Đề tài Một số ý kiến đề nghị qua đợt thực tập và rèn luyện tư cách đạo đức, tác phong nghề nghiệp của người cán bộ ngân hàng tương lai

. - Giấy đề nghị vay vốn - Phương án SXKD - Chứng từ liên quan Mức cho vay = Tổng nhu cầu vốn - Vốn tự có - Vốn khác * Cho vay theo hạn mức tín dụng áp dụng cho khách hàng vay ngắn hạn có nhu cầu vốn thường xuyên, SXKD ổn định. 5. Đối với trưởng phòng tín dụng và Ban giám đốc Sau khi hoàn thành xong các bước kiểm tra trước khi cho vay, trình lên ban lãnh đạo, ban lãnh đạo có nhiệm vụ: - Kiểm tra tính chất đầy đủ, hợp lệ của bộ hồ sơ cho vay - Phê duyệt khoản vay, ký hợp đồng bảo đảm tiền vay, HĐTD Các cán bộ đồng thời kiểm tra tính toán lại: + Dự án, mức vay, lãi suất, thời hạn + Thẩm tra vấn đáp trực tiếp CBTD. 6. Tái thẩm định khoản vay Có 2 phương pháp thẩm định: - Gián tiếp: Dựa vào hồ sơ đã có, dựa vào định mức kinh tế, kỹ thuật, dựa vào quy chế, chế độ quy định để tính toán lại thể lệ, chế độ điều kiện đủ của một khoản vay. - Trực tiếp: Kiểm tra thực tế hộ sản xuất. Dựa vào hồ sơ, tài liệu đã có, rút ra nhận xét để báo cho Ban lãnh đạo. Khi kiểm tra, thẩm định phải so sánh hồ sơ với thực tế, cần nhận xét những tác động bên ngoài ảnh hưởng đến dự án. Kiểm tra trong khi cho vay Kiểm tra trong khi cho vay phải có sự hợp tác của CBTD, các phòng liên quan, chủ yếu là phòng Tín dụng và phòng kế toán - ngân quỹ. 1. Đối với phòng kế toán - Sau khi chuyển xuống phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra tính đầy đủ, đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp. - Các quy định ghi chép trên chứng từ phải thực hiện đúng như số tiền bằng số, bằng chữ phải khớp nhau, viết hết dòng trên mới xuống dòng dưới, một màu mực, đặc biệt chú ý chữ ký. - Nếu khách hàng vay bằng bảo đảm tài sản, kế toán tính lãi được hưởng, lãi vay phải trả, đối chiếu chữ ký khi khoản vay đảm bảo độ tin cậy kế toán mới hạch toán in phiếu chi. 2. Bộ phận ngân quỹ Tuy công việc không phức tạp nhưng bộ phận thủ quỹ là người gác cổng cuối cùng, bộ phận thủ quỹ khi thu sẽ kiểm tra phiếu chi, nội dung... so sánh với sổ vay... có hợp pháp, hợp lý thì tiến hành chi. Kiểm tra người lĩnh tiền với người có tên trong khế ước có đúng không. Khi người khác nhận thay thì phải có sự kiểm tra (giấy uỷ quyền...) Kiểm tra sau khi cho vay 1. Đối với cán bộ tín dụng - Tuỳ theo mức độ an toàn của khoản vay, CBTD kiểm tra một hay nhiều lần và kiểm tra định kỳ, đột xuất... + Các khoản vay tốt là khoản vay sử dụng đúng mục đích, trả gốc + lãi đúng quy định, tài sản đảm bảo còn đủ, nguyên vẹn theo ký kết. + Các khoản vay có vấn đề là khoản chậm trả nợ gốc + lãi. Có biểu hiện chây ỳ, trốn tránh, sử dụng vốn sai mục đích, vi phạm quản lý và sử dụng tài sản đảm bảo, dự án không có hiệu quả, có biểu hiện gian lận lừa đảo. - Khi có những biểu hiện tiêu cực, CBTD có biện pháp: + Khách hàng chậm trả nợ gốc + lãi: Nếu do nguyên nhân khách quan vì gặp khó khăn như thiên tai, dịch bệnh... thì CBTD hướng dẫn khách hàng cho làm đơn gia hạn. Nếu do nguyên nhân chủ quan, có thu nhưng không trả nợ thì không cho gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn, có biện pháp tích cực để thu nợ, theo dõi để thu nợ, nếu không có biện pháp nào thu nợ có hiệu quả, đối với khách hàng có thế chấp tài sản đảm bảo thì phát giá, hóa giá theo quyết định. Không cho vay những khách hàng không hoàn thành tốt. + Khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, hoặc dự án không có hiệu quả, có biểu hiện trốn tránh, chây ỳ thì có biện pháp thu hồi nợ trước hạn, chuyển nợ quá hạn, chấm dứt cho vay. 2. Đối với cán bộ kế toán - Bộ phận kế toán có nhiệm vụ hết sức quan trọng, là nguồn thông tin, thông báo cho Ban lãnh đạo. - Phòng kế toán phải thường xuyên thông báo kịp thời cho Ban giám đốc và CBTD biết được: + Các khoản vay đến hạn, quá hạn hoặc sắp đến quá hạn + Tình hình trả nợ gốc, lãi của hộ vay, của từng địa bàn mà CBTD quản lý. - Thực hiện nghiêm túc chế độ chuyển nợ quá hạn, trích quỹ dự phòng rủi ro... Hiện nay sao kê, các thông báo... được thực hiện và in ra trên máy tính 3. Đối với Ban lãnh đạo - Ban lãnh đạo là Ban quản lý gián tiếp nên có nhiệm vụ hết sức quan trọng: + Nắm bắt, phân tích kế hoạch thu nợ, lãi... + Kiểm tra đột xuất việc thực hiện của CBTD và khách hàng + Đối chiếu công khai nợ theo đợt để có biện pháp thích hợp + Thay đổi định kỳ địa bàn quản lý cho CBTD... IV. Kết luận Hoạt động Tín dụng là một nghiệp vụ việc quan trọng, nó quyết định cơ bản nguồn thu nhập của Ngân hàng. Đòi hỏi phải có một khối lượng cán bộ lớn, có nghiệp vụ và chuyên môn giỏi, am hiểu sâu rộng tình hình KT-XH. Nắm được thể lệ chế độ của ngành cũng như chủ trương phát triển kinh tế của địa phương. Đặc biệt là phải có phẩm chất, tư cách đạo đức tốt, có trách nhiệm và ý thức kỷ luật chặt chẽ. Hoạt động Tín dụng đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các tác nghiệp trong quy trình cho vay, vì hoạt động này mang tính rủi ro rất cao. cho vay đối với doanh nghiệp I. Quy định cho vay 1. Điều kiện vay vốn Như đã nêu ở phần trước, áp dụng cho doanh nghiệp cần lưu ý thêm: + Đối với các Tổng Công ty Nhà nước và các đơn vị thành viên. Tổng công ty là một pháp nhân, doanh nghiệp thành viên thì năng lực pháp luật dân sự được phát sinh từ thời điểm đăng ký thành lập. + Đối với doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc phải có Giấy uỷ quyền và số tiền cao nhất, thời hạn, mục đích cam kết vay vốn. 2. Thể loại cho vay - Cho vay ngắn hạn (có thời hạn vay 12 tháng) - Cho vay trung hạn (có thời hạn vay 12t - 60t) - Cho vay dài hạn (từ 60t trở lên) 3. Hồ sơ cho vay (trình bày ở phần I) 4. Phương thức cho vay a. Cho vay từng lần b. Cho vay theo hạn mức tín dụng c. Cho vay theo dự án đầu tư - Các loại đầu tư: + Đầu tư dây chuyền sản xuất, mở rộng quy mô, đổi mới công nghệ, đầu tư thành lập phân xưởng, lắp đặt dây chuyền, điều chỉnh bổ sung thiết bị... + Đầu tư, cải thịên môi trường sinh thái. + Mua cổ phần, cổ phần hóa, góp vốn vào doanh nghiệp... Đầu tư theo xây dựng - kinh doanh - chuyển giao, đồng xây dựng - chuyển giao... Mức cho vay = Tổng nhu cầu vốn của dự án - Vốn tự có của chủ dự án - Vốn khác Thời hạn cho vay = Thời hạn XDCB + Thời gian trả nợ Thời hạn trả nợ = Mức cho vay KHCB dùng trả nợ + Lợi nhuận + Nguồn khác d. Cho vay hợp vốn Khi khách hàng đến vay vốn mà Ngân hàng nhận thấy: + Nhu cầu vốn vay vượt giới hạn cho vay của Ngân hàng (15% VTC) + Khả năng tài chính và nguồn vốn Ngân hàng không đủ đáp ứng + Nhu cầu phân tán rủi ro của Ngân hàng + Bên nhận tài trợ có nhu cầu huy động từ nhiều tổ chức khác thì Ngân hàng bàn bạc quyết định cho vay bằng hình thức hợp vốn có nghĩa là huy động của một Ngân hàng hay nhiều Ngân hàng để cho vay. Khi cho vay bên tham gia đầu tư và Ngân hàng chịu trách nhiệm cho vay: + Thành lập tổ thẩm định + Tài trợ thẩm định độc lập + Giao Ngân hàng đầu mối thẩm định e. Cho vay trả góp Là hình thức cho vay phục vụ đời sống, đặc biệt là cho vay đối tượng hưởng lương, chính sách, có thu nhập thường xuyên, ổn định... 5. Bảo đảm tiền vay * Bảo đảm bằng hình thức cầm cố, thế chấp, tài sản thế chấp phải thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. * Bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ 3. * Bảo đảm bằng tài sản hình thành từ vốn vay. II. Thẩm định cho vay 1. Thẩm định hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp - Các doanh nghiệp là pháp nhân, chịu trách nhiệm trong số tài sản của doanh nghiệp, các thành viên hoặc cổ đông trong loại hình doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật HTX và Luật đầu tư nước ngoài, chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. - Các loại hình doanh nghiệp như DNTN, Công ty hợp danh chịu trách nhiệm về số tài sản của mình, kể cả tài sản riêng cá nhân và gia đình. - Khi thẩm định CBTD nắm vững tính chất sở hữu, trách nhiệm về tài sản, để có cơ sở đầu tư, quyết định đầu tư vào loại hình doanh nghiệp nào đỡ rủi ro hơn, kể cả khi doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản. - Các hồ sơ liên quan. 2. Thẩm định tình hình tài chính của doanh nghiệp Những tài liệu dùng để thẩm định tài chính của doanh nghiệp - Bảng cân đối kế toán 2 năm liền kề - Báo cáo kết quả kinh doanh (thu nhập + chi phí) 2 năm liền kề - Cân đối kế toán và kết quả HĐKD cuối tháng, cuối quý khi vay - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo kiểm toán. Kết cấu của bảng cân đối tài sản A. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn A. Nợ phải trả I. Tiền I. Nợ ngắn hạn II. Các khoản đầu tư TC ngắn hạn II. Nợ dài hạn III. Các khoản phải thu III. Nợ khác IV. Hàng tồn kho V. TSCĐ khác B. Nguồn vốn chủ sở hữu B. Nguồn vốn chủ sở hữu I. TSCĐ I. Nguồn vốn -Ngân quỹ II. Các khoản đầu tư TC dài hạn II. Nguồn vốn kinh phí III. Chi phí XDCB dở dang IV. Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn Qua bảng cân đối tài sản ta tính các chỉ tiêu: a. Tỷ suất tài trợ: Tỷ suất tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu (mục B, nguồn vốn) Tổng nguồn vốn Tỷ suất T ³ 8%, chỉ tiêu càng cao thì khả năng đảm bảo về tài chính của doanh nghiệp càng tốt. b. Khả năng thanh toán và sự ổn định Hệ số thanh toán ngắn hạn = Tổng số tài sản lưu động (mục A, TS) Tổng số nợ ngắn hạn (1-A, NV) Hệ số này ằ 1 thì doanh nghiệp có khả năng thanh toán Hệ số thanh toán VLĐ = Tổng số bằng tiền (1-A, TS) Tổng số TSLĐ (loại A, TS) Hệ số này ³ 0,5 thì không tốt và Ê 0,1 cũng không tốt Hệ số thanh toán = Tổng số vốn bằng tiền Tổng số nợ ngắn hạn (1-A, NV) Hệ số ³ 0,5 thanh toán có khả quan c. Thẩm định về lợi nhuận và các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu Căn cứ vào bảng cân đối kế toán Phần lãi, lỗ. III. biện pháp phòng ngừa rủi ro tại các ngân hàng cơ sở đặc biệt là việc thực hiện các hình thức bảo đảm tín dụng 1. Thực hiện các hình thức bảo đảm tín dụng Thực hiện nghị định 187/1999/NĐ-CP ngày 29/12/1999, về việc đảm bảo tiền vay của TCTD - HĐQT NHNo&PTNT Việt Nam ban hành "Quy định về việc thực hiện bảo đảm hệ thống tiền vay trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam hiện nay như sau: a. Vay có đảm bảo: Thực hiện nghiêm túc Nghị định 178/1999/NĐ-CP ngày 29/12/1999, thông tư số 06/2000/TT-NHNo ngày 04/04/2000 của Thống đốc NHNo Việt Nam. Khách hàng vay phải thực hiện các biện pháp bảo đảm tiền vay bằng tài sản. Ngân hàng được phép lựa chọn khách hàng vay. Việc lựa chọn bảo đảm tiền vay phải lựa chọn bên thứ 3 bảo lãnh. + Như thế chấp, cầm cố thuộc quyền sở hữu tại chi nhánh NHNo&PTNT. + Công ty Nhà nước có thể thực hiện bảo lãnh bằng tài sản nhưng không phải thực hiện thế chấp, cầm cố tài sản tại NHNo&PTNT Việt Nam. Bên bảo lãnh phải là Công ty nhà nước thực hiện hạch toán độc lập, có khả năng về vốn, năng lực về tài chính, có cam kết với chi nhánh. Xác định được giá trị tài sản trên vốn vay nhưng: + Tài sản thế chấp: Mức cho vay tối đa bằng 70% giá trị tài sản + Tài sản cầm cố khách hàng giữ hoặc là bên thứ ba giữ bằng 50% giá trị tài sản cho vay bộ chứng từ xuất khẩu 90% giá trị thanh toán mà khách hàng được hưởng của bộ chứng từ hoàn hảo. Bên cho vay nắm được việc quản lý và thu tiền hàng bán để thu lại khoản gốc và lãi. Quy định của bộ hồ sơ cho vay bằng tài sản thế chấp, cầm cố khách hàng bảo lãnh bên thứ 3: Mức cho vay tối đa bảo đảm bằng tài sản được hình thành từ vốn vay bằng 70% tổng mức vốn đầu tư. b. Vay không có đảm bảo Đối với cán bộ CNV thực hiện theo công văn số 34/CV-NHNo ngày 07/1/2000 và công văn 28/01/2000 của Thống đốc NHNo Việt Nam thì việc cho vay có thể thu nợ bằng lương, trợ cấp và các khoản thu nợ khác. Đối với khách hàng lâu năm có tín nhiệm với Ngân hàng có thể cho vay không đảm bảo hoặc quyết định theo CBTD. 3. Biện pháp phòng ngừ rủi ro Kiểm tra giám sát chặt chẽ vốn vay, kiểm tra việc sử dụng vốn vay có đúng mục đích trong HĐTD, trong trường hợp thấy không đủ khả năng trả nợ có thể gia hạn nợ cho khách hàng. Để tránh rủi ro CBTD phải giám sát và thẩm định chặt chẽ trước khi cho vay và xem xét mức vay với Nhà nước, với khả năng kinh doanh, chất lượng kinh doanh có khả thi hay không khi đó mới làm thủ tục quyết định cho vay vốn. B. phần nghiệp vụ kế toán Kế toán Ngân hàng là một bộ phận của ngành kế toán trong nền kinh tế, là nghiệp vụ có vị trí, vai trò quan trọng trong hoạt động Ngân hàng,và có quan hệ mật thiết với nền kinh tế. Thực hiện việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp toàn diện, đầy đủ, chính xác các mặt hoạt động nghiệp vụ, hoạt động tài chính ở mỗi hệ thống Ngân hàng để hình thành hệ thống chỉ tiêu thông tin kinh tế, tài chính phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và bảo vệ an toàn tài sản. Chính vì vậy kế toán Ngân hàng có vai trò hết sức quan trọng. Trong điều kiện hiện nay, khi công nghệ ngân hàng đã và đang được hiện đại hóa tin học với sự trợ giúp của máy tính điện tử được ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ KTNH, thì ngoài những nghiệp vụ kế toán mang tính truyền thống, hiện nay đã và đang áp dụng kế toán máy. Đây là bước đột phá trong ứng dụng tin học vào Ngân hàng. Trong nền sản xuất xã hội, Ngân hàng được xác định là ngành kinh tế tổng hợp và bảo quản một khối lượng tài sản rất lớn của bản thân Ngân hàng cũng như của toàn xã hội gửi tại Ngân hàng. Để quản lý tốt khối lượng tài sản này, ngành Ngân hàng dùng công cụ kế toán để ghi chép, phản ánh toàn bộ tài sản (vốn) trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Cũng như các ngành kế toán khác đối tượng của KTNH là vốn (tài sản) cũng như sự vận động của nó trong quá trình thực hiện các mặt nghiệp vụ Ngân hàng. - Nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng đóng vai trò hết sức đặc biệt trong KTNH. + Ghi nhận, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc về hoạt động nguồn vốn và sử dụng vốn của Ngân hàng theo đúng pháp lệnh ban hành, trên cơ sở đó để bảo vệ an toàn tài sản của bản thân Ngân hàng cũng như tài sản của toàn xã hội. + Phân loại nghiệp vụ, tổng hợp số liệu theo đúng phương pháp kế toán và theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời .... để phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo hoạt động được tốt. + Giám sát quá trình sử dụng vốn (tài sản) nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các tài sản thông qua kiểm soát trước, góp phần tăng cường kỷ luật tài chính,củng cố chế dộ hoạch toán kinh tế trong nền kinh tế quốc dân +Tổ chức giao dịch phuc vụ khách hàng một cách khoa học văn minh, giup đỡ khách hàng nắm được những nội dung cơ bản của kỹ thuật nghiệp vụ ngân hàng nói chung - Nằm trong hệ thống hạch toán kế toán của nền kinh tế, hạch toán, kế toán Ngân hàng phải tuân thủ những quy tắc chung của chế độ hạch toán kế toán. Tuy nhiên xuất phát từ nhiệm vụ của hoạt động Ngân hàng nên KTNH có "đặc điểm" riêng như sau: + Tính tổng hợp: Hạch toán kế toán không chỉ phản ánh tính tổng hợp hoạt động của bản thân Ngân hàng mà còn phản ánh tổng hợp hoạt động của nền kinh tế thông qua quan hệ tiền tệ, tín dụng, thanh toán... giữa Ngân hàng với các đơn vị kinh tế, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp... Những số liệu KTNH cung cấp là thông tin quan trọng giúp lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động kinh tế tốt. + Giao dịch gắn liền với xử lý: Khác với các ngành kế toán khác, hạch toán vào sổ thích hợp, đồng thời là giao dịch với khách hàng để tiếp nhận chứng từ và tiến hành kiểm soát, xử lý ngay các nghiệp vụ đó để đảm bảo chính xác khi vào sổ, với số lượng khách hàng giao dịch đông nên phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác mới phục vụ được khách hàng. + Tính kịp thời, chính xác: Tính chính xác kịp thời của KTNH phải ở mức độ cao, xử lý hạch toán ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng ngày lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra mức độ chính xác, đầy đủ sau một ngày hoạt động, đồng thời để làm căn cứ hạch toán tại đơn vị. + Khối lượng nghiệp vụ lớn, vốn thường xuyên biến động: Nền kinh tế ngày càng phát triển nên nhu cầu giao dịch của khách hàng ngày càng nhiều nên làm cho khối lượng giao dịch lớn, khối lượng chứng từ nhiều, tổ chức luân chuyển phức tạp, vốn biến động. + Công thức hoạt động tiền tệ của các ngành khác là "T - H - T" khác với các ngành khác công thức hoạt động thanh toán của ngân hàng là "T - T", từ khâu huy động đến khâu cho vay đều tồn tại dưới hình thức tiền tệ, nên thước đo giá trị của kinh tế Ngân hàng là tiền tệ. - Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động Ngân hàng nên kinh tế Ngân hàng có vai trò quan trọng sau: + Cung cấp thông tin tổng hợp để phục vụ quản lý tiền tệ. Mọi hoạt động về kinh tế, tài chính của khách hàng đều thông qua tài khoản của khách hàng tại Ngân hàng nên ghi chép số liệu của kế toán ta vừa đánh giá được hoạt động của ngành ta, lại đánh giá được hoạt động của ngành khác. Từ đó là tiền đề để có biện pháp chỉ đạo, xây dựng những chính sách phát triển kinh tế. + Bảo vệ an toàn tài sản: Là cơ quan quản lý tài sản của cơ quan mình, của khách hàng, của nhà nước nên kế toán ngân hàng phải ghi chép, kiểm soát một cách chặt chẽ tránh xảy ra mất mát, thất thoát tài sản. + Đáp ứng yêucầu lãnh đạo, chỉ đạo, quản trị Ngân hàng: giúp các nhà lãnh đạo sử dụng nó như là một công cụ hữu hiệu để chỉ đạo ,điều hành ,quản trị ngân hàng có hiệu quả 1. Chứng từ trong KTNH như sau: - Chứng từ thuộc nghiệp vụ tiền mặt: VD: Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền mặt, séc lĩnh tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi. - Chứng từ thuộc nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt: VD: UNC, UNT, séc chuyển khoản, TTD, phiếu chuyển khoản, CBC... - Chứng từ thuộc nghiệp vụ tín dụng + Giấy đề nghị vay vốn + Hợp đồng tín dụng + Biên bản tài sản thế chấp vay vốn + Bảng tính lãi hàng tháng ..... 2. Tài khoản sử dụng trong kinh tế ngân hàng như sau: - Tài khoản thuộc TK Nợ + Nhóm TK tiền gửi của khách hàng + Nhóm TK phản ánh VTC của Ngân hàng + Nhóm TK phản ánh thu nhập của Ngân hàng..... - Tài khoản thuộc TK Có + Nhóm TK phản ánh nghiệp vụ cho vay + Nhóm TK phản ánh nghiệp vụ đầu tư + Nhóm TK phản ánh. Trên đây là khái niệm, đối tượng, nhiệm vụ, đặc điểm và vai trò của công tác KTNH, là điều kiện cơ sở đối với công tác KTNH. Qua lý thuyết và qua thực tập tại cơ quan em xin trình bày cụ thể từng phần nghiệp vụ kế toán tại chi nhánh NHNo&PTNT Thường Tín được xử lý và hạch toán như sau: I. kế toán thu - chi tiền mặt Tại chi nhánh NHNo&PTNT huyện Thường Tín, cơ sở để hạch toán thu - chi tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ được bắt nguồn từ yêu cầu nộp - lĩnh tiền của khách hàng và nhu cầu hoạt động của bản thân Ngân hàng. 1. Chứng từ dùng trong kế toán thu - chi tiền mặt *Thu tiền mặt : + Giấy nộp tiền: dùng cho khách hàng nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ ngân hàng + Giấy gửi tiền tiết kiệm do ngân hàng lập trên máy tính in ra +Phiếu thu : dùng trong nội bộ ngân hàng khi phát sinh các khoản thu vào quỹ nghiệp vụ +Bảng kê các loại tiền nộp vào ngân hàng kèm theo tiền mặt Chi tiền mặt : +Séc(lĩnh tiền mặt) : dùng làm căn cứ dể chi tiền mặt cho khách hàng từ tài khoản tiền gửi +Giấy lĩnh tiền mặt : dùng làm căn cứ để chi tiền mặt cho khách hàng từ tài khoản tiền gửi cá nhân hoặc tài khoản tiền gửi tiết kiệm + Phiếu chi tiền mặt : dùng trong nội bộ ngân hàng như chi tiêu nội bộ , chi trả lãi ,chi trả hoa hồng, chi các khoản cho vay. 2. Tài khoản dùng trong kế toán thu - chi tiền mặt Kế toán thu , chi tiền mặt là nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến tài khoản tiền mặt , cụ thể là thu – chi bằng tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ Ngân hàng sử dụng tài khoản “tiền mặt tại đơn vị “ có số hiệu là 101101.01. Cơ sở để hoạch toán thu chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng bắt nguồn từ yêu cầu nộp, lĩnh tiền mặt của khách hàng và nhu cầu hoạt động của bản thân Ngân hàng. - Tài khoản sử dụng: "Tiền mặt tại quỹ" (VNĐ và USD) - Kết cấu tài khoản: Nợ: Số tiền mặt nộp vào quỹ nghiệp vụ Ngân hàng Có: Số tiền chi ra từ quỹ nghiệp vụ Ngân hàng. 3. Quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ 3.1. Kế toán thu tiền mặt. * Đối với khách hàng lập chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của mình thì khách hàng phải lập 2 liên: "Giấy nộp tiền" và chuyển cho kế toán kiểm soát,kế toán kiểm tra các yếu tố ghi trên giấy gửi tiền của khách hàng theo quy định , tính hợp lệ, hợp pháp của Giấy nộp tiền, hạch toán vào máy, ký tên, ghi số bút toán rồi chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu đủ số tiền trên chứng từ, ký tên, chuyển lại cho kế toán chứng từ xử lý. Ngày 20/7/2006 nhà máy Bia Tiger có tài khoản tại ngân hàng lập 2 liên "Giấy nộp tiền" vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại ngân hàng. Số tiền là 1.000.000.000đ. Định khoản: Nợ TK 101101.01 1.000.000.000đ Có TK 421101.03/nhà máy bia Tiger 1.000.000.000đ Xử lý chứng từ: + Liên 1: "Giấy nộp tiền" dùng để ghi Có vào tài khoản 4211101/nhà máy bia Tiger. + Liên 2: "Giấy nộp tiền" dùng làm giấy báo Có cho nhà máy Bia Tiger. * Đối với khách hàng chuyển tiền, khách hàng cũng viết 2 liên . Giấy nộp tiền, khách hàng phải biết số CMT của người nhận, Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tiến hành hạch toán vào máy, ghi số bút toán. In phiếu thu lệ phí chuyển tiền nếu thu lệ phí, chuyển cho thủ quỹ thu tiền, thủ quỹ thu đủ, chuyển lại cho kiểm soát viên, kiểm soát viên kiểm tra lại rồi tiến hành hạch toán và tiến hành chuyển tiền cho khách hàng. Ví dụ thực tế: Ngày 15/8/2006 khách hàng Lê Anh Dũng chuyển tiền cho Nguyễn Quỳnh Giang(Gia Lâm-Hà Nội) số tiền chuyển 18.000.000đ. Hạch toán: Nợ TK 101101.01 18.000.000đ Có TK 519121.2943 18.000.000đ Hạch toán phí + VAT:(0,1%) Nợ TK 101101.01 100.000đ Có TK 453101.01 9090đ Có TK 711001.01 9090đ 3.2. Kế toán chi tiền mặt Đối với khách hàng đến lĩnh tiền mặt, rút tiền từ tài khoản tiền gửi cá nhân, khách viết giấy lĩnh tiền mặt, kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy lĩnh, đối chiều CMT, chữ ký mẫu, số sư trên tài khoản nếu khớp đúng, kế toán hạch toán vào máy ghi số bút toán, cho kiểm soát viên kiểm soát lại, kiểm soát hợp lệ, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng. Các trường hợp không nhất thiết phải có chứng minh thư : Chi trả tiền gửi tiết kiệm , kỳ phiếu , trái phiếu , ký danh thì kế toán phải đối chiếu chữ ký của khách hàng trên chứng từ với chữ ký đăng ký mẫu lưu tại ngân hàng Ví dụ thực tế: Ngày 16/8/2006 anh Nguyễn Xuân Hưng nộp vào ngân hàng một giấy lĩnh tiền mặt, để rút tiền từ tài khoản tiền gửi của mình, số tiền là: 160.000.000đ. Định khoản: Nợ TK 421101.030002/Nguyễn Xuân Nam 160.000.000đ Có TK 101101.01 160.000.000đ Xử lý chứng từ: - Giấy lĩnh tiền mặt đóng vào chứng từ kế toán * Đối với khách hàng đến lĩnh tiền gửi tiết kiệm, khách hàng viết giấy lĩnh tiền tiết kiệm, kế toán đối chiếu chữ ký mẫu của khách hàng trên thẻ lưu của khách hàng, nếu hợp lệ hợp pháp kế toán hạch toán vào máy, ghi số bút toán, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng. Ví dụ thực tế: Ngày 25/8/2006 anh Phạm Văn Hiền đến rút tiền tiết kiệm CKH (12T) số tiền gốc là 420.000.000đ. Định khoản: Nợ TK 423202.12 420.000.000đ Có TK 101101.01 420.000.000đ Xử lý chứng từ: + Thẻ lưu và sổ tiết kiệm, giấy lĩnh tiền tiết kiệm đóng vào chứng từ kế toán. * Đối với chi hoa hồng: Khi tổ trưởng đi nộp lãi cho tổ nhóm, kế toán hạch toán vào máy, rồi chỉ hoa hồng theo số tiền nộp nhân tỷ lệ chi hoa hồng hiện nay là 3%/tổng số thu lãi Ví dụ thực tế: Ngày 24/7/2006 Bà Nguyễn Thị Thu nộp lãi cho tổ nhóm phụ nữ, số tiền là 400.000đ. Định khoản: Nợ TK 101101.01 500.000 đ Có TK 702001.01 500.000 đ Sau khi kế toán hạch toán vào máy số tiền lãi đã thu, tiến hành hạch toán chi hoa hồng cho tổ trưởng. Hạch toán: Nợ TK 816002.01 500.000 x 3% Có TK 101101.01 500.000 x3% Xử lý chứng từ: + Liên 1: Đóng chứng từ kế toán * Đối với chi công tác hành chính. Chi các hoạt động hành chính của cơ quan như tạm ứng, chi tiếp khách, tiếp thị, chi mua sắm tài sản... Ví dụ thực tế: Ngày 12/08/2006 cô Lê Thị Hoa (phòng hành chính) nộp một tờ giấy đề nghị Ngân hàng tạm ứng để hoạt động hành chính trong tháng 8, số tiền là 2.000.000đ. Định khoản: Nợ TK 361201.01 2.000.000đ Có TK 101101.01 2.000.000đ * Ngoài ra còn có một số hoạt động chi khác. 3.3. Kiểm kê quỹ cuối ngày Thủ quỹ vào nhật ký quỹ, trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát viên nhận lại chứng từ kiểm soát một lần nữa các yếu tố trên chứng từ, chuyển sang cho bộ phận kế toán chi tiết, tổng hợp hạch toán, lên nhật ký chứng từ. Để đảm bảo khớp đúng số liệu thu - chi, tồn quỹ tiền mặt cuối ngày giữa kế toán và ngân quỹ thì hàng ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng phải tiến hành đối chiếu số liệu giữa kế toán và bộ phận ngân quỹ. Khi đối chiếu phải đảm bảo: + Tổng thu trên nhật ký quỹ của kế toán (bên nợ 1011) = tổng thu tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý. + Tổng chi trên nhật ký quỹ của kế toán (bên có 1011) = tổng chi tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý. + Dư nợ tiền mặt (tồn quỹ cuối ngày) của kế toán = tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt thực dư chuyển vào kho cất giữ. Tại NHNo&PTNT huyện Thường Tín các số liệu giữa thủ quỹ và kế toán cuối ngày thường là khớp nhau. Nừu đối chiếu chưa khớp nhau giữa hai bên tiến hành tìm sai và đảm bảo cuối ngày phải khớp đúng. II. Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt Tại chi nhánh NHNo&PTNT Thường Tín hiện nay đang áp dụng các hình thức thanh toán sau: + Séc bảo chi + Séc chuyển khoản + Uỷ nhiệm chi chuyển tiền. 1. Thanh toán séc 1.1. Sẽ bảo chi Do tình hình phát triển kinh t