Đề tài Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phềng nhằm từng bước nâng cao hiệu quả quản lí tại cễng ty may Chiến Thắng

trỏch nhiệm và quyền hạn cho cỏc trợ lý của ụng ta. Uỷ quyền đỳng đắn cú hai điều lợi: người lónh đạo dành nhiều thời gian cho trỏch nhiệm quản lý, nhõn viờn cú cơ hội suy nghĩ và phỏt triển. 3.6. Nguyờn tắc tớnh duy nhất của mệnh lệnh: Bất kỳ cỏ nhõn nào trong tổ chức chỉ nờn nhận chỉ thị và chịu trỏch nhiệm từ một ngời cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ bỏo cỏo nờn đi theo chiều dọc nh một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. Nguyờn tắc này đảm bảo tất cả cỏc nguồn lực trong một tổ chức được hỳt theo một hướng, mọi sự tiết kiệm thu được là do thủ tục chung và tiờu chuẩn hoỏ. Cỏc nhõn viờn cũng biết được vị trớ và quyền hạn của họ vỡ họ chịu trỏch nhiệm về cỏc mệnh lệnh duy nhất 3.7. Nguyờn tắc về phạm vi kiểm soỏt: Nguyờn tắc này liờn quan đến số người dưới quyền của một người kiểm soỏt, cần hết sức trỏnh sai lầm trong việc đỏnh giỏ phạm vi kiểm soỏt . Phạm vi kiểm soỏt càng rộng thỡ số cấp quản lý càng ớt và ngược lại. Nếu nú quỏ rộng thỡ cỏc nhiệm vụ cú thể tiến hành khụng hiệu quả, nếu quỏ hẹp cú thể lóng phớ cỏc nguồn lực của doanh nghiệp. Phạm vi kiểm soỏt cũn đợc gọi là phạm vi quản lý là một trong những yếu tố chủ yếu được xem xột khi quyết định cơ cấu tổ chức nờn theo chiều dọc hay chiều ngang và nờn phỏt triển theo hớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soỏt quản lý hiệu quả, cần biết những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soỏt. Những yếu tố đú bao gồm: cỏc hoạt động cú liờn quan, kỹ năng của những người được kiểm soỏt, cấp tổ chức liờn quan, những nhiệm vụ của tổ chức. 3.8. Nguyờn tắc về tớnh linh hoạt của tổ chức: Cỏc dịch vụ hỗ trợ văn phũng khụng đồng nhất và cú sự thay đổi tạm thời khối lợng. Phải chỳ trọng và nhạy cảm với sự thay đổi này. Tớnh linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: thuờ nhõn viờn tạm thời lỳc bận rộn, huấn luyện chộo nhõn viờn để họ cú thể thay đổi cụng việc, tổ chức cỏc nhúm cú thể điều động khi cần thiết. Núi túm lại, tỏm nguyờn tắc núi trờn giỳp cho doanh nghiệp xõy dựng một cơ cấu tổ chức thớch hợp, đảm bảo cho bộ mỏy văn phũng tinh gọn ,hiệu lực, đỳng chất lượng. Chương II BỘ MÁY CễNG TY MAY CHIẾN THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THẮNG: I. Giới thiệu tổng quỏt về cụng ty May Chiến Thắng 1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty: Cụng ty may Chiến Thắng tiền thõn là xớ nghiệp may Chiến Thắng được thành lập ngày... thỏng... năm 1968. Thành lập trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứu nước, xớ nghiệp may Chiến Thắng sản xuất chủ yếu là quõn phục cho bộ đội, quần ỏo bảo hộ lao động và quần ỏo trẻ em cỏc loại. Từ năm 1973-1986 Xớ nghiệp bắt đầu làm quần ỏo bảo hộ lao động xuất khẩu cho CHDC Đức và Liờn Xụ cũ và sau đú đó sản xuất được cỏc sản phẩm cao cấp hơn: sơ mi nam, ỏo bay Liờn Xụ, ỏo khoỏc... cho việc xuất khẩu và tiờu dựng trong nước. Từ năm 1987-1989 sau hơn nửa năm tớch luỹ và nõng cấp nhà xưởng,trang thiết bị, cụng nghệ sản xuất. Xớ nghiệp đó tham gia hiệp định 1915 gia cụng hàng may mặc cho cỏc nước XHCN ở Đụng Âu và cỏc sản phẩm đú đó được khỏch hàng chấp nhận. Từ năm 1989-nay: năm 1989 là mốc quan trọng đối với nền kinh tế Việt Nam và Xớ nghiệp may Chiến Thắng khi nền kinh tế chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Với việc hạch toỏn độc lập, Xớ nghiệp đó chủ động đa dạng hoỏ mặt hàng, chuyển đổi sản phẩm cú giỏ trị thấp sang sản phẩm cú giỏ trị cao, đổi mới trang thiết bị, cải tạo nõng cấp nhà xưởng và cải tổ sắp xếp lại cơ cấu bộ mỏy quản lý theo hướng phự hợp với nền kinh tế và yờu cầu mới. Vào năm 1989 Xớ nghiệp đó chuyển đổi thành Cụng ty may Chiến Thắng trực thuộc Bộ Cụng Nghiệp nhẹ và sau này trực thuộc Tổng cụng ty may Việt Nam. Cụng ty may Chiến Thắng cú: -Trụ sở chớnh ở: Số 10 Thành Cụng-Ba Đỡnh-Hà Nội. -Diện tớch: 12 000 m2. -Số lao động: 2 700 LĐ. -9 xớ nghiệp thành viờn (6 xớ nghiệp May, 01 xớ nghiệp Da, 01 xớ nghiệp In Thờu, 01 xớ nghiệp Thảm Len). -Trờn 2000 thiết bị mỏy múc hiện đại chuyờn dựng tự động hoỏ cao. Là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trờn lĩnh vực sản xuất kinh doanh cỏc sản phẩm may mặc, sản phẩm may da và thảm len (trực thuộc tổng cụng ty may Việt Nam). 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cụng ty: * Chức năng hoạt động của Cụng ty: Hoạt động chủ yếu của cụng ty hiện nay là may gia cụng xuất khẩu sang thị trường khu vực II thụng qua cỏc cụng ty nước ngoài (chủ yếu là Nam Triều Tiờn, Đài Loan, Nhật Bản...) Và sản xuất cỏc hàng may mặc trong nước. Ngoài ra cụng ty cũn phải thực hiện tốt một số nhiệm vụ chủ yếu như: - Bảo toàn và phỏt triển vốn được Nhà nước giao. - Thực hiện cỏc nhiệm vụ và nghĩa vụ với Nhà nước. - Thực hiện phõn phối theo kết quả lao động; chăm lo và khụng ngừng cải thiện đời sồng vật chất và tinh thần của CBCNV trong toàn cụng ty. Tổ chức bồi dưỡng và nõng cao trỡnh độ văn hoỏ khoa học kỹ thuật, chuyờn mụn hoỏ nghiệp vụ của cụng nhõn viờn chức. -Bảo vệ cụng ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ mụi trường, giữ gỡn trật tự an ninh, an toàn xó hội, làm nghĩa vụ quốc phũng. Theo chức năng hoạt động của Cụng ty, cỏc sản phẩm chớnh hiện nay của cụng ty là: + Sản phẩm may mặc: ỏo Jacket cỏc loại, veston len dạ ỏo vỏy cỏc loại của phụ nữ Quần ỏo sơ mi nam nữ của người lớn và trẻ em ỏo vỏy của phụ nữ mang thai + Sản phẩm da: Găng tay chơi gụn Găng tay da mựa đụng Tỳi da + Sản phẩm thảm len: Thảm trải sàn Thảm tranh + Sản phẩm khăn trẻ sơ sinh Bờn cạnh sản suất cỏc mặt hàng chớnh nhằm phục vụ xuất khẩu, cụng ty cũn chủ động khai thỏc thị trường tỡm mua nguyờn vật liệu để sản xuất và bỏn cỏc mặt hàng phục vụ nhu cầu trong nước, nhận may đo theo yờu cầu, phục vụ cỏc đơn đặt hàng mang tỡnh thời vụ khỏc.  3. Khỏi quỏt quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty: Cụng ty May Chiến Thắng là một trong những cụng ty lớn mạnh của nước ta về cả quy mụ lẫn hiệu quả sản xuất kinh doanh. Những năm gần đõy tuy khụng mở rộng về mặt bằng sản xuất nhưng hiệu quả sản xuất ngày càng cao. Điều này được thể hiện rừ trong một số chỉ tiờu của cụng ty trong những năm 1999, 2000,2001. BẢNG 1:BẢNG CHỈ TIấU TÀI CHÍNH CỦA CễNG TY MAY CHIẾN THẮNG TỪ NĂM 1999 ĐẾN NĂM 2001 Chỉ tiờu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1. Tổng doanh thu 2. Đầu tư 3. Tổng thuế phải nộp 4. Lợi nhuận sau thuế 5. Thu nhập bỡnh quõn (1000đ) 59 002tr 901tr 720tr 1 041tr 790 63 984tr 905tr 1 340tr 1 489tr 864 58 107tr 18 000tr 863tr 1 301tr 965 Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của năm 2000 tăng rừ rệt so với năm 1999, doanh thu tăng 8,4% (tăng 4.800trVNĐ), lợi nhuận sau thuế tăng 43%(tăng448trVNĐ), đúng gúp vào ngõn sỏch nhà nước tăng 86,1 %(tăng 620tr VNĐ), thu nhập bỡnh quõn lao động tăng 9,4% (tăng 74.000đ). Như vậy trong năm 2000 cụng ty đó đẩy mạnh làm hàng gia cụng xuất khẩu (hàng gia cụng xuất khẩu khụng bị tớnh thuế) do vậy lợi nhuận của cụng ty tăng so với năm trước. Doanh thu của năm 2001 cú giảm so với năm 2000 và cỏc năm trước là 9,2%, lợi nhuận sau thuế giảm 12,7%, khoản đúng gúp vào ngõn sỏch nhà nước cũng giảm xuống 37,6%, nhưng thu nhập bỡnh quõn so với năm 2000 lại tăng 0,1%. Sự giảm sỳt này một mặt là do việc đầu tư mở rộng thờm quy mụ sản xuất, năm 2001 cụng ty mới mở thờm một xớ nghiệp mới ở Thỏi Nguyờn. Mặt khỏc hàng may mặc xuất khẩu của Việt Nam bị hàng may mặc của Trung Quốc cạnh tranh quyết liệt trờn mọi phương diện. Nguyờn nhõn trực tiếp khỏc khụng thể khụng tớnh đến là bộ mỏy quản lý của Cụng ty vẫn cũn cồng kềnh, chưa năng động với sự biến động của thị trường, đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn văn phũng yếu kộm cả về năng lực lẫn trỡnh độ chuyờn mụn... Yờu cầu cải cỏch bộ mỏy quản lý, con người, hệ thống thụng tin một cỏch đồng bộ là một nhiệm vụ quan trọng và rất cần thiết. Điều này chắc chắn sẽ giỳp cụng ty khụng những tăng doanh thu mà cũn cú thể mở rộng thờm thị trường, cú thờm nhiều đối tỏc mới và khỏch hàng tiềm năng... 3. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động a. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của cụng ty được tổ chức theo Quyết Định số 228 CNN /TCLĐ ngày 24 /3 /1993 của Bộ cụng nghiệp nhẹ về việc phờ chuẩn điều lệ tổ chức hoạt động của cụng ty May Chiến Thắng. Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của cụng ty (Sơ dồ 01) ta thấy cơ cấu bộ mỏy quản lý của cụng ty May Chiến Thắng cú dạng cơ cấu trực tuyến- chức năng. Cơ cấu tổ chức bao gồm 01 Tổng Giỏm Đốc; 02 Phú Tổng Giỏm Đốc; 01 Giỏm Đốc Điều Hành. Tổng Giỏm Đốc phụ trỏch chung, chịu trỏch nhiệm toàn bộ cụng ty và cú quyền quyết định mọi vấn đề. 01 Phú Tổng Giỏm Đốc phụ trỏch về vấn đề kỹ thuật; 01 Phú Tổng Giỏm Đốc phụ trỏch vấn đề kinh doanh. Cụng ty cú 11 phũng ban chức năng gồm: Văn Phũng – Tổng hợp, phũng Tổ chức lao động, phũng Tài vụ, phũng Xuất nhập khẩu, phũng Phục vụ sản xuất, phũng kỹ thuật, phũng kinh doanh tiếp thị, Trung tõm thiết kế thời trang, Xưởng dạy nghề, phũng bảo vệ, phũng Ytế. Theo cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiờn cú sự giỳp sức của trưởng cỏc bộ phận chức năng và chuyờn gia, từ đú cựng dự thảo ra cỏc quyết định cho những vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lónh đạo doanh nghiệp. Do đú phỏt huy hết năng lực chuyờn mụn của cỏc bộ phận chức năng và nú đảm bảo quyền chỉ huy thống nhất của hệ thống trực tuyến. Kiểu cơ cấu này được ỏp dụng rộng rói nhất hiện nay do nú cú nhiều ưu điểm nhất và đó khắc phục được những khiếm khuyết của 3 kiểu cơ cấu trờn. Cỏc phũng ban được chia thành hai loại là: -Khối hành chớnh Văn phũng gồm: phũng tổng hợp, phũng tổ chức lao động, -Khối chuyờn mụn gồm: phũng tài chớnh kế toỏn, phũng XNK, phũng kinh doanh tiếp thị, xưởng dạy nghề, phũng kỹ thuật... và cỏc phũng cũn lại. Cỏc phũng hoạt động theo mụ hỡnh kiểu văn phũng phõn tỏn; Cỏc dịch vụ cú tớnh chuyờn mụn được tỏch ra thành cỏc phũng chức năng riờng như: phũng XNK, phũng kế toỏn... cỏc phũng ban chức năng làm tham mưu cho lónh đạo và đảm bảo nhận cỏc cụng việc hành chớnh liờn quan đến mỡnh, văn phũng(phũng HC-quản trị) giải quyết những vấn đề sự vụ hành chớnh cũn lại. Mụ hỡnh kiểu phõn tỏn cú những thuận lợi như: tạo nờn tớnh linh hoạt, phat huy nhiều cơ hội sử dụng sỏng kiến, dễ phỏt hiện sai sút để kịp thời cải tiến chất lượng và tốc độ cụng việc. Tuy nhiờn cũng cú những bất lợi như: thiếu sự phối hợp thống nhất, dễ trựng lặp cỏc hoạt động trong cụng việc, hao tổn văn phũng phẩm và sắc lực, thiếu sự trợ giỳp của cỏc chuyờn viờn. Đỏnh giỏ đỳng những thuận lợi và bất lợi để phỏt huy tớnh hiệu quả của từng loại mụ hỡnh là rất cần thiết. Mụ hỡnh tổ chức hoạt động của Cụng ty hiện nay đang thiếu sự phối hợp giữa cỏc bộ phận, thiếu sự điều phối thống nhất trong cụng việc của một quản trị viờn hành chớnh chuyờn mụn. Cơ cấu về nhõn sự giữa cỏc bộ phận trong hệ thống chưa được phõn bổ đều cả về chất lượng lẫn số lượng. Đõy cũng chớnh là vấn đề lớn, bức xuỏc mà cụng ty chưa tập trung giải quyết triệt để làm ảnh hưởng khụng nhỏ tới hiệu quả hoạt động trợ giỳp của hoạt động văn phũng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. b. Cơ chế hoạt động Thành lập theo QĐ 228/ TCLĐ của BCNN, Cụng ty May Chiến Thắng là một đơn vị hạch toỏn độc lập. Cụng ty hoạt động tuõn thủ theo điều lệ của Tổng Cụng ty May Việt Nam và cỏc quy định phỏp lý khỏc của luật doanh nghiệp. Ban Giỏm đốc được sự bổ nhiệm từ Tổng cụng ty Dệt May, cỏc phũng ban chuyờn mụn được thành lập phự hợp với chức năng, nhiệm vụ và những yờu cầu thực tế của Cụng ty. Việc thay đổi nhập hay tỏch, lập mới cỏc phũng ban đều phải bỏo cỏo với Tổng cụng ty Dệt May. Ban Giỏm đốc cú quyền tuyển dụng và bói miễn cỏc vị trớ cũn lại trong bộ mỏy tổ chức của Cụng ty. Hoạt động kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ chớnh đó được ghi rừ trong quyết định thành lập, Cụng ty cú quyền lựa chọn cỏc mặt hàng thuộc lĩnh vực dệt may và mở rộng lực lượng sản xuất tuỳ theo sự phỏt triển của mỡnh. Cơ chế hoạt động của Cụng ty hiện nay thực hiện theo chế độ một thủ trưởng, chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn và phỏt huy quyền làm chủ thụng qua cỏc tổ chức đoàn thể, hội phụ nữ, ban thanh tra cụng nhõn và đại hội cụng nhõn viờn chức hàng năm. Cựng vời Ban Giỏm đốc hoạt động cỏc tổ chức Đảng, Đoàn Thanh niờn, Cụng Đoàn phối hợp gúp phần làm tăng sức mạnh đoần kết và ý trớ lao động trong toàn cụng ty. Cỏc đại hội Đảng họp đều đặn hàng thỏng vạch ra đường lối làm chỗ dựa cho hướng đi chiến lược cuả Cụng ty.Tổ chức Đoàn Thanh niờn gúp phần xõy dựng nếp sống, lao động tập thể với tinh thần sảng khoỏi. Hàng năm Đại hội Cụng nhõn viờn chức được diễn ra để bầu Ban lónh đạo Cụng đoàn và kỹ vào bón thoả ước lao động tập thể, thể hiện tinh thần đoàn kết đồng lũng của tập thể cụng nhõn lao động. Ban Giỏm đốc là tổ chức cú quyết định cao nhất tới những hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trỏch nhiệm trước Tổng Cụng ty. Họ xõy dựng cỏc chức năng nhiệm vụ, phạm vi quyền hạn cho cỏc phũng, ban từ những yờu cầu thực tế của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.Việc xõy dựng cỏc quy chế thưởng phạt và cỏch tớnh lương cho cụng nhõn, cỏn bộ quản lý gúp phần làm tăng tinh thần trỏch nhiệm của nhõn viờn. Vớ dụ: Điều lệ: lương cụng nhõn được tớnh dựa theo giỏ trị sản phẩm của đơn vị sản xuất đú; lương của cỏc cỏn bộ quản lý được tớnh dựa vào trung bỡnh thu nhập của cụng nhõn tại cỏc xớ nghiệp của toàn cụng ty. II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHềNG TẠI CễNG TY MAY CHIẾN THẮNG: 1.Tổ chức hoạt động và sự phối hợp của cỏc phũng ban chuyờn mụn: Cựng với sự phỏt triển khụng ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sõu của Cụng ty, sau khi xoỏ bỏ cơ chế tập trung quan liờu bao cấp chuyển sang sản xuất kinh doanh độc lập tự chủ cú sự quản lý của Nhà nước, bộ phận quản lý của Cụng ty đang được từng bước hoàn thiện nhằm đảm bảo chất lượng cụng tỏc quản lý. Những cỏn bộ quản lý trong Cụng ty mỗi người đều cú một cụng việc riờng biệt và chịu trỏch nhiệm cỏ nhõn khỏc nhau dựa trờn mối quan hệ nhất định. Tuy nhiờn, làm thế nào để xỏc định rừ cỏc mối quan hệ của từng loại cụng việc, từng bộ phận, nõng cao hiệu quả hoạt động, hỗ trợ tớch cực cho hoạt động quản lý của người lónh đạo và quỏ trỡnh sản xuất của cụng ty đang là vấn đề nổi cộm. Muốn phối hợp với nhau hiệu quả, mỗi người trong bộ phận, mỗi bộ phận trong hệ thống phải hiểu rừ từng bộ phận của nhau, hiểu rừ những điểm mạnh, điểm yếu của nhau, để cựng khắc phục và phỏt huy nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng tỏc quản lý. Tổng Giỏm Đốc Cụng ty là người phụ trỏch chung và chịu trỏch nhiệm một số cỏc cụng việc trọng yếu như đưa ra kế hoạch chiến lược dài hạn, phụ trỏch kinh tế đối ngoại, tổ chức cỏn bộ, cỏc vấn đề về tài chớnh và xõy dựng cơ bản.Trong cơ cấu tổ chức hiện nay của Cụng ty, Tổng Giỏm Đốc(TGĐ) cũn chịu trỏch nhiệm quản lý trực tiếp một số phũng như: phũng tổ chức lao động, phũng XNK và phũng tài chớnh kế toỏn. Tuy nhiờn, về mặt tổ chức khoa học luồng cụng việc cho người lónh đạo để phự hợp với cụng việc của họ cũng nờn xem xột lại. Cỏc phũng thuộc sự quản lý của TGĐ cú chức năng nhiệm vụ cụ thể sau: *Phũng tổ chức lao động tiền lương: cú 12 người và cú chức năng nhiệm vụ như sau: -Quản lý cỏc mặt thuộc phạm vi tổ chức nhõn sự, thực hiện cỏc chớnh sỏch đối với người lao động, chăm lo đời sống sức khoẻ đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn -Xõy dựng cỏc mức tiờu chuẩn định mức lao động, kế hoạch tiền lương cho cụng ty theo quy chế đảm bảo chế độ chớnh sỏch kịp thời. -Xõy dựng và cú kế hoạch đào tạo cỏn bộ quản lý, cỏn bộ kỹ thuật, cụng nhõn bậc cao cho cụng ty theo yờu cầu của cơ chế quản lý mới và yờu cầu đổi mới cụng nghệ, quy mụ phỏt triển của cụng ty -Giải quyết cỏc chế độ hưu trớ, mất sức thụi việc, ốm đau thai sản, BHYT, BHXH...Quản lý hồ sơ nhõn sự, lập sổ bảo hiểm cho người lao động. *Phũng xuất nhập khẩu: gồm 12 người làm nhiệm vụ xõy dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho cụng ty, nhập khẩu hàng hoỏ nguyờn phụ liệu, vật tư, thiết bị: soạn thảo cỏc hợp đồng kinh tế về việc xuất nhập khẩu nguyờn phụ liệu, thiết bị, giỳp tổng giỏm đốc khai thỏc mở rộng thị trường trong và ngoài nước. *Phũng tài chớnh kế toỏn: gồm 10 người với nhiệm vụ thực hiện đỳng phỏp lệnh kế toỏn, kiểm toỏn, lập bỏo cỏo và gửi bỏo cỏo quyết toỏn thỏng, quý, năm theo đỳng biểu mẫu, thời gian quy định. Chịu trỏch nhiệm về tớnh trung thực, chớnh xỏc của số liệu bỏo cỏo. -Tổ chức chỉ đạo hạch toỏn tổng hợp toàn cụng ty và cỏc xớ nghiệp thành viờn -Tổ chức hạch toỏn toàn cụng ty và phõn tớch hoạt động kinh tế -Tổ chức thực hiện cỏc biện phỏp quản lý tài chớnh toàn cụng ty. Lập cỏc dự ỏn từng phần, tổng thể cho việc đầu tư cả về chiều sõu lẫn chiều rộng. -Đảm bảo về tài chớnh cho cỏc hoạt động toàn cụng ty, quản lý tất cả cỏc loại vốn. Lập và trỡnh duyệt kế hoạch thu chi tài chớnh với cấp trờn. -Tham mưu cho giỏm đốc giỏm sỏt, kiểm tra cỏc việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh từ cụng ty đến cỏc xớ nghiệp thành viờn. Phú Tổng Giỏm Đốc Kỹ Thuật phụ trỏch trực tiếp cỏc phũng như: phũng kỹ thuật, phũng y tế, xưởng dạy nghề, phũng bảo vệ. Cỏc phũng cú chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: *Phũng kỹ thuật + cơ điện: gồm 20 người cú nhiệm vụ quản lý và thực hiện cỏc nhiệm vụ kỹ thuật, nghiờn cứu chế thử mặt hàng mới, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổng hợp ý kiến khiếu nại của khỏch hàngvề chất lượng sản phẩm, tỡm nguyờn nhõn và sửa chữa, quản lý mỏy múc và thiết bịi, hệ thống điện nước toàn cụng ty... *Xưởng dạy nghề: cú 10 người cú nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho cụng nhõn lao động kịp thời đỏp ứng yờu cầu sản xuất của cụng ty. *Phũng bảo vệ: gồm 31 người làm cụng tỏc an ninh chớnh trị, giữ gỡn trật tự trị an, bảo vệ tài sản, cơ quan nhà mỏy an toàn, thực hiện cụng tỏc quốc phũng, cụng tỏc quõn sự địa phương, tự vệ cụng ty. *Phũng y tế: theo dừi, điều trị, khỏm bệnh cho toàn lao động của cụng ty, cung cấp thuốc quản lý thuốc dược và cụng tỏc phũng bệnh dịch Phú Tổng Giỏm Đốc kinh doanh phụ trỏch cỏc phũng: phũng kinh doanh tiếp thị, TT thiết kế thời trang, phũng tổng hợp, phũng phục vụ sản xuất. Cỏc phũng đú thực hiện những nhiệm vụ sau: * Văn phũng tổng hợp của cụng ty (văn phũng): gồm 16 người cú chực năng nhiệm vụ sau: - Quản lý cụng tỏc hành chớnh quản trị và hành chớnh phỏp chế -Tổ chức lễ tõn tiếp khỏch.Giỳp giỏm đốc tổ chức cỏc buổi họp, hội nghị -Quản lý cỏc văn bản và cụng tỏc phục vụ cho cụng nhõn -Giỳp Giỏm đốc trong cụng tỏc tổng hợp thi đua, lập bỏo cỏo tổng hợp của cụng ty. *Phũng phục vụ sản xuất + kho: cú 29 người làm nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyờn liệu cho sản xuất; quản lý cỏc phương tiện vận tải, quản lý sắp xếp hàng hoỏ trong kho. *Trung tõm thiết kế thời trang: gồm 18 người chuyờn nghiờn cứu đưa ra những sản phẩm mới, những mẫu mó mới để đỏp ứng kịp nhu cầucủa khỏch hàng và thiết kế theo yờu cầu của khỏch hàng. *Phũng kinh doanh tiếp thị: 20 người cú nhiệm vụ giới thiệu cung cấp những sản phẩm mới tới khỏch hàng, bạn hàng, tỡm kiếm đối tỏc mới, củng cố bạn hàng và thị trường truyền thồng. Giỏm Đốc Điều hành phụ trỏch cụng tỏc kế hoạch, tổ chức điều hành sản xuất của cỏc xớ nghiệp thành viờn. Tổng Giỏm đốc được sự giỳp đỡ của hai phú tổng giỏm đốc, giỏm đốc điều hành, mười một phũng ban và ban chỉ huy cỏc phõn xưởng. Theo hỡnh thức này, bộ mỏy quản lý của Cụng ty đó được chuyờn mụn húa một cỏch sõu sắc, tận dụng được tài năng của hai phú tổng giỏm đốc, cỏc phũng ban chức năng và ban chỉ huy cỏc phõn xưởng, cú giảm bớt gỏnh nặng cho Tổng giỏm đốc nhưng việc truyền đạt mệnh lệnh vẫn theo tuyến từ trờn xuống như đó quy định, đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Hoạt động theo mụ hỡnh phõn tỏn, cỏc phũng tự chịu trỏch nhiệm soạn thảo văn bản chuyờn mụn và bảo quản tài liệu của mỡnh. Tuy vậy cỏc văn bản đi hay đến đều qua sự quản lý của phũng tổng hợp. Theo sự phõn cụng như trờn cỏc phũng ban chức năng theo phạm vi nhiệm vụ của mỡnh được giao làm tham mưu cho lónh đạo tại cỏc cuộc họp sản xuất, họp giao ban.Như vậy, luồng thụng tin tại cụng ty đi trực tiếp từ cỏc phũng tới ban giỏm đốc. Hai phũng Tổ chức lao động và văn phũng làm cụng việc đặc trưng của khối hành chớnh; họ đỏp ứng cỏc yờu cầu về người và cỏc thiết bị cho cỏc phũng khỏc. Như vậy giữa Giỏm đốc, cỏc phũng ban, cỏc ban chỉ đạo hỡnh thành một thể thống nhất từ trờn xuống dưới, từ Giỏm đốc tới cỏc phũng ban chỉ đạo và tới cỏc phõn xưởng Tất cả mọi thụng tin đều được thống nhất với nhau thụng qua bộ mỏy lónh đạo. Từ đú cỏc cụng việc trờn tất cả cỏc phũng ban, phõn xưởng đều được hoạt động một cỏch thống nhất theo sự chỉ đạo của Ban giỏm đốc. Tất cả cỏc thụng tin đều được xuất phỏt từ Giỏm đốc và Ban giỏm đốc và lại được phản hồi lại từ cỏc ban chỉ đạo, cỏc phõn xưởng sản xuất. Tuy nhiờn cũng từ sơ đồ cơ cấu tổ chức này cú thể thấy nổi lờn số vấn đề cần lưu ý về cỏch thức sắp xếp bố trớ cỏc bộ phận -Cỏc nghiệp vụ và cụng việc văn phũng khụng được tập trung mà phõn tỏn mỗi việc cho mỗi lónh đạo phụ trỏch. Từ đú cho thấy hoạt động sẽ khú thống nhất và thiếu sự phối hợp. Hiệu quả chắc chắn sẽ khụng cao, nếu cỏc hoạt động này được tổ chức lại dưới sự phụ trỏch của một quản trị viờn cú chuyờn mụn nghiệp vụ về hành chớnh văn phũng.Sơ đồ cú thể tổ chức lại như sau: Tuyến phụ trỏch của Tổng Giỏm Đốc: Tổng Giỏm Đốc P. TC – KT P.Tổng hợp GĐ điều hành Phũng Y Tế TC – LĐ - TL P.Bảo vệ P. KD - TT P. XNK TT thiết kế TT P.TGĐ KD Tuyến phụ trỏch của Phú Tổng Giỏm Đốc kinh doanh được kết cấu lại như sau: Tuyến phụ trỏch của Phú Tổng Giỏm Đốc kỹ thuật được kết cấu lại như sau: P.TGĐ KT P. Kỹ thuật P. Phục vụ sản xuỏt P.Kiểm tra chất lượng SP Hướng tổ chức lại trờn đõy sẽ giỳp cỏc hướng cụng việc trong cụng ty được phự hợp hơn, nõng cao chất lượng rong việc phối hợp, thống nhất trong từng loại cụng việc, khụng bị phõn chia mõu thuẫn ngay chớnh trong quỏ trỡnh điều hành và quản lý của nhà quản lý. Nõng cao chất lượng chuyờn mụn, giải phúng cỏc cụng việc sự vụ tập trung quỏ nhiều vào lónh đạo cấp cao. 2. Tổ chức nhõn sự trong cơ cấu tổ chức văn phũng tại cụng ty May Chiến Thắng: Như chỳng ta đó biết, con người là chủ thể thực hiện những hoạt động cần thiết để đạt được những mục tiờu của tổ chức. Tổ chức cơ cấu nhõn sự phự hợp trong tổ chức giỳp chỳng ta quản lý tốt nguồn lực tiềm tàng này và nõng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Bất cứ một cụng ty nào dự cú một nguồn tài chớnh phong phỳ, nguồn vật tư dồi dào với hệ thồng thiết bị mỏy múc hiện đại cũng sẽ trở nờn vụ ớch nếu khụng biết tổ chức hợp lý cơ cấu nhõn sự để quản trị cú hiệu quả nguồn tài nguyờn này. Tổng số nguồn nhõn lực hiện nay tại Cụng ty là 2700 người, trong đú,lực lượng lao động giỏn tiếp là 191 người (chiếm 7,07 %) và lao động trực tiếp là 2509 người (chiếm 92,93 %). Tỡnh hỡnh phõn bổ nguồn lực trong cơ cấu được thể hiện rừ qua bảng sau (Bảng 2): Bảng 2: Tổ chức nhõn sự trong cơ cấu tổ chức văn phũng tại cụng ty May Chiến Thắng STT Phũng ban Số lượng Trỡnh độ Độ tuổi TB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Tổng Giỏm đốc Phú tổng GĐ Giỏm đốc điều hành Văn phũng Tổ chức lao động xuất nhập khẩu Phũng Tài vụ Phũng kỹ thuật Phũng phục vụ sản xuất Trung tõm thiết kế thời trang Phũng kinh doanh tiếp thị Xưởng dạy nghề Phũng bảo vệ Phũng ytế 1 2 1 21 8 12 10 25 20 29 18 10 31 3 1ĐH 2 ĐH 1ĐH 4 ĐH-8TC-9LĐPT 8 ĐH 10 ĐH- 2TC 9 ĐH-1 TC 6ĐH-2KS-17 CNKT 5 ĐH-15TC 2 ĐH-27 TC 5 ĐH-13 TC 1TC-9CNKT 31PTTH 2ĐH- 1TC 52 55 47 39 35 32 35 32 28 26 26 27 43 28 Cộng 191 51ĐH-97 TC-9 SC 31PTTH 40 Đến năm 2001 bộ mỏy quản lý Cụng ty cú 54 người cú trỡnh độ Đại học (54/191) = 28,27% cũn lại là Trung cấp, trỡnh độ sơ cấp chỉ cú 9, PTTH 31 rất ớt. Số cỏn bộ quản lý gần 200/ 3000 cụng nhõn là một tỷ lệ vừa phải. Một phần ba trong số đú là những cỏn bộ cốt cỏn của cụng ty được đào tạo nõng cao trỡnh độ để nắm giữ một số vị trớ yờu cầu cú kinh nghiệm. Số cỏn bộ cũn lại đều là những người tốt nghiệp Đại học, sau 1-2 thỏng ký hợp đồng thử việc đó được tuyển dụng. Hiện nay cụng ty vẫn tiếp tục quan tõm để tuyển thờm cỏc cỏn bộ cú trỡnh độ để thay thế những cỏn bộ đến tuổi nghỉ hưu. Với độ tuổi trung bỡnh 30 đội ngũ cỏn bộ văn phũng tạo được sự ổn định cho vấn đề nhõn sự tuy vậy cần cú sự phõn bố lại về số lượng, trẻ hoỏ tại hai phũng kinh doanh tiếp thị và TT thiết kế TT để cú được sự năng động cần thiết phục vụ cho chiến lược mới. Với đặc thự của ngành dệt may thỡ hơn 3/4 số cụng nhõn lao động là nữ nờn Cụng ty cũng đặt ra một số trớnh sỏch như: phụ cấp thời gian nghỉ đẻ... cho phự hợp. Số cụng nhõn được tuyển dụng chủ yếu từ cỏc cơ sở dạy may vỡ xưởng dạy nghề của cụng ty mỗi năm chỉ đào tạo được 200- 300 cụng nhõn may. 3. Mụ hỡnh tổ chức hoạt động của bộ mỏy văn phũng Với đặc điểm sản xuất của nghành dệt may, theo cơ cấu cỏc phũng ban như đó nờu bộ mỏy văn phũng của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh phõn tỏn. Cỏc năng dịch vụ hỗ trợ của một văn phũng được chia, nhúm theo cỏc phũng ban như sơ đồ 2. Ngoài cỏc chức năng cơ bản như: tài chớnh- kế toỏn, quản lý nhõn sự, thống kờ- kế hoạch...thỡ bộ mỏy văn phũng của cụng ty cũn cú cỏc phũng với chức năng hỗ trợ đặc trưng của nghành như TT thiết kế thời trang, phũng phục vụ sản xuất...Cỏc phũng theo nhiệm vụ được giao trực tiếp tham mưu cho ban giỏm đốc cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực của mỡnh. Tại mỗi phũng đều cú khả năng tự thực hiện cỏc cụng việc hành ch