Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Mỹ

việc chấp hành các kỷ luật về tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán trong công tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty thu được hiệu quả cao. - Kế toán tổng hợp: Đối chiếu số liệu sổ tổng hợp và sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính - Kế toán TSCDD & CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ hàng ngày, theo dõi khấu hao TSCĐ theo tháng và quý. Định kỳ (tháng, quý, năm) lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, Báo cáo khấu hao TSCĐ của văn phong công ty và toàn công ty. - Kế toán tiền và công nợ: Có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi đồng thời mở sổ chi tiết tiền mặt phát sinh hàng ngày ở công ty, chịu trách nhiệm trong việc thanh toán qua ngân hàng, chi trả các khoản nợ. - Kế toán kho: Theo dõi số hiện có, tình hình biến động của từng loại hàng hóa mua vào, bán ra trong kỳ. - Kế toán bán hàng, mua hàng và thuế GTGT: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi hoạt động bán hàng, theo dõi công nợ của từng khách hàng. Đồng thời có nhiệm vụ phân tích và báo cáo tình hình công nợ, tình hình tăng giảm doanh thu trong kỳ và tổng hợp tính thuế GTGT. - Kế toán tiền lương và BHXH: Tình lương và BHXH phải trả cho người lao động đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp. - Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu tiền mặt (Ví dụ: thu tiền khách hàng theo Hợp đồng kinh tế, …), các khoản chi tiền mặt (Ví dụ: chi lương, thưởng, chi mua hàng, chi BHXH, …) của toàn công ty. Hàng tháng đối chiếu số dư với kế toán thanh toán và lập Báo cáo quỹ. Mối quan hệ giữa các phòng chức năng: Mỗi phòng đều có những nhiệm vụ riêng biệt nhưng lại liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh của Công ty hoạt động một cách hiệu quả. Phòng kinh doanh là đầu mối trong việc kiến tạo nguồn hàng, ký các hợp đồng mua bán. Phòng bán hàng sẽ thoả mãn tối đa các nhu cầu khách hàng của mình. Phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ điều hoà dòng tài chính trong Công ty giúp các bộ phận khác hoạt đông một cách trơn tru và mang lai hiệu quả cao nhất. Phòng tổ chức hành chính sẽ điều hoà và phân bổ thù lao cho người lao động theo lượng hàng hoá bán ra một cách hợp lý. Tất cả các bộ phận này gắn kết với nhau vì những mục tiêu chung là lợi ích người lao động, lợi ích toàn Công ty và lợi ích của xã hội. Việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học đã giúp Công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, mọi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho Công ty trang bị các phương tiện ghi chép, tính toán, quản lý thông tin. 2.1.4.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: PP kê khai thường xuyên. - Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho: PP bình quân gia quyền cả kỳ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.  - Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Kỳ hạch toán: Tháng - Hình thức kế toán sử dụng: Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi sổ kế toán: theo hình thức Nhật ký chung: Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ trong kế toán máy: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu Xử lý tự động theo chương trình phần mềm Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp 2.1.5. Sản phẩm của Công ty Mặt hàng kinh doanh chủ đạo của Công ty là gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime. Ngoài ra công ty còn mở rộng kinh doanh trên rất nhiều sản phẩm như thiết bị vệ sinh, bình nóng lạnh, bồn nước, ống chịu nhiệt,…Với sản phẩm ngày càng đa dạng góp phần giúp công ty kinh doanh ngày càng hiệu quả và đạt lợi nhuận cao. Với mặt hàng kinh doanh chủ đạo là gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime, đây là một thương hiệu có uy tín trên thị trường nên là một thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực phân phối. Tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, đặc biệt thị trường gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp có sự cạnh tranh của nhiều hãng khác là một khó khăn không nhỏ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Vì thế, để lớn mạnh lên cùng nền kinh tế theo từng giai đoạn phát triển Công ty đã không ngừng có những chiến lược kinh doanh mới, phù hợp kích thích tiêu thụ và mở rộng thị trường cũng như xây dựng uy tín trên nền tảng chất lượng sản phẩm cung cấp. Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2008 – 2009: Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu thuần từ bán hàng 71.063.264.356 85.065.369.148 Lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN 5.026.263.458 8.036.258.378 Nộp ngân sách nhà nước 1.723.258.126 2.680.264.325 Tổng nguồn vốn kinh doanh 14.681.916.393 21.032.564.396 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY HIỆN NAY 2.2.1. Các nghiệp vụ và quy trình kế toán bán hàng tại tổng công ty 2.2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng: Vì tất cả các mặt hàng của công ty đều thuộc đối tượng nộp thuế GTGT. Nên doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Chứng từ sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có. Khi có yêu cầu của khách hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2 và Liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2, còn liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hóa đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hóa đơn này. Nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý, phần mềm kế toán BRAVO đã thiết kế các loại chứng từ sau: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PN Giấy báo có ngân hàng có mã BC,… Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong kỳ hoạt động kinh doanh. TK 511 chỉ được công ty sử dụng với một tiểu khoản: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa. Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều hạch toán thông qua TK 131. Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng TK 131 – Phải thi khách hàng và TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh. 2.2.1.2. Công tác kế toán bán hàng tại công ty Công ty Công ty TNHH PHÚ MỸ là một Công ty hoạt động với phạm vi rộng và phức tạp do vậy Công ty đã ý thức được việc ứng dụng tin học trong quản lý công việc của Công ty nói chung và trong công tác bán hàng nói riêng là cần thiết. Chính vì thế ngay từ khi kế hoạch mở rộng sản xuất của Công ty được thực hiện Công ty đã có phần mềm quản lý bán hàng. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mền kế toán BRAVO cho công tác kế toán. Hiện tại các bộ phận quản lý, phòng ban chức năng của Công ty đều được trang bị máy vi tính để tiến hành công việc. Bộ phận kế toán cũng được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán viên được sử dụng một máy tính riêng. Do đó việc quản lý tại Công ty đã trở nên thuận tiện và giảm thiểu được nhiều chi phí trong quá trình quản lý giúp Công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đáp ứng được các đòi hỏi của khách hàng một cách hiệu quả. 2.3. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY Công ty sử dựng phần mềm kế toán BRAVO: Đây là phần mềm hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép Công ty theo dõi dòng tiền, quản lý công nợ; quản lý hàng tồn kho; cung cấp các chương trình tính giá thành bằng nhiều phương pháp; cho phép quản lý số liệu liên năm; quản lý số liệu qua nhiều đơn vị cơ sở, nhiều thời kì khác nhau. BRAVO có ưu điểm: Là dễ chuyển đổi, khả năng bảo mật cao, có thể chạy trên nhiều mạng như Windows Server hoặc Novell Netware. Ngoài ra, phần mềm còn có tính đa tác vụ, tự động hóa xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo. Nhược điểm: Phần mềm BRAVO là phần mền kế toán cho công tác kế toán nói chung không phải là phần mềm chuyên sâu cho công tác quản lý bán hàng do đó nó cũng có những mặt hạn chế nhất định. hướng khắc phục Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Cụ thể sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu sau: a, Yêu cầu với các Modul nhập đầu vào. Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải: - Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa. - Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu. - Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu. - Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ. b,Yêu cầu đối với Modul tra cứu. - Tra cứu phải rõ ràng. - Tốc độ xử lý nhanh. - Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác. c,Yêu cầu đối với Modul báo cáo. - Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị. - Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa. - Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được. - Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh. - Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống. d, Yêu cầu đối với Modul hướng dẫn trợ giúp - Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ. - Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ 3.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3.1.1. Mục tiêu của hệ thống 3.1.1.1. Mục tiêu về nghiệp vụ Hệ thống thông tin quản lý bán hàng phải đạt mục tiêu tăng khả năng xử lý, trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính bán hàng một cách chính xác, tin cậy, nhanh chóng, thuận tiện. Đồng thời phải đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách an toàn và bí mật. Việc phân hệ ứng dụng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp. Khái quát hóa nghiệp vụ bán hàng và có thể đáp ứng được yêu cầu của nhiều mô hình khác nhau. 3.1.1.2. Mục tiêu kinh tế - Khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định. - Người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc. - Mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp. giúp thu hồi vốn nhanh hơn qua việc triển khai nhanh và vòng đời sản phẩm dài hơn. - Hỗ trợ việc quản lý các thông tin cho các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, đáp ứng kịp thời các thông tin về hàng hoá tồn kho và làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp. - Mang lại phương thức quản lý thực sự tiên tiến. Đáp ứng các yêu cầu Quản lý đa dạng phức tạp cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau bao gồm: Các siêu thị, khách sạn, các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá, các nhà phân phối sản phẩm, các đại lý… tự động hóa quy trình quản lý hàng hóa, vật tư giảm chi phí nhân công, mở rộng khả năng tập dụng các điều kiện thuận lợi, tăng độ chính xác của các đơn hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng đến cho khách hàng. - Cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao. - Các cán bộ kinh doanh có thể truy cập tới các thông tin thời gian thực, bao gồm khách hàng, hợp đồng, … giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng. Bất kế việc bán hàng qua web, điện thoại hay các đại lý, tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng. 3.1.1.3. Mục tiêu về sử dụng - Hệ thống menu tổ chức đơn giản và dễ dàng truy nhập, nhanh chóng, thuận tiện. - Giao diện thân thiện đối với người sử dụng. chống được những truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố. - Hệ thống được xây dựng theo các tiêu chuẩn mở, có khả năng mở rộng kết nối tới các module khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp khác, dễ dàng nâng cấp, mở rộng trong tương lai. - Khắc phục được khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ các chiến lược phát triển lâu dài, đáp ứng các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt. 3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 3.1.2.1. Xác định yêu cầu a) Yêu cầu người dùng Quản lý bán hàng là hoạt động có ở hầu hết cơ sở sản xuất kinh doanh kể cả nhà nước lẫn tư nhân. Việc quản lý thủ công mất nhiều thời gian, chi phí mà hiệu quả lại không cao. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và công nghệ thì các đơn vị sản xuất kinh doanh dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm giảm chi phí, thời gian và nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng làm tăng tốc độ giao dịch với khách hàng, tăng khối lượng hàng bán, xác định kết quả bán hàng nhanh chóng. - Quản lý các danh mục: Hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, kho . . . - Quản lý chặt chẽ việc nhập xuất hàng hóa. - Quản lý được hàng tồn kho, có thể biết được trong kho này hàng tồn kho với số lượng là bao nhiêu, chất lượng ra sao. - Quản lý được công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp. - Quản lý được doanh số bán hàng theo khách hàng, theo từng loại hàng hóa, theo đơn vị thời gian. - Thực hiện việc viết hóa đơn bán hàng, hóa đơn thanh toán khi phát sinh các giao dịch với khách hàng, đơn vị khác trong tổ chức, lập các báo thống kê khách hàng, báo cáo thống kê về hàng hóa, báo cáo về tổng hợp hóa đơn, doanh số bán… b) Yêu cầu đối với chương trình In được các chứng từ như phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng - Quản lý danh mục: Cập nhật danh mục hàng hóa; danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục tài khoản. - Quản lý bán hàng: Cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. - Quản lý doanh thu bán hàng: Cập nhật doanh thu bán hàng của một khách hàng theo mặt hàng, doanh số bán hàng theo từng loại hàng hóa, theo đơn vị thời gian. - Xuất báo cáo: Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp, báo cáo nhập-xuất-tồn, bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo hàng mua, báo cáo hàng bán, in hóa đơn bán hàng, sổ nhật kí bán hàng,…. - Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống 3.1.2.2. Mô tả bài toán Công ty TNHH Phú Mỹ là công ty chuyên phân phối gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime. Công ty có Nhà cung cấp chính là các Nhà máy thuộc tập đoàn Prime. Các mặt hàng của Công ty chủ yếu được phân phối cho các công ty Thương Mại và các đại lý trực thuộc. Quá trình mua hàng: Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, qui cách, chất lượng hàng nhập thông qua hóa đơn bán hàng mà Nhà cung cấp giao cho. Nếu hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng hóa và các giấy tờ hợp lệ thì bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển tới cho bộ phận quản lý kho. Thủ kho sẽ kiểm tra lại số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng hóa đối chiếu với thông tin trên phiếu nhập nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên:1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa làm căn cứ vào sổ kế toán. * Trường hợp hàng nhập về không đáp ứng được theo yêu cầu thì bộ phận kiểm tra sẽ lập phiếu xuất kho hàng trả lại để xuất hàng trả lại cho Nhà cung cấp. Và nhận lại phiếu nhập kho hàng trả lại từ Nhà cung cấp khi hàng đã được trả lại. Phiếu xuất kho hàng trả lại cũng có 3 liên : 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa. Quá trình xuất hàng: Khi có yêu cầu xuất hàng bộ phận bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra để biết tình hình tồn kho của thành phẩm, hàng hóa xem có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không. Nếu thành phẩm, hàng hóa không đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo chuyển cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng tùy theo từng loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Nếu thành phẩm, hàng hóa trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng kèm theo phiếu xuất kho dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 liên giao cho cơ quan thuế. * Trường hợp hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và bị trả lại. Hàng hóa bị trả lại sẽ được bộ phận bán hàng kiểm tra lại. Nếu đúng sẽ tiến hành thủ tục nhập lại kho. Khi nhập lại hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại gồm có 3 liên:1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa. Về việc thanh toán của với Nhà cung cấp, bộ phận kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng do Nhà cung cấp giao để lập phiếu chi thanh toán cho Nhà cung cấp. Phiếu chi này gồm ba liên :1 liên giao cho Nhà cung cấp, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán. Việc thanh toán với khách hàng cũng diễn ra tương tự. bộ phận kế toán kiểm tra hóa đơn bán hàng lập phiếu thu để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu này gồm ba liên :1 liên giao cho khách hàng, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán. Quá trình kiểm kê hàng hóa: Khi có yêu cầu kiểm kê bộ phận kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế bộ phận kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê giao cho bộ phận kế toán. Từ biên bản kiểm kê này bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu để xác định lượng chênh lệch hàng hóa và tình hình hàng hóa cần thanh lý sau đó lập báo cáo kiểm kê đưa cho Giám đốc. Giám đốc sẽ đưa ra quyết định thanh lý hàng và quyết định xử lý hàng hóa thừa, thiếu. Bộ phận xử lý kiểm kê sẽ căn cứ vào đó mà tiến hành giải quyết. Báo cáo: Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ để lập các báo cáo đưa cho Giám Đốc. Từ đó Giám đốc sẽ có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao. Báo cáo nhập xuất tồn. Báo cáo tổng hợp doanh thu. Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng. Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp. Báo cáo tổng hợp hàng mua. Báo cáo tổng hợp hàng bán. 3.1.2.3. Các hồ sơ dữ liệu thu thập được: CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường -Vĩnh Phúc Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Ngày…..tháng …. Năm…. Số: 042 Nợ: 336 Có: 1111 77 267 000 77 267 000 Họ và tên: ………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………. Lý do: …………………………………………………………………………………... Số tiền: ……………………………………(viết bằng chữ) ……………………………. ………………………………………………………………………………………….. Kèm theo: ………………………… Chứng từ gốc: …………………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ……………………………………………………… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường -Vĩnh Phúc Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Ngày…..tháng …. Năm…. Số: 042 Nợ: 336 Có: 1111 77 267 000 77 267 000 Họ và tên: ………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………. Lý do: …………………………………………………………………………………... Số tiền: ……………………………………(viết bằng chữ) ……………………………. ………………………………………………………………………………………….. Kèm theo: ………………………… Chứng từ gốc: …………………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ……………………………………………………… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường-Vĩnh Phúc HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số: 0000 Ngày ….tháng …..năm….. Khách hàng:……………………………………………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………... Diễn giải: ………………………………. Số xe:…………Lái xe:…………………………… STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng Tổng tiền (Bằng chữ) ………………………………………………………………………… Đã thanh toán: ……………………………………………………………………………….. Người nhận tiền, ký, họ tên: ………………………………………………………………… Phòng KD Thủ Kho Bảo vệ Lái xe Người nhận hàng CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường-Vĩnh Phúc PHIẾU NHẬP KHO Số: 0000 Ngày ….tháng …..năm….. Người nhập: ………………………………………………………………………………. Đơn vị: ……………………………………………………………………………………. Nội dung: …………………………………………………………………………………. Kho: ……………………………………………………………………………………….. STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế GTGT Tổng tiền Cộng thành tiền ( bằng chữ) : ……………………………………………………………. Người giao hàng Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang – Vĩnh Tường – Vĩnh Phúc SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ Ngày:………….. Đến Ngày: ………... Đối Tượng Dư Đầu Phát Sinh Dư Cuối Mã Tên Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tổng Cộng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên ) Ngày ……Tháng …..Năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang – Vĩnh Tường – Vĩnh Phúc BẢN KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày: ……………Đến ngày:……….. Chứng từ Diễn giải Mã Kho Số lượng Giá Tiền vốn Tiền thuế Tk Mã Ngày Số Tổng cộng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Ngày ….tháng….năm.... Kế toán Trưởng (Ký, họ tên) 3.2. MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống NHÀ CUNG CẤP 0 HTTT KẾ TOÁN BÁN ÀNG KHÁCH HÀNG Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập Báo cáo GIÁM ĐỐC Yêu cầu báo cáo Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu chi BỘ PHẬN KHO THỦ QUỸ Yêu cầu kiểm kê Phiếu chi Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu xuất, phiếu nhập BP KIỂM KÊ Biên bản kiểm kê QĐ xử lý hàng thừa,thiếu QĐ thanh lý Phiếu nhập hàng trả lại Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu thu Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh Phiếu nhập hàng bị trả lại Báo cáo kiểm kê 3.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng 4. Thống kê, báo cáo 1. Nhập hàng 2. Bán hàng 2.2. Lập phiếu xuất 2.3. Lập phiếu thu 3.1. Lập báo cáo kiểm kê 3.2. Xử lý hàng thừa, thiếu 3.3. Xử lý hàng thanh lý 4.1. Lập báo cáo tổng hợp hàng mua 4.2. Lập báo cáo tổng hợp hàng bán QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4.Thống kê,báo cáo 3.Giải quyết kiểm kê 4.3. Lập báo cáo công nợ KH 1.3. Lập phiếu xuất hàng trả lại 4.4. Lập báo cáo công nợ NCC 4.5. Lập báo cáo TH doanh thu 2.4. Lập phiếu nhập hàng bị trả lại 1.1.Lập phiếu nhập 2.1. Lập hóa đơn bán hàng 1.2. Lập phiếu chi 4.6. Lập báo cáo Nhập-Xuất-Tồn Hình 2.2: Biểu đồ phân rã chức năng Đặc tả chức năng: 1.1.Lập phiếu nhập kho: Sau khi hàng về thì bộ phận thủ kh