Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt động phân tích công việc ở bộ phận cơ quan Tổng công ty Sông Đà

Văn phòng Đoàn TN 1.2: Đội ngũ cán bộ công nhân viên cơ quan TCT: + Tổng số cán bộ công nhân viên: 198 người Trong đó: - Trình độ trên đại học: 2 người (1%) Trình độ đại học: 157 người (80%), trong đó có 76 kĩ sư (48.4%) và 81 cử nhân (51.6%) Cao đẳng: 3 người (1.5%) Trình độ trung, sơ cấp: 10 người (5%) Công nhân phục vụ: 26 người (12.5%) + Tuổi đời trung bình: Từ 21- 30 tuổi: 74 người (38%) Từ 31- 40 tuổi: 35 người (17.7%) Từ 41- 50 tuổi: 61 người (30.8%) Từ 51- dưới 60: 28 người (13.5%) + Giới: Nữ: 74 người (37.4%) Nam: 124 người (62.6%) ( Nguồn: Bảng tổng hợp nghề nghiệp, tuổi đời trung bình CBCNV cơ quan TCT tính đến ngày 23/2/2006). Khối cơ quan TCT với 198 người, hoạt động trong 12 phòng chức năng, nhiệm vụ và chức năng của mỗi phòng tương đối độc lập và mang tính chuyên môn hoá cao. Tuy là bộ phận lao động gián tiếp nhưng khối cơ quan đóng góp phần quan trọng trong quản lí và điều hành hoạt động của TCT. Cơ quan TCT Sông Đà thu hút đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo với trình độ chuyên môn cao, hầu hết là trình độ đại học và trên đại học, với tuổi đời trung bình còn khá trẻ. Đây là một nguồn lực quý giá để doanh nghiệp có thể vận dụng và phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. Bên cạnh đó, TCT còn có một đội ngũ cán bộ quản lí có trình độ và kinh nghiệm lâu năm, sẵn sàng truyền đạt kinh nghiệm cho thế hệ trẻ tiếp bước. Các hoạt động chức năng của phòng Tổ chức đào tạo- TCT Sông Đà: 2.1: Chức năng: Phòng Tổ chức đào tạo là phòng chức năng giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc TCT về các lĩnh vực: Công tác tổ chức, công tác cán bộ. Chế độ chính sách đối vơí người lao động. Công tác đào tạo, tuyển dụng và sử dụng lao động 2.2: Nhiệm vụ: 2.2.1: Công tác tổ chức: - Nghiên cứu, đề xuất phương án tổ chức sản xuất từ TCT đến các đơn vị thành viên. - Lập kế hoạch quy hoạch cán bộ, công tác cán bộ nguồn, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp. - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên. - Tổ chức tìm nguồn, huy động, tiếp nhận, tuyển dụng. điều động, luân chuyển cán bộ. - Thực hiện công tác kiểm điểm, đánh giá, xếp loại cán bộ hàng năm. - Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc TCT về công tác tổ chức, sắp xếp đổi mới doanh nghiệp, công tác đào tạo, công tác cán bộ. - Theo dõi, báo cáo thống kê và phân loại lao động. Tổ chức lưu trữ hồ sơ. - Công tác bảo vệ quân sự. - Lập kế hoạch sử dụng nhân sự hàng năm. - Công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp: Hướng dẫn các đơn vị triển khai theo mô hình tổ chức quản lí mới: Công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nước một thành viên 2.2.2: Công tác chế độ, chính sách đối với người lao động: - Quy hoạch và hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động: Kí kết, chấm dứt hợp đồng lao động, sa thải, kỉ luật lao động, chế độ khen thưởng sao cho phù hợp với quy định của Luật Lao động và các quy định của nhà nước. - Đề xuất, nghiên cứu chế độ tiền lương, thưởng áp dụng cho TCT phù hợp với quy định của nhà nước. - Nâng bậc lương hàng năm cho cán bộ công nhân viên. - Thực hiện chế độ Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách tại các đơn vị thành viên. - Giải quyết chính sách đối với lao động dôi dư khi sắp xếp lại doanh nghiệp. - Công tác an toàn, bảo hộ lao động. - Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc thực hiện chế độ, chính sách đối với người lao động. 2.2.3: Công tác đào tạo: - Lập kế hoạch đào tạo nhân lực theo kế hoạch sản xuất hàng năm và định hướng phát triển của TCT. - Tổ chức tuyển dụng hoặc hướng dẫn các đơn vị tuyển dụng lao động theo yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, công nhân bậc cao. - Kết hợp với các cơ sở đào tạo trong và ngoài TCT để đào tạo nguồn lực cho TCT và các đơn vị thành viên. - Tổ chức hướng dẫn thi nâng bậc hàng năm, tổ chức luyện tay nghề, thi thợ giỏi cho cán bộ công nhân viên toàn TCT. - Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kĩ thuật. 2.3: Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức đào tạo- TCT: + Trưởng phòng: Lê Công Tinh ( Kĩ sư địa chất công trình) Phụ trách quản lí chung + Phó phòng: Nguyễn Tất Tường ( Kĩ sư xây dựng), phụ trách đào tạo và phát triển nhân lực. Tuấn Thị Diệp (Kĩ sư thuỷ lợi), phụ trách công tác tiền lương. + Chuyên viên: Hoàng Thị Hạnh (Trung cấp Văn thư lưu trữ), phụ trách chế độ chính sách đối với người lao động. Nguyễn Thị Ngọc Oanh (Cử nhân Luật), phụ trách báo cáo, thống kê nhân lực. Phạm Ngọc Lưu ( Cử nhân Luật), phụ trách đào tạo, tuyển dụng. Nguyễn Quỳnh Chi ( Cử nhân Ngoại ngữ), phụ trách văn thư lưu trữ. + Chánh thanh tra TCT : Phạm Quang Phúc ( Trung cấp văn thư lưu trữ), giải quyết khiếu nại tố cáo của người lao động. 3: Thực trạng hoạt động phân tích công việc ở cơ quan TCT Sông Đà: Hoạt động phân tích công việc ở TCT Sông Đà có được thực hiện nhưng chưa thực sự khoa học, bài bản và hệ thống. Có thể nhận thấy phân tích công việc được biểu hiện qua các hoạt động sau: 3.1: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho mỗi phòng (ban): Những quy định này tương đối đầy đủ và rõ ràng, ở mỗi phòng đều có quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng đó. Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của TCT mà mỗi phòng chức năng sẽ đảm nhận những phần việc nhất định, có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của mình. Tổng giám đốc sẽ là người phê duyệt các quy định đó. 3.2: Kế hoạch hóa công việc thường kì: Hàng tuần, tháng, quý, mỗi phòng đều được giao nhiệm vụ công tác của tuần, tháng, quý đó, biểu hiện qua nhiệm vụ công tác tuần, tháng, quý giao cho từng phòng cụ thể. Đầu tuần sẽ có lịch công tác của phòng cũng như lịch công tác của các vị lãnh đạo TCT. Cuối mỗi tháng, quý các phòng sẽ gửi bản báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của phòng lên bộ phận kế hoạch (Phòng Kế hoạch TCT). Trên cơ sở đó, phòng Kế hoạch sẽ đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra, đồng thời có thể đánh giá và xếp loại phòng (Loại A,B,C). 3.3: Sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho các nhân viên trong phòng: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng mà người quản lí bộ phận (Trưởng phòng) sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Việc phân chia trách nhiệm được căn cứ trên yêu cầu công việc và khả năng, trình độ của nhân viên. Mỗi người sẽ đảm nhận một công việc khác nhau, có tính độc lập và chuyên môn hóa cao. Ví dụ: Phòng TCĐT có các vị trí côngviệc như chuyên viên đào tạo, tuyển dụng, tiền lương, chế độ chính sách Mỗi vị trí đó được đảm nhận bởi một người. Tuy nhiên việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho các nhân viên trong phòng đôI khi không rõ ràng và công khai. Người nhân viên sẽ chỉ làm những công việc mà sếp (cấp trên) trực tiếp yêu cầu, điều đó có thể gây hạn chế khả năng làm việc của người lao động, tạo ra tâm lí thụ động, ỷ lại, chỉ làm việc khi có yêu cầu. Từ đó hạn chế tính tự giác và khả năng sáng tạo của nhân viên. 3.4: Công tác tuyển dụng, bố trí và sắp xếp nhân lực: Do tính chất công việc thường xuyên và ổn định nên bộ phận cơ quan TCT không có nhu cầu tuyển dụng nhân sự nhiều. Nhu cầu tuyển dụng chỉ nảy sinh khi những cán bộ đang công tác ở TCT đến tuổi nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển công tác. Thông báo tuyển dụng đối với bộ phận cơ quan TCT chỉ lưu hành nội bộ, không công khai rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, không tuyển mộ lực lượng lao động bên ngoài TCT. Nhu cầu tuyển dụng đôI khi không xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của TCT, từ đó dẫn đến tình trạng tuyển người không phù hợp với yêu cầu công việc. Quá trình tuyển dụng bị ảnh hưởng và chi phối bởi các yếu tố chủ quan (các mối quan hệ quen biết, tình cảm) nên qui trình tuyển dụng bỏ qua các bước quan trọng như phỏng vấn, trắc nghiệm Từ đó lựa chọn ứng viên không đủ năng lực và trình độ để đảm nhận công việc được giao. Việc bố trí, sắp xếp nhân lực dựa trên nguyên tắc có sự phù hợp giữa yêu cầu công việc với khả năng của nhân viên. Tuy nhiên, ở một số phòng chức năng vẫn có tình trạng bố trí không “đúng người - đúng việc”. Một cử nhân ngoại ngữ về làm công việc tổ chức, một cử nhân ngân hàng về làm công việc kế toán, kĩ sư xây dựng về làm việc văn phòng Số lượng CBCNV định biên cho mỗi phòng chưa cân đối và chính xác. Điều này làm ảnh hưởng tới kết quả thực hiện công việc, gây ra sự lãng phí về thời gian làm việc và chi phí tiền lương, chi phí quản lí doanh nghiệp không cần thiết. 3.5: Hoạt động kiểm tra, đánh giá và xếp loại nhân viên các phòng chức năng: Vào cuối mỗi tháng, quí, cán bộ công nhân viên trong các phòng tiến hành họp và kiểm điểm quá trình làm việc của mỗi người, căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhân viên để tiến hành xếp loại. Có ba mức xếp loại nhân viên, đó là loại A,B,C. Trong mỗi loại đó lại chia ra hai mức: Mức 1, mức 2. Tiêu chuẩn nhân viên loại A: Tốt nghiệp Đại học đúng chuyên ngành trở lên và đã hết thời gian tập sự. Đạt yêu cầu các kì thi sát hạch trình độ chuyên môn do TCT tổ chức. Có năng lực và trình độ chuyên môn khá, đáp ứng yêu cầu công việc được giao, đảm nhận được những công việc quan trọng. Có ít nhất một ngoại ngữ trình độ A trở lên. Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm quản lí phục vụ cho công tác chuyên môn. Có khả năng hướng dẫn và đào tạo cán bộ. Chấp hành tốt nội qui lao động, đảm bảo ngày công làm việc. Phân loại : Mức 1: Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Có tư duy sáng tạo, giảI quyết công việc độc lập, tự đảm nhận một hoặc một số công việc, tinh thần học hỏi về mọi mặt để mở rộng phạm vi làm việc. Tinh thần trách nhiệm cao, tác phong nhanh nhẹn. Mức 2: Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ khá, hoàn thành tốt công việc được giao. Chưa có khả năng lãnh đạo nhưng có tinh thần học hỏi, giảI quyết công việc độc lập. Các phòng được xếp loại căn cứ vào loại của nhân viên trong phòng. Tổng công ty đã có tiêu chuẩn phân loại nhân viên tương đối rõ ràng và cụ thể. Các tiêu chuẩn này được sử dụng trong các quyết định về tiền lương năng suất, thưởng, đề bạt cán bộ và nhiều cơ hội thăng tiến khác. 3.6: Hoạt động đào tạo và phát triển cán bộ: Nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lí, chuyên môn nghiệp vụ, tạo nguồn cán bộ kế cận, cán bộ chiến lược cho TCT, cơ quan TCT không ngừng mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng , nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên cơ quan TCT và các đơn vị thành viên. Nội dung và hình thức đào tạo gồm: Đào tạo trong nước: Đào tạo sau đại học: Thạc sĩ, tiến sĩ (2- 3 năm) Đào tạo nâng cao trình độ lí luận chính trị Đào tạo nâng cao trình độ cán bộ quản lí: Quản lí kinh tế, kế toán, tài chính, quản lí nhân sự, quản trị doanh nghiệp, sử dụng các phần mềm ứng dụng Đào tạo ngắn hạn: Nâng cao kiến thức về tin học, ngoại ngữ, kĩ năng đàm phán, tư vấn, văn bản luật pháp mới ban hành (< 12 tháng) Đào tạo ngoài nước: Đào tạo sau đại học: Thạc sĩ, tiến sĩ (diện cán bộ chiến lược) Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ quản lí: Quản lí kinh doanh, quản lí knih tế Tham quan, học tập ngắn hạn theo hợp đồng chuyển giao thiết bị, công nghệ tiên tiến. Công tác đào tạo cán bộ luôn được cơ quan Tổng công ty quan tâm đầu tư, hàng năm có kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng lĩnh vực, ngành nghề, cân đối giữa nhu cầu và khả năng thực tế để xác định đối tượng, nội dung cần đào tạo. Tổng công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các cơ sở đào tạo để đáp ứng yêu cầu nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. 3.7: Công tác thù lao - khen thưởng- kỉ luật lao động: Tiền lương của cán bộ công nhân viên cơ quan TCT được tính theo công thức: TL= TLtg+ TLns. Trong đó: TLtg: tiền lương thời gian. TLns: tiền lương năng suất. * TLtg= TLcb+ Phụ cấp * TLcb= Hi x Ltt TLcb: tiền lương cấp bậc (tiền lương cơ bản) Hi: hệ số lương cấp bậc của người thứ i trong đơn vị Ltt: tiền lương tối thiểu nhà nước quy định (350.000 đ/ tháng) Phụ cấp: + Phụ cấp lưu động: 20% Ltt + Phụ cấp ổn định sản xuất: 15% TLcb TLns= TLcbbq . Hnsi TLcbbq: tiền lương cơ bản bình quân Hnsi: hệ số điều chỉnh TLns của người thứ i trong đơn vị (có quy định cụ thể) TLcbbq= S TLcb S CBCNV Căn cứ để xác định hệ số điều chỉnh TLns: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Kết quả hoàn thành công việc được giao Khả năng tư duy, đảm nhận giải quyết công việc độc lập Khả năng hướng dẫn, đào tạo cán bộ Tinh thần học hỏi, nâng cao trình độ Chấp hành tốt các quy định kỉ luật, nội quy lao động của TCT Tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên cơ quan TCT là 2.86 trđ/ người/ tháng. Thêm vào đó là các khoản tiền thưởng và khuyến khích tài chính khác. Mức lương này có thể giúp người lao động ổn định cuộc sống và là mức lương cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác. TCT thành lập một hội đồng thi đua khen thưởng- kỉ luật, trên cơ sở báo cáo, đề nghị của các phòng chức năng, hội đồng thi đua khen thưởng- kỉ luật sẽ ra các quyết định khen thưởng hay kỉ luật cán bộ công nhân viên. Khi ra các quyết định phải được sự đồng ý của cá thành viên trong hội đồng. TCT có những hình thức khen thưởng như tặng quà, huân huy chương, cờ lưu niệmhình thức kỉ luật có thể là cảnh cáo, khiển trách, kéo dài thời gian nâng lương, thuyên chuyển công tác, buộc thôi việc * Tuy hoạt động phân tích công việc không được tổ chức thực hiện một cách bài bản và hệ thống nhưng nó vẫn hiện diện ở mọi hoạt độngquản lí nhân sự trong cơ quan TCT Sông Đà, và không thể phủ nhận những kết quả tích cực mà nó đem lại. Tuy nhiên do nhận thức không đầy đủ về tầm quan trọng của phân tích công việc nên trong các hoạt động quản lí nguồn nhân lực tại TCT còn bộc lộ nhiều thiếu sót và bất cập. III. ảnh hưởng của hoạt động phân tích công việc đến hiệu quả quản lí nhân sự tại cơ quan TCT Sông Đà. Gây lãng phí lớn về thời gian và tiền bạc: 1.1: Hiệu quả sử dụng thời gian làm việc: Do người nhân viên không hiểu rõ việc mình cần làm, yêu cầu hoàn thành đến đâu nên họ sử dụng thời gian làm việc không hợp lí, người lao động chỉ làm việc khi có yêu cầu của cấp trên, người lãnh đạo khi phân công công việc phần lớn chỉ nói cần phải làm những gì chứ không cụ thể là yêu cầu thực hiện công việc, tiến độ và chất lượng côngviệc hoàn thành. Theo nghiên cứu khảo sát thời gian làm việc cho thấy người nhân viên trong phòng chỉ làm việc thực sự trong khoảng 30% thời gian làm việc, thời gian còn lại là vào mạng, đọc báo, nói chuyện, làm việc riêng trong giờ Đây thực sự là một sự lãng phí lớn đối với tổ chức, khi doanh nghiệp trả cho người lao động 8h làm việc mỗi ngày mà họ chỉ làm việc có 3h mỗi ngày. Đây là phiếu chụp ảnh thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên một phòng chức năng cơ quan Tổng công ty trong một ngày: Ca làm việc Nhân viên Thời gian làm việc Thời gian không làm việc Sáng 7h30’- 12h NV1 8h30’- 10h30’: Làm việc tại phòng 7h30’- 8h: vào mạng đọc báo 8h- 8h15’: nói chuyện điện thoại 10h30’- 11h: chơi điện tử 11h-11h30’: Ra ngoài có việc riêng NV2 7h30’- 8h: chuẩn bị tài liệu họp 8h- 10h: họp về công tác dân chủ ở cơ sở 10h-12h: đi liên hoan cùng công đoàn NV3 đi công tác tại Hoà Bình quyết toán bảo hiểm NV4 8h- 10h: lập báo cáo thống kê nhân lực 7h30’- 8h: đọc báo, nói chuyện ngoài lề 10h- 10h30’: ra ngoài 11h30’: xin nghỉ sớm 30’ NV5 7h30’- 9h30’: Soạn thảo điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty CP TĐ Trà Xom 10h: lên bộ Xây dựng NV6 8h30’- 9h: Photo tài liệu 9h- 10h: phân loại, sắp xếp lại tủ hồ sơ 7h30’- 8h: rửa ấm chén, pha trà cho sếp 8h- 8h30’: chơi điện tử trên mạng 10h- 11h: ra ngoài đi chợ Chiều 13h30’- 17h NV1 14h30’- 15h30’: soạn thảo quyết định thuyên chuyển công tác cho Ô.Trần Văn A 16h- 17h: trình kí quy chế đào tạo sửa đổi đến muộn 15’ 14h - 14h30’: đọc báo 15h30’- 16h: uống cà phê NV2 14h- 16h30’: thanh tra công tác Đảng tại đơn vị 13h30’- 14h: vào mạng đọc báo 16h30’- 17h: tiếp khách NV3 đi công tác Hoà Bình NV4 14h- 14h30’: Gọi điện cho các đơn vị về việc nộp báo cáo thống kê nhân lực 15h30’- 16h: fax công văn 13h30’- 14h: uống nước, nói chuyện riêng 16h: ra ngoài có việc riêng NV5 14h- 16h: lên viện Kinh tế TW 16h- 16h30’: Đặt hoa sinh nhật 16h30’- 17h: đọc báo NV6 14h- 14h30’: lấy công văn giấy tờ cho phòng 14h30’- 15h: Trả hồ sơ cho người lao động 15h- 15h30’: tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng 16h: ra ngoài có việc riêng Sự kiêm nhiệm công tác ở nhiều vị trí công việc khác (chủ yếu là công tác đoàn thể) khiến cho người lao động mất rất nhiều thời gian vào nó, từ đó dễ dẫn đến lơ là công việc chính, hiệu quả thực hiện công việc sẽ không cao. Một người cán bộ tổ chức kiêm nhiệm chức Trưởng ban nữ công Tổng công ty, phó chủ tịch công đoàn, uỷ viên thường trực ban kiểm tra qui chế dân chủ ở cơ sở, trưởng ban “Vì sự tiến bộ của phụ nữ” công đoàn ngành Sự hạn chế về năng lực trình độ của CBCNV cũng làm tăng hao phí thời gian khi làm việc. Nhiều CBCNV còn lúng túng khi sử dụng máy tính và các phần mềm chuyên dụng (mặc dù TCT liên tục mở các lớp bồi dưỡng kiến thức tin học), sự thiếu hiểu biết về kĩ năng soạn thảo văn bản, các quy định của Nhà nước về quản lí hồ sơ, sổ sách, chứng từ, việc bố trí người lao động không đúng chuyên môn được đào tạo Người nhân viên sẽ mất nhiều thời gian hơn cho một công việc không quá phức tạp và đòi hỏi cao (như việc đánh máy hay soạn thảo một văn bản trình kí) từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức. 1.2: Chi phí quản lí doanh nghiệp: Tình hình thực hiện dự toán chi phí quản lí khối cơ quan TCT bốn tháng đầu năm như sau: (đơn vị tính: 1000đ) STT Nội dung Tổng số Trong đó Cơ quan TCT Văn phòng Đảng uỷ Văn phòng CĐ Văn phòng Đoàn TN 1 Dự toán năm 2006 25.238.849 22.657.694 978.400 607.223 995.532 2 Dự toán 4 tháng đầu năm 8.730.729 7.870.311 326.133 202.407 331.876 3 Thực hiện 4 tháng đầu năm 9.615.932 9.615.932 145.879 72.915 245.471 4 Chênh lệch (3-2) 885.204 1.272.354 (180.253) (129.492) 77.404) (Nguồn: Báo cáo thực hiện dự toán chi phí quản lí cơ quan TCT bốn tháng đầu năm 2006) Trong bốn tháng đầu năm, chi phí quản lí vẫn vượt dự toán, riêng cơ quan TCT chi vượt 1.272.354.444 đồng, cụ thể cho các khoản: Chi phí tiền lương (đối với các cán bộ công nhân viên dư thừa nhưng chưa sắp xếp được công việc). Chi phí khấu hao tài sản cố định. Chi phí xăng dầu, điện thoại. Chi phí sửa chữa tài sản cố định, thiết bị văn phòng. Chi phí sử dụng mạng. Chi phí hội họp tiếp khách. Những khoản chi phí phát sinh này phần lớn do yếu tố chủ quan của công tác quản lí như bộ máy quản lí cồng kềnh, chưa sắp xếp bố trí lại nhân viên một cách kịp thời, dứt điểm. Quản lí xe con, điện thoại, các khoản chi hội họp, tiếp khách, chi khác chưa thực sự chặt chẽ. Bố trí, sắp xếp nhân viên không hợp lí: Nguyên tắc của bố trí cán bộ công nhân viên là phải “đúng người - đúng việc”, người nhân viên khi đảm nhận một vị trí công việc nào đó cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà công việc đặt ra. Tuy nhiên do TCT không tiến hành phân tích công việc một cách hệ thống nên không đưa ra được nội dung công việc cũng như những yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, kết quả là người lao động sẽ được bố trí làm những công việc không phù hợp. ở một số phòng chức năng TCT như phòng Kinh tế, phòng Kế hoạch, phòng Tài chính có một số lượng không nhỏ nhân viên trong phòng làm công việc trái với ngành nghề được đào tạo. Điều này gây ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của người nhân viên, đồng thời sẽ tốn thời gian và chi phí cho đào tạo, đào tạo lại. Bảng tổng hợp về sự phù hợp giữa yêu cầu công việc với trình độ đào tạo tại một số phòng chức năng Tổng công ty: STT Bộ phận Số lượng CBCNV Yêu cầu công việc Trình độ đào tạo 1 Phòng Kế toán 18 Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành tài chính kế toán 1 trung cấp TCKT 4 cử nhân kinh tế 1 cử nhân ngoại ngữ 2 cử nhân kinh tế ngân hàng 10 cử nhân TCKT 2 Phòng Kế hoạch 10 Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kinh tế kế hoạch 4 kĩ sư kinh tế xây dựng 5 cử nhân kinh tế 1 kỹ sư cầu đường 3 Phòng Quản lí kĩ thuật 22 Kỹ sư xây dựng, thuỷ lợi, công trình ngầm 7 kỹ sư thuỷ lợi 12 kĩ sư xây dựng 2 kĩ sư CNTT 1 cử nhân ngoại ngữ 4 Phòng Thiết bị công nghệ 17 Kỹ sư máy xây dựng, chế tạo máy, động cơ 4 kỹ sư chế tạo máy 4 kĩ sư điện 4 kĩ sư điện tử 3 cử nhân kinh tế 2 cử nhân ngoại ngữ 5 Phòng Tổ chức đào tạo 10 Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế lao động và quản trị nhân lực 1 kĩ sư địa chất 3 kĩ sư xây dựng 2 cử nhân luật 2 cử nhân ngoại ngữ 2 trung cấp VTLT 6 Phòng Kinh tế 19 Tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kinh tế và QTKD 1 thạc sỹ quản lí ĐT 3 kỹ sư thuỷ lợi 3 kỹ sư xây dựng 2 cử nhân luật 2 cử nhân ngoại ngữ 8 cử nhân kinh tế Khi người lao động không được bố trí công việc đúng khả năng cũng như sở trường công tác sẽ hạn chế rất lớn sức cống hiến, đóng góp của họ, đồng thời tạo tâm lí bất mãn trong quá trình làm việc, hạn chế sự phát triển của nhân viên. 3. Hiệu quả quản lí nhân viên thấp: Người lãnh đạo bộ phận (Trưởng phòng) không kiểm soát được nhân viên dưới quyền mình làm gì trong giờ làm việc, họ sử dụng thời gian làm việc như thế nào và hiệu quả công việc đến đâu. Đôi khi do tâm lí e ngại, “dĩ hoà vi quí” mà người lãnh đạo không nhắc nhở, phê bình nhân viên của nhân viên của mình hay thúc giục họ hoàn thành công việc được giao theo đúng yêu cầu và tiến độ. Điều đó vô hình chung đã tạo thành một nếp sống, nếp nghĩ của CBCNV trong khối cơ quan của các Tổng công ty nhà nước. 4. Bộ máy quản lí cồng kềnh, kém hiệu quả: Do hiệu quả quản lí nhân viên thấp nên mỗi phòng thường cơ cấu một trưởng phòng, từ một đến hai phó phòng. Điều này thực sự không cần thiết khi một phòng có 8 nhân viên thì có tới 1 trưởng phòng và hai phó phòng. Các tổ chức Đảng, Đoàn thể kéo theo các chức vụ Chủ tịch, phó chủ tịch, thư kí, uỷ viên thường trực, ban kiểm soát Điều này đã tạo ra một hệ thống quản lí không thực sự thống nhất và chuyên quyền cao, nhiều khi chức vụ chồng chéo nhau, rất khó để đánh giá hiệu quả công tác. Với một bộ máy quản lí cồng kềnh như vậy cũng không làm tăng hiệu quả quản lí nhân viên của mình. Đôi khi người nhân viên sẽ rất khó chịu khi số người quản lí, giám sát họ là nhiều, sự phân cấp quản lí rắc rối. Họ sẽ cảm thấy không thực sự tự do, thoải mái , luôn tạo ra áp lực căng thẳng khi làm việc 5.Tuyển dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc: Do khâu tuyển dụng cán bộ công nhân viên cơ quan TCT không thực hiện đúng quy trình và công khai nên việc lựa chọn các ứng viên phần lớn mang tính chủ quan, cảm tính, việc lựa chọn chịu ảnh hưởng bởi các mối quan hệ và tình cảm cá nhân. Vì vậy rất khó để có thể lựa chọn được người phù hợp với yêu cầu công việc. Nếu có lựa chọn được người tài thì doanh nghiệp cũng không bố trí được cho họ công việc phù hợp vì không có bản mô tả công việc, không xác định đúng các yêu cầu mà công việc đặt ra, từ đó không phát huy được năng lực ứng viên. 6. Không thu hút và giữ chân người tài ở TCT: Mức tiền lương ở TCT chỉ có thể giúp người lao động ổn định cuộc sống chứ chưa thực sự thu hút và khuyến khích người có tài đến với doanh nghiệp. Có một bộ phận không nhỏ các nhân viên ở TCT, sau một thời gian làm việc đã xin chuyển công tác đến một công ty khác có chế độ đãi ngộ và khuyến khích nhân tài tốt hơn. Phần lớn những người này đều là những người trẻ và có năng lực, tập trung chủ yếu ở các phòng như phòng Kinh tế, phòng Tài chính, phòng Quản lí kĩ thuật, những phòng này có lượng nhân viên di chuyển nhiều nhất (Phòng Tài chính trong năm 2005 có 12 người, phòng Kinh tế có 8 người, phòng quản lí kĩ thuật có 7 người xin chuyển công tác). Theo thống kê của các phòng chức năng thì số lượng CBCNV xin chuyển công tác sau một thời gian làm việc tại TCT trung bình khoảng 40- 60 người. Một phần nguyên nhân của tình trạng này là do chính sách sử dụng và bố trí công việc không hợp lí. Đối với những người thực sự có tài, họ mong muốn TCT bố trí cho họ những vị trí việc làm phù hợp, có cơ hội thể hiện mình, được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và cạnh tranh cao, cơ hội thăng tiến lớn. Đây cũng là một bài học để TCT có thể đưa ra những chính sách thu hút và đãi ngộ nhân tài, tạo cho họ cơ hội và môi trường thuận lợi để họ có thể phát huy tối đa năng lực bản thân, đồng thời sẵn sàng cho họ thăng tiến lên những vị trí cao hơn nếu thực sự có khả năng. Chi phí cho đào tạo và đào tạo lại là rất lớn: Do sự phát triển của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, TCT ngày càng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với cán bộ công nhân viên cơ quan TCT. Hậu quả từ hoạt động tuyển dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc nên khi người nhân viên bắt tay vào thực hiện công việc, TCT phải mất thời gian và chi phí để hướng dẫn, kèm cặp, đào tạo lại trong công việc. Tổ chức đào tạo bổ sung những kiến thức, kĩ năng còn thiếu mà công việc yêu cầu để họ có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Bảng tổng hợp kế hoạch và chi phí đào tạo cán bộ quản lí kinh tế, công nhân bậc cao năm 2006 STT