. Trước kia Công ty xuất khẩu hàng sang các nước Đông Âu và Liên Xô là chủ yếu và mục đích của xuất khẩu là để trả nợ theo Nghị định thư của Nhà nước nên việc tìm kiếm và xử lý thông tin gần như không cần phải quan tâm. Từ năm 1991 tình hình quốc tế đã thay đổi, thị trường Đông Âu ngày càng co hẹp, thị trường Tây Âu, Châu Phi, Châu á mở rộng, cơ chế hoạt động cũng rất khác so với thị trường Đông Âu cũ. Để giải quyết những khó khăn này, Công ty phải đưa ra một kế hoạch chi tiết và phù hợp để giải quyết những khó khăn. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường quốc tế một cách thật nghiêm túc, có thể tìm kiếm thông tin từ các trung tâm thông tin thương mại, các văn phòng đại diện thương mại, phòng tư vấn thương mại, các tạp chí thương mại trong và ngoài nước . Một thực tế khả quan là từ năm 1991 đến nay Công ty đã mở rộng quan hệ với những thị trường lớn giàu tiềm năng, lại có vị trí địa lý rất gần với Việt Nam, đó là Nhật Bản, Hàn Quốc, Malayxia, Singapore, Phillippin, Thái Lan, Trung Quốc. Hàng năm số hàng nông sản xuất khẩu sang các thị trường này chiếm từ 65-80% tỷ trọng xuất khẩu hàng nông sản. Trong tương lai, Công ty vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ làm ăn ở các thị trường này và khối lượng hàng xuất khẩu sang khu vực này trong tương lai sẽ còn tăng mạnh. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường quốc tế, Công ty cũng cần phải nỗ lực nghiên cứu thị trường trong nước để tạo nguồn hàng xuất khẩu bảo đảm cả về số lượng, chất lượng, thời gian,... 2.2 Ký hợp đồng xuất khẩu: Sau khi nghiên cứu về thị trường, mặt hàng xuất khẩu, tìm hiểu đối tác và đàm phán, dể thoả thuận mọi điều kiện có liên quan thì Công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ ký hợp đồng xuất khẩu. Khi hợp đồng đã được ký, có nghĩa là Công ty và đối tác cùng bị ràng buộc với nhau thông qua các điều khoản qui định trong hợp đồng. Chính vì vậy, khi ký kết hợp đồng với đối tác, Công ty thường dựa vào các căn cứ sau: - Các định hướng kế hoạch của nhà nước, các chính sách, chế độ, các chuẩn mực KT - XH hiện hành. - Khả năng phát triển của sản xuất kinh doanh, chức năng hoạt động kinh tế của mỗi bên. - Nhu cầu của thị trường, đơn đặt hàng, chào hàng. - Tính hợp pháp của hợp đồng kinh tế và khả năng đảm bảo về tài sản của mỗi bên khi tham gia ký kết hợp đồng. 2.3 Xin giấy phép xuất khẩu: Đây là công việc quen thuộc đối với Công ty, đối với các hàng nông sản xuất khẩu không cần hạn ngạch thì Công ty có thể nhanh chóng đăng ký hải quan, kê khai hải quan để kiểm tra hàng hoá và nộp thuế hải quan. Một số hàng hoá phải qua kiểm nghiệm, kiểm dịch. Sau đó cơ quan hải quan cấp cho Công ty giấy phép xuất khẩu hàng hoá. 2.4 Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu: Phần lớn khối lượng hàng hoá thu mua của Công ty được thực hiện với các bạn hàng truyền thống, đó là các cơ sở sản xuất, doanh nghiệp sản xuất chế biến, doanh nghiệp thu mua thu gom. Những đơn vị này được Công ty đánh giá là bạn hàng có uy tín cao trong kinh doanh. Nghiệp vụ thu mua tạo nguồn hàng bao gồm các khâu nghiên cứu, lựa chọn nguồn hàng, phương thức mua, ký kết hợp đồng mua bán, hình thành đơn nguyên hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm giao hàng, phương thức mua bán nhằm có được hàng đúng chất lượng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính, huy động vốn. Hiện nay Công ty thường dùng các hình thức: mua đứt bạn đoạn, xuất khẩu, uỷ thác, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Tuỳ từng trường hợp cụ thể để lựa chọn cho thích hợp trên cơ sở căn cứ vào yêu cầu của bên nhập khẩu, về hiện trạng Công ty, về cán bộ kỹ thuật viên, lao động, vốn,... ở khâu này, việc ký hợp đồng của Công ty được cân nhắc cẩn thận, có sự thoả thuận bằng văn bản giữa 2 bên về chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thời gian địa điểm giao hàng và mức độ thưởng phạt. Việc ký kết hợp đồng phải được dựa trên pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 21 tháng 9 năm 1989 mà thực hiện đối với hàng nông sản trên nguyên tắc 2 bên cùng có lợi. Khi hợp đồng ký xong, hình thành đơn nguyên hàng nông sản nhằm phân định rõ ràng các mẫu mã, tiện cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng, đồng thời giúp cho người nhập khẩu phân chia hàng được thuận tiện. Phương pháp này hiện nay được sử dụng là lập bảng kê chi tiết (packing list) trong đó hàng được bao gói theo yêu cầu, được đánh số thứ tự sau đó ghi chi tiết lên bảng kê gồm: số lượng hàng bên trong, trọng lượng tịnh của kiện hàng. 2.5 Nghiệp vụ kiểm tra, bảo quản hàng hoá: Vận chuyển hàng, bốc dỡ và dự trữ, bảo quản hàng hoá bao gồm các bước: - Tổ chức kiểm tra giám định hàng hoá: bước này được hình thành sau khi lên đơn nguyên hàng. Đây là khâu kiểm tra toàn diện xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng không, Công ty trung gian được Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I thuê là Vinacontrol, tổ chức giám định hàng quốc tế là SGS. Đôi khi, cán bộ Công ty trực tiếp kiểm tra nếu hợp đồng không ghi rõ cấp giám định. Mục tiêu chủ yếu của Công ty là nhằm phát hiện sai sót và khuyết tật của hàng hoá xuất khẩu để nhanh chóng khắc phục, kịp thời giao hàng đúng thời hạn. Kết thúc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một chứng từ bằng tiếng Việt và một bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu của phía bên kia. - Tổ chức tiếp nhận và bảo quản hàng xuất khẩu: Công ty có một hệ thống kho hàng rộng lớn ở một số tỉnh miền Bắc. Sau khi thu mua nếu chưa xuất khẩu được thì hàng xuất khẩu có thể đem vào tạm bảo quản trong kho. Trong các kho này có đầy đủ phương tiện vận tải, cần cẩu, xe nâng phục vụ cho việc sắp xếp, di chuyển hàng hoá. Riêng đối với các hàng đòi hỏi phải tươi sống thì hiện nay Công ty chưa có các kho làm lạnh vì thế nên chỉ bảo quản được những hàng hoá thông thường. Trong quá trình xuất kho, nhập kho, thủ kho lập đầy đủ các chứng từ như đối với trường hợp thuê kho để làm cơ sở hạch toán lỗ lãi. 2.6 Thuê tàu lưu cước cho lô hàng, giao hàng lên tàu : Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng quy định trong hợp đồng, Công ty tổ chức ký hợp đồng thuê tàu biển chuyên chở lô hàng xuất khẩu. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì bên cạnh ký hợp đồng thuê tàu chuyên chở giống như CFR, còn phải mua hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu. Căn cứ vào trọng lượng, kích thước, loại hàng mà Công ty thuê tàu chuyến hay tàu chợ, ứng với mỗi loại tàu Công ty phải ký những hợp đồng khác nhau. Đối với tàu chuyến phải đặc biệt lưu ý tới vấn đề sở hữu tàu, tình hình tài chính của Công ty vận tải biển đó vì trên thực tế đã có nhiều vụ tranh chấp xảy ra do tàu bị lưu giữ vì không thanh toán tiền thuê tàu với chủ sở hữu tàu. Còn đối với điều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì Công ty chỉ cần tổ chức vận chuyển hàng tới cảng xuất khẩu và thuê cẩu hàng hoá lên boong tàu. Khi hàng hoá vượt qua lan can tàu, Công ty làm thủ tục giao nhận hàng với người chuyên chở và lấy lại vận đơn đường biển để làm cơ sở thanh toán. 2.7 Nghiệp vụ thanh toán: Để đảm bảo an toàn, Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C. Với hình thức này, sau khi lấy được vận đơn đường biển, Công ty đem vận đơn cùng hợp đồng đến Ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Tại đây Công ty có thể rút tiền mặt ra để thanh toán trực tiếp hoặc chuyển vào tài khoản riêng của Công ty. 3-/ Kết quả xuất khẩu hàng nông sản của Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I trong những năm gần đây: Với phương châm đa dạng hoá hoạt động kinh doanh nên mặt hàng xuất khẩu nông sản của Công ty cũng rất phong phú, đa dạng. Sự phong phú, đa dạng này thay đổi theo từng mùa vụ. Đối tượng xuất khẩu mà đề tài này đề cập là một số mặt hàng nông sản mà Công ty thường xuyên kinh doanh với khối lượng lớn, đều đặn qua các năm như lạc, cà phê, cao su, hạt tiêu, hạt điều. Ngoài ra, Công ty cũng kinh doanh xuất khẩu những mặt hàng nông sản khác như chè, ngô, dầu lạc, mây tre, cói, gạo, sắn,... song những mặt hàng này có khối lượng xuất khẩu nhỏ, lại không thường xuyên qua các năm nên trong đề tài này không đề cập tới. Nghiên cứu tình hình hoạt động xuất khẩu hàng nông sản của Công ty cho thấy trong suốt quá trình làm công tác xuất khẩu, từ lúc nghiên cứu thị trường tìm đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, giao hàng, thanh toán Công ty đều thực hiện nghiêm túc đúng thời hạn, đạt tiêu chuẩn chất lượng cao trên cơ sở 2 bên cùng có lợi và đảm bảo uy tín lâu dài. Sau mỗi đợt xuất hàng, Công ty đều tổ chức hạch toán kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ ở các công đoạn xem có đúng, đầy đủ, chính xác, kịp thời phát hiện những yếu điểm và rút ra kinh nghiệm cho đợt sau. a-/ Tình hình xuất khẩu nông sản của Công ty theo mặt hàng: Kết quả xuất khẩu hàng nông sản của Công ty được thể hiện một cách khái quát qua các số liệu sau: Biểu số 7: Kết quả xuất khẩu một số mặt hàng nông sản chủ yếu của Công ty giai đoạn 1999 - 2001 Đơn vị tính: USD STT Tên mặt hàng xuất khẩu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Giá trị thực hiện Tỷ lệ % Giá trị thực hiện Tỷ lệ % Giá trị thực hiện Tỷ lệ % 1 Lạc nhân 3.342.427 48,19 1.857.443 28,03 1.234.800 20,31 2 Cà phê 876.500 12,64 1.437.255 21,69 1.227.732 20,20 3 Cao su 986.200 14,22 1.215.600 18,34 1.507.839 24,80 4 Hạt tiêu 1.230.487 17,74 1.437.975 21,70 1.201.506 19,76 5 Hạt điều 500.000 7,21 678.924 10,24 907.312 14,93 Tổng cộng 6.935.614 100 6.627.197 100 6.079.189 100  Từ năm 1999 đến nay, kết quả xuất khẩu một số mặt hàng nông sản chủ yếu của Công ty có những thay đổi mạnh mẽ. Năm 2001, tổng giá trị xuất khẩu nông sản là 6.079.189 USD, đã giảm đi 856.425 USD so với năm 1999 là 6.935.614 USD (tương đương với 12,35%). Như vậy là có sự giảm sút đáng kể trong hoạt động xuất khẩu nông sản của Công ty từ năm 1999 đến 2001. Giá trị xuất khẩu đang từ 6.935.614 USD năm 1999 giảm xuống còn 6.627.197 USD năm 2000, rồi tiếp tục xuống còn 6.079.189 USD năm 2001, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Qua đánh giá tổng kết các năm cho thấy nguyên nhân chính làm tổng giá trị xuất khẩu nông sản giảm sút rõ rệt là do mặt hàng lạc nhân gây ra vì mặt hàng này giảm mạnh cả về giá trị lẫn tỷ trọng trong cơ cấu hàng nông sản xuất khẩu, trong khi đó các mặt hàng cà phê, cao su, tiêu hạt điều đều tăng lên cả về tỷ trọng và giá trị thực hiện nhưng vẫn chỉ chiếm phần nhỏ trong cơ cấu nông sản xuất khẩu. Năm 1999, giá trị xuất khẩu lạc nhân là 3.342.427 USD gần bằng 2 lần giá trị xuất khẩu năm 2001 và tỷ trọng đang từ 48,19% (năm 1999) xuống còn 20,31% (năm 2001). Sự giảm sút xảy ra đều đặn đối với lạc nhân xuất khẩu qua 3 năm 1999,2000,2001, bình quân mỗi năm giảm 9,3% trong cơ cấu hàng nông sản xuấ