Đề tài Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự

ô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu đồ còn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồ gộp. 3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển Lưu ý: Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng:Nguồn: Đích: Loại thứ hai: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện:Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy nhập: 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram) Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì Ký pháp sử dụng cho DFD Ngôn ngữ DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhân thông tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1… Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luông duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phỉa khác với luồng ra từ một xử lý. Các phích logic Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin. Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL) Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công việc quản lý và kinh doanh của mình. Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết về quản trị dữ liệu. Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động tổ chức… 4.1 Khái niệm CSDL Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin trên vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong các phích bằng bìa cứng, hộc Catalog… thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị CSDL để giao tác với các dữ liệu trong CSDL. Hệ quản trị CSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL đơn lẻ hoặc từ một số CSDL. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị CSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân. Cơ sở dữ liệu( Data base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. 4.2 Thiết kế các CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra Nguyên tắc thiết kế CSDL: - Không bỏ sót dữ liệu - Dữ liệu không trùng lặp - Không dư thừa thông tin - Không có sự nhập nhằng - Dữ liệu phải được chuẩn hoá - Tiện, nhanh khi truy xuất dữ liệu Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của thiết kế CSDL Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra: nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra - Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra - Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. - Gạch chân các từ khoá cho thông tin đầu ra - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có nghĩa trong quản lý Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) - Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng: trong mỗi danh sách không được chứa những thuộc tính lặp (ký hiệu là R). Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. - Gắn cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hoá mức 2( 2.NF) - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới - Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm voà thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X - Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra 1 CSDL. Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của Bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là: tạo thành một danh sách chung bằng các tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Bước 4: - Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ - Xác định số lượng các bản ghi - Xác định độ dài cho 1 thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng thành các mũi tên 2 chiều. Nếu có quan hệ 1-nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó. III. Hệ quản trị CSDL Visual Basic 1.Hệ quản trị CSDL Microsoft Access& Visual Basic Trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi. Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổ biến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất. Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp. Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic, công cụ này có những ưu điểm: - Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trên toàn bộ tập hợp bản ghi. - Có thể tạo và điều khiển các đối tượng - Báo lỗi và xử lý lỗi - Tạo thủ tục theo ý muốn - Làm CSDL dễ bảo trì Giới thiệu về Visual Basic( VB) Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language ) Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước: - Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) - Viết lệnh ( Cade Programming ) Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn ngữ VB được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY VMS MOBIFONE I. TỔNG QUAN VỀ VIỆC PHÂN TÍCH 1. Khảo sát chung Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lý nhân sự, tôi đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nhân sự của công ty. Các chuyên viên của phòng TC-HC - phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lý nhân sự của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể được tìm hiểu những vấn đề quan tâm như: cung cấp tài liệu, giải thích về các quy trình cũng như các tiêu chí quản lý của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các quá trình phức tạp khác, như: vấn đề về quản lý chấm công, quản lý lương…của công ty. Không những trong 3 tuần đầu tiên mà trong thời gian thực tập, tôi cũng được tìm hiểu kỹ hơn về việc quản lý nhân sự của công ty. Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- đảm nhận về việc cập nhật, tìm kiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- đảm nhận về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- đảm nhận về các vấn đề liên quan đến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việc quản lý nhân sự của công ty còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại đảm nhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên đảm nhận về tính toán các khoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong công ty, có chuyên viên lại đảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại đảm nhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thông tin nào đó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi trưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ đạo cho đúng chuyên viên đảm nhận đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo (nếu có yêu cầu). Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Nhận thấy những hạn chế của việc quản lý nhân sự như vậy, nên cách đây không lâu Công ty cũng đã mua một chương trình Quản lý nhân sự, tuy nhiên chương trình này không phù hợp với việc quản lý của Công ty nên đã không được sử dụng. Hiện nay, việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực khi các chuyên viên phải đảm nhận công việc đó cho hơn 180 cán bộ của công ty. Chính vì vậy, các anh chị của phòng TC-HC đã rất ủng hộ khi tôi ngỏ ý muốn xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho công ty và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để tôi xây dựng chương trình của mình. 2. Các vấn đề đặt ra, yêu cầu của công ty và các giải pháp: 2.1 Yêu cầu của công ty Về nội dung chương trình - Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về nhân viên, về tiền lương. - Dễ dàng sửa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết. - Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về nhân viên, về tiền lương. - Có thể xuất các báo cáo về nhân viên, như: lý lịch nhân viên, khen thưởng kỷ luật…, về tiền lương theo từng phòng, từng tháng, từng năm. - Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan với nhau Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ chuyên viên của phòng TC-HC đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều có máy tính riêng, tuy nhiên yêu cầu của mọi người là: Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không mất nhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình. Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn. 2.2 Giải pháp đưa ra: Từ những yêu cầu của Công ty, tôi nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình Quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, bên cạnh đó có thể đưa vào một số chi tiết khác đầy đủ nhằm dễ dàng cho người thực hiện chương trình. Chính vì vậy tôi sẽ xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic và sử dụng Microsoft Access để xây dựng CSDL. Việc xây dựng chương trình rất thuận lợi vì hệ thống máy tính của công ty đều được trang bị rất hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Vietkey… Để thực hiện được việc sử dụng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic các máy tính sẽ chỉ cần cài thêm chương trình Visual Basic, điều này được thực hiện rất đơn giản. Việc hướng dẫn cài đặt chương trình và sử dụng sẽ được đưa vào phần hướng dẫn để giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với chương trình mới. 3. Các tài liệu thu thập Các báo cáo về bản thân nhân viên: Danh sách nhân viên của một phòng ban, Lý lịch nhân viên, Danh sách khen thưởng kỷ luật của toàn bộ nhân viên trong tháng và từng năm… Các báo cáo về tiền lương: Lương của toàn nhân viên theo từng tháng của năm… Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu: Bảng thông tin về lương của nhân viên Quan hệ gia đình Bảng hồ sơ nhân viên: Đối với loại bảng này chia thành 2 loại : Bảng danh sách lao động không xác định thời hạn, thử việc Bảng danh sách lao động thời vụ, khoán việc Bảng lương: Bậc/Hệ số Bảng lương khoán Bảng thông tin về phòng ban TT Tên phòng ban Điện thoại 1. Phòng Tổ chức-Hành chính( P.TC-HC) 047831768 2. … II. THIẾT KẾ SƠ ĐỒ LIÊN KẾT MODULE XỬ LÝ Để tiến hành phân tích, ta dùng các sơ đồ IFD(Information Flow Datagram), BFD( Business Funtion Datagram), DFD( Data Flow Datagram) 1 Sơ đồ Luồng thông tin( IFD) Sơ đồ IFD dùng để mô tả HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Luồng thông tin trong Quản lý hồ sơ Phân tích Khi có nhân viên mới vào công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật vào máy tính bằng công cụ Excel. Thông tin này sẽ tự động được lưu vào kho hồ sơ nhân viên của Công ty. Hàng ngày, các thông tin về nhân viên sẽ được các chuyên viên của phòng TC-HC cập nhật, sửa đổi trên máy tính nếu có sự thay đổi thông tin theo yêu cầu của ban Giám đốc hay các phòng ban khác. Thông tin mới sẽ được lưu trữ vào kho hồ sơ. Cuối mỗi kỳ, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ xử lý các hồ sơ như khen thưởng kỷ luật, … và xuất báo cáo cho ban Giám đốc hoăc các phòng ban (nếu có yêu cầu) Sơ đồ Thời điểm Nhân viên Phòng TC-HC Ban Giám đốc Bắt đầu vào công ty Hàng ngày Cuối mỗi kỳ Kho hồ sơ NV Hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên Hồ sơ đã ĐC Điều chỉnh hồ sơ Xử lý thông tin Yêu cầu Các loại BC * Các phích vật lý Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Kho Hồ sơ nhân viên Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin của môi nhân viên, như: lý lịch nhân viên, hồ sơ nhân viên… Tên IFD liên quan: IFD hiện tại Vật mang: Bằng giấy và tệp Nguồn: cán bộ công nhân viên Đích: Phòng TC-HC Tên tài liệu: Yêu cầu Mô tả: Là yêu cầu của Ban Giám đốc và các phòng ban về các yêu cầu nhân sự, như: kỷ luật-khen thưởng… Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Ban Giám đốc Đích: Ban Giám đốc và các phòng ban của công ty Tên tài liệu: Các loại báo cáo Mô tả: Là các báo cáo về nhân sự như: Báo cáo theo phòng ban, Báo cáo theo chức vụ Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Ban Giám đốc và các phòng ban của công ty Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu: Kho hồ sơ nhân viên Mô tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên Vật mang: Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập: Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác Tên kho dữ liệu: Kho hồ sơ đã điều chỉnh Mô tả: Là kho lưu trữ hồ sơ gôc của nhân viên sau khi đã có những sự điều chỉnh phù hợp Vật mang: Bằng giấy và tệp CSDL Đối tượng truy nhập: Cán bộ phòng TC-HC hoặc các phòng ban khác - Phích xử lý Tên xử lý: Cập nhật hố sơ Mô tả: Nhằm cập nhật những thông tin liên quan đến nhân sự như: phòng ban, trình độ,… Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có nhân viên mới được tuyển dụng Tên xử lý: Điều chỉnh hố sơ Mô tả: Nhằm điều chỉnh các thông tin không còn chính xác như: cập nhật lại phòng ban,… Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có sự thay đổi, điều chuyển của nhân viên Tên xử lý: Xử lý thông tin Mô tả: Nhằm xử lý các thông tin về nhân sự Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: khi có yêu cầu của ban Giám đốc hoặc các phòng ban khác Chu kỳ: Hàng ngày 1.2 Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý chấm công - Hàng tuần các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công lên cho phòng TC-HC bằng giấy. chuyên viên của phòng sẽ cập nhật và cho vào kho bảng chấm công. - Nếu có yêu cầu sửa đổi, cập nhật thông tin bảng chấm công từ các phòng ban thì chuyên viên của phòng sẽ sửa đổi thông tin và lưu vào kho đã xử lý. Cuối tháng,chuyên viên của phòng sẽ tổng hợp và xuất báo cáo cho chuyên viên đảm nhận việc tính lương của phòng TC-HC. Thời điểm Các phòng ban Phòng TC-HC Phòng TC-HC Hàng tuần Hàng tuần Cuối tháng Bảng chấm công Yêu cầu Điều chỉnh BCC Kho BCC Cập nhật BCC Kho BCC đã xử lý Tổng hợp BCC Báo cáo BCC * Các phích vật lý - Phích luồng thông tin Tên tài liệu: Kho bảng chấm công Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin về số ngày đi làm, nghỉ phép, các khoản phụ cấp… của các nhân viên Vật mang : Bằng giấy và tệp Nguồn: Các phòng ban Đích: Phòng TC-HC Tên tài liệu: Yêu cầu Mô tả: Là yêu cầu của các phòng ban về các yêu cầu điều chỉnh nhằm phù hợp với sự thay đổi. Vật mang: Bằng giấy Nguồn:: Các phòng ban khác Đích: Phòng TC-HC Tên tài liệu: Báo cáo Mô tả: Là báo cáo về bảng chấm công theo từng phòng ban Vật mang: Bằng giấy Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng TC-HC Chu kỳ: Hàng tháng Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu: Kho bảng chấm công Mô tả: Là kho lưu trữ về bảng chấm công theo từng phòng ban Vật mang: tệp CSDL Đối tượng truy cập: Cán bộ phòng TC-HC Tên tài liệu: Kho bảng chấm công đã xử lý Mô tả: Là kho dữ liệu bảng chấm công sau khi đã được điều chỉnh Vật mang: Bằng giấy và tệp Đối tượng truy cập: Cán bộ phòng TC-HC - Phích xử lý Tên xử lý: Cập nhật Bảng chấm công Mô tả: Nhằm cập nhật những thông tin liên quan đến bảng chấm công như: số ngày nghỉ phép,… Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Chu kỳ: Hàng tuần Tên xử lý: Điều chỉnh bảng chấm công Mô tả: Nhằm điều chỉnh các thông tin trong bảng chấm công. Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Sự kiện khởi sinh: Khi có một sự thay đổi nào đó như: tăng số ngày nghỉ phép, tăng phụ cấp… Chu kỳ: Hàng tùân Tên xử lý: Tổng hợp bảng chấm công Mô tả: Nhằm tổng hợp lại các thông tin trong bảng chấm công trong tháng. Phương thức thực hiện: Tin học hoá 1 phần Chu kỳ: Hàng tháng 1.3 Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý lương Phân tích Cuối tháng, chuyên viên đảm nhận tính lương của phòng TC-HC sẽ dùng bảng chấm công đã được tổng hợp để thực hiện việc tính lương bằng công cụ Excel. Kết quả sẽ được lưu vào kho dữ liệu tiền lương. Phòng TC-HC sẽ gửi kết quả cho phòng KT-TK-TC, phòng KT-TK-TC sẽ dựa vào kết quả để thực hiện việc tính lương. Thời điểm Phòng TC-HC Phòng KT-TK-TC Cuối tháng Bảng chấm công đã xử lý Tính lương Kho dữ liệu lương Chi trả lương Các loại báo cáo * Các phích vật lý - Phích luông thông tin Tên tài liệu: Kho Bảng chấm công Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin bảng chấm công đã được tổng hợp Vật mang: Bằng giấy và tệp Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng KT-TK-TC Tên tài liệu: Báo cáo Mô tả: Là các báo cáo về tiền lương của từng phòng ban,từng nhân viên Vật mang: Bằng giấy và tệp Nguồn: Phòng TC-HC Đích: Phòng KT-TK-TC - Phích xử lý Tên xử lý: Tính lương Mô tả: Dựa vào bảng chấm công, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ tính các khoản như BHXH,BHYT, Quỹ CSXH… của mỗi nhân viên trong Công ty Phương thức thực hiện: Bằng công cụ Excel Chu kỳ: Hàng tháng Tên xử lý: Chi trả lương Mô tả: Sau khi đã có đầy đủ thông tin về tiền lương của từng nhân viên, cán bộ phòng KT-TK-TC sẽ thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên Công ty Phương thức thực hiện: Thủ công Chu kỳ: Hàng tháng - Phích kho dữ liệu Tên kho: Kho dữ liệu lương Mô tả: Là kho chứa thông tin về lương, thưởng, các khoản giảm trừ của từng nhân viên theo từng phòng ban Vật mang: Bằng giấy và tệp Đối tượng truy cập: Chuyên viên đảm nhận về lương của phòng TC-HC. Sơ đồ chức năng BFD Các công việc chính của các chuyên viên phòng TC-HC để có thể quản lý được vấn đề nhân sự của công ty có thể kể đến đó là: - Cập nhật thông tin về nhân viên: hồ sơ nhân viên, lý lịch nhân viên, quá trình công tác, danh sách về hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật… Các công việc này đều thực hiện thủ công trên máy tính. Chuyên viên đảm nhận sẽ nhập thông tin, sửa, xoá các thông tin khi có vấn đề phát sinh. Các thông tin này sẽ được xuất báo cáo cho Ban Giám đốc, các phòng ban, hoặc công ty Bảo hiểm khi có yêu cầu. - Cập nhật thông tin về tiền lương: các thay đổi về các khoản mục phụ cấp, giảm trừ, các hệ số lương cơ bản, hệ số lương khoán. Các thông tin này sẽ liên quan đến việc tính lương cho các nhân viên vào cuối mỗi tháng. Thông tin về lương sẽ được gửi tới phòng KT-TK-TC để thực hiện việc tính lương cho từng nhân viên trong Công ty. - Tìm kiếm thông tin về nhân viên: Yêu cầu tìm kiếm về trình độ, về các nhân viên được khen thưởng, các nhân viên bị kỷ luật,… thường được các phòng ban hoặc ban Giám đốc đưa ra nhằm tổng hợp cho mục đích thăng chức hay nâng lương sau này. Việc tìm kiếm này hiện nay vẫn được làm thủ công. Các chuyên viên phải tìm kiếm từ các kho dữ liệu khác nhau trên các tệp CSDL hoặc các tài liệu trên sổ sách, sau đó tổng hợp lại. - Báo cáo các kết quả tìm kiếm, các bảng lương cuối tháng, về danh sách nghỉ hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật: Công việc này hiện vẫn đang thực hiện thủ công. Chuyên viên sẽ tập hợp các thông tin từ các nguồn khác nhau như: lý lịch nhân viên, hồ sơ nhân viên, …và in ra thành các báo cáo. Quản lý nhân sự Cập nhật Tìm kiếm nhân viên Cung cấp thông tin Các báo cáo Trợ giúp Theo phòng ban Theo loại hợp đồng Thêm Sửa đổi Xoá Theo chức vụ DS LĐ không XĐ, XĐ thời hạn, thử việc DS LĐ thời vụ, khoán việc Danh mục phòng ban DS nghỉ hưu Bậc, hệ số lương Thêm hồ sơ nhân viên Sửa đổi hồ sơ nhân viên Thêm TT về DSLương, HSlương Sửa đổi TT về Lương, HS lương Xoá hồ sơ nhân viên Xoá TT về Lương, HSlương Thêm TT về phòng ban Sửa TT về phòng ban Xóa TT về phòng ban Theo trình độ Theo giới tính Để nâng cao hiệu quả công việc, chương trình Quản lý nhân sự sẽ cần phải tin học hoá các chức năng về: - Tự động lưu vào các thông tin sau khi đã sửa đổi về một nhân viên hay một phòng ban nào đó sau khi được cập nhật và tự động sửa các thông tin đó trong các bảng có liên quan. Ví dụ: Khi nhân viên A chuyển từ phòng TC-HC sang phòng CSKH thì thay vì chuyên viên đảm nhận phải sửa đổi lại toàn bộ thông tin về nhân viên A (lương theo phòng ban, nhân viên theo phòng ban…) thì chuyên viên chỉ cần thay đổi trong một bảng, sau đó chương trình sẽ xoá các thông tin của nhân viên A trong phòng TC-HC và thêm vào các thông tin tương ứng ở phòng CSKH.. Tìm kiếm các yêu cầu: Ví dụ: Tự động tìm kiếm tất cả các Đảng viên trong toàn Công ty …khi người sử dụng ghõ vào các yêu cầu. - Tự động tính