Đề tài Một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá Minh Khai

n vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng, về tình hình sử dụng vật tư, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người công nhân sử dụng. Lượng vật tư xuất từ kho doanh nghiệp thường là khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ ra để bớt lại một ít, hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng phòng vật tư phải đối chiếu giấy tờ. Sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Trong trường hợp phải thay thế loại vật tư dự định trong kế hoạch bằng loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong phiếu cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng cóliên quan như phòng vật tư, phòng thiết kế phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. Nếu có trường hợp đối với một số loại vật liệu, phân xưởng không nhận hết số quy định trong hạn mức, nhưng đối với một số loại vật liệu khác phân xưởng lại nhận quá số quy định trong hạn mức, trong lúc chương trình sản xuất hoàn thành bình thường, điều độ chứng tỏ phân xưởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục đích, hoặc không thực hiện đúng các mục tiêu dùng đã định. Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác. Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân xưởng (có kể cả cấp vượt hạn mức) với việc phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kể cả sản phẩm dở dang). Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhưng số vật liệu quy định trong hạn mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xưởng đã bội chi vật liệu. Ngược lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vượt mức, nhưng số vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xưởng trong kỳ báo cáo đã đạt được thành tích nhất định về tiết kiệm vật tư. * Các phương pháp quyết toán: - Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm: C = 0đk + X - 0CK C: Lượng vật tư thực tế chi phí Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định E = Q . M - C E: Mức tiết kiệm hay bội chi Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi. - Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. - Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. - Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. Giám sát việc cấp phát vật tư cho sản xuất trên các mặt đồng bộ kịp thời đầy đủ. Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tư. Chấp hành các định mức dự trữ vật tư, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật tư để giải quyết nhanh chóng. III. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp sản xuất: 1. Nhân tố thuộc về môi trường kinh doanh. * Chính trị và pháp luật: Để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp phải phân tích dự đoán về chính trị và pháp luật cùng xu hướng vận động của nó bao gồm: Sự ổn định về chính trị đường lối ngoại giao. Sự cân bằng các chính sách của Nhà nước Vai trò và chiến lược phát triển kinh tế Đảng và Chính phủ. Sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế. Sự phát triển các quyết định bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng Hệ thống luật pháp, sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành chúng. *Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế bao gồm các nhân tố tác động đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá "là máy đo nhiệt độ của thị trường, quy định cách thức doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực của mình". Sự tăng trưởng kinh tế Sự thay đổi về cơ cấu sản xuất và phân phối Tiềm năng kinh tế và sự gia tăng đầu tư Lạm phát thất nghiệp, sự phát triển ngoại thương Các chính tiền tệ, tín dụng *Kỹ thuật và công nghệ Yếu tố kỹ thuật và công nghệ làm cơ sở cho yếu tố kinh tế là sức mạnh 'tàn phá sáng tạo" dẫn đến sự ra đời sản phẩm mới sẽ tác động vào mô thức tiêu thụ và hệ thống bán hàng. Ngược lại yếu tố kỹ thuật bị ảnh hưởng của cách thức vĩ mô. Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân Tiến bộ kỹ thuật và khả năng áp dụng kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh. Chiến lược phát triển kỹ thuật, công nghệ nền kinh tế. * Yếu tố văn hoá xã hội: ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống và hành vi của con người, qua đó ảnh hưởng đến hành vi mua sắm của khách hàng bao gồm: Dân số và xu hướng vận động Các hộ gia đình và xu hướng vận động Sự di chuyển của dân cư Thu thập của dân cư và xu hướng vận động: phân bố thu nhập giữa các nhóm người và các vùng địa lý. Việc làm và các vấn đề phát triển việc làm. Dân tộc và các đặc điểm tâm sinh lý Các giá trị văn hoá cốt lõi có tính lâu bền cao. Nhưng các niềm tin thứ hai và của giá trị rất thường thì dễ thay đổi. * Môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng Doanh nghiệp cần lưu ý đến các mối đe dọa và tìm cơ hội phối hợp với các khuynh hướng của môi trường tự nhiên. Sự thiếu hụt của nguồn nguyên liệu thô gồm các nguyên liệu vô tận, nguyên liệu tái sinh và nguyên liệu không thể tái sinh được. Sự gia tăng chi phí năng lượng Mức tăng ô nhiễm buộc các doanh nghiệp tìm kiếm cách thay thế để sản xuất và đóng gói sản phẩm không tác hại đến môi trường. Sự thay đổi vai trò Nhà nước trong bảo vệ môi trường, trình độ hiện tại của cơ sở hạ tầng sản xuất đường xá giao thông, thông tin liên lạc. 2. Nhân tố thuộc về môi trường doanh nghiệp. *Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: Nhân tố tổng hợp này phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư. * Quy mô sản xuất ở các ngành các doanh nghiệp: Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư càng tăng. Theo đà phát triển kinh tế , quy mô sản xuất ngày càng gia tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế. * Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất Cơ cấu khối lượng sản phẩm thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tư tiêu dùng. Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó cơ cấu của nhu cầu vật tư * Quy mô thị trường vật tư. Quy mô thị trường phổ biến số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị trường quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều. * Cung vật tư- hàng hoá có trên thị trường. Cung vật tư thể hiện khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng. Cung vật tư tác động đến cầu vật tư thông qua giá cả và cho đến toàn bộ nhu cầu Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều nhân tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư nhỏ. Các nhân tố xã hội phản ảnh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới hoá, tự động hoá sản xuất, và cải thiện điều kiện lao động.... Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau của công tác kế hoạch hoá. Quá trình này có ý nghĩ quan trọng trong công tác nghiên cứu và dự báo thị Chương II Thực trạng và công tác đảm bảo vật cho sản xuất ở công ty khoá Minh khai I. Tình hình đặc điểm trung của công ty khoá Minh khai 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Công ty khoá Minh khai trước đây là nhà máy khoá Minh khai, được thành lập từ năm 1972 theo quyết định số 561/BKT của bộ kiến trúc (nay là Bộ xây dựng) Về loại hình tổ chức. Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, còn tư cách pháp nhân chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. - Trụ sở giao dịch: 125D Minh khai, quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Do đặc điểm của công ty xây dựng từ thời chiến tranh chống Mỹ, với trang thiết bị máy móc thiết bị công nghệ sản xuất do Ba Lan giúp. Quá trình xây dựng và phát triển của công ty được phân tích qua các giai đoạn sau: * Giai đoạn từ 1973-1980: Công ty hoạt động theo đúng chức năng nhiệm vụ mục tiêu ngành nghề theo quyết định ban đầu về sản xuất sản phẩm gồm các loại khoá, bản lề, ke cửa, chốt, acmôn, móc gió. Thời gian đầu sản xuất sản phẩm theo mỗi thiết kế của Ba Lan nên có phần nào chưa phù hợp với điều kiện của Việt Nam. N hững năm sau công ty đổi dần mẫu mã sản phẩm cho tích ứng với nhu cầu tiêu dùng. * Từ năm 1981 đến năm 1988: công ty sản xuất theo kế hoạch Bộ giao, ngoài các sản phẩm cũ như trên còn có giàn giáo thép, xe hoàn thiện, bi đạn mắt sàng xi măng, đồng thời xuất thêm các mặt hàng kim khí phục vụ xây dựng cửa xếp, cửa chớp lật cửa hoa. Trong giai đoạn công ty đã tiến hành hai vấn đề lớn: - Nâng cao chất lượng của sản phẩm và đã xuất khẩu các khoá, tre, bản lề, Cremôn, cho các nước Hung gari, Cu Ba, Lào và xuất khẩu tại chỗ cho Tây Đức - Công ty đã nghiên cứu và chế tạo bi nghiền cho công nghiệp xi măng và các phụ tùng khác. Ngoài ra còn là đơn vị đầu tiên nghiên cứu công nghệ sản xuất giàn giáo thép. Giai đoạn từ1973-1988 công ty sản xuất theo kế hoạch được giao, vật tư chủ yếu được Nhà nước cung ứng, sản phẩm làm ra có địa chỉ tiêu thụ, không để công nhân nghỉ việc về thiếu việc làm, hàng hoá sản xuất phải được tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống công nhân viên. Đảm bảo được mục tiêu trên công ty đã tìm mọi biện pháp khai thác mọi khả năng, tiếp xúc làm quen dần dần với kinh tế thị trường. Những biện pháp cụ thể là - Tích cực tìm kiếm công ăn việc làm bằng cách đi chào hàng ký hợp đồng trực tiếp còn các cơ sở xây dựng trong ngành và các địa phương - Khai thác mọi nguồn, mọi khả năng đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất liên tục. - Tuyên truyền quảng cáo sản phẩm của công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng và tham gia các cuộc triển lãm nhằm giới thiệu đưa sản phẩm tiếp ứng trực tiếp với thị trường. - Tiến hành mở các đại lý bán các sản phẩm của công ty ở Hà Nội và một số tích. - Một số yếu tố quan trọng là giữ vững và nâng cao được chất lượng sản phẩm của công ty gây được uy tín trên thị trường và niềm tin đối với người tiêu dùng. * Từ năm 1992 đến nay: ở giai công ty đã chuyển hoá mạnh vào nền kinh tế thị trường công ty đã tiến hành sắp xếp lại sản xuất theo nghị định số 388/ HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng. Công ty đã chú trọng nhiều vào việc sản xuất đa dạng hoá các loại sản phẩm, phục vụ đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế đất nước. Việc quan tâm tới chất lượng, kỹ thuật mỹ thuật của sản phẩm được đưa lên hàng đầu. Thời kỳ này bên cạnh việc sản xuất những mặt hàng truyền thống, công ty đã cho ra thị trường nhiều sản phẩm với mẫu mã phong phú và cải tiến tiện lợi hơn. Sản phẩm sản xuất ra phải đảm bảo mức trung bình tiên tiến của thế giới nên một số sản phẩm hàng hoá cùng loại sản xuất trong nước mà còn cạnh tranh được với hàng nhập ngoại. Vì vậy giai đoạn này tuy có nhiều khó khăn từ nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng công ty vẫn tồn tại với nền kinh tế thị trường, không những thế mà còn tạo nên thế mạnh vững chắc cho việc phát triển đi lên. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty khoá Minh khai đã không ngừng khấn đấu về mọi mặt, Công ty thường xuyên cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng sản phẩm, nhạy bén nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng, luôn tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Kết quả trên thu sản phẩm những năm vừa qua đạt khá tốt do sản phẩm của công ty đã được người tiêu dùng chấp nhận không bớt giá cả hợp lý mà còn do chất lượng của sản phẩm. 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của Công ty: 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty: - Công ty khoá Minh khai là một doanh nghiệp Nhà nước có đủ tư cách pháp nhân hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập., Từ năm 1992 theo xu hướng đổi mới kinh tế Nhà nước về tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp công ty khoá Minh khai được thành lập lại theo quyết định số BXD/TCLĐ ngày 5 tháng 5 năm 1993của Bộ xây dựng. - Công ty có chức năng nhiệm vụ theo quyết định thành lập và được nghề như sau: + Công ty là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các sản phẩm cơ khí xây dựng, có nhiệm vụ tổ chức sản xuất các loại khoá, kê, bản lề, chốt cửa và các chi tiết phụ tùng cơ khí phục vụ cho ngành xây dựng. + Sản xuất kinh doanh các loại phụ tùng cho công nghiệp xi măng như bi, đạn nghiền mắt sàng. + Sản xuất kinh doanh dàn giáo thép, cốp pha tôn, kết cấu thép phục vụ cho xây dựng. Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong xã hội và nhằm mục tiêu phát triển đi lên trong cơ chế thị trường, công ty đang chú vào việc mở rộng ngành nghề trong sản xuất kinh doanh , làm các mặt hàng kết cấu thép xây dựng. 2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất của công ty: Đối với các nhà máy sản xuất công nghiệp việc tổ chức quản lý khoa học quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm là vô cùng quan trọng, nó quyết định rất lớn đến năng suất chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiệm vụ tổ chức một quy trình công nghệ trong một doanh nghiệp sao cho hợp lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp đó, như điều kiện cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, trình độ quản lý... a) Tổ chức quản lý của công ty: Công ty khoá Minh Khai trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng Bộ xây dựng theo quy chế hoạt động công ty được quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp và hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hệ trực tuyến, thực hiện chế độ một thủ trưởng, giám đốc công ty là người có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm mọi mặt với Nhà nước và tập thể CBCNV, ngoài cương vị phụ trách chung giám đốc công ty còn trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức hành chính, kế hoạch, cung tiêu, Marketing, tài chính kế toán. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc, một phụ trách về sản xuất, một phụ trách về kỹ thuật. Kế toán trưởng giúp việc cho công tác tổ chức hạch toán kế toán và tài chính của công ty cùng một số trưởng phòng ban chức năng. - Công ty có các phòng ban quản lý chức năng sau: * Phòng tổ chức hành chính: Biên chế 12 người bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, quản lý hành chính và quản trị. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức công ty. Sắp xếp nhân sự về số lượng, trình độ nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch đào tạo CBCNV Xây dựng các định mức lao động, kế hoạch quỹ lương các quy chế quản lý và sử dụng lao động, tổ chức ký kết các hợp đồng lao động, giải quyết các chế độ chính sách về lao động tiền lương, BHXH theo qui định Nhà nước. Thực hiện các nghiệp vụ quản trị, lễ tân, công tác văn thư hành chính khác. * Phòng kỹ thuật: Biên chế 9 người Bộ phận này có chức năng quản lý công tác kỹ thuật sản xuất trong toàn công ty. - Nhiệm vụ cụ thể là: Nghiên cứu thiết kế sản phẩm khuôn mẫu nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất xây dựng chiến lược sản phẩm công ty. - Xây dựng quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm quy cách mặt hàng. Tổ chức quản lý đánh giá các sáng kiến cải tiến kỹ thuật kiểm tra xác định trình độ tay nghề cho công nhân trong công ty. Lập kế hoạch đầu tư trang bị sản xuất, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị công ty. * Phòng kế toán tài chính: Biên chế 6 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý, huy động sử dụng vốn, về công tác hạch toán của công ty, chức năng kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty Nhiệm vụ cụ thể là: + Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty theo pháp lệnh về kế toán thống kê của Nhà nước quy định. Giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, các hợp đồng kinh tế về giá bán sản phẩm. Thực hiện công tác thanh toán trong nội bộ các đối tác có quan hệ kinh tế với công ty. * Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng kiểm tra, giám sát về chất lượng sản phẩm toàn công ty. Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức kiểm tra chất lượng các sản phẩm trước khi nhập kho, chuẩn bị đưa đi tiêu thụ kiểm tra, quản lý việc chấp hành các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm. * Phòng marketing: Biên chế 5 người. - Bộ phận này có chức năng là tham mưu cho giám đốc về tình hình thị trường giá cả, vật tư, sản phẩm liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phản ánh được nhu cầu thị trường về các sản phẩm tương tự và các sản phẩm mà công ty có khả năng sản xuất. Đề xuất các phương án tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức tiêu thụ và thu hồi với hiệu quả công nợ cao nhất, đề xuất các phương án tiêu thụ bằng mọi hình thức, tổ chức thực hiện khi được lãnh đạo thông quâ. - Nhiệm vụ cụ thể là: Tìm hiểu thị trường bao gồm các hoạt động thu nhập và xử lý một cách có hệ thống va và toàn diện những thông tin về các sản phẩm vật tư phụ tùng dụng cụ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đề xuất cho công ty những thông tin đặc biệt cần lưu ý và các sản phẩm nên sản xuất. Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý theo các hợp đồng và quy định của công ty. Cùng với phòng tài vụ đến thu tiền ở các đại lý trực tiếp tổ chức các hội nghị khách hàng thông tin quảng cáo và hội chợ triển lãm chịu trách nhiệm đôn đốc và thu hồi công nợ, chịu trách nhiệm ký hợp đồng tiêu thụ sản phẩm. * Phòng kế hoạch cung tiêu: Biên chế 11 người. Bộ phận này có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh và đảm bảo vật tư cho sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể: Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh + Thực hiện công tác cung ứng thu mua vật tư cho sản xuất kinh doanh, tổ chức dự trữ vật tư bảo quản kho tàng vật tư sản phẩm. Giám sát kiểm tra mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua tạo nguồn hàng. - Tham mưu xây dựng phương tiện vận tải, cơ sở kho hàng, gian hàng. * Bộ phận bảo vệ: Biên chế 8 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho toàn bộ tài sản của công ty, xây dựng kế hoạch, biện pháp bảo vệ, tổ chức công tác dân quân tự vệ và phòng cháy chữa cháy của công ty. *Trạm y tế: Biên chế 2 người Bộ phận này có chức năng và nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn bộ CBCNV, tổ chức việc khám chữa bệnh cho CNV và con em, theo dõi bệnh nghề nghiệp và thực hiện giải quyết việc nghỉ ốm cho người lao động, tham gia chỉ đạo công tác vệ sinh môi trường, công tác dân số kế hoạch hoá gia đình. b) Tổ chức sản xuất của công ty: Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích 20.000m2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực là tương đối thuận lợi cho việc vận chuyển vật tư, vận chuyển thành phẩm. Hiện nay công ty có bốn phân xưởng sản xuất chính thức chức năng và nhiệm vụ của từng phân xưởng như sau: * Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu như dập định hình ra các khuôn mãu (ke, khoá). Đối với các sản phẩm đơn giản ít công đoạn thì phân xưởng cơ khí còn làm theo đơn đặt hàng nhu cầu làm giàn giáo, cửa xếp, cửa hoa. Mặc dù công nhân trong phân xưởng cơ khí không nhiều nhưng đây là đơn vị mạnh nhất, một điển hình tiên tiến trong tổ chức sản xuất của công ty đồng thời là đơn vị tạo ra giá trị sản lượng lớn nhất trong toàn công ty. * Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng cơ điện chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xưởng hoạt động liên tục không bị gián đoạn bơỉ các nguyên nhân máy móc thiết bị hay đường điện. Ngoài nhiệm vụ trên, các phân xưởng cơ điện còn có nhiệm vụ chế tạo khuôn mẫu, ke, bản lề, khoá. Nhiệm vụ này khá quan trọng và phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao để đảm bảo khi đúc chi tiết các phân xưởng khoá có thể khớp nhau được. * Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp ráp toàn bộ các loại khoá từ các bộ phận, chi tiết hoàn thành sản phẩm hoàn chỉnh. *Phân xưởng mạ: Nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá, ke, bản lề, chốt cửa... công nghệ mạ đòi hỏi kỹ thuật cao theo quy định công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm mạ có độ bền độ bóng cao. Các phân xưởng này đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc thông qua các quản đốc phân xưởng. Loại hình sản xuất của công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ song giữa các loại yêu cầu kỹ thuật và cả về mặt kinh tế. 3. Tổ chức bộ máy mua sắm vật tư Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy ua sắm vật tư và những cơ chế hoạt động của nó tuỳ thuộc vào đặc điểm, mục đích sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp theo từng thời kỳ kinh tế cụ thể. Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính. Do đó tổ chức một bộ máy mua sắm vật tư là rất quan trọng, tổ chức bộ máy mua sắm vật tư do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhận: Tổ chức biên chế của phòng kế hoạch - cung tiêu hiện nay: 1 trưởng phòng kế hoạch 1 nhân viên quyết toán 3 thủ kho 1 trưởng phòng cung tiêu 2 nhân viên tiếp liệu 2 lái xe *Cơ cấu tổ chức mua sắm vật tư của công ty: - Phòng kế hoạch : làm nhiệm vụ xác định nhu cầu và nguồn vật tư của công ty trong kỳ kế hoạch, lên phương án kế hoạch hoá mua sắm vật tư, lập đơn hàng lập các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, tổ chức theo dõi kế hoạch, thống kê tình hình mua sắm và tiêu dùng vật tư, phân tích hoạt động kinh tế của phòng. - Phòng cung tiêu: Trên cơ sở kế hoạch của phòng kế hoạch phòng cung tiêu trực tiếp ký các hợp đồng mua sắm vật tư, theo dõi và chuyển đưa vật tư về công ty. - Phòng kế toán tài chính phụ trách khâu kiểm tra hoá đơn chứng từ mua hàng do phòng cung tiêu lập, về sốlượng, chủng loại, giá cả vật tư thành tiền theo đúng nghiệp vụ tài chính rồi thanh toán tiền mua vật tư. - Phòng KCS có trách nhiệm kiểm tra c