Đề tài Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

góp phần vào sự phát triển của thành phố Hải Phòng thêm đẹp, thêm hiện đại hơn. Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên dùng đồng bộ, cơ giới hoá cao, số lượng lớn, và không ngừng được cải tiến phù hợp với đặc điểm thi công công trình. Đặc biệt công ty còn có cảng bốc xếp tập kết vật tư, hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các công trình thi công không qua các khâu trung gian cung cấp vật tư của các công ty khác. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thi công các công trình thuận lợi nhanh chóng và chất lượng hiệu quả cao. Công ty TNHH Phúc Tiến là đơn vị chấp hành tốt các quy định về quản lí tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm. Các công trình được công ty tổ chức thi công đều đạt chất lượng hiệu quả, đúng kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí. Công ty TNHH Phúc Tiến luôn coi trọng việc phát huy năng lực về kinh nghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời sống lao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng những yêu cầu tốt nhất của thị trường. 1.3.Cơ cấu tổ chức 1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI VỤ PHÒNG KĨ THUẬT - ATLĐ PHÒNG KH - VẬT TƯ TỔ VSMT TẠI CÔNG TRƯỜNG ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1 ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 2 TỔ MỘC CỐP PHA ĐỘI ÉP BÊ TÔNG THUỶ LỰC ĐỘI XE LU XÚC CẨU ĐỘI XE VẬN TẢI ĐỘI BÊ TÔNG MÁY THÀNH PHẨM TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.3 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.2 TỔ XÂY DỰNG SỐ 2.1 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.3 TỔ XÂY DỰNG SỐ 1.2 TỔ XẤY DỰNG SỐ 1.1 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động của công ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà nước quy định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các công trình được giao thầu hoặc trúng thầu. Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởng các đội thi công công trình thông qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ chức thi công. 1.3.2.2. Phó giám đốc Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. 1.3.2.3. Phòng kế toán - tài vụ Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ cho việc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi công công trình đồng thời chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo, thanh quyết toán với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.3.2.4. Phòng kế hoạch - vật tư Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng kế hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho quá trình thi công đúng tiến độ. 1.3.2.5. Phòng kĩ thuật - an toàn lao động Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng công trình mà mình trực tiếp thi công, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an toàn lao động và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an toàn lao động trong quá trình thi công. 1.3.2.6. Phòng tổ chức nhân sự Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên môn nghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu năng lực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thu dọn vệ sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công. 1.3.2.7.Phòng hành chính - quản trị Phòng hành chính - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho ban Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến người lao động. Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con…Tổ chức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng, chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị… 1.3.2.8. Các tổ, đội sản xuất Các đội công trình, đội xe cơ giới và các tổ đội khác được nhận nhiệm vụ tổ chức thực hiện thi công các công trình đạt chất lượng theo yêu cầu thiết kế, tổ chức lực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào công trình, đảm bảo an toàn thi công. Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng và tiến độ của chủ đầu tư và công ty để thực hiện thi công có hiệu quả. Các tổ, đội có trách nhiệm quản lí lao động trực tiếp trên công trình, điều hành tiến độ thi công đảm bảo các yêu cầu thiết kế và các nhiệm vụ khác của công ty. 1.4.Nguồn lực lao động 1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật Hiện nay tổng diện tích của công ty là 22.600 m2 trong đó: + 400m2 là diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp và sửa chữa các loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng tại số 205 phường Quán Toan - quận Hồng Bàng – Tp Hải Phòng. + 2.000m2 là diện tích cảng bốc xếp vật tư tại khu vực cảng Vật Cách. + 20.200m2 là diện tích văn phòng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng. Được xây dựng vào năm 1999 tuy thời gian hoạt động mới được 10 năm nhưng công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm…Hiện nay khối lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu quả cho công việc. Dưới đây là bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển và thiết bị đo lường: STT Tên thiết bị Mã số Năm sản xuất Nước sản xuất Tình trạng Nơi quản lí I Thiết bị sản xuất 1 Trạm trộn bê tông TBSX01 2006 Việt Nam Tốt Bãi công ty 2 Xe bơm bê tông 1671 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 3 Xe bơm bê tông 1622 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 4 Xe trộn bê tông 2029 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 5 Xe trộn bê tông 2312 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 6 Xe trộn bê tông 1276 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 7 Xe trộn bê tông 2321 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 8 Xe trộn bê tông 2282 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 9 Xe trộn bê tông 4265 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 10 Xe trộn bê tông 9604 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 11 Xe tải ben dofeng 18 T 9717 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 12 Xe tải ben dofeng 18 T 0287 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 13 Xe tải ben 5 Tấn 0439 1990 Đức Tốt Bãi công ty 14 Xe cẩu tự hành 8 Tấn 2157 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 15 Xe cẩu 16 Tấn 4391 1990 Nga Tốt Bãi công ty 16 Xe lu 13 tấn TBSX02 1990 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 17 Xe lu 15 tấn TBSX03 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 18 Xe ủi TBSX04 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 19 Xe xúc lật 0159 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 20 Xe xúc đào SOLA200W TBSX05 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 21 Xe xúc đào SOLA200W TBSX06 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 22 Xe xúc đào SOLA130W TBSX07 1993 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 23 Máy trộn bê tông 500L TBSX08 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 24 Máy trộn bê tông 500L TBSX09 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 25 Xe nâng hang 6 tấn 0120 1993 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 26 Máy ép cọc bê tông TBSX10 1993 Việt Nam Tốt Bãi công ty 27 Cần trục 5 tấn TBSX11 2004 Việt Nam Tốt Bãi công ty 28 Máy phát điện 125KVA TBSX12 2002 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 29 Xe trộn bê tông 8923 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 30 Xe trộn bê tông 8931 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 31 Xe trộn bê tông 8756 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 32 Xe kamaz 4026 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 33 Xe kamaz 3473 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 34 Xe bơm bê tông 1333 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 35 Xe bơm bê tông 4035 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 36 Xe téc chở xi măng 0202 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 37 Xe téc chở xi măng 1132 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty II Thiết bị đo lường 1 Cân cốt liệu cát, đá trạm trộn TBĐL01 Việt Nam Tốt Bãi công ty 2 Cân cốt liệu xi măng trạm trộn TBĐL02 Việt Nam Tốt Bãi công ty 3 Cân cốt liệu nước trạm trộn TBĐL03 Việt Nam Tốt Bãi công ty 4 Cân điện tử ô tô 100 tấn TBĐL04 Việt Nam Tốt Bãi công ty III Phương tiện vận chuyển 1 Tàu thuỷ 100 tấn HP-1517 Việt Nam Tốt 2 Sà lan chở Vật liệu xây dựng 01 HP-3401 VIệt Nam Tốt 3 Sà lan chở vật liệu xây dựng 02 HP-3519 Việt Nam Tốt 4 Sà lan chở hàng số 01 HP-4275 Việt Nam Tốt 5 Sà lan chở hàng số 02 HP-1429 Việt Nam Tốt 1.4.2.Cơ cấu lao động - Năm 1999 công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập với tổng số nhân viên là 20 người. Sau 10 năm thành lập cùng với việc mở rộng về địa bàn hoạt động cũng như lĩnh vực sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng công nhân viên cua công ty đã được tăng lên gấp 10 lần so với năm 1999, hiện nay số lượng công nhân viên của công ty là 205 người ( số liệu do phòng nhân sự cung cấp ) - Trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, công ty cũng bị ảnh hưởng rất nhiều nhưng do mở rộng quy mô hoạt động bằng biện pháp xây dựng trạm trộn bê tông trên địa bàn tỉnh Hải Dương nên công ty không phải cắt giảm nhân công, vì vậy số lượng công nhân vẫn được duy trì. + Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 205 người. Trong đó: Lao động trực tiếp: 169 người, tăng 36 người so với năm 2007 Lao động gián tiếp: 36 người, giảm 8 người so với năm 2007 Qua tìm hiểu về mặt số liệu em thấy rằng lao động gián tiếp của công ty năm 2008 đã giảm 8 người so với năm 2007. Chứng tỏ rằng bộ máy quản lí của công ty đã được thu gọn, ban Giám đốc công ty đã áp dụng biện pháp tối ưu hoá trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động không cần thiết, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của nhân viên văn phòng để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc. + Độ tuổi bình quân: Độ tuổi lao động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc. Công ty TNHH Phúc Tiến với tính chất và đặc thù của công việc do đó đòi hỏi phải có sức khoẻ tốt vì vậy công nhân của công ty có độ tuổi trung bình là 28 tuổi đây là độ tuổi phù hợp với công việc mang tính chất nặng nhọc, cần nhiều đến sức khoẻ như tại công ty TNHH Phúc Tiến. + Do đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất công việc nên ở công ty TNHH Phúc Tiến lao động chủ yếu là nam giới, cụ thể năm 2009: +) Lao động nữ: 32 người, chiếm 15,6% tổng số cán bộ công nhân viên. +) Lao động nam: 173 người, chiếm 84,4% tổng số cán bộ công nhân viên. + Trình độ chuyên môn: +) 13 người có trình độ đại học, chiếm 6,4% tổng số cán bộ công nhân viên +) 25 người có trình độ cao đẳng- trung cấp, chiếm 12,2%. +) Công nhân kĩ thuật 56 người, chiếm 27,3%. Còn lại 54,1% là lao động không qua đào tạo. Ban lãnh đạo công ty nhận thấy trình độ của người lao động là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy công ty thường xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học những khoá đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ quản lí, trình độ kĩ thuật. Bên cạnh đó công ty còn thường xuyên tổ chức cuộc thi tay nghề cho những công nhân không qua đào tạo, qua đó lựa chọn những người có khả năng và ý thức tổ chức kỉ luật đi học nghề ngắn hạn tại trường Cao đẳng nghề công nghiệp Hải Phòng. + Thời gian lao động: Được thực hiện theo quy định của công ty Sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút. Chiều từ 13 giờ 30 phút 17 giờ. Mỗi tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ 7. Được nghỉ vào các dịp lễ tết và các ngày khác theo quy định của Nhà nước. 1.5.Một số kết quả sản xuất kinh doanh +Kết quả hoạt động kinh doanh (trong 3 năm 2006-2007-2008) CHỈ TIÊU NĂM 2006 NĂM 2007 NĂM 2008 Doanh thu 24,578,907,520 đ 42,643,627,531đ 86,363,988,946đ Tổng chi phí 21,328,602,420 đ 36,974,074,794 đ 72,638,609,145đ Lợi nhuận doanh nghiệp 3,250,305,100 đ 5,669,552,733 đ 13,725,379,801đ Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 3,250,305,100 đ 5,669,552,737 đ 13,725,379,800đ Nộp ngân sách 910,085,420 đ 1,587,474,766 đ 3,842,106,344 đ Lợi nhuận sau thuế 2,340,219,672 đ 4,082,077,971 đ 9,882273,457 đ Lương bình quân/người/tháng 1,460,000 đ 1,750,000 đ 2,475,000 đ Qua bảng thống kê số liệu trên ta thấy trong 3 năm từ 2006 đến 2008, tốc độ tăng trưởng về các mặt của công ty năm sau gấp từ 1,7 đến 2 lần năm trước cụ thể là: + Doanh thu năm 2007 là 42,643,627,531đ tăng 18,064,720,010 đ so với năm 2006 là 24,578,907,520 đ ( tăng 73,5%). Năm 2008 doanh thu đạt 86,363,988,946đ tăng 61,785,081,420 đ so với năm 2007 là 42,643,627,531đ ( tăng 144,85%). + Lợi nhuận đạt được năm 2007 là 5,669,552,737đ so với năm 2006 là 3,250,305,100 đ tăng 74,4%. Lợi nhuận năm 2008 là 13,725,379,801đ so với năm 2007 là 5,669,552,737đ tăng 142%. Các chỉ tiêu khác như nộp ngân sách và lương bình quân năm sau đều cao hơn năm trước. Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi nhuận, các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh chóng, vượt kế hoạch đề ra. àCông ty đã và đang hoạt động rất có hiệu quả, đời sống của người lao động được ổn định. Do đảm bảo về chất lượng thi công các công trình, công ty TNHH Phúc Tiến đã nhận được rất nhiều hợp đồng có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên từ năm 2005 đến cuối năm 2008 S TT TÊN CÔNG TRÌNH GIÁ TRỊ HĐ CHỦ ĐẦU TƯ 1 Đường ra mố 3+4 cầu cảng Vật Cách 183,294,000 đ CTCP cảng Vật Cách 2 Nhà ngân hàng Á Châu - cảng Vật Cách 209,441,000 đ CTCP cảng Vật Cách 3 Cải tạo nâng cấp bãi chứa hàng cầu 192m 329,205,000 đ CTCP cảng Vật Cách 4 Sửa chữa nâng cấp đường khu vực trước cửa xưởng cơ giới 337,444,000 đ CTCP cảng Vật Cách 5 Cụm CN thép Cửu Long 406,000,000 đ CTCP thép Cửu Long 6 Sửa chữa nâng cấp nhà làm việc xưởng cơ giới 254,500,000 đ CTCP cảng Vật Cách 7 Sửa chữa hào cáp điện, rãnh thoát nước, tường rào và nhà cân 129,320,000 đ CTCP thép Cửu Long 8 Sửa chữa nâng cấp đường trước cửa kho B1+B2 123,891,000 đ CTCP cảng Vật Cách 9 Đường từ mố 3 + mố 4 đến cầu 192m 436,550,000 đ CTCP cảng Vật Cách 10 Cty LD đúc cơ khí VIDPOL 1,015,550,000 đ Cty LD đúc cơ khí VIDPOL 11 Cty CP thép Cửu Long 510,120,000 đ CTCP thép Cửu Long 12 Cảng Chùa Vẽ 1,334,400,000 đ CTCP ĐT&XD Việt Linh 13 Cụm CN thép Cửu Long 4,320,550,000 đ CTCP thép Cửu Long 14 Công ty xây dựng 18 406,120,000 đ Cty XD 18 15 Sửa chữa nâng cấp bãi chứa hàng kho A1 522,000,000 đ CTCP cảng Vật Cách 16 Công ty CP XD số 1 VINACONEX 134,240,000 đ CTCP XD số 1 VINACONEX 17 Công ty xây dựng 204 1,488,942,000 đ Cty XD 204 18 Công ty An Khánh 5,600,500,000 đ CTCP An Khánh 19 Sửa chữa bãi cầu 61m Hạ Lưu 244,655,000 đ CTCP cảng Vật Cách 20 Công ty CP ĐT&XD 34 184,000,000 đ CTCP Đt&XD 34 21 Sửa chữa kho bãi B2 248,081,000 đ CTCP cảng Vật Cách 22 Đúc và ép cọc bê tông móng của nhà xưởng số1+số2 685,545,000 đ Cty TNHH xây lắp &VLCN 23 Cụm CN thép Cửu Long 2,088,358,000 đ CTCP thép Cửu Long 24 Công ty TNHH Phúc Tiến 12,000,000,000 đ Cty TNHH Phúc Tiến Trên đây chỉ là một số công trình công ty đã thi công và khách hàng đã thanh toán hết hợp đồng cho công ty, còn rất nhiều các hợp đồng khác có quy mô lớn nhưng do khách hàng chưa thanh toán cho công ty nên không thống kê vào danh sách này. Trong những năm qua công ty đã nhận được rất nhiều đơn đặt hàng điều này chứng tỏ rằng uy tín của công ty ngày càng được khẳng định, có được sự tín nhiệm của các chủ đầu tư. 1.6.Thuận lợi, khó khăn 1.6.1. Thuận lợi - Từ khi thành lập đến nay công ty thường xuyên đảm bảo mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước. Công ty đã đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, cải thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn cho cán bộ công nhân viên, để từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Sản phẩm của công ty TNHH Phúc Tiến sản xuất ra được khách hàng ưa chuộng và tiêu thụ nhanh trên thị trường vì có giá thành rẻ hơn so với các công ty khác vì công ty có thể tự khai thác được nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất do vậy mà không cần phải thông qua các khâu trung gian nên giảm được chi phí đầu vào. - Môi trường kinh doanh tương đối thuận lợi, đối thủ cạnh tranh tại thị trường Hải Phòng ít, sức cạnh tranh cũng không đáng kể, nhiều công ty sản xuất những sản phẩm cùng loại cũng phải nhập sản phẩm của công ty ( tại Hải Phòng công ty đã chiếm hơn 60% thị phần trong lĩnh vực sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn và bê tông thương phẩm) - Ở vào một vị trí giao thông quan trọng và thuận tiện, nguồn nguyên liệu dồi dào. - Mức lương và chính sách đãi ngộ của công ty dành cho cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao qua từng thời kì khiến đời sống của công nhân tốt hơn và họ yên tâm sản xuất. - Giám đốc công ty năng động, sáng tạo trong công tác quản lí, luôn quan tâm đến đời sống của công nhân viên trong công ty, với phương trâm “200 lao động là 200 gia đình, thu nhập của lao động ổn định thì kinh tế của gia đình họ cũng sẽ được đảm bảo”. 1.6.2. Khó khăn - Khách hàng đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mĩ thuật. Vì vậy công ty phải không ngừng cải tiến về kĩ thuật công nghệ, “phải trao cho khách hàng những gì họ đang cần và sẽ cần chứ không phải trao cho họ những gì mình có”. - Công ty chưa chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên do vậy chưa đáp ứng được với sự thay đổi của môi trường kinh tế. - Các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại còn thiếu và hiệu quả không cao. - Cơ sở vật chất còn thiếu so với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản thuộc phòng Hành chính - Quản trị. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của phòng Hành chính - Quản trị. 2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Quản trị TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN BẢO VỆ - LÁI XE BỘ PHẬN CẤP DƯỠNG BỘ PHẬN VĂN THƯ-LƯU TRỮ BỘ PHẬN Y TẾ BỘ PHẬN VỆ SINH MÔI TRƯỜNG VĂN PHÒNG + Chế độ làm việc tại phòng Hành chính - Quản trị là làm việc theo chế độ thủ trưởng. Theo chế độ làm việc này nhân viên của các bộ phận chịu sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng, mọi vấn đề báo lên cấp trên đều phải thông qua trưởng phòng. 2.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 2.2.1.Trưởng phòng Trưởng phòng là người đứng đầu và lãnh đạo phòng Hành chính - Quản trị, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề của phòng mình. Là người tham mưu, báo cáo và đề xuất các ý kiến giải quyết công việc với Giám đốc. 2.2.2.Bộ phận văn thư - lưu trữ Tổ chức tiếp nhận và xử lí thông tin, văn bản “đi, đến” công ty. Soạn thảo văn bản theo sự chỉ đạo của trưởng phòng. Tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu, tổ chức tra tìm và sử dụng các thông tin, văn bản cần thiết để phục vụ cho hoạt động của công ty. Đóng dấu và quản lý con dấu của công ty. 2.2.3.Bộ phận cấp dưỡng Chuẩn bị bữa ăn trưa cho toàn bộ cán bộ quản lí và công nhân của công ty, chuẩn bị nước uống hàng ngày, các bữa ăn bồi dưỡng cho công nhân làm thêm giờ. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm 2.2.4.Bộ phận bảo vệ - lái xe + Bảo vệ: có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài sản của công ty, không cho phép người lạ tự ý vào công ty. Hướng dẫn cho khách đến công ty liên hệ công việc nơi mà họ cần đến. Tiếp nhận hồ sơ của người đến xin việc. + Lái xe: Luôn ở tư thế sẵn sàng để đưa đón lãnh đạo, lái xe phục vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng đi công tác hoặc liên hệ giải quyết công việc của công ty. Đảm bảo an toàn về tính mạng của lãnh đạo khi ở trên xe, giữ gìn và bảo vệ xe. 2.2.5.Bộ phận vệ sinh môi trường văn phòng Hàng ngày quản lí khu vực văn phòng và hội trường của công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ. Thường xuyên chăm sóc cây cảnh, thảm cỏ tại nơi làm việc. Làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng và hành lang khu vực văn phòng. Quản lí khu vực nhà vệ sinh và hệ thống nước thải bẩn của công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra đo các yếu tố của môi trường lao động và có biện pháp nhằm đảm bảo điều kiện môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. 2.2.6.Bộ phận y tế - Khám, cấp thuốc cho cán bộ nhân viên trong công ty, sơ cấp cứu tại chỗ. - Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Luôn có mặt để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, cùng các đơn vị liên quan định kì tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Mua thuốc và các dụng cụ y tế cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh. - Sau khi điều trị xong hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành. 2.3.Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị: gồm 21 người được bố trí công việc như sau: Chức danh Số lượng Trình độ Trưởng phòng 01 ĐH Bộ phận văn thư-lưu trữ 01 Trung cấp Bộ phận cấp dưỡng - tạp vụ 05 THPT Bộ phận bảo vệ - lái xe 12 THCS Bộ phận VSMT 01 THPT Bộ phận y tế 01 Trung cấp 2.4.Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ 2.4.1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ Vị trí đặt phòng làm việc được xem là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc cần đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tính chất công việc để bố trí nơi làm việc cho hợp lí. Công ty TNHH Phúc Tiến là công ty có diện tích mặt bằng tương đối lớn nhưng diện tích đặt nơi làm việc của khối văn phòng công ty lại rất nhỏ, tập trung trong một dãy nhà 2 tầng với tổng cộng là 8 phòng làm việc bao gồm cả phòng hội trường, nhà kho. Phòng Hành chính - Quản trị nằm ở tầng 1, gần cổng ra vào, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ công việc, tiếp nhận giải quyết mọi vấn đề được nhanh chóng. Bộ phận văn thư - lưu trữ được bố trí ngay trong phòng Hành chính - Quản trị cùng với các bộ phận khác. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ-LƯU TRỮ 10 8 8 8 9 8 5 4 8 (2) 8 8 3 8 (2) 7 6 8 (1) BÀN TIẾP KHÁCH (2) (1) *Giải thích sơ đồ: (1): Cửa ra vào (2): Cửa sổ (3): Bàn trưởng phòng (4): Bàn để máy in, máy fax (5): Bàn làm việc của cán bộ văn thư-lưu trữ (6): Bàn của nhân viên tạp vụ (7): Bàn của nhân viên VSMT (8): Tủ đựng hồ sơ tài liệu (9): Máy photo (10): Tủ sắt đựng con dấu và các giấy tờ quan trọng. Công ty sắp xếp bố trí phòng Hành chính - Quản trị theo kiểu phòng làm việc chung, bàn làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng được sắp xếp theo hình chữ U, khi ngồi làm việc thì mặt của nhân viên đều hướng ra ngoài và có xu hướng quay về phía người trưởng phòng. Phòng Hành chính - Quản trị được bố trí theo hình thức phòng mở, phía ngoài được kê 1 bộ bàn ghế dùng để tiếp khách, phía trong là nơi làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng. Giữa nơi tiếp khách và nơi làm việc được ngăn cách bởi một tấm vách có cửa thông. * Ưu điểm của các bố trí này là: + Việc di chuyển của nhân viên trong phòng và việc giao tiếp giữa họ nhanh hơn, thuận tiện hơn. + Bố trí phòng làm việc theo kiểu này không làm phân tán nhân viên trong quá trình làm việc. Nhân viên sẽ chịu sự quản lí giám sát của trưởng phòng vì vậy mà nhân viên tích cực làm việc hơn. * Nhược điểm: + Ồn ào, dễ làm phân tán sự chú ý của nhân viên. 2.4.2. Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ phải sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận khác. Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật của phòng: STT Tên các thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 2 bộ 2 Máy in 1 chiếc 3 Fax 1 chiếc 4 Máy điều hoà 3 chiếc 5 Máy photocopy 1