Đề tài Một số vấn đề về công tác kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp

không phân biệt hạch tón chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (thẻ) kế toán chi tiết,sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập -xuất-tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng cho doanh nghiệp . Ngoài các sổ kế toán chi tiết nói trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất-tồn, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 2.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đồng thời phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 2.3.1. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp thẻ song song,công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: - ở kho : Thủ kho dùng thẻ đê phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng sổ nhập, xuất, tính ra số tồn về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. - ở phòng kế toán : Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, khi nhận được chứng từ nhập- xuất kho từ thủ kho, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập-xuất kho với các chứng từ có liên quan (như : hoá đơn mua hàng,hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và tính ra số tiền. Sau đó ghi vào sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại nguyên vật liệu. Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhưng có nhược điểm là viẹc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng: việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Sơ đồ : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ (thẻ) chi tiết nvl Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nvl Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng nghiệp vụ (chứng từ ) nhập-xuất ít, không thườn xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 2.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt lượng, phòng kế hoạch theo dõi cả về số lượng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trình tự ghi chép cụ thể như sau: - ở kho: Thực hiện như phương pháp ghi sổ song song. - ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập- xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập,xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ khio và số liệu kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm : Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. Nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị), việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuát kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sơ đồ :Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập- xuất không nhiều, không thể bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật tư nên không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày. 2.3.3. Phương pháp sổ số dư: Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi số lượng từng loại nguyên vật liệu ,phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. Trình tự ghi chép cụ thể như sau: - ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho (số lượng) vào sổ số dư cột số lượng. - ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư theo dõi theo từng kho dùng cho cả năm để ghi sổ tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo từng chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình xuất- tồn nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng kê này tổng hợp nhập-xuất-tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị .Cuối tháng, khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi cột tiền ở sổ số dư.Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp. Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng ghi sổ kế toán,công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhưng có nhược điểm là do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình tăng giảm cuả từng loại nguyên vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn . Sơ đồ : Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho Báo cáo tổng hợp N-V-T Sổ số dư Phiếu xuất kho Bảng kuỹ kế xuất Bảng kê xuất Thẻ kho Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ phát sinh về nhập- xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên; nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu; dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho; yêu cầu trình độ quản lý và chuyên môn của cán bộ kế toán của doanh nghiệp phải cao. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trong chế độ kế toán năm 1995 đã đưa ra hai phương pháp kế toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ. Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp mà kế toán có thể vận dụng hai phương pháp này. 3.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 3.1.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản: Tài khoản 152 - "Nguyên liệu,vật liệu" : Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo giá trị thực tế . Kết cấu các tài khoản như sau: Bên nợ : + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. Bên có : + Số tiền giảm,trả lại nguyên vật liệu khi mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại. Số dư nợ : Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 151 : "Hàng mua đang đi đường" : Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu doanh nghiệp đã mua , đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã nhập kho. Kết cấu của tài khoản: Bên nợ : Trị giá nguyên vật liệu đang đi đường. Bên có : Trị giá nguyên vật liệu đang đi đường tháng trước, tháng này đã nhập kho hay đã vào sử dụng. Số dư nợ : Phản ánh trị giá nguyên vật liệu đang đi đường cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản khác như : 111,112,331,621,622... 3.1.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: C Với nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu do mua ngoài có thể xảy ra trong các trường hợp : hàng đã về mà cuối tháng chưa có hoá đơn hoặc hoá đơn đã về mà đến cuối tháng hàng chưa về. Cụ thể như sau : - Trường hợp hàng mua về có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào,ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 111: Tiền mặt Có TK 331: Phải trả người bán Các doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phải có hoá đơn thuế giá trị gia tăng, phần thuế giá trị gia tăng được khấu trừ , kế toán ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Nợ TK 133 : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 111 , 112 ... Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp ghi giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Trong quá trình kiểm kê nhập kho nguyên vật liệu có thể xuất hiện thừa thiếu so với hoá đơn và hàng mua về sai quy cách , kém phẩm chất. + Nếu hàng thiếu so với hoá đơn , kế toán ghi: Nợ TK 152 : Số nguyên vật liệu thực có. Nợ TK 1381 : Chênh lệch thiếu . Có TK 111,112,331 :Số tiền phải trả người bán. Giá trị nguyên vật liệu thiếu được giải quyết : +) Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu : Nợ TK 152 : Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. +) Nếu người bán không còn hàng : Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. +) Nếu cá nhân làm mất hoặc không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1388,334,821 Có TK 1381 : Xử lý số thiếu. + Nếu hàng thừa so với hoá đơn , kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế của NVL thực nhập. Có TK 111,112,331 : Tổng số tiền phải thanh toán. Có TK 1381 : Giá trị NVL thừa đã nhập nhưng chưa xử lý. Giá trị nguyên vật liệu thừa được giải quyết : +) Quyết định mua nốt số thừa , ghi : Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 331: +) Không mua trả lại người bán , ghi : Nợ TK 3381 : Có TK 152 +) Thừa không rã nguyên nhân, ghi : Nợ TK 1381 Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân. + Với trường hợp hàng sai quy cách, ghi: Nợ TK 331 : Có TK 152 : - Trường hợp : Hàng về trước hoá đơn về sau : Khi hàng về làm thủ tục nhập kho , kế toán lưu giữ phiếu nhập kho vào một hồ sơ riêng. Sau đó nếu trong tháng hoá đơn về thì lấy phiếu nhập kho và ghi sổ như trường hợp hàng mua có hoá đơn. + Nếu đến cuối tháng mà hoá đơn vẫn chưa về , thì kế toán ghi giá trị nguyên vật liệu theo giá tạm tính , ghi : Nợ TK 152 : giá tạm tính. Có TK 331 : Khi nhận được háo đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn ) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính. + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính , ghi bút toán thường: Nợ TK 152 : Có Tk 111,112,331... + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính , ghi bút toán đỏ : Nợ TK 152 Có TK 331 - Trường hợp : Hoá đơn về trước hàng về sau : + Nếu trong tháng hàng về sẽ làm thủ tục nhập kho rồi láy hoá đơn và ghi sổ như trường hợp hàng mua có hoá đơn cùng về . + Nếu đến cuối tháng mà hoá đơn vẫn chưa về , thì kế toán ghi giá trị nguyên vật liệu , ghi : Nợ TK 151 : Hàng đang đi đường. Có TK 111,112,331... Sau đó sang tháng sau khi hàng về , kế toán ghi tiếp : Nợ TK 152 : Nguyên liệu , vật liệu. Có TK 152 : Hàng đang đi đường. - Tăng nguyên vật liệu do doanh nghiệp nhận góp vốn liên doanh , ghi : Nợ TK 152 Có Tk 411 - Phế liệu thu hồi từ quá trình sử dụng hoặc nguyên vật liệu không dùng hết nhập lại kho : Nợ TK 152 Có TK 621,627,641,642,241 - Nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê : Nợ TK 152 Có TK 1381 - Đánh giá tăng nguyên vật liệu : Chênh lệch đánh giá lại : Nợ TK 152 Có TK 421 C Với trường hợp giảm nguyên vật liệu : - Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất , dịch vụ câưn cứ vào phiếu xuất kho , ghi : Nợ TK 621,641,641 Có TK 152 - Khi xuất nguyên vật liệu để góp vố liên doanh, kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo hợp đồng liên doanh xác định,phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi ssổ với giá vốn góp được phản ánh ở TK 421 Nợ TK 128,222 : Giá theo hoá đơn được đánh giá. Nợ TK 421 : Phần chênh lệch đánh giá giảm(nếu có). Có TK 152 : Giá tri thực tế xuất kho. Có TK 421 : Phần chênh lệch đánh giá tăng (nếu có). - Chênh lệch đánh giá giảm: Nợ TK 421 Có TK 152 - NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381 Có TK 152 Sơ đồ : Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 111, 112, 141 TK 152 TK 621, 641, 642 Nhập kho NVL Xuất NVL dùng do đặt ngoài trực tiếp cho sx, quản lý DN Ghi Ghi TK 151 TK 411 Nhập kho NVL Trả lại vốn liên đang đi đường kỳ giá giá doanh trả lại vốn trước cấp trên = NVL TK 3381 trị trị TK 222, 128 thực thực Thuế nhập khẩu NVL góp vốn TK 3381 tế tế Liên doanh Kiêm kê thừa NVL NVL NVL TK 1381 TK 154 nhập xuất Kiểm kê kho NVL nhập kho do tự NVL phát hiện chế hoặc thuê ngoài kho kho thiếu TK 3381 TK 412 Chênh lệch tăng dc Kiểm kê kho đánh giá lại NVL phát hiện thiếu 3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng : Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản kế toán sau: - Tài khoản 152,151 : Theo phương pháp kiểm kê định kỳ các tài khoản 151,152 không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu và hàng mua đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 "Mua hàng". Cụ thể kết cấu phản ánh của các tài khoản 151,152 theo phương pháp kiểm kê định kỳ như sau: Bên nợ : Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (hoặc đang đi đường) cuối kỳ. Bên có : Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (hoặc đang đi đường ) đầu kỳ. - Tài khoản 611 "Mua hàng": Bên nợ : +Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho. + Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ từ tài khoản 152 sang. Bên có : + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Kết chuyển giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang 152 + Giá thực tế của nguyên vật liệu kiểm kê cuối kỳ. +Chiết khấu mua hàng,hàng mua giảm giá,hàng bị trả lại. Tài khoản 611 không có số dư được mở thành tài khoản cấp hai: 6111 - Mua nguyên vật liệu. 6112 - Mua hàng hoá. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản khác. 3.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Theo phương pháp kiểm kê định kỳ ,kế toán tổng hợp nguyên vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và kết quả kiểm kê định kỳ. Giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ + Phương pháp hạch toán như sau : - Đầu kỳ,kết chuyển trị giá nguyên vật liệu đang đi đường và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sang tài khoản 611. Nợ TK 611 Có TK 151,152 - Trong kỳ ,căn cứ vào phiếu nhập kho ghi trị giá vốn hàng nhập (giá chưa có thuế giá trị gia tăng đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng và giá thanh toán đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp giá trị gia tăng): + Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng: Nợ TK 611 Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,331... + Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp giá trị gia tăng: Nợ TK 611 Có TK 111,112,331... - Trường hợp tăng nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh , ghi : Nợ TK 611 Có TK 411 - Khoản tiền chiét khấu , giảm giá và hàng mua trả lại , kế toán ghi: Nợ Tk 111,112,331,... : Số giảm giá nguyên vật liệu Có TK 611 - Cuối kỳ tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc gửi bán : Nợ TK 621,627,641,642,241,142 Có TK 611 - Trị giá nguyên vật liệu kiểm kê cuối kỳ được kết chuyển sang tài thoản 152 , kế toán ghi : Nợ TK 152 Có TK 611 Sơ đồ : kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : TK 152 TK 611 TK 152 Kết chuyển giá trị thực Kết chuyển giá trị thực tế NVL đầu kỳ tế NVL cuối kỳ TK 111, 112, 331 ..... TK 311, 112, 111, 334 Nhập kho NVL Chiết khấu, giảm giá, hàng mua bị trả lại TK 411 TK 621, 627, 642, 241, .... Nhận góp vốn liên Xuất NVL dùng cho doanh cấp phát = NVL sxkd, XDCB TK 138, 111, 334, .... TK 412 NVL thiếu hụt mất mát Chênh lệch tăng về TK 142 đánh giá lại NVL Xuất NVL dùng cho SXKD, XDCB 4. Hệ thống sổ kế toán trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : 4.1. Hình thức Nhật ký chung: Căn cứ vào các chứng từ thu mua nhập nguyên vật liệu ,kế toán ghi Sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hoặc định kỳ.Căn cứ vào số liệu tổng cộng từ Nhật ký chuyên dùng ghi một lần vào sổ Nhật ký chung vào Sổ cái các tài khoản. Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được phản ánh trên Bảng phân bổ số 2 , được dùng làm căn cứ ghi vào Nhật ký chung.Căn cứ vào số liệu tổng hợp về tình hình nguyên vật liệu trên Nhật ký chung ghi vào Sổ cái các tài khoản. Đơn vị : Tên kho : Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số : - Tên , nhãn hiệu, quy cách vận tư: -Đơn vị tính : - Mã số : Số tt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của kt Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Sổ nhật ký chung Năm : Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang. Cộng chuyển sang trang sau Người ghi sổ (ký ,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Ngày...tháng...năm 200... Thủ trưởng đơn vị (ký tên,đóng dấu) Sổ cái Năm : Tên tài khoản: Số hiệu : Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ nhật ký chung Số hiệu tài khoản đối kháng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang. Cộng chuyển sang trang sau Người ghi sổ (ký ,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Ngày...tháng...năm 200... Thủ trưởng đơn vị (ký tên,đóng dấu) Sơ đồ hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu theo hinh thức nhật ký chung Chứng từ vật tư,bảng ohân bổ,bảng kê Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ cái TK 152,153 Bảng cân đối SPS Báo cáo Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết 4.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu được thực hiện trên Nhật ký - Sổ cái . Kế toán căn cứ vào các phiếu nhập kho , phiếu xuất kho để ghi vào Nhật ký - Sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ. Bộ (Sở): Đơn vị: Nhật ký - Sổ cái Năm 199... Tt dòng NTGS Chứng từ Diễn giải Số PS Thứ tự dòng TK... TK... TK... SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư dầu năm - cộng PS - Số dư c.tháng - cộng luỹ kế đ.quý Người ghi sổ (ký ,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Ngày...tháng...năm 200... Thủ trưởng đơn vị (ký tên,đóng dấu) Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo hinh thức nhật ký sổ cái Chứng từ vật tư,bảng phân bổ Nhật ký sổ cái TK 152 ,153 Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu ,kế toán lập các chứng từ ghi sổ, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản. Căn cứ vào chứng từ xuất kho nguyên vật liệu kế toán phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng trong Bảng phân bổ số 2. Căn cứ vào Bảng phân bổ này để lập chứng từ ghi sổ để vào ssổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh sử dụng để ghi vào Sổ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và các phiếu tình giá thành sản phẩm, dịch vụ. Chứng từ ghi sổ Số:.............. Ngày tháng năm 199 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng x x Kèm theo chứng từ gốc Người lập ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký ,họ tên) Bộ (sở) : Sổ đăng ký chứng chỉ ghi sổ đơn vị : Năm 199 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 1 2 3 1 2 3 Ngày tháng năm 199 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký ,họ tên) Bộ (sở): Sổ cái Đơn vị : Năm 199 Tài khoản : Ngày tháng GS Chứng từ ghi sổ Số hiệu TK đối ứng Số tiền Tài khoản cấp 2 Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ có Nợ có Nợ có Ngày tháng năm 199 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký ,họ tên) Sơ đồ hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ vật tư,bảng phân bổ,bảng kê Sổ đăng ký CTGS CTGS (nhập - xuất) Sổ kế toán chi tiết vật tư Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán 4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ: Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu được thực hiện trên các sổ kế toán sau: + Sổ chi tiết tài khoản 331 "Phải trả người bán" (Sổ chi tiết só 2). Sổ này gồm 2 phần chính: Phần "ghi Có TK 331 , Nợ các TK liên quan"". Phần : Theo dõi thanh toán - "Ghi nợ TK 331". Phần "Ghi có TK 331" được chi tiết theo hai giá : Giá hạch toán và giá thực tế. Ngoài ra Sổ chi tiết số 2 còn phản ánh số dư đầu tháng chi tiết cho từng người bán. Những đơn vị bán có mối quan hệ thường xuyên được phản ánh riêng trên một tờ sổ hoặc quyển sổ. Những đơn vị bán hàng có mối quan hệ không thường xuyên đựộc phản ánh chung trên một tờ sổ hoặc một quyển sổ. Việc ghi Sổ chi tiết số 2 được thực hiện theo nguyên tắc mỗi hoá đơn,chứng từ ghi một dòng theo thứ tự thời gian hoá đơn,chứng từ về phòng kế toán và theo dõi cho đến khi xong hoá đơn,chứng từ đó. Cuối tháng, tiến hàng cộng Sổ chi tiết số 2 theo từng người bán, từng quyển sổ để có số liệu ghi vào Nhật ký-chứng từ số 5. + Nhật ký - chứng từ số 5 : Ghi có TK 331 "Phải trả cho người bán". Sổ này gổm 2 phần chính: Phần ghi có TK 331 - Nợ các TK có liên quan. Phần theo dõi thanh toán - Ghi nợ TK 331. Sổ Nhật ký - chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu cộng sổ cuối tháng của Sổ chi tiết số 2 ,mỗi người bán được ghi vào một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ Nhật ký-chứng từ số 5 đối chiếu số liệu với các sổ kế toán khác nhằm đảm bảo số liệu chính xác để ghi vào Sổ cái TK 331 và Bảng kê số 3 "Tính giá thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ", phần nhập trong tháng được ghi vào một dòng. + Nhật ký - chứng từ số 6 : ghi có TK 151 : " Hàng mua đang đi đường" : Sổ này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến bên có TK 151. Nguyên tắc ghi chứng từ số 6 là ghi theo từng chứng từ hoá đơn và phải theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng . Cuối tháng cộng nhật ký- chứng từ số 6 lấy số liệu tổng cộng đó ghi vào sổ cái TK 151. Căn cứ cột " Số dư cuối tháng " của nhật ký chứng từ số 6 để chuyển số dư của từng hoá đơn qua cột "Số dư đầu tháng " của nhật ký chứng từ số 6 tháng sau. Đối với kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu : Hạch toán các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu được phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Bảng này được phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu được phân bổ vào các đối tượng sử dụng, gồm hai phần chính : Phần ghi "có TK 152" Phần ghi "nợ các TK có liên quan" (Đối tượng sử dụng). Cac cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê. + Bảng kê số 4: "Tập hợp chí phí sản xuất theo phân xưởng" (Phần ghi nợ các TK:154, 621, 627 - Ghi có TK 152) + Bảng kê số 5 : " Tập hợp chi phó bán hàng, chi phí sản xuất" (Phần ghi nợ các TK: 641, 642 - ghi óc TK 152). Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê nói trên được ghi vào Nhật ký - chứng từ số 7. Đối với các Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hoạch toán thì việc xác định giá nguyên vật liệu xuất theo giá thực tế cho từng đối tượng sử dụng trước hết căn cứ vào bảng kê số 3 "Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu " sau đó lập bảng phân bổ số 2. Bộ ,Tổng cục:.............. Đơn vị :.............. Bảng kê số 4 Tập