Đề tài Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3

phận trong Công ty dệt 8-3 a. Thực trạng hoạt động của công ty dệt 8-3. I./ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt 8-3. 1./ Quá trình xây dựng và trưởng thành của Công ty Dệt 8-3. Công ty Dệt 8-3 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt nam, nằm ở phía Nam thành phố Hà nội, địa chỉ 460 đường Minh Khai với diện tích toàn bộ là 24 ha. Đầu năm 1959 Chính phủ ra quyết định cho xây dựng Nhà máy Liên Hiệp Sợi- Dệt - Nhuộm ở Hà nội. Từ năm 1960 - 1963, đây là thời gian Nhà máy vừa tiến hành xây dựng vừa tiến hành lắp đặt máy móc, thiết bị sản xuất. Đến năm 1965, Nhà máy được cắt băng khánh thành - Nhà máy Dệt 8-3 chính thức ra đời. Đến năm 1985, cùng với sự chuyển đổi sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường Nhà máy đã lắp đặt thêm phân xưởng sợi, hai dây chuyền may và thành lập phân xưởng may khép kín. Năm 1991, theo Quyết định của Bộ Công nghiệp để phù hợp với tình hình chung của toàn doanh nghiệp, Nhà máy Dệt 8-3 đổi tên thành Liên hiệp Dệt 8-3 và thay đổi về cơ cấu tổ chức chia thành hai khối là khối phòng ban (9 phòng chứa năng) và các khối xí nghiệp ( 6 xí nghiệp và 1 phân xưởng). Năm 1994, để thích hợp hơn nữa với việc sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường, Bộ Công nghiệp đã quyết định đổi tên Liên hiệp Dệt 8-3 thành Công ty Dệt 8-3 với cơ cấu về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ nhưng xí nghiệp May - Dịch vụ được tách thành xí nghiệp May và xí nghiệp Dịch vụ. Căn cứ vào Quyết định thành lập doanh nghiệp của Bộ Công nghiệp nhẹ những hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm: - Sản xuất và bán các sản phẩm sợi, vải các loại. - Thực hiện các công việc khác liên quan tới việc sản xuất và phân phối sản phẩm. - Nhập khẩu các nguyên vật liệu thị trường trong nước và ngoài nước để sản xuất sản phẩm. - Trực tiếp hoặc gián tiếp xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài hoặc cung cấp các sản phẩm như nguyên liệu chính cho các cơ sở in nhuộm, cơ sở may trong nước để sản xuất các sản phẩm xuất khẩu có giá trị. - Trực tiếp hay gián tiếp tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước, cung cấp sản phẩm như là nguyên liệu thay thế hàng nhập khẩu cho cơ sở nhuộm - may để sản xuất các sản phẩm tiêu thụ nội địa có giá trị cao. Công ty Dệt 8-3 từ khi thành lập cho đến nay, mặc dù đã trải qua rất nhiều khó khăn nhưng Công ty Dệt 8-3 luôn phấn đấu vượt qua và đã khẳng định vị thế của mình trong nghành Dệt May Việt Nam. 2./ Chức năng và nhiệm vụ. Công ty Dệt 8-3 là doanh nghiệp Nhà nước có chức năng sản xuất và cung ứng cho thị trường các sản phẩm dệt, may, sợi, nhuộm, in hoa đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn do Nhà nước đặt ra và được người tiêu dùng chấp nhận. Công ty Dệt 8-3 có nhiệm vụ chính: - Đóng góp vào sự phát triển của ngành Dệt May và nền kinh tế quốc dân, sự phát triển của Công ty Dệt 8-3 sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy ngành Dệt - May Việt Nam phát triển. Điều này thể hiện ở các hoạt động như chuyển giao công nghệ mới xâm nhập vào các thị trường quốc tế, tạo thêm các cơ hội vệ tinh cho Công ty. - Bình ổn thị trường của các doanh nghiệp Nhà nước khi nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường. Để thực hiện nhiệm vụ này, Công ty Dệt 8-3 và các đơn vị thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam cũng thực hiện chính sách quản lý thị trường của Nhà nước như: bình ổn giá quản lý chất lượng sản phẩm, chống hàng giả, hàng nhái mẫu. Thực hiện hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương về nguyên liệu, tiêu thụ sản phẩm trong những lúc khó khăn. - Tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần ổn định xã hội. Do quy mô lớn của Công ty, đặc điểm của ngành Dệt May là cần nhiều lao động. Những năm qua, Công ty đã tạo hàng ngàn chỗ làm cho người lao động, đặc biệt là đối với sinh viên mới ra trường. Góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, giảm các tệ nạn xã hội do tình trạng thất nghiệp gây ra. - Nhiệm vụ đóng góp cho ngân sách Nhà nước là nghĩa vụ chung của doanh nghiệp trong nền kinh tế. Hiện nay Công ty Dệt 8-3 đã tiến hành hạch toán kinh doanh độc lập, Nhà nước chỉ cấp lượng vốn nhỏ khoảng 20% phần còn lại Công ty phải tự huy động từ nguồn khác. 3./ Các mặt hàng sản xuất chính. Các mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty Dệt 8-3 bao gồm: - Các loại sợi bông, sợi pha chải thường và chải kỹ. - Vải may mặc : vải bông, phin, vải katê, vải chéo, vải pha từ mộc đến nhuộm, kẻ và in hoa khổ rộng 0.8 đến 1.6m. - Hàng may mặc: với đầy đủ chủng loại như sơ mi, quần âu, jacket nam nữ, quần áo bảo hộ lao động và quần áo trẻ em.... Ngoài ra, Công ty còn sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng của các đối tác trong và ngoài nước. II./ Tổ chức và quy mô hoạt động của Công ty Dệt 8-3. 1./ Cơ cấu tổ chức. Do Công ty Dệt 8-3 là một Công ty lớn có khoảng 3200 cán bộ công nhân, nên việc tổ chức và điều hành hoạt động của Công ty đòi hỏi phải chặt chẽ như vậy mới kết nối được các bộ phận lại với nhau. Chính vì thế để tạo lập được một cơ cấu tổ chức hợp lí, năng động và hiệu quả trong công việc nên Công ty đã chọn hình thức tổ chức là trực tuyến chức năng. Ưu điểm: hình thức tổ chức này là nhằm duy trì quyền lực, trách nhiệm cung cấp cho Tổng Giám đốc sự hỗ trợ của các bộ phận chức năng về các lĩnh vực chuyên môn. Đồng thời, nó vừa kết hợp được các chuyên viên chức năng gắn với người lãnh đạo trực tuyến ( Tổng Giám đốc) vừa khắc phục được sự tách rời giữa Ban lãnh đạo và bộ phận chức năng tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng. Nhược điểm: với kiểu tổ chức này tuy phát huy được nhiều ưu điểm nhưng trong một số trường hợp có thể gây ra mâu thuẫn do sự không nhất quán trong việc tham mưu cho Tổng Giám đốc của các bộ phận. Sơ đồ hệ thống tổ chức của Công ty Dệt 8-3. 2./ Chức năng của từng bộ phận. * Về ban lãnh đạo của Công ty. Công ty Dệt 8-3 kinh doanh ngày một phát triển, một phần bởi hoạt động có hiệu quả của ban lãnh đạo và các phòng ban trong Công ty. Tổng Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành của Công ty đồng thời cũng là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ và điều hành tài chính, sản xuất, xuất nhập khẩu ... của Công ty. Người đứng đầu Công ty hiện nay là Tổng giám đốc Phan Việt Hảo. Ba phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công tác điều hành và quản lý Công ty: - Phó Tổng Giám đốc kĩ thuật: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật của Công ty. - Phó Tổng Giám đốc sản xuất: là người tham mưu giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về mảng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. - Phó Tổng giám đốc phụ trách chế độ lao động: là người tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm về các chế độ lao động đối với toàn bộ lao động trong Công ty. Giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty có các phòng ban, tuỳ theo chuyên môn, nghiệp vụ được giao và các xí nghiệp, phân xưởng trực tiếp tham gia nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phục vụ công tác sản xuất và đời sống của Công ty. * Chức năng của các phòng ban. * Phòng kỹ thuật: là một bộ phận chức năng hợp tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc về toàn bộ lĩnh vực công tác kỹ thuật - chất lượng và bảo hộ lao động. Các hoạt động khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất của Công ty và định mức kỹ thuật thiết kế các mặt hàng đáp ứng nhu cầu của thị trường. * Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách xuất nhập khẩu sang các nước khác các sản phẩm của Công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm nhập khẩu dây chuyền công nghệ tiên tiến của các nước trên thế giới bao gồm các máy móc, thiết bị phụ tùng, nguyên vật liệu phụ tùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất cũng như các hoạt động khác trong Công ty. * Phòng kế hoạch tiêu thụ: với chức năng xây dựng triển khai sản xuất và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm góp phần hoàn thành các kế hoạch của Công ty. Ngoài việc lên kế hoạch tiêu thụ, phòng còn phải triển khai thực hiện các kế hoạch tiêu thụ đề ra bằng việc tìm các đối tác, các khách hàng tiêu thụ sản phẩm thông qua tìm kiếm và quảng cáo sản phẩm của Công ty đồng thời kết hợp với các cửa hàng giới thiệu sản phẩm để thực hiện tốt các kế hoạch đề ra. * Phòng Bảo vệ quân sự: do yêu cầu thực tiễn của Công ty về quy mô cũng như thời gian làm việc (24 / 24 giờ ngày đêm) phòng có chức năng bảo đảm trật tự an ninh, giám sát và báo cáo những trường hợp vi phạm nội quy của công nhân viên trong Công ty cho lãnh đạo biết, bảo vệ tài sản và phòng chống cháy nổ, bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng tự vệ của Công ty. * Phòng kế toán tài chính: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo của Công ty về công tác tài chính trong Công ty, đồng thời theo dõi tình hình hoạt động của Công ty trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán và xác định kết quả hoạt đông của Công ty lỗ hay lãi. Số liệu được tập hợp từ phòng ban các xí nghiệp lên phòng thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý. * Ban đầu tư xây dựng cơ bản: với chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc mở rộng quy mô của Công ty đồng thời cũng lập các phương án đầu tư cải tạo máy móc thiết bị công nghệ nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. * Trung tâm thí nghiệm và KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): với chức năng giúp Tổng Giám đốc trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ.Đồng thời là nơi thí nghiệm chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng sảm phẩm mới trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt. * Phòng tổ chức hành chính: với chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty trong lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ tiền lương và các công việc hành chính, văn thư, phục vụ khác. Ngoài các phòng ban Công ty Dệt 8-3 còn bao gồm các đơn vị, xí nghiệp thành viên cùng tham gia hoạt động quản lý và sản xuất trong Công ty. Đó là các xí nghiệp Sợi A - Sợi B - Sợi II, xí nghiệp Dệt - Nhuộm - xí nghiệp Cơ điện, xí nghiệp May, xí nghiệp Dịch vụ. Tóm lại, qua chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Dệt 8-3 nói trên, ta thấy các bộ phận phòng ban trong Công ty hoạt động rất tích cực. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một số chức năng, nhiệm vụ riêng, khác nhau. Các phòng ban trong Công ty luôn hỗ trợ lẫn nhau bổ sung cho nhau hết sức hợp lý và chặt chẽ. Chính vì có những chức năng, nhiệm vụ đặc biệt như thế, đã nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty. Kết quả đó cũng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3./ Quy mô hoạt động. Hiện nay, Công ty có mặt bằng rộng (tổng diện tích khoảng 24ha) đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho Công ty hoạt động sản xuất và kinh doanh như xây dựng các phân xưởng, nhà xưởng sản xuất, nhà kho để nguyên vật liệu và hàng hoá thành phẩm. Về vốn, đến cuối năm 1999 Công ty đã có số vốn lên tới 250 đồng, trong đó vốn Nhà nước cấp chiếm khoảng 40%. Phần còn lại của Công ty phải đi vay ngân hàng, huy động vốn tự có và một số hình thức khác. Bảng nguồn vốn của Công ty (1998 - 2000). Chỉ tiêu, năm 1998 1999 2000 Tổng nguồn vốn 269327 262692 271354 Nợ phải trả 199586 194076 192321 Vốn của chủ sở hữu 68581 69476 77033 Về thiết bị Công ty đã có dây chuyền sản xuất hoàn chỉnh, hiện đại có khả năng sản xuất những sản phẩm chất lượng cao ở tất cả các xí nghiệp. Những máy móc thiết bị đó được nhập từ các nước có công nghệ tiên tiến như: dây chuyền kéo sợi ý với 21.000 cọc sợi, máy dệt kiếm Hàn Quốc, máy dệt Plean của Thuỵ Sĩ, máy nhuộm liên hợp của Nhật, máy in hoa ấn Độ Đối với nguồn lực lao động, theo như báo các tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh 1999 - 2001, thì tổng số cán bộ công nhân viên chức là 3200 người. trong đó số lao động nữ chiếm 68%. - Số công nhân trực tiếp sản xuất là : 2856 chiếm 89% - Số công nhân - cán bộ lao động gián tiếp: 344 chiếm 11% Trình độ văn hoá: + Đại học- cao đẳng : 210 người + Trung cấp : 147 người + CN học nghề : 2804 người Với một sự phân bố không đồng đều trong đó số lượng nữ chiếm tỉ lệ hơn một nửa trong Công ty. Lao động nữ mặc dù có ưu điểm là cần cù, chịu khó nhưng điều đó cũng gặp một số bất lợi trong quá trình sản xuất và đảm bảo giờ công lao động (do họ có thể nghỉ thai sản hay sức khoẻ hạn chế). iII./ đánh giá kết quả sản xuất của công ty dệt 8 - 3. 1./ Đánh giá về tình hình sản xuất kinh doanh. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường tất cả các doanh nghiệp đều phải chuyển sang kinh doanh sản xuất có hạch toán kế toán độc lập, do vậy mọi hoạt động quản lý điều tiết sản xuất với mục tiêu là để doanh nghiệp tồn tại và phát triển tức là phải tạo ra được lợi nhuận đồng thời đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động. Cùng xu thế đó, hoạt động kinh doanh của Công ty cũng đang đi vào quỹ đạo, hàng năm thu nhập của người lao động trong Công ty cũng tăng theo. Bình quân thu nhập của họ hiện nay khoảng 670 nghìn đ/ người đã chứng tỏ phần nào sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của Công ty trong suốt chặng đường hình thành và phát triển. Số người có trình độ trong Công ty không ngừng tăng lên, cụ thể hiện tại Công ty có khoảng 210 người có trình độ đại học và cao đẳng. Sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty tới việc đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ cho thấy tầm nhìn chiến lược của Công ty tới yếu tố đào tạo nguồn nhân lực, một trong những nhân tố quyết định sự phát triển hay tụt hậu của Công ty trong tương lai. Chính nhờ có chính sách đúng đắn mà Công ty kinh doanh có lãi. Bảng báo cáo kết quả trong giai đoạn 1997 -2000 Chỉ tiêu Đơn vị 1977 1998 1999 2000 1.Tổng doanh thu Tỉ Đ 184,141 173,651 189,032 195,312 2.Tổng chi phí Tỉ Đ 165,985 193,972 202,432 182,100 3. Giá trị sản xuất Tỉ Đ 190,358 181,196 206,844 205,003 4. Lợi nhuận Tỉ Đ +18,156 -20,321 -13,400 +13,212 5. Tổng số lao động Người 3.958 3.697 3.395 3.225 6.Thu nhập BQ Đ/ng 410.000 490.000 574.540 677.400 (Nguồn phòng Tài chính kế toán) Từ các số liệu ở bảng trên ta cũng đã đánh giá được kết quả hoạt động của Công ty trong giai đoạn từ 1997 - 2000. Cụ thể là từ năm 1994, Công ty Dệt 8-3 thực sự bắt đầu chuyển hướng sang sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường, Công ty gặp nhiều khó khăn vì nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường là một quy luật tất yếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào chứ không chỉ riêng đối với ngành Dệt May hay Công ty Dệt 8-3. Đây là nguyên nhân khách quan cơ bản gây nên khó khăn của Công ty nhưng nó cũng là đòn bẩy giúp Công ty vươn lên thích ứng với nền kinh tế thị trường. Cụ thể, trong năm 1997 -1999 Công ty gặp rất nhiều khó khăn, Công ty tiến hành đầu tư nâng cấp xí nghiệp Nhuộm, xí nghiệp Sợi II và xí nghiệp Sợi A bằng các máy móc công nghệ của Đức, Nhật Bản.., đào tạo công nhân, xây dựng nhà xưởng cho xí nghiệp May với một hệ thống máy may và các thiết bị khác với chi phí lên đến 32 tỉ đồng. Do máy móc thiết bị mới đầu tư, chưa phát huy hết năng lực sản xuất, đồng thời với chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc, chi phí đào tạo cán bộ quản lý công nhân sản xuất và bảo dưỡng tương đối lớn. Thêm vào đó, ngành Dệt May nói chung và Công ty Dệt 8-3 nói riêng vẫn còn bị ảnh hưởng bởi sự khủng hoảng kinh tế trong khu vực đã làm cho doanh thu và lợi nhuận trong hai năm giảm đáng kể. Nhất là năm 1998 lỗ tới 20,321 tỉ đồng và năm 1999 lỗ có ít hơn. Trong năm 2000, máy móc thiết bị bắt đầu được khai thác, sử dụng, lao động phát huy hiệu quả làm việc nên đã có lãi. Doanh thu của năm 2000 so với năm 1998 tăng 12.47% và đạt 195,312 tỉ đồng, lợi nhuận đạt 13.212 tỉ đồng. Đến nay nhịp độ sản xuất của Công ty bắt đầu đi vào thế ổn định, hàng năm doanh thu của Công ty luôn đạt gần 200 tỉ đồng, nộp ngân sách nhà nước chiếm 20%. Tỉ lệ trích nộp 20% không phải là cao, nhưng hàng năm Công ty luôn hoàn thành các nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nước và chi trả lương đầy đủ kịp thời cho cán bộ công nhân viên Công ty. Thu nhập bình quân trên đầu người đối với công nhân sản xuất ngày càng tăng, đó là trong năm 1998 so với năm 1997 tăng 19,5% - năm 2000 so với năm 1999 tăng 17,91%. Và năm 2001, thu nhập toàn Công ty bình quân 690 nghìn đồng/người. Tới năm 2002 thu nhập bình quân tiến tới từ 680 - 700nghìn đồng /người. 2./ Đánh giá kết quả hoạt động. * Thế mạnh: Quá trình chuyển đổi cơ chế kinh tế, từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường, không ít các doanh nghiệp, trong đó có các doanh nghiệp Nhà nước phải lao đao và nhiều đơn vị Nhà nước đã bị giải thể. Công ty Dệt 8-3 vẫn đứng vững và lớn mạnh không ngừng đã chứng tỏ sự sáng suốt trong việc lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của các cấp quản trị trong Công ty. Họ đã mạnh dạn thay đổi cơ cấu quản lí theo hướng tinh giảm nhưng năng động hơn, thay thế cơ cấu cồng kềnh và hoạt động kém hiệu quả xưa kia. Mạnh dạn vay vốn đầu tư các trang thiết bị máy móc hiện đại với dây chuyền công nghệ sản xuất tiên tiến của nước ngoài , chính điều này đã mở ra cho Công ty một hướng đi đúng tạo vị thế cho Công ty được nâng cao, trở thành một trong những con chim đầu đàn của ngành Dệt May Việt Nam. Công ty còn không ngừng tổ chức các lớp học, khoá học nhằm nâng cao tay nghề của công nhân và trình độ của các cán bộ, giúp cho họ giỏi về nghiệp vụ chuyên môn, thuần thục trong lao động, những yếu tố này đã đưa Công ty phát triển đi lên như ngày hôm nay. Một thế mạnh nữa cần nói đến là Công ty đã tạo ra được nguồn nội lực mạnh mẽ, một đội ngũ kế cận rất trẻ. Họ có tài năng và những sáng kiến thiết thực để giúp cho Công ty tạo những bước nhảy vọt trước các đối thủ cạnh tranh. *Hạn chế: Tuy có sự phát triển mạnh và khá ổn định như vậy nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Nếu các yếu tố này được khắc phục đúng đắn thì Công ty sẽ phát triển mạnh mẽ hơn. - Về vấn đề maketing: thực chất trước đây Công ty ít chú ý tới vấn đề này có thể chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của nó nhưng trong xu thế hiện nay muốn gây được ảnh hưởng trong thị trường thì Công ty cần phải tham gia lĩnh vực này bằng các hoạt động như quảng cáo, tích cực tham gia các hội chợ giới thiệu sản phẩm của mình. - Về chủng loại, mẫu mã: ít mẫu hoa văn thiết kế độc đáo, sang trọng do đó cũng cần phải xem xét để bổ sung. - Về chất lượng sản phẩm: Công ty cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm hiện có và tạo ra một số sản phẩm cao cấp phục vụ nhu cầu đỏi hỏi cao trong xã hội, để tăng sức cạnh tranh với các mặt hàng khác trong nước nhất là sản phẩm may mặc ở khu vực phía Nam và sản phẩm của hàng ngoại nhập như Trung Quốc, Thái Lan... 3./ Mục tiêu về sản suất kinh doanh của Công ty Dệt 8-3 năm 2002. Phấn đấu thực hiện thắng lợi mục tiêu chủ yếu sau: - Giá trị sản xuất công nghiệp : 250 tỷ - Tổng doanh thu : 300 tỷ - Sản phẩm chủ yếu : + Vải các loại: 16 triệu mét + Sợi toàn bộ : 6600 tấn + Sản phẩm may: 1103900 sản phẩm - Thu nhập bình quân: 680-700 nghìn đồng/ người/ tháng. B. Xác định mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty. I./ Các mối quan hệ trong Công ty. 1./ Mối quan hệ theo công việc. Mối quan hệ này được xác lập dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận mà có sự tác động qua lại trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong đó, các bộ phận có những mảng công việc liên quan đến nhau thì sẽ do một người phụ trách chung. Như phòng Tổ chức hành chính và trung tâm thí nghiệm KCS mặc dù gồm cả ba Phó Tổng Giám đốc phụ trách chung nhưng chỉ đạo trực tiếp chủ yếu do Phó Tổng Giám đốc phụ trách về chế độ lao động. Mối quan hệ theo công việc không ràng buộc các bộ phận phải gộp lại với nhau nhưng lại kết nối được các bộ phận này trong các công việc có liên quan đến nhau, và có thể phối hợp và trợ giúp nhau khi thực hiện nhiệm vụ. Ví dụ: Khi tiến hành xếp loại, khen thưởng lao động kịp thời thì phòng Tổ chức hành chính và trung tâm thí nghiệm KCS có trách nhiệm xem xét, đánh giá chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quy định của Công ty để xét loại, sau đó lập danh sách khen thưởng trình Phó Tổng giám đốc phụ trách về chế độ lao động duyệt để quyết định và thông báo cho người lao động. Cách thức tổ chức như vậy là dựa trên cơ cấu chức năng để nhằm phân công nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách, các nguồn lực có trong đơn vị và sự phối hợp của các bộ phận khác giúp họ hoàn thành công việc của Công ty. Tuy nhiên, với cách thức thực hiện công việc như vậy chưa phải nhanh gọn và có phần hơi rườm rà nhưng lại thống nhất được các bộ phận trong cả đơn vị. Do đó, việc thực hiện sẽ được đồng tình của nhiều bộ phận và sự thống nhất cao, để có sự hỗ trợ và phối hợp tốt từ nhiều phía liên quan. 2./ Mối quan hệ theo bộ phận. Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Dệt 8-3 (trang 20), mỗi ô vuông thể hiện một bộ phận khác nhau, các công việc ở các bộ phận này hoàn toàn độc lập, mỗi một bộ phận đảm trách một công việc riêng, mọi phân công chỉ đạo thực hiện bởi ban lãnh đạo của Công ty. Mệnh lệnh được truyền trực tiếp tới từng thành viên trong đó. Mối quan hệ ở đây là mối quan hệ trực tuyến, người quản trị cấp cao nhất sẽ có quyền chỉ đạo thực hiện trực tiếp không thông qua các khâu trung gian. Như bộ phận văn thư, lưu trữ thì chủ yếu thực hiện các công việc quản lí công văn giấy tờ, đánh máy, lưu trữ hồ sơ... 3./ Mối quan hệ theo cấp quản trị. Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức trong Công ty (trang 20) đã cho biết rõ sự phân cấp quản trị trong Công ty. Hệ thống thứ bậc trong quản trị biểu hiện: từ Tổng Giám đốc là cấp quản trị cao nhất tiếp đó là các Phó Tổng Giám đốc, xuống các phòng ban và cuối cùng là các xí nghiệp thành viên. Mỗi một cấp trong sơ đồ biểu diễn một vị trí, trách nhiệm và quyền hạn khác nhau. Các mối quan hệ đó mang tính lệ thuộc của cấp dưới đối với cấp trên, nó không có sự tác động qua lại mà là sự tuân thủ, phục tùng. Các mệnh lệnh được truyền xuống từ Tổng Giám đốc tới các cấp theo một chiều dọc và cấp dưới phải chấp hành. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức của Công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng nên khi ra các quyết định, chỉ thị thì đã có sự tham mưu từ các bộ phận chức năng hỗ trợ Tổng Giám đốc. Do đó, khi quyết định được ban ra là có sự thống nhất cơ bản của các bộ phận. Đồng thời, mối quan hệ dựa theo cấp quản trị còn chỉ rõ trách nhiệm cũng như quyền hạn của từng cấp, từng bộ phận trong Công ty. 4./ Mối quan hệ theo phạm vị quyền hạn. Gắn với từng bộ phận có trong Công ty là nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể. Trong đó, mỗi bộ phận có quyền thực hiện những công việc đặt ra theo yêu cầu của Tổng Giám đốc và yêu cầu của kế hoạch đã đặt ra. Nếu hoàn thành công việc đó là đã góp phần hoàn thành công việc chung trong toàn Công ty. Mối quan hệ này là sự ghép nối chung quyền lực giữa các bộ phận để cùng phối hợp chỉ đạo thực hiện công việc. Vì trong Công ty Dệt 8-3 thì sự phân định các chức năng và quyền hạn rõ ràng của từng bộ phận, từng phòng đã tạo nên sự tách biệt khi thực hiện nhiệm vụ. Nhiêù khi không có sự phối hợp giữa các phòng có thể dẫn đến chậm tiến độ hoặc thực hiện công việc không đồng bộ trong mục tiêu của toàn Công ty. II./ Quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty. 1./ Nhân sự và cơ cấu tổ chức trong văn phòng của Công ty. Trong các tổ chức, đơn vị nào cũng đều tồn tại văn phòng, có thể văn phòng đó lớn hay nhỏ tuỳ theo cách tổ chức và bố trí của từng cơ quan đó nhưng chức năng và nhiệm vụ của nó luôn không thay đổi. Các công việc hành chính văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi trong Công ty. Vậy văn phòng được hiểu như thế nào? Văn phòng được hiểu là một thực thể bao gồm các yếu tố vật chất, môi trường và nhân sự phù hợp với yêu cầu theo xử lí, quản lí thông tin nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Trong thực tiễn ở nước ta đang tồn tại chủ yếu hai loại văn phòng đó là văn phòng theo chức năng quản lí của nhà nước và văn phòng quản lí sản xuất kinh doanh của Công ty như văn phòng Bộ, UBND...thuộc hệ thống cơ quan quan lí của nhà nước còn văn phòng của Công ty Dệt 8-3 thuộc loại văn phòng quản lí sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhưng dù là loại văn phòng nào với những nhiệm vụ nhiều hay ít thì thông thường trong các văn phòng luôn đảm bảo ba chức năng chính: - Chức năng tổng hợp - Chức năng tham mưu - Chức năng hậu cần Trong đó, chức năng tổng hợp được đặt lên hàng đầu, chức năng này giúp văn phòng thu nhận, xử lí phân loại tất cả các thông tin cần thiết ở trong và ngoàI đơn vị mà văn phòng thu nhận được. Sau đó đánh giá, xếp loại và tổng hợp để gửi cho lãnh đạo và các bộ phận khác. Đối với chức năng này ở Công ty Dệt 8-3 hầu hết mọi hoạt động trong văn phòng chỉ chủ yếu xây dựng các báo cáo định kỳ hay đột xuất cho lãnh đạo Công ty năng tham mưu về lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ tiền lương và công tác văn thư lưu trữ. Hiện nay, số nhân viên của phòng gồm có 20 người, tất cả đều thuộc biên chế nhà nước. Các thiết bị trong phòng đã được trang bị phục vụ cho các công việc như : máy vi tính, máy Fax, máy photocopy và các thiết bị khác. Cơ cấu tổ chức văn phòng (phòng Tổ chức hành chính). Sơ đồ tổ chức cơ cấu của phòng Tổ chức hành chính. Trưởng phòng (tccb - lđ) Phó phòng (TC - ĐT) Phó phòng (Hcth) Nhóm hành chính phục vụ Nhóm tổ chức cán bộ lao động Nhóm tiền lương Đạo tạo công nhân Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng ta sẽ thấy được nhiệm vụ chủ yếu trong công tác văn phòng và nó được phân công cho mỗi cán bộ nhân viên như sau: Trưởng ph