Đề tài Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán tscđ hữu hình trong các doanh nghiệp

từ tương ứng là phiếu thu, căn cứ vào kết quả đối soát sản lượng và doanh thu cước thì kế toán doanh thu cước sẽ in ra chứng từ hoá đơn cước điện thoại. 1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại trung tâm Cho đến ngày 31/12/02 trung tâm sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/95 của Bộ trưởng bộ tài chính. Tài khoản cấp cao nhất tại đơn vị là tài khoản cấp 4, và các tài khoản cấp 4 chi tiết, ví dụ như: TK 112121B _ TGNH-TVN-NHNT Việt Nam-BCC TK 131111B _ Phải thu cước MobiFone – BCC Ngoài ra do đặc điểm ngành nghề kinh doanh mà trung tâm còn sử dụng thêm một số tài khoản chi tiết khác cho các tài khoản tổng hợp ví dụ như các tài khoản 1363; 1542.. để phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán tại đơn vị. Các tài khoản thêm này đã được sự cho phép của Bộ Tài Chính. 1.3.4. Hình thức sổ kế toán tại đơn vị: Hiện nay trung tâm KV1 đang áp dụng hình thức sổ kế toán ‘Chứng từ ghi sổ’, do áp dụng hệ thống kế toán máy nên cả sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp đều là những trang sổ tờ rời, tuy nhiên những trang sổ này vẫn tuân thủ theo đúng quy định về sổ sách kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. 1.3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tại đơn vị: Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm chỉ lập các báo cáo nội bộ để gửi lên trên Công ty, Công ty sẽ căn cứ vào các báo cáo do trung tâm chuyển lên để lập các báo cáo tài chính. Theo quy định thì trung tâm phải lập các báo cáo sau: Các báo cáo tài chính gồm có: Bảng cân đối tài khoản (lập theo quý) Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước (lập theo quý) Thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm (lập theo quý). Thanh toán với Công ty (lập theo quý) Các báo cáo dùng cho mục đích quản trị gồm có: Doanh thu BCC (lập theo tháng + quý) Doanh thu bán hàng hoá (lập theo tháng + quý) Doanh thu VMS (lập theo tháng + quý) Chi phí SXKD (BCC vàVMS) (lập theo tháng + quý) Chi phí sản xuất chung ( BCC và VMS) (lập theo tháng + quý) Chi phí bán hàng ( BCC và VMS) (lập theo tháng + quý) Chi hộ CIV (lập theo quý) Chi hộ Công ty (lập theo quý) Chi mua TSCĐ và XDCB (lập theo quý) Lao động và thu nhập (lập theo quý) Nhập xuất máy, Simcard, phụ kiện (lập theo quý) Tình hình tăng giảm TSCĐ (lập theo quý) Báo cáo kế toán tháng được gửi chậm nhất là sau 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng . Báo cáo kế toán quý được gửi chậm nhất là sau 10 ngày kể từ ngày kết thúc quý. Báo cáo kế toán năm được gửi chậm nhất là sau 25 ngày kể từ ngày kết thúc năm. 2. Khái quát chung về TSCĐ hữu hình tại đơn vị 2.1. Đặc điểm, phân loại và tình trạng quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình tại đơn vị. 2.1.1. Đặc điểm TSCĐ hữu hình tại đơn vị Trung tâm thông tin di động KV I là đơn vị chuyên kinh doanh dịch vụ viễn thông, thông tin di động trên phạm vi rộng khắp miền Bắc nên TSCĐ nói chung hay các máy móc, phương tiện, thiết bị kỹ thuật tại đơn vị nói riêng đóng vai trò tiên quyết đối với sự thành công của đơn vị. Hơn thế nữa hiện nay trên thị trường Việt Nam có hai nhà cung cấp dịch vụ thông tin di động là Mobifone và Vinafone nên không những máy móc, thiết bị truyền thông phải đủ hiện đại để đảm bảo cung cấp thông tin di động cho khách hàng được kịp thời, liên tục và đảm bảo chất lượng mà còn phải liên tục được hiện đại hoá để có thể cạnh tranh được với Vinafone nhờ việc cung cấp nhiều dịch vụ hơn, chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn. Hiện nay việc thu hút khách hàng tại VMS được thực hiện chủ yếu bằng các đợt khuyến mại, Marketing sản phẩm, cung cách phục vụ khách hàng, tuy nhiên nếu muốn có sự đột phá thì đó chính là ở việc phải đa dạng hoá các sản phẩm thông tin di động, cải tiến chất lượng và hạ giá thành các dịch vụ và TSCĐ tất nhiên giữ một vai trò thiết yếu giúp trung tâm nói riêng và Công ty nói chung thực hiện được điều này. Với hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC, phía đối tác đã cung cấp cho Công ty thông tin di động toàn bộ các máy móc, thiết bị viễn thông vào loại hiện đại nhất hiện nay, đó là các đài thu phát sóng, các trạm BTS, các thiết bị truyền dẫn nhằm có thể phục vụ khách hàng những dịch vụ phong phú, chất lượng và rẻ nhất. Ngược lại phía VMS trang bị toàn bộ cơ sở hạ tầng bao gồm nhà cửa, thiết bị văn phòng để hỗ trợ những điều kiện tốt nhất cho kinh doanh. 2.1.2. Phân loại TSCĐ tại đơn vị. Với tư cách là một đơn vị hạch toán phụ thuộc thì TSCĐ tại đơn vị có sự tách biệt giữa quyền sở hữu và quyền sử dụng, trung tâm chỉ có quyền quản lý và sử dụng các TSCĐ này còn quyền sở hữu các tài sản này thuộc về Công ty và tổng Công ty. Do đó TSCĐ ‘của trung tâm’ có thể được phân loại theo các cách sau: a) Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Theo cách phân loại này thì TSCĐ tại đơn vị tăng lên có thể từ các nguồn sau: TSCĐ tăng do được cấp: Bao gồm các TSCĐ được Công ty VMS, tổng Công ty hoặc phía đối tác (tập đoàn Comvik) cấp cho trung tâm sử dụng và các tài sản này có thể là máy móc thiết bị viễn thông hoặc có thể là các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý loại tài sản này chiếm tới 90% tổng giá trị TSCĐ tại đơn vị. TSCĐ tăng do đơn vị mua sắm: Bao gồm các TSCĐ trung tâm ‘thay mặt’ Công ty thực hiện việc mua sắm để phục vụ cho mục đích sử dụng ở trung tâm tuy nhiên sau đó trung tâm phải tập hợp chi phí mua sắm lên Công ty để chờ được duyệt, các tài sản này thường có giá trị nhỏ và chủ yếu phục vụ cho văn phòng như máy điều hòa, máy vi tính, bàn ghế và loại tài sản này chiếm khoảng 6,3% tổng giá trị tài sản ‘của trung tâm’. TSCĐ tăng do công tác XDCB đã hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng: Bao gồm các hạng mục công trình trung tâm tự xây dựng hoặc thuê ngoài thuộc quyền sử dụng của trung tâm, tuy nhiên cũng như tài sản cố định mua sắm thì quyền sở hữu lại thuộc Công ty VMS hoặc tổng Công ty bưu chính viễn thông, loại tài sản này chiếm 2,5% tổng giá trị tài sản tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ tăng do điều chuyển từ đơn vị khác: Bao gồm các TSCĐ có được do điều chuyển từ trung tâm KV II hoặc KV III, các tài sản được điều chuyển này thuộc quyền quản lý và sử dụng của đơn vị, tổng số tài sản được hình thành theo kiểu này chiếm khoảng 1,2% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. b) Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật TSCĐ dưới hình thức máy móc, trang thiết bị viễn thông như các tổng đài, các trạm thu phát BTS, các thiết bị truyền dẫn chiếm 69,8% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ dưới hình thức phương tiện vận tải như thang máy, ô tô chiếm 7,2% TSCĐ dưới hình thức nhà cửa, vật kiến trúc như các phòng làm việc, nhà để xe, hội trường chiếm 14,6% tổng giá trị tài sản cố định ‘của trung tâm’. TSCĐ dưới hình thức các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý như máy vi tính, bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, máy điều hòa chiếm 8,4% tổng giá trị TSCĐ. c) Phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh chiếm 92,2% tổng giá trị TSCĐ. Đất đai và TSCĐ không khấu hao chiếm 7,8% tổng giá trị TSCĐ. 2.1.3. Tình trạng quản lý và sử dụng TSCĐ tại đơn vị. Là một doanh nghiệp có quy mô TSCĐ rất lớn cả về số lượng và chủng loại nên việc tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ một cách có khoa học là yêu cầu cấp bách để trung tâm sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả nhất. Đối với mỗi TSCĐ trước khi được điều chuyển đến các bộ phận để sử dụng đều được phân định trách nhiệm rõ ràng. Người được phân công quản lý hoặc người đứng đầu bộ phận được phân công quản lý TSCĐ phải chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ tài sản, việc gắn kết quản lý đi đôi với sử dụng giúp người quản lý sử dụng một cách có trách nhiệm hơn với tài sản mà mình được giao đồng thời có chế độ bảo quản tài sản trong quá trình sử dụng. Hơn thế nữa việc quản lý, sử dụng tài sản cố định một cách chủ động còn góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng tài sản đó. Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh hỏng hóc hoặc mất mát, bộ phận sử dụng phải thông báo với lãnh đạo để xin ý kiến về kế hoạch sửa chữa kịp thời hoặc quyết định xử lý đối với tài sản đã bị mất đồng thời nếu phát sinh nhu cầu mua sắm thêm TSCĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh cũng phải thông qua ý kiến lãnh đạo trước. Tại trung tâm định kỳ tiến hành kiểm kê TSCĐ trong toàn trung tâm và tại các cửa hàng, đại lý thuộc trung tâm để đánh giá công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định của các bộ phận, có những biện pháp quy kết trách nhiệm đối với những TSCĐ bị thiếu mất hay xuống cấp do sử dụng thiếu hiệu quả đồng thời cũng kịp thời biểu dương những bộ phận sử dụng các TSCĐ hiệu quả. Đối với công tác kế toán thì việc kiểm kê tài sản còn có ý nghĩa quan trọng trong việc phát hiện các tài sản thừa, thiếu cũng như qua kiểm kê có thể xác định lại giá trị TSCĐ một cách chính xác (thông qua việc đánh giá lại hoặc nâng cấp tài sản đó) từ đó dẫn đến việc phân bổ khấu hao TSCĐ hợp lý hơn đảm bảo nguồn vốn khấu hao nhằm tái đầu tư TSCĐ. 2.2. Đánh giá TSCĐ hữu hình tại đơn vị. Việc xác định giá trị TSCĐ tại trung tâm được thực hiện theo đúng chế độ kế toán. Tài sản cố định tại trung tâm được theo dõi về giá trị ở cả hai mặt là nguyên giá và giá trị còn lại theo công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Đối với các tài sản được Công ty hoặc tổng Công ty cấp thì nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế được ghi theo sổ trên Công ty hoặc tổng Công ty còn các chi phí mới trước khi dùng thì được phản ánh trực tiếp vào chi phí kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ như trường hợp mua sắm. Ví dụ như vào ngày 23/1/2002 trung tâm được Công ty cấp cho một Anten X-pol panel GSM900 có thời gian sử dụng trong 5 năm với nguyên giá ban đầu là 21.783.375đ và số khấu hao lũy kế là 1.815.280đ (số liệu trên sổ kế toán của Công ty), chi phí vận chuyển lắp đặt hết 550.000đ. Căn cứ vào sổ kế toán trên Công ty và giá trị bàn giao trung tâm xác định nguyên giá cho TSCĐ này là 21.783.375đ, số khấu hao lũy kế là 1.185.280đ và giá trị còn lại là 19.968.095đ. Đối với các TSCĐ tăng do mua sắm thì nguyên giá tạm tính của TSCĐ bao gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với thuế nhập khẩu và các khoản phí tổn mới trước khi dùng như phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử và trừ đi các khoản giảm giá hàng mua (nếu có). Sau đó trung tâm phải trình nguyên giá tạm tính này lên cho cấp trên duyệt và giá trị TSCĐ sau khi được duyệt mới là nguyên giá chính thức của TSCĐ đó. Ví dụ như vào ngày 20/8/2002 trung tâm mua một máy điều hòa hiệu General trị giá 2.375 USD (đã bao gồm cả VAT 5%), chi phí lắp đặt hoàn chỉnh là 7.500.000đ. Vào ngày 20/9/2002 trung tâm nhận được quyết định số 1128 từ Công ty phê duyệt quyết toán với số tiền được phê duyệt là 41.736.429đ, phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị quyết toán được duyệt bắt người mua phải bồi thường. Căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ kinh tế này kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ này là giá trị quyết toán được duyệt là 41.736.429đ. Đối với TSCĐ do bộ phận xây dựng cơ bản bàn giao và đưa vào sử dụng thì nguyên giá tạm tính của TSCĐ là giá thực tế của công trình xây dựng cùng với các khoản chi phí khác có liên quan và thuế trước bạ (nếu có), sau đó trung tâm cũng phải chuyển giá trị dự toán, giá trị quyết toán của công trình lên Công ty hoặc tổng Công ty xét duyệt và giá được xét duyệt mới là nguyên giá chính thức của TSCĐ. Ví dụ như vào ngày 30/7/2002 trung tâm nhận công trình nhà để xe cho CBCNV do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là 315.627.000đ. Vào ngày 17/8 trung tâm nhận được quyết định số 1126 phê duyệt số tiền quyết toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Trong trường hợp này kế toán sẽ căn cứ vào số tiền quyết toán được duyệt để xác định nguyên giá của nhà để xe này là 315.627.000đ. Đối với các TSCĐ được nâng cấp hay được đánh giá lại thì nguyên giá tạm tính mới của TSCĐ sẽ là giá trị được đánh giá lại hoặc là nguyên giá của TSCĐ mới sau khi được nâng cấp (giá trị còn lại của TSCĐ cũ cộng với các chi phí nâng cấp TSCĐ đó). Sau đó nguyên giá tạm tính này sẽ được Công ty hoặc tổng Công ty duyệt lại một lần nữa và giá trị được duyệt sẽ là nguyên giá mới của các TSCĐ này. Ví dụ vào ngày 2/1/2003 Công ty tiến hành đánh giá lại một số TSCĐ trong toàn Công ty, trong đó có một thiết bị FEEDER SUHNER ở trung tâm KVI được đánh giá là giảm 20.300.000đ so với nguyên giá trước đây là 234.024.000đ và đơn vị đã tiến hành điều chỉnh nguyên giá TSCĐ này theo giá trị được đánh giá lại, nguyên giá của thiết bị lúc này là 213.724.000đ 3. Trình tự hạch toán TSCĐ hữu hình tại đơn vị 3.1. Hạch toán ban đầu Xác định TSCĐ hữu hình là bộ phận cơ bản phục vụ cho các mục đích kinh doanh của mình, kế toán trung tâm luôn chú ý đến nguyên tắc thận trọng hạch toán, bảo đảm chính xác đối tượng ghi sổ TSCĐ. Việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên hệ thống văn bản và chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. TSCĐ của Trung tâm tăng chủ yếu do được cấp trên cấp, một bộ phận không nhỏ do mua sắm, ngoài ra là do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao và một số các nguyên nhân khác như phát hiện thừa khi kiểm kê, do điều chuyển từ các đơn vị khác... Mọi trường hợp tăng TSCĐ Trung tâm đều lập hồ sơ lưu trữ gồm những giấy tờ liên quan đến TSCĐ đó phục vụ cho yêu cầu quản lý và sử dụng như: Đơn đề nghị của bộ phận có nhu cầu về tài sản, quyết định của Giám đốc Trung tâm, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn bán hàng... Các tài liệu này sẽ là căn cứ để hạch toán chi tiết và tổng hợp đối với các nghiệp vụ TSCĐ đó. TSCĐ trong trung tâm giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán và còn lại là do mất mát hoặc do bị điều chuyển đi các đơn vị khác. Trong các trường hợp giảm TSCĐ thì tại các bộ phận sử dụng TSCĐ đó và các bộ phận có liên quan cũng đều phải tiến hành bảo quản và lưu giữ các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó như quyết định thanh lý, nhượng bán TSCĐ, biên bản thanh lý và nhượng bán TSCĐ, quyết định xử lý TSCĐ bị mất, quyết định điều chuyển TSCĐ và các tài liệu trên cũng sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Hồ sơ các nghiệp vụ khác liên quan đến TSCĐ như sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ hay nâng cấp TSCĐ như quyết định sửa chữa, nâng cấp, hợp đồng sửa chữa, nâng cấp, biên bản giao nhận TSCĐ sau khi sửa chữa, nâng cấp cũng được phòng kế toán và các bộ phận sử dụng bảo quản và lưu giữ một cách cẩn thận. Sau đây chúng ta sẽ xem xét các thủ tục và hồ sơ của các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên tại đơn vị như mua sắm TSCĐ, TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, thanh lý TSCĐ và sửa chữa thường xuyên TSCĐ. 3.1.1 Thủ tục và hồ sơ nghiệp vụ mua sắm TSCĐ Sơ đồ số 7: Thủ tục mua sắm TSCĐ tại đơn vị Nghiệp vụ mua TSCĐ mới BP có nhu cầu Tờ trình Giám đốc TT Xin phép từ Cty Giám đốc Cty Ký duyệt Giám đốc TT Ký hợp đồng BP sử dụng Biên bản giao nhận Giám đốc TT Thanh lý hợp đồng Bảo quản và lưu Giám đốc Cty Quyết toán Đó là trường hợp Công ty giao cho trung tâm mua sắm TSCĐ mới còn đa phần là trung tâm chỉ đề đạt nhu cầu lên trên Công ty và Công ty tự mua sắm TSCĐ, sau đó bàn giao lại cho trung tâm, theo cách này thì TSCĐ trung tâm có được là do cấp phát chứ không phải là do mua sắm. Cách tốt nhất để hiểu được các thủ tục và hồ sơ trong quá trình mua sắm TSCĐ tại đơn vị là xem xét một ví dụ cụ thể. Vào quý 3 năm 2002, khi phòng máy tính chủ xét thấy có nhu cầu mua sắm máy điều hòa mới để thay thế cho máy cũ đã bị hỏng, trưởng phòng làm đơn xin lãnh đạo của trung tâm phê duyệt (xem phụ lục số 1) Giám đốc trung tâm sau khi căn cứ vào tờ trình của phòng máy và xét thấy việc mua máy mới là cần thiết, giám đốc ra một văn bản tương tự để trình lãnh đạo trên Công ty phê duyệt (xem phụ lục số 2) Sau khi kiểm tra tình hình thực tế tại phòng máy chủ của trung tâm, trên Công ty ra công văn gửi xuống trung tâm cho phép lắp đặt điều hòa cho phòng máy (xem phụ lục số 3). Khi nhận được công văn này trung tâm thực hiện việc lập báo cáo đầu tư dựa vào các ‘báo giá’ điều hòa nhiệt độ, chọn một số nhà cung cấp phù hợp nhất và xin Công ty phê duyệt báo cáo đầu tư. Sau khi Công ty phê duyệt báo cáo đầu tư, cấp vốn xuống cho trung tâm và lựa chọn hình thức mua sắm là chỉ định thầu, giám đốc trung tâm ra quyết định (xem phụ lục số 4) Sau khi có quyết định này, trung tâm sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, nội dung chính của bản hợp đồng đó như sau (xem phụ lục số 5) Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, bên B tiến hành lắp đặt máy điều hòa cho phòng máy chủ và khi công việc hoàn tất trung tâm tiến hành thanh toán đầy đủ các khoản chi phí như trong hợp đồng cho bên B, lập biên bản giao nhận TSCĐ. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản giao nhận TSCĐ Số 122 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Hôm nay ngày 20 tháng 8 năm 2002, tại phòng máy tính của trung tâm thông tin di động KV I chúng tôi gồm: Bên giao: Ông Nguyễn Trung Hân Chức vụ: nhân viên kỹ thuật Công ty TNHH điện cơ lạnh Bên nhận: Ông Nguyễn Văn Hùng Chức vụ: trưởng phòng máy tính Xác nhận việc giao nhận như sau Tên TSCĐ: máy điều hòa General Số lượng: 01 máy Tình trạng sử dụng: mới 100% Giá trị: 43.823.250 đồng (tương đương với 2.375USD & 7.500.000đ) Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Nguyễn Trung Hân. Nguyễn Văn Hùng. Thủ tục thanh lý hợp đồng kinh tế diễn ra sau đó sẽ kết thúc nghiệp vụ mua sắm TSCĐ tại trung tâm. Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế số : 389/HĐKT Căn cứ vào nội dung hợp đồng kinh tế số 389/HĐKT được ký kết giữa trung tâm TTDĐ KVI và Công ty TNHH cơ điện lạnh và kết quả thực hiện hợp đồng Hôm nay ngày 30 tháng 8 năm 2002, chúng tôi gồm Bên A: Tên doanh nghiệp: trung tâm thông tin di động KVI Đại diện là: Ông Cao Duy Hải Chức vụ: Giám đốc Bên B: Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế số 389/HĐKT với những nội dung sau: 1- Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp và lắp đặt máy điều hòa đúng chủng loại, số lượng như nội dung hợp đồng hai bên đã ký kết. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán: Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B như các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. 2- Những điều khoản còn tồn tại và trách nhiệm sau khi thanh lý hợp đồng: - Bên A: Không - Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng. Đại diện bên A Đại diện bên B Cao Duy Hải Trần Việt Hùng Sau cùng Công ty sẽ gửi quyết định quyết toán vốn đầu tư để thực hiện quyết toán giá trị của TSCĐ này. TCT Bưu Chính viễn thông vn Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Công ty thông tin di động Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số 1128/KTTKTC Ngày 20 tháng 9 năm 2002 Quyết định của giám đốc Công ty về việc phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành Căn cứ quyết đinh số 596/QĐ về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước Công ty thông tin di động Theo đề nghị của trưởng phòng kế toán thống kê tài chính Quyết định Điều 1: Phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành: trang bị điều hòa nhiệt độ cho phòng máy chủ. Điều 2: Kết quả đầu tư hoàn thành 1. Nguồn vốn đầu tư: Nguồn vốn tái đầu tư của Công ty 2. Thực hiện vốn đầu tư hoàn thành: 41.736.429 đồng 3. TSCĐ mới tăng: Số TT Danh mục TSCĐ Dự toán được duyệt Quyết toán được duyệt Thành TSCĐ 1 01 điều hoà General 47.548.236 41.736.429 41.736.429 Tổng cộng 47.548.236 41.736.429 41.736.429 Bộ phận sử dụng: phòng máy chủ tầng 2 Điều 3 : Căn cứ quyết định phê duyệt quyết toán của Công ty Trung tâm KVI thực hiện việc lập thẻ, vào sổ theo dõi quản lý TSCĐ, trích lập khấu hao và hạch toán theo chế độ quy định Phòng KT-TK-TC Công ty hạch toán theo chế độ quy định Giám đốc Đinh Văn Phước Tại phòng kế toán lưu lại bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau: quyết định của giám đốc Công ty về việc phê duyệt quyết toán vốn đầu tư; hợp đồng kinh tế; Giấy đề nghị thanh toán của bên B; hoá đơn giá trị gia tăng cho việc thanh toán cho bên B; biên bản giao nhận điều hòa; biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế. 3.1.2. Thủ tục và hồ sơ nghiệp vụ xây dựng cơ bản TSCĐ hoàn thành, bàn giao. Đối với trường hợp TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao có giá trị lớn thì Công ty có thể gọi thầu, còn đối với những công trình có giá trị nhỏ thì Công ty sẽ chỉ định thầu như trong trường hợp mua sắm TSCĐ, các thủ tục cần thiết cho đến khi ký kết hợp đồng kinh tế tương tự như trường hợp mua sắm TSCĐ, tuy nhiên khác ở điểm là đa số trong các trường hợp công trình có giá trị lớn Công ty sẽ thành lập ban quản lý dự án để phụ trách riêng công trình (thường thì phòng quản lý đầu tư xây dựng cơ bản được giao thành lập ban quản lý dự án) từ việc tìm bên nhận thầu đến ký kết hợp đồng và theo dõi tiến độ thi công của công trình, nghiệm thu công trình sau khi hoàn thành TSCĐ do xây dựng cơ bản tại trung tâm có thể được hình thành theo một trong hai cách. Cách thứ nhất là Công ty trực tiếp làm từ A đến Z từ khâu thành lập ban quản lý dự án trên Công ty đến khâu nghiệm thu công trình hoàn thành, sau đó Công ty bàn giao lại công trình cho trung tâm, cách này tương tự như trường hợp Công ty cấp phát TSCĐ cho trung tâm. Cách thứ hai là Công ty giao cho phòng QLĐTXD của trung tâm thành lập ban dự án và tự tìm đối tác, cuối cùng Công ty chỉ việc quyết toán giá trị công trình cho trung tâm. Có thể khái quát sơ đồ về thủ tục xây dựng cơ bản TSCĐ tại đơn vị như sau: Sơ đồ số 8: Thủ tục xây dựng cơ bản TSCĐ Nghiệp vụ xây dựng cơ bản Ban quản lý dự án Ký hợp đồng Bên nhận thầu Lập báo cáo đầu tư dự án Giám đốc Cty Ký duyệt báo cáo đầu tư Ban quản lý dự án Bàn giao Ctrình thanh lý HĐ Phòng QLĐTXD Thẩm định dự án Phòng KTTKTC Trình duyệt quyết toán Bảo quản và lưu Giám đốc Công ty Phê duyệt quyết toán Sơ đồ trên sẽ được giải thích cụ thể hơn qua ví dụ về việc xây dựng nhà để xe cho cán bộ công nhân viên của trung tâm vào đầu năm 2002.Ban quản lý dự án sau khi được thành lập, tiến hành mở thầu, chọn và ký kết hợp đồng kinh tế với nhà thầu thích hợp (xem phụ lục số 6). Sau khi nhận được báo cáo đầu tư do bên B lập, giám đốc Công ty tiến hành phê duyệt báo cáo đầu tư và căn cứ vào báo cáo được phê duyệt đó, trưởng ban quản lý dự ra lệnh khởi công dự án. Hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng sau khi công trình xây dựng hoàn thành (xem phụ lục số 7). Tiếp đó ban quản lý dự án tiến hành thanh lý hợp đồng kinh tế với Cty tư vấn thiết kế xây dựng và gửi tờ trình lên cho phòng QLĐTXD để phòng này thẩm định hồ sơ quyết toán công trình, sau khi thẩm định xong phòng QLĐTXD sẽ gửi kết quả thẩm định sang cho phòng kế toán thống kê tài chính và phòng này sẽ có nhiệm vụ trình giám đốc Công ty phê duyệt quyết toán. Giám đốc Công ty sẽ căn cứ vào bản quyết toán của trưởng phòng KTTKTC để ra quyết định phê duyệt vốn đầu tư hoàn thành. TCT Bưu Chính viễn thông vn Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Công ty thông tin di động Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số 1128/KTTKTC Ngày 17 tháng 8 năm 2002 QĐ của giám đốc Công ty về việc phê duyệt quyết toán vốn đầu tư Căn cứ quyết đinh số 596/QĐ về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước Công ty thông tin di động. Xét đề nghị của trưởng phòng kế toán thống kê tài chính Quyết định Điều 1: Phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành Công trình nhà để xe cho CBCNV tại trung tâm thông tin di động KV I Điều 2: Kết quả đầu tư hoàn thành 1. Nguồn vốn đầu tư: Nguồn vốn tái đầu tư của Công ty 2. Thực hiện vốn đầu tư hoàn thành: Vốn đầu tư thành TSCĐ: 315.627.000 đồng Trong đó: - Xây lắp : 306.922.000đ - Chi phí khác: 8.705.000đ Số TT Hạng mục công trình Dự toán được duyệt Quyết toán được duyệt Thành TSCĐ 1 Nhà để xe cho CBCNV 320.570.000 315.627.000 315.627.000 Tổng cộng 320.570.000 315.627.000 315.627.000 Điều 3 Hướng dẫn hạch toán 1. Trung tâm thông tin di động KVI thực hiện - Lập thẻ, vào sổ theo dõi TSCĐ, trích lập khấu hao TSCĐ theo quy định - Hạch toán: Nợ TK2112V/ Có TK33636V số tiền : 315.627.000đ 2. Phòng KTTKTC Công ty thực hiện hạch toán: Nợ TK13634V/ Có TK2412V số tiền : 315.627.000đ Giám đốc Đinh Văn Phước Như vậy bộ hồ sơ của công trình nhà để xe tại phòng kế toán của trung tâm trong trường hợp này sẽ bao gồm các giấy tờ: hợp đồng kinh tế; quyết định của giám đốc Công ty về việc phê duyệt báo cáo đầu tư; biên bản nghiệm thu công trình; tờ trình phê duyệt quyết toán của ban quản lý dự án; công văn do phòng QL-ĐTXD về việc thẩm định dự án gửi; quyết định phê duyệt quyết toán của giám đốc Công ty. 3.1.3. Thủ tục và hồ sơ nghiệp vụ thanh lý TSCĐ Thủ tục thanh lý TSCĐ tại trung tâm thông tin di động được khái quát theo sơ đồ sau: Nghiệp vụ thanh lý TSCĐ Giám đốc Công ty Ra quyết định thanh lý Phòng KTTKTC Công văn mời đấu giá Các đơn vị trực thuộc TT Biên bản họp thanh lý Các thành viên của trung tâm Phiếu đặt giá, nộp tiền Kế toán thanh toán Viết hoá đơn Thủ quỹ Viết phiếu thu tiền Bảo quản và lưu Sơ đồ số 9: Thủ tục thanh lý TSCĐ tại đơn vị Sau khi tổ chức họp hội đồng thanh lý TSCĐ (bao gồm cả lãnh đạo trên Công ty và ở trung tâm) giám đốc trung tâm ra quyết định thanh lý TSCĐ (xem phụ lục số 8). Sau