Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng của chi nhánh công ty xuất nhập khẩu thương mại Dương Thư

Ệ THỐNG BÁN HÀNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO HỆ THỐNG CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XNK THƯƠNG MẠI DƯƠNG THƯ 2.1 THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG 2.1.1 Mục tiêu quản lý 2.1.2 Đầu vào của hệ thống 2.1.3 Đầu ra của hệ thống 2.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Phân tích hệ thông về chức năng 2 .2.1 Biểu đồ phân rã chức năng 2 .2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 2.3 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT CỦA HỆ THỐNG 2 .3.1 Chuẩn hóa quan hệ 2 .3.2 Sơ đồ thực thể kiên kết CHƯƠNG III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 3.1 GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ 3.1.1 Giới thiệu về ACCESS 3.1.2 Lập trình bằng VISTUAL BASIC 3.2 ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH 3.2.1 Ưu điểm 3.2.2 Khuyết điểm 3.2.3 Hướng phát triển CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1 THIẾT KẾ CÁC BẢNG CSDL HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4.1.1 Bảng Nhà cung cấp 4.1.2. Bảng Khách hàng 4.1.4. Bảng hóa đơn nhập hàng 4.1.5. Bảng mặt hàng 4.1.6. Bảng loại hàng 4.1.7. Bảng phiếu bảo hành 4.1.8. Mỗi quan hệ giữa các bảng 4.2 THIẾT KẾ FORM 4.2.1. Form chính của chương trình 4.2.2. Form nhập thông tin nhà cung cấp 4.2.3. Form thông tin khách hàng 4.2.4. Form cập nhật thông tin về mặt hàng 4.2.5. Form cập nhật thông tin về mặt hàng 4.2.6. Form cập nhật hoá đơn bán hàng 4.2.7. Form cập nhật thông tin về bảo hành KẾT LUẬN CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XNK THƯƠNG MẠI DƯƠNG THƯ 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XNK THƯƠNG MẠI DƯƠNG THƯ 1.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng tại chi nhánh công ty Cổ phần XNK Thương mại Dương Thư Dương Thư Telecom là một đơn vị kinh doanh phân phối Dược liệu sạch, máy vi tính, Điện Thoại di động chính hãng, sim số đẹp,  đại lý uỷ quyền của  Viettel telecom,   đại lý sim số thẻ cào; kinh doanh xuất nhập khẩu thuốc đông dược sạch, chế biến thuốc y học cổ truyền với một quan điểm kinh doanh duy nhất: "Đảm bảo lợi ích cho khách hàng bằng giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo”. Đến nay Dương Thư telecom đã khẳng định mình và dành được niềm tin của khách hàng bằng “uy tín, chất lượng và giá cả”. 1.1.2 Cách thức cung cấp dịch vụ Khả nǎng cung cấp : Hiện nay chúng tôi có khả nǎng cung cấp các mặt hàng mà bạn chọn mua trên cửa hàng ảo của chúng tôi đến tất cả các tỉnh thành trong cả nước Phục vụ : Để có thể phục vụ tốt các nhu cầu mua hàng qua mạng, các đơn đặt hàng chỉ có thể được thực hiện trị giá từ 50.000 VNĐ (Nǎm mươi ngàn đồng Việt Nam) trở lên. Với những khách hàng có địa chỉ nhận hàng tại các địa phương không có đường chuyển nhanh, chúng tôi sẽ thực hiện giao hàng một cách nhanh chóng và chu đáo qua đường Bưu điện hoặc qua đường chuyển phát nhanh Đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng, ngay lập tức chúng tôi sẽ cố gắng liên lạc lại với bạn qua điện thoại (nếu có) để xác nhận chính thức về đơn đặt hàng và các điều kiện giao nhận hàng phù hợp theo yêu cầu của bạn. Cũng vì vậy số điện thoại (cố định hoặc di động) của bạn là rất quan trọng đối với dịch vụ của chúng tôi, xin bạn vui lòng cung cấp số điện thoại của bạn hoặc của người thân có thể giúp bạn nhận hàng và thanh toán. Trong trường hợp bạn thanh toán tiền trước thì bạn chỉ cần liên hệ và đặt hàng mà không cần cung cấp số điện thoại giao dịch. Gửi và nhận hàng : Tất cả hàng hoá của chúng tôi nếu không đảm bảo chất lượng hoặc sai với các mô tả trên cửa hàng ảo, khách hàng đều có thể trả lại. Nếu hàng hoá chuyển qua đường bưu điện có sự cố dẫn đến các hư hỏng gây ảnh hưởng chất lượng hàng hoá, chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Vì vậy khi nhận hàng tại bưu điện địa phương, đề nghị bạn mở gói hàng và kiểm tra ngay, nếu có sự cố, đề nghị bạn yêu cầu nhân viên bưu điện lập biên bản về sự cố hư hỏng hàng hoá và không tiến hành nhận hàng, chúng tôi sẽ đổi hàng hoặc hoàn trả lại tiền mua hàng cho bạn trong thời gian ngắn nhất. MÔ TẢ VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XNK THƯƠNG MẠI DƯƠNG THƯ 1.2.1 Mô tả bài toán: Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty Cổ phần XNK Thương mại Dương Thư dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau: Những vấn đề đặt ra ở công ty: Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc. Cơ cấu tổ chức: + Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh công ty. + Phòng kinh doanh có 4 nhân viên. Phòng này có một trưởng phòng. + Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một kế toán kho. + Phòng kỹ thuật gồm hai nhân viên. +Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên trông giữ xe và một showroom trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty. Công việc cụ thể đối với từng phòng: Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật. Phòng kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty. Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý. Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền Bắc. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý. Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán. Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ sổ sách của công ty. + Kế toán kho: Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ. Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh. Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho: Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng. Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán. Xuất hàng: có hai kiểu xuất Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con. Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có). + Kế toán tài chính: Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, … + Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực. + Khách hàng: Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng. Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách đóng gói. Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên thống nhất. Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. - Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty. 1.2.2 Bài toán quản lý bán hàng Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu thành bài toán như sau: + Công ty được tổ chức thành các phòng (đơn vị). Mỗi phòng có một tên duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng. + Phòng kinh doanh làm công việc xây dựng kế hoạch làm việc trong tuần, tháng và phụ trách việc bán hàng. + Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty. Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành. Một số ứng dụng cần thực hiện: bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển … + Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng. + Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng, nhân viên nhận hàng, tên khách. Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính. + Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần. + Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax. + Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm việc. +Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail. ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG BÁN HÀNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO HỆ THỐNG 1.3.1 Đánh giá hệ thống Hệ thống quản lý này có thể đấp ứng được các yêu cầu cơ bản của công việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các công ty cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ. Công ty nào cũng phải cần nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của công ty còn nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm ... khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý có những nhược điểm sau : + Tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó khăn + Tốn thời, công sức mà không hiệu quả, dễ xảy ra sai sót + Khó đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời diều chỉnh các chính sách của công ty. + Phụ nhiều vào kinh nghiệm của mỗi cán bộ trong công ty Khiến cho luồng thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng. Bên cạnh những nhược điểm đó thi công ty còn có một số Ưu điểm sau : + Công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc. + Công ty có một đội ngũ quản lý lâu năm, có nhiều kinh nghiệm. Một đội ngũ nhân viên mới có trình độ cao, cơ chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều mà máy móc không thể làm được. 1.3.2 Đề xuất giải pháp cho hệ thống + Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với nhiều đặc thù riêng của công ty. + Thực hiện đào tạo nghề nghiệp vụ và kĩ năng sử dụng máy tính,kĩ năng sử dụng phần mềm. + Công ty phải có một mạng LAN để việc trao đổi thông tin được nhất quán, thông suốt. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY XNK THƯƠNG MẠI DƯƠNG THƯ 2.1 CÁC THÔNG TIN VÀO / RA CỦA HỆ THỐNG: Hệ thống chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau: Giảm thiểu công sức, thời gian của con người. Truy cập tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và chính xác. Lập báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp cho nhân viên kinh doanh đưa ra những phương án kinh doanh hợp lý và kịp thời. 2.1.1 Mục tiêu quản lý: - Theo dõi được hàng nhập vào. - Theo dõi được hàng bán ra. - Theo dõi được vấn đề về bảo hành. - Theo dõi được vấn đến doanh thu của Công ty. 2.1.2 Đầu vào của hệ thống: - Thông tin Nhà cung cấp. - Thông tin mặt hàng. - Thông tin về khách hàng - Thông tin về hoá đơn nhập/ xuất. - Thông tin về bảo hành 2.1.3 Đầu ra của hệ thống: - Thống kê lượng hàng hoá theo mặt hàng hoặc Nhà cung cấp. - Thống kê doanh thu của Công ty. - Thống kê hàng bảo hành, tình trạng bảo hành của khách hàng. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý bán hàng Bán hàng Bảo hành Doanh thu Cập nhật nhập hàng Hóa đơn bán hàng Ghi nhận bảo hành Chi phí Theo mặt hàng Nhập khách hàng Tìm kiếm Nhập hàng Theo nhà cung cấp BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Biều đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Nhà cung cấp Quản lý bán hàng Khách hàng Yêu cầu cung cấp hàng Mua hàng Cung cấp hàng Bán hàng Gửi Y/c báo cáo Người QL Trả lời Y/c biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh nhà cung cấp Khách hàng Mặt hàng Nhập hàng Bán hàng Doanh thu Giấy bảo hành Hóa đơn nhập Ghi nhận bảo hành Giấy bảo hành Báo cáo Hóa đơn bán Thực hiện bảo hành Yêu cầu bảo hành Y/c mua hàng Trả lời Y/c Y/c bảo hành Đáp ứng Y/c bảo hành Cung cấp hàng Hợp đồng thanh toán Thanh toán Y/c cung cấp hàng BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH: 1. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng nhập hàng Theo Nhà cung cấp Nhà cung cấp Cập nhật Nhập hàng Theo Mặt hàng Thực hiện hợp đồng Hợp đồng Tìm kiếm Y/c tìm kiếm Đáp ứng Y/c Báo cáo Hóa đơn nhập hàng Người QL Hoá đơn nhập hàng Báo cáo Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng bán hàng: Thông tin khách hàng Mua hàng Mặt hàng Hóa đơn Bán hàng Khách hàng Bán hàng Nhập khách hàng Hoá đơn bán Giấy bảo hành . Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng Bảo hành Khách hàng Nhà cung cấp Ghi nhận bảo hành Y/c bảo hành Y/c bảo hành Thực hiện bảo hành hành Đáp ứng Y/c bảo hành Y/c bảo hành Chấp nhận Báo cáo 5. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng Doanh thu: Chi phí Nhà cung cấp Ghi nhận Thanh toán Báo cáo 2.3 MÔ H ÌNH THỰC THỂ LI ÊN KẾT CỦA HỆ THỐNG 2.3.1 chuẩn hóa quan hệ Thực thể Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Mã HĐN Ngày nhập Mã MH Tên MH ĐV tính Hãng SX Mã loại hàng Tên loại hàng Số lượng Đơn giá 1 NF Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Mã HĐN Ngày nhập Mã MH Tên MH ĐV tính Hãng SX Mã loại hàng Tên loại hàng Số lượng Đơn giá 2NF Mã HĐN Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Mã HĐN Ngày nhập Mã HĐN Mã MH Tên MH ĐV tính Hãng SX Mã loại hàng Tên loại hàng Mã MH Mã loại hàng Số lượng Đơn giá 3NF Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Mã HĐN Mã NCC Ngày nhập Mã HĐN Mã MH Số lượng Đơn giá Mã loại hàng Tên loại hàng Mã MH Mã loại hàng Tên MH ĐV tính Hãng SX Thực thể Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại Mã HĐB Ngày bán Mã MH Số lượng Đơn giá Số phiếu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn 1NF Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại Mã HĐB Ngày bán Mã MH Số lượng Đơn giá Số phiếu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn 2NF Mã HĐB Mã KH Địa chỉ Điện thoại Mã HĐB Ngày bán Mã HĐB Mã MH Số lượng Đơn giá Mã KH Số phiếu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn 3NF Mã KH Tên KH Địa chỉ Điện thoại Mã HĐB Mã KH Ngày bán Mã HĐB Mã MH Số lượng Đơn giá Số phiếu Mã KH Mã MH Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn Sơ đồ thực thể liên kết chi tiết: Hóa đơn nhập hàng Nhà cung cấp Phiếu bảo hành Mặt hàng Loại hàng Khách hàng Hóa đơn bán hàng Mã HĐ nhập hàng Mã Nhà cung cấp Ngày nhập Dòng HĐ nhập hàng Mã HĐ nhập hàng Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Mã loại hàng Tên loại hàng Mã mặt hàng Tên mặt hàng Mã loại hàng Đơn vị tính Hãng sản xuất Dòng HĐ bán hàng Mã HĐ bán hàng Mã mặt hàng Số lượng Đơn giá Mã hoá đơn bán Mã khách hàng Ngày bán Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Số phiếu Mã khách hàng Mã mặt hàng Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Số lần Ngày hẹn CHƯƠNG III THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 3.1 GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG. 3.1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ACCESS: Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng. Hiện nay Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ thao tác khi làm việc. Hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, tất cả các dữ liệu được quản lý theo bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể. Các khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cho chúng ta quyền kiểm soát hàon toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Có nhiều các xử lý dữ liệu trong Access lad các bảng, các truy vấn, các bảng biều mẫu, các báo cáo, các macro và các module. 1. Bảng (Table): Bảng là đối tượng được xác định và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định, Mỗi bảng đều có các trường (Field) lưu trữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi (Record) lưu trữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. 1.2. Đặt khoá chính (Primary Key) Mỗi bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ đều có một khoá cơ bản tuỳ theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng cơ sở dữ liệu mà ta chọn làm khoá chính cho phù hợp. Ở chế độ Design muốn chọn trường lamg khoá chính ta bấm vào biểu tượng hình chìa khoá trên thanh công cụ. 1.3. Định nghĩa khoá quan hệ: Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hrrj thì ta vào Relationship để thiết lập mối quan hệ cho cơ sở dữ liệu. 2. Biểu mẫu (Form) Biều mẫu là một đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu người dùng. Các biểu mẫu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn. Một biểu mẫu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng, ta có thể thiết kế biểu mẫu cho nhiều mục đích khác nhau ngư: Hiển thị và hiệu chỉnh dữ liệu, nhập dữ liệu, hiển nthịi các thông báo. 3. Báo cáo (Report) Báo cáo là một đối tượng thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. 3.1.2 LẬP TRÌNH BẰNG V ISTUAL BASIC: 1.Giới thiệu về Vistual Basic: Vistual Basic là một sản phẩm của hãng Microsoft và là một phần mềm chạy trên chỉ chạy trên Win95 trở lên. Vistual Basic là là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu hướng đối tượng. Có thể thấy ngay được các bước khi thiết kế một chương trình. Dễ sử dụng. Khi ban thiết kế một chương trình bằng Vistual Basic bạn luôn phải trải qua hai bước chính đó là: 2. Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện chính là thiết kế hình dạng của Form, việc bố trí điều khiển trên đó như thế nào. 3. Viết lệnh cho các điều khiển: Dùng các lệnh trong Vistual Basic để quy định cách xử lý cho mỗi Form và mỗi Control. 4. Đối tượng và cách sử dụng đối tượng: 4.1. Đối tượng (Object): Như trên đã nói Vistual Basic là ngôn ngữ lập trình theo kiều hướng đối tượng vì vậy làm việưc với Vistual Basic chính là làm việc với các kiểu đối tượng. * Mỗi đối tượng đều có một tên riêng biệt. * Tính (Properties) của đối tượng. * Mỗi đối tượng này đều có nhiều hoạt động và các hoạt động này được gọi là các phương thức (Method) của nó. Cách truy xuất đối tượng: Truy xuất đối tượng là đặt các thuộc tính cho đối tượng này, bất cứ khi nào truy xuất đối tượng đều viết theo cú pháp sau: . 4.2. Viết lệnh cho đối tượng: Khi bạn đặt một điều khiển lên Form lúc đầu nó chứa hoặt động vì vậy bạn phải viết lệnh cho đối tượng bằng cách chọn đối tượng sau đó vào Menu View/Code sau đó cửa sổ lệnh hiện ra và viết lệnh vào cửa sổ đó. Mỗi phần mã lệnh cho một sự kiện xảy ra trên một đối tượng đều có hai dòng tiêu đê đầu là Sub\ End Sub bạn hãy giữ nguyên hai dòng này và viết code giữa hai dòng đó. Vistual Basic có đặc điểm là tự kiểm tra cú pháp khi bạn viết lệnh. Khi bạn viết xong một dòng lệnh và chuyển sang một dòng lệnh khác thì VB sẽ kiểm tra câu lệnh vừa viết nếu có lỗi thì sẽ báo còn lại tự động đối chữ thường, chữ hoa cho chương trình được rõ ràng. 4.3. Biến: Biến được dùng để lưu tạm thời các giá trị tính toán tronmg quá trình xử lý của chương trình. Khi xử lý một chương trình bạn luôn cần phải lưu trữ một giă trị nào đó đẻ tính toán hoặc để so sánh. Mỗi biến được đặc trưng bằng một cái tên. Biến không có sẵn trong chương trình muốn sử dụng. Sử dụng chúng thì phải khai báo bằng một trong các cách thức sau: Dim/Static/Public/Global As Khai báo với từ khoá Dim, Static dùng để khai báo cho những biến cục bộ. Khai báo với từ khoá Global dùng để khai báo biến dùng chung cho toàn bộ chương trình. ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH Sau một thời gian tìm hiểu, chương trình cũng đã đáp ứng được phần nào yêu cầu của người quản trị hệ thống cũng như khách hàng. 1. Ưu điểm: Phần mềm dễ sử dụng. Quản lý chính xác, nhanh chóng và kịp thời việc truy xuất thông tin về hàng hoá. Tạo một cơ sở dữ liệu quản lý tập chung giúp nhà quản lý kiểm soát được hoạt động kinh doanh tổng thể của Công ty. Tạo ra sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. 2. Khuyến điểm. Còn hạn chế về mặt tính toán để đưa ra các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu. Các chức năng tình kiếm thống kê chưa được sinh động, còn gò bó theo một hình dạng khuôn mẫu. 3. Hướng phát triển cho tương lai. Hệ thống hệ quản trị cơ sở dữ liệu Mcrosoft Access sẽ được thay thế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh hơn như SQL server, Oracle... CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1 THIẾT KẾ CÁC BẢNG CSDL HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4.1.1 Bảng Nhà cung cấp (NhaCungCap): Bảng này lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp như sau: 4.1.2Bảng Khách hàng (KhachHang): Bảng này chứa các thông tin về khách hàng như Ma khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại của khách hàng. Và được thiết kế như sau: 4.1.3 Bảng Hoá đơn bán hàng ( HoaDonBan): Chứa các thông tin về hoá đơn bán hàng cho khách hàng như: Mã hoá đơn, Mã khách hàng và Ngày bán: 4.1.4 Bảng hoá đơn nhập hàng (HoaDonNhap): Lưu trữ các thông tin liên quan đến những thông tin về nhập hàng 4.1.5 Bảng mặt hàng(MatHang) Chứa các thông tin về mặt hàng được thể hiện như sau: 4.1.6 Bảng loại hàng: Chứa các thông tin về loại hàng như sau: 4.1.7 Bảng phiếu bảo hành (PhieuBaoHanh): Lưu trữ các thông tin về bảo hành của khách hàng như sau: 4.1.8 Mối quan hệ giữa các bảng: 4.2 THIẾT KẾ FORM 4.2.1 Form chính của chương trình sẽ có giao diện như sau: Giao diện chính là cửa sổ để kết nối tới các giao diện khác trong chương trình. Mọi hoạt động trong chương trình đề nhằm trong giao diện chính. Trên giao diện này các chức năng được thể hiện trên thanh toolbar bao gồm các chức năng về cập nhật các thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp, hoá đơn nhập nhập/ xuất… Chức năng tìm kiếm thông tin theo tiêu trí. Chức năng thống kê báo cáo, in ấn hoá đơn báo giá, báo cáo tổng hợp… Chức năng hệ thống chương trình. Những chức năng này cho bạn mở tới những form khác cụ thể như sau: - Form nhập thông tin Nhà cung cấp. - Form nhập thông tin về khách hàng - Form nhập thông tin về mặt hàng - Form nhập thông tin về hoá đơn nhập hàng. - Form nhập thông tin về hoá đơn xuất hàng. - Form nhập thông tin về bảo hành. Tìm kiếm: - Form tìm kiếm thông tin về mặt hàng. - Form tìm kiếm thông tin về khách hàng - Form tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp. - Form tìm kiếm thông tin về hoá đơn. Thống kê báo cáo: - Form thống kê theo tiêu trí hàng hoá - Form báo cáo doanh thu chi tiết/ tổng hợp.. Ngoài ra các form đều có các chức năng như: - Nút Nhập mới, cho phép bạn nhập thông tin mới vào cơ sở dữ liệu. - Nút lưu cho phép bạn lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu. - Nút xoá cho phép bạn xoá bát kỳ thông tin nào trong cơ sở dữ liệu. - Nút huỷ cho phép bạn huỷ bỏ thao tác đang thực hiện. - Nút sửa cho phép bạn sửa thông tin khi bạn nhập sai. - Nút thoát cho phép bạn thoat khỏi form hiện hành trở về với form chính. 4.2.2 Form nhập thông tin nhà cung cấp: Tại form này cho phép bạn nhập mã "nhà cung cấp", tên "Nhà cung cấp", địa chỉ điện thoại nhà cung cấp. Khi bạn nhập xong bạn ấn nút "Lưu" thông tin sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu và mọi thông tin sẽ được t