Đề tài Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC

ọn người lao động trong công ty đủ tiêu chuẩn để đào tạo theo yêu cầu của công việc. Thời giờ làm việc của CBCNV tuần làm việc không quá 40 giờ, mỗi ngày làm việc không quá 8 giờ. Ngoài những điều trên, trong thoả ước lao động còn thoả thuận nhưng điều khoản cần thiết khác như : An toàn, vệ sinh lao động ; bảo hiểm và phúc lợi ; vấn đề dân chủ trong công ty ; kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ; giải quyết tranh chấp lao động. Sau đây là một số chỉ tiêu chung về tình hình lao động và tiền lương của công ty : Bảng : Tình hình lao động và tiền lương Chỉ tiêu Số liệu I. Tổng số cán bộ công nhân viên (người) 263 II. Thu nhập của cán bộ công nhân viên 1. Tổng số thu nhập (VND) 10.469.864 2.Tiền lương bình quân (VND) 3.744.586 3. Thu nhập bình quân (VND) 3.744.586 Như vậy, Tổng số CBCNV của công ty tại thời điểm cuối năm 2004 là 263 người với hơn 75% là tốt nghiệp Đại học, trong đó có hơn 5% trên đại học. Công tác tuyển chọn lao động vào công ty khá nghiêm ngặt, lao động được tuyển chọn bằng phương thức nộp hồ sơ thi tuyển, các thí sinh dự thi phải thành thạo vi tính, tiếng anh, phải có kiến thức tốt về chuyên môn và thành thạo giao tiếp. Điều này chứng tỏ công ty Tài chính Dầu khí rất quan tâm đến tuyển chọn và đào tạo CBCNV. Ngoài ra công ty có lợi thế rõ rệt khi đa số lao động tuổi đời còn rất trẻ vì thế họ có sức khoẻ và sự năng động, sáng tạo, sẵn sàng đón nhận những cơ hội và thử thách để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 2.1.4.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng chính của các phòng ban của công ty Tài chính Dầu khí. a. Cơ cấu tổ chức của công ty. - Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chung trước Tổng công ty và Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty đảm bảo theo đúng pháp luật và quy định của Tổng công ty; Trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh ngoại trừ các lĩnh vực cụ thể đã phân công cho các phó Giám đốc, tổ chức nhân sự, tài chính kế toán, kế hoạch tổng hợp, thông tin và kiểm soát nội bộ; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty. - Các phó giám đốc (02 tại trụ sở Công ty, 01 phụ trách các Chi nhánh phía Nam) có chức năng và nhiệm vụ riêng, phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực của Công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. - 12 phòng ban có chức năng tham mưu, giúp hội đồng quản trị và giám đốc trong quản lý và điều hành công ty. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban theo từng mảng chuyên môn nghiệp vụ. Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Tài chính dầu khí: VP.CÔNG TY P. TỔ CHỨC NS & TIỀN LƯƠNG P.KẾ HOẠCH & THỊ TRƯỜNG P. KẾ TOÁN P. KIỂM TRA, KS NỘI BỘ P. THÔNG TIN & CN TIN HỌC P. GIAO DỊCH SỐ 20 P. GIAO DỊCH SỐ 21 P. GIAO DỊCH SỐ 30 P. GIAO DỊCH SỐ 10 P. GIAO DỊCH SỐ 11 P. GIAO DỊCH SỐ 12 P. THU XẾP VỐN & TDDN P. QUẢN LÝ DÒNG TIỀN P. DỊCH VỤ TÀI CHÍNH P. ĐẦU TƯ P. QLVUTĐT P. DỊCH VỤ & TD CÁ NHÂN CN TP.HCM CN VŨNG TÀU HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT b.Chức năng chính của các phòng ban. * Văn phòng Công ty. Là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị công ty trong việc chỉ đạo quản lý và điều hành hoạt động chung. - Về công tác văn phòng Giám đốc Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của Ban Giám đốc; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty thực hiện chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao; Bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, hàng tháng của Ban Giám đốc... - Về công tác văn phòng Hội đồng Quản trị: + Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng Quản trị công ty. + Theo dõi, đôn đốc công ty thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị công ty. + Chuẩn bị nội dung công việc cho các kỳ họp của Hội đồng Quản trị công ty. + Thực hiện công tác văn phòng của Hội đồng Quản trị công ty... - Công tác pháp chế: + Tư vấn các vấn đề về pháp lý cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức, chỉ đạo và thực hiện kinh doanh đúng pháp luật. + Theo dõi việc phát hành các văn bản của ban Giám đốc, + Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ, quy định liên quan của Nhà nước, Tổng công ty và Ngân hàng Nhà nước - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng tổ chức nhân sự và tiền lương là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong việc quản lý và điều hành các công ty: Tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực, tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, công tác hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, lễ tân, an ninh, bảo vệ, công tác an toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động của công ty. * Phòng Kế hoạch và thị trường là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác kế hoạch hoá, báo cáo thống kê, đầu tư xây dựng cơ bản và kế hoạch phát triển sản phẩm và thị trường. * Phòng Kế toán là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền vốn, xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính của công ty. * Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong các công tác kiểm tra, kiểm toán các hoạt động của công ty bảo đảm được thực hiện đúng các quy định của pháp luật và của công ty. Phòng Kiểm tra, kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ : - Dự thảo và trình Giám đốc ban hành các phương thức, nội dung và quy trình nghiệp vụ trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ tài chính tín dụng. - Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm soát nội bộ. - Trực tiếp hoặc phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý và điều hành theo đúng quy định của pháp luật về hoật động ngân hàng và quy định nội bộ của công ty. - Kiểm tra việc chấp hành quy trình hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật về hoạt động ngân hàng và quy định nội bộ của công ty và các đơn vị thành viên. Thực hiện kiểm tra, đầu mối đánh giá thực hiện ISO của công ty. - Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các nội quy, quy chế và quy định của công ty. - Giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Ngân hàng Nhà nước, của Tổng công ty và các quy định của pháp luật hiện hành về bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ; đánh giá mức độ và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ. - Trong phạm vi chức năng và quyền hạn theo quy định của pháp luật, xem xét giải quyết hoặc trình giám đốc giải qu?yết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các đơn vị trực thuộc. - Rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện các sơ hở, bất hợp lý để kiến nghị bổ sung. sửa đổi. - Chủ trì, phối hợp với phòng Kế toán lựa chọn tổ chức kiểm toán độc lập để Giám đốc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt ; Làm đầu mối khi có đoàn thanh tra của Ngân hàng Nhà nước, Tổng công ty, Đoàn kiểm ra hoặc kiểm toán từ bên ngoài tiến hành thanh tra, kiểm tra tại công ty. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng Thông tin và công nghệ tin học là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác thu thập, tổng hợp, xử lý, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của công ty; quản lý hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin, phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm công nghệ thông tin ứng dụng. * Phòng Quản lý dòng tiền là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc cân đối, diều hoà, sử dụng và kinh doanh mọi nguồn vốn trong công ty nhằm bảo đảm đáp ứng kịp thời và hiệu quả vốn trong hoạt động kinh doanh của công ty. * Phòng Thu xếp vốn và tín dụng doanh nghiệp là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong thu xếp vốn cho các dự án đầu tư trong và ngoài Tổng công ty; quản lý và tổ chức triển khai các hoạt động tín dụng đối với các doanh nghiệp. * Phòng Dịch vụ tài chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực tổ chức, triển khai, cung cấp các dịch vụ tài chính tiền tệ cho Tổng công ty và các tổ chức kinh tế khác. * Phòng Dịch vụ và tín dụng cá nhân là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu và chỉ đạo triển khai chung trong toàn hệ thống công ty và trực tiếp tổ chức hoạt động các phòng giao dịch trực thuộc công ty vầ dịch vụ tài chính đáp ứng nhu cầu của CBCNV ngành và các cá nhân khác. + Các dịch vụ ký quỹ, đại lý và các dịch vụ tài chính tiền tệ khác liên quan đến CBCNV ngành dầu khí và các cá nhân khác. - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. * Phòng Đầu tư là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu, tổ chức, triển khai và quản lý đầu tư, vốn của công ty tại các doanh nghiệp khác. * Phòng quản lý vốn uỷ thác đầu tư là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu và triển khai kinh doanh trên thị trường chứng khoán. Qua đó ta thấy được nhiệm vụ các phòng ban nhằm tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác phân bổ, kiểm tra, nghiên cứu đưa ra sáng kiến cải tiến trong công việc, trong nghiệp vụ của phòng ban mình giúp Giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty, xây dựng mạng lưới nhiệm vụ từ dưới lên trên để đảm bảo hệ thống được ăn khớp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. 2.2 Thực trạng triển khai kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC. 2.2.1 Một số quy định chung về tín dụng và kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với công tác tín dụng tại PVFC. * Sau đây là một số quy định chung về tín dụng được trích trong điều lệ của PVFC: Công ty Tài chính Dầu khí phải dự phòng rủi ro và hạch toán khoản dự phòng rủi ro này vào chi phí hoạt động. Việc trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Giới hạn cho vay đối với một khách hàng được quy định như sau: Tổng dư nợ cho vay một khách hàng không vượt quá tỷ lệ 15% vốn tự có của Công ty Tài chính Dầu khí, trừ trường hợp đối với các khoản cho vay từ các nguồn vốn ủy thác của Chính phủ, của các tổ chức, các nhân hoặc trường hợp khách hàng vay là tổ chức tín dụng khác; * Quy định Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách (gọi chung là hệ thống kiểm tra nội bộ) thuộc bộ máy điều hành của Giám đốc từ trụ sở chính đến chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc giúp Giám đốc điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của Công ty; Hệ thống kiểm tra nội bộ và các nhân viên làm nghiệp vụ này (nhân viên kiểm tra nội bộ) độc lập trong hoạt động đối với các bộ phận nghiệp vụ, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các công ty trực thuộc; và được độc lập đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Về nhân viên kiểm tra nội bộ của Công ty có các tiêu chuẩn chung của nhân viên Công ty và có đủ các điều kiện sau đây: Hiểu biết pháp luật, thông thạo nghiệp vụ mà mình đảm nhận; Có bằng đại học về Ngân hàng hoặc kinh tế, kế toán tài chính; Có thời gian công tác về lĩnh vực tài chính ngân hàng ít nhất là hai năm. Nhiệm vụ của tổ chức kiểm tra nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành pháp luật, các quy định của Ngân hàng Nhà nước và các quy định nội bộ, trực tiếp kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc; Kiểm tra các họat động nghiệp vụ từng thời kỳ, từng lĩnh vực nhằm đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của Công ty; Báo cáo kịp thời với Giám đốc, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ và nêu những kiến nghị khắc phục khuyết điểm, tồn tại; Các nhiệm vụ khác theo quy định của Giám đốc. Quyền hạn của tổ chức kiểm tra nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí Yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ và nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình văn bản chỉ đạo, chứng từ sổ sách ghi chép các tài liệu có liên quan khác (khi cần thiết) trong hoạt động để phục vụ việc kiểm tra hoặc kiểm toán; Đề nghị Giám đốc thành lập đoàn kiểm tra, phúc tra để thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất; Trưởng phòng kiểm tra nội bộ được tham dự các cuộc họp do Giám đốc triệu tập; Kiến nghị Giám đốc xử lý theo thẩm quyền đối với những đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật và các quy định của Ngân hàng Nhà nước, của Công ty; Các quyền khác theo quy định của Giám đốc . 2.2.2 Thực trạng triển khai nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát đối với công tác tín dụng ở PVFC. 2.2.2.1 Quy trình và nghiệp vụ tín dụng tại PVFC. I. Lưu đồ quy trình tín dụng Trách nhiệm Trình tự thực hiện Tham chiếu Thẩm định hồ sơ Kiểm tra Kiểm tra CBTD Tiếp cận khách hàng Mục II.1 CBTD Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục Mục II.2 CBTD Mục II.3 Trưởng phòng nghiệp vụ Mục II.4 Hội đồng thẩm địnhLãnh đạo công ty KH Phê duyệt Mục II.5 CBTD Hoàn thiện các thủ tục bảo đảm tín dụng Mục II.6 Lãnh đạo công ty Ký kết các hợp đồng ddôồng Mục II.7 CBTDPhòng Kế toán Cấp tín dụng Mục II.8 CBTD Giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi Mục II.9 CBTD Thanh lý hợp đồng Mục II.10 CBTD Hoàn thiện và lưu hồ sơ và lưu hồ sơ Mục II.11 II. Diễn giải quy trình tín dụng: 1. Tiếp xúc khách hàng tìm hiểu nhu cầu tín dụng: Đây là bước cơ bản trong quá trình tìm kiếm và tiếp xúc khách hàng, các bước tiếp xúc sẽ được quy định cụ thể theo đối tượng, loại khách hàng là tổ chức hay cá nhân, loại hình kinh doanh, mục đích vay vốn để có thể tư vấn cho khách hàng vay và sủ dụng vốn hiêụ quả nhất. 2. Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục: 3. Thẩm định hồ sơ: CBTD tiến hành các bước thẩm định và lập Tờ trình thẩm định tín dụng. Các bước tiến hành thẩm định được tiến hành theo quy định của công ty. Trường hợp khoản tín dụng phải có tài sản đảm bảo, CBTD có trách nhiệm xem xét, định giá các tài sản đảm bảo theo các hướng dẫn cụ thể. 4. Kiểm tra: Sau khi hoàn thiện việc thẩm định khách hàng, CBTD tập hợp hồ sơ để trình Trưởng phòng nghiệp vụ kiểm tra, xem xét. Trưởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ xin cấp tín dụng của khách hàng và tờ trình thẩm định do CBTD lập và ghi rõ ý kiến của mình trên tờ trình. 5. Phê duyệt: Sau khi Trưởng phòng nghiệp vụ kiểm tra, xem xét, CBTD chuyển hồ sơ lên lãnh đạo /Hội đồng thẩm định để xin phê duyệt. Trường hợp lãnh đạo /Hội đồng thẩm định từ chối cấp tín dụng: Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty /Chủ tịch Hội đồng thẩm định, CBTD lập công văn gửi khách hàng về việc từ chối cấp tín dụng trình Trưởng phòng nghiệp vụ ký thừa uỷ quyền Giám đốc công ty. Trường hợp lãnh đạo /Hội đồng thẩm định phê duyệt cấp tín dụng: CBTD căn cứ vào phê duyệt của lãnh đạo /Chủ tịch Hội đồng thẩm định để thực hiện việc hoàn thiện các thủ tục tiếp theo. 6. Hoàn thiện các thủ tục: Sau khi khoản tín dụng được phê duyệt, CBTD có trách nhiệm yêu cầu khách hàng hoàn thiện các thủ tục về hồ sơ tín dụng (còn thiếu). Trong trường hợp cho vay có đảm bảo bằng tài sản CBTD hoàn thiện các thủ tục về đảm bảo tín dụng: Soạn thảo và chuyển các bên ký kết hợp đồng cầm cố, thế chấp Tiến hành các thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo. Giao nhận tài sản đảm bảo. Các thủ tục về đảm bảo tín dụng phải được hoàn thành trước khi ký kết hợp đồng tín dụng. 7. Ký kết các hợp đồng: Căn cứ kết quả phê duyệt cấp tín dụng, CBTD soạn thảo Hợp đồng tín dụng và trình Trưởng phòng nghiệp vụ phê duyệt về nội dung và chuyển các bên liên quan ký kết. 8. Cấp tín dụng: Sau khi Hợp đồng tín dụng được ký kết, CBTD căn cứ các điều khoản của Hợp đồng tín dụng, nhu cầu của khách hàng để cấp tín dụng. 9. Giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi: Sau khi cấp tín dụng cho khách hàng, CBTD có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. 10. Thanh lý hợp đồng: Sau khi khách hàng hoàn tất các nghĩa vụ đã quy định trong hợp đồng tín dụng, CBTD có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập Đề nghị giải chấp tài sản đảm bảo gửi PVFC (nếu có) Sau khi các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đã quy định trong Hợp đồng tín dụng đã ký, nếu không có quy định gì khác thì có thể lập Biên bản thanh lý hợp động tín dụng. * Một số chỉ tiêu dư nợ tại PVFC Năm Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Đơn vị I. Tổng dư nợ cho vay 661.138.846 1.173.367.195 1.869.786.798 1000 đồng 1. Cho vay các TCTD khác 207.083.279 1020.622.952 1433.472.415 nt 2. Cho vay các TCTD, cá nhân trong nước (chỉ có trong ngành) 454.055567 152.744.243 436.314.383 nt II. Cho vay / Tổng tài sản 53 .72 40.52 44.44 % 1. Cho vay các TCTD / Tổng tài sản 16.82 35.25 34.07 % 2. Cho vay các TCTD, cá nhân trong nước / Tổng tài sản 36.90 5.27 10.37 % III. Tổng Tài sản 1.230.625.129 2.895.530.738 4.207.025.343 1000 đồng 2.2.2.2 Quy trình và nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng tại PVFC. Bước 1. CHUẨN BỊ KIỂM TRA: 1.1 Khảo sát và thu thập thông tin: Trước khi tiến hành kiểm tra đoàn kiểm tra phải thu thập các thông tin cần thiết. - Phải nắm được các quy trình quy chế liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được kiểm tra, phải biết các văn bản pháp quy mới nhất chi phối hoạt động của đơn vị được kiểm tra. - Những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị được kiểm tra - Các số liệu liên quan đến nội dung kiểm tra (Sao kê tín dụng, các tài khoản chi tiết của Phòng Kế toán, Sao kê bảo lãnh, tất toán, thu nợ thu lãi...) - Những khó khăn, vướng mắc hiện tại và sắp tới - Những thay đổi về loại hình dịch vụ, quy trình kinh doanh các nghiệp vụ.... - Những nội dung được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm - Báo cáo kết quả kiểm tra của các lần kiểm tra trước (nếu có) Phương pháp thu thập thông tin Yêu cầu các Phòng được kiểm tra cung cấp trong Thông báo kiểm tra các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra, các số liệu đó đã được đơn vị được kiểm tra kiểm soát. Phối hợp với tổ kiểm toán cập nhật số liệu tại bảng cân đối phát sinh, các tài khoản chi tiết... để đối chiếu số liệu. Thu thập bằng các nguồn khác 1.2 Lập đề cương kiểm tra: Bước này chỉ lập lần đầu cho mỗi nghiệp vụ kiểm tra trong trường hợp có sự thay đổi về nội dung, phạm vi kiểm tra thì cần tiến hành lập lại Dựa vào các thông tin thu thập được trong thời gian khảo sát, nhóm kiểm tra xây dựng đề cương kiểm tra 1.3 Tổ chức thông báo chương trình kiểm tra: - Sau khi Đề cương kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng KTKSNB có trách nhiệm lập Thông báo chương trình kiểm tra gửi cho đơn vị được kiểm tra. - Trước khi gửi Thông báo kiểm tra (trong trường hợp cần thiết), lãnh đạo phòng hoặc trưởng nhóm kiểm tra có thể trao đổi trước với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra về thời gian và phương thức làm việc. Các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra do đơn vị được kiểm tra cung cấp được sử dụng làm một trong các tài liệu kiểm tra. - Thời gian gửi Thông báo cho đơn vị được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày trước khi thực hiện kiểm tra. 1.4 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho kiểm tra: Trưởng nhóm kiểm tra: - Phổ biến cho các thành viên trong nhóm về những nội dung cụ thể của cuộc kiểm tra: mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, phạm vi và thời gian của cuộc kiểm tra - Có thể tổ chức thảo luận trong nhóm để thống nhất về cách thức tiến hành công việc - Sau khi nhận được các tài liệu của đơn vị được kiểm tra (các Phòng tín dụng) trưởng nhóm tập hợp, rà soát để xem mức độ công việc của quá trình kiểm tra, dựa vào sao kê tín dụng phân loại theo các nội dung: + Số phát sinh hồ sơ trong thời hiệu kiểm tra có giải ngân mới + Các phát sinh hồ sơ tất toán của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ bảo lãnh cho khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Các phát sinh hồ sơ được gia hạn nợ của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra + Công tác thu nợ, lãi trong kỳ. + Căn cứ các nội dung kiến nghị trong báo cáo kiểm tra tín dụng các tháng trước. Sau đó giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Phân công từng cán bộ kiểm tra phụ trách các bộ hồ sơ công việc hay từng mảng công việc tuỳ vào tình hình cụ thể của đợt kiểm tra - Đánh giá mức độ dư nợ tín dụng (nhiều hay ít, vay theo món hay theo hạn mức), tính chất khoản vay (ngắn hay dài hạn), đặc điểm khách hàng (trong hay ngoài ngành, DNNN hay Công ty TNHH, ...vvv...) qua đó xác định hồ sơ trọng yếu để kiểm tra kỹ hơn + Chuẩn bị checklist để kiểm tra (phiếu ghi chép): để ghi chép những phát hiện trong quá trình kiểm tra Bước 2. THỰC HIỆN KIỂM TRA: 2.1 Thu thập bằng chứng kiểm tra: a/ Phương pháp thu thập bằng chứng - Sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, xác minh: Sử dụng số liệu do Phòng được kiểm tra cung cấp để so sánh với cân đối của Phòng Kế toán, để kiểm tra việc cập nhật số liệu của các phòng tín dụng có được thường xuyên, kịp thời và chính xác không. - Kiểm tra thông qua việc quan sát, phỏng vấn cán bộ tín dụng: Khi có điểm nào chưa rõ trong quá trình kiểm tra có thể phỏng vấn cán bộ tín dụng. - Trong quá trình kiểm tra Đoàn kiểm tra đánh giá về các chính sách, các thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động tín dụng khi các quy trình quy chế không phù hợp với các quy định, quy trình quy chế ...thì có thể yêu cầu đơn vị được kiểm tra sửa đổi lại cho phù hợp. - Có thể kiểm tra toàn bộ hồ sơ hoặc chọn mẫu trọng yếu: tuỳ theo thời gian, yêu cầu của từng đợt kiểm tra. Tuy nhiên hiện tại Phòng KTKSNB sử dụng phương pháp kiểm tra toàn bộ hồ sơ. Lưu ý: Nguyên tắc chọn mẫu trọng yếu có thể chọn một hoặc một vài bộ hồ sơ dựa trên các tiêu chí cụ thể: các khách hàng có dư nợ lớn, đại diện cho các thành phần kinh tế, nợ quá hạn, khách hàng của các bộ tín dụng đã nhiều lần bị nhắc nhở trong các đợt kiểm tra trước... Trong quá trình kiểm tra các phát hiện cần được cụ thể hoá bằng các bằng chứng kiểm tra ( bản photo các hồ sơ sai sót). 2.2 Ghi chép và tổng hợp kết quả kiểm tra: Kiểm tra chủ thể vay vốn: * Kiểm tra hồ sơ pháp lý (Bản sao có công chứng, sao y của đơn vị vay vốn) - Đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân kiểm tra hồ sơ pháp lý thông qua: Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ hợp pháp: Quyết định thành lập, Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kinh doanh (kèm theo các lần đăng ký thay đổi giấy đăng ký kinh doanh nếu có), giấy phép hành nghề (nếu có), giấy phép kinh doanh ngoại tệ nếu KH vay bằng ngoại tệ (nếu có), Giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp (nếu có), điều lệ hoạt động (các chi nhánh của công ty hoặc ngân hàng thường không có điều lệ), quy chế tài chính (đối với doanh nghiệp nhà nước), quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó giám đốc, kế toán trưởng, phù hợp với luật Doanh nghiệp, luật các tổ chức tín dụng. Riêng đối với doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc tổng công ty nhà nước phải có uỷ quyền của Tổng Giám Đốc, Giấy uỷ quyền hợp pháp cho người đại diện ký trên HĐTD nếu có. Đối với các công ty ngoài ngành, cần kiểm tra kỹ tư cách pháp lý, năng lực, uy tín của công ty đó và lãnh đạo của công ty đó. - Đối với CBCNV trong ngành: Kiểm tra bản sao chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bản sao các giấy tờ chứng minh việc làm, mức thu nhập của CBCNV như: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng lương hoặc bảng lương, giấy đăng ký kinh doanh (nếu có); giấy phép hành nghề. Đối với cá nhân vay vốn là ngoài ngành đặc biệt phải đánh giá các thông tin về nhân thân của các cá nhân vay vốn (là người như thế nào, quan hệ với PVFC thế nào?, tư cách đạo đức và uy tín tại đơn vị nơi khách hàng công tác (có xác nhận của đơn vị công tác nếu có). Lưu ý : Khi cho vay bằng hình thức cầm cố chứng từ có giá Các CTCG phải là các chứng từ chưa mang cầm cố vay vốn, thời hạn cầm cố CTCG phải phù hợp với thời hạn còn lại của CTCG. Sau đó phải phong toả CTCG trước khi chuyển tiền cho KH. Cho vay bằng hình thức cầm cố chứng từ có giá không cần chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay. Kiểm tra tổng thể dư nợ đối với từng pháp nhân, thể nhân vay vốn để đối chiếu với mức phân cấp, mức phán quyết và tổng dư cho vay 1 khách hàng so với vốn tự có (có bị vượt quá 15% vốn tự có của PVFC, nếu bị vượt quá thì nguyên nhân là gì) và có kiến nghị xử lý kịp thời. Kiểm tra đối tượng vay vốn có thuộc đối tượng không được phép hoặc hạn chế vay vốn không? Kiểm tra hồ sơ tài chính của khách hàng vay v