Đề tài Một số vấn đề về việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 1994 sang phiên bản 2000 tại Công ty Điện cơ Thống nhất

ật công nghệ, đổi mới sản phẩm phù hợp với môi trường cạnh tranh đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Do đó Công ty đã tạo được những bước phát triển nhất định từng bước tạo lập và ổn định công tác sản xuất kinh doanh và công ăn việc làm cho người lao động. b. Hiệu quả sử dụng vốn. Từ những ngày đầu thành lập công tác sản xuất kinh doanh đều theo kế hoạch của nhà nước giao, với số vốn hàng năm đều do nhà nước cấp, và đầu tư trang thiết bị máy móc. Trong thời gian này Công ty luôn hoàn thành và vượt mức kế hoạch hàng năm, doanh thu từ sản xuất năm sau cao hơn năm trước. Đó chính là do công tác tổ chức sản xuất và công tác quản lý sử dụng vốn luôn đạt được năng suất và hiệu quả cao.Từ năm 2000 đến nay, khi hoà nhập với nền kinh tế mở, kinh tế thị trường, có sự cạnh tranh gay gắt về các loại sản phẩm quạt điện, Công ty đã từng bước nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về cải tiến kỹ thuật, đổi mới sản phẩm. Đặc biệt là công tác quản lý và sử dụng vốn làm sao có hiệu quả, khi Công ty chuyển sang tự hạch toán sản xuất kinh doanh, vốn do nhà nước cấp rất ít hoặc không có, nguồn vốn của Công ty chủ yếu là đi vay ngân hàng, bạn hàng và một phần rất ít vốn tự có nên công tác quản lý và sử dụng vốn gặp rất nhiều khó khăn song với tinh thần làm chủ tập thể của CNCNV đã từng bước vượt qua những khó khăn vướng mắc đó mác ổn định sản xuất, đảm bảo duy trì sản xuất. Công ty đã tập chung vay vốn đầu tư nhiều thiết bị mới, tự động hoá để đổi mới, nâng cao chất lượng, số lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm. Công ty đã thực hiện chỉ tiêu tiết kiệm khâu vật tư và gia công ngoài. Xây dựng phương án giảm chi phí trong giá thành, trên cơ sở đó tổ chức vòng quay của vốn trong năm càng nhiều càng tốt. Từ chỗ đó mà năm 2001 công ty đã sản xuất được162.034 chiếc quạt, doanh thu đạt 49.181.000.000 đồng; năm 2002 sản xuất được 162.034 chiếc quạt, doanh thu đạt 51.466.000.000 đồng; năm 2003 sản xuất được 131.215 chiếc quạt, doanh thu đạt 40.467.000.000 đồng; năm 2004 sản xuất được 138.125 chiếc quạt,doanh thu đạt 46.348.000.000 đồng ; năm 2005 sản xuất được 147.304, doanh thu đạt 44.201.000.000 đồng. Tình hình tiêu thụ của Công ty Điện cơ Thống nhất. Trong cơ chế thị trường mới doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều luôn đạt mục tiêu hàng đầu là: làm thế nào để có thể thu lợi nhuận cao nhất cho Công ty. Thông qua việc thoả mãn nhu cầu của thị trường, người tiêu dùng. Chính vì vậy công tác nghiên cứu thị trương luôn luôn phải được coi là nhiệm vụ đầu tiên, có tầm quan trọng hàng đầu. Vì chỉ có xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường thì mới có khả năng thoả mãn đáp ứng được các nhu cầu ấy. Ý thức được tầm quan trọng này khi bắt tay vào công tác sản xuất kinh doanh, Công ty Điện cơ thống nhất đã tổ chức nghiên cứu thị trường, xem công tác thị trường và tiêu thụ sản phẩm là công tác trọng tâm, là mối quan tâm hàng đầu Công ty. Vì muốn tiêu thụ được sản phẩm của mình trên thị trường thì nó đòi hỏi rất nhiều yếu tố, về đặc điểm sản phẩm như: chủng loại, mẫu mã, hình thức, chất lượng sản phẩm, và giá cả. Bên cạnh đó thị trường tiêu thụ là yếu tố quan trọng nhất nếu ta không nghiên cứu và nắm bắt được về thị trường nào? trong hay ngoài nước? Nông thôn hay thành thị, vùng núi hay đồng bằng, người có thu nhập cao hay người lao động. Dựa trên cơ sở đó mà Công ty lập kế hoạch sản xuất, lập các phương án để đưa sản phẩm của mình ra thị trường. Bởi vậy hiện nay thị trường sản phẩm chủ yếu của Công ty là thị trường trong nước. Đặc biệt sản phẩm quạt điện của Công ty được tiêu thụ chủ yếu ở thị trường phía Bắc và miền trung. Bên cạnh đó theo sự nghiên cứu và đánh giá của các chuyên gia thì nhu cầu thị trường hiện nay ở Việt Nam vào khoảng 1.500.000 quạt/năm. Do đặc điểm của khí hậu Việt Nam, nhiệt đới gió mùa nên về mùa hè rất nóng, nên nhu cầu về tiêu thụ quạt điện là rất lớn, khi mà thu nhập của họ chưa cao, chưa có đủ điều kiện để lắp máy điều hoà nhiệt độ. Từ những đặc điểm này nên dự báo nhu cầu đến các năm tiếp theo phương pháp tăng trưởng GDP thì nhu cầu đến năm 2010 vào khoảng 2.600.000 quạt/năm. Trong khi đó năng lực tối đa hiện nay của doanh nghiệp quạt điện ở Việt Nam chỉ đạt được khoảng 1.000.000 quạt/năm. Trong khi đó Công ty Điện cơ thống nhất có số lượng sản phẩm nhiều và chiếm phần lớn thị phần phía Bắc cũng chỉ cho sản xuất được 180.000 – 200.000 quạt/năm. Nếu tận dụng tối đa năng lực hiện có thì năm 2005 chỉ đạt được 300.000 quạt/năm. Như vậy thị trường trong nước vẫn là thị trường chủ yếu của Công ty, hơn nữa sản phẩm quạt điện của Công ty đã có một truyền thống về chất lượng sản phẩm tốt, được người tiêu dùng chấp nhận và có uy tín trên thị trường. Do nhu cầu của thị trường và của người tiêu dùng và do Công ty có kinh nghiệm lâu năm trong công việc sản xuất sản phẩm quạt, am hiểu về thị trường truyền thống, sản phẩm mà chủ yếu của công ty hiện nay là sản xuất các loại quạt như: quạt bàn cánh 400mm, 300mm, 225mm, quạt cây 400mm, quạt cây 400mm có hẹn giờ. Đặc biệt là qquạt trần 1,4m, mà hiện nay rất được người tiêu dùng ưa chuộng, từ các gia đình cá nhân, đến các bệnh viện, trường học, phòng làm việc, caca phòng ban của công ty, doanh nghiệp. Sản phẩm quạt trần sản xuất ra tới đâu tiêu thụ hết ngay đến đấy. ngoài ra công ty còn sản xuất các loại quạt hút đẩy cách 225 mm, các loại động cơ nhỏ, chấn lưu 40W. Do đó Công ty đã có một thị trường sản phẩm quạt lớn, tốc độ phát triển ổn định đảm bảo sản phẩm luôn đứng vững trên thị trường. Về tiếp thị quảng cáo sản phẩm: Công ty đã thành lập bộ phận Marketing với nhiệm vụ tổ chức việc tìm hiểu thu thập thông tin, phân tích và xử lý có hiệu quả các thông tin về nhu cầu của các loại thị trường, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Trên cơ sở đó để tổ chúc lại các hoạt động kinh doanh, lập phương án tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị trường, xây dựng chiến lược giá cả, định thời điểm tiêu thụ cho từng loại sản phẩm trên từng vùng, từng địa phương. Có các hình thức đưa sản phảm mới vào thị trường tiêu thụ. Đặc biệt Công ty đã tham gia các hoạt động giới thiệu quảng cáo và tiêu thụ sản phẩm tại các hội chợ triển lãm các tỉnh, thành phố. Ngoài việc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm thông qua các đại lý Công ty cũng tập trung đầu tư hình thức trực tiếp tiêu thụ sản phẩm như: bổ sung 8 nhân viên tiếp thị bán hàng, thuê một cửa hàng bán sản phẩm tại siêu thị Thiên thế kỷ. Ngoài ra trong những năm qua Công ty đã hình thành bộ phận kinh doanh tiếp thị thị trường, thông qua các địa lý và mối quan hệ với các đơn vị bạn. Công ty đã tăng cường quảng cáo, giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm của Công ty tại các tỉnh, tạo điều kiện để sản phẩm của mình hàng năm được tiêu thụ cao, đảm bảo uy tín với người tiêu dùng và chiếm thị phần trên thị trường. Ngoài các biện pháp trên để đẩy mạnh tiêu thụ các sản phẩm Công ty đã có các chính sách cho các đại lý như: Công ty đã ban hành các cơ chế khuyến khích cho người tiêu thụ sản phẩm trong cách thanh toán thì tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý như: trả trước một phần giá trị lô hàng, số còn lại trả chậm, thanh toán theo tháng và vận chuyển hàng từ công tyđến các đại ký. Đối với các chủ hàng lớn Công ty đã xây dựng nhiều khung giá khác nhau, Công ty đã chi thưởng cho khách hàng 67.543.000 đồng. Do đó các đại lý cũng đã góp phần đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ trong những năm qua. Bảng 7: tình hình tiêu thụ sản phẩm qua các năm STT Tên loại 2003 2004 2005 SL (chiếc) So với 2002 (%) SL (chiếc) So với 2003(%) SL (chiếc) Sovới 2004(%) 1 QQuạt bàn 225 21.352 109.2 23.072 100.9 19.499 84.5 2 QQuạt bàn 300 1.960 55.8 2.854 162.4 3.030 79.20 3 QQuạt bàn400 8.669 72.3 9.795 109.2 5.252 53.6 4 QQuạt treo tường 300 437 69.7 492 115.5 477 97 5 QQuạt treo tường 400 3.554 79.3 9.199 221.7 8.175 88.8 6 QQuạt đứng các loại 35.858 78.9 36.825 116.25 22.680 61.6 7 QQuạt đứng mini 90 37 314 348.8 8 QQuạt trần 1,4m 75.685 123.7 84.061 107.8 74.897 89.1 9 QQuạt hút đầu 250 1.215 3.794 288.3 3.019 79.6 (Nguồn: báo cáo tiêu thụ sản phẩm qua các năm của phòng kế hoạch vật tư) Qua bảng tiêu thụ trên của Công ty qua các năm ta thấy chiều hướng tiêu thụ quạt các loại của năm 2004 là đạt được hiệu quả nhất. Sang năm 20005 có giảm so với cùng kỳ 2004, chủ yếu do các nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do nhà nước mở cửa thị trường, các sản phẩm cùng loại được nhập về rất nhiều cả về chủng loại, hình thức, mẫu mã, kiểu dáng và giá lại rẻ, nên việc cạnh tranh của công ty trở nên gay gắt, nhất là Công ty phải đương đầu cạnh tranh với sản phẩm quạt Đài Loan và Trung Quốc. Do thị trường có nhiều biến động do đó sản phẩm tiêu thụ của năm 2005 giảm xuống là điều tất yếu. II.TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY ĐIỆN CƠ THỐNG NHẤT 1. Hành trình đến với ISO9000 của Công ty Điện cơ Thống nhất Trong nhiều năm qua, Công ty Điện cơ Thống nhất luôn nghiêm túc thực hiện qui định của Nhà nước về công tác quản lý chất lượng. Chấp hành nghiêm chỉnh việc đăng ký chất lượng hàng hoá với cơ quan quản lý chất lượng. Các loại sản phẩm do Công ty sản xuất, đặc biệt là sản phẩm mới đều làm thủ tục đăng ký với Chi cục TC - ĐL - CL Hà nội. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty luôn đảm bảo mức chất lượng đã đăng ký. Thanh tra Sở KHCN - MT, Chi cục TC - ĐL - CL Hà nội luôn đánh giá là đơn vị thực hiện tốt công tác này. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và quản lý theo Hệ thống văn bản nội bộ của Công ty cũng còn nhiều tồn tại và chưa phù hợp với yêu cầu của thị trường mới. Việc nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng cần phải được quan tâm hơn. Đồng thời tăng cường khả năng kiểm soát chất lượng, hạn chế tối đa sự khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Chính vì thế, lãnh đạo Công ty đã quyết định tìm hiểu áp dụng tiêu chuẩn ISO9000 vào Công ty. Lãnh đạo công ty nhận thức rằng : * Áp dụng ISO 9000 sẽ đem lại cho doanh nghiệp một phương pháp quản lý chất lượng mang tính hệ thống với các đặc điểm sau: - Hướng vào quá trình. - Hướng vào phòng ngừa. - Kiểm soát các hành động khắc phục, phòng ngừa. * Áp dụng ISO sẽ đảm bảo các nguyên tắc sau: + Định hướng bởi khách hàng: Nghĩa là sản xuất sản phẩm gì, yêu cầu về chất lượng đến đâu... đều phải được xây dựng một cách cụ thể và đầy đủ xuất phát từ yêu cầu của khách hàng. + Sự lãnh đạo: Lãnh đạo vừa là người đứng đầu một tổ chức / doanh nghiệp vừa là người đưa ra và quyết định các mục tiêu trước mắt, lâu dài. Lãnh đạo phải đảm bảo được sự nhất trí cao từ mọi cấp trong doanh nghiệp thì sẽ thu được kết quả tốt nhất. + Sự tham gia của mọi người: Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO thành công được không chỉ phụ thuộc vào sự nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, vào các điều kiện thuận lợi chủ quan và khách quan mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực từ mọi góc độ tham gia vào vận hành hệ thống này. + Tính hệ thống: Phương pháp quản lý hệ thống là cách huy động, phối hợp tất cả các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bằng phương pháp này mà doanh nghiệp tìm ra mối liên quan giữa các quá trình và có thể phối hợp hài hoà giữa chúng để mang lại hiệu quả trong quản lý, sản xuất và kinh doanh. + Cải tiến liên tục: Bằng phương pháp này, doanh nghiệp luôn có sự chủ động điều chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản, cải tiến phương pháp làm việc để thích nghi với điều kiện cụ thể. + Đưa ra các quyết định dựa trên sự kiện cụ thể: Nhờ các quyết định được xây dựng trên các thông tin, sự việc, khách quan mà hiệu quả của các quyết định đó đem lại rất cao và mang tính thuyết phục rõ ràng. + Phát triển các mối quan hệ: Muốn hệ thống vận hành thuận lợi và trôi chảy thì phải xây dựng các mối quan hệ (cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) cơ bản và chắc chắn. Nhờ các mối quan hệ gắn bó, phù hợp này mà khả năng thu nhận và xử lý thông tin liên quan đến hệ thống được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác... * Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000: + Đối với doanh nghiệp: - Sản phẩm có chất lượng ổn định, hàng bán ra có tỷ lệ bảo hành thấp hơn. - Giảm được chi phí phát sinh vô ích do phải thực hiện việc sửa chữa lại sản phẩm dẫn đến giảm được giá thành, tăng tính cạnh tranh về giá. - Chủ động được khâu điều hành tiến độ trong sản xuất. - Có được lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm do có hệ thống quản lý khoa học, có một quá trình sản xuất được kiểm soát chặt chẽ theo tiêu chuẩn quốc tế. - Vai trò, vị trí của doanh nghiệp trên thị trường ngày càng được củng cố và phát triển. + Đối với nhân viên: - Có được một tác phong làm việc khoa học và chủ động. - Được đào tạo phù hợp với cấp công việc được giao, được khuyến khích làm việc và hưởng thụ bằng thành quả công việc của mình qua sự lao động sáng tạo. * Trên cơ sở thực tế hoạt động sản xuất - kinh doanh ở công ty, đồng thời được sự quan tâm của lãnh đạo Sở khoa học công nghệ và môi trường, cán bộ Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Hà Nội đã về công ty tổ chức nhiều cuộc hội thảo ngắn giúp công ty hiểu rõ hơn về các mô hình đảm bảo chất lượng và khả năng áp dụng mô hình vào doanh nghiệp. Căn cứ vào các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và phạm vi áp dụng + TCVN ISO 9001: 1996: Hệ thống chất lượng - Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật. + TCVN ISO 9002: 1996: Hệ thống chất lượng - Mô hình đảm bảo chất lượng trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật. + TCVN ISO 9003: 1996: Hệ thống chất lượng - Mô hình đảm bảo chất lượng trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng. Sau khi xem xét, cân nhắc lãnh đạo Công ty đã quyết định xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 bởi mô hình này phù hợp với tình hình thực tế của Công ty và lập kế hoạch triển khai xây dựng từ tháng 1/2000. Quá trình triển khai và thực hiện Để thực hiện thành công dự án ISO, công ty đã triển khai các hoạt động chính sau: * Chuẩn bị tài liệu, kiến thức và đào tạo - Thu thập tài liệu, thông tin về ISO (thông qua trực tiếp tại PVC). Gửi cán bộ đi dự các khoá đào tạo vê ISO 9000 tại Trung tâm năng suất Việt nam Mở lớp đào tạo nhận thức về ISO 9000 cho toàn thể CBCNV. Đào tạo kỹ năng cho các thành viên tham gia xây dựng Hệ thống văn bản và các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ (mời giảng viên của QUACERT). * Khảo sát thực trạng, xây dựng và triển khai chương trình: - Phân tích thực trạng quản lý chất lượng của Công ty phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002 để tìm ra các điểm cần xem xét trong quá trình soạn thảo văn bản. - Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác soạn thảo văn bản cho từng đơn vị và các thành viên tham gia. - Tổ chức hội thảo để rút kinh nghiệm và triển khai thực hiện. * Tổ chức áp dụng, vận hành hệ thống: - Triển khai áp dụng tại các đơn vị trong toàn Công ty. - Rút kinh nghiệm, hiệu chỉnh phù hợp. - Hoàn thiện hệ thống văn bản và phương pháp vận hành, áp dụng trong toàn Công ty. * Cải tiến hệ thống, đánh giá hiệu quả qua các lần đánh giá. 3. Tình hình thực hiện Để tạo nền móng và cơ sở thực hiện việc áp dụng mô hình quản lý mới, từ năm 2000 lãnh đạo Công ty đã đề cập nhiều tới hệ thống quản lý chất lượng mới, vai trò và tác dụng của nó khi áp dụng và sự cần thiét phải áp dụng vào doanh nghiệp. Vấn đề này được nêu ra ở nhiều hội nghị, cuộc họp với sự có mặt của nhiều thành phần, đối tượng tham gia. Thực hiện chương trình đổi mới của Uỷ ban nhân dân thành phố và Sở công nghiệp Hà nội, các ban ngành có liên quan triển khai thực hiện chương trình nâng cao năng lực quản lý Nhà nước về TC-DL-CL theo hướng nhanh chóng hội nhập với khu vực và thế giới. Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đồng thời thực hiện chiến lược trong việc đổi mới công tác quản lý để đưa doanh nghiệp đi lên ngang tầm với các nước trong khu vực, lãnh đạo Công ty đã quyết định triển khai và thực hiện 3.1Những nội dung đã thực hiện trong năm 2005: Sau khi quyết định nghiên cứu ứng dụng đề tài, công ty đã triển khai thực hiện được các nội dung sau: Xây dựng và xét duyệt đề cương. Thu thập tài liệu và nghiên cứu ban đầu về ISO. Khảo sát thực tế, học hỏi kinh nghiệm. Đào tạo trang bị nhận thức, kiến thức cho lãnh đạo và CBCNV. Tổ chức hội nghị chuyên đề phân tích và quyết định lựa chọn mô hình áp dụng. Đánh gía hệ thống quản lý hiện tại so với yêu cầu của ISO 9002 và thiết kế hệ thống đảm bảo chất lượng. Xây dựng kế hoạch triển khai và phân công thực hiện. Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản. Xây dựng hệ thống văn bản. Đào tạo lớp chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ. Tổ chức hội nghị phổ biến áp dụng. Trang bị dụng cụ, biển báo, tăng cường thiết bị và dụng cụ để kiểm tra chất lượng cho các đơn vị. Đánh giá chất lượng nội bộ. 3.2 Quá trình thực hiện và kết quả đạt được 3.2.1. Tháng 3 năm 1999 Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng Hà Nội đã tổ chức hội nghị chuyên đề các doanh nghiệp Hà Nội áp dụng ISO. Căn cứ vào mục tiêu đã định, được sự giúp đỡ và tư vấn của cơ quan quản lý và chủ trì đề tài. Công ty Điện cơ Thống nhất đã xây dựng đề cương nghiên cứu khoa học và công nghệ năm 2000. Tháng 3/2000 đề cương chính thức được phê duyệt. 3.2.2. Để đến với mô hình quản lý mới, Công ty đã thu thập các tài liệu liên quan đến bộ tiêu chuẩn. Các tài liệu đã thu thập được như sau: + Giới thiệu chung về quản lý chất lượng theo ISO 9000. + Cẩm nang về ISO 9000. + Hướng dẫn xây dựng hệ thống văn bản. + Tài liệu đào tạo: Đánh giá chất lượng nội bộ. + Đánh giá hệ thống chất lượng. + Diễn đàn chất lượng về ISO. + Các tiêu chuẩn Việt Nam về ISO. + Quản lý chất lượng toàn diện. + Danh mục Tiêu chuẩn Việt Nam. + Tài liệu dành cho chuyến khảo sát về ISO. + Bộ tiêu chuẩn về Quản lý và Đảm bảo chất lượng. + Đào tạo nhận thức chung QLCL theo ISO 9000. 3.2.3. Để tiếp cận với phương thức quản lý chất lượng khoa học và tiên tiến. Sau khi tiêu chuẩn ISO được ban hành ở Việt Nam năm 1996, căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và kinh doanh, Công ty quyết định lựa chọn mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002. Căn cứ vào đề cương đã xây dựng, được sự giúp đỡ và tư vấn của cơ quan chủ trì đề tài, Công ty đã tổ chức được các khoá đào tạo từ nhận thức chung đến việc xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống văn bản do các cán bộ của Chi cục TC - ĐL - CL Hà nội, Trung tâm QUACERT là các giảng viên. - Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho cán bộ chủ chốt và cán bộ Kỹ thuật. - Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 cho toàn thể CBCNV trong Công ty. - Tổ chức khoá học "Chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000" do cán bộ của Trung tâm QUACERT giảng, cho một số cán bộ trong Công ty. Công ty tổ chức các buổi học cho CB-CNV để xây dựng và triển khai áp dụng như: - Triển khai áp dụng Hệ thống văn bản đối với CB-CNV từ tổ trưởng sản xuất trở lên trong toàn Công ty. - Tổ chức học triển khai áp dụng Hệ thống văn bản đối với CB-CNV trong toàn Công ty. Ngoài ra Công ty đã cử 02 cán bộ đi học lớp "chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9000" do Trung tâm năng suất thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng. 3.2.4. Công ty xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện trên cơ sở đề cương được phê duyệt. Giám đốc Công ty quyết định bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về Chất lượng. Đại diện lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm và quyền hạn như sau: + Có trách nhiệm trong việc xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9002:1996. + Tổng hợp và báo cáo mọi vấn đề có liên quan đến Hệ thống chất lượng với Giám đốc để xem xét. + Đại diện cho Công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan tới Hệ thống chất lượng. + Điều phối hoạt động của Hệ thống chất lượng. Giám đốc Công ty quyết định thành lập ban chỉ đạo ISO bao gồm các đồng chí trong ban Giám đốc và các Trưởng đơn vị. Ban chỉ đạo đã họp và phân công nhiệm vụ cho các các thành viên. Ban Thường trực ISO gồm 10 đồng chí để tăng cường hoạt động kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác ISO của các đơn vị. Công ty đã xây dựng và ban hành qui chế tổ chức thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 3.2.5. Đào tạo xây dựng Hệ thống văn bản Cán bộ tư vấn của Chi cục TC - ĐL - CL Hà nội và Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT đã đào tạo cách thức xây dựng văn bản cho các thành viên được ban chỉ đạo phân công nhiệm vụ. Trong thời gian học với 108 lượt người tham dự, các thành viên đã nắm bắt các yêu cầu cơ bản khi viết văn bản xây dựng Hệ thống. Hàng tuần từ tháng 1 đến tháng 6 lãnh đạo Công ty họp với các thành viên được phân công viết tài liệu để tham luận, đóng góp các ý kiến và thông qua các điều trong Hệ thống văn bản. 3.2.6. Hệ thống văn bản Hệ thống văn bản của Công ty gồm 3 tầng tài liệu. Hệ thống văn bản thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, các quá trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Hình 3: Cấu trúc Hệ thống QLCL của Công ty Tầng 1: Sổ tay chất lượng Tầng 2: Các qui trình Tầng 3: Các hướng dẫn ,biểu mẫu Tầng 1: Sổ tay chất lượng: Xác định chính sách chất lượng, các yếu tố của Hệ thống chất lượng, cơ cấu tổ chức của Hệ thống chất lượng, phân công trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo và viện dẫn tới các qui trình bằng văn bản. Tầng 2: Gồm các qui trình, mô tả các biện pháp kiểm soát chất lượng, những hoạt động liên quan đến các yếu tố thuộc Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002 được thực hiện tại Công ty. Tầng 3: Các hướng dẫn công việc, các biểu mẫu, bản vẽ, sơ đồ, tài liệu này có tính chất cụ thể hoá các tài liệu của tầng 2. Tầng 1: sổ tay chất lượng * Mục đích : Đưa ra cam kết của lãnh đạo Công ty về chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu mong muốn của khách hàng, qua đó tạo sự thoả mãn cho khách hàng đối với sản phẩm của Công ty. Xác định các bộ phận trong Công ty trực thuộc hệ thống chất lượng. Xác định nhiệm vụ và quyền hạn của lãnh đạo và trưởng các đơn vị trong Công ty. Đưa ra chính sách chung đối với các yếu tố của hệ thống chất lượng. * Phạm vi áp dụng Áp dụng cho mọi hoạt động cung ứng, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật của sản phẩm quạt điện, động cơ điện do Công ty sản xuất tại Phố Nguyễn Đức Cảnh-phường Tương Mai - Quận Hai Bà Trưng - Hà nội. Nội dung sổ tay chất lượng bao gồm: Giới thiệu về Công ty. Giới thiệu Hệ thống văn bản. Sơ đồ tổ chức của Công ty. Nội dung chính sách chất lượng. Trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo. Các chính sách chung theo 17 điều của ISO 9002. * Giới thiệu về chính sách chất lượng của Công ty: Giám đốc Công ty là người đề ra chính sách chất lượng và chính sách chất lượng được phổ biến tới toàn thể CBCNV trong Công ty nắm vững để thực hiện. Nội dung của chính sách chất lượng: Công ty Điện cơ Thống nhất phấn đấu trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt nam trong lĩnh vực sản xuất quạt điện, động cơ và các đồ điện gia dụng cho thị trường trong nước và quốc tế. Toàn thể Cán bộ và Công nhân viên Công ty cam kết: Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao, an toàn, giá cả hợp lý và dịch vụ kỹ thuật hoàn hảo. Không ngừng cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng sản phẩm. Thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Tầng 2: Các qui trình của Hệ thống 4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo: Công ty đã lập quy trình quy định cách thức tiến hành các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về Hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng của Công ty một cách hiệu quả. 4.2 Hệ thống chất lượng: Công ty đã lập quy trình nhằm thiết lập một hệ thống thống nhất cho việc lập và phê duyệt Kế hoạch chất lượng cho các sản phẩm mới, sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách. 4.3 Xem xét hợp đồng: Qui trình qui định các hình thức xem xét trước khi ký kết hợp đồng tiêu thụ các sản phẩm của Công ty, nhằm hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng và xem xét điều kiện đáp ứng Công ty. 4.5 Kiểm soát tài liệu, dữ liệu: Quy định một phương pháp thống nhất và nhất quán trong việc soạn thảo và kiểm soát các tài liệu, dữ liệu thuộc Hệ thống Chất lượng. 4.6 Mua sản phẩm: Qui trình cung cấp phương pháp thống nhất cho việc quản lý các nhà thầu và quá trình mua nguyên nhiên liệu, chi tiết bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, nhằm thoả mãn yêu cầu sản xuất của Công ty. 4.8 Nhận biết nguồn gốc sản phẩm và trạng thái kiểm tra, thử nghiệm: Cung cấp một hệ thống thống nhất và nhất quán cho việc nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm, từ nguyên vật liệu đến khi giao nhận sản phẩm, phân biệt các trạng thái kiểm tra của sản phẩm với mục đích: Ngăn ngừa sự lẫn lộn trong quá trình sản xuất. Đảm bảo những nguyên vật liệu, bán thành phẩm phù hợp quy định mới được đưa vào sản xuất. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích sai hỏng và đưa ra hành động khắc phục. 4.9 Kiểm soát quá trình: Qui trình cung cấp một hệ thống đồng bộ và nhất quán để đảm bảo các quá trình sản xuất được tiến hành có kế hoạch trong điều kiện được kiểm soát. 4.10 Kiểm tra và thử nghiệm: Quy trình quy định hệ thống hoạt động kiểm tra và thử nghiệm để xác nhận mọi yêu cầu về chất lượng đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và sản phẩm được đáp ứng. 4.11 Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm: Quy trình quy định thủ tục kiểm soát thiết bị kiểm tra, đo lường và thử nghiệm, để đảm bảo độ