Đề tài Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Nhà xuất bản Thống kê

toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của vật liệu công cụ dụng cụ. Sơ đồ hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1: Thẻ kho 1 1 Chứng từ nhập 3 Chứng từ xuất 2 2 Sổ chi tiết VL.CCDC Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: 1. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập thực xuất vào thẻ kho. 2. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận dược chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền(hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ hay sổ chi tiết vật liêụ, công cụ dụng cụ. 3.Cuối kỳ kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. 4.Từ sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán tiến hành lập bảng N-X-T. 5.Kế toán đối chiếu số lượng của bảng N-X-T với sổ kế toán trong hộp. ãƯu, nhược điểm: Phương pháp ghi thẻ song song đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, dễ phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý nhưng ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán. ãPhạm vi áp dụng: Thích hợp tại các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng chứng từ ít, không thường xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. V.2. Phương pháp đối chiếu sổ luân chuyển: ã Nguyên tắc hạch toán: Tại kho theo dõi số lượng vật liệu công cụ dụng cụ. Tại phòng kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị. Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 2 Thẻ kho 1 1 Phiếu nhập 4 Phiếu xuất 2 2 Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất 3 luân chuyển 3 5 Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: (1). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập thực xuất vào thẻ kho. (2). Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kế toán lên thẻ kê nhập - xuất (3). Từ bảng kê nhập - xuất kế toán lên sổ đối chiếu luân chuyển. (4). Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. (5). Kiểm tra đối chiếu số tiền (giá trị) trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. ã Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: - Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. - Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào ngày cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán. ã Phạm vi áp dụng: Thích hợp tại các doanh nghiệp không nhiều nhiệm vụ nhập - xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. V.3. Phương pháp sổ số dư: ã Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng N-X-T. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã được tính trên thẻ kho vào sổ số dư cột số lượng. Kế toán ghi sổ số dư để theo dõi cho từng kho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ 3 Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Phiếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ nhập chứng từ xuất Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Giải thích: (1). Thủ kho căn cứ vào chứng từ N-X để lên thẻ kho. (2). Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất: ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm VL, CCDC xong đính kèm theo phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. (3). Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất VL, CCDC kế toán kiểm tra ghi giá hạch toán và tính giá thành tiền cho các chứng từ rồi ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất. (4).Từ bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán nhập bảng N-X-T. (5).Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lượng VL, CCDC vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. (6). Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp N-X-T với sổ số dư và sổ tổng hợp. ã Ưu, nhược điểm của phương pháp sổ số dư : +Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. + Nhược điểm: Rất khó khăn khi kiểm tra các sai sót nhầm lẫn vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị còn muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ VL, CCDC về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. Đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao ã Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng, các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật tư và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán N-X, đã xây dựng hệ thống danh điểm, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng. VI. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ: Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo hai phương pháp : kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. ãPhương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình N-X-T kho NVL, CCDC trên sổ kế toán. ã Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng mất kho dùng cho SXKD và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao. VI.1: Trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình N-X-T kho các loại VL, CCDC thành phẩm hàng hoá. ãTài khoản kế toán sử dụng: - TK152: Nguyên vật liệu, TK153: CCDC. Ngoài ra còn sử dụng TK 111, 112, 133, 151, 154, 621, 627, 641, 642. Trình tự hạch toán VL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên thể hiện qua các sơ đồ sau: * Sơ đồ kế toán tổng hợp VL theo phương pháp kê khai thường xuyên: (Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621 Mua ngoài vật liệu Xuất chế tạo sản phẩm TK 133 TK 151 Thuế GTGT TK 627, 641, 642 Hàng đi đường nhập kho Xuất cho SXC, cho bán hàng, cho quản lý DN TK 411 TK 128, 222 Nhận cấp phát, nhận góp vốn Góp vốn liên doanh liên doanh TK 154 TK 154 VL thuê ngoài chế biến, Xuất VL tự chế hay tự chế nhập kho thuê ngoài chế biến TK 128, 222 TK 632 Nhận lại vốn góp LD Xuất bán trả lương, trả thưởng tặng biếu TK 632, 338 (3381) TK 632, 138, 334 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 711 TK 412 VL được tặng thưởng Đánh giá giảm VL Viện trợ Đánh giá tăng VL * Sơ đồ kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên: Sơ đồ kế toán tổng hợp VL - CCDC (Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) VI.2.Trường hợp áp dụng kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn VL, CCDC, thành phẩm, hàng hoá trên tài khoản tồn kho tương ứng. Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 “mua hàng” để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Sơ đồ kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị VL, CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL, CCDC tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị VL, CCDC mua vào Giảm giá được hưởng, hàng trả lại TK 133 TK 133 Thuế GTGT TK 411 TK 138, 334, 632 Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát Giá trị thiếu hụt mất mát TK 621, 627, 641, 642 TK 412 Giá trị VL, CCDC nhỏ xuất dùng Đánh giá tăng VL, CCDC TK 141 (1421), 242 TK 711 Giá trị CCDC Phân bổ dần xuất dùng lớn vào CPSXKD Nhận viện trợ, tặng thưởng Chương II Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại nhà xuất bản thống kê. I. Đặc điểm chung của nhà xuất bản thống kê: I.1. Sự hình thành và phát triển của nhà xuất bản thống kê: Nhà xuất bản Thống kê được thành lập theo Thông báo số 346 - THXB ngày 20/10/1980 của Ban Tuyên huấn Trung ương cũ. Quyết định số 165/VHTTQĐ ngày 26/12/1980, ngày 20/1/1981 của Tổng cục Thống kê. Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT ban hành quy chế thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nước, Nhà xuất bản Thống kê được thành lập lại theo quyết định số 27 - TCTK ngày 1/7/1993. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108/797 ngày 18/7/1993 của trọng tài kinh tế Hà Nội.Theo các văn bản trên, Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập trực thuộc Tổng cục Thống kê. Nhiệm vụ chính của Nhà xuất bản Thống kê là tổ chức biên tập, biên soạn và xuất bản các loại sách về thông tin, kinh tế xã hội, về hạch toán thống kê nghiên cứu khoa học, sách ứng dụng tin học, sách giáo khoa, giáo trình của các trường Đại học, Trung học chuyên nghiệp thuộc khối kinh tế. Nhà xuất bản Thống kê được giao nhiệm vụ xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các loại biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán. Từ năm 1986 đến nay, được sự đồng ý của các cấp quản lý và xuất bản, lãnh đạo tổng cục thống kê,Nhà xuất bản Thống kê đã mở rộng đề tài về khoa học quản lý kinh tế, các lĩnh vực tổng hợp như: kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thương mại và cho đến nay mảng đề tài này đã chiếm tỷ lệ lớn về sách của Nhà xuất bản. Từ khi thành lập đến nay, tình hình Nhà xuất bản Thống kê đang từng bước đi lên. Thời kỳ đầu (1980 - 1989). Nhà xuất bản nằm trong khuôn khổ bao cấp tức là Nhà nước bao cấp các loại nguyên vật liệu theo giá cung cấp và toàn bộ sản phẩn in ấn ra của Nhà xuất bản đều được giao cho Tổng công ty phát hành sách, hàng năm Nhà xuất bản chỉ cho ra đời được khoảng 20 đến 30 đầu sách. Đến giai đoạn 1989 - 1991, Nhà xuất bản Thống kê bước vào thời kỳ chuyển đổi theo cơ chế mới, phải tự sản xuất và tiêu thụ ấn phẩm của mình nên số đầu sách và số lượng xuất bản chưa ổn định. Trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản Thống kê đã có một số thay đổi cho phù hợp với cơ chế mới. Do phải cạnh tranh để tồn tại với nhiều tổ chức kinh tế khác, Nhà xuất bản đã nhanh chóng tiếp cận thu thập thông tin từ thị trường tạo điều kiện để nắm bắt khai thác các nguồn thông tin mới để sản xuất nhiều sách phù hợp với nhu cầu thị trường. Đến năm 1993, số lượng đầu sách lên đến con số 70. Năm 2000 số lượng đầu sách tăng lên 210 cuốn; Năm 2001 tăng lên 218 cuốn, đến năm 2002 là 232 cuốn, theo kế hoạch dự kiến năm 2003 số đầu sách là 250 cuốn. Từ đó có thể khẳng định Nhà xuất bản Thống kê ngày càng có vị trí và uy tín trên thị trường. Hiện nay Nhà xuất bản Thống kê đã đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị, đồng thời còn thuê thêm địa điểm để tự in sách, biểu mẫu, giảm bớt khâu thuê ngoài in ấn. Ngoài việc đảm bảo về chất lượng sách trong lĩnh vực, Nhà xuất bản còn có tiến bộ rõ nét về kỹ thuật, mỹ thuật in sách. Từ năm 1991 đến nay, hầu hết các sách xuất bản đều được in offset, láng bìa ni - lông hoăc đóng bìa cứng để có bảo quản lâu dài. Vài năm gần đây sách, biểu mẫu đều được chế bản trên máy vi tính, lỗi biên tập, sửa in hầu như không có. Như vậy, đến nay trải qua 20 năm hoạt động Nhà xuất bản đã không ngừng cải tiến kỹ thuật in ấn, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, mở rộng sản xuất, tạo được chữ tín với khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận cũng như nộp cho Nhà nước. * Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : Tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Thống kê được thực hiện theo cơ chế khoán gọn từ Ađ Z cho các phòng ban theo cơ chế tự chịu trách nhiệm kinh doanh và đóng góp nghĩa vụ hàng năm. Khoán gọn không có nghĩa là khoán trắng, Nhà xuất bản vẫn thực hiện công tác quản lý chặt chẽ bằng cách mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều được thực hiện hạch toán thông qua phòng kế toán tài vụ: Đây chính là cách quản lý phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao tính chủ động sáng tạo, tính tự chịu trách nhiêm của các phòng ban nhờ đó hiệu quả kinh tế ngày càng được nâng lên. Về mặt kinh tế, trong 20 năm hoạt động có tới 12 năm hoạt động gần như hoàn toàn bằng vốn vay ngân hàng, sự trợ giúp của nhà nước bằng cấp chỉ tiêu 100 tấn giấy theo giá báo cấp để in biểu mẫu chứng từ, chứng từ quản lý. Từ đây tạo ra nguồn tích luỹ từ nguồn tích luỹ ấy mà nhà xuất bản tự lo được trụ sở cơ quan, phương tiện làm việc, nhà ở cho cán bộ công nhân viên. I.2. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Thống kê: I.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy: Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, được khắc con dấu và mở tài khoản tại Ngân hàng, được phép làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo đúng chức năng qui định của Nhà nước là xuất bản sách kinh tế và các loại biểu mẫu, chứng từ hạch toán... Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy hoạt động gồm 6 bộ phận: - Ban biên tập đ Biên tập sách. - Phòng sản xuất kinh doanh. - Xưởng in. - Phòng chế bản. - Phòng kế toán tài vụ, hành chính quản trị. -Chi nhánh Nhà xuất bản tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nhà xuất bản Thống Kê được tổ chức quản lý theo sơ đồ sau đây: Giám đốc Phó giám đốc Phòng sản xuất kinh doanh Ban biên tập Chế bản và in Xưởng in Phòng kế toán tài chính Chi nhánh xuất bản tại TPHCM Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Thống kê theo kiểu trực tuyến chức năng nghĩa là giám đốc là ngươì lãnh đạo chung được phép ra quyết định và chịu trách nhiệm về mọi mặt về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Một phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh và Nhà xuất bản, chúng ta đi sâu nghiên cứu lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. Để hiểu rõ hơn về hoạt động của Nhà xuất bản, chúng ta đi sâu nghiên cứu chức năng hoạt động của từng phòng ban: a. Ban biên tập: - Nhiệm vụ chính của ban biên tập là tổ chức biên tập các loại sách và chịu trách nhiêm trước ban giám đốc về nội dung, hình thức sản xuất và phát hành ấn phẩm. Cụ thể gồm các bước sau: + Lập kế hoạch đề tài (dự thảo) ban biên tập chủ trì kết hợp với các cộng tác viên (sáng tác, biên soạn...) để xây dựng. + Tìm chọn tác giả thực hiện đề tài. + Tổ chức biên tập bản thảo ( trực tiếp hoặc sử dụng cộng tác viên biên tập). + Sau khi biên tập trình duyệt sẽ được thực hiện tiếp các khâu chế bản, đưa in, sửa chữa bản in và hoàn chỉnh việc ra sách. Mặt khác, ban biên tập có nhiệm vụ lập phương án kinh doanh cùng phòng tài vụ thoe dõi quá trình kinh doanh. + Tổ chức tuyên truyền, giới thiệu sách đến các cơ quan, bạn đọc dưới nhiều hình thức như viết lời giới thiệu, gửi đường công văn hoặc quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng. + Lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm tổng kết kinh doanh biên tập, phát hành sách. b. Phòng sản xuất kinh doanh: + Nhiệm vụ của phòng sản xuất kinh doanh là in ấn biểu mẫu,chứng từ gia công in ấn một số sách, tạp chí của khách hàng mang đến, phòng sản xuất kinh doanh phải tự in ấn và chịu trách nhiệm kinh tế những sản phẩn làm ra. + Phòng còn được giao trực tiếp quản lý, tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh xưởng in của Nhà xuất bản, trực tiếp ký nhận các hợp đồng kinh tế, đơn đặt sách. Từ năm 1991 đến nay, hầu hết các sách xuất bản đều được in, láng bìa ni - lông hoặc đóng bìa cứng để có thể đảm bảo lâu dài. Vài năm gần đây, sách biểu mẫu đều được chế bản trên máy vi tính, lỗi biên tập , sửa in hầu hết không có. Bằng việc so sánh một số chỉ tiêu trong vài năm gần đây, ta có thể khẳng định được điều này: Các chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Lao động bình quân Người 39 46 46 NVKD Triệu đồng 2061,3 2051,159 2048 TSCĐ Triệu đồng 1742,4 1466,649 1555 TSLĐ Triệu đồng 858,9 584,5 493 Doanh thu Triệu đồng 4085 5852 10495,9 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 58,69 85,618 107,128 Nộp ngân sách Triệu đồng 53,96 210,51 173,8 Thu nhập bình quân Triệu đồng 681 818,5 900 I.2.2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Thống Kê: * Chức năng, nhiệm vụ: Nhà xuất bản Thống Kê là một doanh nghiệp Nhà Nước hạng một, hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc thống kê, có con dấu riêng mở tài khoản tại Ngân Hàng và giao nhiệm vụ cho xưởng in. a. Xưởng in: là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm chịu sựchỉ đạo trực tiếp của phòng sản xuất kinh doanh từ khi chuyển sang hoạt động của cô chế thị trường, thực hiện chức năng độc lập, xưởng in có nhiệm vụ thực hiện in ấn chứng từ, biểu mẫu, giáo trình,... theo lịch của phòng sản xuất kinh doanh. b. Phòng kế toán tài vụ hành chính: Phòng kế toán tài vụ hành chính có nhiệm vụ phản ánhvới giám đốc bằng tiền mặt một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống quá hình thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh sản xuất của Nhà xuất bản, đảm bảo cân đôi thu chi, phát hiện và động viên kịp thời mọi khả năng tiềm tàng của đơn vị vào sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, vật tư tiền vốn tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội, hạ giá thành và thực hiện tiết kiệm phát huy quyền làm chủ của mỗi thành viên. Cụ thể là: + Chuẩn bị kế hoạch tổng hợp về tài chính, phù hợp với hoạt động của Nhà xuất bản. + Ghi chép và phản ánh chính xác toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Thu thập và tổng hợp số liệu giúp cho việc lập báo cáo và phân tích kinh tế. + Giám sát tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Giúp cho ban lãnh đạo Nhà xuất bản theo dõi, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện đề xuất với giám đốc những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn của Nhà xuất bản. c. Chi nhánh của Nhà xuất bản Thống Kê tại Thành phố Hồ Chí Minh: Chi nhánh có chức năng, nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống Kê thu nhỏ, xuất bản cả sách, biểu mẫu chứng từ... Đồng thời tiếp nhận một phần sách của nhà xuất bản để phát hành, phục vụ cho các tỉnh phía nam. Tổ chức bộ máy gồm 6 người: một trưởng chi nhánh, một phó chi nhánh, một cán bộ kế toán và ba người giúp việc. I.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ: Theo nghĩa rộng, hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình tổ chức, làm ra bản thảo, sửa chữa và hoàn thiện bản thảo để in thành sách và xuất bản sản phẩm khác nhằm cung cấp các tri thức thuộc nhiềulĩnh vực cho người đọc. Đây là quá trình sản xuất xuất bản. * Sơ đồ tóm tắt quy trình xuất bản sách: Kế hoạch đề tài NXB - tác giả - cộng tác viên Hợp đồng bản thảo NXB - tác giả Biên tập - duyệt bản thảo đánh giá sửa chữa hoàn chỉnh Bản thảo hoàn chỉnh - chế bản In ấn Gia công cắt xén, đóng bìa vào Thành phẩm Mặt khác, xuất bản là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt. Do đó, kết quả của hoạt động xuất bản mà trực tiếp do các Nhà xuất bản thực hiện là những sản phẩm đặc biệt- ấn phẩm. Có thể tạo ra bản gốc đ nhân bản gốc thành nhiều bản đ phát hành sách. I.2.4.Tổ chức công tác kế toán của Nhà xuất bản Thống Kê: a. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của phòng kế toán: Bộ máy kế toán ở Nhà xuất bản Thống Kê được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc của kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán (chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng) không tổ chức các bộ phận kế toán riêng ở từng bộ phận mà chỉ bố trí các nhân viên làm công tác kiểm kê thu thập chứng từ, cuối kỳ chuyển về phòng kế toán. - Cơ cấu bộ máy kế toán của doanh nghiệp: biên chế 4 người Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. Toàn bộ nhân viên trong phòng kế toán chịu sự lãnh đạo của kế toán trưởng. b. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Để phù hợp với quy mô sản xuất, góp phần tiết kiệm, giảm lao động gián tiếp. Bộ máy kế toán của nhà xuất bản thống kê được tổ chức như sau: *Sơ đồ: Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán tổng hợp Thủ quỹ - Kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm tình hình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, ghi số liệu vào sổ cái và báo cáo tài chính. - Thủ quỹ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. - Kế toán trưởng theo dõi chung và lập kế hoạch tài chính, các bảng đối chiếu sản phẩm, các báo cáo sản xuất, báo cáo chi phí, nhận xét, đánh giá tình hình của doanh nghiệp. c. Hình thức kế toán áp dụng: - Hình thức kế toán của doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và sử dụng một số bảng thống kê của hình thức nhật ký chứng từ. * Sơ đồ: Sơ đồ luân chuyển và ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết Bảng kê Sổ đăng ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng kết số liệu chi tiết Báo cáo tài chính d. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 611: mua hàng. TK 133: Thuế GTGT đầu vào. TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 152: nguyên vật liệu. TK 153: công cụ dụng cụ. Và một số tài khoản khác có liên quan. II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động quan trọng cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Nguyên vậ liệu để tạo thành sản phẩm của Nhà xuất bản là giấy chiếm 60% giá thành (nếu là sách), biểu chiếm 70%, ngoài ra còn mực in, kẽm và các vật liệu phụ khác (mỡ, dầu, giẻ) phục vụ cho quá trình tạo nên sản phẩm. II.1. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà xuất bản: a. Phân loại nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu chính: giấy các loại để tạo nên sản phẩm là sách, biểu mẫu chứng từ...(giấy bãi bằng, giấy poluya, giấy màu). + Nguyên vật liệu phụ: kẽm, mực in và các vật liệu phụ khác như dầu, mỡ, giẻ,...phục vụ cho quá trình in ấn. Các loại vật liệu trên được cất giữ, bảo quản trong hai kho sau: . kho của phòng sản xuất kinh doanh . kho của xưởng in Hệ thống giá mà doanh nghiệp đang áp dụng là giá thực tế. Việc tính giá thực tế nhập kho - xuất kho cụ thể như sau: * Giá nhập kho: là giá thực tế ghi trên hoá đơn của nơi bán mà doanh nghiệp mua về, còn mọi chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ, bảo quản thực tế phát sinh doanh nghiệp không hạch toán vào giá mua của nguyên vật liệu mà vào chi phí bán hàng (TK641) VD: Ngày 8/4/2004 Nhà xuất bản mua kẽm của Công ty TNHH Việt Hà. Số hoá đơn 15946 GTGT. Tổng số tiền thanh toán theo hoá đơn là: 2.000.000đ và tiền vận chuyển là 50.000đ đã trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 641 50000 Nợ TK 133 181818 Nợ TK 611 1818182 Có TK 111 2050000 Với đặc thù sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản nên mua nguyên vật liệu phục vụ san xuất chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài của một số cơ sở chính: - xưởng giấy Tân lập. - Công ty vật tư ngành in. - Liên hiệp ngành giấy Hà nội. - Công ty thương mại Hưng in. Ngoài ra còn mua lẻ các loại giấy can, giấy màu và một số thứ khác ở các hộ cá thể bán giấy ở hàng cân. * Giá xuất kho: khi xuất kho, Nhà xuất bản tính theo giá thực tế đích danh (nhập giá nào xuất giá đó, đúng lô hàng đó), do điều kiện thực tế của Nhà xuất bản là địa điểm địa bàn chật hẹp, không tổ chức được hệ thống nhà kho riêng. Nguyên vật liệu dự trữ tại doanh nghiệp rất ít, khi có hợp đồng in ấn mới tính toán và nhập nguyên vật liệu về. Sau đó xuất để sản xuất luôn. II.2. Thủ tục và chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu: a. Chứng từ sử dụng: Nhà xuất bản sử dụng các loại chứng từ theo đúng quy định của bộ tài chính các hoá đơn mua hàng. Hoá đơn GTGT của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiét vật tư, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá, ngoài ra còn có bảng kê nhập kho vật liệu bảng tổng hợp kế toán mua hàng và nguyên vật liệu tồn kho. b. Khi nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài khi mua nguyên vật liệu về, người mua mang “Hoá đơn GTGT của bên bán về cho kế toán để làm căn cứ viết “phiếu nhập kho nguyên vật liệu”.(sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn). Phiếu nhập kho nguyên vật liệu được viết làm ba liên: Liên 1: Kế toán hàng hoá lưu trên sổ kế toán. Liên 2: Giao cho chủ kho. Liên 3: Để lưu cuống. Cuối tháng kế toán tập hợp phiếu nhập kho để lên “bảng kê tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu”. VD: Ngày 29/6/2004 Nhà xuất bản mua giấy của Công ty in và văn hoá phẩm có kèm theo hoá đơn GTGT số 033728. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 2 (giao khách hàng) BG/00-B Ngày 29/6/2004 N 033728 Đơn vị bán hàng: Công ty in và văn hoá phẩm. Địa chỉ: Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà nội số TK 4311002100000 Điện thoại: MS: 0100110571 Họ và tên người mua hang: anh Tuấn Đơn vị: Nhà xuất bản Thống kê Địa chỉ: 98 Thụy Khuê - Hà nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100111779-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng