Đề tài Phân tích tình hình hạch toán chi phí và tính giá thành tại công ty TNHH sản xuất thương mại Ngựa Vằn

t định của UBND TP.HCM và được sự cho phép của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM . Công ty TNHH Sản Xuất – Thương mại Ngựa Vằn được thành lập và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 21 tháng 06 năm 2002. * Giới thiệu sơ lược về công ty : ▪ Tên công ty : Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại Ngựa Vằn ▪ Tên giao dịch : ZEBRA.CO.,LTD ▪ Trụ sở chính : 599 Bến Bình Đông , Phường 13 , Quận 8, TPHCM ▪ Điện thoại : (08).8565032 – (08).8579724 ▪ Fax : (84-8).8565031 ▪ Email : Zebra@hcm.vnn.vn ▪ Giấy phép kinh doanh : 4102010425 ▪ Mã số thuế : 0302643399 ▪ Vốn điều lệ : 1.500.000.000 đồng ▪ Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu ▪ Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất sơn, hóa chất, thi công công trình * Các đơn vị trực thuộc : ▪ Đại lý ở TP.HCM: 374 Quang Trung , Phường 12 , Quận Gò Vấp. 776 Hùng Vương , Quận 6 ĐT : (08) 7511169 D5/35 Quốc Lộ 1A, Tân Túc , Bình Chánh. ĐT : (08) 7600663 ▪ Đại lý ở các tỉnh khác : 58 Ngô Quyền , Phường 1, TP. Mỹ Tho. ĐT : (073) 872039 12 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Thành, Bình Dương. ĐT : (0650) 822550 18 Lê Thị Nhiên , TP.Long Xuyên. ĐT : (076) 843470 66 Đường 3/2 , TP.Cần Thơ. ĐT : (071) 839608 1048 Vĩnh Thành , Thị xã Rạch Giá. ĐT : (077) 890210 21 Đồng Khởi , Sóc Trăng. ĐT : (079) 826958 ♦ Quá trình phát triển - Trong thời gian đầu thành lập và đi vào hoạt động , Công ty có sản xuất hóa chất (trừ hóa chất có độc hại mạnh) , sơn thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp , gia công lắp ráp điện lạnh , điện gia dụng , gia công may mặc , mua bán các mặt hàng kim khí điện máy , mỹ phẩm , sản xuất tả lót giấy (trừ sản xuất bột giấy, tái chế phế thải giấy), mua bán nguyên phụ liệu… - Ngày nay, hoạt độn chính của công ty là sản xuất sơn, thị trường chủ yếu ở các khu vực miền tây và vùng biển. - Từ năm 2003, ZEBRA chú trọng phát triển các loại sơn công nghiệp chống chịu được ăn mòn hóa chất và môi trường , thời tiết khắc nghiệt ,có độ bền sử dụng 1->5 năm tùy loại. - Đồng thời xí nghiệp cũng đưa vào sản xuất các loại sơn gần môi trường không sử dụng đến các loại dung môi hữu cơ độc hại. Từ năm 2003 đến nay Công ty đã mở thêm các đại lý và phân phối ở các tỉnh miền Tây. - Sơn ZEBRA cũng hết sức chú trọng đến dịch vụ hậu mãi với khách hàng từ khâu bảo hàng chất lượng sản phẩm, giám sát , hướng dẫn thi công hoặc nhận thi công công trình theo yêu cầu khách hàng. Một sự kiện có ý nghĩa lớn giúp nâng cao uy tín của công ty trên thương trường với việc in thương hiệu “Ngựa Vằn” trên các thùng sơn và nhãn hiệu hiện nay. - Cho đến nay sau gần 8 năm hoạt động. Công ty đã tạo ra được các sản phẩm sơn cò chất lượng cao phục vụ cho thị trường tiêu thụ trong nước, thay thế các sản phẩm ngoại nhập tiết kiệm ngoại tệ cho Nhà Nước . Công ty TNHH Sản Xuất- Thương Mại Ngựa Vằn đã và đang từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường. 2.Chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn của Công ty. ♦ 2.1.Chức năng hoạt động - Mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh , bán sỉ , bán lẻ, liên doanh hợp tác với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư , nguyên liệu, sức lao động sẵn có nhằm tạo ra hàng hóa tiêu dùng trong nước và hướng tới xuất khẩu , giảm nha65o khẩu nhằm tăng nguồn ngoại tệ cho quốc gia. - Ngành nghề kinh doanh : sản xuất hóa chất ( trừ hóa chất có tính độc hại mạnh ), sơn các loại , thi công xây dựng và công nghiệp, gia công lắp ráp điện lạnh , điện gia dụng và điện công nghiệp , mua bán kim khí điện máy , mua bán nguyên vật liệu ngành may… ♦ 2.2.Nhiệm vụ • Đối với Nhà Nước : - Chấp hành các chính sách chế độ của Nhà Nước , thực hiện đấy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà Nước, với địa phương, nộp đầy đủ các mức thuế quy định. - Cạnh tranh một cách lành mạnh , thực hiện việc hạch toán và báo cáo trung thực theo chế độ quy định của Nhà Nước. • Đối với đơn vị kinh tế khác và khách hàng: - Thực hiện nghiêm túc các hơp đồng kinh tế , các hợp đồng khác theo pháp luật hiện hành. - Giữ uy tín đối với khách hàng. • Đối với nội bộ Công ty : - Nắm được khả năng sản xuất, nhu cầu tiêu thụ của thị trường để xây dựng tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao. - Không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ , áp dụng kỹ thuật tiên tiến. - Đảm bảo tổ chức sản xuất theo kế hoạch đề ra. Phấn đấu hạ giá thành , tiết kiệm chi phí sản xuất. - Ứng dụng tin học trong hệ thống quản lý của Công ty. • Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh : - Mở rộng sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả của sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp nhiều hàng hóa và dịch vụ cho xã hội. - Tạo ra các sản phẩm đạt chất lượng cao để có thể cạnh tranh với các sản phẩm ngoại nhập khác. - Tập trung nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm mới đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của thị trường. - Mở rộng thị trường cạnh tranh, tìm kiếm những khách hàng mới, đồng thời duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ nhằm giúp Công ty phát triển mạnh mẽ trên thị trường trong và ngoài nước. ♦ 2.3.Quyền hạn - Chủ động trong sản xuất kinh doanh như ký hợp đồng kinh tế với các khách hàng trong và ngoài nước, liên doanh hợp tác đầu tư , chuyển giao công nghệ. - Được vay vốn tại các ngân hàng Việt Nam , được huy động nguồn vốn theo đúng chế độ pháp luật hiện hành. - Được tiếp thị , quảng cáo cho sản phẩm , đặt văn phòng đại diện, chi nhánh đại lý theo quy định của Nhà Nước. - Được toàn quyền sử dụng nguồn vốn và doanh thu có được. - Được khiếu nại, tố tụng trước cơ quan pháp luật Nhà Nước đối với các tổ chức , cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết hay vi phạm chế độ tài chính của Nhà Nước gây thiệt hại tài sản của Công ty. 3.Quy trình công nghệ sản xuất sơn ♦ 3.1.Đặc điểm quy trình công nghệ - Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình, công ty đã thiết lập quy trình công nghệ sản xuất hoàn chỉnh, đồng bộ và khép kín với các công đoạn sau SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT NHẬP PHIẾU SẢN XUẤT NHẬP KHO THÀNH PHẨM ĐÓNG SẢN PHẨM VÀ VỆ SINH BẢO TRÌ ĐO THÔNG SỐ KỸ THUẬT F; Km;D PHA LOÃNG NGHIỀN TRỘN DUNG DỊCH MÁY NGHIỀN BI CÁT NẠP NGUYÊN LIỆU KHUẤY TRỘN DUNG DỊCH CHUẨN BỊ NGUYÊN LIỆU VÀ KIỂM TRA MÁY F: độ mịn D: tỉ trọng Km : khô mực ♦ 3.2.Quá trình tổ chức sản xuất tại Công ty - Nguyên vật liệu (chủ yếu là hóa chất) được đưa đến khâu chuẩn bị nguyên liệu , sau đó chuyển sang bộ phận trộn (dùng loại sơn để hoàn thành mẫu sơn) qua khâu KCS phân trục sẽ hoàn tất để nhập kho thành phẩm. 4.Tổ chức quản lý tại Công ty ♦ 4.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức - Bộ máy hoạt động của công tay TNHH SX – TM Ngựa Vằn được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng đảm bảo chế độ một thủ trưởng , chỉ đạo trực tuyến dưới sự hỗ trợ đắc lực của các phòng ban chuyên môn .Ưu điểm của mô hình là gọn nhẹ , tập trung, hợp lý, dễ chỉ đạo , có sự đồng bộ , hỗ trợ qua lại giữa các phòng ban chức năng. Qui định về tổ chức và hoạt động của Công ty áp dụng từ ngày 05-01-2005 như sau SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY GIÁM ĐỐC K.TOÁN BÁN HÀNG T.THỊ-BÁN HÀNG KHO TP.KINH DOANH SX SƠN DẦU SX SƠN NƯỚC QĐSX KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ.GĐ KỸ THUẬT THỦ QUỸ KT CÔNG NỢ KT VẬT TƯ KT T.TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP VĂN THƯ PHÓ.GĐ KINH DOANH CV TƯ VẤN ♦ 4.2.Quy định chung cho các bộ phận - Người được giao phụ trách bộ phận nào thì sẽ quản lý, điều hành các hoạt động của bộ phận đó. Chịu trách nhiệm trước cấp trên quản lý trực tiếp và luật pháp Nhà Nước hiện hành về kết quả hoạt động của bộ phận do mình phụ trách. - Tất cả các bộ phận đều phải lập sổ nhật ký công việc , ghi chép lại nội dung chính về công việc của bộ phận và nhân viên phải thực hiện - Phụ trách bộ phận phải lập bảng “lịch công tác” trong tuần của các thành viên trong bộ phận để theo dõi, quản lý công việc và nhân sự của bộ phận qua bảng chấm công , thời gian làm việc , nghỉ vắng thực hiện theo đúng nội quy lao động đã đề ra của Công ty. - Các yêu cầu về công việc của các bộ phận phải được báo cáo kịp thời, đúng hạn trình lên lãnh đạo.(theo các biểu mẫu báo cáo). ♦ 4.3.Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận phòng ban * Giám đốc công ty - Là người quản lý , điều hành chung toàn bộ về tổ chức nhân sự , hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. - Là người ấn định các chiến lược phát triển của công ty dựa trên các yếu tố bên ngoài và bên trong của công ty. - Ấn định các chỉ tiêu kế hoạch và định hướng phát triển. - Thiết lập cơ cấu tổng thể của công ty, quyết định mở rộng , đầu tư quy mô sản xuất kinh doanh. - Là người đại diện pháp lí của công ty giao dịch với bên ngoài và ký các văn bản giao dịch. * Phó giám đốc kỹ thuật - Giúp giám đốc trong việc bảo đảm thiết bị sản xuất vận hành liên tục , an toàn đáp ứng các yêu cầu trong quá trình sản xuất. - Quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với điều kiện của công ty. - Lập kế hoạch , tiến độ mua nguyên liệu, vật tư hàng tháng qua cân đối vật tư tồn kho và kế hoạch sản xuất. - Quản lý bộ phận sản xuất và KCS, hướng mục tiêu hoạt động vào ổn định kiểm soát được chất lượng sản phẩm xuất xưởng. - Xây dựng các thông số kỹ thuật sản phẩm. -Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng các sản phẩm , đăng ký chất lượng theo quy định của Nhà Nước. - Quản lý các tài liệu, máy móc thiết bị phòng thí nghiệm. - Phối hợp với bộ phận kinh doanh thực hiện công tác giám sát thi công và bảo hành kỹ thuật thông qua trao đổi thống nhất phương án thực hiện. * Phó giám đốc kinh doanh - Chịu trách nhiệm nghiêm cứu và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thông qua các hoạt động như tiếp thị , bán hàng, mở rộng các cửa hàng bán lẻ và giới thiệu các sản phẩm của công ty. - Lập phương án , kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với từng thời kỳ nhằm đạt mục tiêu của công ty. - Xây dựng hệ thống, quy chế quản lý kinh doanh đảm bảo chặt chẽ, đầy đủ , báo cáo kịp thời về các số liệu kinh doanh cho Giám Đốc. - Xây dựng giá thành kế hoạch, giá bán sản phẩm phù hợp theo từng giao đoạn. - Giải quyết các khiếu nại của khách hàng (theo yêu cầu của trưởng BPKD). - Theo dõi bộ phận kinh doanh hoạt động theo mục tiêu cgung của công ty đề ra. - Thống kê, đánh giá sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng định kỳ. Đề ra biện pháp giải quyết. * Trưởng bộ phận kinh doanh - Phụ trách bộ phận quản lý nhân sự và điều phối hoạt động trong bộ phận phù hợp tình hình cụ thể về : + Tiếp thị + Bán hàng + Giao hàng + Giám sát thi công và bảo hành kỹ thuật. - Quản lý các chứng từ, hồ sơ liên quan đến kinh doanh bán hàng, chịu trách nhiệm về tư cách pháp nhân, tài chính của khách hàng trong giao dịch. - Đề xuất các phương án kinh doanh, bán hàng của công ty cho từng tháng , từng thời kỳ nhất định phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm theo mục tiêu của công ty đề ra. - Tiếp thị và quan hệ với khách hàng nhằm mục tiêu: + Phát triển doanh số + Thu hồi công nợ sau bán hàng + Báo cáo kịp thời các số liệu kinh doanh theo quy định của công ty (theo biểu mẫu). * Bộ phận kho - Quản lý các sản phẩm, nguyên vật liệu tồn kho có hệ thống (thông qua các chứng từ xuất nhập , thẻ kho). - Sắp xếp , bố trí kho bãi hợp lý, phù hợp với điều kiện kho bãi của công ty. - Báo cáo kịp thời các nguyên vệt liệu tồn kho (đề xuất mua, thông qua định mức tồn kho), tránh ảnh hưởng đến việc sản xuất. - Hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra và có đủ chứng từ hợp lệ. * Bộ phận văn thư - Soạn thảo các văn bản , công văn theo yêu cầu của ban giám đốc Công ty. - Quản lý các con dấu, thiết bị văn phòng, hồ sơ tài liệu của Công ty. - Tiếp nhận, gửi các công văn đến , đi vào sổ quản lý công việc. - Quản lý các văn bản nội bộ , tài liệu khoa học kỹ thuật như quyết định, thông báo, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng vv… vào sổ đăng ký như quản lý công việc đi và đến. - Theo dõi các hợp đồng lao động nhân viên của Công ty. * Kế toán trưởng - Phản ánh, kiểm tra, phân tích và giám sát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính. - Cập nhật các số liệu xuất nhập nguyên liệu , sản phẩm , thu chi hàng ngày của công ty, lập bảng tổng hợp hàng tháng, quý, năm theo mẫu quy định của Công ty. - Lập và quản lý các chứng từ , hồ sơ thuộc nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty theo quy định hiện hành của luật pháp Nhà Nước. - Lập kế hoạch thu chi hàng tháng, đảm bảo cân đối tài chính cho hoạt động của Công ty. - Có quyền yêu cầu các bộ phận khác cung cấp các số liệu , chứng từ hợp lệ thuộc phạm vi kế toán tài chính. - Theo dõi và đối chiếu công nợ của khách hàng, triển khai thu hồi và thanh toán đúng thời hạn trên hợp đồng ( BPKD phối hợp thực hiện). - Có quyền góp ý với Giám Đốc về khoản thu-chi không đúng quy định Nhà Nước ban hành , cũng như đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hiệu quả nhất. - Phối hợp với bộ phận kinh doanh giải quyết, xử lý công nợ quá hạn của công ty với các đối tác khác trên cơ sở các bảng tổng kết hàng tháng thông qua trao đổi thống nhất cách giải quyết cụ thể. - Phối hợp với Phó Giám Đốc kỹ thuật công ty kiểm tra, giám sát các kho của Công ty (đề xuất thời gian các thức thực hiện với Phó Giám Đốc). - Đối chiếu chứng từ với thẻ kho - Đối chiếu chứng từ với thực tế trong kho. ♦ 4.4.Các sản phẩm và thị trường tiêu thụ Công ty đã nghiên cứu phát triển nhiều sản phẩm đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp được thị trường ưa chuộng. Sản phẩm của Công ty chủ yếu dành cho sơn tàu biển với trên 20 mặt hàng, mỗi mặt hàng có hàng trăm kiểu màu. Trong năm 2006-2007 , Công ty đã đưa ra nhiều sản phẩm mới, trong đó có nhiều sản phẩm lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam như : sơn chống ô nhiễm, sơn chống cháy, sơn chống nhiệt… Công ty đang đầu tư cho chiến lược đẩy mạnh mặt hàng sơn và định hướng phát triển sẽ trở thành Công ty sơn hàng đầu của cả nước. Công ty phát triển mặt hàng qua thị trường như Đông Âu,… Về thị trường tiêu thụ thì Ban lãnh đạo nhận định rằng : lấy thị trường trong nước làm nền tảng và thị trường nước ngoài làm thị trường mở rộng. Do mới bắt đầu tìm hiểu nên số lượng xuất khẩu chưa nhiều mà hiện chủ yếu sản xuất và bán cho thị trường trong nước, và nhất là ở khu vực miền Nam, tiếp tục đầu tư phát triển thị trường miền Bắc và khai thác thị trường ở miền Trung. ♦ 4.5.Định hướng phát triển Công ty Công ty muốn trở thành đơn vị dẫn đầu về sản phẩm sơn cao cấp.Công ty mong muốn đáp ứng cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất , nhằm thỏa mãn nhu cầu liên tục của khách hàng, thể hiện qua các chính sách: - Lấy thị trường khách hàng làm xuất phát điểm và mục tiêu cho mọi hoạt động của Công ty. - Luôn nổ lực thỏa mãn nhu cầu khách hàng của mình một cách tốt nhất so với các đối thủ cạnh tranh. - Liên tục tìm hiểu sự tuyệt hảo để thế hệ tương lai cùng nhìn nhận và tin cậy sản phẩm của Công ty Ngựa Vằn. - Chất lượng và uy tín sản phẩm là một di sản mà Công ty đã tích lũy được và phải bồi đắp thêm từng ngày từng giờ. - Vững vàng và phát triển thị trường bằng việc đầu tư không ngừng cho việc nghiên cứu phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm .Giữ vững chỗ đứng hàng đầu của các sản phẩm chiến lược.Tăng cường sản xuất các sản phẩm có chất lượng cao , phong phú đa dạng thay thế hàng ngoại nhập. - Luôn tìm hiểu và chia sẻ quan hệ mật thiết với mọi khách hàng và những người hợp tác. - Đầu tư và phát triển chiều sâu lẫn chiều rộng của sản phẩm . Thường xuyên tập trung tiếp nhận , chuyển giao các công nghệ tiên tiến của nước ngoài gắn chặt với tiến trình nhập khẩu những máy móc thiết bị hiện đại. - Hợp tác với các hãng , các trung tâm trang trí trong nước và ngoài nước để thiết kế các loại sơn mới phù hợp với trang trí đa dạng ngày nay và đi xa hơn nữa, sẽ định hướng cho người tiêu dùng về trang trí cho phù hợp với túi tiền người dân. - Vẫn tiếp tục giữ vị thế đi đầu về sản phẩm sơn và là Công ty Ngựa Vằn hàng đầu của cả nước. 5.Tổ chức bộ máy kế toán ♦ 5.1.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG KT VẬT TƯ THỦ QUỸ KT CÔNG NỢ KT THANH TOÁN KT TỔNG HỢP ♦ 5.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng thành phần kế toán * Kế toán trưởng -Là người có trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức điều hành giám sát các hoạt động tài chính, thống kê và các mặt hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm chính về tổ chức kế toán ở Công ty. * Kế toán tổng hợp - Theo sự chỉ đạo, điều hành và phân công của kế toán trưởng - Kiểm tra, xử lý và điều chỉnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh do kế toán viên định khoản - Phân bổ chi phí cho từng đối tượng sản xuất kinh doanh - Trích và lập quỹ tiền lương theo đơn giá được duyệt - Tổng hợp báo cáo kinh doanh của các bộ phận trực thuộc báo cáo hàng tháng. - Trích dự phòng hàng giảm giá tồn kho, dự phòng nợ khó đòi - Trích và xử lý chênh lệch tỷ giá - Hàng tháng lập báo cáo nội bộ theo quy định của Công ty - Cuối năm lập báo cáo quyết toán tài chính của xí nghiệp. * Kế toán thanh toán - Theo sự chỉ đạo, điều hành và phân công của kế toán trưởng. - Kiểm tra chứng từ , báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí của các bộ phận chuyển lên theo quy định trên cơ sở báo cáo được Ban Giám Đốc duyệt. - Hàng ngày lập các phiếu thu-chi , thanh toán, tạm ứng trên cơ sở đề xuất thanh toán của các bộ phận , phòng ban chuyển đến đã được Ban Giám Đốc xí nghiệp chấp nhận duyệt thi - Phối hợp với kế toán vật tư để đối chiếu công nợ phải trả ( tài khoản 331) tạm ứng khi phát sinh thanh toán - Phối hợp với kế toán công nợ để đối chiếu công nợ phải thu (tài khoản 131) khi phát sinh thu nợ. - Theo dõi các khoản liên quan đến tạm ứng (tài khoản 141) đôn đốc và nhắc nhở các cá nhân tạm ứng thanh toán kịp thời và đầy đủ. - Cuối ngày nhập số liệu vào máy, đối chiếu tiền quỹ với thủ quỹ - Hàng tháng lập các tờ khai thuế GTGT - Tập hợp chứng từ đã xử lý trong ngày chuyển thủ quỹ lưu trữ theo quy định. - Tham gia trực tiếp trong việc kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ. * Kế toán công nợ - Theo sự chỉ đạo , điều hành và phân công của kế toán trưởng - Lập bảng theo dõi chi tiết và tổng hợp công nợ cho từng khách hàng và từng loại hình sản xuất kinh doanh - Phối hợp và đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn - Theo dõi các khoản nợ phải thu, nợ phải trả - Theo dõi tình hình tăng giảm các hợp đồng, phiếu yêu cầu phát sinh * Kế toán vật tư - Theo sự chỉ đạo , điều hành và phân công của kế toán trưởng - Trực tiếp tham gia kiểm kê định kỳ công cụ dụng cụ và tài sản cố định kịp thời phát hiện để có hướng xử lý - Theo dõi việc sửa chữa thường xuyên, sửa chữa vốn tài sản cố định - Lập và tính khấu hao TSCĐ , phân bổ công cụ theo định kỳ hàng tháng * Thủ quỹ - Theo sự chỉ đạo , điều hành và phân công của kế toán trưởng - Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ do kế toán thanh toán lập ( phiếu thu - chi) trên cơ sở đã được Ban Giám Đốc duyệt, thủ quỹ thực hiện việc thu - chi tiền mặt , cuối ngày phối hợp với kế toán thanh toán đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán. - Thường xuyên liên hệ với Ngân hàng để thực hiện việc nộp tiền mặt tài khoản hoặc rút tiền mặt nhập quỹ - Định kỳ thực hiện việc kiểm kê tồn quỹ thực tế theo quy định - Kết hợp với kế toán thanh toán tập hợp các chứng từ gốc để đóng lưu theo tháng - Nhận và lưu chuyển công văn đến , công văn đi , hợp đồng , tờ trình quyết định … của các bộ phận và xí nghiệp ♦ 5.3.Nhiệm vụ Phòng kế toán có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của xí nghiệp, phản ánh với Giám Đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, phản ánh với Giám Đốc tình hình thực hiện chính sách, chế độ tài chính của Nhà Nước, phát hiện khả năng tiềm tàng trong Công ty… - Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên và để có cơ sở pháp lý ghi nhận sổ sách kế toán chính xác, cụ thể rõ rang. Phòng kế toán phải thực hiện việc xử lý chứng từ theo một trình tự cụ thể. - Kiểm tra chứng từ : xem tính pháp lý của chứng từ , việc tính toán trên chứng từ đúng hay sai , có ghi đầy đủ các yếu tố , nội dung của chứng từ có hợp pháp , có đúng chế độ, thể lệ hiện hành và có phù hợp với định mức , dự toán được duyệt hay không. - Xử lý chứng từ : sắp xếp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ , theo bộ phận phát sinh , tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại định khoản kế toán theo quy định. - Tổ chức luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán : khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tại mỗi bộ phận , chứng từ được bộ phận tập hợp theo quy định và trình tự duyệt trên cơ sở chính xác, rõ rang và hợp pháp trước khi chuyển về phòng kế toán kiểm trra và xử lý. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ : chứng từ kế toán hàng tháng (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ) phải được sắp xếp theo loại , theo trình tự thời gian đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận. Bên ngoài mặt ghi rõ :tên đơn vị, niên độ tháng, cố liệu chứng từ (số đầu đến số cuối) lưu trữ theo chế độ quy định. 6.Hình thức kế toán tại Công ty ♦ 6.1.Chính sách kế toán - Chế độ kế toán áp dụng: Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. - Niên độ kế toán của Công ty : Bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : theo giá thực tế - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : phương pháp bình quân gia quyền. - Nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ : theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kế toán chi tiết NVL và công cụ dụng cụ : phương pháp thẻ song song. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trogn kế toán : Đồng Việt Nam (VNĐ). - Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ : ngoại tệ được chuyển đổi theo từng thời điểm , ghi chép theo tỷ giá thực tế (tỷ giá thông báo của liên Ngân hàng). - Khoản chênh lệch (nếu có) được phản ánh vào tài khoản 413 “chênh lệch tỷ giá” ♦ 6.2.Hình thức kế toán Hiện nay Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ .Do đó từng bước giảm dần những thiếu sót trogn việc hạch toán bằng thủ công, đảm bảo số liệu chính xác và an toàn tuyệt đối trong việc lưu trữ chứng từ. SƠ ĐỒ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GỐC THỦ QUỸ SỔ CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO KẾ TOÁN BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ SỔ CÁI Chứng từ gốc CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu ♦ 6.3.Quy trình ghi sổ Hàng ngày : - Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc , kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, lấy đó làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và để ghi vào sổ chứng từ ghi sổ- Riêng đối với các chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt thì các chứng từ gốc sau khi dùng làm căn cứ ghi vào sổ quỹ phải kèm theo báo cáo quỹ, căn cứ vào báo cáo quỹ tiền mặt để lập chứng từ ghi sổ . - Các chứng từ ghi sổ sau đó dùng để ghi vào sổ cái. * Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì đồng thời với việc ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp còn phảo ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng : - Cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , khóa sổ cái và các sổ thẻ chi tiết - Căn cứ vào sổ phát sinh bên Nợ , bên Có của các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh - Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết, dùng để đối chiếu kiểm tra với số liệu đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp - Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Bảng cân đối số phát sinh và Bảng chi tiết số phát sinh để lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính cuối kỳ. * Đối với các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ và các sổ chi tiết nếu có liên quan. ♦ 6.4.Một số mẫu sổ đặt trưng của hình thức chứng từ ghi sổ * Chứng từ ghi sổ Dùng để tổng hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ nội dung vào sổ từng sự việc đó. Chứng từ ghi sổ lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:… Ngày…tháng…năm Chứng từ Diễn giải TK Đối Ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có Cộng X X X X Kèm theo…chứng từ gốc : Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) * Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: Là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để thể hiện tổng số tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.Cuối mỗi tháng, kế toán tổng cộng số phát sinh trong tháng để làm căn cứ đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Số Ngày Cộng X X X * Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dung để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán .Cuối mỗi tháng, kế toán khóa sổ , cộng tổng số phát sinh Nộ và tổng số phát sinh Có của từng loại tài khoản để làm căn cứ lập bảng đối chiếu số phát sinh SỔ CÁI Tài khoản:… Số hiệu:… ( ĐVT : đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn Giải TK Đối ứng Số Tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ…. PS trong kỳ …. …. Cộng phát sinh : XXX XXX Số dư cuối kỳ : XXX XXX Phương tiện phục vụ công tác kế toán: Ứng dụng quá trình hiện đại hóa, phần mềm kế toán và hệ thống vi tính nối mạng toàn Công ty đã giúp cho công tác quản lý truy cập số liệu nhanh chóng, chính xác, trung thực về thông tin và giảm tối thiểu sai sót trong công tác quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các cấp lãnh đạo nắm bắt