Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Động Tĩnh Vật lý IFD ( Information Flow Diagrarn ) Sơ đồ luồng thông tin SD ( System Dictionary ) Từ điển hệ thống Các phích vật lý Lô gíc DFD ( Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD ( System Dictinary ) Từ điển hệ thống Các phích lôgic - Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết. + Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Công đoạn đầu tiên trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện. Công đoạn này gồm: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. + Nguyên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Cũng như nhiều sự vật hiện tượng khác, một hệ thống thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống. Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc này. Khi đưa ra chẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trường đã được thu thập. Nhưng nói chung thì những thông tin đó vẩn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. + Nguyên cứu hệ thống thực tại. Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu. Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức;những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; gía cả gắn liền với thu nhập, xử lý các phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái như vậy.Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng. Khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính; thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình lôgic. + Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chạt chẽ cái nọ với cái kia. Đó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời. + Đánh giá lại tính khả thi. Trước đây ta đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án. Giờ đây ta có một khối lượng lớn thông tin thêm về hệ thống và môi trường của nó, về các nguyên nhân và giải pháp do đó việc đánh giá khả thi ở đây sẽ chính xác hơn nhiều so với lần trước. Nội dung cơ bản vẫn nhằm khẳng định tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian + Thay đổi đề xuất của dự án. Đến giai đoạn này ta đã phác hoạ ra được một đề án và đã được những người sử dụng chấp thuận. Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu được và việc đánh giá tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án. Phải cố gắng cung cấp cho nhữngngười ra quyết định một bức tránh rõ nhất có thể được về dự án , về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Đây là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc ra quyết đinh tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Nó không được quá rườm rà với hàng loạt những đống dữ liệu chi tiết mà họ không thể thấy được ý nghĩa. Tuy nhiên vẫn phải chứa đựng được những điều căn bản mà nhóm phân tích tìm thấy được. 2.5.3. Thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgic gồm những công đoạn sau: + Thiết kế cơ sở dữ liêu. * Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Bước 1. Xác định các đầu ra. Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đẻ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. Thực hiện việc chuẩn hoá các mức * Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. + Thiết kế xử lý. Từ trên ta đã có các sơ đồ lô gic của xử lý. Tuy nhiên nó chỉ mới làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý? ở đâu? Khi nào? Như thế nào? * Phân tích tra cứu. Dựa vào phần thiết kế cơ sở dữ liệu mà ta có thể tìm hiểu xem, bằng cách nào để có thể lấy được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn thành chưa, nghĩa là đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần lôgic xử lý để tạo các thông tin ra. Đối với mỗi đầu ra người ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thực hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. * Phân tích cập nhật Các đối tượng mà hệ thống thông tin quản lý thường xuyên thay đổi, vì vậy thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng phải được cập nhật thường xuyên. Như vậy để trả lời câu hỏi là khi nào thì tiến hành cập nhật thì ta cần phải xác định được các nguyên nhân dẩn đến các cập nhật. + Thiết kế các luồng dữ liệu vào. + Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic. + Hợp thức hoá mô hình lôgic. 2.5.4. Đề xuất các phương án của giải pháp. Mô hình lô gic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc các nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic. Mổi một phương án là phác hoạ của một mô hình vật lý ngoài của một hệ thống nhưng chưa phải là một mô hình chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dể dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rành buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: + Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức. Mỗi một tổ chức, một cơ quan thì có những đặc điểm khác nhau. Chính vì vậy các hệ thống thông tin chỉ thành công khi đã được tính đến các ràng buộc về môi trường. Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình lôgic những lại không đúng với mô hình vật lý. Một mô hình lô gic có thể được chấp nhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏi một cách thức cụ thể hoá khác nhau. Đó là vì những ràng buộc về tổ chức như việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa nhân viên và cán bộ, tình hình tài chính, quy mô, doanh thu, số lượng giao dịch thực hiện, mức độ phan tán địa lý của tổ chức, trang thiết bị máy móc hiện có... + Xây dựngcác phương án của giải pháp. ở một môi trường cụ thể thì chúng ta có thể tìm đựơc một giải pháp tin học phù lợp nhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuy nhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi như: sự phân công trách nhiệm, thay đổi phương thức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phượng án cho giải pháp. Việc xây dựngphương án cho giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính: xác định biên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho các xử lý. + Đánh gía các phương án của giải pháp. Có hai cách thường được sử dụng để đánh gía phương án của giải pháp * Phân tích chi phí/lợi ích Người ta có thể phân tích chi phí lợi ích theo những cách sau: Trực tiếp hay gián tiếp Biến động hay cố định Hữu hình hay vô hình * Phân tích đa tiêu chuẩn Đây là phương pháp khá phổ biến khi đi mua sắm các sản phẩm + Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 2.5.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết đó là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá vủa hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. + Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra. Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này. Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếu kém ở đây cho dù hệ thống thông tin được đánh giá tốt ở những khía cạnh khác. Khuôn dạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dể dàng hơn công việc của họ. + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tin như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu sơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn dữ liệu... Qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra.Vì vậy, hội thoại người – máy phải được thiết kế cẩn thận, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng. Có 4 cách để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá. Thiết kế viên cần phải biết và kết hợp tốt 4 cách này để tạo ra được những giao tác chuẩn cho hệ thống thông tin tin học hoá Giao tác bằng tập hợp lệnh Giao tác bằng các phím trên bàn phím Giao tác qua thực đơn Giao tác dựa vào các biểu tượng + Thiết kế các thủ tục thủ công. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 2.5.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong. + Lập trình. + Thử nghiệm hệ thống. + Chuẩn bị tài liệu. 2.5.7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó viếc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những và chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi. + Khai thác và bảo trì. + Đánh giá 2.6. Các phương pháp tin học hoá trong công tác quản lý Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau: Phương pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu truc cũ. Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thông tin. Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống. Đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán. Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh gía cao trong phương pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dể được chấp nhận. Mặt khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tinh mềm dẻo. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin. Trong thực tế người ta sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên nhằm giảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phương pháp đó vơi trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó. Chương III. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST 3.1 Đặc tả hệ thống: Trên phương diện tổng quát của bài toán quản lý nhân sự ta có thể đưa ra một mô hình như sau : Hệ chương trình Quản lý nhân sự trong cơ quan Hồ sơ nhân sự báo cáo nhân sự * Danh mục đơn vị * danh sách nhân * Danh mục chức vụ viên theo đơn vị * Danh mục dân tộc * báo cáo tổng hợp * Danh mục tôn giáo lương * Danh mục nghề nghiệp . . Trong đó “hệ chương trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sự tương tác hài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin. Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chương trình cần quản lý. Tuỳ theo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chương trình khác nhau mà chúng ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp. Tuy nhiên có các thông tin cơ bản như phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ thì cần phải có. Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chương trình. đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong khi viết chương trình bởi vì đây mới chính là cái mà người quản lý cần ở chương trình. Cũng chính vì thế cho nên tuỳ vào mục đích quản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có những loại báo cáo khác nhau như báo cáo động hay tỉnh, báo cáo theo phòng ban, theo ngạch lương, theo tuổi tác. 3.2. Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quảnlý nhân sự tại công ty Phần mềm quảnlý doanh nghiệp FAST. 3.2.1. Phân tích thực tế quảnlý nhân sự tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Như đã trình bày ở trên, tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST công tác quản lý nhân sự có các nghiệp vụ chính như sau: - Thống kế cán bộ trong công ty theo các tiêu chí khác nhau, thống kê theo từng phòng ban, từng giới, từng độ tuổi... - Lập các kế hoạch về nhân sự, thiết kế công việc - Đưa ra các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân lực của cơ quan cho ban lãnh đạo. - Lập các kế hoạch đào tạo cán bộ, phối hợp với các phong ban khác trong công ty đào tạo nguồn cán bộ cho công ty. Các hồ sơ của côngty được lưu trữ tại văn phòng công ty, các thông tin liên quan đến mỗi cán bộ sẽ được bổ sung thương xuyên, các báo cáo định kỳ thường xuyên được lập theo tháng, theo quý và theo năm, các báo cáo thường xuyên này có tính chất thống kê như tổng số cán bộ trong cả công ty, trong từng phòng, các báo cáo khác như báo cáo về trình độ của một nhóm các cán bộ, các báo cáo có liên quan đến thành tích của cán bộ, thường xuyên được lập theo yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra phòng còn lên báo cáo về lương bổng, về các khoản được hưởng khác của cán bộ trong công ty như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản thưởng khác. 3.2.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được sử dụng: - Xử lý Thủ công Giao lác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Như đã trình bày ở trên, sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động, tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lý nhân sự trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ. ở đâyta thấy hệ thống thông tin quản lý nhận sự liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên, cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp, những người cần và sẽ trực tiếp các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định. Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của chương trình, sau đó sẽ lên các báo cáo. Cán bộ công nhân viên sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó các thông tin này sẽ được lưu vào các tệp hồ sơ nhân viên. Thời điểm Có sự thay đổi Nhân sự Tiếp nhận, xử lí các thông tin nhân sự Nhập thông tin đá xử lí In báo cáo Các báo cáo Các báo cáo Thông tin nhân sự Bộ phận quản lý Thông tin nhân sự đã xữ lý CSDL Nhân sự Phòng ban chức năng Thông tin nhân sự Lảnh đạo 3.2.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Sự Công việc quản lý nhân sự trong công ty là rất phức tạp với rất nhiều vấn đề khác nhau của con người trong một tổ chức. Tuy nhiên thông qua sơ đồ chức năng ta có thể thể hiện có thứ bậc các chức năng đó một cách khoa học như sau: Công ty fast HTTTQL Lương HTTTQL Nhân sự HTTTQL Vị trí việc làm HTTT Đánh giá công việc HTTT Báo cáo HTTT Sắp xếp nhân viên HTTTQL Nhân sự Quản lý danh mục Quản lý hồ sơ nhân sự Thống kê và báo cáo Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân sự được nghiên cứu trong chương trình này là: Sau đây là các chức năng cơ bản mà chương trình quản lý nhân sự cần phải thực hiện được 3.2. 4 Sơ đồ luồng dữ liệu (dfd) của HTTTQL Nhân Sự Sau khi có được sơ đồ chức năng BFD, tiếp theo ta cần xem xét chi tiết hơn về thông tin cần cho việc thực hện các chức năng đã nêu trong sơ đồ trên. Công cụ được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD. ở sơ đồ này nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và chức năng. Nó chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ chức năng này của hệ thống sang một chức năng khác của hệ thống. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có, trước khi cho thực hiện một hàm hay một quá trình. Các ký pháp được sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu gồm có: - Các tiến trình hoặc chức năng: Được biểu diển bằng hình tròn, có tác dụng thay đổi thông tin đầu vào để tạo ra thông tin đầu ra. Chỉ được coi là tiến trình trong DFD nếu chúng nhận thông tin đầu vào vầ có thông tin đầu ra. Tên tiến trình - Dòng dữ liệu: thể hiện đường đi của thông tin vào ra một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu đều có tên, hướng mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin . Tên dữ liệu - Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Được biểu diển bằng hình chữ nhật và được đặt tên là những phần tử ngoài hệ thống và có sự quan hệ với hệ thống. Thể hiện môi quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống. Do vậy chúng còn được gọi là các tác nhân ngoài. Tên các tác nhân ngoài luôn là một Danh từ Tên nguồn hay đích tới của dữ liệu - Kho dữ liệu: Thường được lưu trữ các dữ liệu phục vụ cho các tác nhân ngoài truy cập vào. Mỗi kho dữ liệu có một tên khác nhau. Tệp dữ liệu 3.2.4.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ Nhân sự Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời hệ thống quản lý nhân sự 3.2.4.2 sơ đồ mức 0 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ Quản lý hồ sơ Thống kê báo cáo Hồ sơ nhân viên Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Thông tin trả lòi Tìm kiếm Thông Tin trả lời Thông tin yêu cầu 3.2.5. Phân tích – Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2.5.1 Phân tích bài toán Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một kho dữ liệu trong đó cho phép lưu trữ, xắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đền vấn đề nhân sự. Trong cơ sở dữ liệu này ta cần lưu trữ các thông tin liên quan đến đối tượng cần quản lý là các thông tin nhân sự, các thông tin là các thuộc tính liên quan đến nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin bắt buộc có như họ tên, ngày sinh, trình độ, khả năng, năng lực của cán bộ các thông tin này kết hợp với các thông tin khác liên quan khác như thông tin về phòng ban, thông tin về quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật sẽ cho ta các thông tin tổng hợp, có giá trị liên quan đến cán bộ cần quản lý. Ngoài ra ta còn phải xây dựng các tệp dữ liệu để lưu trữ các danh mục liên quan đến cán bộ như danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoại ngữ Như vậy ta có thể phác hoạ các tệp dữ liệu của sơ sở dữ liệu như sau: Các tệp chứa các thông tin liên quan đến cán bộ như: hồ sơ cán bộ, sức khoẻ, gia đình, kỉ luật , khen thưởng, tiểu sử, hợp đồng lao động. Các tệp danh mục: danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoại ngữ, danh mục phòng ban, danh mục các tỉnh thành phố , danh mục các huyện thị. 3.2.5.2 Các thực thể cơ sở dữ liệu * Phân tích mỗi quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu * Phòng ban và cán bộ: một cán bộ có thể giữ nhiều cương vị khác nhau trong các phòng ban khác nhau, ngược lại một phòng ban có thể có nhiều cán bộ làm việc. Như vậy quan hệ giữa phòng ban và cán bộ là quan hệ nhiều chiều. Để biểu diễn quan hệ này ta dùng thêm một bản trung gian là bảng chức vụ, bảng này dùng để theo dõi các chức vụ khác nhau của cán bộ. * Ngoại ngữ và cán bộ: một cán bộ có thể không biết hay biết nhiều ngoại ngữ khác nhau, đồng thời một ngoại ngữ thì có thể có hay không có ai biết cả. Như vậy trong quan hệ giữa cán bộ với ngoại ngữ là quan hệ nhiều chiều, tương tụ ta có cũng dùng một bảng trung gian để biểu diễn quan hệ, nhiều chiều giữa ngoại ngữ và cán bộ. Bảng này lầ bảng trìh độ ngoại ngữ, nó chữa đựng các thông tin về khả năng ngoại ngữ của các cán bộ như khả năng độc, khẳ năng nghe, nói. * Cán bộ và hợp đồng: một cán có thể có thể kí nhiều hợp đồng lao động với cơ quan vào các thời điểm khác nhau, tuy nhiên mỗi hợp đồng chỉ thuộc về một cán bộ. Như vậy quan hệ này là quan hệ một chiều. Tỉnh, huyện và cán bộ : một tỉnh có thể có nhiều cán bộ đang làm việc ở cơ quan hoặc không có ai cả, tương tự thế một tỉnh có nhiều huyện nhưng mỗichỉ thuộc vào một tỉnh nhất định. Như vậy quan hệ giữa tỉnh, huyện và cán bộ ở đây là các quan hệ một chiều. Dân tộc và cán bộ: Một dân tộc có thể không có haycó từ hơn một các bộ trở lên đang làm việc ở cơ quan, tuy nhiên mỗi cán bộ chỉ có một dân tộc cụ thể, ở đây ta có quan hệ một nhiều giữa dân tộc và cán bộ. Tôn giáo và cán bộ, mỗi tôn giáo có thể không có hoặc có cán bộ nào trong cơ quan theo cả hoặc có nhiều cán bộ theo tôn giáo đó, nhưng mỗi người chỉ theo một tôn giáo nào cả, quan hệ ở đây là quan hệ một chiều. Cán bộ và người thân: Trừ những trường hợp đặc biệt một cán bộ thường có nhiều người thân, tuy nhiên mỗi người thân cụ thể thì đều thuộc về một cán bộ cụ thể. Vì thế ta có quan hệ một nhiều giữa cán bộ và người thân. Cán bộ và khen thưởng, kỉ luật: một cán bộ có thể không có lần nào được khen thưởng hày kỉ luật, tuy nhiên mỗi sự khen thưởng hay kỉ luật đều thuộc về một cán bộ cụ thể nào đó. Vì vậy đây là quan hệ một nhiều giữa cán bộ và khen thưởng, kỉ luật. Mô hình hoá quan hệ giữa các cá thể: Tôn giáo Dân tộc Huyện Có Tỉnh Khen Được Kỉ luật Phải Hợp đồng Kí Người Có Phòng ban Có Cán bộ Có Có Có Ngoại ngữ Biết 1 N 1 1 1 N M N N M N N N N * Chuyển đổi mô hình thành quan hệ giữa các tệp với nhau Tro