Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kinh doanh

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ***** @&? BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề bài: HẠCH TOÁN KINH DOANH GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: Lê Thu Trang SINH VIÊN: Lê Toàn Thắng LỚP: ĐHCQK5D Thái Nguyên, tháng 04 năm 2009 Mục Lục Giới thiệu. Chương I. KHẢO SÁT BÀI TOÁN (3) I.1.Nội dung khảo sát (3) I.2. Đánh giá hiện trạng (6) Chương II. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN (7) II.1. Yêu Cầu Của Bài Toán (7) II.2. Phân Tích Hệ Thống Về Chức Năng (7) II.3. Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu. (15) II.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu. (15) II.3.2.Mô hình thực thể liên kết. (20) Kết Luận (21) Giới Thiệu. Trong những thập niên gần đây thì các doanh nghiệp cũng bắt đầu tận dụng những ưu thế của công nghệ thông tin, đó là sự chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, tiền bạc để phục vụ cho công việc kinh doanh vốn rất phức tạp và căng thẳng. Người ta thấy rằng, việc sử dụng con người trong hầu hết các công việc như quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý kho… thường hay dẫn đến sai sót và tốn nhiều thời gian, nhất là khi quy mô hoạt động của một doanh nghiệp càng lớn. Hơn nữa việc dùng quá nhiều người dẫn đến bộ máy hành chính cồng kềnh và tốn kém, điều đó dẫn đến hiệu quả doanh nghiệp ngày càng giảm sút. Chính vì thế việc áp dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp ngày nay là điều tất yếu. Chương I. Khảo sát bài toán I.1.Nội dung khảo sát : Môi trường xã hội kinh tế kĩ thuật của hệ thống. Mục tiêu khảo sát là đại lý bán các thiết bị viễn thông trực thuộc công ty viễn thông bưu điện thành phố Điện Biên Phủ. Đại lý chuyên bán các sản phẩm viễn thông như:các loại điện thoại,máy tính, linh kiện máy tính, các loại cáp viễn thông. Đại lý có các khách hàng thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ. Hàng hóa của đại lý do nhiều nhà cung cấp khác nhau như Tổng công ty viễn thông Việt Nam, các công ty sản xuất điện thoại lớn nhỏ trong nước và nước ngoài. Các trung tâm ra quyết định và điều hành,sự phân cấp các quyền hạn Đại lý hoạt động như một công ty cung cấp sản phẩm thực sự. Cơ cấu tổ chức trong phòng này là: một Trưởng phòng phụ trách quản lý: Trưởng phòng này trực tiếp nhận các kế hoạch kinh doanh từ trung tâm, đưa ra mọi quyết định về vấn đề nhập hàng, bán hàng, kiểm tra doanh thu, chính vì thế mọi kế hoạch đã được vạch trước do số liệu của các khu vực khác cung cấp như : sẽ nhập của nhà cung cấp nào, số lượng nhập là bao nhiêu, trong kho còn bao nhiêu hàng Một kế toán quĩ chịu trách nhiệm nhận tiền thanh toán của khách. Hai kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Ba nhân viên bán hàng, hai nhân viên phụ trách việc bảo hành giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Các nhân viên bán hàng có thể lập phiếu xuất kho, nhập kho, mỗi lần nhập được ghi lại bởi phiếu xuất kho và phiếu nhập kho. Quá trình lưu chuyển thông tin và xử lý các tài liệu giao dịch Với khách mua bán lẻ. Người bán giới thiệu các sản phẩm của đại lý rồi cho khách chọn mua. Nếu khách mua yêu cầu lập hóa đơn chi tiết thì người bán sẽ lâph hóa đơn. Đối với khách hàng mua với số lượng lớn trưởng phòng kiểm tra xem sản phẩm mà khách yêu cầu có còn đủ lượng trong kho không. Nếu đủ sẽ lập phiếu xuất kho. Mỗi lần bán thì người bán lập hóa đơn bán hàng, và mỗi lần mua được ghi nhận bằng một hóa đơn. Khác thanh toán tiền với bộ phận kế toán quĩ và việc tả tiền được ghi nhận bằng chứng từ quĩ. Các chi phí hàng tháng như tiền điện, tiền nước, tiền Internet, tiền vệ sinh môi trường,… sẽ được ghi nhận bằng một hóa đơn chi phí do kế toán quĩ lập. Hóa đơn chứng từ được chuyển sang bộ phận kế toán tổng hợp và kết toán chi tiết. Lỗ lãi được tính thông qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chi phí trong tháng. Thu thập các chứng từ giao dịch. Các chứng từ giao dịch thu thập được như sau: Công ty viễn thông Bưu điện TP Điện Biên Phủ Cộng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc Hóa Đơn Mua Hàng # Số hóa đơn mua hàng: ……………………… Mã người bán: ………………………………. Tên người bán:………………………………. Địa chỉ:………………………………………. Ngày mua:……tháng……năm……………… Diễn giải:…………………………………….. Chi tiết hàng mua: Giao dịch viên kí tên Mã hàng Tên Hàng ĐVT Số lượng Đơn Giá Công ty viễn thông Bưu điện TP Điện Biên Phủ Cộng Hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do- Hanh Phúc Hóa Đơn Bán Hàng # Số hóa đơn bán hàng: ……………………… Mã người mua: ………………………………. Tên người mua:………………………………. Địa chỉ:………………………………………. Ngày bán:……tháng……năm……………… Diễn giải:…………………………………….. Chi tiết hàng bán: Mã hàng Tên Hàng ĐVT Số lượng Đơn Giá Giao dịch viên kí tên I.2. Đánh giá hiện trạng: Qua quá trình khảo sát em nhận thấy. Hệ thống hoàn toàn ổn định và chặt chẽ. Các máy tính của các nhân viên đều là những máy tính mới hiện đại có khả năng nối mạng. Họ yêu cầu xây dựng một hệ thống giúp tự động hóa quá trình trên. Chương II. Phân Tích Bài Toán. II.1. Yêu cầu của bài toán: Bài toán yêu cầu thiết lập hệ thống tự đống hóa quá trình hạch toán lỗ lãi thông qua số tiền lãi trên số hàng đã bán trừ đi số tiền chi phí hàng tháng. Mục tiêu quản lý ở đây là: Quản lý danh mục: Danh mục ở đây bao gồm các danh mục về nhân viên, sản phẩm, khách hàng nhà cung cấp và giá bán. Quản lý kinh doanh: Lập phiếu nhập. lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu(hạch toán lỗ lãi), báo cáo công nợ của đại lý. Quản lý kho: Thống kê sản phẩm nhập, thống kê sản phẩm xuất và thống kê sản phẩm tồn kho II.2. Phân tích hệ thống về chức năng: Từ mục tiêu quản lý ở trên em đưa ra được chức năng chính của hệ thống như sau: Quản lý các danh mục: Danh mục nhân viên: Lưu đầy đủ thông tin về nhân viên đang làm việc, những người có tên trong danh mục mới có thể lập phiếu nhập, phiếu xuất, từ đó có thể quản lý được việc nhập, xuất tránh tình trạng gian lận. Danh mục sản phẩm: Lưu lại thông tin chi tiết về các sản phẩm. Chính vì vậy khi lập phiếu nhập và xuất thì chúng ta chỉ có thể thực hiện được với các sản phẩm có trong danh mục sản phẩm. Danh mục nhà cung cấp: Lưu lại thông tin đầy đủ của nhà các nhà cung cấp chính chủ yếu cung cấp sản phẩm cho đại lý, Cập nhật khách hàng: Lưu lại thông tin các khách hàng. Từ đó tìm ra được các khách hàng là khách hàng quen thuộc thường xuyên của đại lý. Từ đó có thể tạo ra các ưu đãi cho khách hàng thường xuyên như về giá bán, các sản phẩm khuyến mại, các sản phẩm ưu chuộng,.v.v. Cập nhật giá bán của sản phẩm: Trong thời buổi hiện nay, nền kinh tế đang suy thoái giá cả leo thang thay đổi liên tục, chức năng này quả là thiết yếu với những doanh nghiệp đang đi lên. Quản lý kinh doanh: Lập phiếu nhập, lập phiếu xuất, báo cáo doanh thu của đại lý. Hạch toán doanh thu: thông qua các thông tin đã được lưu đầy đủ ở phần phiếu nhập và phiếu xuất thì trưởng phòng có thể đưa ra các thông tin chính xác về tình hình kinh doanh để báo cáo cho cấp trên. Quản lý kho: Thống kê nhập: Dựa trên các thông tin được ghi đầy đủ và rõ rang trong phần lập phiếu nhập. Chức năng này sẽ tổng hợp lại hàng đã nhập trong một khoảng thời gian giúp cho trưởng phòng biết được tình hình nhập kho của đại lý. Thống kê xuất: Tương tự như chức năng thống kê nhập. Dựa trên các thông tin được ghi lại trong phần lập phiếu xuất chức năng thống kê xuất sẽ giúp trưởng phòng tổng hợp thông tin hàng còn trong kho. Kết hợp với lập phiếu xuất sẽ giúp hạch toán được kết quả kinh doanh của đại lý. Thống kê tồn: Thống kê lại các hàng tồn trong kho, các mặt hàng bán chạy. Quản lý được lưu lượng trong kho. Từ những phân tích trên em đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng như sau: Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu: Nhà Cung Cấp Đáp ứng yêu cầu Cung cấp thông tin Yêu cầu mua hàng Bộ phận quản lý Hệ thống hạch toán kinh doanh Đáp ứng yêu cầu Yêu cầu thông tin Khách Hàng Yêu cầu mua hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Tác nhân nhà cung cấp có quan hệ với hệ thống khi hệ thống gửi yêu cầu mua hàng tới nhà cung cấp và khi hệ thống thanh toán công nợ. Nhà cung cấp có trách nhiệm chuyển hàng tới cho đại lý và nhận tiền thanh toán từ đại lý. Tác nhân khách hàng có quan hệ với hệ thống khi họ có yêu cầu mua hàng của đại lý. Đại lý có trách nhiệm gửi hàng tới cho khách và thu hồi tiền mua hàng của khách. Khách hàng nhận hàng và có trách nhiệm thanh toán công nợ cho đại lý Tác nhân bộ phận quản lý mang ý nghĩa là trưởng phòng có quyền kiểm tra cũng như yêu cầu hệ thống thông báo các hoạt động của mình. Mặt khác hệ thống có trách nhiệm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Qua biểu đồ này ta thấy rõ tổng thể các chức năng của hệ thống quản lý hạch toán kinh doanh. Để hiểu rõ hơn ta sẽ đi vào biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh như sau. Có thể mô tả các công việc chính của các chức năng chính như sau: - Chức năng quản lý danh mục: bao gồm việc lưu trữ các thông tin chính của các nhà cung cấp, các khách hàng, nhân viên, sản phẩm và thông tin giá bán. Nó có thể thực hiện các thao tác thêm mới, sửa chữa thông tin, và xóa thông tin trên hệ cơ sở dữ liệu tương ứng. - Chức năng quản lý kinh doanh: bao gồm công việc chính là lập các phiếu nhập, phiếu xuất thường kỳ. Lưu trữ các thông tin này lại và tổng hợp lại. Dựa trên các thông tin được lưu từ các số phiếu nhập và phiếu xuất, hệ thống nhanh chóng đưa ra những con số chính xác về doanh thu. Đó cũng chính là hai chức năng còn lại của phần quản lý kinh doanh, cũng như có thể đưa ra con số chính xác về lượng hàng tồn kho của đại lý. - Chức nằng quản lý kho: chức năng này là lấy các số liệu của phần quản lý kinh doanh, để từ đó tổng hợp lại tổng sản phẩm đã nhập và xuất trong một thời gian kinh doanh nhất định. Ngoài ra, nó còn báo cáo số lượng hàng tồn kho tới hiện tại. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Tiếp theo ta sẽ đi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho từng chức năng Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh(Chức năng quản lý danh mục): Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng quản lý kinh doanh): Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh(chức năng quản lý kho): Trên cơ sở phân tích hệ thống thực tiễn, ta có thể đưa ra sơ đồ liên kết thực thể với các bảng dữ liệu chính như: bảng sản phẩm, bảng nhân viên, bảng nhà cung cấp, bảng khách hàng, bảng giá bán, bảng phiếu nhập, bảng phiếu xuất, …. II.3. Phân Tích Hệ Thống Về Dữ Liệu. Sau khi phân tích tổng thể hệ thống về chức năng và luồng dữ liệu. Ta đi phân tích hệ thống về dữ liệu. II.3.1.Mã Hoá Tên Gọi Và Tạo Bảng Dữ Liệu. Bảng sản phẩm: Bao gồm các thông tin về sản phẩm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, và mô tả về sản phẩm theo qui cách. Bảng nhà cung cấp: Bao gồm các thông tin về nhà cung cấp như: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ và số điện thoại liên lạc với nhà cung cấp. Bảng nhân viên: Chứa các thông tin về nhân viên: Mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính của nhân viên. Bảng khách hàng: Chứa các thông tin về khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng Bảng phiếu nhâp: Bao gồm các thông tin cụ thể về phiếu nhâp: Số phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên, tiền trả cho nhà cung cấp nếu có. Bảng chi tiết phiếu nhập: Bao gồm các thông tin về việc nhập hàng: Số phiếu nhập, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng lượng tiền cần trả (thành tiền). Bảng phiếu xuất: Bao gồm các thông tin về phiếu xuất kho: Số phiếu xuất kho, ngày xuất, mã nhân viên, mã khách, tiền trả. Bảng chi tiết xuất: Bao gồm các thông tin chi tiết về hàng xuất:Số phiếu xuất, mã sản phẩm, ngày nhập sản phẩm, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền.Ngày nhập sản phẩm giúp ta hạch toán kết quả Bảng tồn chi tiết: Các thông tin về lượng hàng trong kho:Mã sản phẩm, ngày nhập, số lượng còn lại trong kho, đơn giá theo ngày nhập, vì một sản phẩm có thể nhập nhiều lần mỗi 1 lần nhập có thể có đơn giá khác nhau. Bảng khách hàng thanh toán (TTKH): Bảng này lưu lại các thông tin của những lần khách hàng đến thanh toán tiền với doanh nghiệp. Các thông tin đó gồm có mã thanh toán, mã khách hàng, ngày thanh toán, và số tiền khách hàng đã thanh toán. Bảng thanh toán nhà cung cấp : Tương tự như phần thanh toán của khách hàng với doanh nghiệp, bảng này lưu lại thông tin của những lần doanh nghiệp thanh toán với nhà cung cấp. Các thông tin gồm có mã thanh toán, mã nhà cung cấp, ngày thanh toán và số tiền mà doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp. Bảng giá bán: Lưu lại các thông tin về mã sản phẩm, giá bán và ngày cập nhật giá bán. Vì mỗi ngày sẽ có một giá bán khác nhau Bảng chi phí: Chi tiết các chi phí sảy ra trong ngày như tiền điện, tiền nước, tiền vận chuyển bao gồm: Mã chi phí, ngày chi phí, mã nhân viên đã chi phí, miêu tả chi phí, tiền đã chi phí. Các bảng dữ liệu trên đã bao gồm việc mã hóa dữ liệu, kiểu dữ liệu cần thiết, các khóa chính, khóa ngoài liên kết với các bảng khác. Từ các bảng dữ liệu đó ta có mô hình thực thể liên kế như sau. II.3.2.Mô hình thực thể liên kết. Kết Luận: Trong thời gian tiến hành làm bài toán em đã hiểu thêm về các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý giúp giảm bớt công việc thủ công, công việc quản lý phức tạp trước kia nay sẽ đơn giản hơn nhiều. Tuy nhiên do kiến thức còn hạn hẹp, quá trình khảo sát bài toán chưa rõ ràng nên em chưa tạo lập được các form, các chức năng cơ bản như nhập dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu theo một trường nào đó, đưa ra kết quả kinh doanh của đại lý theo ngày, theo tháng hoặc theo năm. Trong thời gian tới em sẽ cố gắng xây dựng chương trình dựa vào các ngôn ngữ lập trình bậc cao và phần mềm tạo cơ sở dữ liệu. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô Lê Thu Trang trong quá trình phân tích bài toán, xây dựng các biều đồ dữ liệu giúp em hoàn thành bài tập này. THE END