Đề tài Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco

Khai báo mã kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng... Mã hàng: Mã vật tư, sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau khi chọn xong mã hàng, chương trình sẽ tự động gán tên hàng, đơnvị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu. Số lượng: Khai báo số lượng hàng bán ra Đơn giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải nhập trường này mà chương trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính được sau khi chạy đơn giá trung bình tháng. Đơn giá bán: giá bán VND hoặc giá bán ngoại tệ. Thành tiền: tiền vốn và doanh thu. Chương trình tự động cập nhật 2 trường này. Mã thuế: thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng tiêu thụ, chương trình tự động tính tiền thuế. Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311) Hạn thanh toán: nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của người mua. Trong trường hợp bán hàng trả chậm kế toán chỉ cần nhập hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả chứng từ: Hoá đơn bán hàng: chứng từ này được sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT. Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng): được dùng để hạch toán. Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chương trình tự động thực hiện. Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chương trình sẽ tự động hạch toán và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm: Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng, báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh toán theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng. Biểu số 10. bảng kê hoá đơn bán hàng Tháng 12 năm 2002 Tên công ty: Công ty dược Traphaco Mã số: Địa chỉ : 75 Yên Ninh- Ba Đình- HN Chứng từ Khách hàng Doanh số bán (chưa thuế) Thuế GTGT Mã số thuế Ngày Số ... ... ..... .... .... ... 3/12 HD 9727 CTD Thanh Hoá 2.005.704 100285 28002319481 06/12 HD 9750 CTD Thái Nguyên 61.040.293 3.052.015 4600103170 ... ... ... ... ... ... Cộng: 13.782.098.467 689.104.923 Ngày ....tháng....năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 11. Sổ cái tài khoản TK 5112- DTTT: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 01/12 HD 32 Nhượng bán 8 túi thuốc cứu thương cho BS Hà 1313 739048 05/12 HD 9741 Hà phòng tài vụ 1311 1.316.572 ... .... ..... .... ..... ..... 24/12 HD 10171 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2860 KC 531đ 511 5312đ 5112 5312 67.200.746 31/12 PKT 2900 KC 511 đ 911 5112 đ 911 911 12.521.988.323 Tổng phát sinh nợ: 12.589.610.853 Tổng phát sinh có: 12.589.610.853 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 12. Sổ cái tài khoản TK 5111- DTTT: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 03/12 HD 9727 Công ty dược và TBVT Y tế Thanh Hoá 1311 2.005.704 09/12 HD 9775 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 6.152.400 ... .... ..... .... ..... ..... 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5311đ 5111 5311 41.151.357 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2900 KC 511 đ 911 5111đ 911 911 1.151.336.257 ... .... ..... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 1.192.487.614 Tổng phát sinh có: 1.192.487.614 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số13. Sổ cái tài khoản TK 5121- DTTTNB: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 04/12 HD 15004 QB hội nghị tổng kết cung ứng thuốc cho Bảo hiểm 6418 320.000 ... .... ..... .... ..... ..... 19/12 HD 15048 Trả hàng chính sách tháng 11/2002 Nam Định 6418 1.554.268 .... .... ..... .... .... ..... 31/12 PKT 2900 KC 512 đ 911 5121đ 911 911 7.386.670 Tổng phát sinh nợ: 7.386.670 Tổng phát sinh có: 7.386.670 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số14. Sổ cái tài khoản TK 5122- DTTTNB: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... .... ..... .... ..... ..... 19/12 HD 15603 Hàng chương trình khuyến mại thẻ câu lạc bộ khách hàng 6418 1.742.571 .... .... ..... .... .... ..... 22/12 HD 15639 Hàng mẫu chụp ảnh (mẫu + biếu) 6418 777.143 31/12 PKT 2900 KC 512 đ 911 5122đ 911 911 22.257.802 Tổng phát sinh nợ: 22.257.802 Tổng phát sinh có: 22.257.802 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số15. nhật ký bán hàng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh só Ngày Số Thành phẩm Hàng hoá 03/12 HD 9727 Công ty dược và TBVT Y tế Thanh Hoá 1311 2.005.704 ...... ....... ...... ...... ...... ......... 24/12 HD 10171 Công ty dược phẩm Đà Nẵng 1311 35.602.383 .... ...... ........ ....... ........ ....... 11. Kế toán chiết khấu bán hàng Nghiệp vụ chiết khấu bán hàng phát sinh khi các khách hàng mua với số lượng lớn, hoặc là khách hàng thường xuyên... song thực chất ở công ty, mọi khách hàng đều được hưởng chiết khấu bán hàng với hai mức: 5 % đối với khách hàng quen mua với số lượng lớn, và 3 % đối với các khách hàng khác. Khoản chiết khấu bán hàng khách hàng được hưởng công ty hạch toán vào tài khoản 6418 “Chi phí bán hàng bằng tiền khác”. Về sổ sách kế toán của nghiệp vụ này sẽ được trình bày trong phần “Chi phí bán hàng- 10.1) 12. Kế toán giảm giá hàng bán Nghiệp vụ giảm giá hàng bán thường phát sinh khi khách hàng hoặc khiếu nại rằng sản phẩm, hàng hoá của công ty sắp hết thời hạn sử dụng hoặc hàng bán chậm. Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, công ty cùng với khách hàng phải lập biên bản trong đó ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm giá theo hoá đơn bán hàng nào. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thích hợp. Khoản giá giảm công ty sẽ trả cho khách hàng trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc sẽ trừ vào số nợ của khách hàng. 12.1 Tài khoản sử dụng Để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản: TK 532- Giảm giá hàng bán. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ giảm giá hàng bán Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết như sau: TK 5321- Giảm giá hàng bán: Hàng hoá TK 5322- Giảm giá hàng bán: Thành phẩm 12.2 Phương pháp hạch toán. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh giá do phòng kinh doanh lập, kế toán tiến hành định khoản trên máy tính như sau: Kế toán vào phân hệ kế toán “Tổng hợp” chọn phiếu kế toán và nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 5321, 5322 Nợ TK 3331 Có TK 131 (Xem Hình 6- Phụ lục) Cụ thể, trên phiếu kế toán, kế toán phải nhập: Số chứng từ, ngày chứng từ Tài khoản: 5321hoặc 5322, 131, mỗi tài khoản ghi một dòng. Diễn giải Cột phát sinh nợ, có: kế toán nhập số phát sinh nợ vào cột phát sinh nợ tại dòng của tài khoản 5321 hoặc 5322 và dòng của tài khoản 3331 ngay sau khi nhập số hiệu các tài khoản này vào cột tài khoản, sau đó diễn giải vụ việc vào cột diễn giải. Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131 vào cột tài khoản ở dòng tiếp theo thì chương trình sẽ tự động cập nhật số phát sinh vào cột phát sinh có tại dòng tài khoản 131, đồng thời cập nhật cả dòng diễn giải cho dòng của tài khoản này. Trong trường hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập phiếu chi hoặc giấy báo có của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 1111, 1121... Số liệu vừa nhập sẽ được chương trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền và lên các sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 5321, 5322 Biểu số 16. Sổ cái tài khoản TK 5322- DTTT: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12 PKT 3 Công ty dược và TBVT Y tế Hưng Yên 1311 421.784 31/12 PKT 2861 KC 532 đ 511 5322đ 5112 5112 421.784 Tổng phát sinh nợ: 421.784 Tổng phát sinh có: 421.784 Dư nợ cuối kỳ : 0 13. Kế toán hàng bán bị trả lại 13.1 Chứng từ sử dụng Trong quá trình tiêu thụ tại công ty cũng phát sinh trường hợp hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do hàng không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng hoặc hàng quá hạn sử dụng mà không thương lượng bằng cách khác được, hoặc cửa hàng trả lại do hàng khong tiêu thụ được. Khi khách hàng mang trả lại hàng, khách hàng phải lập phiếu khiếu lại chất lượng hàng trả về và hoá đơn ghi rõ lý do trả lại hàng. Hàng hoá bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lượng. Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng bị trả lại và viết phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xác nhận luôn vào “phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về kiêm biên bản nhập lại hàng” nếu đúng theo lý do trên và số hàng hoá sẽ được nhập kho. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm do ban kiểm nghiệm lập, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần). 01 liên do phòng kinh doanh lưu 01 liên do kế toán hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào máy tính. 01 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Trên phiếu nhập kho, người lập ghi các chỉ tiêu: Tên, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính và số lượng thực nhập. Đơn giá của lượng hàng bị trả lại chính là giá vốn đơn vị của thành phẩm, hàng hoá lúc xuất kho cho tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập liệu trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong phân hệ kế toán “Bán hàng ” (Xem Hình 4- phụ lục) Biểu số 17. Nơi trả về: phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về Công ty dược Thanh Hoá (Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng) Tháng 12 năm 2002 Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại TT Tên sản phẩm, hàng hoá SKS HD Đơn vị Số lượng Tình trạng nguyên nhân Số lượng nhập Số lượng không nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 Dự trù nhầm 880 2 Hoà an thần Hộp 200 Hàng bán chậm 200 3 Trà thanh vị Hộp 32 Hàng bán chậm 32 Tổng cộng: 03 khoản 03 khoản 03 khoản Thành phần nhập lại Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Người khiếu nại Ngày 14 tháng 12 năm 2002 TT Họ và tên Chức vụ Ký tên 1 Hoàng Thị Dược Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Huy Huyền Thủ kho 3 Trần Thanh Mai Kế toán 4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại Biểu số 18. Đơn vị: Công ty dược TRAPHACO MS: 01- VT Địa chỉ: QĐ số 1141- TC / QĐ/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 12 năm 2003 Số 02/ T12 Nợ.......... Có .......... Họ tên người giao hàng: Công ty dược Thanh Hoá Theo ......số ...... ngày .....tháng ....năm 20.... Của ..... (Khách hàng công ty nhập lại) Nhập tại kho: Hoàng Liệt Số TIêU THễ Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ketoconazol (vỉ) Hộp 880 13.409.528 2 Hoà an thần Hộp 200 3.238.096 3 Trà thanh vị Hộp 32 304.762 Thuế GTGT 5% = 847.619 Cộng: 17.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười bảy triệu tám trăm nghìn đồng chẵn Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 13.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này theo dõi doanh thu hàng bán bị trả lại, nó có kết cấu như sau: Bên nợ: Tập hợp doanh thu hàng đã tiêu thụ bị trả lại. Bên có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành: TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá TK 5322- Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 13.3 Phương pháp hạch toán Để thực hiện bút toán doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5311, 5312 Nợ TK 3331 Có TK 1111, 131,.... Kế toán tiến hành nhập liệu vào “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại” trong phân hệ kế toán hàng tồn kho. Trong đó kế toán phải nhập: Ngày, số chứng từ, số seri, mã khách công nợ, diễn giải, mã nhập xuất (tài khoản đối ứng), mã kho, mã hàng (chương trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại), thuế suất và tài khoản thuế. Chương trình sẽ tự động lên tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giá vốn Về trường giá vốn, do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền nên khi nhập hàng bán bị trả lại có hai trường hợp như sau: Trong trường hợp hàng bán ra tháng trước bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trước, chứ không được dùng giá vốn của tháng này, vậy nên phải dùng phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giá vốn đích danh. Để biết giá vốn bán ra cần lọc lạichứng từ khi bán ra, xem lại giá và gõ lại giá này vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chứ chương trình không tự tính và cập nhật. Trong trường hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng liên quan, nên sử dụng “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, giá trung bình”. Giá trung bình này chưa được tính, phải chờ đến cuối tháng, khi tính giá vốn thì chương trình sẽ lấy giá vốn trung bình cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại thuộc loại này. Dựa vào phiếu nhập hàng án bị trả lại, chương trình sẽ tự động thực hiện bút toán ghi giảm giá vốn: Nợ TK 155, 156 Có TK 6321, 6322 Và cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán liên quan như phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu,... để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với người mua, báo cáo Nhập- Xuất- Tồn, kho nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản 155, 156, 6321, 6322, 5311, 5312 Biểu số 19. Sổ cái tài khoản TK 5311- HBBTL: Hàng hoá Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ... ... ... 25/12 PN 6 Nhập lại hàng CTDP Thanh Hoá 1312 16.952.386 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 11 Nhập lại hàng 7/12/02 Sa pha 1312 19.048 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5311đ 5111 5111 41.151.357 Tổng phát sinh nợ: 41.151.357 Tổng phát sinh có: 41.151.357 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 20. Sổ cái tài khoản TK 5312- HBBTL: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 25/12 PN 5 Nhập lại hàng CTDP Quảng Bình 1311 6.816.792 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 12 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành Công) 1312 74.286 31/12 PKT 2860 KC 531 đ 511 5312đ 5112 5112 67.200.746 .... .... ..... .... .... ..... Tổng phát sinh nợ: 67.200.746 Tổng phát sinh có: 67.200.746 Dư nợ cuối kỳ : 0 14. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 14.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của côngty gồm: Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương, chi phí cho tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng... 14.1.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” với nội dung chi tiết theonhư chế độ quy định với tài khoản này do chương trình đã thiết lập sẵn theo mẫu. Tài khoản 641 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như theo quy định của chế độ hiện hành về tài khoản 641 và công ty sử dụng tất cả các tài khoản này. TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6427: Chi phí dịchvụ mua ngoài TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 14.1.2 Phương pháp hạch toán Tuỳ thuộc từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán như sau: Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên thuộc bộ phận bán hàng (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 3342: tiền lương phải trả nhân viên khối bán hàng Có TK 3382, 3383, 3384: Trích BHYT, BHXH, KPCĐ Đối với chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho bán hàng, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6412 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6414 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6415 Có TK 1111 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6417, 6418 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí bán hàng ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 641 (6411, 6412, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 641 (6411, 6412,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ này, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách kế toán liên quan như Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418, 641. Biểu số 21. Sổ cái tài khoản TK 6411- CPBH: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 98TT Chị Hiền ăn trưa, xăng xe T12/02 bộ phận bán buôn 1111 9.068.000 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 361.414.740 31/12 PKT LT12 Tính tiền lương phải trả T12 3341 299.108.383 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6411đ 911 911 1.478.069.416 Tổng phát sinh nợ: 1.478.069.416 Tổng phát sinh có: 1.478.069.416 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 22. Sổ cái tài khoản TK 6412- CPBH: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT TT CPBH chi nhánh TPHCM T7- T12 3388 8.898.816 31/12 PC 75 TT Công ty Viễn Đông- mực in 1111 1.718.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6412đ 911 911 16.564.326 Tổng phát sinh nợ: 16.564.326 Tổng phát sinh có: 16.564.326 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 23. Sổ cái tài khoản TK 6413- CPBH: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 31/12 PKT 81 Mua phích cắm điện cho quầy Thanh Hoá 331 742.500 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6413đ 911 911 95.878.716 Tổng phát sinh nợ: 95.878.716 Tổng phát sinh có: 95.878.716 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 24. Sổ cái tài khoản TK 6414- CPBH: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 282 Bút toán phân bổ của tháng 11 2141 37.989.452 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6414đ 911 911 38.359.174 Tổng phát sinh nợ: 326.965.727 Tổng phát sinh có: 326.965.727 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 25. Sổ cái tài khoản TK 6415- CPBH: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 15/12 PC 206 Anh Bồng- lái xe- mua BH xe 29S-1893 1111 3.750.000 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6415đ 911 911 3.750.000 Tổng phát sinh nợ: 3.750.000 Tổng phát sinh có: 3.750.000 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 26. Sổ cái tài khoản TK 6417- CPBH: Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 31/12 PC 302H Phạm Hải- lái xe vận chuyển hàng đi các tỉnh phía Bắc 1111 10.156.410 31/12 PKT 2915 KC 641 đ 911 6417đ 911 911 1.110.473.949 Tổng phát sinh nợ: 1.132.973.949 Tổng phát sinh có: 1.132.973.949 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 27. Sổ cái tài khoản TK 6418- CPBH: CP bằng tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 997.448.915 Tổng phát sinh có: 997.448.915 Dư nợ cuối kỳ : 0 Biểu số 28. Sổ cái tài khoản TK 641- CPBH Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mực in máy 1111 109.090 30/12 PC 348 Chiết khấu bán hàng 6 tháng cuối năm 2002 Cao Bằng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tổng phát sinh nợ: 4.051.651.049 Tổng phát sinh có: 4.051.651.049 Dư nợ cuối kỳ : 0 14.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, bao bì, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, phí, lệ phí, các khoản chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí khác bằng tiền. 14.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện tại đối với tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, công ty đang sử dụng như theo chế độ hiện hành (theo dõi các chi phí phát sinh thuộc về quản lý kinh doanh trên toàn doanh nghiệp). Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6426: Trích lập dự phòng TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6428: Chi phí bằng tiền khác TK 6425: Thuế, phí và lệ phí 14.2.2 Phương pháp hạch toán Cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ về các chi phí quản lý doanh nghiệp để nhập dữ liệu vào máy tính. Tuỳ thuộc từng loại chi phí mà kế toán thực hiện nhập liệu trên các phần hành khác nhau tương ứng. Đối với chi phí nhân viên: Chi phí về tiền ăn trưa, xăng xe của nhân viên quản lý (trả trực tiếp bằng tiền mặt) được nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 1111 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 3343: tiền lương phải trả nhân viên khối quản lý Chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho quản lý xuất xử lý khi hết hạn, kế toán nhập vào phiếu xuất kho trong phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản như sau: Nợ TK 6424 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi bằng tiền, kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng” theo định khoản: Nợ TK 6425 Có TK 1111 Đối với khoản trích lập dự phòng, kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” theo định khoản: Nợ TK 6426 Có TK 139, 159 Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền khác mà thanh toán bằng tiền thì kế toán nhập vào phiếu chi trong phân hệ kế toán “Tiền mặt- Ngân hàng”, còn nếu chưa thanh toán thì kế toán nhập vào Phiếu kế toán trong phân hệ kế toán “Tổng hợp”. Nợ TK 6427, 6428 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí quản lý ở chi nhánh báo về, kế toán tại công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 642 (6421, 6422, ....) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí quản lý được hạch toán vào các phân hệ kế toán tương ứng theo định khoản ngược laị như sau: Nợ TK 1111, 152,... Có TK 642 (6421, 6422,....) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý sang TK 911, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán “Tổng hợp” như sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ...) Căn cứ vào các chứng từ được nhập ở các phân hệ như trên, chương trình sẽ tự động lên các sổ sách liên quan như Nhật ký chung, sổ cái