Đề tài Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ; và chỉ mới ghi phần số lượng thực xuất mà chưa ghi giá trị nhập. *Khi xuất vật tư: Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Khi yêu cầu xuất được giám đốc xưởng phê duyệt và gửi đến người lập phiếu, người lập phiếu liên lạc với thủ kho để biết được tình hình tồn kho của vật liệu cần xuất kho, từ đó viết Phiếu Xuất kho (2 liên) và chuyển xuống kho để thủ kho làm thủ tục xuất kho. Thủ kho sẽ ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất. * Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ (phiếu Nhập và phiếu Xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu). *Đến cuối tháng, người lập phiếu sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu tính ra giá trị vật liệu nhập kho được tính bằng số tiền trên hoá đơn và các chi phí liên quan khác, từ đó hoàn thiện cột giá trị trong Phiếu nhập. Từ đó tính đơn giá bình quân gia quyền của nguyên vật liệu trong kì, để tính được trị giá vật tư xuất kho trong kì, hoàn thiện các chỉ tiêu về giá trị thực xuất trên phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu. * Kế toán vật tư lập Bảng kê Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. * Kế toán vật tư cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê Nhập - Xuất - tồn lập Biên bản kiểm kê. Dựa vào báo cáo sản xuất sản phẩm của bộ phận sản xuất để lập báo cáo sử dụng vật tư gửi lên ban lãnh đạo Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo. CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN 2.1 Mục tiêu của hệ thống 2.1.1 Nghiệp vụ: Thực hiện theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước và của công ty. Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập báo cáo về tình ình nguyên vật liệu. 2.1.2 Kinh tế: Xây dựng một HTTTQL tốt phục vụ các yêu cầu đề ra. Phục vụ và đảm bảo các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu của công ty. Giảm thiểu được những tổn thất mất mát do sự quản lý không chặt chẽ… Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng. Đảm bảo được chi phí hợp lý,chi phí triển khai và đào tạo thấp. 2.1.3 Sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng ,dễ triển khai lắp đặt,không tốn kém nhiều tài nguyên. Tự động cập nhật các dữ liệu thông tin trong quản lý kịp thời và chính xác. Tạo một giao diện thân thiện, dễ theo dõi kiểm tra và giám sát, thông báo lỗi tốt. Dễ bảo trì, có khả năng nâng cấp phát triển không giới hạn phạm vi quy mô. Khắc phục các nhược điểm của hệ thống cũ: không cồng kềnh phức tạp, dễ lắp đặt ,triển khai cũng như kiểm thử. Không tốn quá nhiều chi phí xây dựng cũng như các chi phí để duy trì hoạt động.Đảm bảo đượcc ác yêu cầu về tính bảo mật thông tin. 2.2 Các yêu cầu 2.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ: Đáp ứng được các yêu cầu hiện tại và tương lai:Đảm bảo phản ánh một cách trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp về vật tư,đồng thời cập nhật được dữ liệu về những thay đổi của vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp thời chính xác và khách quan. Thông tin,số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế,tài chính ,từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị;số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước. Phân loại,sắp xếp thông tin,số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống và có thể so sánh được. 2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật: Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại của công ty cũng như trong tương lai. Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống.. Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu. Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ. 2.2.3 Yêu cầu người dùng: Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích thiết kế hệ thống. Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty. 2.3 Phạm vi triển khai Đối tượng áp dụng: Bộ phận kế toán của đơn vị. Quy mô áp dụng: Các phòng ban của đơn vị có liên quan đến quy trình nhập xuất vật tư của đơn vị,các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vật tư. CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GÍA HIỆN TRẠNG 3.1 Mô hình tổ chức của doanh nghiệp 3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty: Công ty cổ phần tập đoàn Tân Mai được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí thuế công ty cổ phần 3600260196, đăng kí lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2008, đăng kí thay đổi làn 1 ngày 29 tháng 12 năm 2009. + Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi tìm thấy lần thứ nhất là 700.749.270.000 đồng và được chia thành 70.074.927 cổ phần. Trong đó: TT Cổ đông Số vốn góp Số cổ phần Tỷ lệ vốn góp 1 Tổng công ty giấy Việt Nam 202.605.630.000 20.260.563 28,91% 2 Nhà xuất bản Giáo Dục 72.165.760.000 7.216.576 10,30% 3 Công ty CP Đồng Nai 267.653.190.000 26.765.319 38,20% 4 Cổ đông khác 158.324.690.000 15.832.469 22,59% Cộng 700.749.270.000 70.074.927 100% + Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy, bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước. Gia công in ấn các loại tập vở,sách,tạp chí, bao bì nhãn hiệu…. + Một số chỉ tiêu Tài chính của hai Công ty bị hợp nhất và Công ty hợp nhất đến 31/12/2008: Giá trị sổ sách tại thời điểm 31/12/2008 : ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất Tổng tài sản Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094 - Tài sản ngắn hạn Đồng 1.170.864.337.887 173.384.029.448 1.260.670.826.683 - Tài sản dài hạn Đồng 1.309.229.184.411 186.701.202.000 1.495.930.386.411 Tổng Nguồn vốn Đồng 2.480.093.522.298 360.085.231.448 2.756.601.213.094 - Nợ phải trả Đồng 2.005.052.285.010 198.395.722.527 2.120.300.566.885 - Vốn chủ sở hữu Đồng 475.041.237.288 161.689.508.921 636.300.646.209 T.đó : Vốn đầu tư của CSH Đồng 472.609.000.000 158.570.370.000 630.749.270.000 Cơ cấu tài sàn và nguồn vốn ĐVT Tân Mai Đồng Nai Hợp nhất Cơ cấu tài sản Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản % 47,21% 48,15% 45,73% Tài sản dài hạn/Tổng tài sản % 52,79% 51,85% 54,27% Cơ cấu nguồn vốn Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn % 80,85% 55,10% 76,92% Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn % 19,15% 44,90% 23,08% 3.1.2 Mô hình tổ chức quản lý bộ máy của doanh nghiệp Đặc điểm tổ chức quản lý: + Công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần tập đoàn từ ngày 01/01/2009. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát. + Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất mỗi năm họp một lần. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. + Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. + Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. + Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: 3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giúp giám đốc trong việc tạo và quản lý các nguồn vốn, triển khai các biện pháp bảo toàn và phát triển nguồn vốn. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, có sự thống nhất từ trên xuống. Bộ máy kế toán có chức năng ghi chép, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán của công ty. - Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung các hoạt động công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng, là đầu mối quan hệ công tác với cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và các cơ quan chức năng có liên quan.Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và đầu tư. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG rThủ quỹ Kế toán thanh toán kế toán tiêu thụ SP Kkế toán vật tư K kế toán TSCĐ kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp. + Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. +Đơn vị tiền tệ: VNĐ. +Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ. +Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. +Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. +Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng 3.2.2 Các chứng từ sổ sách, mẫu báo cáo kế toán Hóa đơn thuế giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày… tháng… năm… Đơn vị bán hàng:………………………………………………………... Địa chỉ:………………………………………………………………….. Số tài khoản:…………………………………………………………….. Mã số thuế:……………………………………………………………… Họ tên người mua hàng:…………………… Đơn vị:..………………… Địa chỉ:………………… Số tài khoản:…………… Hình thức thanh toán:……...……… Mã số thuế:…………….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B D 1 2 3=1x2 1 … … Cộng tiền hàng: Thuế suất thuế GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viêt bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ nhật ký mua hàng Phiếu nhập Phiếu xuất kho: Thẻ kho: Sổ chi tiết Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo nhập-xuất-tồn Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ,sản phẩm,hàng hóa 3.3 Quy trình nghiệp vụ kế toán (1) Khi mua vật tư căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi: + Đối với vật tư mua ngoài dung vào SXKD hang hóa dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu và vật liệu(giá mmua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331…(Tổng giá thanh toán) + Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hang hóa dịch vụ chịu đối tương chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp phúc lợi, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu(Tổng giá thanh toán) Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Có TK 111,112,141,331…(tổng thanh toán) (2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế. + Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế: Nợ TK 133 Có TK 331… + So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế… Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường”. + Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ. + Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 153-Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 + Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ Có TK 151-Hàng mua đang đi đường (3) Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàngtheo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm glia kế toán ghi: Nợ TK 331 Nợ TK 111,112 Có TK 515-Chi phí tài chính(chiết khấu thanh toán) Có TK 133 Có TK 152,153-giảm giá (4) Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo gía nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN. + Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 331-Phải trả cho người bán Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp cho nhà nước + Trường hợp tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi: Nợ TK 133-Thuế GTGT phải nộp vào NSNN Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước (5) Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hóa, ditch vụ chịu thuế GTGT theo phương phâp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, kế toán ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 331-Phải trả cho người bán Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước (6) Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư như tiền vận chuyển,…được tính vào giá vật tư,KT ghi: Nợ TK 152,153(chi phí liên quan phát sinh) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331… (7) Vật tư tự sản xuất gia công nhập kho,KT ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 153 Có 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (8) Khi xuất vật tư để sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Với nguyên vật liệu,căn cứ phiếu xuất kho,Kt ghi: Nợ TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241-Chi phí XDCB Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152-Nguyên liệu,vật liệu (9) Khi xuất vật tư góp vốn liên doanh, KT phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng kinh doanh đã xác định: Nợ TK 222-Vốn góp liên doanh Nợ TK 811-chi phí khác(chênh lệch lỗ) Có TK 152,153 + Nếu chênh lệch lãi kế toán ghi: Nợ TK 222-Theo gía trị vốn góp Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh (10) Vật tư thiếu trong kiểm kê,chưa rõ nguyên nhân,căn cứ biên bản kiểm kê,KT ghi: Nợ TK 138-Phải thu khác Có TK 152,153 (11) Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 152 Có TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có Tk 627-Chi phí sản xuất chung Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp (12) Đối với công cụ ,dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng SXKD,KT ghi ngay vào chi phí 100% của giá trị CC,DC: Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Nợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp (13) Đối với CC,DC loại phân bổ nhiều lần,khi xuất ra sử dụng,KT ghi: Nợ TK 142-Chi phí trả trước ngắn hạn Nợ TK 242-Chi phí trả trước dài hạn Có Tk 153-Công cụ,dụng cụ Giá trị phân bổ từng lần vào chi phí: Sau khi tính được,KT ghi: Nợ TK 627,641,642… Có TK 142,242 Sơ đồ nghiệp vụ kế toán 3.4 Đánh gía hiện trạng Qua những trình bày ở trên,ta thấy có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty như sau: Ưu điểm : Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ hạn chế được hiện tượng mất mát nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý về số lượng cũng như về giá nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn theo dõi được sự biến động của nguyên vạt liệu. Khối lượng công việc cũng như qui trình quản lý vật liệu của công ty còn khá phức tạp. Hệ thống quản lý nguyên vật liệu của công ty sẽ vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật liệu do các bộ phận sản xuất gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cũng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết. Nhược điểm: Trong công tác quản lý và hoạch toán vẫn còn tồn tại một số khó khăn như: Các công việc vẫn còn thực hiện thủ công, nên hiệu quả công việc chưa cao, còn một số sai sót do khối lượng công việc và số lượng sổ sách chứng từ nhiều. Con đường lưu chuyển thông tin, số liệu chưa thực sự hợp lý, ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém,cấu trúc không hợp lý..v..v Việc kết hợp giữa người sử dụng và máy tính cũng gặp nhiều vấn đề như:cán bộ chịu trách nhiệm quản lý có kinh nghiêm lâu năm trong ngành nghề nhưng lại không thích ứng được với hệ thống mới…. Đề xuất giải pháp: Để khác phục hạn chế trên công ty cần áp dụng ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý nguyên vật liệu để nâng cao chất lượng,hiệu quả của công tác này. Công ty cần phải xây dựng và phát triển một phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.Phần mềm này đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng hay hàng quý hay hàng năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Hiện nay, xu hướng chung của công tác phân tích, thiết kế, triển khai HTTT nói chung và HTTT quản lý vật tư nói riêng là thường xây dựng trên cơ sở môi trường gồm hệ thống máy tính kết nối mạng LAN nội bộ ( đã có), kể cả ở kho cũng cần được kết nối Khi đó, nếu kế toán cập nhật thông tin phiếu nhập kho thì ở dưới kho cũng sẽ nhận đươc thông tin, chỉ cần kiểm tra và xác nhận, không cần phải lập thẻ kho. Như vậy sẽ giảm bớt công đoạn thủ kho phải nhập lại thông tin phiếu nhập, tránh trùng thông tin về vật tư nhập vào. Hay bộ phận kế toán cũng có thể nhận được thông tin về vật tư trong kho nhanh chóng kịp thời mà không cần yêu cầu dưới kho lập và chuyển báo cáo lên… Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT quản lý vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất Chương 4: Phân tích thiẾt kẾ hỆ thỐng thông tin 4.1 .Giới thiệu Hệ thống quản lí chi tiết vật tư là một hệ thống thông tin quản lí về vật tư có sự phân cấp các chức năng một cách chặt chẽ,đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về vật tư ,khắc phục được các hạn chế của hệ thống cũ * Một số khái niệm: - Thông tin:Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức hay cá nhân nào,đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thì thông tin đôi khi là yếu tố sống còn. - Hệ thống thông tin:Là một hệ thống được tổ chức để thu thập,xử lý,lưu trữ,phân phối…nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý,điều hành hoạt động của tổ chức,xí nghiệp,doanh nghiệp… - Hệ thống thông tin quản lí:Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. 4.2 Mô hình chức năng hệ thống 4.2.1 Mô hình ngữ cảnh Tổng Ban giám đốc Nhà cung cấp Phân xưởng sản xuất Yều cầu báo cáo Báo cáo hóa đơn giao hàng Đơn đặt hàng Phiếu xuất vật tư Yêu cầu xuất vật tư 0 Hệ thống kế toán vật tư Thông tin vật tư 4.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng của Hệ thống “quản lý nhập xuất vật tư” được mô tả như hình vẽ sau. Biểu đồ này mô tả hệ thống các chức năng, nhiệm vụ từ tổng quan cho đến chi tiết của nghiệp vụ quản lý nhập xuất vật tư. Hệ thống hạch toán chi tiết vật tư 1. Nhập vật tư 5. Báo cáo 2. Xuất kho 4. Kiểm kê đối chiếu 3. Ghi sổ 5.1 Báo cáo N-X-T NVL 4.1 Kiểm kê vật tư 3.1 Hoàn thiện phiếu nhập 2.1 Kiểm tra VT xuất 1.1 Kiểm tra vật tư 5.2 Báo cáo sử dụng VT 4.2 Đôi Chiếu 2.2 Viết phiếu xuất 1.2 Viết phiếu nhập 3.2 Tính đơn giá bình quân gia quyền 3.3 Hoàn thiện phiếu xuất 2.3 Ghi thẻ kho 1.3 Ghi thẻ kho 4.3 Lập bảng kê N-X-T 3.4 Ghi sổ chi tiết vật liệu 4.2.3 Mô tả chi tiết chức năng lá Kiểm tra vật tư nhập kho: Khi vật tư về nhập kho. +Dữ liệu vào:hóa đơn giao hàng +Xử lý: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn giao và thẻ cân,cộng với kêt quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng ,quy cách ,mẫu mã ,chất lượng … theo các chỉ tiêu của công ty . +Dữ liệu ra: kết quả kiểm tra Viết phiếu nhập kho : +Dữ liệu vào: kết quả kiểm tra vật tư khi vật tư về nhập kho, hóa đơn giao hàng. Xử lý: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận ,theo giá trị ghi trên thẻ cân và chỉ ghi trên cột số lượng. +Dữ liệu ra: phiếu nhập kho. Ghi thẻ kho : +Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho. +Xử lý: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập ) +Dữ liệu ra:thẻ kho (2.1) Kiểm tra vật tư cần xuất : +Dữ liệu vào: Yêu cầu xuất của bộ phận xuất. +Xử lý: Trước kho muốn xuất tư ,kế toán vật tư phải gọi điện cho bộn phận quản lí kho (thủ kho) để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất ,từ đó viết phiếu xuất kho. +Dữ liệu ra:số lượng tồ kho thực tế của vật tư cân xuất. (2.2) Viết phiếu xuất : +Dữ liệu vào: số lượng thực tế vật tư cần xuất. +Xử lý: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ),ghi trên cột yêu cầu xuất .Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất. +Dữ liệu ra: phiếu xuất kho (2.3) Ghi thẻ kho : +Dữ liệu vào: Số lượng vật tư cần xuất. +Xử lý: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất. +Dữ liệu ra: thẻ kho (3.1) Hoàn thiện phiếu nhập : +Dữ liệu vào: Phiếu nhập kho, thẻ kho. +Xử lý: Cuối tháng ,khi nhận được chứng từ từ phía thủ kho kế toán vật tư sẽ tổng hợp và ghi giá trị thực nhập của vật liệu vào các phiếu nhập kho. +Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho. (3.2) Tính đơn giá bình quân gia quyền : +Dữ liệu vào: thẻ kho, báo cáo X_N_T. +Xử lý: Dựa vào giá trị vật liệu nhập kho tồn kho đầu kì và số lượng vật liệu nhập kho ,tồn kho đầu kì,kế toán sẽ tính toán ra đơn giá bình quân gia quyền. +Dữ liệu ra: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho. (3.3) Hoàn thiện phiếu xuất : +Dữ liệu vào: Đơn giá bình quân của vật tư xuất nhập kho. +Xử lý: Từ đơn giá bình quân gia quyền tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho và điền vào cột giá trị. +Dữ liệu ra: phiếu xuất (3.4) Ghi sổ chi tiết vật liệu : +Dữ liệu vào: phiếu nhập, phiếu xuất +Xử lý: Sau khi đã hoàn thiện trên phiếu nhập và phiếu xuất ,kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập,xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại. +Dữ liệu ra: sổ chi tiết nguyên vật liệu (4.1) Kiểm kê vật tư +Dữ liệu vào: số liệu kiểm kê. +Xử lý:kiểm kê thực tế tại kho, xem rõ số lượng nguyên vật liệu thực tồn. +Dữ liệu ra: số lượng nguyên vật liệu tồn kho (4.2) Đối chiếu: +Dữ liệu vào: sổ chi tiết nguyên vật liệu. +Xử lý: Cuối tháng kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế và bảng kê nhập- xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu. +Dữ liệu ra:bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (4.3) Lập bảng kê xuất nhập tồn +Dữ liệu vào: sổ chi tiết vật tư, báo cáo N-X-T, sổ kế toán tổng hợp +Xử lý: Căn cứ vào kiểm kê thực tế kết hợp với các sổ sách kế toán, kế toán lập biên bản kiểm kê. +Dữ liệu ra:Bang kê X-N-T (5.1) Báo cáo Nhập - xuất – tồn kho vật tư : +Dữ liệu vào: Sổ chi tiết vật tư, sổ kế toán vật liệu. +Xử lý: Dựa vào bảng kê nhập - xuất – tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở số lượng) +Dữ liệu ra:Báo cáo X-N-T, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tổng hợp. 4.2.4 Ma trận thực thể chức năng Các hồ sơ dữ liệu 1. Hoá đơn giao hàng 2. Danh mục tài khoản 3. Thẻ kho 4. Phiếu nhập kho 5. Phiếu xuất kho 6. Sổ chi tiết vật tư 7. Phiếu yêu cầu xuất 8. Biên bản kiểm kê 9. Báo cáo N-X-T 10. Báo cáo sử dụng vật tư 11. Sổ kế toán tổng hợp Các chức năng nghiệp vụ 1 2 3 4