Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt đông văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội

có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương có Văn phòng quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng chính phủ và Văn phòng các Bộ, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung ương; ở địa phương có văn phòng HĐND và UBND các cấp, các sở, Ban, ngành thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng hành chính. Cho đến nay có nhiều ý kiến khác nhau về văn phòng. Theo Nguyễn Hữu Thân – Tác giả cuốn sách “ Quản lý hành chính văn phòng” thì Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tồ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Bên cạnh đó tác giả Tạ Hữu ánh trong cuốn “ Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” cho rằng văn phòng được hiểu theo hai nghĩa: -Thứ nhất theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Những cơ quan lớn thì có văn phòng; những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. -Thứ hai theo nghĩa hẹp văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan. ở đây, cần phân biệt văn phòng với phòng hành chính-quản trị. Văn phòng và phòng hành chính không phải chỉ khác nhau về tên gọi mà khác nhau về phạm vi chức năng, từ đó dẫn đến khác nhau về tổ chức hoạt động. Văn phòng là tổ chức hoạt động hành chính của cơ quan theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng tức là quản lý, điều hành. Còn phòng hành chính- quản trị là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp đó là công tác sự vụ về giấy tờ và quản trị. Nhưng dù khác nhau song đều có những điểm chung nhất. I.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Chức năng chung của văn phòng là giúp việc phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan được tập trung thống nhất, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được thường xuyên liên tục có hiệu quả. Như vậy văn phòng có hai chức năng chính: -Tham mưu tổng hợp là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất để giúp việc cho lãnh đạo đề ra các quyết định để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. -Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật (còn gọi là hậu cần) cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả được nâng cao. Trong công tác của văn phòng hai chức năng trên được đặt ngang nhau thường trong chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan công tác tham mưu tổng hợp được đặt cao hơn có ý nghĩa quyết định hơn. Đối với của các cơ quan quản lý nhà nước ở TW và văn phòng của HĐND và UBND cấp tỉnh, cấp huyện, công tác tham mưu được đặt vị trí lên đầu. Từ chức năng chung của văn phòng, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau: + Xây dựng, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm ) của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan. +Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin giúp cho lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý +Theo dõi và đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. +Biên tập và phát hành quản lý văn bản. +Tổ chức phục vụ các cuộc họp, tiếp khách của cơ quan. +Tổ chức phục vụ giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, xây dựng và củng cố mối quan hệ của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng với cơ quan cấp trên , ngang cấp (có liên quan) với công dân và với các bộ phận trong cơ quan. +Quản lý và thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị, vật tư của cơ quan có hiệu quả. II. chức năng-nhiệm vụ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Như ta đã biết một tổ chức là một thực thể tồn tại khách quan nhằm thực hiện một chức năng nhất định . Để thực hiện được những chức năng của mình , tổ chức văn phòng phải thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ tương ứng với chức năng đó . Mỗi một chức năng có thể bao gồm 1 hay nhiều nhiệm vụ . Ngày 01/10/1995 Chánh thanh tra Thành phố ra quyết định số 604/TTHN đổi tên Văn phòng – Tổng hợp thành Văn phòng với chức năng và nhiệm vụ như sau: II.1. Chức năng của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác hành chính, quản trị , phục vụ cho sự điều hành công việc, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ quan và quản lý về tài chính. Trong hoạt động văn phòng của một tổ chức, đơn vị chúng ta cần phải hiểu được mối quan hệ trực tuyến và tham mưu để từ đó có sự điều hành công việc sao cho hợp lý nhất . Chức năng trực tuyến là những chức năng có trách nhiệm trực tiếp hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, còn chức năng tham mưu sẽ giúp cho những người quản lý trực tuyến làm việc có hiệu quả nhất trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức . Để thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình ,văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội đã có sự phân công công tác cụ thể cho từng người thuộc văn phòng. Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Chức năng tổng hợp là thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin nội bộ giúp cho lãnh đạo hiểu được tình hình hoạt động của cơ quan và để lãnh đạo đưa ra những quyết định quản lý kịp thời, chính xác. Chức năng hậu cần tại cơ quan Thanh tra thành phố Hà Nội đã có những nhu cầu về vật chất và tinh thần phục vụ cho các hoạt động khác nhau của cơ quan như tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghịLàm tốt chức năng hậu cần sẽ là tiền đề hoàn thành chức năng tham mưu. II.2. Nhiệm vụ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Văn phòng có nhiệm vụ phối hợp với các phòng xây dựng lịch công tác và đôn đốc theo dõi việc thực hiện . Thực hiện các công tác liên quan đến văn bản, văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch và mua sắm, quản lý tài sản và tài chính trong cơ quan như : lập kế hoạch (dự toán ) cho các vấn đề chi tiêu, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản cho công tác hậu cần nhằm đảm bảo cho đời sống cán bộ nhân viên . Văn phòng tổng hợp công việc hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm cho lãnh đạo để lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của cơ quan. Tiếp nhận khai thác thông tin, phân tích, đánh giá, xử lý thông tin để lãnh đạo ra quyết định quản lý. Phòng văn thư có nhiệm vụ quản lý công văn đến , công văn đi sau đó các văn bản được lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan và quản lý sử dụng con dấu cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước. Văn phòng bố trí trụ sở làm việc cho toàn cơ quan như nhà cửa, xe cộ, thiết bị trong các phòng, banVăn phòng phải biết tổ chức đối ngoại, đối nội, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách Văn phòng có nhiệm vụ về công tác tổ chức, xây dựng lực lượng, thi đua, thanh tra nhân dân, tổng hợp báo cáo, bộ phận thường xuyên chống tham nhũng, giúp lãnh đạo thường xuyên đôn đốc theo dõi chuyên sâu công tác quản lý Nhà nước. Thực hiện công việc đánh máy, in ấn tài liệu, lái xe, thủ quỹ, bảo vệ, tạp vụ, nhà ăn phục vụ cho hoạt động của cơ quan . III. Môi trường hoạt động và các mối quan hệ của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội. III.1. Môi trường bên ngoài Thanh tra thành phố Hà Nội là một bộ phận cấu thành của hệ thống Thanh tra Nhà nước. Cùng với sự phát triển và trưởng thành của Thanh tra Việt nam, Thanh tra thành phố Hà Nội cũng từng bước được tăng cường và củng cố, đã và đang chứng tỏ là cơ quan đầu ngành về công tác thanh tra trong toàn quốc, là một mắt xích quan trọng trong hệ thống thanh tra. Theo nghị định của Hội đồng bộ trưởng thì hệ thống Thanh tra Nhà nước Việt nam được tổ chức sâu rộng từ Trung ương tới địa phương mà đứng đầu là Thanh tra Nhà nước. Lãnh đạo Thanh tra Nhà nước là Tổng thanh tra, là người có qui định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và các mối quan hệ. Thứ đến là tổ chức Thanh tra bộ, Uỷ ban nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ). Việc tổ chức cơ cấu, bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó chánh thanh tra cùng việc điều hành hoạt động của thanh tra bộ sẽ được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban nhà nước, thủ trưởng cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng qui định sau khi thống nhất với Tổng thanh tra. Tổ chức Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cấp tương đương (gọi tắt là Thanh tra tỉnh); Thanh tra huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Thanh tra huyện) là cơ quan của UBND cùng cấp. Nằm trong hệ thống Thanh tra tỉnh, Chánh Thanh tra thành phố Hà Nội sẽ do Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội quyết định theo sự hướng dẫn của Tổng thanh tra Nhà nước. Bên dưới Thanh tra tỉnh, huyện là tổ chức Thanh tra sở với việc thành lập do Giám đốc sở đề nghị, Chánh thanh tra tỉnh, thành phố trình Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố đề nghị. Như vậy, Thanh tra thành phố Hà Nội sẽ chỉ đạo về công tác tổ chức của hệ thống Thanh tra sở thuộc địa bàn . Đơn vị hành chính cuối cùng là xã, phường, thị trấn thì tổ chức thanh tra ở đây sẽ do Chủ tịch UBND cùng cấp trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm trước đơn vị cấp trên. Ngoài ra, trong hệ thống thanh tra còn có Ban thanh tra nhân dân, được thành lập ỏ xã, phường, thị trấn, cơ quan hành chính sự nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh. Thanh tra nhân dân ở xã, phường do quần chúng bầu ra. Mặt trận tổ quốc xã, phường tổ chức chỉ đạo hoạt động. Thanh tra nhân dân ở các cơ quan, đơn vị được bầu tại Đại hội của những người lao động . Ngoài sự chỉ đạo ngành dọc của Thanh tra Nhà nước về công tác tổ chức và nghiệp vụ thì Thanh tra thành phố Hà Nội còn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND thành phố Hà nôị, Thành uỷ với tư cách là một cơ quan chuyên môn của UBND thành phố. Để đảm bảo tốt mối quan hệ công tác, cũng như hiệu quả trong hoạt động,Thanh tra thành phố Hà Nội đã xây dựng một quy chế chặt chẽ quy định về quan hệ giữa cơ quan với lãnh đạo Thanh tra Nhà nước để đảm bảo được thường xuyên và kịp thời . Lãnh đạo cơ quan sẽ thường xuyên có những bản báo cáo trình lên lãnh đạo UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước. Đối với các đơn vị trực thuộc UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước sẽ có sự phối hợp chặt chẽ để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà UBND thành phố và Thanh tra Nhà nước giao cho. Thường xuyên có công văn trao đổi về công việc để hoạt động được ổn định, thống nhất. Với tính chất đặc thù của công việc với một mảng nghiệp vụ là xét khiếu nại, tố cáo nên Thanh tra thành phố Hà Nội có quan hệ mật thiết về công việc đối với các đơn vị, tổ chức thực thi luật pháp như Toà án, Viện kiểm soát, đơn vị công an các cấp. Ngoài ra, với nhiệm vụ thanh tra trên địa bàn thành phố , Thanh tra thành phố Hà Nội trực tiếp theo dõi hoạt động của các quận, huyện, ngoại thành, các sở, ngành và các đơn vị hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của thành phố. III.2. Môi trường bên ngoài. Theo quy chế tổ chức và hoạt động của Thanh tra thành phố Hà Nội, bộ máy của cơ quan gồm 6 phòng: Văn phòng cơ quan, Phòng tổng hợp, Phòng Thanh tra kinh tế sản xuất, Phòng Thanh tra kinh tế lưu thông, Phòng Thanh tra Nội chính –Văn xã, Phòng Thanh tra xét khiếu tố. Ngoài ra trong cơ quan còn các tổ chức như Công đoàn, chi đoàn thanh niên. Các phòng có trách nhiệm tạo điều kiện thông tin cho nhau về những nội dung liên quan tới công việc của mỗi phòng để giải quyết nhiệm vụ được thuận lợi. Trong mối quan hệ giữa trưởng phòng, phó phòng, các phòng nghiệp vụ đối với lãnh đạo cơ quan: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh thanh tra và Phó chánh thanh tra phụ trách khối quản lý chỉ đạo nghiệp vụ theo sự phan công của lãnh đạo cơ quan. Trưởng, phó phòng phải thưòng xuyên rà soát công tác và thỉnh thị các vần đề, chủ trương của Chánh thanh tra, Phó chánh thanh tra và lập báo cáo về công việc mà mình phụ trách. Đối với Đảng uỷ cơ quan, quan hệ với Đảng uỷ là quan hệ hơp tác, phối hợp tạo điều kiện để làm tròn trách nhiệm theo chức trách, hướng vào mục tiêu chung là đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan sẽ cùng Đảng uỷ làm công tác giáo dục tư tưởng chính trị trong cơ quan, phố biến các chủ trương, chính sách và triển khai các chỉ thị , nghị quyết của cấp trên. Trong các hoạt động thi đua, các chế độ học tập, đào tạo nghiệp vụ, các kế hoạch cải thiện đời sống cán bộ công nhân viênLãnh đạo cơ quan là người đề xuất và chỉ đạo thực hiện sau khi có ý kiến nhất trí của Đảng uỷ. Lãnh đạo cơ quan sẽ thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan với Đảng uỷ và trao đổi ý kiến với nhau về những vấn đề cần thiết. Với Công đoàn mối quan hệ giữa lãnh đạo cơ quan với Ban chấp hành Công đoàn cơ quan là quan hệ phối hợp và công tác để thực hiện tốt vai trò làm chủ tập thể của CBCNV và tăng cường hiệu lực quản lý trong cơ quan. Công đoàn tham gia ý kiến với chuyên môn trong việc thi hành chế độ chính sách và giám sát việc thi hành chế độ chế chính sách để đảm bảo quyền lợi chính đáng của cán bộ nhân viên. Chi đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh đại diện cho tuổi trẻ ở Thanh tra thành phố Hà Nội. Là người cộng tác đắc lực cho thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức, động viên tuổi trẻ xung kích, xây dựng và quản lý ở cơ quan trong việc bồi dưỡng giáo dục phẩm chất cho thanh niên. Trong mối quan hệ với Chi đoàn thanh niên, chi hội Luật gia, Ban nữ công, lãnh đạo cơ quan đã có những cố gắng tạo điều kiện để có được những thuận lợi, hoạt động theo đúng điều lệ của đoàn, của Hội luật gia. IV. Bộ máy văn phòng và các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Chánh văn phòng Phó văn phòng Văn thư lưu trữ Đánh máy Photo Kế toán Phòng xét khiếu tố Văn phòng u thông xã Thủ quỹ Phòng KT sản xuất Phòng Tổng hợp ã Lái xe Bảo vệ Tạp vụ Cơ cấu tổ chức của văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội gồm các bộ phận sau: 1.Chánh văn phòng : 1 người 2.Phó văn phòng : 1 người 3.Đánh máy : 1 người 4.Photo : 1 người 5.Văn thư lưu trữ : 1 người 6.Kế toán : 1 người 7.Thủ quỹ : 1 người 8.Lái xe : 3 người 9.Bảo vệ : 4 người 10.Nhân viên tạp vụ : 2 người Tổng: 16 người. Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội với chức danh và nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên trong văn phòng như sau: 1. Chánh văn phòng -Là người phụ trách toàn bộ nhiệm vụ của văn phòng đã được Chánh thanh tra giao Chánh văn phòng tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ và chương trình của Chánh thanh tra giao. Đồng thời thường xuyên báo cáo công việc của văn phòng cho Chánh thanh tra (hoặc Phó chánh thanh tra được phân công quản ký chỉ đạo công tác văn phòng) một cách kịp thời và chịu trách nhiệm trước Chánh thanh tra hoặc phó chánh thanh tra . -Chánh văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức các hội nghị, sơ -tổng kết cuộc họp của văn phòng. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo Thanh tra thành phố Hà Nội, các phòng, các đoàn thanh tra. Xây dựng lịch, chương trình làm việc hàng tuần cho lãnh đạo. Ra các thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp . -Chánh văn phòng trực tiếp phụ trách công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan (tiếp khách, quan hệ mời khách dự các cuộc họp, hội nghị ) quản lý cán bộ công nhân viên văn phòng về ngày công, giờ công lao động. Giúp thủ trưởng cơ quan hoạt động theo quy chế, theo chương trình, theo lịch; là thư kí các buổi họp, giao ban về các hội nghị của cơ quan . -Đối với thẩm quyền ký các văn bản, thừa lệnh Chánh thanh tra, Chánh văn phòng được ký các văn bản sau : giấy giới thiệu, các công văn giao dịch thông thường, giấy đi đường, giấy mời họp, các giấy mời đương sự có liên quan đến cuộc thanh tra, duyệt chi theo hạn mức do thủ trưởng cơ quan cho phép . Ký những điện khẩn, công văn hoả tốc, thượng khẩn chuyển ngay đến người có trách nhiệm xử lý kịp thời. 2. Phó văn phòng - Giúp Chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng và được Chánh văn phòng phân công một số công việc của văn phòng, thay mặt Chánh văn phòng giải quyết điều hành công việc chung khi Chánh văn phòng đi vắng. - Công việc của người Phó văn phòng mang nặng tính tính chất sự vụ nhằm đảm bảo đời sống, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan. Người Phó văn phòng sẽ chịu trách nhiệm quản lý công tác đánh máy, in ấn các văn bản, tài liệu; thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, tài sản của cơ quan để lập kế hoạch trang bị bổ xung. Bảo quản sửa chữa, thay thế kịp thời trang bị cho văn phòng và cho các phòng khác, giám sát việc mua sắm tài sản thiết bị của cơ quan và những yêu cầu sửa chữa, thay thế. 3. Bộ phận văn thư - lưu trữ - Đây là một công tác khá quan trọng, có một vai trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan . Với yêu cầu này đòi hỏi phải có 2 người nhưng văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội chỉ có một người . Cán bộ văn thư - lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận công văn giấy tờ đi , đến và vào sổ theo dõi . - Cán bộ văn thư - lưu trữ phải đảm bảo không lẫn, thất lạc công văn giấy tờ , thường xuyên sắp xếp quản lý, phân loại tài liệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản để kịp cho việc tra cứu. Quản lý việc phân phối báo chí trong cơ quan tới các phòng . Quản lý các văn bản, quyết định, nghị quyết, chỉ thị, thông tư, thông báo và các văn bản dưới luật của Nhà nước, Tổng thanh tra. 4. Bộ phận đánh máy - Hiện nay văn phòng có trang bị máy vi tính và các máy in, máy photocopy khá hiện đại cho công tác này. Bộ phận đánh máy sẽ thực hiện các kỹ thuật thường xuyên và đánh máy, photocopy tài liệu cho cơ quan. Nhân các bản thảo công văn đánh máy của các văn phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy, đảm bảo bí mật, chính xác, nhanh chóng và có trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu đem đánh máy. - Photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, đánh máy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn. Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy, photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt. Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan. 5. Bộ phận kế toán. Cán bộ kế toán sẽ phải dựa vào kế hoạch, nhiệm vụ chính trị hoạt động của cơ quan để lập kế hoạch về kinh phí toàn năm, từng quý, từng tháng(theo danh mục đã được Bộ tái chính, Sở tài chính vật giá quy định ) để đệ trình Chánh thanh tra duyệt . Lập kế hoạch chi tiêu của cơ quan tháng, quý bám sát tài chính, kho bạc để cân đối kinh phí, rút tiền phục vụ cho cơ quan. Mọi khoản chi từ tài khoản của Thanh tra thành phố đều phải đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải có chuẩn chi. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra nêu đầy đủ các yếu tố như quy định mới được viết phiếu chi . Thanh quyết toán hàng tháng, quý, kịp thời . Kế toán phải có đầy đủ thủ tục, sổ sách sạch sẽ, đúng danh mục, đúng yêu cầu của Bộ Tài chính quy định . Có kế hoạch mua đầy đủ các loại bảo hiểm phục vụ cho nhiệm vụ chính trị cơ quan, chế độ cho cán bộ công chức, viên chức của cơ quan . 6. Nhân viên thủ quỹ -Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tài chính của cơ quan (tiền) theo đúng nguyên tắc chi tiêu. Quản lý tài sản, thiết bị của cơ quan trên sổ sách một cách chặt chẽ và đúng yêu cầu về số lượng lẫn chất lượng. Thủ quỹ phải đối chiếu sổ chi và thu với kế toán để giúp kế toán có kế hoạch thu, chi tiền và lĩnh tiền từ Kho bạc về nhằm phục vụ kịp thời các nhu cầu của cơ quan Thủ quỹ không được tự ý xuất tiền từ quỹ khi không có chứng từ của kế toán -Quản lý xăng dầu của cơ quan theo sổ sách chặt chẽ cùng với kế toán quản lý việc chi tiêu cân đối sổ sách chi tiêu rõ ràng, sạch sẽ như sổ theo dõi tài khoản tạm thu chờ xử lý, sổ theo dõi thu, chi, thưởng riêng. Cùng với Phó văn phòng kiểm tra trang thiết bị của cơ quan, của các phòng để đề xuất mua sắm, thay thế, trang bị mới theo chế độ . Lĩnh và cấp phát tiền lương theo quy định . 7. Bộ phận lái xe - Có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và sử dụng xe của cơ quan .Bộ phận lái xe sẽ tuân theo sự điều hành của Chánh văn phòng . Khi được thông báo sẽ có trách nhiệm chuẩn bị tốt kinh phí, xăng dầu và những tiện nghi để phục vụ cho đợt đi công tác hoặc đưa đón lãnh đạo đi họp, đi giao dịch . Bảo quản, sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa đảm bảo ôtô được hoạt động thường xuyên, liên tục . Đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cả người và xe . Người lái xe xác định trách nhiệm phục vụ vui vẻ, tận tình, chu đáo, khi được phân công . 8. Bộ phận bảo vệ Bảo vệ được phân công theo ca, mỗi ca phải đảm bảo 2người . Bộ phận bảo vệ sẽ tham mưu cho thủ trưởng nắm tình hình về an ninh trật tự như xây dựng các phương án , nội quy bảo vệ cơ quan . Là cơ quan thường xuyên có người ra vào nên tổ bảo vệ cần phải tổ chức giữ gìn an ninh sao cho tốt . Tiến hành tuần tra để bảo vệ tốt kho tàng, xe cộ và các tài sản khác của cơ quan . Đảm bảo công tác phòng cháy – chữa cháy trong cơ quan , tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy của công an Thành phố. 9. Nhân viên tạp vụ Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan : quét dọn hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc, lau chùi cửa kính . Phục vụ bữa ăn trưa (tại bếp cơ quan ) cho những người báo cơm trưa tại cơ quan, đảm bảo sạch sẽ, hợp vệ sinh đúng chế độ đóng góp . Đảm bảo vệ sinh cho các phòng làm việc của lãnh đạo bố trí sắp xếp tại phòng họp, hội trường . Ngoài ra bộ phận này còn thực hiện việc đưa chuyển báo chí, công văn cho các phòng. Có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh nhà bếp, nhà ăn, bát đĩa xoong nồi sạch sẽ gọn gàng. Làm vệ sinh nơi công cộng, sân, ngõ, các nhà vệ sinh. V. Các hoạt động trong văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội đóng một vai trò lớn trong hoạt động chung của cơ quan . V.1. Công tác văn thư - lưu trữ: Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý thông tin. Công tác này nhằm đáp ứng các yêu cầu. Nhanh chóng: để giải quyết công việc được liên tục, dây chuyền và đúng thời hạn quy định (theo chế độ làm việc). Chính xác: tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản (do bộ phận nghiên cứu tổng hợp hoặc thư ký thực hiện) ký duyệt văn bản (việc của thủ trưởng đơn vị ), vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều hỏi phải thực hiện đúng quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Bí mật: việc tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản công văn giấy tờ phải tuân theo qui định của Nhà nước, của cơ quan, theo nghuyên tắc chỉ những người có trách nhiệm, có liên quan mới được biết về nội dung , không được tiết lộ thông tin với người không có trách nhiệm. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động của cơ quan không thể quan niệm công tác lưu trữ chỉ giới hạn trong việc bảo quản tài liệu hay chủ yếu là bảo quản tài liệu mà ta phải thấy rằng mục tiêu quan trọng đối với hoạt động quản lý thanh tra, giám sát của cơ quan góp phần thúc đẩy vào sự phát triển của Thanh tra thành phố Hà Nội. Thanh tra thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính nhà nước nên thường ban hành các văn bản như: +Quyết định + Công văn, tờ trình, báo cáo, chương trình +Thông báo +Kết luận các cuộc thanh tra +Giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ hành chính khác. Mặc dù văn bản đến và đi với nội dung lớn nhưng đã được văn phòng tập trung chỉ đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành của các cấp lãnh đạo. Các quy trình tiếp nhận văn bản đến, đi luôn được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc. -Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đến. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến của Văn phòng Thanh tra thành phố Hà Nội cũng như tất cả các cơ quan khác bởi nó thuộc nguyên tắc. - Nhận văn bản đến - Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến - Đăng ký văn bản đến - Trình văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến Văn thư Các phòng ban Chánh văn phòng Trình lãnh đạo (1) (2) (3) (6) (4) (5) Khi văn bản đến chuyển qua văn thư, người làm công tác văn thư phải kiểm tra văn bản gửi có đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì gửi lại, nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại văn bản, đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi văn bản đến, sau đó trình thủ trưởng có ý kiến giải quyết. Sau khi có ý kiến của thủ trưởng, văn thư chuyển văn bản đến các phòng ban theo ý kiến của thủ trưởng và lấy chữ ký của người nhận văn bản vào sổ theo dõi văn bản đến. Mẫu dấu văn bản đến của Thanh tra thành phố Hà Nội. Văn bản đến Số: Ngày ./../. Bảng 1 : mẫu số công văn đến STT Ngày đến Nơi gửi công văn Số và ký hiệu công văn Ngày kí công văn Trích yếu nội dung công văn Nơi nhận hay người nhận Kí nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) - Đối với công tác tổ chức giải quyết văn bản đi Phòng ban soạn thảo nội dung Lẫnh đạo duyệt nội dung, ký VB Chánh VP (xem thể thức , nội dung Văn thư Gửi VB đi theo yêu cầu, địa chỉ (1) (5) (4) (2) (3) (6) Trước khi gửi văn bản đi người văn thư phải kiểm tra các yếu tố sau: - Ngày, tháng, năm của văn bản - Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không - Đóng dấu văn bản, chữ ký: đóng dấu phải đúng quy cách, hợp lệ không chồng chéo, đóng đáu khi đã có chữ ký, tên, chức vụ - Vào sổ theo dõi văn bản: ghi số văn bản, ngày, tháng, năm phát hành, trích yếu văn bản theo mẫu quy định - Văn bản gửi đi lưu tại cơ quan hai bản: 01 bản do văn thư lư