Đề tài Những đổi mới về Quản trị nhân lực tại Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên

này cũng không nhiều: 77 người (chiếm khoảng 11%), do qua nhiều năm những công nhân viên này đã dần nghỉ hưu. Biểu 2: Cơ cấu lao động theo trình độ năm 2004 - 2006: Đơn vị tính: Người TT TRình độ Năm 2004 Năm 2005 NĂm 2006 SO sánh (2004-2006) Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1 Thạc sỹ 2 0,30 2 0,30 3 0,43 1 2,63 2 Đại học-Cao đẳng 149 22,58 158 23,34 162 23,21 13 34,21 3 Trung cấp-Sơ cấp 432 65,45 440 64,99 456 65,33 24 63.16 4 Chưa qua đào tạo 77 11,67 77 11,37 77 11,03 0 0 Tổng cộng 660 100,00 677 100,00 698 100,00 38 100,00 (Nguồn: Phòng Tổ chức- hành chính Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên) Trong khi đó, những người có trình độ đào tạo trên đại học chỉ mới dừng ở học vị Thạc sỹ và chiếm một tỷ lệ rất nhỏ: 2 – 3 người (tương ứng 0,3%). ở cấp đào tạo đại học – cao đẳng, con số này là khoảng 150 – 160 người (chiếm 22-23%) cũng chưa cao. Đó là những lao động làm việc tại các phòng ban, kế toán, thống kê tại các Nhà hàng, nhân viên lễ tân, tổng đài, và một số lao động làm công việc phục vụ bàn, phục vụ phòng. Chính điều này thể hiện sự không hợp lý, lao động có trình độ Đại học – cao đẳng không nhiều những lại chưa được bố trí vào chức danh công việc phù hợp để tận dụng khả năng, năng lực của họ mà thay vào đó lại là những người mới chỉ được đào tạo trung cấp hoặc thậm chí là sơ cấp. Đây cũng là một trong những thực trạng thường gặp tại các doanh nghiệp, đơn vị thuộc sở hữu Nhà nước. Trong những năm gần đây, những cán bộ công nhân viên lớn tuổi có thâm niên cao đã giảm dần tỷ trọng trong tổng số lao động, đặc biệt là trong năm 2006 khi Công ty tiến hành giải quyết chế độ lao động dôi dư theo Nghị định 41/2002/NĐ-CP và 15 cán bộ công nhân viên có độ tuổi từ 50 trở lên tự nguyện viết đơn xin nghỉ. Chính vì vậy, nhìn vào biểu 3, số lao động trên 50 tuổi năm 2006 đã giảm 31,53% so với năm 2004. Còn lại là những lao động dưới 30 tuổi và từ 30 đến 50 tuổi chiếm tỷ trọng tương đương nhau trong tổng số lao động (khoảng 45-48%), trong đó lao động dưới 30 tuổi có tỷ lệ cao hơn nhưng không đáng kể do được bổ sung qua công tác tuyển dụng hàng năm. Độ tuổi trung bình của lao động trong Công ty các năm 2004 đến 2006 lần lượt là 35,94 – 35,86 – 35,42 cũng phản ánh được những biến động đã nói ở trên. Như vậy, có thể khảng định đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty là lực lượng lao động trẻ. Đây được coi là một thế mạnh của doanh nghiệp, đặc biệt đang hoạt động tại lĩnh vực du lịch, ngành đòi hỏi những nhân viên phục vụ trẻ trung, có ngoại hình khá và sự năng động, nhiệt huyết. Nhưng trái lại đây cũng là những lao động có tỷ lệ di chuyển cao nhất, chính điều này cũng gây khó khăn không nhỏ trong Công ty khi tìm những lao động mới thay thế. Dẫn đến số lao động có thâm niên công tác dưới 10 năm ngày càng có xu hướng tăng lên trong những năm gần đây. Biểu 3: Cơ cấu lao động theo tuổi – giới tính – thâm niên công tác năm 2004 - 2006: Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 so sánh (2004-2006) Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số CBCNV 660 677 698 38 1. Theo tuổi: Dưới 30 tuổi 307 46.52 315 46.53 336 48.14 29 76.32 Từ 30 - 50 tuổi 298 45.15 309 45.64 319 45.70 21 55.26 Trên 50 – 60 tuổi 55 8.33 53 7.83 43 6.16 -12 -31.58 2. Theo giới: Nam 318 48.18 326 48.15 336 48.14 18 47.37 Nữ 342 51.82 351 51.85 362 51.86 20 52.63 3. Theo thâm niên công tác: Dưới 2 năm 89 13,48 92 13,59 96 13,75 4 18,42 Từ 2- 5 năm 108 16,36 112 16,54 119 17,05 11 28,95 Từ 5 – 10 năm 108 23,94 163 24,08 171 24,50 13 34,21 Trên 10 năm 305 46,21 310 45,79 312 44,70 10 18,42 (Nguồn: Phòng Tổ chức- hành chính Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên) Lực lượng lao động nữ trong đơn vị luôn chiếm tỷ trọng cao hơn (khoảng 51,8%). Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, những công việc phục vụ phòng mang tính chất như “việc nhà” phù hợp với lao động nữ hơn. Ngoài ra các công việc phục vụ bàn, nấu bếp cũng là sự lựa chọn của nhiều lao động nữ đặc biệt trong những năm trước. Tuy nhiên, lao động nữ nhiều hơn với độ tuổi trung bình trẻ dẫn đến trong Công ty hàng tháng thường có trên dưới 10 lao động nghỉ thai sản. Chính vì vậy trong nhiều năm gần đây ban Giám đốc Công ty luôn có ưu tiên tuyển dụng lao động nam. Biểu 4: Cơ cấu lao động theo chức danh công việc năm 2004 - 2006: Đơn vị tính: Người TT chức danh công việc Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Số lượng % Số lượng % Số lượng % 1 Giám đốc Công ty 1 0.15 1 0.15 1 0.14 2 Phó Giám đốc Công ty 1 0.15 1 0.15 1 0.14 3 Giám đốc KS,NH,TT 4 0.61 4 0.59 4 0.57 4 Chuyên viên chính 3 0.45 3 0.44 3 0.43 5 Chuyên viên 11 1.67 12 1.77 12 1.72 6 Cán sự 8 1.21 8 1.18 8 1.15 7 Nhân viên kế toán, thống kê 9 1.36 9 1.33 9 1.29 8 Thủ quỹ 1 0.15 1 0.15 1 0.14 9 Nhân viên thu ngân 14 2.12 14 2.07 16 2.29 10 Nhân viên lễ tân, thị trường, tổng đài 34 5.15 35 5.17 35 5.01 11 Nhân viên bảo vệ, trông xe 27 4.09 27 3.99 27 3.87 12 Nhân viên phục vụ bàn 125 18.94 127 18.76 130 18.62 13 Nhân viên nấu bếp, phụ bếp 123 18.64 120 17.73 119 17.05 14 Nhân viên Bar 2 0.30 4 0.59 4 0.57 15 Nhân viên dẫn chương trình 2 0.30 2 0.30 2 0.29 16 Nhân viên cứu hộ 6 0.91 6 0.89 6 0.86 17 Nhân viên bốc vác 7 1.06 7 1.03 7 1.00 18 Nhân viên phục vụ phòng 129 19.55 134 19.79 142 20.34 19 Nhân viên giặt là 22 3.33 22 3.25 26 3.72 20 Nhân viên kỹ thuật 12 1.82 14 2.07 14 2.01 21 Nhân viên lữ hành 50 7.58 52 7.68 56 8.02 22 Nhân viên trang trí, âm thanh 5 0.76 5 0.74 5 0.72 23 Nhân viên sửa chữa điện, nước 10 1.52 10 1.48 11 1.58 24 Thợ mộc 7 1.06 7 1.03 7 1.00 25 Thợ sơn vôi 3 0.45 3 0.44 3 0.43 26 Kỹ sư 9 1.36 11 1.62 11 1.58 27 Bác sỹ, dược sỹ 4 0.61 4 0.59 4 0.57 28 Nhân viên bán hàng 12 1.82 13 1.92 13 1.86 29 Nhân viên phục vụ, vệ sinh, cây cảnh 15 2.27 17 2.51 17 2.44 30 Lái xe 4 0.61 4 0.59 4 0.57 Tổng cộng 660 100.00 677 100.00 698 100.00 (Nguồn: Phòng Tổ chức- hành chính Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên) Qua số liệu biểu 4, ta có thể thấy được số lao động theo từng chức danh công việc không có nhiều biến động lớn trong 3 năm. Sự thay đổi lớn nhất chủ yếu tập trung ở những bộ phận trực tiếp có số lượng lao động lớn như: phục vụ phòng, phục vụ bàn, nấu bếp, phụ bếp. Nhìn chung, lao động gián tiếp (Thứ tự 1-8) chiếm một tỷ trọng khoảng 5,7% so với tổng số cán bộ công nhân viên, một tỷ lệ phù hợp. Trong đó, Còn lại 94,3% lao động là những người lao động trực tiếp tại tất cả các bộ phận, đơn vị trong toàn Công ty. Ngoài những bộ phận nói ở trên thì các đơn vị còn lại số lao động mang tính ổn định cao hơn, ít biến động tăng giảm. Mặc dù vậy, đội ngũ lao động hiện nay của doanh nghiệp số lượng tương đối lớn, sử dụng chưa hợp lý, còn thiếu nhiều kinh nghiệm trong công tác kinh doanh du lịch khách sạn,tác phong chưa chuyên nghiệp và còn chịu nhiều ảnh hưởng của cách làm việc thời kỳ bao cấp, được đánh giá là một trong những khó khăn khi chuyển sang Công ty Cổ phần. 2.5. Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên Ban Giám đốc Công ty Giám đốc Khách sạn Kim Liên 1 Phòng Tổ chức Hành chính Giám đốc Khách sạn Kim Liên 2 Giám đốc Trung tâm Lữ hành Quốc tế Giám đốc Nhà hàng Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh (Nguồn: Phòng Tổ chức- hành chính Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên) Bộ máy quản lý của Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Mối quan hệ giữa phòng ban, Giám đốc các Khách sạn, Nhà hàng, Trung tâm Lữ hành quốc tế và Ban Giám đốc Công ty là một đường thẳng, có nhiệm vụ giúp việc, thông tin, báo cáo các vấn đề liên quan các lĩnh vực được phân công quản lý. Ngược lại, Ban Giám đốc Công ty có thể tham khảo ý kiến của những lãnh đạo cấp dưới trong các vấn đề chung trong Công ty hay ở từng đơn vị. Với quy mô hoạt động tương đối lớn thì bộ máy quản lý như hiện nay của Công ty là tương đối gọn nhẹ, đơn giản, không bị chồng chéo tạo điều kiện truyền đạt thông tin nhanh; phát huy chế độ một thủ trưởng, giúp việc, tham mưu cho Ban giám đốc là những người nắm được toàn diện mọi mặt đơn vị mình quản lý. Ban Giám đốc: gồm Giám đốc Công ty và Phó Giám đốc Công ty. Giám đốc công ty: là người lãnh đạo cao nhất trong công ty có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và phải chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả đó. Giám đốc Công ty là người có kiến thức tổng hợp, rộng, toàn diện tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động trong Công ty. Phó giám đốc công ty: Thay mặt cho giám đốc chịu trách nhiệm về công tác thi đua, khen thưởng kỉ luật. Công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác bảo đảm an toàn, theo dõi mua sắm thay đổi trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thực hiện các nội quy, quy chế dân chủ: kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, nâng bậc Quản lý trực tiếp các đơn vị tu sửa, giặt là, bảo vệ, công nghệ thông tin Giám đốc Khách sạn Kim Liên 1 và Kim Liên 2: chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về hoạt động của Khách sạn, trực tiếp quản lý mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, thị trường, phục vụ phòng. Giám đốc nhà hàng: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý toàn bộ hệ thống các nhà hàng cùng đội ngũ nhân viên bàn, bar, bếp cung cấp các dịch vụ làm thoả mãn tối đa nhu cầu ăn uống, tổ chức các hội nghị, hội thảo, tiệc cưới của khách tại công ty cũng như lưu động tại các điểm trong và ngoài thành phố. Giám đốc Trung tâm Lữ hành quốc tế: Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý lao động, thực hiện báo cáo theo quy định với Giám đốc và các phòng ban. Phòng Kế toán: với chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty nắm chắc các chế độ chính sách, các nguyên tắc thủ tục của Nhà nước. Đối chiếu với nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, phối hợp với các khách sạn, các phòng liên quan đề xuất hướng vận dụng thực hiện. Lập các báo cáo tài chính định kỳ. Chủ động đề xuất hướng tháo gỡ khó khăn hoặc nội dung cần báo cáo kiến nghị giải quyết những điểm bất hợp lý, thực hiện quản lý giám sát các nguyên tắc chế độ kế toán thống kê của Nhà nước. Chịu trách nhiệm quản lý và hạch toán kinh doanh trong Công ty. Quản lý tài sản vật tư tiền vốn của tài khoản. Chủ động quản lý, tạo mọi nguồn vốn có thể huy động để phối hợp với các bộ phận có liên quan giải quyết nhanh, có hiệu quả mọi yêu cầu của sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư sửa chữa cải tạo ở Công ty. Bảo quản hồ sơ tài liệu theo chế độ kế toán Nhà nước. Những nhiệm vụ trên được phân công cho kế toán trưởng, phó phòng, 4 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ. Phòng Kinh doanh: Tham mưu giúp Giám đốc lập, tổ chức thực hiện nghiên cứu, quản lý xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty. Thực hiện thống kê báo cáo tổng kết, sơ kết. Xây dựng các chỉ iêu chi phí, giá thành, phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, mức khoán quản cho: Nhà hàng, Bể bơi, Giặt là, Trung tâm lữ hành quốc tế, Trông xe. Bảo đảm các nhu cầu về cải tạo nâng cấp đầu tư chiều sâu và xây dựng mới các sản phẩm, lập, theo dõi và kiểm tra quyết toán công trình khối lượng xây dựng cơ bản, sửa chữa trong Công ty. Cung ứng kịp thời và quản lý toàn bộ trang thiết bị tài sản vật tư hàng hoá nguyên vật liệu. Kiểm tra việc thực hiện và theo dõi các định mức, kiểm kê báo cáo theo quy định. Dự thảo các hợp đồng kinh tế, mua bán vật tư hàng hoá, trang thiết bị có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Tập hợp và thực hiện các nhu cầu về in ấn đặt phòng, quảng cáo, hoá đơn, chứng từ. Nhân lực trong phòng hiện gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 2 chuyên viên và 1 cán sự Phòng Tổ chức- Hành chính: có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty thực hiện quản lý tổ chức bộ máy, CBCNV. Tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, bố trí, điều động cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh (theo các loại hình hoạt động kể cả khoán quản hiện nay) của Công ty, phổ biến kịp thời và hướng dẫn các bộ phận thực hiện tốt các chế độ chính sách và tiền lương đối với người lao động. Đồng thời có trách nhiệm đảm bảo tốt công tác hành chính quản trị, chăm lo sức khoẻ cho CBCNV và khách hàng. Duy trì môi trường vệ sinh sạch sẽ, bảo đảm an toàn thực phẩm. Chức năng, nhiệm vụ của phòng không chỉ dừng lại ở các vấn đề liên quan đến Tổ chức mà còn mở rộng trong việc chăm lo toàn diện đời sống của người lao động, tham mưu, trợ giúp Ban Giám đốc các vấn đề đối nội, đối ngoại, và chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác được giao phó. Đây chính là một trong những điểm khác biệt lớn giữa Phòng Tổ chức – Hành chính với các phòng ban khác. Trong khi, phòng Kế toán và phòng Kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về những vấn đề có liên quan trực tiếp đến chuyên môn thì Phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhận đến hầu hết các công việc còn lại, có liên hệ trực tiếp tới từng người lao động trong Công ty. Với vai trò, vị trí và những nhiệm vụ mà Phòng đã trở thành một phòng đa chức năng - một cánh tay đắc lực của Ban giám đốc. Về tổ chức, Phòng Tổ chức- Hành chính của Công ty hiện nay gồm: 5 người: Trưởng phòng: phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động và nội dung công việc của phòng. Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp, bố trí cán bộ, ra các quyết định, Lập kế hoạch đào tạo và phối hợp tổ chức đào tạo, đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho từng chức danh nhiệm vụ bằng các biện pháp đào tạo ngắn hạn, dài hạn tại Công ty hoặc gửi về các trường, các cơ sở đào tạo. Đồng thời có kế hoạch đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và cả đào tạo chính trị để nâng cao nhận thức và năng lực quản lý. Nắm nhu cầu nhân lực cụ thể để đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh phục vụ và quản lý ở các bộ phận để lập kế hoạch tuyển dụng theo quy định tiêu chuẩn của Công ty, của ngành. Duy trì theo dõi giờ giấc làm việc, chịu trách nhiệm liên hệ tổ chức bố trí những buổi họp thường lệ hoặc đột xuất của đơn vị có trách nhiệm thông báo rõ nội dung thành phần, thời gian, địa điểm trang trí hoặc các yêu cầu khác (nếu có) cho các bộ phận có liên quan bằng văn bản. Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các yêu cầu này để tổng hợp báo cáo giám đốc (trừ những hội nghị quan trọng Công ty sẽ chỉ đạo phân công cụ thể). Ghi biên bản các cuộc họp nội bộ của Công ty. Lên lịch công tác tuần. Hai Phó phòng: giúp việc trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về phần việc được giao, cụ thể: Phó phòng chuyên trách về công tác lao động tiền lương và lương: + Hàng tháng tính lương, chi lương cho CBCNV theo dõi chặt chẽ giữa thu và chi, quản lý quỹ tiền lương và phân phối lương đúng theo kết quả kinh doanh và theo các nguyên tắc đã được xác định trong các cơ chế khoán quản ở các bộ phận trong Công ty. Thanh toán các chế độ liên quan đến người lao động: chế độ thai sản, y tế, ốm đau, tai nạn lao động; + Quản lý, lưu giữ hồ sơ trên máy và hồ sơ viết tay, sử dụng hoặc bàn giao hồ sơ (khi cần thiết); + Nắm chắc nhân lực về khả năng trình độ tham mưu cho trưởng phòng bố trí sắp xếp đúng người, đúng việc đảm bảo bộ máy hoạt động có hiệu quả; + Thống kê nhân sự định kỳ; + Hàng năm bổ sung lý lịch, các biến động của người lao động vào hồ sơ (lên lương, đề bạt, chuyển bộ phận, hạ lương, ký hợp đồng lao động; + Lập cơ chế khoán quản cho các đơn vị, xây dựng định mức lao động, lập danh sách theo dõi biến động lương của CBCNV; + Hàng năm lập danh sách đề nghị thi nâng bậc và giải quyết nâng lương; + Xây dựng vào bảo vệ kế hoạch định mức tiền lương hàng năm với cơ quan cấp trên; + Xây dựng định mức tiền lương, định mức lao động, định mức khoán công việc, khoán định biên lao động bảo đảm cơ chế hoạt động năng động, có hiệu quả. Phó phòng phụ trách công tác quản trị: + Chuyên trách về công tác thi đua khen thưởng, làm chế độ chính sách: Hưu trí, nghỉ việc, thôi việc, hiếu hỷ và những quyền lợi chế độ liên quan khác theo chế độ quy định của Nhà nước hoặc quy định áp dụng của Công ty trong từng giai đoạn. + Quản lý sổ bảo hiểm xã hội, phối hợp cùng phó phòng phụ trách về tiền lương làm sổ BHXH, sổ lao động cho người lao động. + Thường trực Hội đồng thi đua và Hội đồng kỷ luật. Có trách nhiệm nắm bắt kịp thời mọi chế độ nguyên tắc, thủ tục có liên quan của cấp trên để vận dụng thực hiện và phổ biến quán triệt trong Công ty biết thực hiện. Phối hợp với trưởng các bộ phận để đôn đốc các phong trào thi đua nắm bắt, thẩm tra các kết quả hoặc các vụ việc để đề xuất trình mức độ khen thưởng xử lý được đúng mức kịp thời, có tác dụng động viên, khuyến khích và giáo dục. + Chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện tốt những điều đã ghi trong thoả ước lao động tập thể. Tham mưu cho Giám đốc để bổ sung sửa đổi những điều trong thoả ước để phù hợp với chế độ chính sách chung của Nhà nước khi có thay đổi hoặc những diễn biến phát sinh ở đơn vị cần được thay thế cho phù hợp. + Hàng tháng, quý tổ chức diệt muỗi, diệt chuột bảo vệ môi trường trong sạch. Theo dõi sức khoẻ phát hiện bệnh tật, gửi đi chữa trị kịp thời. Kiến nghị về bảo vệ sức khoẻ cho CBCNV. + Theo dõi các đối tượng chính sách xã hội thuộc phạm vi Công ty quản lý như: Gia đình liệt sỹ, thương binh, bộ đội xuất ngũ chuyển ngành, TNXP, các đối tượng nguyên là CBCNV Công ty nay đã nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc theo 176, Nghị định 41 hoặc những đối tượng chính sách khác ở địa phương mà Công ty có quan hệ trách nhiệm như bà mẹ Việt Nam anh hùng, gia đình liệt sỹ hoặc trẻ mồ côi mà Công ty có đỡ đầu hoặc phụng dưỡng). Hai Cán sự: chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc được giao theo chức danh. Cán sự chuyên trách về công tác lao động tiền lương: + Chịu trách nhiệm công tác duyệt lương hàng tháng; + Cùng phó phòng phụ trách về tiền lương kiểm tra theo dõi các định mức lao động, công tác khoán quản; + Lập danh sách tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quyết toán bảo hiểm với BHXH Quận; + Chuyên công tác soạn thảo văn bản; + Theo dõi quản lý xe ô tô. Theo dõi đăng ký hợp đồng cho thuê xe, tổ chức phục vụ xe cho nhu cầu của nội bộ, của lãnh đạo. Hàng tháng tổng hợp cây số xe kinh doanh và nộp tiền đầy đủ vào quỹ. Chịu trách nhiệm quản lý, sửa chữa bảo dưỡng và sử dụng các xe thuộc Công ty được hợp lý có hiệu quả. Cán sự phụ trách công tác văn thư lưu trữ, in ấn, chia phát báo, phát công văn nội bộ, mua phát văn phòng phẩm. Quản lý phòng họp giao ban, vệ sinh, nước uống cho các cuộc họp. + Thực hiện tốt chế độ công văn đến, công văn đi, đóng dấu và lưu giữ giấy tờ theo đúng chế độ bảo quản, bảo mật. Các nguyên tắc sử dụng và quản lý con dấu của Công ty. + Bảo đảm công văn đi, đến thông suốt, nhanh và kịp thời. + Hàng năm tổ chức lưu trữ công văn đúng với chế độ bảo quản. + Bảo đảm đủ văn phòng phẩm cho hoạt động của Công ty, bảo quản cấp phát theo đúng tiêu chuẩn đã duyệt. Trong một số trường hợp (công việc) lãnh đạo Công ty làm việc trực tiếp với các cán sự. Những nhân viên này có trách nhiệm thi hành và báo cáo lại trưởng phòng. Với cơ cấu phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên như hiện nay là gọn nhẹ với số lượng cán bộ, nhân viên không quá nhiều, đủ đảm bảo thực hiện các công việc được giao. Tuy nhiên, nếu trong phòng có người nghỉ ốm, thai sản, nghỉ do các lý do khác trong thì khối lượng công việc của người đó giao lại sẽ tạo ra những khó khăn không nhỏ cho những thành viên còn lại. Do đó, cơ cấu gọn nhẹ nhưng cũng không tối ưu do chưa tính đến người dự phòng trong những trường hợp nêu trên. Cán bộ, nhân viên trong phòng trong thời gian này đã được trẻ hoá do tháng 6 năm 2006, trưởng phòng và phó phòng phụ trách tiền lương đến tuổi nghỉ hưởng chế độ hưu trí và tháng 12 cùng năm này, cán sự phụ trách văn thư tự nguyện xin nghỉ theo Nghị định 41. Đây là một sự thay đổi lớn đối với Phòng: vừa tạo ra những thuận lợi trong giải quyết công việc nhanh chóng, tư duy đổi mới, dễ tiếp nhận những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới của công nghệ thông tin trong giải quyết công việc nhưng cũng gây ra không ít khó khăn trong giải quyết nhiệm vụ được giao do chưa có nhiều kinh nghiệm, thiếu sự chỉ đạo sát sao của trưởng phòng. Bởi bản thân trưởng phòng cũng mới tiếp cận lại với công tác tổ chức sau nhiều năm chuyển sang làm công việc khác. Sự phân công công tác như trên cho thấy mỗi một nhiệm vụ lại có mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành viên với nhau, chứ không phân chia hoàn toàn công việc cho một người cụ thể nào. Ví dụ: thực hiện công tác Bảo hiểm xã hội phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa hai phó phòng và cán sự phụ trách bảo hiểm xã hội. Do đó, mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên trong phòng là rất khăng khít và phụ thuộc vào lẫn nhau, có sự hỗ trợ nhưng cũng có nhiều phức tạp trong thực hiện công việc. Ngoài ra do chưa tính đến trường hợp dự phòng như đã nêu ở trên nên các cán bộ nhân viên trong phòng cũng đòi hỏi phải nắm thêm một số những nhiệm vụ của các thành viên khác để có thể nhanh chóng giải quyết công việc khi cần thiết. Nhìn chung, với việc phối hợp, thực hiện công việc của Cán bộ, nhân viên phòng Tổ chức – hành chính hiện nay là rất hiệu quả, phát huy được năng lực và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được cấp trên giao phó. II. Những đổi mới về quản lý nhân lực tại Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên: Trong những năm gần đây, Ban giám đốc Công ty đã có nhiều cải cách, đổi mới trong công tác quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là một số vấn đề nổi bật: Tiền lương: Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh do đó công tác trả lương được áp dụng theo hai hình thức. Lương của bộ phận phục vụ phòng được tính theo chế độ trả lương sản phẩm tập thể và chia lương theo hình thức cho điểm vì bộ phận này đã có hệ thống mức lao động. Đối với các bộ phận còn lại áp dụng hình thức trả lương theo thời gian do đặc điểm công việc rất khó định mức mà chỉ có thể định biên lao động . Khác với hình thức trả lương tập thể trong ngành công nghiệp, sản phẩm ở đây không phụ thuộc vào khả năng phục vụ của cả nhóm mà phụ thuộc vào số phòng thực hiện (số phòng phục vụ khách thực tế). Dưới đây là một số nội dung cơ bản về công tác trả lương của Công ty Khách sạn du lịch Kim Liên: Nguồn hình thành quỹ lương của Công ty (Tổng quỹ lương), bao gồm : Quỹ lương theo đơn giá được giao từ các hoạt động KDSX chính và dịch vụ khác (nếu có) Quỹ lương dự phòng và còn từ năm trước chuyển sang (nếu có) Quỹ lương bổ sung theo quy định Nhà nước (nếu có) Quỹ lương từ các hoạt động SXKD dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. Quỹ lương được hình thành từ những nguồn trên được sử dụng như sau: Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho CBCNV bằng 83% tổng quỹ tiền lương. Quỹ dự phòng 17% tổng quỹ tiền lương. Trước đây, việc sử dụng quỹ tiền lương của Công ty lại được thực hiện: Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho CBCNV bằng 78% tổng quỹ tiền lương. Quỹ dự phòng 12% tổng quỹ tiền lương. Quỹ khen thưởng 10% tổng quỹ tiền lương. Tiền lương trả cho người lao động trong tháng được chia làm 2 vòng: Lương vòng 1: được trả theo hệ số mức lương được được quy định tại Nghị định 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ, được tạm ứng vào ngày mùng 10 của tháng đó. Lương vòng 2: được trả theo hệ số do Công ty tự xây dựng căn cứ theo công việc mỗi người được giao gắn với mức độ phức tạp về kỹ thuật, tính trách nhiệm, mức độ nặng nhọc của công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc được giao và số ngày công thực tế của mỗi người đã tham gia, được thanh toán vào ngày 25 của tháng sau liền kề. Cơ sở để tính Tiền lương và thu nhập hàng tháng của người lao động dựa trên cơ sở bảng chấm công. Quỹ tiền lương Công ty được sử dụng trong tháng, quý, năm sau khi đã để lại như dự phòng như nói trên, phần còn lại cho trực tiếp, việc phân phối tiền lương cho người lao động làm 2 lần trong tháng: A. Trích 1 phần để trả lương lương vòng 1 (V1) cho người lao động. B. Phần còn lại chia theo W, chất lượng hiệu quả lao động mà mỗi người đã cống hiến (lương năng suất vòng 2 – V2) Tiền lương của người lao động trong tháng : Ti = T1i + T2i Trong đó : Ti : Tiền lương người lao động thứ i nhận được trong tháng T1i : Tiền lương (V1) trả theo hệ số lương đã quy định ở NĐ 205/2004/CP (H/số lương + H/số p/cấp) theo 205/2004/CP x Mức lương tối thiểu T1i = x Xi Ngày công chế độ Xi : Ngày công của người thứ i (với Xi Ê ngày công chế độ – những ngày nghỉ vì lý do : ốm, thai sản, con ốm, nghỉ không lý do, kỷ luật bị ngừng việc) T2i : Tiền lương (V2) được trả theo kết quả lao động mà mỗi người đã cống hiến theo mức độ phức tạp về kỹ thuật của công việc đòi hỏi, theo tính chất lao động nặng nhọc, theo tính chất trách nhiệm của công việc đòi hỏi, chỉ trả cho những người thực sự tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và mang lại hiệu quả nhất định. Tiền lương vòng 2 trả theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi (Li), mức độ hoàn thành công việc (Ki) và số ngày công l