Đề tài Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện qui trỡnh nhập khẩu mỏy múc, thiết bị tại Cụng ty xuất nhập khẩu và hợp tỏc quốc tế - Coalimex

(%) 1.Thộp cỏc loại 6.358.135 43,92 7.485.478 45,11 10.581.152 41,4 2. ễtụ vận tải 2.238.000 15,46 2.564.500 15,45 3.654.126 14,3 3. Mỏy khai thỏc 2.225.000 15,36 2.018.165 12,16 4.482.154 17,55 4. thiết bị hầm lũ 959756 6,6 1.215.013 7,32 3.152.123 12,3 5. Thiết bị cấp cứu mỏ 452.451 3,14 143.600 0,87 415.126 1,64 6. Vật tư TB điện 625.570 4,32 815.616 4,92 956.147 3,74 7. Động cơ tổng thành 852.650 5,9 931.160 5,62 100.651 0,39 8. Săm lốp ụtụ 317.860 2,2 254.545 1,53 548.002 2,15 9. Phụ tựng cỏc loại 413.934 2,86 675.265 4,07 947.125 3,7 10. Cỏp thộp cỏc loại 35.000 0,24 490.000 2,95 721.149 2,83 Tổng giỏ trị 14.478.356 100 16.593.342 100 25.557.755 100 (Nguồn:Bỏo cỏo kết quả kinh doanh của Cụng ty) + Mỏy khai thỏc: Đõy cũng là một mặt hàng mang lại lợi nhuận tương đối cho Cụng ty. Giỏ trị hợp đồng nhập khẩu hàng năm khụng ngừng tăng. Mặt hàng này Cụng ty chủ yếu nhập từ thị trường Nga, Đụng Âu và mội số thị trường khỏc như Nhật, Mỹ, ngoài ra cũn nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc nhưng giỏ trị khụng đỏng kể. + Thiết bị hầm lũ: Đõy cũng là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ trị hợp đồng nhập khẩu của Cụng ty. Giỏ trị nhập khẩu mặt hàng này cú tăng nhưng khụng nhiều. Mặt hàng này chủ yếu nhập từ Nga, Trung Quốc, Hàn Quốc và một số nước khỏc như Mỹ, Đức, Hàn quốc... II- THỰC TRẠNG QUI TRèNH NHẬP KHẨU MÁY MểC THIẾT BỊ TẠI CễNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ-COALIMEX Nghiờn cứu thị trường Giao dịch, đàm phỏn Ký kết hợp đồng nhập khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phộp nhập khẩu Làm thủ tục hải quan Thanh toỏn Kiểm tra và giỏm định hàng hoỏ nhập khẩu Nhận hàng Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu cú Mua bảo hiểm hàng hoỏ Thuờ phương tiện vận tải Mở L/C Hỡnh 2 : Sơ đồ quy trỡnh nhập khẩu mỏy múc, thiết bị của cụng ty 1- Nghiờn cứu thị trường Đõy là một bước mà Cụng ty rất coi trọng, bởi nú là bước mở đầu cho quỏ trỡnh nhập khẩu, nếu bước này được tiến hành tốt thỡ cỏc khõu sau của quỏ trỡnh sẽ diễn ra thuận lợi. Quỏ trỡnh nghiờn cứu thị trường bao gồm cỏc nội dung sau: 1.1- Nghiờn cứu thị trường trong nước Nghiờn cứu thị trường trong nước là khõu vụ cựng cần thiết, nú quyết định đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Nghiờn cứu nhu cầu thị trường phải căn cứ vào giỏ cả, quy cỏch, chủng loại, kớch cỡ, thị hiếu tập quỏn người tiờu dựng...Đồng thời phải dự bỏo nhu cầu trong thời gian tới. Qua nghiờn cứu nhu cầu thị trường phải chỉ ra được thị trường đang cần loại hàng gỡ, với số lượng bao nhiờu, giỏ cả ra sao. Từ đú cú cơ sở để tiến hành cỏc bước tiếp theo. Như vậy, đối với hoạt động nghiờn cứu nhu cầu về mỏy múc, thiết bị trong nước của cụng ty xuất nhập khẩu và hợp tỏc quốc tế - Coalimex cũng khụng nằm ngoài những mục tiờu trờn. Bởi cụng ty Coalimex trực thuộc Tổng cụng ty Than Việt Nam cho nờn mục đớch nghiờn cứu nhu cầu trong ngành núi chung sẽ giỳp cho việc nhập đỳng mặt hàng mà ngành khai thỏc than cần, cũng như thị trường trong nước đang cần nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.Từ đú Coalimex xỏc định những mặt hàng cần nhập khẩu cho ngành, đú là những mỏy múc thiết bị phục vụ trong ngành như mỏy khoan đất và thanh trục khoan, mỏy xỳc đào, xe ụ tụ, phụ tựng ụ tụ, phụ tựng xe gạt, cỏc phụ tựng thay thế mỏy múc, cỏp điện...Ngoài ra, Cụng ty cũng nhập khẩu những mỏy múc, thiết bị ngoài ngành khỏc như xe mỏy, mỏy khoan cọc nhồi, trạm đo phõn cực...để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, tiờu dựng trong nước hoặc nhận nhập khẩu uỷ thỏc theo đơn đặt hàng của cỏc đối tỏc. Tuy nhiờn đõy cũng là bước khỏ khú khăn đối với Cụng ty bởi nhu cầu thị trường, nhu cầu của khỏch hàng là luụn biến động, rất khú xỏc định chớnh xỏc, đặc biệt là lĩnh vực dự bỏo nhu cầu thị trường cũn khú khăn hơn rất nhiều. 1.1.1- Nghiờn cứu giỏ cả trong nước Cụng ty phải xỏc định xem giỏ cả những mỏy múc, thiết bị mà Cụng ty sẽ nhập khẩu hiện đang được thị trường trong nước chấp nhận với mức giỏ nào, đối thủ cạnh tranh đang cung ứng với mức giỏ bao nhiờu. Hiện nay trờn thế giới khoa học kỹ thuật rất phỏt triển, ngày càng cú nhiều những mỏy múc, thiết bị hiện đại ra đời. Do đú, Cụng ty rất chỳ trọng đến việc nghiờn cứu, tỡm hiểu xem với từng loại mỏy múc thiết bị thỡ khỏch hàng cú thể chấp nhận ở mức giỏ nào. Thờm vào đú, Cụng ty cũng tỡm hiểu về khả năng tài chớnh, cỏc mối quan hệ...của khỏch hàng để tuỳ theo từng khỏch hàng cụ thể mà Cụng ty cú những biện phỏp, kế hoạch cụ thể nhằm đỏp ứng yờu cầu của họ với mức giỏ cú thể chấp nhận được. 1.1.2- Nghiờn cứu đối thủ cạnh tranh Bước sang cơ chế thị trường cú rất nhiều doanh nghiệp được phộp tham gia kinh doanh núi chung và kinh doanh nhập khẩu núi riờng. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến cạnh tranh trong kinh doanh. Đối với việc nhập khẩu mỏy múc, thiết bị của cụng ty Coalimex cũng khụng trỏnh khỏi việc phải cạnh tranh với những đối thủ là cỏc đơn vị thương mại trong cựng ngành than (đối với mỏy múc, thiết bị thuộc hàng trong ngành) và cỏc đơn vị thương mại khỏc (đối với mỏy múc, thiết bị thuộc hàng ngoài ngành). Do đú, Cụng ty đó cú những hoạt động quan tõm đến việc cỏc đối thủ cung ứng mặt hàng gỡ, với số lượng và giỏ cả bao nhiờu, chớnh sỏch khuếch trương, xỳc tiến của họ như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu của họ là gỡ. Từ đú Cụng ty cú những biện phỏp để tạo ưu thế hơn so với cỏc đối thủ cạnh tranh như tạo uy tớn bằng kinh nghiệm và khả năng về vốn của Ccụng ty làm cho cỏc đối tỏc cú sự tin tưởng nhất định. 1.2- Nghiờn cứu thị trường ngoài nước Hàng nhập khẩu của Cụng ty chủ yếu là mỏy múc, thiết bị, vật tư phục vụ cho ngành cụng nghiệp nặng như khai thỏc mỏ, hoỏ chất...nờn chỳng phải là những mỏy múc hiện đại, phự hợp với điều kiện của Việt Nam. Để tỡm được nhà cung cấp hợp lý khụng phải là đơn giản, nờn Cụng ty cũng đó chỳ trọng đến việc nghiờn cứu tỡm hiểu nhà cung cấp nước ngoài. Thụng thường, để cú thụng tin về cỏc nhà cung cấp, Cụng ty thường sử dụng thụng tin qua sỏch bỏo, bản tin giỏ cả thị trường của thụng tấn xó Việt Nam, cỏc tạp chớ nước ngoài, cỏc thụng tin của cỏc cơ quan thường vụ Việt Nam ở nước ngoài...hoặc qua catalogue tự giới thiệu quảng cỏo. Mấy năm gần đõy, nhờ cú sự phỏt triển của cụng nghệ thụng tin, Cụng ty cũng đó hoà nhập vào xu hướng chung, tham gia sử dụng và khai thỏc mạng internet. Tuy nhiờn, việc sử dụng internet của Cụng ty cũn nhiều hạn chế, chỉ dừng lại ở việc dựng thư điện tử email, thay cho cỏc hỡnh thức liờn lạc cú chi phớ cao khỏc là chủ yếu, chứ chưa thực sự dựng để khai thỏc thụng tin trờn mạng.Vỡ thế hiệu quả được sử dụng từ hỡnh thức này là khụng cao, hạn chế khả năng khai thỏc nghiờn cứu thị trường của Cụng ty. Đối với những mặt hàng đó cú mặt ở Việt Nam (do cỏc Cụng ty khỏc nhập khẩu về), cỏn bộ của Cụng ty sẽ đến gặp người tiờu dựng để hỏi thăm về tỡnh hỡnh giỏ cả, chất lượng... của hàng hoỏ và học hỏi thờm kinh nghiệm, để từ đú cú quyết định về chiến lược nhập khẩu mặt hàng này. Ngoài ra, với những bạn hàng hoàn toàn mới, với những mỏy múc thiết bị lần đầu tiờn Cụng ty nhập khẩu và cú giỏ trị lớn, Cụng ty sẽ cho cỏn bộ sang tận nơi sản xuất để tỡm hiểu tỡnh hỡnh và tiếp xỳc trực tiếp với nhà cung cấp. Phương phỏp này tuy tốn kộm song đảm bảo an toàn cho Cụng ty. Nhiều khi chi phớ này do đối tỏc nước ngoài chịu, họ mời cỏn bộ của Cụng ty sang tỡm hiểu trực tiếp để mong muốn cú quan hệ hợp tỏc lõu dài về sau. Vỡ thế, khụng phải lỳc nào cỏch thức này cũng gõy tốn kộm cho Cụng ty. Từ những điều tra đú, Coalimex luụn chọn ra đựoc những nhà cung cấp tốt nhất cho mỡnh, thụng thưũng cỏc đối tỏc nườc ngoài đú là Nga, Ucraina, Mỹ, Nhật, Hàn quốc, Trung quốc... Tuy nhiờn, quỏ trỡnh nghiờn cứu này do cỏc cỏn bộ phũng kinh doanh nhập khẩu trực tiếp đảm nhiệm, vỡ khụng phải nghiệp vụ chớnh của họ nờn việc nghiờn cứu này cũn thiếu tớnh chuyờn nghiệp. Trước đõy, tỡnh trạng cạnh khụng gay gắt như hiện nay, thụng tin khụng quỏ đa dạng, phức tạp, nờn việc xử lý thụng tin của cỏn bộ nghiệp vụ cũn cú thể đỏp ứng được. Nhưng với thực trạng hiện nay, khả năng nghiờn cứu và khai thỏc thụng tin của cỏn bộ nghiệp vụ khụng cũn hiệu quả như trước. 2- Xin giấy phộp nhập khẩu Sau khi đó nghiờn cứu kỹ thị trường trong nước, biết được những loại mỏy múc, thiết bị nào thị trường trong nước đang cần, đang thiếu và cú thể thoả món tốt nhất nhu cầu thị trường trong nước và khỏch hàng trong nước thỡ Cụng ty bắt đầu xõy dựng cỏc kế hoạch để nhập khẩu những mỏy múc, thiết bị đú. Bước tiếp sau bước nghiờn cứu thị trường trong nước mà Cụng ty thực hiện đú là xin giấy phộp nhập khẩu để đề phũng trường hợp sau khi đó giao dịch, đàm phỏn và ký kết hợp đồng mà khụng xin được giấy phộp nhập khẩu. Điều này sẽ gõy nờn rất nhiều phiền phức và thiệt hại bởi như thế cú nghĩa là Cụng ty đó tự động huỷ hợp đồng sau khi đó đồng ý ký với đối tỏc, do đú bờn đối tỏc cú quyền kiện và đũi bồi thường. Hầu hết cỏc mỏy múc, thiết bị mới Cụng ty nhập về là khụng cần xin giấy phộp nhập khẩu. Chỉ với những mỏy múc cũ thỡ bắt buộc phải xin giấy phộp nhập khẩu nhưng ở đõy là giấy phộp chuyờn ngành và những mỏy múc đú cần phải qua thẩm định, kiểm tra của cơ quan chức năng. 3- Giao dịch, đàm phỏn để di đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Để lựa chọn được nhà cung cấp, Cụng ty lập danh sỏch cỏc đối tỏc cú triển vọng nhất và lựa chọn đối tỏc theo hai cỏch: gọi mời thầu cung cấp và chủ động hỏi hàng hay nghiờn cứu cỏc bản chào hàng để đi đến cỏc quyết định lựa chọn. Với hỡnh thức gọi thầu cung cấp, Coalimex sẽ lựa chọn đối tỏc nào đưa ra cỏc điều kiện phự hợp với yờu cầu của Cụng ty nhất. Cỏch thức mời thầu: mời hồ sơ, lựa chọn người trỳng thầu diễn ra theo đỳng trỡnh tự mà luật qui định. Với cỏch hai, trước hết Cụng ty tiến hành hỏi hàng, tức là yờu cầu đối tỏc nước ngoài cung cấp thụng tin chi tiết về hàng hoỏ, qui cỏch, phẩm chất, giỏ cả, số lượng, bao bỡ, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toỏn và cỏc điều kiện thương mại khỏc nhằm mục đớch cơ bản là để nhận được bỏo giỏ với thụng tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận được hỏi hàng của Cụng ty, bờn đối tỏc sẽ đưa ra chào hàng hay bỏo giỏ với nội dung chi tiết như tờn hàng, số lượng, quy cỏch, phẩm chất, giỏ cả, phương thức thanh toỏn, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng, cựng một số điều kiện khỏc như bao bỡ, kớ mó hiệu...Thụng thường Cụng ty nhận được những chào hàng cố định nờn thời gian giao dịch được rỳt ngắn. Những chào hàng này thường đầy đủ cỏc điều khoản, nội dung như một hợp đồng do bờn đối tỏc nước ngoài soạn thảo. Từ đú Cụng ty đó phõn tớch thiệt hại và lợi ớch của chào hàng để quyết định xem cú nờn chấp nhận hay khụng. Hầu hết cỏc chào hàng Cụng ty đều phải thoả thuận lại, thụng thường cỏc điều khoản cần phải thoả thuận lại đú là giỏ cả, cỏc điều khoản về thanh toỏn, địa điểm nhận hàng...Vớ dụ như mức giỏ của mỏy múc, thiết bị mà bờn đối tỏc đưa ra quỏ cao, như vậy Cụng ty phải thoả thuận lại về giỏ cả. Hoặc nhiều khi bờn đối tỏc lại yờu cầu Cụng ty mở L/C ở ngõn hàng mà Cụng ty khụng cú tài khoản, như vậy cụng ty cũng phải thoả thuận lại... Vỡ vậy mà cỏc bờn phải đàm phỏn với nhau để đưa ra những thống nhất chung. Thụng thường Cụng ty hay sử dụng hỡnh thức đàm phỏn qua fax, email, chỉ với những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ thỡ Cụng ty mới sử dụng hỡnh thức đàm phỏn qua điện thoại vỡ phớ tổn điện thoại giữa cỏc nước rất cao, cỏc cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, cỏc bờn khụng thể trỡnh bày chi tiết...Riờng đối với hỡnh thức đàm phỏn bằng cỏch gặp gỡ trực tiếp Cụng ty rất hiếm khi sử dụng bởi vỡ hỡnh thức này quỏ tốn kộm, đồng thời cần phải cú cỏn bộ am hiểu về nghiệp vụ, về mỏy múc, thiết bị và đặc biệt là đối phương, cỏn bộ nghiệp vụ cũng phải cú tài ứng biến và cú thể đưa ra cỏc quyết định ngay tại chỗ khi thấy cần thiết. Thụng thường Cụng ty chỉ sử dụng hỡnh thức này với những hợp đồng nhập khẩu mỏy múc, thiết bị cú giỏ trị từ 300.000 USD đến 500.000 USD (rất ớt). Đõy là bước mà Cụng ty cũng gặp khụng ớt khú khăn, nếu nhanh thỡ quỏ trỡnh giao dịch, đàm phỏn này cũng phải kộo dài trong thời gian khoảng 1 thỏng, ngoài ra cú thể kộo dài lõu hơn. 4- Ký kết hợp đồng nhập khẩu Khi Cụng ty và bờn đối tỏc nước ngoài đó đi đến thống nhất tất cả cỏc điều khoản trong hợp đồng thỡ sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Cỏc điều khoản chủ yếu bắt buộc phải cú trong hợp đồng nhập khẩu mà cỏc bờn phải thoả thuận đú là: Tờn hàng, số lượng, quy cỏch, chất lượng, giỏ cả, phương thức thanh toỏn, địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. Ngoài ra cũn cú thể cú cỏc điều khoản khỏc như: khiếu nại, trọng tài... Mỗi năm Cụng ty thực hiện được khoảng 2000 - 2200 hợp đồng nhập khẩu cỏc loại đạt trị giỏ từ 27 - 30 triệu USD. Trong đú số hợp đồng nhập khẩu mỏy múc, thiết bị là khoảng 500 - 600 hợp đồng đạt trị giỏ 6,5 - 7,5 triệu USD. Giỏ trị hợp đồng nhập khẩu nhỏ nhất là 5000 - 7000 USD và lớn nhất là 300.000 - 500.000 USD (trường hợp này rất hiếm). 5- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 5.1- Mở thư tớn dụng L/C Trong hợp đồng nhập khẩu, Cụng ty và đối tỏc nước ngoài đó thoả thuận mở L/C tại cỏc ngõn hàng nào thỡ sau khi ký hợp đồng Cụng ty chuẩn bị cỏc giấy tờ cần thiết mang đến ngõn hàng đú để làm thủ tục mở L/C. Cỏc ngõn hàng Coalimex thường mở L/C là Viờtcombank, Ngõn hàng cụng thương chi nhỏnh II Hai Bà Trưng. Với trường hợp nhập khẩu uỷ thỏc, bờn uỷ thỏc ( thường là cỏc cụng ty mỏ thuộc Tổng cụng ty than ) căn cứ vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu sẽ chuyển tiền ký quỹ vào tài khoản của Cụng ty để cỏn bộ phũng nhập khẩu làm thủ tục mở L/C. Hầu hết cỏc hợp đồng nhập khẩu mỏy múc thiết bị, Cụng ty đều mở L/C khụng huỷ ngang. Và Cụng ty thường phải ký quỹ từ 10 - 20% giỏ trị hợp đồng. Sau khi L/C được đối tỏc nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng Cụng ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hoỏ từ người bỏn thụng qua ngõn hàng mở L/C. Bộ chứng từ này chớnh là cơ sở để Cụng ty tiến hành cỏc bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan, nhận hàng...Thụng thường bộ chứng từ này được gửi đến ngõn hàng mở L/C, ngõn hàng mở L/C tiến hành kiểm tra. Nếu bộ chứng từ khớp với hợp đồng nhập khẩu và L/C thỡ ngõn hàng sẽ gửi cho Cụng ty một hối phiếu để Cụng ty ký chấp nhận trả tiền cho bờn bỏn. Nếu bộ chứng từ cú sai sút với hợp đồng nhập khẩu và L/C thỡ ngõn hàng sẽ gửi cho Cụng ty một bản liệt kờ những sai sút đú, nếu Cụng ty chấp nhận những sai sút này thỡ sẽ đồng ý để ngõn hàng trả tiền cho bờn bỏn. Nếu khụng thỡ ngõn hàng sẽ khụng thanh toỏn cho bờn bỏn, mà gửi trả bộ chứng từ cho ngõn hàng bờn bỏn để họ sửa lại. 5.2- Thuờ phương tiện vận tải Đối với mặt hàng mỏy múc, thiết bị kể cả trong ngành cũng như ngoài ngành, Cụng ty thường nhập khẩu theo giỏ CIF, do đú nghĩa vụ thuờ tầu thuộc về bờn đối tỏc nước ngoài. Tuy nhiờn cũng cú một số trường hợp Cụng ty nhập khẩu theo giỏ FOB. Những trường hợp này thường là do nếu nhập khẩu theo giỏ CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với việc nhập khẩu theo giỏ FOB, do đú Cụng ty đó chấp nhận mua theo giỏ FOB tức là Cụng ty phải cú nghĩa vụ thuờ tàu để chở hàng nhập khẩu. Việc thuờ tàu, lưu cước đũi hỏi cú kinh nghiệm nghiệp vụ, cú thụng tin về tỡnh hỡnh thị trường thuờ tàu và tinh thụng cỏc điều kiện thuờ tàu. Do đú Cụng ty thường uỷ thỏc việc thuờ tàu và lưu cước cho một cụng ty hàng hải nào đú thụng qua hợp đồng uỷ thỏc. Một số cụng ty hàng hải mà cụng ty cú quan hệ giao dịch đú là : Cụng ty thuờ tàu và mụi giới hàng hải (Vietfracht), cụng ty Đại lý tàu biển (VOSA) và cỏc hóng vận tải nước ngoài cú đại lý ở Việt Nam. 5.3- Mua bảo hiểm cho hàng hoỏ Đa phần hàng hoỏ (khoảng gần 95%) là được chuyờn chở bằng đường biển, một lĩnh vực luụn cú quỏ nhiều rủi ro tiềm ẩn vượt quỏ khả năng kiểm soỏt của con người và tổn thất do rủi ro từ biển cả thường lại rất lớn. Vỡ thế bảo hiểm hàng hoỏ đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Đối với mặt hàng mỏy múc, thiết bị nhập khẩu của cụng ty Coalimex hầu hết cũng được chuyờn chở bằng đường biển. Tuy nhiờn cú cỏc hợp đồng nhập khẩu mỏy múc, thiết bị của Cụng ty là mua theo giỏ CIF, do đú phần mua bảo hiểm cho hàng hoỏ nhập khẩu này thuộc về bờn đối tỏc nước ngoài. Chỉ với hợp đồng nhập khẩu Cụng ty mua theo giỏ FOB hoặc CFR thỡ Cụng ty phải liờn hệ với cỏc cụng ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hoỏ mà mỡnh nhập về. Cụng ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX (PJICO) là cụng ty bảo hiểm mà cụng ty Coalimex thường mua bảo hiểm hàng hoỏ nhập khẩu tại đú, ngoài ra cũn cú cụng ty bảo hiểm Việt Nam-Bảo Việt và một số cỏc hóng bảo hiểm khỏc. Khi đú Cụng ty gửi “giấy yờu cầu bảo hiểm” đến cụng ty bảo hiểm (theo mẫu của họ) để yờu cầu bảo hiểm cho mỏy múc, thiết bị mà Cụng ty nhập khẩu trong chuyến hàng đú. Sau đú cụng ty bảo hiểm sẽ cấp cho Cụng ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yờu cầu bảo hiểm mà Cụng ty gửi đến. Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà Cụng ty phải mua bảo hiểm hay khụng và mua theo điều kiện nào, điều này cũn phụ thuộc vào tớnh chất đặc điểm của hàng hoỏ. Cụ thể đối với mặt hàng được đúng bằng container, Cụng ty thường mua bảo hiểm theo điều kiện A. Với mặt hàng rời như phụ tựng sắt thộp...Cụng ty mua theo điều kiện B kốm theo một điều kiện phụ như chống trộm cắp hoặc khụng giao hàng...Riờng với những mặt hàng cú giỏ trị lớn như xe mỏy, ụtụ...Cụng ty sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện A. Song hầu hết cỏc hợp đồng nhập khẩu mỏy múc, thiết bị, vật tư, phụ tựng đều là nhập khẩu uỷ thỏc nờn Cụng ty sẽ mua bảo hiểm với điều kiện phự hợp với từng lụ hàng và đảm bảo an toàn nhất cho bờn uỷ thỏc. Nội dung của đơn bảo hiểm bao gồm: Tờn địa chỉ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm Tờn hàng, số lượng, trọng lượng, số vận đơn, qui cỏch đúng gúi, bao bỡ, ký mó hiệu. Tờn tàu, ngày khởi hành, cỏch xếp hàng trờn tầu. Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải. Giỏ trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm( ghi rừ theo qui tắc nào, của nước nào). Tỷ lệ phớ bảo hiểm. Địa chỉ và người giỏm định tổn thất để người nhập khẩucú thể mời giỏm định khi cần. Nơi trả tiền bồi thường, số bản chớnh đơn bảo hiểm được phỏt hành. Đú là nội dung mặt trước của đơn bảo hiẻm, cũn mặt sau in sẵn những qui tắc, thể lệ bảo hiểm của cụng ty bảo hiểm thường qui định trỏch nhiệm và nghĩa vụ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm, cỏc cỏch xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mỏt, hư hỏng hàng hoỏ được bảo hiểm. 5.4- Thanh toỏn Phương thức thanh toỏn chủ yếu của Cụng ty là bằng thư tớn dụng L/C. Theo qui định, người xuất khẩu phải trỡnh bộ chứng từ thanh toỏn cho ngõn hàng để nhận được tiền thanh toỏn. Sau khi Cụng ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngõn hàng gửi đến, ngõn hàng sẽ ký hậu vận đơn, Cụng ty sẽ tiến hành thanh toỏn 80% hoặc 90% giỏ trị hợp đồng cho nhà xuất khẩu tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 10% hay 20%. Ngoài ra, Cụng ty cũn sử dụng phương thức thanh toỏn bằng TT(telergaphic Trafner). Tuỳ từng mặt hàng cụ thể, Cụng ty sẽ thoả thuận thời gian chuyển tiền một cỏch hợp lý: thanh toỏn ngay sau khi nhận được giấy bỏo hàng về hay thanh toỏn sau khi đó nhận đủ hàng. Khi nhận được giấy bỏo hàng về hoặc nhận được bộ chứng từ do ngõn hàng gửi đến, phũng nhập khẩu bỏo cỏo và được giỏm đốc duyệt, Coalimex sẽ tiến hành thanh toỏn. Nếu thấy bộ chứng từ phự hợp, Cụng ty sẽ viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngõn hàng yờu cầu ngõn hàng chuyển tiền cho nhà xuất khẩu. Tuỳ vào giỏ trị và độ quan trọng của lụ hàng mà Cụng ty sẽ phải thanh toỏn trước bao nhiờu phần trăm giỏ trị hợp đồng. Sử dụng TT cú lợi thế hơn so với L/C ở chỗ: khi hàng về đến tận nơi, Cụng ty mới phải trả tiền. Tuy chi phớ sử dụng hai phương thức này là như nhau nhưng nếu dựngTT thỡ Cụng ty sẽ khụng phải ký quỹ cho ngõn hàng như mở L/C. Nhưng phương thức này chỉ được sử dụng với cỏc đối tỏc cú quan hệ kinh doanh lõu dài, tin cậy đối với Cụng ty. 5.5- Làm thủ tục hải quan Hàng nhập khẩu của Cụng ty thường được nhập qua cảng Hải phũng, Thành phố Hồ Chớ Minh, qua cửa khẩu biờn giới hoặc sõn bay Nội bài. - Khi nhận được thụng bỏo hàng về và bộ chứng từ thanh toỏn của ngõn hàng cỏn bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lụ hàng nhập khẩu cú chữ ký và con dấu của giỏm đốc. Khi lập tờ khai hải quan yờu cầu khai bỏo chớnh xỏc tờn hàng, mó số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giỏ, trị giỏ, ỏp thuế và tự tớnh thuế nhập khẩu. - Sau đú Cụng ty chuyển vận đơn gốc sau khi đó ký hậu của ngõn hàng mở L/C đến đại lý tàu để đổi lấy”lệnh giao hàng”. Và trỡnh lờn hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng: Tờ khai hải quan; hợp đồng ngoại; giấy bỏo nhận hàng; hoỏ đơn; lệnh giao hàng; vận đơn gốc; giấy chứng nhận chất lượng xuất xứ; giấy chứng nhận kiểm định; đơn bảo hiểm; bảng kờ chi tiết hàng hoỏ; L/C; giấy phộp kinh doanh; giấy giới thiệu mang đi nhận hàng của Cụng ty. Sau khi xem xột giấy tờ, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng húa về số lượng, chất lượng, nhón mỏc, chủng loại. Nếu mọi thứ đều hợp lý Hải quan cho rỳt hàng khỏi kho và xỏc nhận vào tờ khai Hải quan. Do Cụng ty tự ỏp mó thuế hàng húa của mỡnh và tự tớnh thuế nờn Hải quan sẽ kiểm tra lại tớnh chớnh xỏc. Khi Hải quan đúng dấu, ký xỏc nhận vào tờ khai, nếu quỏ 5 ngày kể từ ngày nhận được thụng bỏo hàng về, Cụng ty mới đến nhận hàng thỡ Cụng ty phải nộp tiền lưu kho và cỏc chi phớ khỏc. Hải quan sẽ cử cỏn bộ kiểm húa cựng với người của Cụng ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho nếu thấy cú tổn thất hoặc nghi ngờ cú tổn thất Cụng ty bỏo ngay cho bờn bảo hiểm hoặc mời Vinacontrol đến để giỏm định, xỏc nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trỏch nhiệm của bờn nào để làm cơ sở tớnh giỏ trị bảo hiểm bồi thường. Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giỏm định được khỏch quan và khụng ảnh thưởng tới cỏc bờn giỏm định, Cụng ty thường tổ chức cho đại diện cỏc bờn cú mặt cựng một lỳc để tiến hành cụng việc. Nhõn viờn kiểm húa sẽ cựng với Vinacontrol hoặc hóng bảo hiểm đến giỏm định mở hàng ra để kiểm tra xỏc định cụ thể số hàng thiếu hoặc đổ vỡ. Sau khi kiểm tra, nhõn viờn kiểm húa sẽ ký xỏc nhận giao hàng đủ hoặc xỏc nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đúng dấu xỏc nhận. Trong trường hợp hàng khụng phự hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ khụng cho phộp nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đú, Cụng ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bỏn. Kết thỳc việc giao nhận hàng sẽ được chuyển sang làm thủ tục tớnh thuế, nộp thuế. Nhõn viờn hải quan sẽ xỏc định kiểm tra lại tỷ lệ tớnh thuế và tổng giỏ trị thuế phải nộp của Cụng ty trong tờ khai hải quan. Cụng ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi cú sự sửa chữa về tỷ lệ tớnh thuế. Cụng ty phải xỏc định mó số hàng hoỏ, thuế suất, giỏ tớnh thuế theo qui định để tự tớnh số thuế phải nộp. Cụ thể như: - Đối với mỏy múc thiết bị mó số là 84. Sau đú, với từng loại mỏy múc thiết bị cụ thể mà Cụng ty ỏp mó hàng hoỏ chi tiết, vớ dụ: Mỏy xỳc, mỏy khoan cú mó số 8430; mỏy cắt via than cú mó số chi tiết là 84302000. - Căn cứ vào mó số trờn, Cụng ty đối chiếu sang để tớnh cỏc loại thuế phải nộp. Cụ thể với mỏy cắt via than, thuế VAT: 10%, thuế nhập khẩu: 0% Tuy nhiờn, việc khai bỏo mó số thuế trong khõu khai bỏo hải quan này là vấn đề khỏ phức tạp. Đụi khi cỏn bộ chuyờn mụn gặp phải khú khăn trong việc điền tờ khai hải quan, với những lụ hàng lớn, mặt hàng phức tạp, cỏn bộ phũng nhập khẩu mất nhiều thời gian để khai bỏo và tớnh thuế nờn nhiều khi ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng và phớ lưu kho hải quan. Cụ thể, với lụ hàng phụ tựng xe tự đổ Belar 42 tấn( hợp đồng số05/CLM-nkl, ngày 27/1/2002), nếu Cụng ty đi nhận hàng ngay sau khi hàng về, Cụng ty sẽ chỉ tốn 476.000 đồng tiền lưu kho hải quan. Song do phải mất nhiều thời gian trong khõu khai bỏo mó số trong tờ hải quan, nờn Cụng ty đó mất 3.827.000 đồng phớ lưu kho. Ngoài ra, cú những mặt hàng cú mó số khụng rừ ràng như với phụ tựng xy lanh, mó số 84314300 cú thuế nhập khẩu là 30%, VAT là 5%. Cũn với xy lanh dựng để giảm súc, mó số 84123100 cú thuế nhập khẩu là 0%, VAT là 5%. Hai phụ tựng này cựng cú tờn là xy lanh nhưng bản chất khỏc nhau, một cỏi cú kết cấu dựng lũ xo, một cỏi cú cấu tạo dựng dầu thuỷ lực. Nếu khụng cú trỡnh độ chuyờn mụn, việc khai bỏo mó số khụng đỳng rất dễ cú thể xẩy ra. Nếu khai nhầm, Cụng ty sẽ bị nghi ngờ là cố tỡnh khai bỏo gian lận, hoặc mức thuế Cụng ty phải nộp tăng lờn đỏng kể. Đồng thời với việc nộp thuế nhập khẩu, cụng ty cũn phải nộp lệ phớ hải quan như: lệ phớ lưu kho hải quan, lệ phớ thủ tục hải quan tại cỏc địa điểm khỏc, lệ phớ ỏp tải, lệ phớ niờm phong, lệ phớ hàng húa... Trong lệ phớ hải quan mà nhà nhập khẩu phải nộp cú thể bao gồm 1 số lệ phớ sau: - Lệ phớ lưu kho hải quan: Phải nộp trước khi đến nhận hàng húa khỏi kho. - Lệ phớ làm thủ tục hải quan tại cỏc địa điểm khỏc (ngoài địa điểm được quy định chớnh thức để kiểm tra hải quan) theo yờu cầu của chủ hàng: Phải nộp trước khi cỏn bộ kiểm tra ký xỏc nhận “đó làm thủ tục Hải quan”. -Lệ phớ ỏp tải và lệ phớ niờm phong hàng húa: Nộp trước khi hải quan thực hiện việc ỏp tải hàng húa hoàn thành niờm phong - Lệ phớ hàng húa: Nộp ngay khi đến làm thủ tục lụ hàng - Lệ phớ hàng húa yờu cầu hải quan xỏc nhận lại chứng từ: Nộp trước khi được nhận lại cỏc chứng từ đ