Đề tài Một số phương hướng và biện pháp cơ bản nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

ệu từ kho xuống cỏc bộ phận sản xuất. V iệc cấp phỏt một cỏch nhanh chúng , kịp thời , chớnh xỏc và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng cú hiệu quả cao năng xuất lao động của cụng nhõn ,mỏy múc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liờn tục, từ đú làm tăng chất lượng sản phẩm đụng thời làm giảm giỏ thành sản phẩm. Việc cấp phỏt nguyờn vật liệu cú thể tiến hành theo cỏc hỡnh thức sau: + Cấp phỏt theo yờu cầu của cỏc bộ phận sản xuất. Căn cứ vào yờu cầu của nguyờn vật liệu của từng phõn xưởng , bộ phận sản xuất đó bỏo trước cho bộ phận cấp phỏt của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phỏt . Số lượng nguyờn vật liệu được yờu cầu được tớnh toỏn dựa trờn nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu mà doanh nghiệp đó tiờu dựng. Ưu điểm: đỏp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp , trỏnh những lóng phớ và hư h ỏng khụng cần thiết . Hạn chế : bộ phận cấp phỏt của kho chỉ biết được yờu cầu của bộ phận trong thởi gian ngắn, việc cấp phỏt kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng gặp nhiều khú khăn , thiếu tớnh kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phỏt. + Cấp phỏt theo tiến độ kế hoạch.( cấp phỏt theo hạn mức): Đõy là hỡnh thức cấp phỏt quy định cả số lượn và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phỏt.Dựa vào khối lưọng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phỏt nguyờn vật liệu cho cỏc bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toỏn vật tư nội bộ nhằm so sỏnh số sản phẩm đó sản xuất ra với số lượng nguyờn vật liệu đó tiờu dựng . Trưũng hợp thừa hay thiếu sẽ đựoc giải quuyết một cỏch hợp lý và cú thể căn cứ vào một số tỏc đọnh khỏch quan khỏc. Thực tế cho thấy hỡnh thưc cấp phỏt này đạt hiệu quả cao, giỳp cho việc giỏm sỏt hạch toỏn tiờu dựng nguyờn vật liệu chớnh xỏc , bộ phận cấp phỏt cú thể chủ động triến khai việc chuẩn bị nguyờn vật liệu một cỏch cú kế hoạch, giảm bớt giấy tờ , đỡ thao tỏc tớnh toỏn . Do vậy , hỡnh thức cấp phỏt này đạt hiệu qủa cao và được ỏp dụng rộng rói ở cỏc doanh nghiệp cú mặt hàng sản xuất tưong đối ổn định và cú hệ thống định mức tiờn tiến hiện thực , cú kế hoạch sản xuất . Ngoài hai hỡnh thức cơ bản trờn , trong thực tế cũn cú hỡnh thức : “bỏn nguyờn vật liệu mua thành phẩm ”. Đõy là bước phỏt triển cao cựa cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu nhằm phỏt huy đầy đủ quyền chủ dộng sỏng tạo trong cỏc bộ phận sử dụng vật tư , hạch toỏn chớnh xỏc, giảm sự thất thoỏt đến mức tối thiểu . Với bất kỳ hỡnh thức nào muốn quản lý tốt nguyờn vật liệu cần thực hiện tốt cụng tỏc ghi chộp ban đầu , hạch toỏn chớnh xỏcviệc cấp phỏt nguyờn vật liệu thực hiện tốt cỏc quy định của nhà nước và của doanh nghiệp . 1.2.2.4. Thanh , quyết toỏn nguyờn vật liệu : Đõy là bước chuyển giao trỏch nhiệm giữa cỏc bộ phận sử dụng và quản lý nguyờn vật liệu . Đú là sự đối chiếu giữa lượng nguyờn vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp , nhờ đú mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyờn vật liệu bảo đảm hạch toỏn đầy đủ chớnh sỏch nguyờn vật liệu vào giỏ thành sản phẩm . Khoảng cỏch và thời gian để thanh quyết toỏn là tuỳ thuộc vào chu kỳ sản xuất , nếu chu kỳ sản xuất dài thỡ thực hiờn một quý một lần , nếu ngắn thỡ được thanh quyết toỏn theo từng thỏng . Nếu gọi : A : Lượng nguyờn vật liệu đó nhận về trong thỏng . Lsxsp : Lượng nguyờn vật liệu sản xuất ra sản phẩm trong thỏng. Lbtp : Lượng nguuyờn vật liệu bỏn thành phẩm kho . Lspd : Lượng nguyờn vật liệu trong sản phẩm dở dang . Ltkp : Lượng nguyờn vật liệu tồn kho phõn xưởng . Theo lý thuyết ta cú : A = Lsxsp + Lbtp +Lspd + Ltkpk Trong thực tế , nếu A > tổng trờn thỡ tức là cú hao hụt . Do vậy , khi thanh toỏn phải làm rừ lượng hao hụt , mất mỏt này . Từ đú đỏnh giỏ dược tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vạt liệu và cú cỏc biện phỏp khuyến khớch hay bắt bồi thường chớnh đỏng . 1.2.2.5 .Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyờn vật liệu : Cú thể núi , sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyờn vật liệu đó trở thành một nguyờn tắc , một đạo đức , một chớnh sỏch kinh tế của cỏc doanh nghiệp .Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyờn vật liệu trong cỏc doanh nghiệp được thực hiện theo những phương hướng và biện phỏp chủ yếu sau : + khụng ngừng giảm bớt phế liệu , phế phẩm , hạ thấp định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu . Giảm mức tiờu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng đề tiết kiệm vật tư trong quỏ trỡnh sản xuất song khi muốn khai thỏc triệt để yếu tố này cần phải phõn tớch cho được cỏc nguuyờn nhõn làm tăng , giảm mức tiờu hao vật tư trong sản xuất . Từ đú đố ra cỏc biện phỏp cụ thể nhằm tiết kiệm dượcnhiều vật tư trong sản xuất . Mức tiờu hao vật tư trong một đơn vị sản phẩm thường bị tỏc động bởi nhiều nhõn tố như: Chất lượng vật tư , tỡnh hỡnh trang bị kỹ thuật cho sản xuất , trỡnh độ lành nghề của cụng nhõn , trọng lượng thuần tỳy của sản phẩm . Để thực hiện cú hiệu quả phương hướng này , doanh nghiệp cần tập trung giải quyết cỏc vấn đề : + Hợp lý hoỏ sản xuất , cải tiến kỹ thuật , nõng cao trỡnh độ tay nghề của cụng nhõn , thực hiện đỳng cỏc chế độ về bảo quản sử dụng mỏy múc thiết bị , coi trọng hạch toỏn nguyờn vật liệu , xõy dựng chế độ thưởng phạt nhằm kớch thớch sử dụng tiết kiệm nguyờn vật liệu . + Xoỏ bỏ mọi hao hụt mất mỏt , hư hỏng nguyờn vật liệu do nguờn nhõn chủ quan gõy ra . Để thực hiện tốt phương hướng này cần nõng cao trỏch nhiệm trong cụng tỏc thu mua , vận chuyển , bao gúi , bốc dở, kiểm nghiệm nguyờn vật liệu trong kho và cấp phỏt nguyờn vật liệu cho sản xuất . + Cải tiến quy trỡnh cụng nhgệ , đổi mới mỏy múc thiết bị , tổ chức sản xuất hợp lý cũng gúp phần giảm cỏc tổn thất trong quỏ trỡnh sản xuất. +Tăng cường giỏo dục về ý thức tiết kiệm ,lợi ớch của tiết kiệm đối với xớ nghiệp, đối với từng người. + Nõng cao trỡnh độ kỹ thuật cụng nghệ , trỡnh độ tay nghề của cụng nhõn. + Cú cỏc biện phỏp khuyến kh ớch vật chất, tinh thần thớch đỏng, kịp thời đối với việc tiết kiệm. + Sử dụng nguyờn vật liệu thay thế : Việc lựa chọn nguyờn vật liệu thay thế đựoc tiến hành cả trong khõu cung ứng và thiết kế chế tạo sản phẩm . Đõy là một biện phỏp quan trong, nú cho phộp sử dụng những nguyờn vật liệu cú sẵn trong nước và từ đú giảm bớt việc thay thế phải đảm bảo tớnh hiệu quả king tế của doanh nghiệp vạ đặc biệt là vẫn phải b ảo dảm chất lượng và đỏp ứng được yờu cầu của cụng nghệ sản xuất. + Sử dụng lại phế liệu - phế phẩm: tức là sử dụng tối đa vật liệu tiờu dựng trong sản xuất . thu hồi và tận dụng phế liệu - phế phẩm khụng những là yờu cầu trước mắt mà cũn là yờu cầu lõu dài của doanh nghiệp .Việc tận dụng sẽ gúp phần làm giảm định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu và hạ giỏ thành sản phẩm . Nú cũng cú thể đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp nếu thực hiện bỏn phế liệu , phế phẩm cho cỏc tổ chức và cỏ nhõn ngoài doanh nghiệp . Như vậy, để đảm bảo quản lý nguyờn vật liệu trong xớ nghiệp một cỏch cú hiệu quả thỡ doanh nghiệp phải quản lý thu mua sao cho đỳng chủng loại , chất lượng theo yờu cầu sử dụng với giỏ mua hợp lý , trỏnh thất thoỏt vật liệu để hạ thấp gớỏ thành .Quản lý việc bảo quản vật liệu tại kho bói theo chế độ quy định cho từng loại vật liệu , phự hợp với quy mụ tổ chức của doanh nghiệp, trỏnh tỡnh trạng lóng phớ vầt liệu . Quản lý việc dự trữ vừa đỏp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh , vừa tiết kiệm vốn khụng quỏ nhiều , gõy ứ đọng vốn và khụng quỏ ớt ,làm giỏn đoạn quỏ trỡnh sản xuất. Quản lý sử dụng vật liệu tiết kiệm , cú hiệu quả đảm bảo chất lượng . Chương II Thực trạng cụng tỏc bảo đảm , quản lý nguyờn vật liệu tại cụng ty vật liệu xõy dựng bưu điện. 2.1. Giới thiệu chung về công ty 2 .1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty Tiền thõn của Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu điện là xưởng sản xuất cột bờ tụng thuộc Cụng ty cụng trỡnh Bưu điện được thành lập theo quyết định số 834 ngày 13 / 5 / 1959 . Xưởng được khởi cụng xõy dựng từ năm 1959 và đi vào sản xuất năm 1961 với sản phẩm chủ yếu là cột bờ tụng để trang bị cho cỏc đường dõy thụng tin . Sau khi đũi hỏi của thị trường cơ cấu sản phẩm của xớ nghiệp được mở rộng khụng chỉ phục vụ cho ngành Bưu điện mà cũn phục vụ cho ngành khỏc . Để phự hợp với sự phỏt triển của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện cơ chế thị trường thay đổi .Ngày 21 /10 1989 , xưởng sản xuất cột bờ tụng đổi tờn thành xớ nghiệp bờ tụng và xõy lắp bưu điện .Trong giai đoạn này , xớ nghiệp sản xuất cỏc sản phẩm chớnh là cột điện bờ tụng , tấm lợp nhà , gạch lỏt hoa , tấm đan ... Nhận cỏc cụng trỡnh trong và ngoài ngành bưu điện . Từ đõy xớ nghiệp đó chuyển sang một giai đoạn mới trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh . Hoạt động sản xuất cũng như tiờu thụ của xớ nghiệp đó từng bước hoà nhập cơ chế thị trường . Năm 1955 ,xớ nghiệp cú sự chuyển đổi nhiệm vụ sản xuất và thay đổi quy mụ sản xuất . Ngoài những sản phẩm truyền thụng như cống cỏp thụng tin, cột điện bờ tụng cỏc loại, tấm panen... Xớ nghiệp đầu tư dõy chuyền sản xuất ống nhựa với cỏc sản phẩm như ống DSF (ống nhựa PVC 3 lớp cú lừi xốp). Ống HI3P siờu bền... Đõy là sản phẩm cú tớnh đàn hồi cao dựng để thi cụng bảo vệ mạng cỏp quang của ngành bưu điện. Ngoài ra cũn phục vụ cho cỏc cụng trỡnh cấp thoỏt nước, phục vụ đường điện ngầm của ngành điện lực. Sản phẩm ống nhựa cú thị trường tiờu thụ lớn, sản xuất đến đõu tiờu thụ đến đú. Qui mụ sản xuất của xớ nghiệp được mở rộng. Để phự hợp với qui mụ sản xuất, thực hiện theo quyết định số 1609/QĐ-TCCP ngày 26/12/1995 của tổng cục trưởng tổng cục Bưu điện. Xớ nghiệp bờ tụng và xõy lắp Bưu điện đó đổi tờn thành cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện. Trực thuộc tổng cụng ty Bưu chớnh viễn thụng Việt Nam (trước đõy trực thuộc tổng cục Bưu điện). Điều lệ tổ chức và hoạt động của cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện đó được phờ duyệt theo quyết định số 357/QĐ-TCCP/HĐQT ngày 26/11/1996 của hội đổng quản trị tổng cụng ty Bưu chớnh Việt Nam. Trong thời kỳ này tốc độ tăng trưởng của cụng ty rất lớn. Năm 1996 cụng ty đầu tư thờm dõy chuyền sản xuất ống nhựa thứ hai. Đầu tư thờm dõy chuyền ống nhựa ф34, ống hai nửa. Mấy năm gần đõy tuy tốc độ phỏt triển cú chậm lại nhưng hàng năm cụng ty vẫn hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra. Sự phỏt triển và trưởng thành của cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện trong những năm gần đõy được thể hiện qua một số chỉ tiờu cơ bản sau: STT Chỉ tiờu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Doanh thu thuần 71.486.783.212 84.634.222.957 87.850.714.250 2 Tổng chi phớ 62.060.856.360 64.213.290.988 66.127.547.699 3 Nộp ngõn sỏch 3.378.849.708 3.071.569.744 3.529.509.988 4 Tổng lợi nhuận 6.047.077.802 7.734.936.223 7.989.621.573 5 Thu nhập bỡnh quõn 1.100.000 1.200.000 1.250.000 2.1.2. Một số đặc điểm của cụng ty. 2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất: Cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện là một doanh nghiệp cú qui mụ vừa chuyờn ngành sản xuất cỏc sản phẩm phục vụ cho ngành Bưu điện và một số ngành khỏc như điện lực, cấp thoỏt nước. Cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện cú bốn thành viờn và một văn phũng đại diện khu vực phớa nam: Xớ nghiệp nhựa, xớ nghiệp bờ tụng Bưu điện II, xớ nghiệp bờ tụng Bưu điện III, xớ nghiệp xõy lắp I. Cỏc xớ nghiệp cú trụ sở tại cỏc địa bàn khỏc nhau trừ xớ nghiệp nhựa nằm trờn cựng địa bàn với cụng ty. Cỏc xớ nghiệp cú chức năng và nhiệm vụ sản xuất như sau: xớ nghiệp bờ tụng Bưu điện II, xớ nghiệp bờ tụng Bưu điện III chuyờn sản xuất cỏc cần cẩu kiện bờ tụng, xớ nghiệp xõy lắp I - xõy dựng và lắp đặt cỏc cụng trỡnh Bưu điện, cỏc cụng trỡnh dõn dụng. Xớ nghiệp nhựa chuyờn sản xuất cỏc sản phẩm bằng chất dẻo. Văn phũng đại diện giao dịch bỏn cỏc sản phẩm của cụng ty tại khu vực phớa nam. Dưới đõy là sơ đồ qui trỡnh cụng nghệ sản xuất ống nhựa dẫn cỏp tại xớ nghiệp nhựa thuộc cụng ty vật liệu xõy dựng Bưu điện. Vật liệu chớnh PVC 800.1000 Phụ gia ổn định, tự gia cụng Cần pha chế Sấy trộn Nhập kho Điện trờn mỏy Địa hỡnh chõn khụng Làm mỏt sản phẩm In nhận sản phẩm Cắt thành hỡnh bỏn sản phẩm Nong đầu, tạo khớp nối Kiểm tra ngoại quang, trọng lượng, kớch thước, cơ lý, phõn loại sản phẩm Lập chương trỡnh mỏy điều khiển tốc độ, nhiệt độ Xem xột qui trỡnh cụng nghệ thấy chu kỡ sản xuất ngắn, qui trỡnh sản xuất hàng loạt lớn. Khụng cú bỏn thành phẩm, khụng cú sản phẩm dở dang do đú việc cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cú thể tớnh toỏn trước được. 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý. Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty nờn bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức trực tuyến chức năng. Mỗi xớ nghiệp cú bộ mỏy quản lý riờng và chịu sự lónh đạo của bộ mỏy quản lý Cụng ty. Cơ cấu lónh đạo của bộ mỏy Cụng ty bao gồm: Giỏm đốc, ba phú giỏm đốc và sỏu phũng quản lý, nghiệp vụ. Sơ đồ bộ mỏy quản lý của Cụng ty Ban giỏm đốc Cụng ty Phũng tổ chức hành chớnh Phũng KH thị trường Phũng cung ứng vật tư Phũng kĩ thuật Phũng kế toỏn TC Phũng kinh doanh Sơ đồ tổ chức Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu điện Văn phũng đại diện tại MN Xớ nghiệp xõy lắp I Xớ nghiệp bờ tụng BĐIII Xớ nghiệp bờ tụng BĐII Xớ nghiệp nhựa bưu điện Giỏm đốc: Ngoài phụ trỏch chung, trực tiếp phụ trỏch lĩnh vực tổ chức cỏn bộ, lao động và lĩnh vực tổ chức kinh doanh. Phú giỏm đốc phụ trỏch lĩnh vực kinh tế: Phụ trỏch toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Cụng ty. Phú giỏm đốc phụ trỏch lĩnh vực kỹ thuật. Phụ trỏch lĩnh vực theo dừi, quản lý mỏy múc, thiết bị, xỏc định mức tiờu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, xỏc định vật tư kỹ thuật cho mỗi cụng trỡnh. Phú giỏm đốc phụ trỏch lĩnh vực tiếp thị: Phụ trỏch việc giao dịch tỡm kiếm thị trường tiờu thụ sản phẩm nghiờn cứu, xõy dựng cỏc phương thức bỏn hàng và tổ chức thực hiện. Cỏc phũng nghiệp vụ. Phũng tổ chức hành chớnh: cú nhiệm vụ giỳp giỏm đốc quản lý về cụng tỏc tổ chức kế toỏn, bổ trỡ cỏn bộ sắp xếp lao động, tuyển dụng và cho lao động nghỉ việc theo chế độ. Phũng kế toỏn tài chớnh: Cú nhiệm vụ giỳp giỏm đốc quản lý về cụng tỏc tổ chức kế toỏn, thống kờ của cỏc xớ nghiệp và của Cụng ty, cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kiểm tra và phõn tớch hoạt động kế toỏn, tài chớnh, phục vụ cụng tỏc lập, theo dừi và thực hiện kế hoạch phục vụ cho cụng tỏc thống kờ và thụng tin kinh tế. Phũng kế hoạch thị trường: Cú nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, tỡm kiếm, mở rộng thị trường tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty, xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phũng kinh doanh: Cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện cỏc phương thức bỏn hàng, đụn đốc, tổ chức thực hiện cỏc hợp đồng bỏn sản phẩm của Cụng ty. Phũng kỹ thuật: Nghiờn cứu ỏp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, thực hiện cỏc qui trỡnh qui phạm trong sản xuất và an toàn lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phũng cung ứng vật tư: Cú nhiệm vụ giỳp giỏm đốc lập kế hoạch cung ứng vật tư cho hoạt động sản xuất (chủ yếu cho xớ nghiệp nhựa). Kiểm tra thực hiện, cõn đối định mức vật tư cho sản phẩm, theo dừi số lượng vật tư tồn kho. 2.2. Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty vật liệ xây dựng bưu điện 2.2.1. Đặc điểm và phõn loại nguyờn vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu Điện cú 4 xớ nghiệp thành viờn nhưng chỉ cú xớ nghiệp nhựa chịu sự chỉ đạo sản xuất của Cụng ty, cũn cỏc xớ nghiệp kia hạch toỏn đối lập. Vỡ vậy Cụng ty chỉ quản lý và cung cấp nguyờn vật liệu cho xớ nghiệp nhựa: sản phẩm nhựa của Cụng ty gồm cỏc loại ống nhựa phục vụ ngành Bưu điện là chủ yếu và một số ngành khỏc như điện lực, cấp thoỏt nước. Nguyờn vật liệu sử dụng ở Cụng ty rất đa dạng và phong phỳ được sử dụng với khối lượng lớn. Cú tới 30 loại nguyờn vật liệu chớnh và hơn 3000 loại phụ tựng, cụng cụ dụng cụ. Mỗi chủng loại nguyờn vật liệu lại bao gồm hàng chục loại khỏc nhau. Cú thể kể đến những loại nguyờn vật liệu chớnh của Cụng ty như bọt PVC – 1000, bọt PVCP 800, bọt AC – 629A, CA – ST, DBL, ILS, bọt hoỏ chất CaCO3, cỏc loại vật liệu phụ như: dung mụi, bột màu, mực in, keo dỏn. Tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu của Cụng ty đều được mua ngoài, một số bột hoỏ chất phải nhập từ nước ngoài. Hiện nay, chi phớ về nguyờn vật liệu chiếm khoảng 80% trong giỏ thành sản phẩm. Vỡ vậy muốn hạ giỏ thành sản phẩm Cụng ty phải cú biện phỏp giảm chi phớ về nguyờn vật liệu nhưng lại khụng được làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Từ những đặc điểm trờn cho thấy việc quản lý nguyờn vật liệu tại Cụng ty phải được thực hiện chặt chẽ chỉ ở tất cả cỏc khõu thu mua, bảo quản, dự trưc, sử dụng, để đảm bảo tớnh hiệu quả tớnh tiết kiệm, hạn chế tới mức thấp nhất việc hư hỏng mất mỏt. 2.2.1.2. Phõn loại nguyờn vật liệu. Nguyờn vật liệu (xớ nghiệp nhựa) được phõn loại như sau: Nguyờn vật liệu chớnh: là đối tượng lao động chủ yếu của Cụng ty khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nờn thực thể của sản phẩm bao gồm: Bọt PVC – P1000, bọt PVC – P800, AC – AT, DBL, AD/PP hạt, bọt hoỏ chất STA, CaCl3. Nguyờn vật liệu phụ: gúp phần nõng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mó sản phẩm bao gồm: dung mụi, hạt màu, mực in, nước rửa... Nhiờn liệu: xăng dầu. Vật liệu, thiết bị mỏy múc: trục vớt, dũng can nhiệt, rơle Phế liệu thu hồi: ống hỏng, bột quột kho sản xuất. *Nguồn nhập, mục đớch xuất nguyờn vật liệu. Tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu của Cụng ty đều được mua ngoài. Và đều được sản xuất ra để phục vụ cho sản xuất sản phẩm, phục vụ cụng tỏc quản lý, bỏn hàng, xõy dựng cơ bản tại Cụng ty. Vật tư của Cụng ty do phũng cung ứng vật tư và nhõn viờn làm việc tại kho chịu trỏch nhiệm quản lý. Cụng ty cú hệ thống kho gồm kho nguyờn vật liệu chớnh (kho Cụng ty và kho xớ nghiệp nhựa) và một kho phụ tựng, CCDC. Phũng cung ứng vật tư căn cứ vào định mức vật tư kỹ thuật để dự trữ, cấp phỏt vật tư. Định mức vật tư do phũng kỹ thuật xõy dựng. 2.2.1.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu. * Đối với nguyờn vật liệu nhập kho, nguyờn vật liệu của Cụng ty chủ yếu là mua ngoài, chỉ cú một phần nhỏ thu hồi từ sản xuất (Cụng ty ỏp dụng thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ). - Đối với nguyờn vật liệu mua ngoài nhập kho. Giỏ thực tế nguyờn vật liờu nhập kho = giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn (khụng cú thuế GTGT) Chi phớ thu mua được phõn bỏ vào chi phớ sản xuất trong kỳ. Do chi phớ thu mua thường nhỏ hoặc khụng cú do giỏ trị của nguyờn vật liệu mua là giỏ giao tại kho của Cụng ty nờn cỏc chi phớ vận chuyển, bốc dỡ và cỏc chi phớ khỏc đều do bờn bỏn chịu. Vớ dụ: Ngày 8/2/2002: Nhập kho 99.000kg bột PVC – S65 theo hoỏ đơn ngày 29/1/2002 – giỏ đơn vị (chưa cú thuế GTGT) ghi trờn hoỏ đơn là 14200/kg. + Giỏ thực tế Bọt PVC = S65 = 99.000 x 14.200 = 1.405.800.000đ. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: Phế liệu thu hồi là nhựa thu hồi từ sản xuất mà đơn vị đem đi tạo hạt lại để tiếp tục sử dụng. Giỏ thực tế của phế liệu do phũng cung ứng vật tư xỏc định và đưa ra cho một kỳ hạch toỏn chỉ cú một đơn vị cho tất cả cỏc loại phế liệu thu hồi. * Đối với nguyờn vật liệu xuất kho: tại Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu Điện, giỏ thực tế nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp nhập trước xuất trước, lụ hàng nào nhập kho trước sẽ được xuất trước. 2.2.2. Tổ chức quản lý và sử dụng nguyờn vật liệu tại Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu Điện. 2.2.2.1. Cụng tỏc bảo đảm nguyờn vật liệu cho sản xuất. * Về mặt kịp thời: Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho sản xuất của xớ nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải bảo đảm cho nú những loại vật tư cần thiết một cỏch kọp thời trong cả một thời gian dài (năm hay quý). Xớ nghiệp luụn đảm bảo nguyờn vật liệu cho sản xuất, khụng để xảy ra tỡnh trạng thiếu nguyờn vật liệu làm cho sản xuất bị giỏn đoạn. Nguồn NVL Ngày nhập Số lượng (m) Bảo đảm nhu cầu trong thỏng Cũn lại khụng dựng trong thỏng Tớnh bằng ngày (m) Tồn đầu thỏng 1/4 5578 (1/4-12/4) 5578 Nhập lần 1 13/4 387.7 13/4-22/4 387.7 Nhập lần 2 23/4 3786.5 (23/4-30/4) 300 3486.5 Tổng 9752.2 30 6265.7 3486.5 Qua bảng trờn ta thấy tồn đầu thỏng tư là 5578m, cú thể tiờu dựng đến 12 ngày và sau đú ngày 13/4 nhập 387.7m. Như vậy việc nhập nguyờn vật liệu một cỏch kịp thời đó khụng làm giỏn đoạn sản xuất. Với số lượng nhập như trờn đó đảm bảo nguyờn vật liệu cho sản xuất tiến hành được liờn tục, điều đú cú nghĩa là xớ nghiệp đó hoàn thành kế hoạch về mặt kịp thời. * Về mặt đồng bộ. Để đảm bảo nguyờn vật liệu cho sản xuất, xớ nghiệp đó thực hiện tương đối tốt yờu cầu cung cấp đồng bộ. Tớnh đồng bộ khụng phải là sự bằng nhau về số lượng mà đú chớnh là quan hệ tỷ lệ do định mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm. quyết định. Trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch nếu cú loại nguyờn vật liệu nào đú khụng đảm bảo yờu cầu thỡ cỏc nguyờn vật liệu khỏc hoặc là khụng thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần tương xứng với tỷ lệ loại nguyờn vật liệu nhập khụng đảm bảo yờu cầu với tỷ lệ thấp nhất.  Tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch nguyờn vật liệu về mặt đồng bộ. Tờn nguyờn vật liệu Đơn vị tớnh Kế hoạch nhập Thực nhập Hoành thành kế hoạch Số sử dụng được % Số lượng Đồng ф 46 Kg 135 158 117.03 105.5 142.43 Đồng ф 42 Kg 180 191 106.10 105.5 190 Nhựa kớp Kg 468.6 104.16 104.16 105.5 162.04 Tổng 509 108.60 105.5 494.47 Qua đú ta thấy tỡnh hỡnh nhập vật tư vào xớ nghiệp đó đảm bảo được tớnh đồng bộ. Đõy là thành tớch chủ quan của xớ nghiệp, góp phần giải quyết tỡnh trạng ứ đọng nguyờn vật liệu ở xớ nghiệp, tạo vốn cho sản xuất. 2.2.2.2. Cụng tỏc mua sắm nguyờn vật liệu của Cụng ty. Thủ tục nhập nguyờn vật liệu, ở Cụng ty là mua ngoài. Đối với những lụ hàng cú giỏ trị lớn, Cụng ty tổ chức đấu thầu. Cũn với những lụ hàng cú giỏ trị nhỏ, số lượng ớt, Cụng ty uỷ quyền cho phũng vật tư mua. Khi vật tư mua về đến kho, phũng cung ứng vật tư căn cứ vào hoỏ đơn, hợp đồng kinh tế tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho theo biểu 01 – VT. Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết và số lượng nhập kho trờn chứng từ cú liờn quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và cỏc chứng từ cú liờn quan được chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ trờn kiểm tra tớnh hợp phỏp của chứng từ, chất lượng và quy cỏch của vật tư, sau đú tiến hành nhập kho. Thủ kho ghi vào phiếu nhập kho số lượng vật tư thu nhập, đồng thời tiến hành ghi thủ kho. Phiếu nhập kho và cỏc chứng từ cú liờn quan được chuyển lờn phũng kế toỏn. VD: Ngày 8/2/2002, Cụng ty nhập bọt nhựa PVC – S65 theo hợp đồng kinh tế đó ký vởi Cụng ty cổ phần hoỏ chất nhựa. Mẫu hoá đơn: Biểu số 1: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL. Ngày 29 thỏng 1 năm 2002 N0: 034214 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần hoỏ chất nhựa. Địa chỉ: Số 7 Vọng đức - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội - Số tài khoản... Điện thoại: 8247087. Mó số: 0 1 0 0 9 4 2 2 0 5 1 Họ và tờn người mua hàng: Đặng Quang Vinh. Đơn vị: Cụng ty VLXD Đơn chỉ: Phỳ Diễn - Từ Liờm ... Số tài khoản. Hỡnh thức thanh toỏn: HĐKT 081638 ngày 5 thỏng 1 năm 2002. Mó số: 0 1 0 0 6 8 7 1 8 5 1 TT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bột PVC (Indonesia) kg 99.000 14.200 1.405.800.000 Cộng tiền hàng: 1.405.800.000 Thuế suất GTGT: 10T: Tiền thiếu GTGT: 140.580.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.546.380.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ năm trăm bốn mươi sỏu triệu ba trăm tỏm mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, họ tờn) Trờn đõy cơ sở hợp đồng kinh tế và hoỏ đơn trờn phũng vật tư tiến hành lập phiếu nhập hàng và phiếu nhập kho. 2.2.2.3. Tổ chức tiếp nhận nguyờn vật liệu. Ở xớ nghiệp, mua cũng như bỏn vật tư, bỏn thành phẩm và thành phẩm phải thụng qua hợp đồng kinh doanh. Giỏm đốc giao hàng cho phũng kinh doanh, phũng kế toỏn, phũng kế hoạch chuẩn bị hợp đồng. Cỏc trưởng phũng phải kiểm tra hợp đồng về quy cỏch, số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ cả cũng như thời hạn giao nhận. Tất cả cỏc hợp đồng kinh tế do giỏm đốc ký, phũng kế toỏn, phũng kinh doanh cú trỏch nhiệm theo dừi để kiểm tra việc thực hiện và thanh lý hợp đồng. Cỏc hoỏ đơn vật tư hàng hoỏ mua về đều cú hoỏ đơn đỏ của bộ tài chớnh. Tuỳ từng loại vật liệu mà cú những hỡnh thức cõn, đong, đo đếm khỏc nhau. Việc kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Trước hết, nhõn viờn tiếp nhận xem xột kớch thước, tỡnh hỡnh bao bỡ và những ký hiệu ghi trờn bao bỡ cú phự hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng giao hàng hay khụng. Do cú sự thống nhất trong hợp đồng nờn khi giao hàng diễn ra hết sức thuận lợi. Khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong, nếu là những loại nguyờn vật liệu cú giỏ trị lớn thỡ xớ nghiệp kiểm nghiệm và lập “Biờn bản kiểm kờ”. Vớ dụ: BIấN BẢN KIỂM Kấ Hụm nay, ngày 31/12/2002 - tại Cụng ty Vật liệu xõy dựng Bưu Điện (Phỳ Diễn - Từ Liờm). Chỳng tụi gồm: I. Đại diện phũng kế toỏn – tài chớnh. 1. Bà Hoàng Thị Minh – Phú phũng kế toỏn – tài chớnh 2. Bà Vũ Thị Minh Nguyệt - Kế toỏn vật liệu. II. Đại diện phũng vật tư. Bà Vũ Thị Xuõn – Phú phũng vật tư. Bà Nguyễn Hoài Phương - Thủ. III. Đại diện xớ nghiệp nhựa. ễng Bựi Văn Xó – giỏm đốc xớ nghiệp. Bà Nguyễn Thị Thu - kế toỏn xớ nghiệp. Bà Đoàn Thị