Đề tài Oàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19 - 8

m chạp và không hiệu quả. 3.3. Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Xuất kho: Hàng xuất phải đủ chứng từ hợp lệ, có phiếu lĩnh hàng do đơn vị viết, phải ghi chú nội dung theo quy định của công ty cụ thể là khi xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất phải có đồng thời phiếu xuất vật tư của phòng kế hoạch vật tư và yêu cầu lấy vật tư của quản đốc phân xưởng. Hiện công ty sử dụng chứng từ cấp phát vật tư theo mẫu 02-VT ban hành theo quyết định số 186-TC/CĐKT ngày 14-3-1995 của Bộ Tài Chính. Đến kho lĩnh hàng: Người lĩnh phải xuất trình giấy xuất kho cho thủ kho. Khi thủ kho kiểm tra phiếu hợp lệ, đầy đủ thủ tục quy định thì mới cấp phát. Người lĩnh hàng phải mang theo sổ lĩnh của đơn vị giao cho thủ kho cấp phát ghi và ký vào sổ. Việc cấp phát hàng thực hiện công khai, được cân, đo, đong đếm cụ thể theo phiếu xuất kho. Với việc cấp phát như hiện công ty đang thực hiện có những ưu, nhược điểm sau: ưu điểm: Với việc tiến hành cấp phát như hiện công ty đang áp dụng thì đảm bảo cho cấp phát được kịp thời và chính xác lượng vật tư cần cho sản xuất ở các phân xưởng, đồng thời kiểm soát được lượng vật tư đã cấp phát điều này có thể làm cho người lao động có trách nhiệm với công việc của mình, tránh làm hỏng sản phẩm dẫn tới làm thất thoát vật tư. Nhược điểm: Khi phải cấp phát một lúc nhiều loại vật tư thì người thủ kho sẽ không thể đáp ứng kịp do đó có thể dẫn tới làm chậm quá trình sản xuất ở công ty làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3.4 Công tác tổ chức thanh toán quyết toán Là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận sử dụng nguyên vật liệu với bộ phận quản lý. Thực chất của công tác thanh toán quyết toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, thanh toán quyết toán nguyên vật liệu là sự đối chiếu, so sánh giữa nguyên vật liệu xuất ra trong sản xuất với lượng lượng thành phẩm thu về để biết được kết quả sử dụng nguyên vật liệu. Nhờ có việc tổ chức thanh toán quyết toán nguyên vật liệu mới nâng cao được trách nhiệm của của cá nhân và từng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu vào giá thành. Muốn cho công tác thanh toán quyết toán đi vào lề nề nếp phải tiến hành phân công và xác định rõ trách nhiệm vật chất đối với mỗi cá nhân và bộ phận làm công tác này phải coi là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý vật tư của các đơn vị. ở công ty cơ khí 19-8 trình tự công tác quyết toán được thực hiện như sau: Khi xuất vật tư cho yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Thủ kho phải ghi phiếu xuất kho cho từng đơn vị sử dụng vật tư vào mục đích cụ thể, từ đó làm cơ sở cho kế toán vật tư ghi chép vào sổ kế toán vật tư. Thống kê vật tư có nhiệm vụ ghi lại các nghiệp vụ xuất các loại vật tư vào sản xuất kinh doanh cho từng loại vật tư, từng vị trí sử dụng vật tư vào bên nợ của tài khoản liên quan (TK:621;627;641;642). Từ những sổ sách thống kê vật tư các phân xưởng, kế toán vật tư tổng hợp ghi vào sổ sách kế toán như sau: Nợ các tài khoản: 621;627;642;641. Có tài khoản nguyên vật liệu: 152. Việc quyết toán được thực hiện vào mỗi kỳ sản xuất kinh doanh trên các số liệu theo dõi ghi trong các sổ sách kế toán và được kết chuyển vào tài khoản 632, tài khoản giá vốn hàng bán. Việc này cũng được làm từ các phân xưởng và kế toán vật tư của công ty sẽ là người tổng hợp cuối cùng quyết toán vật tư cho công ty. Nhận xét: Công tác thanh toán quyết toán vật tư của công ty được tiến hành theo đúng trình tự kế toán và phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh ở công ty. Tuy nhiên việc quyết toán đôi khi bị chậm trễ so với thực tế sản xuất kinh doanh, phản ánh chưa kịp thời quá trình thống kê vật tư. Hiện ở công ty thường có đơn đặt hàng đột xuất do đó đòi hỏi công tác quyết toán phải nhanh và chính xác, như vậy công ty cần có những biện pháp thúc đẩy quá trình quyết toán sao cho càng rút ngắn được khoảng cách giữa thực tế và báo cáo để kịp thời phục vụ những yêu cầu quản lý vật tư. Các biện pháp khắc phục những khó khăn trên có thể là đào tạo nâng cao trình độ, khả năng làm việc của nhân viên làm việc trong lĩnh vực này. Có chế độ yêu cầu về thời gian hoàn thành việc thanh toán quyết toán để thúc đẩy việc thực hiện và có được những sổ sách, số liệu báo các một cách sớm nhất. 4. Công tác tổ chức định mức vật tư ở công ty cơ khí 19- 8 Định mức vật tư là số lượng vật tư tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong điều kiện quản lý và kỹ thuật nhất định. Dựa vào định mức vật tư cho phép người quản lý cấp phát vật tư hợp lý về số lượng và chủng loại cho sản xuất, là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán vật tư và tính giá thành sản phẩm. Để tính định mức vật tư hợp lý, chính xác căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ tay nghề của người lao động và tình trạng của máy móc thiết bị. Hiện có nhiều cách tính định mức vật tư, để có cách tính chính xác thì doanh nghiệp phải căn cứ vào thực trạng của mình để đưa ra cách tính phù hợp như vậy mới đảm bảo cho tính toán định mức chính xác và khoa học. ở công ty 19-8 công tác định mức được xác định theo từng loại sản phẩm như sau: Đối với nhíp ô tô sản phẩm chính của công ty công tác tính định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm được xác định theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. Đối với các sản phẩm phụ như búa đá, vòng đệm lò xo, căn u đường sắt hiện công ty chưa xác định chính xác định mức chi tiết cho từng loại sản phẩm. Dựa vào sản xuất thực tế tạm tính được như sau: Đối với sản phẩm búa đá, căn u đường sắt là loại sản phẩm đơn giản dễ chế tạo, hiệu suất sử dụng vật liệu là 90%. Đối với sản phẩm là vòng đệm lò xo làm từ thép tròn 60C2 nhập ngoại, yêu cầu sản phẩm tương đối phức tạp, qua nhiều bước gia công hiệu suất sử dụng vật liệu đối với sản phẩm vòng đệm lò xo là 80%. Đối với các loại nhiên liệu, điện dùng để sản xuất các sản phẩm phụ trên để tính định mức các loại nhiên liệu này cho một đơn vị sản phẩm công ty sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm. Đối với các sản phẩm mới để tính định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm, hiện nay công ty sử dụng phương pháp thử nghiệm sản xuất. VD: Tính định mức gas, sơn cho nhíp ô tô phòng kế hoạch và kỹ thuật đã phối hợp với các phân xưởng sản xuất thống kê lượng gas và sơn đã cấp phát cho sản xuất, rồi từ đó thống kê sản lượng nhíp ô tô sản xuất ra trong cùng thời gian. Dựa vào phương pháp bình quân gia quyền, công ty tính được định mức sơn và gas cho sản xuất nhíp ô tô. Kể từ khi làm nhíp ô tô đến nay công tác tính định mức sơn và gas cho sản xuất nhíp ô tô được tính nhiều lần, nhưng do điều kiện đầu vào cho sản xuất có nhiều thay đổi cho nên định mức sơn và gas có những thay đổi sau mỗi lần tính lại. Hiện nay công ty sử dụng kết quả tính định mức sơn và gas cho sản xuất nhíp ô tô được xây dựng trong 9 tháng năm 2002 để làm căn cứ xác định nhu cầu sơn và gas cho sản xuất nhíp ô tô. stt Vật tư cho sản xuất Sản lượng nhíp(tấn) Tiêu hao thực tế Gas(kg) Sơn(kg) Sản lượng nhíp(tấn) Gas(kg/tấn) Sơn( kg/tấn) 1 29.560 560 323,450 91,38 2,04 2 15.025 280 150,174 100,00 2,14 3 29.559 679 299,687 98,63 2,49 4 25.800 504 300,423 85,87 2,00 5 30.766 980 321,000 95,84 3,35 6 27.612 861 341,300 80,97 3,05 7 31.062 544 351,000 88,50 1,88 8 28.120 555 300,000 93,73 2,22 9 11.702 523 220,000 53,19 2,71 Bảng 3: Theo dõi tình hình tiêu hao sơn và gas cho sản xuất nhíp ô tô Từ kết quả theo dõi trên dựa vào phương pháp bình quân gia quyền công ty đã tính được định mức sơn và gas cho nhíp ô tô. Theo phương pháp này thống kê kinh nghiệm thực hiện năm 2002 đối với nhíp ô tô và thực hiện nhiều lần để tính định mức điện và nhiên liệu cho các sản phẩm phụ, công ty tính được định mức vật tư cho các loại sản phẩm của mình như sau được cho trong bảng dưới đây: tt Tên vật tư Đv tính nhíp ô tô Búa đá Căn u đường sắt Vòng đệm 1 2 3 4 5 6 7 Thép lá 60C2 Kg 1014 Phôi 60C2 Kg 1,11 1,12 Thép tròn Kg 1,25 Sơn đen Kg 2,45 2,1 điện Kwh 250 170 150 110 Gas Kg 85,23 10,5 8,65 5,2 Dầu L 10 4 5 3 Bảng4: Định mức vật tư cho một tấn sản phẩm cho các sản phẩm của công ty Từ bảng trên cho thấy rằng công ty cơ khí 19-8 đã xây dựng được hệ thống định mức khác cụ thể từng loại vật tư cho một số loại sản phẩm. Điều này giúp cho công ty dễ dàng lập kế hoạch xác định nhu cầu vật tư cần mua, tính giá thành sản phẩm, kiểm soát được lượng vật tư xuất ra cho sản xuất, kiểm soát được tình hình tiêu hao vật tư cho sản xuất, phát hiện được vị trí làm việc gây lãng phí vật tư cho sản xuất. Tuy nhiên qua quá trình thực tập và học hỏi thì thì em được biết rằng hiện tại công ty chỉ tính được định mức chính xác và cụ thể cho nhíp ô tô, còn các sản phẩm khác công tác tính định mức vẫn chưa được chính xác vì còn tồn tại các khó khăn sau: Các sản phẩm này là các sản phẩm phụ, công ty không làm thường xuyên nên công tác tính định mức vật tư chưa được thực hiện một cách hoàn chỉnh và hiện công ty chưa có máy chuyên dùng để làm các sản phẩm này. Đối với vòng đệm lò xo quá trình sản xuất phải trải qua nhiều công đoạn phức tạp trong đó công việc chính là tiện mà hiện công ty chưa có máy tiện tự động nên phụ thuộc rất nhiều vào tay nghề của người thợ do đó tỷ lệ sản phẩm thành công không ổn định. Đối với búa đá phôi đầu vào phải đem cán nhưng chất lượng phôi thép nhập về từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên còn thấp, cộng với hệ thống máy cán của công ty đã lạc hậu nên khi cán phôi rất dễ bị hỏng và chất lượng thép cán ra không ổn định. Qua thời gian thực tập tại công ty. Học hỏi và tìm hiểu thực trạng quá trình sản xuất kinh doanh ở công ty, quá trình tính định mức và cách tính định mức và cách tính định mức vật tư tại công ty. Em nhận thấy rằng với phương thức tính định mức vật tư mà công ty đang áp dụng có những hiệu quả và những khó khăn tồn tại cần giải quyết như sau: Những hiệu quả đạt được: Với quy trình sản xuất với hệ thống máy móc thiết bị không đồng bộ, có những máy móc từ những năm 60 của thế kỷ trước đến những máy mới nhập hiện đại và tự động hoá cao thì định mức vật tư là một công việc rất khó khăn. Tuy vậy cán bộ công nhân viên công ty đã cố gắng khắc phục khó khăn tồn tại, tính được định mức vật tư cho hầu hết các sản phẩm mà mình sản xuất ra. Qúa trình tính định mức vật tư của công ty được thực hiện một cách thường xuyên và có sự điều chỉnh lại mỗi khi có sự thay đổi các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Như vậy sẽ làm cho sai số khi tính định mức vật tư có giảm dần, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định nhu cầu vật tư và tính giá thành sản phẩm. Với những sản phẩm mới mà công ty vẫn chưa có máy chuyên dùng, công nhân chưa có kinh nghiệm sản xuất thì việc tính toán bằng định mức bằng phương pháp thử nghiệm sản xuất là hợp lý và khoa học. Những khó khăn còn tồn tại: Với cách tính định mức bằng thống kê kinh nghiệm là phù hợp với thực tế sản xuất ở công ty, nhưng phương pháp này để tính chính xác được cần phải có một thời gian rất dài, khối lượng tính toán lớn thì mới giảm bớt được sai số. Khi có sự thay đổi về điều kiện lao động trình độ quản lý thì công tác định mức phải tính toán lại thì mới chính xác được. Như vậy sẽ rất tốn thời gian và công sức cho việc tính định mức vật tư. Thực tế trong thời gian qua khi thống kê lại công tác định mức vật tư ở công ty chỉ chính xác hoàn toàn đối với thép băng 60C2 làm nhíp ô tô còn đối với các các loại vật tư khác sử dụng thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh khi kiểm kê lại thì thường thấy tiêu hao vật tư thực tế có sai số khá lớn so với sử dụng theo định mức. Điều này gây khó khăn cho công việc tiết kiệm vật tư trong sản xuất và gây khó khăn cho công tác quản lý vật tư và lập kế hoạch cung ứng vật tư ở công ty. Để khắc phục điều này công ty cần tìm hiểu xem những khâu sản xuất nào gây lãng phí vật tư cho sản xuất, tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục. Phải quan tâm hơn đến việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho cả sản phẩm chính và phụ, xác định lại định mức vật tư sau mỗi năm. Do trong quá trình sản xuất ở công ty thì công đoạn tạo phôi là quan trọng, nhưng ở công đoạn này thường xảy ra tình trạng làm hỏng phôi mà nguyên nhân chính là do máy móc lạc hậu và ý thức kém của nhân viên làm việc ở công đoạn này, vì vậy cần phải kiểm soát chặt trẽ hơn quá trình sản xuất đối với công đoạn tạo phôi nhằm hạn chế tình trạng làm ẩu gây hỏng sản phẩm dẫn đến lãng phí vật tư cho sản xuất, làm giảm hiệu quả sản xuất ở công ty. Tên vật tư ĐV tính Theo định mức Tiêu hao thực So sánh Thép 60C2 dạng lá -Cho sản xuất nhíp ô tô Thép 60C2 dạng phôi -Cho sản xuất búa đá -Cho sản xuất căn u Thép tròn -Cho sản xuất vòng đệm Sơn đen -Cho sản xuất nhíp -Cho sản xuất căn u Gas -Cho sản xuất nhíp -Cho sản xuất búa đá -Cho sản xuất căn u - Cho sản xuất vòng đệm Dầu -Cho sản xuất nhíp -Cho sản xuất búa đá -Cho sản xuất căn u -Cho sản xuất vòng đệm Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn Kg/tấn L/tấn L/tấn L/tấn L/tấn 1014 1111 1112 1250 2,45 2,1 85,23 10,5 8,65 5,2 10,0 4,0 5,0 3,0 1014 1143 1177 1218 2,6 2,1 86 10,3 8,5 5,2 9,5 4,1 5,1 2,9 0% 2,89% 5,88% -2,6% 6,12% 0% 0,9% -1,9% -1,7% 0% -5% 2,5% 2 % -3,3 Bảng 5 : So sánh tiêu hao vật tư thực tế năm 2003 và định mức vật tư ở công ty 5. Kế hoạch nhu cầu vật tư Đối với các doanh nghiệp sản xuất việc lập kế hoạch nhu cầu vật tư có vai trò rất quan trọng. Có kế hoạch xác định nhu cầu vật tư tốt sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp chủ động được trong sản xuất, tiết kiệm được vốn lưu động, giữ được uy tín với khách hàng do vậy mà nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh. ở công ty cơ khí 19-8 công tác lập kế hoạch xác định nhu cầu vật tư được đặc biệt coi trọng bởi vai trò quan trọng của vật tư cho sản xuất của công ty. Việc lập kế hoạch vật tư được tiến hành hằng năm vào thời điểm cuối năm báo cáo và đầu năm kế hoạch, công tác lập kế hoạch vật tư do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận và việc lập kế hoạch xác định nhu cầu vật tư được căn cứ vào các tiêu chí sau: Sản lượng sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong năm báo cáo. ý kiến đóng góp của nhân viên bán hàng ở các đại lý của công ty và các nhà phân phối trung gian. Đơn giá các loại vật tư mà công ty dùng trong sản xuất kinh doanh. Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của công ty đang sản xuất. Tình hình kinh tế xã hội trong nước và quan hệ kinh tế giữa Việt Nam và nước mà công ty nhập khẩu vật tư. Đối với một số loại vật tư khi định mức vật tư công ty đã xây dựng được tương đối chính xác thì nhu cầu vật tư cần dùng trong năm kế hoạch của công ty được xác định theo công thức sau: NC= Trong đó: NC: nhu cầu vật tư cần dùng cho năm kế hoạch Qi : sản lượng sản phẩm loại i mà công ty có kế hoạch sản xuất trong kỳ kế hoạch mij: định mức tiêu hao vật tư loại j cho sản phẩm i m: số loại sản phẩm mà công ty dự định sản xuất trong năm kế hoạch n: số lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm i Đối với than, thép 60C2, thép tròn do định mức tiêu hao vật tư chưa tính toán chính xác nên để xác định nhu cầu vật tư cho năm kế hoạch công ty áp dụng phương pháp hệ số biến động, nhu cầu vật tư được tính theo công thức sau: NC= Nbc x Kbd Trong đó: Nbc: nhu cầu các loại vật tư trên trong năm báo cáo. Kbd: hệ số biến động là nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch so với báo cáo. Theo số liệu do phòng kế hoạch vật tư cung cấp thì dự báo nhu cầu sản phẩm, và kế hoạch sản xuất các sản phẩm của công ty trong hai năm 2003 và năm 2004 được thể hiện trong bảng dưới đây Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 2002 Kế hoạch 2003 Thực hiện 2003 Kế hoạch 2004 I.Sản xuất kinh doanh 1.Giá trị SXCN 1000đ 40.042.000 50.000.000 35.000.000 38.050.000 2.Tổng doanh thu 1000đ 33.160.000 48.000.000 43.180.000 57.966.800 II. Sản lượng sản phẩm chính 1. Sản xuất -Nhíp ô tô các loại Tấn 3.559 4.000 2.800 3200 -Vòng đệm lò xo các loại Cái 852.000 500.000 500.000 5000.000 -Căn u đường sắt Cái 100.000 100.000 100.000 1000.000 -Búa đập đá Cái 72.000 80.000 50.000 50.000 -Sản phẩm công nghiệp khác 1000đ 880.000 6.366.000 4.500.000 1.500.00 2. Tiêu thụ -Nhíp ô tô các loại Tấn 2.903 3800 3.015 3320 -Vòng đệm lò xo các loại Cái 747.000 500.000 604.000 610.000 -Căn u đường sắt Cái 95.000 100.000 110.000 95.000 -Búa đập đá Cái 77.000 80.000 50.000 55000 -Sản phẩm công nghiệp khác 1000đ 880.000 6.196.000 4.500.000 1.500.000 III. Tài chính 1.Lãi 1000đ 525.218 600.000 600.000 800.000 2.Các khoản nộp ngân sách 1000đ 163.585 100.000 395.000 715.000 IV. Lao động- thu nhập -Tổng số lao động danh sách Người 317 330 335 330 -Lao động thực tế làm việc Người 317 330 330 325 -Tổng thu nhập 1000đ 5.273.000 5.200.000 4.300.000 4.680.000 -Thu nhập bình quân Đ/ng/th 1.386.000 1.313.000 1.085.000 1.200.000 Bảng 6: Kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện ở công ty 2002-2003 Từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình cho năm kế hoạch công ty xác định nhu cầu vật tư từng loại cần dùng cho năm kế hoạch. Tính theo phương pháp tính định mức vật tư cho các sản phẩm có định mức chính xác và theo phương pháp hệ số biến động cho ngyên vật liệu chưa có định mức chính xác. Do trong quá trình sản xuất kinh doanh xảy ra các điều kiện không giống với các điều kiện mà kế hoạch công ty dự kiến.Trong năm 2003 công ty có thêm các đơn đặt hàng làm các sản phẩm mới như tấm đổ bê tông, làm bu lông đai ốc, nhưng số lượng nhíp ô tô sản xuất lại thấp hơn năm 2002 do đó làm cho công ty phải có những điều chỉnh trong sản xuất và kinh doanh. Điều này làm cho nhu cầu vật tư thực tế cần cho sản xuất kinh doanh ở công ty có những thay đổi so với kế hoạch đã lập ra ở công ty. Những thay đổi cụ thể được cho dưới bảng sau: Tên vật tư ĐV tính Năm 2003 Năm 2004 Kế hoạch Nhu cầu Thực hiện Kế hoạch Thực tế Tiêu hao Kế hoạch Nhu cầu Thép 60C2 băng Tấn 4056 3645 2839,2 3244,8 Thép 60C2 phôi Tấn 77,68 64 61,11 61,11 Thép tròn Tấn 125 130 125 125 Sơn đen Tấn 10,12 6,9 6,892 7,872 Gas Tấn 342,120 245 239.686 277,77 Dầu L 40,665 32,000 28,530 32,530 Bảng 7: Kế hoạch nhu cầu vật tư của công ty năm 2003-2004 Từ bảng số 7 ở trên cho thầy rằng mặc dù công ty đã có định mức khá cụ thể cho một số loại vật tư, xây dựng cách tính nhu cầu vật tư cho các loại vật tư có định mức chưa chính xác nhưng do có dự báo nhu cầu sản phẩm chưa chính xác dẫn đến kế hoạch sản xuất chưa tương ứng với thực tế cần sản xuất ở công ty. Cụ thể là do dự báo nhu cầu sản phẩm lớn hơn nhu cầu thực tế dẫn tới xây dựng mô hình quản lý dự trữ không hợp lý dẫn tới vật tư mua về quá mức cần thiết. Đối với các sản phẩm búa đá, vòng đện lò xo, căn u do có dự báo nhu cầu chính xác và có kế hoạch sản xuất sát với thực tế. Do mỗi tháng đặt hàng một lần, nên lượng vật tư mua về dùng để sản xuất các sản phẩm này là thép 60C2 dạng phôi và thép tròn có nhu cầu khớp với kế hoạch. Đối với các loại vật tư khác có lượng cung ứng theo kế hoạch lớn hơn thực tế là do công ty có đã điều chỉnh sản lượng nhíp ô tô sản xuất ra. Lý do điều chỉnh là do năm 2003 công ty có sự thay đổi nhân sự và đồng thời có sự thay đổi kế hoạch sản xuất. Do nhận thấy trước kia nhíp ô tô tồn kho nhiều, ngày 31/12/2002 thống kê tồn kho là 2800 tấn nhíp ô tô. Nên có những tháng công ty có điều chỉnh sản xuất ra thấp hơn nhu cầu của thị trường nhằm tiêu hao bớt hàng tồn kho. Do đó lượng sản xuất thực tế giảm nhiều so với kế hoạch. Do có dự báo nhu cầu nhíp ô tô năm 2003 lớn hơn thực tế tiêu thụ trong năm, vì vậy công ty có diều chỉnh lượng nhíp ô tô sản xuất ra. Nhưng do công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty không tốt, kém linh động dẫn tới sự không điều chỉnh kịp thời lượng thép băng 60C2 phù hợp với yêu cầu sản xuất mới, do đó dẫn tới dự trữ quá mức. Thực tế nhu cầu thép băng 60C2 cần cho sản xuất năm 2003 là 2839,2 tấn nhưng công ty đáp ứng tới 3645 tấn, mà hậu quả là lượng thép băng 60C2 tồn kho nhiều. Năm 2003 thống kê được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình là 960 tấn, điều này gây lãng phí vốn lưu động cho công ty. 6. Dự trữ vật tư ở công ty Đối với dự trữ sản xuất, việc quy định đúng đẵn mức dự trữ mức dự trữ có ý nghĩa rất lớn, nó cho phép giảm các chi phí về bảo quản, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hoá cần thiết trong sản xuất để phục vụ các mục tiêu đề ra, ngăn ngừa việc hình thành quá mức lượng vật tư dự trữ, làm ảnh hưởng tốc độ chu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết những hàng hoá ứ đọng ở các doanh nghiệp. Hiện tại ở công ty cơ khí 19-8 để đảm bảo cho kế hoạch dự trữ đáp ứng được nhu cầu vật tư cho sản xuất và tiết kiệm vốn lưu động công ty thực hiện đặt hàng nhiều lần trong 1 năm. Đối với một số loại vật tư có thể mua trong nước như: Thép 60C2 dạng phôi, thép tròn. Gas, than, dầu. Công ty thực hiện mô hình dự trữ có dự trữ thường xuyên và không có dự trữ bảo hiểm. Do các loại vật tư trên công ty có nhu cầu nhỏ và dễ mua, thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng chở tới công ty tối đa là hai ngày nên công ty thực hiện chính sách dự trữ và cung ứng là dùng đến đâu mua hàng tới đó. Và để tránh chi phí đặt hàng, thời gian cho hoạt động xuất nhập nên công ty đặt hàng một tháng một lần và lượng hàng nhà cung cấp trở về kho của công ty là các ngày cuối của tháng báo cáo. Số lượng nhập hàng cho các tháng sau phụ thuộc vào các yếu tố sau: Nhập thép 60C2, thép tròn số lượng nhập phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất búa đá, căn u, vòng đệm là xo ở tháng tiếp theo. Nhập lượng than, gas, dầu phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất nhíp ô tô và các loại sản phẩm khác của công ty trong tháng sau. Để tính lượng dự trữ thường xuyên cho công tác dự trữ các loại vật tư trên công ty dựa vào lượng vật tư tiêu dùng bình quân một ngày đêm trong tháng kế hoạch theo công thức sau: Dtx=Mbqn x Ncc Trong đó: Dtx: là nhu cầu thường xuyên tuyệt đối. Ncc: Là số ngày làm việc thực tế ở tháng kế hoạch, năm 2003 công ty lấy Ncc=26ngày. Mbqn: Mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm. Từ công thức tính trên công ty xác định mức dự trữ thường xuyên các loại nguyên vật liệu mua trong nước để dùng trong sản xuất kinh doanh cho các tháng của năm 2003 được cho trong bảng sau: Tháng Tên vật tư ĐV tính Kế hoạch Dkh Tiêu hao thực tế Dtt So sánh Dtt/Dkh 1 Phôi 60C2 Kg 4454 4494 0.89% Thép tròn Kg 5208 5208 0% Gas Kg 20929 20306 -3% Dầu L 2389 2378 -0.42% Sơn Kg 643 574 -9.5% 2 Phôi 60C2 Kg 4922 4943 0.43% Thép tròn Kg 5729 5722 -0.12% Gas Kg 23822 22337 -6.23% Dầu L 2728 2616 -4.1% Sơn Kg 627 632 0.79% 3 Phôi 60C2 Kg 5461 5393 -1.25% Thép tròn Kg 6250 6250 0% Gas Kg 24715 24367 -1.4% Dầu L 3067 2854 -6.9% Sơn Kg 712 689 -3.23% 4 Phôi 60C2 Kg 5999 5842 0.43% Thép tròn Kg 6770 6774 -0.12% Gas Kg 27608 26398 -6.23% Dầu L 3406 3092 -4.1% Sơn Kg 796 746 0.79% 5 Phôi 60C2 Kg 5461 5393 -1.55% Thép tròn Kg 6250 6250 0% Gas Kg 24715 24367 -1.4% Dầu L 3067 2854 -6.9% Sơn Kg 710 689 -2.96% 6 Phôi 60C2 Kg 5461 5398 0.43% Thép tròn Kg 6250 6250 -0.12% Gas Kg 24715 24377 -6.23% Dầu L 3067 2859 -4.1% Sơn Kg 702 699 0.79% Bảng 8: Lượng dự trữ thường xuyên của công ty và thực tế tiêu hao vật tư ở công ty cơ khí 19-8 trong 6 tháng đầu năm 2003. Từ bảng trên cho thấy mặc dù kế hoạch dự trữ thường xuyên của công ty tính cho năm 2003 cao hơn rất nhiều nhu cầu cần sử dụng, do có dự báo sai nhu cầu cần sản xuất cho năm 2003. Nhưng do công ty đã xác định lượng vật tư mua về theo tháng, do có điều chỉnh lượng vật tư mua về phù hợp với yêu cầu sử dụng thực tế, nên lượng vật tư xác định và mua về cho tháng kế hoạch gần sát với thực tế cần dùng. Điều này đã làm cho không có tồn kho lớn vật tư đối với các loại vật tư công ty mua trong nước, điều này làm giảm nhu cầu vốn lưu động cho việc mua vật tư và làm giảm chi phí dự trữ. Đối với loại thép băng 60C2 do phải mua từ Trung Quốc, hiện công ty chưa mua trực tiếp được từ nhà sản xuất mà phải mua của các công ty xuất nhập khẩu, thông qua các nhà cung cấp trung gian đó là các công ty Đông á và công ty Sao Phương Nam. Do đó để có nguyên vật liệu thường xuyên cho sản xuất công ty thực hiện chính sách dự trữ có cả dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. Để đảm bảo cho sản xuất được liên tục công ty thực hiện việc đặt hàng theo quý. Mỗi quý đặt hàng một lần, lượng hàng đặt mua cho kỳ tiếp theo phụ thuộc vào nhu cầu của kỳ kế hoạch, lượng thép 60C2 kiểm kê còn trong kho, công tác đặt hàng được bắt đầu từ ngày mồng 10 của tháng cuối quý đang thực hiện và hàng về công ty vào các ngày đầu tháng. Lượng mua về được xác định theo công thức: Vcm=Vcd +(Vd1-Vd2) Trong đó: Vcm: Lượng vật tư cần mua trong quý kế hoạch. Vcd: Lượng vật tư cần dùng trong quý kế hoạch. Vd1: Lượng vật tư tồn kho cuối quý báo cáo. Vd2: Lượng vật tư dự trữ đầu quý kế hoạch. Hiện tạ