Đề tài Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

th.toán với ngời bán Kế toán các chi nhánh Sơ đồ 2.2 : 2.1.3.2 Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ kế toán Nhà máy áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1411- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tư hướng dẫn bổ sung của Bộ Tài Chính. Hệ thống chứng từ của nhà máy Thiết bị bưu điện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ nội bộ theo hướng dẫn của bộ Tài Chính. Các chứng từ thường được sử dụng: - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm. - Hoá đơn GTGT. - Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng. - Thẻ TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.. - Danh mục tài khoản của nhà máy sử dụng hầu hết các tài khoản theo QĐ 1141. Nhà máy cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 để ứng yêu cầu quản lý. - Hình thức kế toán nhà máy áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ . - Trình tự ghi sổ tuân theo các bước được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ ở nhà máy thiết bị bưu điện. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Các nhật ký Sổ (thẻ) chi tiết Bảng kê và NKCT Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo bao gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc gồm: + Bảng cân đối kế toán ( mẫu sổ 01- DN). + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( B02- DN). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( B03- DN ). + Thuyết minh báo cáo tài chính ( B09- DN ). + Và các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ nhà máy như: Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo sản lượng doanh thu... Công tác kế toán ở nhà máy mang tính chất thủ công. Việc ứng dụng tin học chỉ là ứng dụng chương trình Excel hỗ trợ cho việc tính toán và lập bảng biểu. Kỳ kế toán của nhà máy là quý, nhà máy kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, đánh giá hàng tồn kho theo giá hạch toán, cuối kỳ tính giá thực tế theo phương pháp hệ số giá, hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện khấu hao tài sản theo phương pháp tuyến tính. 2.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Hà Nội . 2.2.1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu của nhà máy Kể từ khi bước sang cơ chế thị trường, với nhiệm vụ tự hạch toán, tự quản lý kinh doanh, Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện đã không ngừng đổi mới qui mô sản xuất, đầu tư mới nhiều qui trình công nghệ tiên tiến hiện đại, từng bước đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ trong cả nước Có thể nói rằng song hành cùng với sự phát triển lớn mạnh của toàn ngành bưu điện, chúng ta không thể không nhắc đến những nỗ lực phấn đấu của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện, một trong những con chim đầu đàn của ngành bưu chính viễn thông Việt Nam. Chính xuất phát từ mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm, đáp ứng những yêu cầu “khó tính” của thị trường thì yếu tố đầu vào cho Nhà máy (là các loại nguyên vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú cả về số lượng, chất lượng, qui cách và chủng loại. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi nhu cầu về nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần được giải quyết từ những nguồn trong nước mà chúng còn được nhập từ các nhà sản xuất nước ngoài để đáp ứng những tính năng kỹ thuật cao cho sản phẩm ( thông thường là những loại nguyên vật liệu thuộc về lĩnh vực điện tử viễn thông mang tính chất khoa học kỹ thuật cao) Hiện nay, Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện sử dụng tới gần 3000 chủng loại nguyên vật liệu khác nhau. Trong đó có những nhà cung cấp trong nước như: Công ty kim khí tổng hợp, Công ty thiết bị văn phòng, Viện máy công cụ, v.v Các thiết bị điện tử, linh kiện máy điện thoại, đồng hồ, bột nhựa được nhập từ những nhà cung cấp lớn trên thế giới như: Công ty Siemen của Đức, Tập đoàn Motorola AT & T của Mỹ và một số Công ty của Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản Ngoài ra để quản lý vật tư không những đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận nhanh chóng, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại cũng như việc xuất dùng vật liệu được kịp thời, đầu đủ, Nhà máy đã cho lập 7 kho vật tư để lưu trữ vật liệu gồm : kho vô tuyến dụng cụ, kho kim khí, kho tạp phẩm (Trần phú), kho Thượng Đình, kho PVC, kho Lim, kho bán thành phẩm. Mỗi kho đều có thủ kho riêng với trách nhiệm theo dõi vật liệu về số lượng cũng như các điều kiện đảm bảo về mặt chất lượng. Trong trường hợp xảy ra thiếu hụt mất mát, Nhà máy sẽ có những hình thức kỷ luật phù hợp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các thủ kho trong việc bảo vệ tài sản chung của nhà máy. Chi phí nguyên vật liệu được Nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xác định cho từng loại sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm. Tất cả mọi nhu cầu về nguyên vật liệu đều phải được xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất. Trong công tác hạch toán, mỗi loại vật liệu đều được phản ánh trên một tài khoản riêng, các qui định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ luôn được bộ phận kế toán Nhà máy thực hiện và kiểm tra nghiêm túc, đầy đủ. 2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu ở nhà máy Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chính xác, đầy đủ và kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh đa sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: Vật liệu chính: gồm sắt, thép, nhựa, linh kiện điện tử, bán thành phẩm mua ngoài Vật liệu phụ: gồm hoá chất, băng dính, bút viết Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất: xăng, dầu nhờn Phụ tùng thay thế các loại : gồm mũi khoan, đá mài Với gần 3000 loại nguyên vật liệu khác nhau được sử dụng thì việc phân loại như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các bộ phận liên quan như: phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng kế toán thống kê, các kho, các phân xưởng sản xuất thống nhất trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Tuy nhiên việc phân loại trên đây chỉ mang tính tương đối bởi có thể đối với nhóm sản phẩm này thì nguyên vật liệu A là nguyên vật liệu chính song ở nhóm sản phẩm khác thì vẫn nguyên vật liệu A lại chỉ đóng vai trò là nguyên liệu phụ. Do đó khi hạch toán, đòi hỏi kế toán vật liệu phải có một trình độ hiểu biết nhất định về vai trò của từng loại nguyên vật liệu đối với từng loại sản phẩm để tránh sự nhầm lẫn. 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu trên cơ sở các chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách thống nhất, hợp lý. 2.2.3.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, xảy ra một số trường hợp cơ bản sau đây: Trường hợp 1: Thông thường nguyên vật liệu nhập về được giao tận nơi (tại nhà máy) thì khi đó giá vật liệu nhập kho là giá bán ghi trên hoá đơn cộng với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng Nhà máy phải chịu. Ví dụ ta có phiếu nhập kho sau: Tổng công ty bc-vt việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu nhập kho Số: 65 Ngày 15 tháng 11 năm 2002 Người nhập hàng: Trần Hùng Theo hợp đồng số: 28 ngày 10 tháng 11 năm 2002 Nhà cung ứng: Đinh Minh Châu - 11 Đường La Thành - Hà Nội Nhập tại kho: Kim khí STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Thép ống 70 x 8 ly Kg 120 120 9000 1.080.000đ Vận chuyển 56.000đ Cộng 1.136.000đ Thuế VAT (10%) 113.600đ Cộng: 1.249.600đ Trị giá thành tiền: Một triệu hai trăm bốn chín nghìn sáu trăm đồng Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Như vậy theo phiếu nhập kho trên thì giá nhập kho của loại vật liệu thép ống 70 x 8 ly là 1.080.000 + 56.000 =1.136.000 đ Trường hợp 2: Nguyên vật liệu có thể không được nhà cung cấp giao tận nơi mà phòng cung ứng vật tư của nhà máy phải trực tiếp tới tận cơ sở để xem xét chất lượng, qui cách, chủng loại, giá cả vật tư để liên hệ mua và vận chuyển về kho. Khi đó kế toán vật liệu hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) chi phí thu mua (công tác phí, chi phí vận chuyển) Trường hợp 3: Do đặc thù nhà máy phải nhập một số nguyên vật liệu từ nước ngoài như: Kính hiển vi điện tử, máy xoá temnên việc hạch toán những nguyên liệu này có một số đặc trưng cơ bản sau: Vật liệu được giao nhận tại cầu cảng, nên trong trường hợp này kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho . Ví dụ: ta có phiếu nhập kho đối với mặt hàng Thiếc hàn dây của Công ty TNHH Huyn đai như sau: Tổng công ty bc-vt việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu nhập kho Số: 33 Ngày 20 tháng 10 năm 2002 Nhập của: Hyun đai Coporation., Ltd Theo chứng từ: Hợp đồng số 06 ngày 13 tháng 10 năm 2002 Của: Anh Sơn Nhập tại kho: Kim khí STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Thiếc hàn dây Kg 1700 1700 1,50USD 2550USD =39.083.850đ Thuế nhập khẩu 1.172.515đ Cộng 40.256.365đ Thuế VAT (10%) 4.025.636đ Cộng: 44.282.001đ Trị giá thành tiền : Bốn bốn triệu hai trăm tám hai nghìn không trăm linh một Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Theo phiếu nhập kho này thì vật liệu Thiếc hàn dây nhập kho được ghi theo giá 40.256.365đ bao gồm cả thuế nhập khẩu. Như đã giới thiệu ở phần đầu, vì nhà máy áp dụng luật thuế theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế đuực ghi theo giá hoá đơn chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT ( 10% giá hoá đơn) sẽ được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – “Thuế GTGT được khấu trừ” ( TK 13312-“Thuế GTGT được khấu trừ đối với hàng hoá nhập khẩu”. Như vậy theo phiếu nhập kho số 33 ngày 20 tháng 10 năm 2002, giá vật liệu nhập kho sẽ là 40.256.365đ được ghi vào bên Nợ TK 152-“Nguyên liệu, vật liệu”, số thuế GTGT 10% = 4.025.636đ được ghi vào bên Nợ TK13312-“ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá nhập khẩu”, tổng giá thanh toán là 42.828.001đ . Trường hợp 4: Trên thực tế Nhà máy có thể quan hệ với những đơn vị bán hàng áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi đó đơn vị bán sẽ sử dụng một loại hoá đơn riêng (hoá đơn bán hàng).Ví dụ: Hoá đơn bán hàng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 15 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán: Lê Xuân Phương Địa chỉ: 44 – Trần Cao Vân Số tài khoản: Điện thoại : Mã số: 010044170-4 Họ tên người mua hàng: Trần Hùng - Phòng vật tư Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Địa chỉ: 61 Trần Phú Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Vòng bi 608 Vòng 5000 5300 26.500.000đ Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ: 26.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu năm trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trong trường hợp này, giá vật liệu ghi trên hoá đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Vì đơn vị bán không ghi rõ số thuế GTGT trên hoá đơn bán hàng cho nhà máy nên số thuế này nhà máy không được khấu trừ khi hạch toán vật liệu (Vòng bi 608) nhập kho. Trường hợp 5: Đối với một số loại vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến như: Hộp điện thoại, vỏ hộp đấu dây, vỏ thùng thư thì giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Trị giá thực tế = Giá thực tế vật liệu + Chi phí vật liệu nhập kho xuất chế biến chế biến Trường hợp 6: Đối với loại vật liệu phải thuê ngoài gia công thì: Trị giá thực tế = Giá thực tế vật liệu Chi phí vật liệu nhập kho ghi trên hoá đơn + chế biến xuất chế biến 2.2.3.2 Đánh giá vật liệu xuất kho Với đặc điểm sản xuất của nhà máy là thường xuyên yêu cầu xuất những khối lượng lớn các loại nguyên vật liệu khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích sản xuất, nên để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản vật liệu cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu xuất kho, nhà máy sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán sử dụng trong xuất kho nguyên vật liệu thường được xác định là giá từ cuối năm trước. Giá hạch toán được sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày. Đến cuối kỳ, căn cứ vào giá trị của khối lượng nguyên vật liệu xuất ra tính theo giá hạch toán để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc điều chỉnh đó được thực hiện thông qua hệ số giá (H) H = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Trên thực tế, giá hạch toán của nguyên vật liệu được xác định là khá gần sát với giá thực tế của chúng vì khối lượng nguyên vật liệu của nhà máy tồn kho ít do xác định được định mức dự trữ hợp lý, quay vòng nhanh và lớn nên nguyên vật liệu được nhập vào liên tục đồng thời cũng được sử dụng ngay cho sản xuất. Mặt khác thị trường vật liệu hiện nay cũng rất đa dạng do đó khi nhu cầu sản xuất đòi hỏi, bộ phận cung ứng có thể đáp ứng ngay, không cần tích trữ trong kho cho nên giá thực tế vật liệu xuất kho thường xấp xỉ gần bằng với giá thực tế của vật liệu nhập kho (trừ những loại vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài) 2.2.4 Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện 2.2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tình hình Nhập – Xuất - Tồn của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán vật liệu sử dụng các tài khoản sau: +/ TK 152 – “Nguyên liệu vật liệu” +/ Trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp, nhà máy sử dụng các tài khoản sau: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, . +/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho quá trình sản xuất, hay các mục đích khác nhau: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 +/ Nhà máy không sử dụng TK 151- “Hàng mua đang đi trên đường” Nội dung và kết cấu của các tài khoản trên đã được trình bày ở Chương 1 - “Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất”. Trong phần này chỉ xin đề cập tới những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu đang được áp dụng thực tế tại Nhà máy. 2.2.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng giảm vật liệu tại nhà máy đều phải được xác nhận bằng một hệ thống đầy đủ thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Các chứng từ đươc sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư Biên bản kiểm kê vật tư Hoá đơn GTGT Để hạch toán chi tiết vật liệu, phòng kế toán của nhà máy hiện đang áp dụng phương pháp “Ghi thẻ song song”. Theo phương pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng. Định kỳ (nửa tháng) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất lên cho kế toán vật liệu. Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên , kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ chi tiết nhập kho theo chỉ tiêu số lượng và số tiền; cuối quý kế toán chi tiết còn phải lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp và làm cơ sở lập bảng phân bổ cũng như bảng kê tính giá vật liệu, cuối cùng chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp vào sổ Cái và lập Báo cáo tài chính. 2.2.4.2.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu Để nghiên cứu vấn đề này, chúng ta sẽ xem xét quá trình nhập vật liệu ở hai khía cạnh: Thủ tục nhập vật liệu và Kế toán chi tiết nhập vật liệu. Phần 1: Thủ tục nhập vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, cụ thể là dựa trên những hợp đồng đã được ký kết, các đơn đặt hàng, khả năng tiêu thụ của thị trường căn cứ vào định mức nguyên vật liệu tiêu hao, phòng vật tư sẽ xác định được mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính cho kỳ tới. Tiếp đó, phòng vật tư mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật tư cử người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ. Ví dụ ta có một mẫu phiếu “Yêu cầu vật tư” như biểu số 2.4. Trường hợp 1: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài Vật liệu nhập kho do mua ngoài của Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện rất đa dạng và thường có khối lượng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, trước khi cho nhập kho vật liệu, nhà máy thường tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm. Ví dụ: khi người bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy căn cứ vào hóa đơn GTGT ngày 13 tháng 12 năm 2002 (biểu số 2.5) và phiếu “Yêu cầu vật tư” ngày 10 tháng 12 năm 2002, Nhà máy sẽ tiến hành kiểm nghiệm và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau (biểu số 2.6) Biểu số 2.4 Tổng Công ty BCVTVN Nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội Phiếu yêu cầu vật tư I. Bộ phận yêu cầu ghi Bộ phận yêu cầu Ngày yêu cầu Hạn thực hiện Nguồn cung cấp Phòng vật tư 10/12/2002 14/12/2002 ) trong nước ! ngoài nước Lý do yêu cầu : phục vụ sản xuất TT Tên vật tư, hàng hoá, dịch vụ Qui cách ĐVT Số lượng Ghi chú 01 Nhôm bản kẽm 0.3 li 0.3 li Kg 130 Giao ở 61 Trần Phú Người lập phiếu Người xem xét Người phê duyệt (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) II. Bộ phận mua hàng ghi: TT Tên vật tư, hàng hoá, dịch vụ Tên nhà cung ứng Đơn giá Tiến độ giao hàng 01 Nhôm bản kẽm 0.3 li Cty An Hải – 31 Đội Cấn 24.000đ/kg 13/12/2002 Lý do lựa chọn: Cách giải quyết khác: Người lập phiếu Người xem xét Người phê duyệt (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2.5 Hoá đơn (GTGT) (Liên 2: Giao cho khách hàng). Ngày 13 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH An Hải Địa chỉ: 31 - Đội Cấn Số tài khoản:.. Điện thoại: 8453689 Mã số:.. Họ tên người mua hàng: Anh Quang Đơn vị: Nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội. Địa chỉ: 61 Trần Phú Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:.. Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Nhôm bản kẽm 0.3 li Kg 130 24.000 3.120.000đ Cộng tiền hàng : 3.120.000đ Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 156.000đ Tổng cộng tiền thanh toán : 3.276.000đ Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu hai trăm bảy sáu ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2.6 Tổng công ty bc-vt việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Độc lập tự do hạnh phúc ------------@-------------- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hợp đồng số 03- 02 ngày 13 tháng 12 năm 2002 giữa nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội (bên mua) và Công ty An Hải (bên bán). Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan. Hôm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2002, vào hồi 9 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có: Ông Ninh Đức Thắng – Trưởng phòng vật tư. Bà Nguyễn Tân Chung – Trưởng phòng kỹ thuật. Bà Võ Thị Huệ – Kế toán vật tư. Bà Nguyễn Thị Thanh – Thủ kho Kim khí. Cùng tiến hành kiểm ra lô hàngvới nôi dung sau: STT Tên vật tư ĐVT Chủng loại Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo HĐ Thực nhập 01 Nhôm bản kẽm 0.3 li Kg 0.3 li 130 130 Đảm bảo chất lượng và chủng loại. Kết luận của ban kiểm nghiệm: 130 kg nhôm bản kẽm 0.3 li đảm bảo chất lượng và chủng loại. Ban kiểm nghiệm chấp nhận cho nhập kho toàn bộ. Biên bản hoàn thành lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày. Các thành viên tham dự ký xác nhận Phòng kỹ thuật Phân xưởng 7 Phòng vật tư (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1 liên lưu lại phòng vật tư, 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết nhập vật liệu, 1 liên giao cho cán bộ thu mua hoặc người bán. Người bán căn cứ vào phiếu nhập kho này và giấy đề nghị chi do phòng vật tư lập hoặc hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế và những chứng từ liên quan để yêu cầu thủ quỹ thanh toán tiền hàng. Ví dụ, trong trường hợp này sau khi vật liệu nhôm bản kẽm 0.3 li đã được kiểm nghiệm, phòng vật tư lập phiếu nhập kho số 183 như sau: Tổng công ty bc-vt việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Phiếu nhập kho Số: 183 Ngày 13 tháng 12 năm 2002 Người nhập hàng: Anh Quang – Phòng vật tư. Theo hợp đồng số: 03- 02 ngày 10 tháng 12 năm 2002 Nhà cung ứng: Công ty TNHH An Hải Nhập tại kho: Kim khí STT Tên hàng, qui cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Nhôm bản kẽm 0.3 li Kg 130 130 24.000 3.120.000đ Thuế VAT (5%) 156.000đ Cộng: 3.276.000đ Trị giá thành tiền: : Ba triệu hai trăm bảy sáu ngàn đồng. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ quỹ căn cứ theo phiếu nhập kho (mặt số lượng, và giá đơn vị) để tính ra tổng số tiền cần thanh toán cho người bán (Bao gồm cả các khoản chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, ) và tuỳ theo yêu cầu của người bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ sẽ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ tương ứng ( Trong trường hợp với phiếu nhập kho 183 thì thủ quỹ thanh toán cho người bán bằng tiền mặt – đã thoả thuận trong hóa đơn). Trường hợp 2: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho. Nhà máy thiết bị bưu điện không sử dụng các chứng từ như : “Biên bản kiểm kê vật tư” hay “ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” trong quá trình lập thủ tục nhập lại kho vật liệu, mà chỉ căn cứ vào “ Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thừa hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho cho những loại vật liệu nhập lại này được viết thành 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao xuống kho. Trường hợp 3: Thủ tục nhập phế liệu thu hồi. Nhà máy thiết bị bưu điện không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức kiểm tra cân, đong, đo, đếm nào. Tức là, ở Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi . Phần 2: Kế toán chi tiết nhập vật liệu Tại kho: sau khi nhận được và kiểm tra tính hợp lệ của phiếu nhập kho do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho sẽ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được lập dưới hình thức sổ, lập theo từng kho, trong đó theo dõi từng loại nguyên vật liệu cho cả năm. Mỗi loại nguyên vật liệu dược ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liên tiếp, cuối mỗi tháng tính ra số vật liệu tồn kho. Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 183, thủ kho sẽ ghi thẻ kho như sau: Biểu số 2.7 Đơn vị: Nhà máy thiết bị bưu điện Mẫu số: 06 - VT Tên kho: Kim khí Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Tờ số: 12 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư : Nhôm bản kẽm 0.3 li Đơn vị tính: Kg Mã số: 95 STT Chứng từ Diễn giải Ngày xuất nhập Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 2002 0 Tháng 1 0 49 22/1 FX 7 294,5 Tháng 10 500 160 9/10 CtyTNHH An Hải 1000 603 17/10 FX 7 900 607 20/10 FX 2 150 617 Tháng 11 617 700 Tháng 12 700 183 13/12 CtyTNHH An Hải 130 190 15/12 FX 7 108,7 195 25/12 FX 7 71.3 0 Tồn cuối năm 2002 0 Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho tương tự như công việc của thủ kho ( công tác này bị trùng lắp giưa kế toán vật liệu và thủ kho). Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho đó kế toán vật tư tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ (thẻ) liên quan. Cụ thể là trong trường hợp tại Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện, kế toán sẽ sử dụng “Sổ chi tiết nhập vật liệu”. Sổ chi tiết nhập vật liệu được mở riêng cho từng kho, theo từng quý, phản ánh đầy đủ từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng. Đơn giá ghi vào sổ chi tiết nhập vật liệu là đơn giá thực tế không bao gồm thuế GTGT (nếu đơn vi bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT). Ví dụ: Căn cứ phiếu nhập kho số 183 và một số chứng từ liên quan, kế toán vật liệu sẽ ghi Sổ chi tiết nhập vật liệu như biểu số2.8 Trên cơ sở các chứng từ gốc, các nhật ký chứng từ liên quan ( Nhật ký quỹ, Nhật ký tạm ứng, Nhật ký thanh toán với người bán) kế toán vật tư sẽ lập “Sổ tổng hợp vật tư đối ứng tài khoản 331”, “Sổ tổng hợp vật tư đối ứng tài khoản 141”, “Sổ tổng hợp vật tư đối ứng tài khoản 111”. Sổ tổng hợp vật tư đối ứng tài khoản được ghi chép theo từng chứng từ cụ thể trên cơ sở xác định hình thức thanh toán mua nguyên vật liệu đã thực tế phát sinh. Đặc điểm của Sổ tổng hợp vật tư đối ứng tài khoản là được mở cho cả quý, cho tất cả các kho trên cùng một trang sổ; cuối quý kế toán tổng hợp số liệu