Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

ía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhân thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyên điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí, tạp chí. 2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.2.2.1.Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System). Như chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế… - Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System). Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quảnlý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợgiúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác đinh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rỏ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiệp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ răng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mổi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này : Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketinh chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.2.3. Mô hình biêu diển hệ thống thông tin . Cùng môt hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phương pháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình cùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lý) Mô hình ổn đinh nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người dùng) Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Như thế nào? Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu và nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “để làm gì?”.Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sư dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai ? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tự nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kế quả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.3.1.Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theon từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không cần thiết. 2.3.2.Phương pháp phân tích Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này. 2.3.3Phương pháp tổng hợp và phân tích Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ càn thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 2.4.Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực 2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữ liệu nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ. 2.4.1.1Hệ thống thông tin quản lý lương Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lương thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lương của người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của người lao động. Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo sự tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hai hệ thống này. 2.4.1.2.Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra các quyết định tuyển người. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lược phù hợp. 2.4.1.3.Hệ thống thông tin quảnlý người lao động Phòng tổ chưc – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm. 2.4.1.4.Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn. Những đánh giá do hệ thống thôngtin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người cung cấp được gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẩu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là tới các khách hàng. Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để xác định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không bảo đảm chất lượng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhân công lao động. 2.4.1.5. Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên. Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví dụ, luật quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trì các thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi người lao động, kể cả những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp. Tổ chức doanh nghiệp có thể được thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cách sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an toàn lao động, có thể tính toán được chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp. Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục người lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp. Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc. 2.4.1.6. Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc. Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó, sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động còn trống. Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này. 2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược. Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động. 2.4.2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của người công nhân để thực hiện các công việc đó. Mỗi mô tả công việc phải đặc tả được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đối với người lao động để có thể được sắp vào vị trí làm việc như mô tả. Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẩn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào của hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ. Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả và đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra các quyết định sách lược như việc xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp, tránh gây nên bất bình trong người lao động. Thông tin thu được từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể được sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chức danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểm chung như nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúc công việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm. Thông tin phân tích và thiêt kế việc làm có thể được kết nối với hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việc làm còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó. Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyên dụng: Cần tuyển ai và sắp xếp họ vào những công việc nao. Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ sở để xác đinh mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việc đánh giá,để bạt hay buộc thôi việc người lao động. Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. Vây nên, hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lược liên quanđến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. 2.4.2.2.Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực. Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xác định được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng cần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên chế lao động. Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trường của những người lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và con người lao động. Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn. 2.4.2.3.Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hổ trợ nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thống thông tin nhân lực khác. Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp có vai trò rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức. Bằng phúc lợi nguồn nhân lực, tinh thần và đời sống vật chất của người lao động được nâng cao, tạo điều kiện tăng năng suất lao động. 2.4.2.4.Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và quản trị các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lượng người lao động. Chương trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung cấp cần thoả mãn nhu cầu của các công việc được xác định bởi hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và hệ thống phân tích và thiết kế công việc. 2.4.3.Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Các doanh nghiệp với những kế hoach chiến lược lâu dài như: mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của doanh nghiệp. Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó động nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu. Các dự báo sẽ tiến hành thực hiện ước lượng số lượng , đặc điểm và chi phí cho nguồn nhân lực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây: Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất gì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì ? Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mổi công việc ? Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ? Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược ? Việc xác đinh kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác đinh những nguồn nhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dự báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trên mức vĩ mô hay vi mô. 2.5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.5.1.Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: