Đề tài Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long

nframe), máy tính cỡ vừa (Minicomputer), máy vi tính (Microcomputer) và siêu máy tính (Supercomputer). Thiết bị ngoại vi của máy tính điện tử: STT Thiết bị vào thường dùng Thiết bị ra thường dùng 1 Bàn phím (Keyboard) Trống tử (Cartrige Drive) 2 Chuột (Mouse) Băng cassette (Cassette Drive) 3 Màn hình nhạy cảm (Tactile Screen) Micro fim (Computer Output Mircofilm) 4 Máy đọc quang học (CD-ROM Drive) In quả cầu chữ (Daisy-Wheel Printer) 5 Máy quét hình (Scanner) Đĩa từ (Disk Drive) 6 Máy đọc bút vẽ (Badge Drive) Máy in kim (Dot Matrix Printer) 7 Bút điện tử (Light pen) Đĩa quang xóa được (Erasable Optical Drive) 8 Máy đọc mã vạch (Bar Code Reader) In phun mực (Ink Jet Printer) 9 Máy đọc chữ từ tính (Magnetic-Ink Character Recognition) In laser (Laser Printer) 10 Bộ nhận dạng tiếng nói (Voice Recognition Device) In dòng (Line Printer) 11 Cần điều khiển (Joystick) Mã hóa chữ từ tính (Magnetic Character Coder) 12 Máy đọc cassette (Cassette Drive) Máy vẽ (Plotter) 13 Máy đọc chữ (Optical Character Reader) Người máy (Robot) 14 Máy đọc đĩa tử (Disk Drive) Tổng hợp tiếng nói (Speech Synthesizer) 15 Bảng số hóa (Gigitizing Table) Băng từ (Tape Drive) 16 Máy đọc băng từ (Tape Drive) Màn hình (Video Display Terminal) 17 Máy đọc bìa đục lỗ (Punch Card Reader) Đĩa quang (WORM Drive) 18 Máy đọc đĩa quang (WORM Drive) Vấn đề chuẩn phần cứng (Hardware Standard): Một số nguyên tắc khi mua sắm các thiết bị phần cứng tin học: Bảo đảm sự tương thích (Compatibility): Các thiết bị mua mới phải làm việc được với những thiết bị đã có. Nếu không chi phí thêm cho phân cứng hoặc phần mềm chuyển đổi nhiều khi còn lớn hơn cái lợi thu được. Bảo đảm khả năng mở rộng và nâng cấp (Expendable & Sealable): Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực của máy tính hiện có. Vì vậy khi mua cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường khi cần thiết. Làm như vậy giá cả sẽ rẻ hơn là trang bị mới. Bảo đảm độ tin cậy (Reliability): Phân cứng mẫu mã mới nhất thường rất hấp dẫn người sử dụng. Tuy nhiên các lỗi kỹ thuật thường không bao giờ được nêu ra trong các tờ quảng cáo. Nói chung không nên mua những loại máy đời mới nhất. 2.2.2 Phần mềm tin học a. Phần mềm hệ thống: Là tập hợp các chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, khai thác các nguồn lực của máy tính một cách hiệu lực và hiệu quả. Nguồn lực của máy tính bao gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ trong, thiết bị nhớ và máy in. Những nguồn lực đó khá đắt và việc sử dụng chúng không dễ do đó cần phải quản lý chúng một cách cẩn trọng. Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà ngưởi sử dụng muốn thực hiện. Phần cứng Phần mềm hệ thống Phần mềm ứng dụng CPU Bộ nhớ chính Bộ nhớ phụ Ngoại vi Quản trị dự án Soạn thỏa Bảng tính Ứng dụng khác Phần mềm hệ thống bao gồm các phần mềm sau: Hệ điều hành: là tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính và phụ, ngoại vi. Nhiệm vụ chủ yếu của hệ điều hành là lập lịch các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạc với thao tác viên Hệ điều hành bao gồm nhóm các chương trình sau: Chương trình quản lý bộ nhớ, bộ nhớ đĩa, thời gian CPU và ngoại vi. Các chương trình quản lý JOB: chọn, khởi động, thực hiện và kết thúc các JOBS đã được lập lịch cần xử lý. Các chương trình quản lý vào/ ra: tương tác với các thiết bị vào/ ra, trao đổi dữ liệu giữa CPU với các thiết bị vào/ ra với bộ nhớ phụ. Các chương trình của hệ điều hành được chia làm 2 phần: Phần thường trú (Resident Programs) Phần trao đổi (Transient Programs) Hệ điều hành thường dùng hiện nay là hệ điều hành đa chương (Multiprogramming hay Multitasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing). Đối với hệ điều hành này các chương trình ứng dụng được lưu chữ trong máy tính như sau: CPU ALU Resident supervisory Transitent operating system Application program 1 Data for program 1 Application program 2 Data for program 2 Application program 3 . Phần mềm tiện ích: là các phần mềm thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách Phần mềm phát triển: bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các phần mềm cho máy tính: Các ngôn ngữ lập trình: mỗi ngôn ngữ lập trình bao gồm các bộ phận: Chương trình dịch ngôn ngữ (Compiler) có chức năng dịch các chương trình viết trong ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ viết trong ngôn ngữ máy. Thư viện chương trình (Library Programs) là tập hợp các thủ tục hay được dùng trong các chương trình khác. Chương trình liên kết (Linkage Editor) được dùng để kết nối các chương trình đã được dịch với các thủ tục từ thư viện để tạo thành một chương trình thực hiện được EXE (Executable) đối với máy tính. Mã nguồn (Source code) Lập trình viên sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao Tạo Trình dịch (Complier) Mã đích (Object code) Liên kết (Linkage) Module thực hiện được (EXE) Trình thư viện (Library Programs) Tạo Chuyển đổi Ngôn ngữ lập trình đã trải qua 5 thế hệ: + Ngôn ngữ máy. + Hợp ngữ ASSEMBLY. + Ngôn ngữ thế hệ 3 như: Pascal, Basic, C + Ngôn ngữ thế hệ 4: ngôn ngữ phi thủ tục (Non-Procedural) như: SQL, FOXPRO, PARADOX + Ngôn ngữ thế hệ 5: Access Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính (CASE – Computer Aided Software Engineering): Giúp tự động hóa lập trình. Lập trình hướng đối tượng (OPP – Object Oriented Programming): Tư tưởng cơ bản là các đối tượng (Dữ liệu + các chương trình xử lý dữ liệu ấy). Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: các chương trình có nhiệm vụ quản lý truy nhập, dẫn dắt thiết bị, quản lý giao vậnnhư Novel Netware, Windows NT Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: các phần mềm quản trị các tệp và cơ sở dữ liệu như Oracle, Bbase IV, Cobol, Foxpro, Paradox, Microsoft Access b. Phần mềm ứng dụng: Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Có thể chia ra phần mềm ứng dụng ra làm hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng: như phần mềm xử lý văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm đồ họa, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:như phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý sản xuất c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại: Dễ sử dụng: tức là phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, giao diện đẹp, thực đơn có nhiều lựa chọn cho người sử dụng. Có hướng dẫn sử dụng. Chống sao chép: những phần mềm hiện nay hầu như rất khó sao chép nên cần phải có bộ phần mềm dự phòng khi bộ đĩa gốc bị hỏng. Tương thích với các phần mềm khác: sự tương thích ngang (tương thích với các phần mềm chạy trên cùng một máy) và tương thích dọc(tương thích với nhiều máy tính trong tổ chức) thường được ghi trong hướng dẫn sử dụng. Tương thích với nhiều thiết bị ngoại bi: hiện nay có rất nhiều thiết bị ngoại vi khác nhau thực hiện cùng một chức năng (VD: máy in có rất nhiều loại: máy in phun, máy in laser). Một phần mềm càng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi thì càng tốt điều đó làm cho phần mềm được phổ biến dễ dàng. Tính hiện thời của phần mềm: các phần mềm đều luôn được nâng cấp, sửa chữa vì vậy cần cung cấp cho khách hàng phiên bản mới nhất của phần mềm. Một số hãng có chính sách cập nhất miễn phí hoặc với phụ phí. Giá cả phần mềm: nên chú trọng tới chức năng của phần mềm hơn giá cả vì một phần mềm có thể sử dụng được rất lâu mà không phải bỏ ra chi phí gì thêm. Yêu cầu bộ nhớ: mỗi phần mềm đều yêu cầu một dung lượng bộ nhớ nhất định không nên mua bộ nhớ quá thừa so với yêu cầu phần mềm. Quyền sử dụng trên mạng: có phần mềm chỉ dùng được cho máy đơn hoặc chỉ với số lượng nhất định các máy tính trên mạng. 2.2.4 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn về cơ sở dữ liệu, ta cần tìm hiểu thêm các khái niệm sau: Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến mọt tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể ngưởi ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính của nó. Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường. VD: Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng. Mỗi lần bán là một thực thể. Mỗi lần bán có các thuộc tính là Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán. Đó là các trường. Thông tin về một lần bán là một bản ghi, được ghi theo dòng. Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người bán 1 Bút bi 12 3000 15/12/2005 Lan Anh 2 Thước kẻ 5 2000 16/12/2005 Lan 3 Vở 6 1500 17/12/2005 Vân Ly Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu Khi tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, việc đầu tiên cần làm bao giờ cũng phải là cập nhật dữ liệu lần đầu cho cơ sở dữ liệu đó. Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin luôn luôn sản sinh ra các thông tin mới. Các thông tin này cũng cần được phản ánh vào ngay trong cơ sở dữ liệu để bào đảm tính kịp thời của hệ thống. Các dữ liệu cập nhật có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như các cuộc điện thoại, hóa đơn, các tập tin trên máy tính Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, liên tục bảo đảm tính chính xác và kịp thời của các thông tin truy vấn sau này. Truy vấn dữ liệu Truy vấn dữ liệu là lấy các dữ liệu một cách chọn lọc từ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu chứa mọi thông tin về hệ thống nhưng trong một thời điểm ta thường chỉ cần một số thông tin nào đó. Ví dụ như là danh sách các sinh viên phải thi lại. Để có thể giao tiếp với cơ sở dữ liệu người ta dùng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structureed Query Language) hay truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example). Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên, báo cáo cũng có thể được thể hiện trên màn hình. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu cần phải tổ chức theo một mô hình nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu của tổ chức cần được cấu trúc lại. Mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay để cấu trúc cơ sở dữ liệu là mô hình quan hệ (Relational Model). Trong mô hình này, các thực thể được xem như các bảng 2 chiều với bàn ghi là các hàng, các trường là các cột. Có một trường được chọn làm khóa để phân biệt các bản ghi với nhau, và xác định một bản ghi là duy nhất. Bản ghi có thể chứa các trường liên kết. Đây không phải là các trường mô tả thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. 2.3. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch mới. Các hoạt động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sữ bắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một số tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải không có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế, để hiểu tốt một hệ thống phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Phân tích bắt đầu bằng việc thu thập các thông tin về HTTT đang tồn tại và khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này đều chủ yếu mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Vì vậy khi phân tích thường chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic. Ngược lại, khi thiết kế hệ thống mới, phân tích viên phải xem xét mô hình logic trước khi đưa ra mô hình vật lý cụ thể. VD: Người ta thường xây dựng: “Hệ thống phải kiểm tra tư cách của khách hàng” trước khi xem xét cụ thể nên để “khách hàng đưa thẻ của mình qua cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là “khách hàng để ngón tay cái vào máy đọc vân tay số hóa”. 2.3.2 Các công cụ nghiên cứu, phân tích HTTT 2.3.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất. Phỏng vần cho phép thu thập các thông tin khái quát khó nắm bắt như mục tiêu của hệ thống. Nghiên cứu tài liệu cho phép thu thập các thông tin chi tiết về hệ thống. Sử dụng phiếu điều tra để thu thập thông tin trên phạm vi rộng. Quan sát để thu thập các thông tin không được thể hiện trong tài liệu hoặc phỏng vấn. 2.3.2.2 Mã hóa dữ liệu Mã hóa dữ liệu để: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản Mô tả Ưu điểm Nhược điểm VD Mã hóa phân cấp Đối tượng được phân cấp, mã được xây kéo dài sang phải thể hiện sự phân cấp sâu hơn. Xác định rõ vị trí đối tượng trong tập hợp. Tạo lập khó. Khó nới rộng. Hệ thống tài khoản kế toán VN là một bộ mã 3 cấp. Mã hóa liên tiếp Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Không nhầm lẫn. Tạo lập dễ dàng. Nới rộng dễ. Không gợi nhớ. Không cho phép chèn thêm mã vào giữa 2 mã. Ngưởi vào làm trước có mã 999 thì người tiếp theo mã 1000. Mã hóa tổng hợp Kết hợp giữa mã hóa phân cấp và liên tiếp. Ưu điểm của 2 phương pháp trên. Tạo lập khó. Không cho phép chèn mã mới vào giữa. Mã hóa gợi nhớ Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng Gợi nhớ cao. Có thể nới rộng dễ dàng. Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích. Dài hơn mã phân cấp. Mã hóa Việt Nam đồng là VND, Đô la là USD Mã hóa ghép nối Chia mã thành nhiều trường, mỗi trường ứng với 1 đặc tính. Có khả năng phân tích cao. Có thể kiểm tra thuộc tính. Cồng kềnh. Bộ mã dễ mất ý nghĩa nếu chọn các thuộc tính không ổn định. Công nhân thứ 999 vào làm xí nghiệp 1, tổ cắt có mã XN1TC999. 2.3.2.3 Các công cụ mô hình hóa a. Sơ đồ luồng thông tin – IFD (Information Flow Diagram) Các ký pháp: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển Lưu ý Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần mũi tên chỉ hướng. Có thể dùng thêm các ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Các phích vật lý: mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biễu diễn trên sơ đồ. Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mạng: Hình dạng: Nguồn: Đích: Phích xử lý Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích kho chứa dữ liệu Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mạng: Chương trình hoặc người truy nhập: b. Sơ đồ luồng dữ liệu – DFD (Data Flow Diagram) Các ký pháp: Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Quy tắc xây dựng DFD Luồng dữ liệu phải có tên, trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Các dữ liệu luôn luôn đi cùng nhau chỉ tạo ra một luồng duy nhất. Xử lý phải được đánh mã số. Các luồng dữ liệu không được cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Luồng vào và luồng ra một xử lý phải khác nhau. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ mức 0: là sơ đồ ngữ cảnh đã được phân rã. Sơ đồ mức n: là phân rã của một tiến trình sơ đồ mức n-1. Quy tắc phân rã DFD Một xử lý mà logic xử lý của nó chỉ trình bày trong 1 trang giấy thì không cần phân rã tiếp. Nên để tối đa 7 xử lý trên 1 DFD. Các xử lý trên 1 DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD mức thấp nào đó. Luồng ra của một DFD mức thấp phải là luồng ra của một DFD mức cao nào đó Xử lý không thể phân rã tiếp gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống.  Các phích logic: Phích xử lý logic Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý: Phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Phích phần tử thông tin Tên phần tử thông tin: Loại: Tên DFD liên quan: Các giá trị cho phép: Phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan” Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý: Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, cộng, trừ, nhân, chia Cấu trúc dùng để mô tả: Tiếp theo Nếu thì Nếu thì Nếu không thì Trong khi mà Cho đến khi Bắt đầu Kết thúc. Theo các trường hợp Quan hệ giữa các công cụ mô hình hóa Động Tĩnh Vật lý IFD Các phích vật lý Logic DFD Các phích logic 2.3.3 Phương pháp phát triển HTTT 7 giai đoạn Đánh giá yêu cầu. Phân tích chi tiết Thiết kế logic Đề xuất các phương án và giải pháp Thiết kế vật lý ngoài Triển khai kỹ thuật hệ thống Cài đặt và khai thác Mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn nhỏ khác. 2.3.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh, không đòi hỏi chi phí lớn nên nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhạy bén cao để có thể lướt qua toàn bộ các công đoạn của một quy trình phát triển HTTT trong một thời gian ngắn. Nó bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần được lập kế hoạch cẩn thận. Về cơ bản lập kế hoạch của giai đoạn này là việc làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin cần phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Làm rõ yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác các đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Yêu cầu phát triển hệ thống nhiều khi được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn tới sự nhầm lẫn. Chẳng hạn một nhà quản lý yêu cầu “Làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” nhưng thực ra ông ta muốn sửa hệ thống thu nhận đơn đặt mua hàng Xác định chính xác khung cảnh hệ thống cũng là một công việc quan trọng nhưng rất khó khăn. Khung cảnh hệ thống được hiểu như là nguồn và đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Nguồn A Nguồn B Nguồn C Đích N Đích M Phòng X Chức năng Z Chuyên viên A Dòng 1 Dòng 2 Dòng 3 Dòng 5 Dòng 4 Khung cảnh hệ thống trong một tổ chức Xác định đúng khung cảnh hệ thống là một việc làm vô cùng khó khăn khi khó có thể thống kê hết được các mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống. Xác định khung cảnh hệ thống quá hẹp sẽ dẫn tới nguy cơ bỏ qua các thành phần quan trọng của hệ thống, xác định khung cảnh hệ thống quá lớn sẽ làm tăng chi phí và thời gian khi xây dựng hệ thống trong tương lai. Phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được dùng trong giai đoạn này. Đánh giá khả thi Đánh giá khả thi là đi tìm xem có yếu tố nào ngăn cản việc phân tích, cài đặt thành công một giải pháp đã đề xuất hay không. Đánh giá khả thi bao gồm: Khả thi về mặt tổ chức: Xem xét xem dự án mới có phù hợp với tình hình hiện tại của tổ chức không về các mặt nhân sự, trình độ, quan hệ với các hệ thống thông tin khác, thái độ đối với hệ thống thông tin mới Khả thi về mặt kỹ thuật: Được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của HTTT mới. Khả thi về tài chính: Là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn chi phí bỏ ra hay không? Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tính hình và khuyến nghị các hành động tiếp theo. 2.3.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về giai đoạn xác định yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu của hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống thông tin mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các giai đoạn nhỏ sau: Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết Công đoạn này bao gồm : thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Bất cứ HTTT nào cũng có môi trường tồn tại của nó mà ở đó nó chịu tác động từ các yếu tố bên ngoài đồng thời cũng ảnh hưởng ngược lại các yếu tố đó. Như chúng ta đã biết, giá trị của một HTTT phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc giữa nó và môi trường. Trong giai đoạn phân tích yêu cầu một số thông tin về môi trường đã được thu thập nhưng như thế là chưa đủ. Để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng của hệ thống với các ràng buộc môi trường của HTTT hiện tại phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống đang nghiên cứu. Điều này vô cùng quan trọng trong quá trình thiết kế HTTT mới. Thông tin về môi trường được chia làm 3 lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật, tài chính. Nghiên cứu hệ thống hiện tại Giai đoạn này được chia làm 3 công đoạn: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic. Thu thập thông tin về các bộ phận và các vấn đề có liên quan của hệ thống đang tồn tại. Đối với hệ thống những thông tin sau cần được thu thập: Hoạt động chung của hệ thống, kể cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác. Dữ liệu vào: nội dung, khuôn mẫu các thông tin vào, nguồn dữ liệu, tần suất, chi phí cho một dữ liệu vào. Dữ liệu ra: Đích đến của thông tin, nội dung, tần suất,chi phí sản sinh thông tin, khuôn mẫu của thông tin ra. Xử lý: Các thủ tục thu thập, nhập dữ liệu, thủ tục biến đổi đầu vào và quan hệ giữa các xử lý, các ràng buộc về thời điểm xử lý, nhân sự thực hiện Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng truy cập, cách thức tổ chức dữ liệu. Phân tích viên phải thu thập thông tin từ cái chung tới cái riêng theo trình tự: các bộ phận chính của hệ thống > Hoạt động chung của chúng > Lý do tồn tại > Những người sử dụng chính > Đầu vào chính > Đầu ra chính > Xử lý chính. Sau đó đi sâu vào chi tiết. Nghiên cứu hệ thống đang tồn tại không chỉ là thu thập thông tin như trên về chính hệ thống đó mà còn phải tìm hiểu các vần đề của hệ thống. Đây thường là các nhược điểm hay các điểm chưa thỏa mãn yêu cầu người sử dụng của hệ thống. Không những cần tìm ra vấn đề của hệ thống mà còn phải tìm hiểu nguyên nhân của nó nữa, điều này giúp ích cho việc hoàn thiện HTTT mới trong tương lai. Bước tiếp theo trong quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại là xây dựng mô hình vật lý ngoài. Dựa trên các thông tin đã thu thập được ở công đoạn trước, phân tích viên xây dựng lại mô hình vật lý ngoài của hệ thống như những người sử dụng nhìn thấy. Mô hình vật lý ngoài thể hiện sự hiểu biết của phân tích viên đối với hệ thống hiện tại để từ