Đề tài Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí Trung ương

ột người không thể đảm đương được mọi công việc quản lý, dẫn đến hiện tượng phân quyền. Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. 2.6. Sự phối hợp giữa các bộ phận. Để thực hiện có kết quả các mục tiêu của tổ chức thì đòi hỏi phải có sự liên kết hoạt động của các bộ phận. Phối hợp nhằm đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài của tổ chức. * Các công cụ phối hợp bao gồm: - Chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách - Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật. - Các công cụ cơ cấu. - Giám sát trực tiếp. - Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông. - Văn hoá tổ chức. II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 1. Chiến lược. Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, khi chiến lược có sự thay đổi thì cơ cấu tổ chức sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với chiến lược mới. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 54. 2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu của một tổ chức. Các tổ chức có quy mô lớn và thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá, tiêu chuẩn hoá cao hơn nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57. 3. Công nghệ. Công nghệ được hiểu là hạ tầng máy móc và khoa học kỹ thuật mà tổ chức sử dụng. tính chất và mức dộ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Trong thời đại công nghệ luôn có sự thay đổi một cách nhanh chóng thì cơ cấu cần phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi đó. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 57. 4. Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực. Thái độ của người lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức. Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những mô hình tổ chức điển hình, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ít khi vận dụng các hình thức theo ma trận hay mạng lưới. Đội ngũ nhân lực là một nhân tố quan trọng khi chọn mô hình tổ chức. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58. 5. Môi trường. Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng lớn bởi các tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi của môi trường. Tổ chức thường có cơ cấu cơ học trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định. Những tổ chức có nguồn lực khan hiếm, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau. TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội – 2002 – Trang 58. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY PHÁT HÀNH BÁO CHÍ TRUNG ƯƠNG. I. Giới thiệu tổng quan về Công ty. 1. Tên Công ty Công ty Phát hành Báo chí Trung ương có tên giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC). Công ty phát hành Báo chí Trung ương có trụ sở chính đặt tại số 17 phố Đinh Lễ quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. 2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Công ty Phát hành báo chí Trung ương là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viên, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt nam được phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/08/1995 của Chính phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực phát hành báo chí cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ bưu chính – viễn thông liên hoàn, thống nhất cả nước, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ bưu chính – viễn thông để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số 218/ QĐ-TCCB ngày 23/8/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện. Công ty có quan hệ với các toà soạn báo trong nước, các bưu điện tỉnh, các tổ chức Đảng, chính quyền ở địa phương, các toà soạn địa phương để thúc đẩy công tác phát hành báo chí. Công ty quản lý 8 điểm in trong cả nước ( chủ yếu là báo nhân dân ) tại Hà Nội, Đà nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh ( công ty đang trực tiếp khai thác), Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Đắc Lắc, Điện Biên. Trong đó có Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh do công ty trực tiếp quản lý. Thành phố Hồ Chí Minh có chi nhánh 2, Đà nẵng có chi nhánh 3. * Các điểm in báo còn lại trên cả nước: (tại Nghệ An, Bình Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biên) có nhiệm vụ khai thác các loại báo chí Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu báo chí của khách hàng trong nội tỉnh và các tỉnh thành khác trong khu vực.Các điểm in này công ty ký hợp đồng uỷ thác với Bưu điện tỉnh để khai thác giúp, các chi phí đếu do công ty trả cho Bưu điện tỉnh. * Một điểm in của công ty ở Khánh Hoà mới được hình thành nhưng công ty chưa ký hợp đồng phát hành. 3. Tiềm năng về vốn, lao động. * Về vốn: Công ty phát hành Báo chí Trung ương là đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông, với chức năng phục vụ nhân dân là chính, mục đích kinh doanh không phải là mục tiêu hàng đầu của Công ty. Mặc dù vậy, Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả và lợi nhuận từ việc kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên. Bảng1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW (giai đoạn 2001-2005) TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1 Tổng sản lượng (triệu tờ/cuốn) 212 239 254 265 290 2 Doanh thu (tỷ đồng) 20.3 23.2 29.9 33.5 37.8 3 Số loại báo chí PH 459 482 516 552 594 4 Số bưu cục đóng thẳng 748 752 768 796 816 (Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW qua các năm). * Về lao động Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005. : - Tổng số lao động tại Công ty PHBCTW là 447 người, trong đó lao động Nữ: 196 người, chiếm 43.85%; lao động Nam: 251 người, chiếm 56.15%. - Về kết cấu lao động: + Lao động quản lý: 57 người (chiếm 12.75%). Bảng 2: Cơ cấu lao động quản lý của Công ty PHBCTW. Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Lãnh đạo Công ty 2 2 Phòng TCNSHC 19 10 4 1 4 Phòng KTTKTC 13 10 1 1 1 Phòng Nghiệp vụ 9 9 Phòng Kế hoạch 5 5 Phòng Tin học 9 9 Tổng cộng 57 45 5 2 5 (Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005) + Lao động trực tiếp sản xuất: 390 người ( chiếm 87.25%). Bảng 3: Cơ cấu lao động trực tiếp sản xuất của Công ty PHBCTW Tên đơn vị Số lao động (Người) Trình độ ĐH,CĐ TC SC Chưa ĐT Phòng Điều hành 25 13 7 6 Phòng Kinh doanh 62 22 10 26 3 Đội Bảo vệ 11 0 2 2 7 Đội Kiểm soát 14 4 5 5 Đội xe 18 1 2 15 TTKTBC Ngoại văn 9 4 4 1 TTKTBC Quốc văn 123 12 19 77 15 Chi nhánh 2 98 9 15 61 13 Chi nhánh 3 15 5 2 7 1 Điểm in Điện Biên 2 1 1 Điểm in Bình Định 3 1 2 Điểm in Đắc Lắc 2 1 1 Điểm in Cần Thơ 3 1 2 Điểm in Nghệ An 5 1 4 Tổng cộng 390 70 66 205 49 (Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005) + Về trình độ lao động: Đại học, cao đẳng: 115 người chiếm 25.73% Trung cấp: 71 người 15.88% Sơ cấp, CNKT: 207 người 46.31% Chưa qua đào tạo: 54 người 12.08% + Tuổi đời bình quân: 37.5 tuổi. + Tuổi nghề bình quân chung: 15 năm. + Thâm niên công tác bình quân : 10 năm. 4. Quá trình hình thành và phát triển. Từ tháng 10 năm 1955 khi Đảng và Nhà nước giao toàn bộ nhiệm vụ PHBC từ Nhà in Quốc gia sang ngành Bưu điện, các bộ phận, đơn vị tiền thân của Công ty PHBCTW được mang nhiều tên gọi khác nhau, trực thuộc nhiều cấp quản lý khác nhau (lúc thì thuộc Tổng cục Bưu điện, lúc thuộc Sở Bưu điện Hà Nội, lúc thuộc Cục Bưu chính). Để đáp ứng với sự phát triển và yêu cầu thực tế, năm 1977 các bộ phận thuộc Cục Bưu chính đã được tách ra với các nhiệm vụ, chức năng riêng về khai thác báo chí, vận chuyển Bưu chính và báo chí, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chính...Từ đó hình thành lên các đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đó là Trung tâm vận chuyển, Công ty Tem và Trung tâm PHBCTW. Công ty chính thức được thành lập năm 1977 theo quyết định thành lập số 1799/ QĐ/ TCBĐ ngày 22/8/1977, dưới tên gọi là Trung tâm Phát hành Báo chí Trung ương, đến ngày 16/1/1989 được đổi tên thành Công ty Phát hành Báo chí trung ương theo Quyết định 64/QĐ/ TCBĐ. Năm 1996, sau khi Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt nam quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty PHBCTW được thành lập lại, Công ty được ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 218/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam, ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty. Từ đó đến nay Công ty hoạt động theo Quyết định số 218. 5. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Phát hành Báo chí Trung ương là trung tâm đầu mối chính khai thác về phát hành Báo chí trong nước ( quốc văn) và báo chí nước ngoài nhập khẩu, phát hành trong phạm vi cả nước. Công ty có mối quan hệ trực tiếp với gần 400 nhà in-xuất bản, các toà soạn báo, tạp chí, với 64 Bưu điện tỉnh thành, các cơ quan đoàn thể, các đơn vị trong và ngoài Ngành từ cấp Trung ương đến cấp địa phương. Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động được Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam phê chuẩn tại Quyết định 218/TCCB-LĐ ngày 23/8/1996, Công ty PHBCTW có chức năng và nhiệm vụ sau: - Tổ chức, xây dựng, quản lý mạng lưới phát hành báo chí để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty giao. - Khai thác các nguồn báo chí trong nước và ngoài nước, cung cấp cho các Bưu điện tỉnh, thành phố để phát hành tới người đọc, đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng và Chính quyền các cấp, đáp ứng nhu cầu về báo chí trong đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các ngành và nhân dân. - Xuất khẩu, nhập khẩu báo chí theo quy định của pháp luật. - Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính-Viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép. Trong Qui định nghiệp vụ PHBC được ban hành theo Quyết định số 202/QĐ-BC ngày 30/1/2004 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam cũng đề cập rất cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Công ty PHBCTW trong dịch vụ PHBC với các nội dung sau: - Tổ chức quản lý, điều hành và phát triển mạng lưới PHBC theo qui định của VNPT. - Được Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt Nam uỷ quyền là đầu mối quan hệ ký hợp đồng với cơ quan báo chí Trung ương, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí và báo địa phương phát hành trên cả nước hoặc trong khu vực. - Biên soạn và xuất bản Mục lục báo chí trong nước do VNPT phát hành, bổ xung khi có thay đổi thể thức xuất bản. Mục lục báo chí phải có đủ tên, mã số, thời hạn xuất bản, giá bán lẻ, giá bán dài hạn. - Thông báo thời gian đặt nhu cầu và thời gian điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu của các loại báo chí trong nước và báo chí nước ngoài nhập khẩu. - Đặt nhu cầu báo chí, điều chỉnh số lượng sau khi đã đặt nhu cầu với cơ quan báo chí, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí. - Tổ chức khai thác, phân phối, đóng túi gói cho các Bưu cục theo qui định và thanh toán tiền báo chí. - Căn cứ khung giá, cước phí phát hành các loại báo chí lưu ký, khung cước những trang báo tăng thêm của VNPT để qui định cước chuyển trả báo lưu ký, cước những trang báo tăng thêm so với qui định trong giấy phép xuất bản. - Qui định giá bán lẻ đối với các loại báo chí không phát hành qua VNPT và báo chí nhập khẩu không có tỷ lệ cước phát hành hoặc tỷ lệ quá thấp. - Qui định mức chi hoa hồng, chi khuyến mại cho đại lý, phát hành viên và khách hàng theo qui định của VNPT. - Tổ chức đại lý bán lẻ báo chí sau khi thoả thuận với Bưu điện địa phương. - Được mở cửa hàng giao dịch bán lẻ báo chí tại các địa phương có điểm in báo. - Được quyền thanh lý báo chí không tiêu thụ hết. Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Công ty PHBCTW hiện đang trực tiếp quản lý và tổ chức hoạt động tại các trung tâm khai thác báo chí đầu mối. Cụ thể: * Tại Hà nội Là thủ đô của cả nước nên hầu hết các loại báo, tạp chí Trung ương đều được in và phát hành tại Thành phố Hà Nội. Để thu gom các loại báo chí từ hệ thống gồm hàng chục nhà in, nhà xuất bản nằm rải rác trong toàn thành phố, Công ty PHBCTW đã tổ chức 4 điểm khai thác báo chí tập trung tại Hà Nội, bao gồm: - Tại Trụ sở Công ty: Tập trung khai thác các loại báo, tạp chí, một số loại báo địa phương, các tờ tin nhanh từ các Toà soạn, nhà in chuyển đến. Đây là nơi tập trung túi gói báo chí chuyển đi các Bưu điện tỉnh thành Miền Trung và Miền Nam bằng phương tiện tàu hoả (tầu thống nhất Bắc Nam). - Tại Nhà in Nhân Dân 1: Tập trung khai thác báo Nhân Dân và các loại báo ngày, báo tuần được in tại chỗ và tại các nhà in lân cận. Đây là nơi khai thác nhiều nhất về số lượng, số loại báo chí và đồng thời cũng là nơi khởi hành xuất phát của các tuyến đường thư cấp 1 đi các tỉnh phía Bắc. - Tại Nhà in báo Quân Đội 1: Tập trung khai thác báo Quân Đội và một số loại báo ngày, báo tuần được in tại chỗ và tại các điểm in lân cận. - Tại nhà in báo Lao Động: Tập trung khai thác báo lao động và một số loại báo tuần, tạp chí được in tại chỗ. Có thể nói Hà Nội là nơi tập trung xuất bản, phát hành nhiều loại báo, tạp chí Trung ương nhất, hằng năm tại đây sản lượng báo chí phát hành chiếm gần 80% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty PHBCTW. * Tại Thành phố Hồ Chí Minh- nơi Công ty có trụ sở Chi nhánh 2 Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế phát triển nhanh và mạnh nhất cả nước, thị trường PHBC ở đây luôn sôi động, đa dạng và phức tạp. Nhiều tờ báo, tạp chí Trung ương đã đặt văn phòng đại diện để tổ chức hoạt động và in ấn phát hành. Bên cạnh đó, hệ thống các loại báo chí địa phương rất phong phú, phát triển mạnh với số lượng mỗi kỳ xuất bản rất lớn và địa bàn phát hành rộng khắp cả nước. Cũng như ở Thành phố Hà Nội, tại Chi nhánh PHBCTW 2 hiện có 3 địa điểm tổ chức khai thác và đóng chuyển báo chí được in từ Thành phố Hồ Chí Minh đến các Bưu điện tỉnh thành theo tuyến đường thư cấp 1. Hiện nay, Thành phố Hồ Chí Minh là nơi tập trung xuất bản, phát hành nhiều loại báo chí địa phương nhất. Bên cạnh hàng chục tờ báo của Thành phố Hồ Chí Minh còn có rất nhiều các tờ báo của tỉnh thành lân cận được in và phát hành từ Thành phố Hồ Chí Minh như một số tờ báo của tỉnh Bình Dương, Long An, Đồng Nai, Cà Mau...Hàng năm, tại đây sản lượng báo chí phát hành chiếm trên 10% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. * Tại Thành phố Đà Nẵng- Nơi Công ty có trụ sở Chi nhánh 3 Là thành phố cấp 1 trực thuộc Trung ương, những năm gần đây, Đà Nẵng đang trên đà phát triển mạnh về đầu tư kinh tế và cơ sở hạ tầng, trở thành thủ phủ của Miền Trung. Đà Nẵng đang thu hút các nhà đầu tư trong nước và ngoài nước tìm đến. Cùng với nhiều cơ quan Trung ương, doanh nghiệp nhà nước, các toà soạn báo Trung ương ngày càng thành lập nhiều văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, thị trường phát hành báo chí ngày một phát triển tăng nhanh, đáp ứng nhu của độc giả. Hiện nay đã có trên 20 loại báo chí Trung ương được in và phát hành tại TP Đà Nẵng, trong đó có rất nhiều loại báo có số lượng lớn phát hành như Nhân Dân, Quân Đội, Tiền Phong, Lao Động, Thanh Niên, Tuổi Trẻ...Tại trụ sở Chi nhánh 3 và tại Nhà in báo Nhân Dân 3 Đà Nẵng, các loại báo chí được khai thác, đóng chuyển đi các tỉnh Miền Trung và Tây Nguyên. Sản lượng báo chí phát hành hàng năm đạt gần 5% tổng sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. * Tại các điểm in báo Nhân Dân còn lại trên cả nước như tại Cần Thơ, Đắc Lắc, Bình Định, Nghệ An, Điện Biên. Hiện nay Công ty Phát hành Báo chí Trung ương đang uỷ quyền cho các Bưu điện địa phương thực hiện việc khai thác, đóng chuyển báo chí đến các Bưu điện tỉnh thành lân cận trong cùng khu vực. Sản lượng báo chí phát hành từ 5 điểm in này đạt gần 5% sản lượng báo chí phát hành qua Công ty. Như vậy, cùng với các Bưu điện tỉnh thành, các điểm in-khai thác báo của Công ty PHBCTW đã tạo thành một mạng lưới các Bưu cục, điểm thông tin rộng khắp cả nước phục vụ cho hoạt động sản xuất-kinh doanh dịch vụ PHBC của VNPT 6. Cơ cấu tổ chức. Bộ máy tổ chức sản xuất-kinh doanh và phục vụ của Công ty Phát hành báo chí Trung ương gồm có ban lãnh đạo, các đơn vị trực thuộc khối quản lý và khối sản xuất. Ban Lãnh đạo Công ty: Gồm các thành viên: đứng đầu là Giám đốc - người có quyền hạn cao nhất, quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty, một Phó Giám đốc giúp Giám đốc quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Hệ thống tổ chức quản lý của công ty được chia thành 2 khối: Khối quản lý: bao gồm các phòng ban chức năng. 1. Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chính . 2. Phòng Nghiệp vụ. 3. Phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính. 4. Phòng kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị 5. Phòng Tin học. Khối sản xuất - phụ trợ gồm: 1. Phòng Điều hành sản xuất. 2. Trung tâm khai thác Báo chí Quốc văn 3. Trung tâm khai thác Báo chí ngoại văn 4. Phòng kinh doanh báo chí 5. Chi nhánh 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Chi nhánh 3 tại Đà nẵng 7. Đội xe. 8. Đội kiểm soát. 9. Đội bảo vệ. Khối quản lý: * Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chính - Làm công tác tổ chức cán bộ - Lập kế hoạch tiền lương và chi phí cho người lao động. - Tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ và nâng bậc lương hàng năm cho người lao động... * Phòng Tài chính - Kế toán - Thống kê - Thực hiện việc lập kế hoạch tài chính, đôn đốc việc thu và nộp doanh thu của các đơn vị trực thuộc công ty, trích nộp khấu hao tài sản cố định. - Lập các báo cáo tài chính theo qui định. - Tổ chức quản lý tiền mặt, đảm bảo thu chi chính xác, không xảy ra thất thoát, lãng phí... * Phòng Nghiệp vụ Phát hành báo chí - Thống kê, theo dõi sản lượng và chất lượng báo chí phát hành. - Quan hệ với các Bưu điện tỉnh thành, các toà soạn báo chí, lên kế hoạch xuất bản báo chí, thông báo cho độc giả đặt mua báo chí. - Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng khai thác, chất lượng phục vụ báo chí. * Phòng Kế hoạch - Đầu tư - Tiếp thị: - Xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty. - Tổ chức xây dựng kế hoạch, đầu tư trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản của Công ty. - Tổ chức xây dựng và triển khai thực hiện các nhiệm vụ về công tác tiếp thị, chăm sóc khách hàng. * Phòng Tin học - Nghiên cứu, xây dựng và triển khai các chương trình phần mềm tin học trong công tác tổ chức, quản lý sản xuất - kinh doanh - phục vụ của Công ty và quản lý nghiệp vụ phát hành báo chí của toàn mạng lưới, các quy định về bảo mật, lưu trữ, đảm bảo an toàn cho hệ thống mạng tin học của Công ty. Khối sản xuất * Phòng điều hành: - Nhận tổng hợp nhu cầu, điều chỉnh tăng giảm báo chí hàng ngày, hàng tháng của các Bưu điện tỉnh, thành phố gửi về. - Lập kế hoạch đặt số lượng in với nhà in, các cơ quan báo chí theo lịch xuất bản từng loại báo. - Lập toàn bộ các băng phiếu, lá nhãn, phiếu gửi của các loại báo chí khai thác và đóng đi ngày hôm sau. - Phối hợp với các tổ của Trung tâm Quốc văn bố trí khai thác các loại báo chí theo đúng kế hoạch phân phối và lịch xuất bản của các loại báo chí. * Trung tâm khai thác báo chí Quốc văn - Tiếp nhận các loại báo ngày, báo tuần, tạp chído các nhà in, nhà xuất bản giao theo hợp đồng đã ký kết. - Tổ chức khai thác, chia chọn, đóng túi gói báo, tạp chí tại các điểm in đã được quy định. - Giao-nhận túi gói với Hộ tống viên của công ty VPS trên mạng đường thư cấp 1. * Trung tâm khai thác báo chí ngoại văn: - Nhận và tổng hợp nhu cầu mua báo chí nước ngoài nhập khẩu của các Bưu điện tỉnh, thành phố trong cả nước để đặt mua với cơ quan xuất khẩu sách báo (XUNHASABA). - Phân phối, đóng gói, chuyển gửi các loại báo, tạp chí trong nước gửi ra nước ngoài theo đơn đặt hàng của khách. - Nhận các báo chí nước ngoài của XUNHASABA khai thác, chia chọn, đóng túi gửi đi các Bưu điện tỉnh, thành trong cả nước. * Phòng kinh doanh báo chí: - Nhận và tổng hợp nhu cầu các loại báo chí bán lẻ của các đại lý bán lẻ Bưu điện tỉnh, thành, phân phối, đóng túi gửi đi cho các tỉnh, thành phố bằng phương tiện xã hội nhanh nhất. - Nghiên cứu tìm các nguồn báo ngoài ngành để tăng chủng loại, tăng thêm số lượng, đa dạng các mặt hàng báo chí. - Tổ chức phát báo chuyển độc giả cho toà soạn trong phạm vi nội thành và một số quận, huyện ngoại thành Hà Nội. - Quản lý cửa hàng bán lẻ báo chí của Công ty. * Chi nhánh 2 tại thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh 3 tại Đà nẵng. - Thay mặt Công ty quan hệ với các Bưu điện tỉnh, thành phố, các đối tượng khách hàng và văn phòng, ban đại diện của các báo Trung ương, địa phương tại khu vực miền Nam và miền Trung. - Trực tiếp quản lý, khai thác và cung cấp các nguồn báo chí cho các Bưu điện tỉnh, thành phố, các tổ chức và cá nhân tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các tỉnh miền Nam, miền Trung. - Tiếp nhận nhu cầu, điều chỉnh tăng, giảm báo chí của các Bưu điện tỉnh, thành phố, các đối tượng khách hàng và đặt in với các Toà soạn, nhà xuất bản theo quy định, lập băng phiếu, ấn phẩm, kế hoạch phân phối và tổ chức khai thác, chia chọn, đóng túi gói báo, tạp chí theo các quy định về nghiệp vụ phát hành báo chí của ngành Bưu điện. * Đội kiểm soát: - Tổ chức thực hiện việc kiểm soát thực hiện quy định nghiệp vụ Phát hành báo chí. - Kiểm soát các công đoạn tổng hợp nhu cầu, băng phiếu lá nhãn, các khâu khai thác, phân phối, đóng túi gói báo chí theo đúng thể lệ, thủ tục, quy trình khai thác. * Các đơn vị, Đội trực thuộc khác có chức năng, phụ trợ, phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty, gồm có Đội xe, Đội bảo vệ... Hệ thống tổ chức của công ty được mô tả dưới hình vẽ sau: Hình 10: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Phòng nghiệp vụ Phòng KT – TK - TC Phòng TC – NS - HC Phòng KH - ĐT - TT Phòng Tin học Trung tâm KTBC Quốc văn Đội Kiểm soát Phòng kinh doang báo chí Đội Xe Đội Bảo vệ Trung tâm KTBC Ngoại văn Chi nhánh PHBCTW 2(TP HCM) Chi nhánh PHBCTW 3(TP Đà Nẵng) Các bộ phận khai thác báo chí tại:Nghệ An. Bình Định, Cần Thơ, Điện Biên, Đắc Lắc (Nguồn: Văn bản pháp quy nội bộ của Công ty PHBCT W - tập 1) II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương. 1. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty. 1.1. Chuyên môn hoá công việc. Tại Công ty PHBCTW, sự chuyên môn hoá công việc được thực hiện trên toàn công ty, Công ty bao gồm các phòng chức năng phụ trách các vấn đề chuyên môn và các đơn vị chuyên sản xuất, được chia thành hai khối: khối quản lý và khối sản xuất phụ trợ. Trong khối quản lý: sự chuyên môn hoá thể hiện rõ trong các phòng ban chức năng, mỗi cá nhân trong từng phòng ban đảm nhiệm một mảng nhiệm vụ khác nhau, từng người thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng của mình về công việc đã được giao. Trong khối sản xuất, mỗi cá nhân có một công việc độc lập, cụ thể trong dây chuyền sản xuất liên hoàn. Ví dụ như tại phòng nghiệp vụ: phòng nghiệp vụ là phòng có vai trò rất quan trọng của Công ty, nhận nhiệm vụ liên hệ trực tiếp với các Bưu điện tỉnh thành trong cả nước để thu hút khách hàng đặt mua báo tại Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của mình nên phòng nghiệp vụ đã có những sự bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên của mình cho phù hợp với công việc, cụ thể: Phòng có một trưởng phòng phụ trách toàn bộ công việc của phòng, chịu trách nhiệm với BGĐ Công ty, một phó phòng giúp trưởng phòng phụ trách các mảng hoạt động của phòng, có 6 chuyên viên phụ trách các mảng hoạt động độc lập nhau: - 1 người phụ trách quan hệ với các BĐ tỉnh, thành, các toà soạn báo chí, lấy kế hoạch xuất bản tại toà soạn và thông báo cho các BĐ tỉnh, thành để các BĐ tỉnh thành thông báo cho độc g